Untitled - Rui Louraço

Transcrição

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A utilização do presente manual deverá ser efectuada como suporte de apoio da acção de
formação da aplicação Microsoft Office 2007 – Excel – Nível 3.
Objectivos
No final da formação da acção de formação da aplicação Microsoft Office 2007 – Excel
ministrada com o apoio do presente manual, o formando será capaz de utilizar correctamente
as Ferramentas Base e Intermédias da aplicação Excel 2007:
Microsoft Office 2007 - Excel
Microsoft Office - Excel 2007 – Folha de Cálculo . Nível 3 – FORMADOR: Rui Louraço
•
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Ficha Técnica
Nome do Manual
Autor
Nível de Formação
Ano de Elaboração
Condições de Utilização
Carga Horária
Objectivos
Manual de Excel
Rui Manuel Louraço
Nível 3
2011
Para uso exclusivo dos Formandos da NERSAT
50 Horas
Utilizar e programar aplicações informáticas de folha de cálculo
O presente Manual é para uso exclusivo dos Formandos da Acção de Formação
promovida pela NERSANT.
Este manual têm como objectivo, ajudar os formandos a descobrirem as
funcionalidades básicas da folha de cálculo – Microsoft Office – Excel 2007.
Pretende expor de forma sintética e ilustrativa as principais potencialidades do Excel.
Desde a abertura de ficheiros até às funções lógicas, Formatações, Fórmulas,
Funções, Gráficos e Macros. As figuras mostram aos formandos os passos necessários
para trabalharem com esta ferramenta.
Introdução
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Índice
Objectivos
Introdução
Visão Geral do Excel
Folhas de Cálculo
O Ambiente de Trabalho do Office 2007
A Janela da Aplicação Excel 2007
Elementos da Janela
Descrição
Folhas de Cálculo e Livros
Explorar o Excel
Seleccionar dados
Inserir dados
Editar e Eliminar Dados em Células
Guardar Livros
Obter Ajuda
Capítulo A - Revisões
Objectivos
Introdução
Alterar tipo e Tamanho da Letra
Tipos de Letra
Definir Limites e Preenchimento
Unir Células
Alinhas os Conteúdos das Células
Opções de Alinhamento
Aplicar Formatos Numéricos
Formatos Numéricos
Formatar Colunas e Linhas
Ocultar e Mostrar Colunas e Linhas
Inserir e Eliminar Células, Colunas e Linhas
Aplicar Formatações Automáticas
Formatação Automática
Capítulo B - Revisões
Objectivos
Introdução
Utilizar Nomes
Efectuar Cálculos entre Folhas de Cálculo
Conceitos Base
Cálculos Manuais
Cálculos com Funções
Consolidação dados em Folhas com Estrutura Semelhantes
Efectuar Cálculos com Funções
Capítulo c - Revisões
Objectivos
Introdução
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6
6
6
6
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8
8
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20
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39
39
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41
43
43
Índice
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45
47
49
49
49
49
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51
51
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53
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58
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65
66
Criar um Gráfico
Tipos de Gráficos
Criação Gráficos
Formatar Gráficos
Capítulo D - Revisões
Objectivos
Introdução
Ordenar Dados
Ordenar
Filtrar Dados
Inserir SubTotais numa Folha de Cálculo
SubTotais
Trabalhar com Comentários
Comentário
Fixar Painéis
Dispor Janelas
Capítulo E - Revisões
Objectivos
Introdução
Habilitar Macro
Gravar Macro
Personalizar Macro
Eliminar Macro
Correcção de Exercícios
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Iniciar a sessão com o Microsoft Office – Excel 2007
Objectivos
Neste capítulo irá criar uma folha de cálculo com os componentes fundamentais do Excel
2007.
Terá de:
•
•
•
•
•
•
Identificar os componentes chave no ambiente do Excel 2007;
Explorar o ambiente do Excel 2007;
Seleccionar dados;
Introduzir dados;
Guardar Livros;
Obter ajuda, utilizando o sistema de Ajuda do Excel.
Introdução
O Microsoft® Office Excel 2007 não só o auxilia no armazenamento e gestão de dados
Para utilizar plenamente as funções do Excel é necessário, no entanto, conhecer os seus
componentes chave.
Visão Geral do Excel
Para utilizar o Excel no armazenamento e manipulação de dados, é necessário familiarizar-se
com os componentes chave do ambiente de trabalho para que possa reconhecer e utilizar
quando necessário.
O objectivo deste tópico é transmitir uma visão geral do Excel e dos seus componentes mais
importantes.
Folhas de Cálculo
Definição: Uma Folha (Sheet) de cálculo é uma forma de armazenar e manipular números,
texto e outros símbolos. Todas as folhas de cálculo são constituídas por uma grelha, formada
por Colunas (Columns) e Linhas (Rows) que se cruzam, formando células. As Células (Cells)
armazenam os dados introduzidos numa folha de cálculo. As colunas são apresentadas na
vertical e são identificadas por letras. As linhas são apresentadas na horizontal e são
identificadas por números.
alfanuméricos como se apresenta como uma eficaz ferramenta de cálculo.
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Exemplo:
A Figura 1-1 é um exemplo de uma folha de cálculo electrónica.
Figura 1-1: Folha de cálculo
Quem já utilizou versões anteriores do Office, está habituado a tem um ambiente baseado em
menus e barras de ferramentas. Nesta versão da Microsoft® Office Excel 2007 esses dois
componentes fundiram-se, resultando num Friso de Ferramentas dividido em separadores,
associado e agrupando as respectivas funções. Ao clicar no nome de um dos separadores surge
a barra de comandos correspondente.
Botão do Office
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
Separadores
Figura 1-2: Ambiente de Trabalho do Excel 2007
A Janela da Aplicação Excel 2007
Quando acede ao Excel 2007, aparecem duas janelas, uma dentro da outra. A janela externa é
uma janela da aplicação principal, a janela interna é uma janela do livro ou ficheiro. A janela da
aplicação normalmente preenche todo o monitor e, dá-lhe espaço para interagir com o Excel.
A janela do livro aparece dentro da janela da aplicação e mostra um livro no qual se
Ambiente de Trabalho do Office 2007
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introduzem e armazenam dados. A Figura 1-3 mostra os componentes do ambiente do Excel e
a tabela 1-1 a sua descrição.
Caixa de Nome
Barra de Fórmulas
Botões de Deslocamento
Célula activa
Separadores de folhas
Figura 1-3: Janela da Aplicação do Excel e seus componentes chave.
Caixa de Nome – (Name Box)
Barra de Fórmulas – (Formula bar)
Célula activa – (Active Cell)
Separadores de Folhas – (Sheet tabs)
Botões de Deslocamento dos Separadores
(Sheet Tabs Scroll Buttons)
Descrição
Surge por cima da coluna A e mostra o nome
da célula actual ou activa. Permite também
atribuir nomes e movimentar o cursor para
uma célula específica
Surge do lado da caixa de nome e apresenta
os conteúdos da célula activa
Célula actualmente seleccionada
Localizam-se no canto inferior esquerdo e
permitem o acesso às diferentes folhas.
Situam-se à esquerda dos separadores das
folhas de cálculo e permitem o deslocamento
entre folhas e o acesso à primeira ou última
folha do livro
Tabela 1-1: Elementos da Janela do Excel
Folhas de cálculo e livros
Uma Folha de Cálculo (WorkSheet) de Excel 2007 é um conjunto de células, representadas
pela intersecção de colunas e linhas. Por definição, o Excel designa as colunas ao longo do topo
da folha com letras.
As Colunas (Columns) começam na letra A e continuam até á letra Z. Depois da 26ª coluna
(Coluna Z), os títulos começam a duplicar as letras, desde AA até XFD (num total de 16.384).
Elementos da Janela
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Os títulos de Linhas (Rows) são representados por números, começam no número e terminam
no número 1.048.576, como mostra a Figura 1-4.
Um Livro (Book) de Excel é um conjunto de folhas de cálculo. O livro predefinido do Excel
contém três folhas de cálculo designadas por Folha1 (Sheet1), Folha2 (Sheet2) e Folha3
(Sheet3). Um ficheiro de Excel tem capacidade para conter mais de 255 folhas de cálculo
individuais. Como mostra a Figura 1-4, os nomes das folhas aparecem nos separadores no
fundo do Livro.
Quando abre um novo livro, a célula que é seleccionada é uma Célula Activa (Active Cell). As
células têm o nome, denominado também por referência ou endereço, da respectiva coluna e
linha, como por exemplo célula A1. Esse endereço surge na caixa de nome.
Títulos de Colunas
Última célula da Folha
Figura 1-4: Títulos de colunas e linhas.
Explorar o Excel
Neste momento está familiarizado com as características das folhas de cálculo e com os
componentes do ambiente do Excel. Neste tópico irá explorar esses componentes.
Existem várias formas de se movimentar em Excel. Para activar uma célula ou conjunto de
células, pode utilizar o rato ou o teclado. As tabelas seguintes descrevem o modo de utilização
do rato (ver tabela 1-2) e do teclado (ver tabela 1-3) na movimentação em Excel.
Títulos de Linhas
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Objectivo
Acção
Mover a folha de cálculo para baixo ou para Clique sobre a seta da barra de deslocamento
cima para visualizar uma linha de cada vez.
vertical ou use o scroll do rato (roda entre o
botão direito e esquerdo).
Mover a folha de cálculo para a esquerda ou Clique sobre a seta da respectiva barra de
para a direita apenas uma coluna.
deslocamento.
Mover continuamente a folha de cálculo na Clique continuamente com o botão esquerdo
horizontal ou na vertical.
do rato na seta de deslocamento vertical ou
horizontal.
Mover a folha de cálculo de ecrã em ecrã.
Clique entre a barra de deslocamento e a seta
de deslocamento vertical ou horizontal.
Mover rapidamente, na vertical ou na
horizontal através da área da folha de Arraste as caixas de deslocamento.
cálculo.
Mover até á célula específica na referência da Clique na caixa Nome, escreva a referência da
célula,
célula (E5, como exemplo) e prima a tecla
(Enter).
Para mover uma Célula activa
Uma célula de cada vez para a esquerda,
para a direita, para cima ou para baixo.
Para uma célula da coluna A, mantendo-se na
linha actual.
Um ecrã para baixo ou para cima.
Para a direita, uma célula de cada vez.
Para a esquerda, uma célula de cada vez.
Para aceder à célula A1 da folha actual.
Um ecrã para a esquerda ou para a direita
Acção
Prima as teclas direccionais – Setas.
Prima a tecla (Home).
Prima as teclas (Page Down) ou (Page Up).
Prima a tecla (Tab).
Prima as teclas (Shift) + (Tab).
Prima as teclas (Ctrl) + (Home).
Prima as teclas (Alt) + (Page Up) para mover
para a esquerda e as teclas (Alt) + (Page
Down) para ir para a direita.
Tabela 1-3: Movimentação em Excel através do Teclado.
Seleccionar Dados
Neste momento já está familiarizado com o ambiente do Excel e já está preparado para
trabalhar com dados. O primeiro procedimento base é a selecção de células. Neste tópico irá
aprender como seleccionar dados numa folha de cálculo Excel.
Tabela 1-2: Movimentação em Excel através do rato.
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A figura 1-5 representa um conjunto de dados na qual se pretende mover o conteúdo da célula
A2 para a célula B2. A figura 1-6 evidencia o mesmo conjunto, mas com o dado já alterado.
Figura 1-6: Folha de cálculo depois dos dados serem movidos.
Para mover os dados da célula A2 (Figura 1-5) para a célula B2 (Figura 1-6) é necessário, em
primeiro lugar, seleccionar a célula A2. Antes de manipular quaisquer dados já existentes
numa folha de cálculo, é fundamental saber como seleccionar.
Existem variadas maneiras de seleccionar dados numa folha de cálculo de Excel. A Tabela 1-4
ilustra os métodos mais comuns.
Figura 1-5: Folha de cálculo antes dos dados serem movidos.
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Uma única célula.
Conteúdos de uma célula.
Conteúdos de uma célula.
Um conjunto contínuo de células.
Uma coluna.
Uma linha.
Várias linhas ou colunas.
Todas as células da folha de cálculo.
Procedimento
Clique sobre a célula
Utilize uma das seguintes opções:
• Faça duplo clique na célula para
colocar o cursor dentro desta e faça
novo clique para seleccionar o
conteúdo;
• Seleccione a célula, clique na Barra de
Fórmulas e seleccione o pretendido.
Use uma das seguintes opções:
• Faça duplo clique na célula para
colocar o cursor dentro desta e faça
novo clique para seleccionar o
conteúdo;
• Seleccione a célula, clique na Barra de
Fórmulas e seleccione o pretendido.
Utilize uma das seguintes opções:
• Clique e arraste da primeira célula à
última;
• Seleccione a primeira célula do
conjunto de células, mantendo
premida a tecla (Shift) e clique sobre
a última célula para seleccionar todo
o conjunto.
Clique sobre o título da coluna que pretende
seleccionar.
Clique sobre o título da linha que pretende
seleccionar.
Clique sobre o título da primeira coluna ou
linha de intervalo e arraste até à pretendida.
Clique sobre o quadrado por cima dos títulos
de linhas e à esquerda dos títulos das colunas.
Tabela 1-4: Selecção de Dados.
Inserir Dados
Já trabalho com dados existentes numa folha de dados. Neste tópico irá inserir os seus
próprios dados numa folha de cálculo.
Saber como inserir dados numa folha de cálculo é fundamental, na medida em que sem este
procedimento a aplicação Excel torna-se inútil. É essencial inserir dados para posteriormente
os analisar, por exemplo, apoiar-se nessa análise para efectuar decisões profissionais
importantes.
Para seleccionar
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Figura 1-7: Exemplo de uma folha de cálculo com dados.
1.
2.
3.
4.
Crie um novo livro (Book) ou abra um já existente:
Seleccione a célula na qual pretende inserir dados;
Escreva os dados que pretende que a célula contenha;
Mova o cursor para a nova célula:
• Prima a tecla (Enter) para movimentar uma célula para baixo:
• Prima a tecla (Tab) para movimentar uma célula para a direita.
Editar e Eliminar Dados em Células
Já inseriu dados numa folha de cálculo. Agora é necessário alterar os conteúdos existentes de
células específicas. Neste tópico irá editar e eliminar dados de células.
Inseriu a palavra ‘Geestão’ na sua folha de dados como mostra a Figura 1-8. Mas, apercebeu-se
da incorrecção e, pretende alterar para ‘Gestão’, de acordo com a Figura 1-9.
Figura 1-8: Célula com dados incorrectos.
Para inserir dados numa folha de cálculo de Excel, siga os seguintes passos.
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Figura 1-9: Célula com dados correctos.
Ao editar dados quando necessário, garante a integridade dos mesmos. Para além disso,
quando edita dados de células, é desnecessário recriar uma folha de cálculo inteiramente nova
com dados correctos.
1. Seleccione a célula cujo conteúdo pretende alterar;
2. Active o curso de edição;
• Efectue duplo clique sobre a respectiva célula;
• Clique na barra de fórmulas;
• Prima a tecla (F2);
3. Efectue a alteração pretendida;
4. Pressione a tecla (Enter).
Para eliminar dados de uma célula, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a célula cujo conteúdo pretende eliminar;
2. Prima a tecla (Delete);
Guardar Livros
Inseriu dados numa folha de cálculo e agora é necessário armazená-los para que possa aceder
a eles mais tarde. Neste tópico irá guardar um Livro.
Criou um livro com dados que vai necessitar de voltar a alterar. Se não guardar o seu Livro,
quando desligar o seu computador perderá toda a informação e trabalho realizado. Se guardar
o seu trabalho regularmente, este fica acessível mesmo depois de terminar a sessão de
trabalho.
Para Editar dados de uma célula, siga os seguintes passos.
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Guardar e Guardar Como
Tanto o comando Guardar (Save) como o comando Guardar Como (Save As) podem ser
utilizados para guardar um ficheiro. No entanto, estes comandos são utilizados em diferentes
situações.
Utilize o comando Guardar (Save) quando pretende:
•
•
•
Guardar um ficheiro pela primeira vez;
Guardar um Livro Excel que só irá ser utilizado na versão 2007;
Guardar as alterações a um ficheiro já existente, sem alterar o nome, tipo ou
localização.
Utilize o comando Guardar Como (Save As) quando pretende efectuar uma cópia de um
documento já existente:
Com um novo nome;
Com um novo tipo de ficheiro;
Em modo de compatibilidade para versões anteriores do Excel;
Numa nova localização;
Quando usa o comando Guardar (Save) para gravar um ficheiro pela primeira vez, surge a caixa
de diálogo Guardar Como (Save As), como mostra a Figura 1-10.
Figura 1-10: Caixa de diálogo Guardar Como (Save as).
•
•
•
•
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Para guardar um livro, siga os seguintes passos:
1. Com o livro aberto no Excel 2007, aceda ao Botão do Office (Office Button) e clique
sobre Guardar (Save);
É possível que o botão Guardar (Save)
- esteja disponível na Barra de
Ferramentas de Acesso Rápido (Quick Access Toolbar). Se for o caso é desnecessário
aceder ao Botão do Office, bastando clicar no respectivo botão.
2. Digite o Nome (Name) que pretende dar ao ficheiro;
3. Abra a Pasta (Folder) ou crive onde pretende guardar o ficheiro;
4. Clique sobre o botão Guardar (Save).
•
•
•
Com o livro aberto no Excel, aceda ao Botão do Office (Office Button)
e
clique sobre Guardar (Save).
Clique sobre o botão Guardar (Save) na Barra de Ferramentas de Acesso
Rápido (Quick Access Toolbar).
Prima a combinação de teclas (Ctrl) + (G) (Ctrl) + (S).
Obter ajuda
Já executou tarefas simples no Excel e, inevitavelmente, irá ser necessário descobrir ou
relembrar como executar determinadas tarefas no decorrer do seu trabalho com a aplicação.
Neste tópico vamos abordar como obter ajuda a partir do Excel.
Quando acede à ajuda ficam disponíveis vários tópicos que lhe permitem aceder e/ou
aprofundar os conhecimentos e procedimentos disponíveis.
Para guardar as alterações efectuadas num livro já existente, escolha umas das opções:
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Figura 1-11: Janela de Ajuda do Excel.
1. Clique no botão Ajuda do Microsoft Excel (Microsoft Office Excel Help) localizado perto do botão Fechar (Close) da janela do Excel, no canto superior direito
do ecrã.
2. Aceda à ajuda pretendida:
• Clique no tópico que pretende visualizar;
• Na caixa de texto Procurar (Search), insira o tema que pretende procurar e
prima (Enter).
3. Analise a lista de resultados e clique sobre o tópico que pretende visualizar.
Capítulo I - Revisões
Neste capítulo iniciou-se no Excel 2007, familiarizando-se com a sua área de trabalho e
interagindo com alguns dos seus componentes. No próximo capítulo iremos modificar os
dados e a folha de cálculo de forma a melhor atingir os seus objectivos.
Entretanto é fundamental revermos os conteúdos abordados neste capítulo:
1. Construa a legenda da imagem fazendo corresponder o número indicado na tabela à
área correcta.
Para obter ajuda, siga os seguintes passos:
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Célula Activa
1
Separadores de
Folhas
2
Barra de Fórmulas
3
Caixa de Nome
4
Botões de
Deslocamento
5
Títulos de Colunas
6
Títulos de Linhas
7
2. Complete as frases seguintes utilizando as palavras da tabela da direita (podem existir
palavras desnecessárias e outras que se repitam.
Folha
Célula
Linha
Coluna
Página
3. Abra um novo Livro (Book) de Excel e insira os seguintes dados:
4. Elimine o dado da célula 6B.
5. Altere a célula A1 para “Habitantes das Freguesias de Almeirim”. A palavra (Almeirim
já se encontra escrita, é desnecessário voltar a escrevê-la.
6. Realize os seguintes procedimentos (o objectivo é treinar os diferentes métodos de
selecção):
a. Seleccione as células que contêm o dado “Fazendas”;
b. Seleccione todos os nomes das Freguesias de Almeirim;
c. Seleccione a célula 4B;
A) Um livro é um conjunto de __________________.
B) Uma ________________é uma intersecção entre uma _________e uma_________
C) Uma ________________é um conjunto de páginas.
D) Várias células constituem uma _________________
E) As ____________são representadas por letras em Excel.
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d.
e.
f.
g.
h.
i.
Seleccione o intervalo de células 3B a 5B;
Seleccione as células com os dados “Almeirim” e “Raposa”;
Seleccione as células A1 e C1;
Seleccione a coluna B;
Seleccione as colunas A e B;
Seleccione todas as células da folha.
7. Guarde o Livro (Book) actual com o nome Exercício Um, dentro da Pasta “Os meus
Documentos”.
8. Feche o Microsoft Office Excel 2007.
As correcções dos exercícios deste capítulo encontram-se nos anexos.
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Formatar Folhas de Cálculo – Excel 2007
Objectivos
Neste capítulo irá formatar uma folha de cálculo.
Terá de:
Alterar o Tipo e o Tamanho da Letra;
Adicionar Limites e Preenchimento às células;
Unir células;
Alinhas conteúdos de células;
Aplicar Formatos de Números a células;
Alterar a Largura de Colunas e Altura de Linhas;
Ocultar Colunas e Linhas;
Inserir Linhas e Colunas;
Aplicar Formatações Automáticas
Introdução
Criou uma folha de cálculo simples que inclui dados e cálculos. Agora pretende definir áreas
específicas da folha de cálculo para facilitar a localização de dados. Pode fazê-lo com várias
formatações na sua folha de cálculo.
Qual das duas folhas de cálculo seguintes torna mais fácil a análise dos dados contidos na folha
de cálculo?
Figura 2-1: Folha de cálculo sem formatações.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
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Figura 2-2: Folha de cálculo com formatações.
Claramente a formatação facilita a transmissão de dados e informação de forma imediata e
clara.
Alterar tipo e tamanho da letra
Qual das folhas de cálculo é mais clara na transmissão dos respectivos dados? Tabela da Figura
2-3 ou da Figura 2-4?
Figura 2-3: Folha de cálculo com tipo de letra pouco legível (Brush Script Std) .
Figura 2-4: Folha de cálculo com tipo de letra legível (Arial) .
Neste momento já está familiarizado com a área de trabalho do Excel e sabe introduzir, editar
e manipular os dados dentro de uma folha de cálculo. Agora pretende facilitar o aspecto visual
dos dados numa folha de cálculo. Uma das maneiras de o conseguir é através da alteração do
tipo de letra e tamanho de dados.
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Tipos de Letra
Definição: Um tipo de letra (Font) é um conjunto de caracteres que partilham:
•
•
Tipo de letra (por exemplo, Times New Roman ou Arial). O tipo de letra é o design de
um determinado conjunto de caracteres;
Tamanho (por exemplo, 12 pt). O tamanho da letra é medido em pontos, medindo
cada ponto cerca de 0,035 cm.
Exemplo -Tipos de Letra
Figura 2-5: Exemplos de Tipos e tamanhos de letra.
Para alterar o tipo e tamanho de letra, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a(s) célula(s) que contêm o tipo de letra que pretende alterar;
2. Aceda, no Separador Base (Home), à lista de Tipo de Letra (Fonte), “consultar a Figura
2.6”, e clique sobre o Tipo de Letra desejado (pode pré-visualizar automaticamente
cada um dos tipos de letra e o seu efeito na(s) célula(s) seleccionadas).
Também pode formatar o tipo de letra utilizando a Mini-Barra de Formatação que
surge quando clica com o botão direito do rato na selecção efectuada
3. Para alterar o tamanho da letra clique, no mesmo separador, no botão Tamanho do
Tipo de Letra (Fonte Size) e depois sobre a medida pretendida.
A Figura 2-5 mostra exemplo de tipos de letra.
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Figura 2-6: Lista de tipos de letra e sua pré-visualização automática.
Já alterou o tamanho de letra e o tipo de letra dos dados. Outra maneira de facilitar a
visualização de dados é através do realce das células. Neste tópico irá adicionar limites e cor às
células.
Qual das duas folhas de cálculo torna mais fácil a localização das células que indicam os totais,
a Figura 2-7 ou a seguinte?
Figura 2-7: Folha de cálculo com limites e sem preenchimento.
Definir Limites e Preenchimentos
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Figura 2-8: Folha de cálculo com limites e preenchimento.
É visível que a tabela com limites (contornos) torna a leitura dos dados mais imediata.
O limite pode ser formatado com uma cor e estilo de linha e pode ser definido a todos ou
apenas a alguns dos dados de uma célula ou conjunto de células.
1. Seleccionar a(s) célula(s) que pretende formatar;
2. No separador Base (Home), grupo Tipo de Letra (Font), clique no botão Limite (Border)
e escolha uma das opções.
• Se o limite que pretende aplicar estiver disponível na lista basta clicar sobre o
mesmo para ser aplicado à selecção.
• Caso pretenda personalizar o seu limite, clique no botão Mais Limites (More
Border). A sequência é a seguinte: escolher o Estilo (Style) da linha que
pretende, em seguida a Cor (Colour) e, por fim, aplicar os respectivos limites
utilizando os botões Contornos (Outline) e Interior (Inside) ou
individualmente, utilizando os botões respectivos (pode também clicar
directamente na caixa) Para terminar basta clicar em OK.
Figura 2-9: Caixa de Diálogo Formatar células, separador limite.
Para aplicar limite a células, siga os seguintes passos:
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Para aplicar preenchimento a células, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a(s) célula(s) que pretende formatar;
2. No separador Base (Home), grupo Tipo de Letra (Font), clique no botão Cor de
Preenchimento (Fill Colour) e escolha uma das seguintes opções:
• Clique sobre uma das cores apresentadas;
• Clique em mais Cores (More Colours) para aceder a mais cores ou personalizar
o tom.
Pode formatar os limites e preenchimento das células utilizando a Mini-barra de Formatação
que surge quando clica com o botão direito do rato na selecção efectuada
Unir células
Já formatou células e redimensionou-as. Surgirão situações em que será necessário manter
dados que se alongam a várias células numa só célula. Neste tópico irá unir células.
O título da tabela da Figura 2-10 aparece numa só célula, mas o texto é tão extenso que para
ser visualizado a largura da coluna ou a altura da linha terão de ser muito aumentadas.
Figura 2-10: Título visualizado numa só célula.
Figura 2-11:O mesmo Título visualizado num bloco de células unidas numa única.
É, no entanto, possível unir as células para melhorar a aparência da folha de cálculo e visualizar
o título da tabela ao longo de várias células, como se verifica na Figura 2-11.
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Para unir células, siga os seguintes passos:
1. Seleccione o conjunto de células adjacentes que pretende unir;
2. Se pretende o conteúdo das células unidas, clique no Botão Unir e Centrar (Merge &
Center) situado no separador base (Home), grupo Alinhamento
(Alignment).
3. Se pretende unir apenas as células seleccionadas, clique na seta ao lado do botão
anteriormente referido e escolha a opção Unir Células (Merge Cells).
Alinhar Conteúdos das Células
Um dos formatos que aplicou aos conteúdos de células foi o tamanho e o tipo de letra.
Também pode utilizar as opções de formatação para definir o local onde o conteúdo de uma
célula aparece dentro da mesma. Neste tópico irá alinhar conteúdos de células.
Figura 2-12: Conteúdo de células desalinhadas.
Figura 2-13: Conteúdo de células alinhadas.
Opções de alinhamento
Pode alinhar os conteúdos de uma célula horizontal ou verticalmente.
Existem três tipos de alinhamento horizontal: Esquerda (Left), ao Centro (Center) e à Direita
(Right), como é visível na Figura 2-14.
A Figura 2-12 mostra dados desalinhados. Alinhar os dados das células facilita a sua leitura e
melhora a sua apresentação, como se pode verificar na Figura 2-13.
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Figura 2-14: Tipos de alinhamento horizontal.
Verticalmente o conteúdo de uma célula também pode ser apresentado de três maneiras
diferentes Superior (Top), Meio (Middle) e Inferior (Bottom), consultar figura 2-15.
Figura 2-15: Tipos de alinhamento vertical.
Esta opção permite dispor texto em várias linhas de forma a melhorar significativamente a
apresentação dos dados.
Figura 2-16: Opção Moldar texto.
Para alterar o alinhamento horizontal das células, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a(s) célula(s) cujo conteúdo pretende alinhar.
2. No separador Base (Home), grupo Alinhamento (Alignment), clique no botão
correspondente ao do alinhamento pretendido. Para a esquerda (Left), Centro (Center)
ou para a direita (Right).
Para moldar o texto, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a(s) célula(s) cujo conteúdo pretende moldar;
2. No separador base (Home), grupo Alinhamento (Alignment), clique no botão Moldar
Texto (Wrap Text).
.
Existe ainda uma terceira opção muito utilizada em alinhamentos de células para além do
alinhamento vertical e horizontal, a opção Moldar Texto (Wrap Text).
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Aplicar Formatos Numéricos
Já aprendeu formatação elementar de dados numa folha de cálculo. Existem várias opções
para formatação de dados numéricos. Neste tópico irá aplicar formatos numéricos.
Em qual dos dois trimestres da tabela da Figura 2-17 são os valores melhor compreendidos?
No primeiro ou no segundo Trimestre?
Figura 2-17: Folha de cálculo com e sem formatação numérica.
A aplicação de formatação numérica contextualizada os dados numéricos, facilitando a
identificação do tipo de informação contida nas células.
Definição: Um formato numérico é uma formatação que faz com que os dados numéricos
sejam apresentados numa célula com um determinado esquema. Pode aplicar uma
formatação numérica a uma célula ou a um conjunto de células antes ou depois de introduzir
os dados. As formatações numéricas pré configuradas do Excel são constituídas por uma
variedade de categorias, conforme pode observar na Figura 2-18.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Número (Number)
Moeda (Currency)
Contabilidade (Accounting)
Data Abreviada (Short Date)
Data por Extenso (Long Date)
Hora (Time)
Percentagem (Percentage)
Fracção (Fraction)
Cientifico (Scientific)
Texto (Text)
Formatos Numéricos
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Figura 2-18: Exemplos de formatos numéricos.
1. Seleccione a(s) célula8s) que pretende formatar;
2. Escolha umas seguintes opções:
• Se o formato desejado for Contabilidade ou percentagem, pode clicar
directamente no botão correspondente, situado no separador Base (Home),
grupo Número (Number);
• Para aceder aos outros formatos basta aceder à seta do botão Formato do
Número (Format Number) e clicar sobre o desejado;
• Se pretender aumentar o grau de personalização é necessário clicar na opção
Mais Formatos Numéricos (More Formats), escolher a categoria (Category)
desejada no Tipo (Type) pretendido e, por fim, em OK.
Para alterar as casas decimais de dados, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a(s) célula(s) que pretende formatar;
2. Escolha uma das seguintes opções:
• Clique no botão Aumentar Casa Decimais (Increase Decimal), localizado no
separador Base (Home), grupo Numérico (Number) para aumentar as casa
decimais ou;
• Clique no botão Diminuir casas decimais (Decrease Decimal), localizado no
separador Base (Home), grupo Número (Number) para diminuir.
Formatos Colunas e Linhas
Já modificou a formatação de tipos de letra e de células. Agora precisa de alterar a largura das
colunas e a altura das linhas de modo a que os dados se ajustem às respectivas células. Neste
tópico irá alterar a largura das colunas e a altura das linhas.
Como mostra a Figura 2-19, existem colunas em que os dados não estão visíveis na tabela de
Excel (E10; F10; G10). Se a largura destas colunas for alterada os dados serão mostrados
correctamente (como é visível nas restantes colunas).
Para aplicar um formato numérico, siga os seguintes passos:
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Figura 2-19: Folha de Cálculo com colunas demasiado estreita para os dados com largura
inadequada.
1. Coloque o ponteiro do rato sobre os títulos de colunas, no limite à direita do nome da
coluna que pretende redimensionar até surgir um ponteiro em forma de cruz;
2. Escolha uma das seguintes opções:
• Clique duas vezes para ajustar a largura da coluna aos dados nela contidos;
• Clique e, sem largar o rato, arraste o limite da coluna para a esquerda para
aumentar a sua largura, ou para a direita para diminuir.
Para alterar a largura da coluna utilizando uma medida específica, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a(s) coluna(s) que pretende alterar;
2. No separador base (Home), Grupo Células (Cells), clique em formatar (Format) e
depois em Largura da Coluna (Column Width);
Pode também clicar com o botão direito do rato sobre o título da coluna que pretende
alterar.
3. Digite a medida pretendida;
4. Clique sobre OK para terminar ou prima (Enter).
Ocultar e Mostrar Colunas e Linhas
O comando Ocultar (Hide) permite-lhe esconder colunas ou linhas numa folha de cálculo. Estas
continuam a existir na folha mas são invisíveis ao utilizador, até serem mostradas novamente.
O comando Mostrar (Unhide) é utilizado para tornar visíveis quaisquer colunas ou linhas
ocultadas anteriormente.
Para ocultar colunas ou linhas, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a(s) linha(s) ou coluna(s) que pretende ocultar;
2. No separador Base (Home), Grupo Células (Cells), clique em Formatar (Format) e
depois em Ocultar e Mostrar (Hide & Unhide);
Para alterar a largura da coluna através de arrastamento, siga os seguintes passos:
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3. Clique sobre a opção pretendida.
Pode também clicar directamente com o botão direito do rato sobre a(s) linha(s) ou
coluna(s) que pretende ocultar e escolher a opção Ocultar (Hide).
Para mostrar colunas ou linhas, siga os seguintes passos:
1. Seleccione uma linha directamente acima e a linha abaixo da linha oculta, ou a coluna
directamente à esquerda e a à direita da coluna oculta;
2. No separador Base (Home), Grupo Células (Cells), clique em Formatar (Format) e
depois em Ocultar e Mostrar (Hide & Unhide);
3. Clique na opção pretendida.
Pode também clicar seleccionar as linhas ou colunas, clicar com o botão direito do rato
e escolher a opção Mostrar (Unhide).
Inserir e Eliminar Células, Colunas e Linhas
A próxima ilustração (Figura 2-20) mostra a estrutura de um livro de despesas, referente a um
colaborador.
Figura 2-20: Estrutura inicial de um livro de despesas.
A próxima figura (Figura 2-21) mostra as alterações realizadas à estrutura inicial.
Com a inserção e formatação de dados rapidamente chegará à conclusão que é necessário
realizar alterações na estrutura da folha de forma a melhor conseguir transmitir a informação
que pretende.
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Figura 2-21: Estrutura Final do livro de despesas.
Ao inserir e eliminar células, colunas e linhas poderá modificar o esquema de um único livro
em vez de criar um novo livro sempre que há alterações de dados.
1. Seleccione uma célula no local onde pretende inserir a nova Linha (Row) “As linhas são
inseridas por cima da selecção”;
2. Clique, no separador Base (Home), na seta de opção ao lado do botão Inserir (Insert) e
clique sobre Inserir Linhas nas Folhas (Insert Sheet Rows);
Pode optar, também, por clicar com o botão direito do rato sobre o título da linha e
escolher a opção Inserir (Insert).
Para inserir colunas, siga os seguintes passos:
1. Seleccione uma célula no local onde pretende inserir a nova Coluna (Column) “As
colunas são inseridas à esquerda da selecção”;
2. Clique, no separador Base (Home), na seta de opção ao lado do botão Inserir (Insert) e
clique sobre Inserir Colunas na Folha (Insert Sheet Columns);
Pode optar, também, por clicar com o botão direito do rato sobre o título da coluna e
escolher a opção Inserir (Insert).
Para inserir células, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a célula onde pretende inserir uma nova;
2. Clique, no separador Base (Home); na seta de opção ao lado do botão Inserir (Insert) e
clique sobre Inserir Células (Insert Cells);
3. Das opções que se seguem, disponíveis na caixa de diálogo Inserir (Insert), seleccione a
opção apropriada e clique sobre OK para inserir a nova célula:
Para inserir linhas, siga os seguintes passos:
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•
•
•
•
Mover células para a direita (Shift cells right) – move células existentes para a
direita.
Mover células para baixo (Shift cells down) – move as células existentes para
baixo.
Linha inteira (Entire Row) – insere uma nova linha.
Coluna Inteira (Entire column) – insere uma nova coluna.
Para eliminar células, linhas ou colunas, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a célula, linha ou coluna que pretende eliminar (Ver tabela 1-4, sobre
técnicas de selecção).
2. Clique, no separador Base (Home), no botão Eliminar (Delete).
Pode optar, também por clicar com o botão direito do rato sobre a selecção e escolher
a opção Eliminar (Delete).
Aplicar formatações Automáticas
Já efectuou várias alterações de formatação a uma folha de cálculo. Agora pretende tornar
mais rápido o processo de formatar tabelas. Neste tópico irá aplicar Formatações Automáticas.
Formatação Automática
Definição: As formatações automáticas constituem um grupo predefinido de formatos que
pode aplicar a um conjunto de células, nomeadamente: Tipo de letra, padrões, limite,
alinhamentos e medidas de coluna/linha.
EXEMPLO: Formatações Automáticas.
As colunas e as linhas são eliminadas automaticamente e todo o seu conteúdo desaparece. Ao
eliminar uma célula, é activada a caixa de diálogo Eliminar (Delete), onde é necessário escolher
a opção pretendida.
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Para aplicar uma formatação automática, siga os seguintes passos:
Irá surgir a indicação de Filtro Automático (AutoFilter), junto das células do cabeçalho.
Iremos abordar a sua utilização no Excel Nível 3.
Capítulo II - Revisões
Neste capítulo formatou folhas de cálculo e respectivos dados e realizou alterações às linhas e
colunas existentes. Antes de iniciarmos a próximo capítulo é vantajoso treinarmos as técnicas
abordadas no capítulo actual:
1. Abra o Ficheiro “Exercícios Excel”, que se encontra nos meus Documentos.
2. Altere o Tipo de Letra (Font) da célula A1 para Berlin sans FB Demi, tamanho 12.
3. Seleccione o intervalo de células A2 a B5 a aplique um limite Vermelho, Cor 2, mais
Escuro 50% (Red, accent 2, Darker 50%), mais espesso no exterior que no interior.
4. Aplique um preenchimento Vermelho, Cor 2 Mais claro 60% (Red, Accent 2, Lighter
60%) às células que contêm os nomes.
5. Alinhe o intervalo de células A1 a A5 ao centro horizontal e verticalmente.
6. Una as células A1 e B1.
7. Altere o conteúdo da célula A1 para Prémios de Equipa.
8. Formate o conteúdo das Células B2 a B5 Contabilidade (Accounting), com uma só casa
decimal.
9. Altere a largura das Colunas A e B para 9
10. Altere a altura de linha 1 para 36
11. Molde o texto da célula A1
12. Altere a altura das linhas 2 a 5 para 21.
1. Seleccione o conjunto de células que pretende formatar;
2. Clique, no separador Base (Home), Grupo Estilos (Styles), na opção Formatar como
Tabela (Format as Table);
3. Clique sobre a formatação que pretende utilizar para aplicar sobre a selecção;
4. Na caixa de diálogo que surgiu active, se pretende, a opção A minha tabela tem
cabeçalhos (My table hás headers);
5. Prima OK para terminar.
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13. Insira uma nova linha por baixo da linha 4 e escreva Cartaxo na célula A5.
14. A tabela resultante será semelhante à que se apresenta na ilustração “Prémios de
equipa” seguinte:
15. Grave as alterações e feche o Microsoft Excel 2007
Ilustração: Prémios de Equipa.
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Efectuar Cálculos Avançados – Excel 2007
Objectivos
Neste capítulo irá efectuar cálculos avançados.
Irá:
•
•
•
Utilizar nomes;
Efectuar cálculos entre folhas
Efectuar cálculos com funções avançadas.
Introdução
No Excel 2007 Nível 2 criou cálculos sobre dados existentes em células através de fórmulas
manuais. Agora precisa de efectuar cálculos mais sofisticados numa folha de cálculo ou em
várias folhas de cálculo. Pode fazê-lo utilizando funcionalidades avançadas do Excel 2007.
A utilização de Nomes simplifica a interpretação de fórmulas e é utilizada para referenciar
intervalos de células a serem calculados.
Definição: Um nome de uma célula é um nome que identifica a célula pelo termo que é
especificado pelo utilizador ao invés da identificação da coluna e linha da célula (A15, B17 …).
Pode criar nomes numa célula ou num conjunto de células,
VANTAGENS:
•
•
•
•
Interpretação Fórmulas;
Acesso a Célula Chave;
Selecção Intervalos Extensos;
Realização de Cálculos entre Folhas.
Para atribuir um nome a uma célula, siga os seguintes passos:
1.
2.
3.
4.
Seleccione a célula pretendida;
Clique na Caixa de nome (Name Box) à esquerda da barra de fórmulas;
Digite o nome para o intervalo (sem espaços)
Prima a tecla {Enter}.
Se por engano, digitar um nome incorrecto é perfeitamente possível eliminá-lo.
Utilizar Nomes
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Para criar um nome num intervalo de células, siga os seguintes passos:
1.
2.
3.
4.
Seleccione o intervalo de células,
Clique na Caixa de nome (Name Box) à esquerda da barra de ferramentas;
Insira o nome para o intervalo;
Prima a tecla {Enter}
Para eliminar Nomes, siga os seguintes passos:
1. No separador Fórmulas (Formulas), clique sobre Gestor de Nomes (Name Manager);
2. Seleccione o Nome (ou nomes) a eliminar;
Para seleccionar vários nomes seguidos, clique no primeiro, prima a tecla {Shift} e
clique no último. Para seleccionar nomes intercalados clique sobre os mesmos
enquanto mantém premida a tecla {Ctrl}.
3. Prima o botão Eliminar (Delete).
Para seleccionar a célula ou intervalos de células, siga os seguintes passos:
1. Clique na seta de opção localizada do lado direito da caixa de Nome;
2. Clique sobre o nome (Name) que pretende seleccionar (célula ou intervalo).
A atribuição de nomes a células transforma a célula imediatamente numa referência absoluta,
sendo desnecessário fixá-lo com outros procedimentos. Por esta razão é também muito
utilizada em fórmulas e funções.
Para inserir nomes em fórmulas ou funções, siga os seguintes passos:
1. Inicie a Fórmula onde pretende inserir o Nome (Name);
2. Clique na tecla de atalho {F3} para activar a janela Colar nome (Paste Name);
Como anteriormente foi referido, definindo um nome a uma célula ou a um conjunto de
células é possível seleccionar a respectiva célula ou intervalo a partir de qualquer folha do
mesmo livro.
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3. Clique duas vezes no Nome (Name) que pretende utilizar;
4. Termine a fórmula ou função.
Quando se atribuem vários nomes num livro é frequente ser necessário consultá-los rápida e
eficazmente. É possível, em Excel, colar uma lista de nomes que inclua não só os nomes
definidos como as células ou intervalos a que cada nome se refere.
Para colar a Lista de Nomes na sua Folha de cálculo, siga os seguintes passos:
1. Coloque como célula activa onde pretende colar a lista;
2. Clique na tecla de atalho {F3} para activar a Lista de nomes;
3. Clique em Colar Lista (Paste List).
Efectuar Cálculos entre Folhas de Cálculo
Poderá precisar de efectuar cálculos com dados que estão localizados em várias folhas de
cálculo. Pode cortar e colar todos os dados e colá-los numa só folha de cálculo mas, se os
dados originais forem alterados, a cópia ficará desactualizado e os cálculos incorrectos. Em vez
de cortar e colar os dados, pode efectuar cálculos utilizando os dados das respectivas folhas de
cálculo numa fórmula. Deste modo os seus cálculos serão sempre actualizados,
independentemente da localização dos dados utilizados.
Conceito Base
Para realizar um cálculo entre folhas bem sucedido é necessário respeitar duas regras
fundamentais:
•
•
Se for necessário mudar de folha durante o cálculo: Antes de mudar de folha é
fundamental colocar antes o símbolo da operação que vai utilizar. Se esta regra for
desrespeitada perderá, quando mudar de folha, a informação da célula anterior;
Se a última célula do cálculo for numa folha diferente da inicial: Termine a conta,
premindo a tecla {Enter} antes de retornar à folha inicial. Quando realiza este
procedimento volta automaticamente à folha inicial.
Já criou fórmulas utilizando dados situados numa só folha de cálculo e agora pretende criar
fórmulas que incluem dados situados em várias folhas de cálculo.
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Cálculos Manuais
Para efectuar cálculos manuais entre folhas, siga os seguintes passos:
1. Active a célula onde pretende que surja o resultado;
2. Coloque o símbolo de igual (=);
3. Clique nas células e nos operadores desejados. Se a célula pretendida estiver noutra
folha, basta abrir a Folha pretendida e clicar sobre a célula desejada (respeitando
sempre a regra de colocar o operador antes de mudar de folha).
4. Quando clicar na última célula do cálculo, independentemente da Folha onde se
encontra, prima {Enter} para terminar o cálculo.
Cálculo com funções
1. Seleccione a célula onde pretende que seja visualizado o resultado da fórmula;
2. Insira a Função que pretende utilizar;
3. No ponto de inserção do intervalo de dados aceda à folha de cálculo onde se encontra
e, em seguida, seleccione o intervalo de células pretendido;
4. Termine a fórmula premindo a tecla {Enter}.
Consolidação Dados em Folhas com Estrutura semelhantes
Definição: Designa-se por consolidação de dados a utilização da mesma referência de células
de várias folhas de cálculo. Cada referência contém um ponto inicial (a primeira folha de
cálculo), ponto final (última folha de cálculo) e uma referência de células. Este comando pode
ser utilizado em funções e fórmulas específicas.
EXEMPLO:
Para efectuar cálculos entre folhas com estrutura semelhante, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a célula onde pretende que seja visualizado o resultado da fórmula;
2. Insira a função que pretende utilizar;
Para efectuar cálculos com funções entre folhas, siga os seguintes passos:
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3. Clique na primeira folha do intervalo que pretende;
4. Na primeira folha, clique na célula ou seleccione o intervalo de células que pretende
consolidar;
5. Mantendo premida a tecla {Shift}, clique sobre a última folha do intervalo a calcular;
6. Termine a fórmula premindo a tecla {Enter}.
Efectuar Cálculos com funções
As funções são fórmulas predefinidas que executam cálculos utilizando calores específicos
denominados por argumentos, numa ordem ou estrutura específica. As funções podem ser
utilizadas para executar cálculos simples ou complexos.
ESTRUTURA - A estrutura de uma função começa com o sinal de igual (=), seguido do nome da
função, um parêntesis inicial; os argumentos da função separados por ponto e virgula e um
parêntesis final.
Para utilizar funções, o Excel possui a caixa de diálogo Inserir Função (Insert Function) que o
ajuda a inserir as funções na folha de cálculo. Ao seleccionar uma função na caixa de diálogo, é
mostrado uma breve descrição sobre a respectiva função, como definir os seus argumentos, o
resultado actual da função e o resultado actual da fórmula inteira.
EXEMPLO:
CATEGORIA
Financeiras (Financial)
Data e Hora (Data & Time)
Matemática e Trigonometria
Estatística (Statistical)
Consulta e Referência
(Lookup & Reference)
Base de Dados (Database)
Texto (Text)
Lógica (Logical)
FUNÇÃO
Incluem cálculos financeiros comuns incluindo cálculos de
contabilidade e finanças
Efectuam cálculos que envolvem dados relacionados com
datas e horas.
Efectuam cálculos matemáticos simples e complexos
Efectuam cálculos estatísticos em intervalos de dados
Localizam valores numa tabela correspondente ou lista que
contenha os dados para o cálculo
Efectuam cálculos relacionados com Base de dados
Permitem a manipulação de texto
Contêm funções com lógica
ARGUMENTOS – Os argumentos podem ser células, conjuntos de células, nomes, texto, ou
valores lógicos do tipo “Verdadeiro” ou “Falso”.
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Informações (Informations)
Apresentam informações relacionadas com o tipo de Dados
existentes nas células
Engenharia (Engineering)
Apresentam informações relacionadas com o tipo de dados
existentes nas células.
Cubo (Cube)
Contêm funções relacionadas com a utilização de cubos OLAP
Tabela 1-1: categorias de Funções existentes no Microsoft Office Excel 2007.
.
Para efectuar cálculos com uma função, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a célula onde pretende inserir o resiltado da fórmula;
2. Aceda ao separador Fórmulas (Formulas) e clique sobre o botão desejando:
•
Se pretende utilizar Funções Financeiras (Financial)
Lógica
(Logical)
Texto (Text)
Data e Hora (Date & Time)
Procura e referência (Lookup & Reference)
ou Matemática e
•
necessário clicar no botão Mais Funções (More Functions)
Se pretende utilizar funções de Base de Dados (Database) é necessário clicar
no botão Inserir Função (Insert Function) e escolher a categoria pretendida,
3. Clique sobre a função pretendida;
4. Clique sobre OK para aceder à caixa de diálogo argumentos de Função (Function
Arguments);
5. Insira os argumentos da função;
Encontra uma lista de todas as funções existentes no Excel, bem como a sua descrição no final
deste manual.
Capítulo A- Revisões
Neste capítulo resolveu questões matemáticas complexas efectuada cálculos avançados que
utilizando nomes quer realizando cálculos entre folhas. Utilizou, também, as Funções
Avançadas do Excel.
No próximo capítulo abordaremos o papel dos gráficos na interpretação clara, imediata e
eficaz de dados.
Entretanto é fundamental revermos os conteúdos abordados neste capítulo:
•
trignometria (Math & Trig)
basta clicar sobre a
categoria desejada.
Se a função desejada se encontra na categoria Estatistica (Statical),
Engenharia (Engineering), Cubo (Cube) ou informação (Information) é
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1. Indique, para cada uma das afirmações, se as opções apresentadas são correctas
(coloque um C no respectivo quadro) ou incorrectas (coloque um I no respectivo
quadrado). Poderá existir mais que uma resposta correcta para cada afirmação.
A actualização de Nomes apresenta várias vantagens, entre elas:
•
•
•
Evita inserir funções em células…………………………………………………………………………
Melhora a interpretação de Fórmulas……………………………………………………………….
Permite seleccionar rapidamente intervalos extensos de células………………………
O Último passa para dar um Nome a uma célula ou a conjuntos de células é:
•
•
•
Aceder à caixa de nome…………………………………………………………………………………….
Premir a tecla {F3} …………………………………………………………………………………………….
Premir a tecla {Enter} ………………………………………………………………………………………
É possível realizar Cálculos entre Folhas desde que:
No fim da fórmula se prima logo a tecla {Enter} ……………………………………………….
Antes de mudar de Folha se prima a tecla {Enter} ……………………………………………
Antes de Mudar de Folha se coloque o símbolo *,/,+ ou - ………………………………..
2. Faça corresponder as Funções (lado esquerdo) à Categoria respectiva (Lado Direito);
CONTAR.SE (COUNTIF)
Lógica (Logical)
PROCV (VLOOKUP)
Consulta e referência (Lookup & Reference)
PGTO (PMT)
DIAS360 (DAYS360)
Matemática e trigonometria (Math & Trig)
SOMA.SE (SUMIF)
SE (IF)
Data e hora (Date & Time)
MODA (MODE)
HOJE (TODAY)
AMORT (SLN)
AGORA (NOW)
•
•
•
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Objectivos
Neste capítulo irá criar e personalizar gráficos.
Irá:
•
•
•
Criar gráficos;
Formatar gráficos;
Alterar i topo de gráfico.
Introdução
Figura 2-22: Exemplo de gráfico.
Criar um gráfico
Quando cria um gráfico, a leitura e análise dos seus dados torna-se mais fácil e imediata do
que em tabelas.
Definição: Um gráfico é uma representação visual de informação baseada em dados de ma
folha de cálculos. Um gráfico contém:
•
Intervalo de dados – Intervalo de células que contém os dados reais que estão
representados em gráfico (no exemplo Receitas, Despesas e Totais);
Inseriu dados numéricos numa folha de cálculo e agora pretende analisar esses dados de uma
forma mais eficaz visualmente. Para visualizar os dados num formato compacto, pode criar um
gráfico. Neste capítulo irá criar e personalizar gráficos de dados inseridos numa folha de
cálculo.
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•
•
•
Ponto de Dados – Um item de dados (uma célula) num intervalo de dados (no
exemplo de receita de Janeiro);
Linha de dados – Linha de células onde cada célula contém uma única informação, tal
como um item, um valor ou uma quantidade. Uma linha de dados contém vários
pontos de dados (dados de Fevereiro).
Série de dados – Uma coluna que contém os mesmos pontos de dados (no exemplo,
receitas).
Tipo de gráficos
Existem vários tipos de categorias de gráficos mas iremos debruçarmo-nos sobre os mais
utilizados no dia-a-dia. Os restantes são também utilizados, embora em áreas profissionais
muito específicas.
TIPO
ÍCONE
UTILIZAÇÃO
Coluna (Column)
Permite visualizar e comparar eficazmente dados de tabelas onde
existem várias categorias ou itens.
Barras (Bar)
Muito semelhante ao anterior, embora disponha as barras
horizontalmente. Utilizando maioritariamente quando são
comparados itens individuais.
Utilizado quando existe uma população analisada, da qual são
extraídos porções (por exemplo, intenções de voto, distribuição
de género, grupos etários). As diferentes secções representam os
grupos e percentagem correspondente e o total do gráfico
representa a população.
Muito semelhante ao anterior, mas permite diferentes séries e
categorias no mesmo gráfico, embora por vezes dificulte a leitura
dos valores.
Utilizado frequentemente na área financeira. Permite
representar graficamente, por exemplo, o crescimento de várias
empresas ao longo de iguais períodos de tempo.
As linhas são representadas com formatações diferentes, o que
facilita bastante a interpretação dos dados.
Circular (Pie)
Anel (Doughnut)
Linha (Line)
EXEMPLO:
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Dispersão (Scatter)
Utilizado principalmente na área científica e estatística, este
gráfico permite representar diferentes naturezas de valores para
que os mesmos possam ser analisados e comparados.
Tabela 2-1: Exemplo de gráficos comummente utilizados.
Criação de gráficos
Para criar um gráfico, siga os seguintes passos:
1. Seleccione os Dados que pretende visualizar no gráfico bem como as suas descrições;
Os seus dados apresentados em gráficos não precisam de estar em linhas ou colunas
adjacentes. Basta premir a tecla {Enter} e seleccionar as células pretendidas ou
intervalos de células que pretende definir para o gráfico.
2.
3.
4.
5.
Aceda ao Separador Inserir (Insert);
No grupo Gráficos (Charts), clique sobre a categoria que pretende utilizar;
Clique sobre o gráfico que pretende inserir;
O gráfico será automaticamente inserido na folha de dados
Uma vez criado o gráfico, pode formatar cada objecto constituinte do gráfico para que este
seja apresentado de forma a ir ao encontro das suas necessidades.
Objectos constituintes de um gráfico:
Existe uma grande variedade de objectos num gráfico. A Tabela 2-1 apresenta os objectos do
gráfico disponíveis.
OBJECTO
Título do Gráfico
Eixo Horizontal
Eixo Vertical
Eixos
FUNÇÃO
Identificar o gráfico.
Descrever os dados apresentados no respectivo Eixo
Descrever os dados apresentados no respectivo Eixo
Nos gráficos que apresentam várias séries de dados, o eixo X mostra a
série de dados em cada categoria e o eixo do Y apresenta o modo com
os dados são medidos (dinheiro, horas…)
Linhas de Grelha
Clarificar a leitura dos dados, colocando linhas quer na vertical quer
horizontalmente.
Rótulos de Dados Apresentar valores numéricos, percentagens ou nomes dos dados
representados de maneira a identificar os valores apresentados de
forma exacta.
Tabela de Dados
Apresentar os dados da folha de cálculo na qual o gráfico se baseia,
numa tabela por debaixo do gráfico.
Legenda
Indicar a atribuição de cores das séries de dados.
Tabela 2-2: Descrição de objectos de um gráfico.
Formatar gráficos
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Como ficou claro anteriormente é possível realizar várias alterações num gráfico. Quando o
mesmo é inserido as opções são pré-definidas pelo Excel mas, pode realizar quaisquer
alterações que considere pertinentes. A tabela seguinte ilustra quais os procedimentos a
adoptar para essa formatação e configurações.
Para:
Alterar o tipo (Type) de gráfico
Inverter os Eixos Horizontal e
Vertical
Alterar a Selecção inicial dos
Dados
Modificar o esquema geral do
Gráfico
Modificar o aspecto global do
gráfico.
Colocar o Gráfico noutra
folha
Configurar o Título do Gráfico
(Chart Title)
Apresentar ou ocultar os
Títulos dos Eixos (Axis Titles)
Apresentar,
modificar
localização
ou
ocultar
Legenda (Legend)
Apresentar Rótulos de Dados
(Data Labels)
Incluir Tabela de dados (Data
Table)
Alterar
configuração
ou
retirar os eixos (axes)
Aceda a:
Separador Estrutura (Design), Grupo Tipo (Type)
Separador Estrutura (Design), Grupo dados (Data)
Separador Estrutura (Design), Grupo dados (Data)
Separador Estrutura (Design), Grupo Esquemas de
Gráficos (Chart Layouts)
Separador Estrutura (Design), Grupo Estilos de Gráficos
(Chart Styles)
Separador Estrutura (Design), Grupo Localização
(Location)
Separador Esquema (layout), Grupo Rótulos (Labels)
Separador Esquema (Layout) , Grupo Rótulos (Labels)
Separador Esquema (layout), Grupo Eixos (Axes)
Figura 2-23: Objectos de um gráfico.
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Incluir novas ou retirar Linhas
de Grela (Gridlines).
Incluir ou retirar Plano Lateral
(Chart Wall) ou Plano de Base
(Chart Floor) do gráfico
Modificar a Rotação 3D (3-D
Rotation)
Formatar o Preenchimento
(Fill) Contorno (Outline) ou
Efeitos (Effects) da forma
(Shape) seleccionada.
Aplicar Wordart, modificar o
Preenchimento (Fill), Destaque
(Outline) ou efeitos (effects)
de caixas de Texto.
Altera o Tamanho (Size) da
forma seleccionada
Separador Esquema (layout), Grupo Eixos (Axes)
Separador Esquema (layout), Grupo Fundo (Background)
Separador Esquema (layout), Grupo Fundo (Background)
Searador Formatar (Format), Grupo Estilos de Formas
(Shape Styles)
Separador Formatar (Format), Grupo Estilos do WordArt
(WordArt Styles)
Separador Formatar (Format), Grupo Tamanho (Size)
Tabela 2-3: Formatações de um gráfico.
Capítulo III - Revisões
Neste capítulo aprendeu a apresentar dados através da criação de gráficos. No próximo
capítulo abordaremos o trabalho com base de dados extensa.
1. Indique, para cada uma das situações, qual o tipo de gráfico mais adequado para
representar os valores:
SITUAÇÃO
TIPOS DE GRÁFICO
ACONSELHADOS
A – Pretende apresentar numa reunião os resultados
comerciais obtidos nas três diferentes sucursais da
Empresa SÓ-VENDE para que os mesmos sejam
analisados de forma imediata e clara.
B – Na mesma reunião é importante analisar a nível de
Mercado qual a faixa etária dos clientes. Dividiu os
clientes em 4 grupos de faixa etária e pretende
evidenciar quais as respectivas percentagens.
C – Para terminar decidiu apresentar a evolução do
número de colaboradores nos últimos 5 anos, para
cada uma das três sucursais
2. Faça corresponder as Funcionalidade (Lado Direito) ao respectivo separador (Lado
esquerdo).
SEPARADOR
Formatar (Format)
Esquema (Layout)
Estrutura (Design)
FUNCIONALIDADES
Permite modificar o esquema e o estilo do Gráfico.
Permite inserir objectos no gráfico como Títulos ou a Legenda.
Possibilita a modificação do Tipo de Gráfico.
Até lá é vantajoso recordar os conteúdos abordados anteriormente.
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Permite aplicar um estilo WordArt ao Título do Gráfico
Permite mover o gráfico para outra folha.
Permite apresentar o Valor nas Barras do Gráfico.
3. Complete a legenda do Gráfico:
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Trabalhar com Listas de Dados – Excel 2007
Objectivos
Neste capítulo irá trabalhar com listas de dados extensas.
Irá:
•
•
•
•
•
Ordenar dados;
Filtrar Dados;
Inserir Subtotais numa folha de Cálculo;
Adicionar e configurar Comentários;
Trabalhar com janelas.
Introdução
Ordenar Dados
Quando ordena dados numa folha de cálculo, pode visualizar exactamente os dados
pretendidos.
Ordenar
Definição: Uma ordenação é um método para visualizar os dados organizados por ordem
específicos. Os dados podem ser ordenados ascendente (do menos para o maior) ou
descendente (do maior para o menor). Podem também ser ordenados através de um ou mais
campos.
EXEMPLO:
Um único livro pode conter uma grande quantidade de informação o que dificulta o rápido
acesso aos mesmos. Ao ordenar e filtrar dados, pode visualizar a informação da folha de
cálculo do modo que mais se enquadra com as suas necessidades.
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Para ordenar listas através de um só Campo, siga os seguintes passos:
1. Faça clique em qualquer uma das células da coluna pela qual pretende ordenar os
dados;
2. Aceda ao separador Dados (Data) e clique sobre o botão pretendido consoante a
ordenação pretendida. Para ordenar de forma ascendente clique no botão A a Z
Para ordenar de forma descendente clique no botão Z a A
.
.
EXEMPLO: Ordenação por campos Múltiplos – Ordem Descendente.
As figuras seguintes apresentam a lista original e alista ordenada descendentemente através
de dois campos distintos.
A ordenação por vários campos faz sentido quando existem grupos de dados. Dentro do
mesmo grupo (por exemplo – género, cidade) pode escolher outro campo para ordenar os
dados.
Para ordenar listas através de vários campos, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a tabela que pretende ordenar;
Utilize a tecla de atalho {Ctrl + T} para seleccionar a Tabela.
2. Aceda ao separador Dados (Data) e clique sobre Ordenar (Sort);
3. Escolha, na opção Ordenar por (Sort By), a primeira coluna de ordenação;
4. Na opção Ordenar Em (Sort On), escola o tipo de ordenação pretendido;
5. Na opção seguinte, Ordem (Order), escolha A z Z (A to Z) ou Z a A (Z to A);
6. Para adicionar um novo campo de ordenação clique sobre o botão Adicionar Nível
(Add Level) e seleccione a segunda coluna de ordenação;
7. Repita os passos 3 e 5 para definir a nova ordenação;
8. Se pretende adicionar mais um nível de ordenação basta repetir o ponto 6.
No exemplo seguinte os filmes estão ordenados de forma descendente por Categoria e, dentro
da mesma categoria, estão ordenados por Valor Final, também de forma descendente.
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Filtrar Dados
Definição: Um filtro é um método de visualizar unicamente os dados de uma tabela que vão ao
encontro dos critérios especificados. Os dados podem ser filtrados com um único critério ou
com vários critérios utilizando informação alfabética e/ou numérica.
As setas visíveis em cada título de coluna indicam que a lista está pronta para ser filtrada.
Após definir um filtro, todos os dados que não corresponderem com o(os) critério(s)
definido(s) são automaticamente ocultos, ficando apenas visíveis só os dados correspondentes
com o filtro especificado. Um filtro pode reorganizar os dados na sua localização da folha de
cálculo ou copiar a informação resultante para outra localização. Os dados filtrados são
repostos ao seu formato original quando remove o filtro.
Para activar o Filtro automático na sua tabela, siga os seguintes passos:
Para filtra uma lista de dados com o comando Filtro Automático, siga os seguintes passos:
1. Clique sobre uma das setas que aparecem junto do nome dos campos e active o filtro
desejando.
2. Para voltar a visualizar todos os dados da tabela clique, no separador Dados (Data), no
botão Limpar (Clear).
Existem variados tipos de filtros que podem ser aplicados. Na tabela seguinte são
exemplificados os mais utilizados.
Inserir Subtotais numa Folha de Cálculo
A folha poderá conter dados que estão divididos em várias listas e pretende efectuar um
determinado cálculo para cada uma das listas. Pode fazê-lo adicionando Subtotais a uma folha
de cálculo.
Subtotais
Definição: Um subtotal é uma função executada num subconjunto de dados ordenados. O
Subtotal pode ser criado utilizando uma das várias funções tais como: Soma; Média; Contar,
1. Clique sobre uma célula da tabela que pretende filtra;
2. Aceda ao Separador Dados (Data) e clique no botão Filtrar (Filter);
Se aplicou anteriormente uma formatação automática à tabela, os filtros já estão
activos sendo desnecessário efectuar este procedimento.
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entre outras. Folha de cálculo pode conter todos os subtotais que precisar. Cada Subtotal é
inserido na folha de cálculo numa linha em separado abaixo do Grupo que está a ser calculado.
Os Subtotais ao serem definidos também criam um total geral no final da tabela calculada
sobre todos os seus dados.
SÍMBOLOS DE DESTAQUE
Quando os subtotais são adicionados numa folha de cálculo, o Excel adiciona
automaticamente símbolos de destaque na folha de cálculo. Estes aparecem à esquerda, na
área dos títulos das linhas da folha de cálculo.
Os símbolos de destaque não afectam o subtotal e permitem ocultar ou mostrar os dados que
originaram os respectivos subtotais.
Para adicionar Subtotais, siga os seguintes passos:
1. Ordene a lista de dados pelo campo que pretende agrupar os SubTotais. Este passo é
fundamental.
2. Aceda ao Separador Dados (Data) e clique no botão Subtotal (Subtotal);
3. Na opção A cada alteração em (At each Change in), seleccione o campo pelo qual os
subtotais vão ser agrupados (o mesmo pelo qual ordenou os dados anteriormente);
4. Na opção Utilizar a função (Use function) seleccione a função que pretende efectuar;
5. Na opção Adicionar SubTotal a (Add subtotal to) active o(s) campo(s) que pretende
calcular;
EXEMPLO: Lista de SubTotais
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6. Se pretender active a opções Substituir subtotais actuais (Replace current subtotals)
para limpar os subtotais existentes;
7. Se pretender active a opção Quebra de páginas entre grupos (page break between
groups), para imprimir cada grupo de dados em páginas separadas.
8. Active a opção Sumário por baixo dos dados (Summary below data), para os subtotais
serem inseridos por debaixo dos respectivos grupos ou desactive-a para os subtotais
serem inseridos por cima dos respectivos grupos.
9. Clique sobre o botão OK
Se aplicar uma formatação automática à tabela, a opção SubTotais ficará indisponível.
Para remover SubTotais, siga os seguintes passos:
1. Seleccione uma das células da lista de dados;
2. Aceda ao Separador Dados (Data) e clique no botão Subtotal (Subtotal);
3. Clique sobre o botão Remover todos (Remove all).
Trabalhar com Comentários
Comentário
Definição: Um comentário é uma caixa de texto que está ligada ao conteúdo de uma
determinada célula. Quando uma célula contém um comentário, surge um pequeno triângulo
vermelho no canto superior direito da célula. Os comentários podem ser utilizados em
qualquer célula, independentemente do tipo de dados que a mesma contém. Por definição, os
comentários estão ocultos e só ficam visíveis quando coloca o rato sobre a célula que contém
um comentário.
É possível inserir comentários de texto na sua folha de cálculo para explicar ou dar dicas sobre
algumas células. As longas linhas de texto em células podem ser úteis mas ocupam espaço
valioso e afectam a aparência final do documento.
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Para Inserir um comentário, siga os seguintes passos:
1. Seleccione a célula onde pretende inserir um comentário;
2. Clique com o botão do rato sobre a célula onde pretende inserir o comentário e clique
sobre Inserir comentário (Insert Comment);
Pode também aceder ao Separador Rever (Review) e clicar em Novo Comentário (New
Comment).
3. Escreva o comentário que pretende na caixa de texto que surgiu;
Se pretender que o seu nome apareça no comentário, seleccione-o e apague-o.
4. Para terminar clique sobre outra célula na folha de cálculo e de seguida coloque o
ponteiro do rato sob a célula onde inseriu o comentário para visualizar.
Para mostrar/ocultar um comentário, siga os seguintes passos:
Para editar um comentário, siga os seguintes passos:
1. Clique com o botão direito do rato sobre a célula que contém o comentário;
2. Escolha a opção Editar Comentário (Edit Comment);
3. Realize as alterações desejadas;
4. Para terminar, clique noutra célula.
Para eliminar um comentário siga os seguintes passos:
2. A partir do menu de atalho, escolha a opção Eliminar Comentário (Delete Comment).
Fixar Painéis
Uma das situações que ocorre muito frequentemente é, em listas extensas, quando a lista
desce é perdida a informação do cabeçalho o que provoca, naturalmente, complicações na
interpretação dos dados.
A Figura seguinte evidencia uma situação desse tipo Que valores contém a coluna C? E a D?
2. Clique sobre opção Mostrar/Ocultar Comentários (Show/Hide Comments) para
visualizar sempre o comentário ou Ocultar Comentário (Hide Comment) para ocultar.
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Figura 3-4: Folha de cálculo com uma longa lista Vertical sem painéis fixos.
Para fixar a primeira linha ou a primeira coluna da tabela, siga os seguintes passos:
1. Abra a folha onde pretende ficar a primeira linha;
2. Aceda ao separador Ver (View) e clique no botão Fixar Painéis (Freexe Panes);
3. Escolha a opção desejada:
• Se pretender fixar a primeira linha da tabela, clique sobre Fixar Linha Cima
(Freeze Top Row);
• Se pretender fixar a primeira coluna da tabela, clique sobre Fixar Primeira
Coluna (Freeze First Column).
Existem, no entanto, casos em que é necessário fixar mais que uma linha, mais que uma
coluna ou até uma linha e uma coluna simultaneamente.
Seria certamente vantajoso, numa situação semelhante, que conseguisse visualizar sempre a
primeira linha, independentemente da linha da tabela que estivesse a ser visualizada. A figura
seguinte ilustra essa possibilidade.
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Para fixar mais que uma linha, siga os seguintes passos:
1. Abra a folha onde pretende fixar linhas;
2. Seleccione a linha seguinte às que pretende fixar (por exemplo, se pretender fixar a 1,
2 e 3 – seleccione a linha 4);
3. Aceda ao separador Ver (View), clique no botão Fixar Painéis (Freeze Panes) e depois
na opção Fixar Painéis (Freeze Panes).
Para fixar mais que uma coluna, siga os seguintes passos:
1. Abra a folha onde pretende fixar colunas;
2. Seleccione a coluna seguinte à que pretende fixar (por exemplo), se pretender fixar a A
e a B, seleccione a coluna C;
3. Aceda ao separador Ver (View), clique no botão Fixar Painéis (Freeze Panes) e depois
na opção Fixar Painéis (Freeze Panes);
1. Abra a folha onde pretende fixar as colunas e linhas;
2. Clique sobre a célula que representa a coluna e a linha seguinte à s que pretende fixar
(por exemplo se pretender ficar as colunas A, B e C e as linhas 1 e 2 é necessário clicar
na célula D3);
3. Aceda ao Separador Ver (View), clique no botão Fixar Painéis (Freeze Panes) e depois
na opção Fixar Painéis (Freeze Panes).
Para libertar os painéis fixos, siga os seguintes passos:
1. Abra a folha onde pretende libertar os painéis;
2. Aceda ao Separador Ver (View), clique no botão Fixar Painéis (Freeze Panes) e depois
na opção Libertar Painéis (Unfreeze Panes).
Dispor Janelas
Quando trabalha em vários livros ao mesmo tempo é frequente ser necessário visualizar
informações dos vários livros simultaneamente. A única forma de o conseguir é dispondo as
janelas correspondentes.
Para dispor janelas, siga os seguintes passos:
1. Abra todos os livros que pretende visualizar simultaneamente;
Também pode visualizar folhas do mesmo livro. Para isso é necessário aceder ao
Separador Ver (View) e clicar em Nova Janela (New Window) para visualizar folhas do
mesmo livro.
2. Aceda, no separador Ver (View), ao botão Dispor Todas (Arrange All);
3. Active a opção desejada e, para terminar, clique no botão OK
Para pretender fixar linhas e colunas simultaneamente, siga os seguintes passos:
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Capítulo IV - Revisões
Neste capítulo ordenou e filtrou dados, inseriu Subtotais em folhas de cálculo e trabalho com
comentários e janelas.
No próximo Nível, iremos abordar técnicas avançadas de formatação de dados, aprender a
trabalhar com tabelas Dinâmicas, introduzir o Conceito de Macros, entre outros
procedimentos que melhoram consideravelmente o trabalho do Excel 2007.
Até lá é fundamental praticar os conteúdos abordados neste capítulo:
2. Realize os seguintes procedimentos:
a. Ordene os dados ascendentemente pela coluna “Nome Cliente”;
b. Ordene os dados descendentemente por “Grupo”, certificando-se que dentro
do mesmo grupo os dados se encontram ordenados por “Código Cliente” de
forma ascendente.
3. Active o filtro automático:
4. Realize os seguintes procedimentos utilizando o filtro automático:
a. Mostre apenas os clientes do Grupo C;
b. Dentro desse mesmo grupo, evidencie apenas os clientes com valores
superiores a 500000;
c. Limpe os filtros anteriores;
d. Mostre os clientes com os 3 valores mais altos;
e. Realize o procedimento que permite mostrar apenas os clientes com valores
abaixo da média. Limpe o filtro aplicado;
f. Mostre apenas os clientes da família “Nunes”. Limpe o filtro aplicado;
1. Abra um novo livro (Book) de Excel, insira os seguintes dados e formate a tabela
manualmente a seu gosto (se utilizar uma formatação automática um dos pontos do
exercício ficará por concluir):
Insira os valores directos sem pontos finais ou virgulas e, posteriormente, utilize o
formato numérico apropriado.
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g. É necessário imprimir uma lista dos clientes inscritos de 01-01-2010, altura em
que o Director Geral anterior foi substituído. Realize os procedimentos
necessários para alcançar este objectivo.
5. A cliente “Ana Gomes” evidenciou interesse em mudar de grupo. É fundamental deixar
esta informação registada na célula B5 (sem no entanto altera o texto inserido) para
que possa ser analisada. Efectue os procedimentos necessários.
6. Fixe a primeira linha da tabela para que o cabeçalho da tabela seja sempre visualizado
independentemente da linha activa;
7. Insira um SubTotal que evidencie quantos elementos existem em cada um dos grupos;
8. Guarde o ficheiro com o nome e localização que preferir e feche o Excel 2007.
Macros com o Microsoft Office – Excel 2007
Neste capítulo irá efectuar cálculos avançados.
Irá fazer:
•
•
•
•
Macros pré-definidas
Macros de personalização das barras de ferramentas
Atribuição de uma macro a um botão
Eliminação de macros
Introdução
Definição: As Macros são opções pré-gravadas, que facilitam as acções do utilizador de Excel.
O Microsoft Office – Excel 2007, têm várias Macros com instruções gravadas no seu interior.
Estas instruções seguem um padrão comum ao pacote Office 2007. Os seus atalhos
encontram-se disponíveis para todos os utilizadores.
EXEMPLO:
•
•
•
•
•
•
Ctrl + P = imprimir; arquivo
Ctrl + T = seleccionar; tudo
Ctrl + B = salvar
Ctrl + N = negrito
Ctrl + I = itálico
Ctrl + S = sublinhado
Objectivos
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Se têm uma tarefa que executa com frequência no Excel 2007, nesse caso pode gravar todas
essas tarefas numa Macro de forma a ganhar tempo.
Habilitar Macro
Para habilitar uma macro no Excel 2007, siga os seguintes passos:
1. Clique no Botão Microsoft Office, que se encontra no canto superior esquerdo do
monitor.
2. Aperte o botão "Opções...", mostrado na figura abaixo (Figura Macro 1 e 2);
Ao clicar em "Opções...", irá aparecer a janela abaixo. Escolha então a opção "Habilitar
este conteúdo" e clique o botão "OK".
Figura Macro 1: Aviso de Segurança - Localização de Opções do Excel.
Figura Macro 2: Aviso de Segurança – Habilitar o seu conteúdo.
3. Seguidamente, clique na opção inferior do painel (Opções do Excel) que entretanto se
abriu. (Siga as instruções das Figuras Macro 3; Macro 4; Macro 5 e Macro 6)
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Agora você poderá usar as macros do Livro Excel 2007. Na próxima vez que você abrir o Livro
(Book), deverá seguir estes mesmos passos para habilitar as macros. Mas cuidado, pois as
macros também podem conter código malicioso (Vírus).
Figura Macro 4: Localização “Centro de Fidedignidade”.
Continuando, escolha a opção "Central de Fidedignidade" e, em seguida, "Configurações da
Central de Fidedignidade...".
Figura Macro 3: Localização do Botão Office e Opções do Excel.
60
Figura Macro 5: Localização “Centro de Fidedignidade”.
Neste momento estamos quase a cumprir com todos os passos para criar uma Macro. Na nova
janela que aparece, prima no item "Configurações de Macro".
Figura Macro 6: Localização “Definições de Macro”.
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Agora é só você escolher o que fazer com as macros:
Desabilitar todas as macros sem notificação - Marque essa opção se quiser ignorar as macros.
As macros não serão executadas e você não será notificado de que o Livro (Book) aberto
possui macros.
Desabilitar todas as macros com notificação - É a opção padrão. Com ela você pode protegerse, uma vez que as macros iniciam desabilitadas, mas pode facilmente habilitar as macros.
Desabilitar todas as macros, excepto as digitalmente assinadas - É igual à primeira opção,
sendo que permite macros que possuem assinatura digital.
Na prática, é inútil para a maioria dos utilizadores.
Gravar Macro
Neste momento já está familiarizado com a área de trabalho do Excel – Macros, e sabe
introduzir, editar e manipular os dados dentro de uma folha de cálculo. Agora pretende
facilitar a sua acção em tarefas que executa frequentemente numa folha de cálculo. Uma das
maneiras de o conseguir é através da criação de Macros.
Para gravar uma Macro no Excel 2007, siga os seguintes passos:
1.
2.
3.
4.
5.
Aceda, no Separador Base (Home), à lista de Programador.
Atribua um Nome à Macro e seguidamente clique em OK;
Seguidamente a gravação da Macro será iniciada;
Realize as tarefas que geralmente executa, como abri um Livro e edita-lo.
Seguidamente aceda ao Separador Base (Home) e clique em “Terminar Gravação”
Figura Macro 7: Localização “Gravar Macro”.
Para visualizar a macro gravada, clique em Macros. Selecione a que você nomeou e clique em Editar.
Habilitar todas as macros (não recomendado; códigos possivelmente perigosos podem ser
executados) -Como a Microsoft fez questão de deixar claro, essa opção não é recomendada.
Afinal, dessa forma, você nem saberá que Livros (Book) tem macros, pelo que poderá activar
códigos maliciosos inadvertidamente.
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Para atribuir uma macro a um botão ou uma forma, clique simplesmente com o botão direito
do rato no mesmo / Atribuir macro e seleccionar a macro desejada.
Figura Macro 9: Atribuir Nome e tecla de atalho à Macro.
Personalizar Macro
Agora que já sabe gravar Macros, executar macros, é de todo interessante que possa exibir a
sua macro na Barra de Ferramentas.
Para personalizar Macros na barra de Ferramentas no Excel 2007, siga os seguintes passos:
1. Clique no botão Office e em seguida clique no botão Opções do Excel.
•
As opções de Personalizar aparecem no painel da direita.
2. Clique em personalizar na caixa de diálogo;
3. Clique em macros no Escolher comandos de caixa de listagem (drop-down);
4. Seleccione o nome da Macro e clique no botão Adicionar.
Figura Macro 8: Atribuir Nome e tecla de atalho à Macro.
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•
A macro aparece na caixa de listagem no lado direito da caixa de diálogo.
5. Clique no nome da Macro na caixa de lista à direita e clique no botão Modificar.
6. Seleccione um ícone para usar o botão.
•
Escolha o ícone que aparecerá na barra de ferramentas Acesso Rápido para
representar sua macro.
7. Clique em OK duas vezes.
Ambas as caixas de diálogo e feche o botão de macro aparece na barra de
ferramentas de Acesso Rápido.
•
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Eliminação de Macro
Figura Macro 10: Personalizar – Remover/Adicionar Macros.
Para remover o botão de macro na barra de ferramentas de Acesso Rápido, simplesmente
clique com o botão e seleccione Remover da Barra de Acesso Rápido. (Ver figura Macro 10)
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ANEXOS - Microsoft Office – Excel 2007
Capítulo I
EXERCÍCIO 2
1. Um livro é um conjunto de folhas.
2. Uma célula é uma intersecção entre uma Linha e uma Coluna.
3. Uma folha é um conjunto de páginas.
4. Várias células constituem uma página.
5. As colunas são representadas por Letras em Excel.
EXERCÍCIO 3
Para abrir um Livro no Excel 2007, siga os seguintes passos:
1. Clique no Menu Iniciar (Star);
2. Aceda a Todos os Programas (All Programs) e coloque o ponteiro sobre a opção
Microsoft Office;
3. Clique em Microsoft Office Excel 2007 para abrir o programa.
Para inserir os dados no Livro no Excel 2007, siga os seguintes passos:
1. Confirme, na Caixa de Nome (Name Box), que a célula A1 está activa;
2. Utilizando teclando, registe o dado Número de Empregados;
EXERCÍCIO 1
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3. Prima a tecla {Enter};
4. Escreva os dados de “Almeirim” e “Raposa”, clicando sempre ma tecla Enter para
passar para a célula seguinte;
5. Realize os mesmos passos para inserir os respectivos dados no intervalo B2 a B5;
Para eliminar o conteúdo da célula A6, siga os seguintes passos:
1. Clique sobre a célula A6:
2. Prima a tecla {Delete};
Para alterar o conteúdo da célula A6, siga os seguintes passos:
1. Clique na célula A1 e, depois, na barra de fórmulas no fim dos dados;
2. Apague a Palavra “Tapada” utilizando a tecla {Backspace} e escreva a palavra “Total”;
3. Prima Enter para terminar a operação.
1. Coloque o ponteiro do rato sobre a palavra “Cartaxo”, e quando o ponteiro assumir a
forma
clique uma vez para seleccionar a célula.
2. Para seleccionar as Freguesias, coloque o ponteiro do rato sobre a palavra “Almeirim”.
Quando ponteiro assumir a forma
clique com o botão esquerdo e, sem largar,
mova o rato para baixo. Quando chegar à palavra “Raposa”, liberte o botão do Rato;
3. Realize o mesmo procedimento que utilizou na Palavra “Cartaxo” para seleccionara
célula B5;
4. Realize o mesmo procedimento que utilizou no ponto 15 para seleccionar o intervalo
de células B2 a B5;
5. Para seleccionar os dados “Almeirim” e “Cartaxo”, seleccione primeiro a célula com o
Dado “Almeirim”. Depois clique com a mão esquerda do teclado [Ctrl] do teclado e,
sem largar o [Ctrl], clique sobre “Cartaxo”.
6. Efectue o mesmo procedimento para as células B3 e B5;
7. Para seleccionar a Coluna B, situe o ponteiro do rato sobre a letra D até surgir o
ponteiro de selecção de coluna. Quando surgir, clique uma vez.
8. Para seleccionar as colunas A e B seleccione a coluna A usando o mesmo
procedimento do ponto anterior e arraste, mantendo o botão esquerdo do rato
premido, até à coluna B;
9. Para seleccionar as linhas 3 e 5 comece por seleccionar a linha 3, clicando uma vez no
titulo da linha (número 3) quando surgir o ponteiro de linha
. Para juntar a 5 é
necessário premir a tecla {Ctrl} e clicar no título da linha 5.
10. Para Seleccionar todas as células da folha, clique no quadrado entre a Coluna A e a
linha 1.
Para os dados, siga os seguintes passos:
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Para gravar o livro, siga os seguintes passos:
1. Aceda ao botão do Office (Office Button);
Clique na opção Guardar (Save);
Escreva o Nome do Ficheiro (File Name) do ficheiro – “Exercício Excel”;
Confirme que está a gravar na parta Os meus Documentos (My Documents);
Prima {Enter} ou clique no botão Guardar (Save);
Para fechar o Excel 2007 clique na Cruz Conforme a figura seguinte.
Capítulo II
EXERCÍCIO 1
A actualização de Nomes apresenta várias vantagens, entre elas:
•
•
•
Evita inserir funções em células: I – Afirmação Incorrecta. A inserção da
função é sempre necessária.
Melhora a interpretação de Fórmulas: C – afirmação Correcta
Permite seleccionar rapidamente intervalos extensos de células: C – afirmação
Correcta
O Último passa para dar um Nome a uma célula ou a conjuntos de células é:
•
•
Aceder à caixa de nome: I – Informação Incorrecta. Esse é o primeiro passo.
Premir a tecla {F3} : I – Informação Incorrecta. A Tecla de Atalho {F3} permite
aceder à lista de Nomes.
2.
3.
4.
5.
6.
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•
Premir a tecla {Enter} : C – afirmação Correcta
É possível realizar Cálculos entre Folhas desde que:
•
•
•
No fim da fórmula se prima logo a tecla {Enter} C – afirmação Correcta.
Antes de mudar de Folha se prima a tecla {Enter} I – Informação Incorrecta. Se
clicar em Enter o cálculo é terminado
Antes de Mudar de Folha se coloque o símbolo *,/,+ ou - C – afirmação
Correcta.
EXERCICIO: 2
CONTAR.SE (COUNTIF)
Lógica (Logical)
PROCV (VLOOKUP)
Consulta e referência (Lookup & Reference)
PGTO (PMT)
DIAS360 (DAYS360)
Matemática e trigonometria (Math & Trig)
SOMA.SE (SUMIF)
SE (IF)
Data e hora (Date & Time)
HOJE (TODAY)
AMORT (SLN)
AGORA (NOW)
EXERCICIO: 3
SITUAÇÃO
TIPOS DE GRÁFICO
ACONSELHADOS
A – Pretende apresentar numa reunião os resultados Coluna (Columns ) ou Barras (Bar)
comerciais obtidos nas três diferentes sucursais da
Empresa SÓ-VENDE para que os mesmos sejam
analisados de forma imediata e clara.
B – Na mesma reunião é importante analisar a nível de Circular (Pie)
Mercado qual a faixa etária dos clientes. Dividiu os
clientes em 4 grupos de faixa etária e pretende
evidenciar quais as respectivas percentagens.
C – Para terminar decidiu apresentar a evolução do Linha (Line)
número de colaboradores nos últimos 5 anos, para
cada uma das três sucursais
MODA (MODE)
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EXERCICIO: 4
SEPARADOR
Formatar (Format)
Esquema (Layout)
Estrutura (Design)
FUNCIONALIDADES
• Permite modificar o esquema e o estilo do Gráfico.
• Permite inserir objectos no gráfico como Títulos ou a Legenda.
• Possibilita a modificação do Tipo de Gráfico.
• Permite aplicar um estilo WordArt ao Título do Gráfico
• Permite mover o gráfico para outra folha.
• Permite apresentar o Valor nas Barras do Gráfico.
EXERCICIO: 5
Título
Eixo Vertical
Séries de dados
Legenda
Capítulo III
Para ordenar os dados através da Coluna “Nome Cliente”, siga os seguintes passos:
1. No separador dados (Data) clique no botão
Para ordenar a tabela por múltiplos campos, siga os seguintes passos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Clique sobre a tabela;
No separador Dados (Data) clique no botão Ordenar (Sort);
Na Opção Ordenar por (Sort By), escolha “Grupo”;
Nessa mesma linha, na opção Ordem (Order), escolha a opção Z a A (Z to A);
Clique no botão Adicionar Nível (add Level);
Na opção Depois por (Then by) escolha “Código Cliente”;
Prima botão OK
Eixo Horizontal
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Para activar o filtro automático, siga os seguintes passos:
1. Clique na tabela;
2. No separador Dados (Data) clique no botão Filtrar (Filter).
Para filtrar por grupo, siga os seguintes passos:
1. Aceda ao filtro da coluna “Grupo”;
2. Clique no quadrado antes do Seleccionar Tudo (Select All) para retirar todas as
selecções;
3. Clique no quadrado antes da letra “C”;
4. Prima o botão OK, Surgiram 3 registos.
Para filtrar por valor, siga os seguintes passos:
1.
2.
3.
4.
5.
Aceda ao filtro da coluna “Valor Actual”;
Aceda à área de Filtros Numéricos (Number Filters);
Clique em Maior Que (Greater Than);
Escreva o valor 500000;
Prima a tecla {Enter} ou clique no botão OK. Surgiu um registo.
1. Clique sobre a tela se necessário;
2. No separador Dados (Data) clique no botão Limpar (Clear).
Para analisar os clientes com os 3 valores mais altos, siga os seguintes passos:
1. No filtro da coluna “Valor Actual”, aceda à área de Filtros Numéricos (Number Filters);
2. Clique em 10 Mais (Top 10);
3. Na opção no meio altere o número 10 para 3;
4. Prima o botão OK
Para visualizar os clientes com “Nunes” no nome, utilize o seguinte procedimento:
1.
2.
3.
4.
5.
No filtro da coluna “Nome Cliente”, aceda à área de Filtros de Texto (Text Filters);
Clique em Contém (Contains);
Registe a Palavra Nunes;
Prima a tecla {Enter} ou clique no botão OK. Surgiram dois registos.
Para limpar o filtro o procedimento é idêntico ao utilizado anteriormente.
Para visualizar os registos dos clientes inscritos antes da data indicada, utilize o seguinte
procedimento:
1. No filtro da coluna (Dta Inscrição”, aceda à área de Filtros de Data (Data Filters);
2. Clique em Antes (Before);
3. Insira a data 01-01-2010 e prima a tecla {Enter} ou clique no botão OK. Surgiram três
casos;
4. Para limpar o filtro o procedimento é idêntico ao utilizado nos pontos anteriores.
Para Limpar os Filtros anteriores, siga os seguintes passos:
71
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Para registar a informação requerida é necessário inserir um comentário. Para o conseguir
utilize o seguinte procedimento:
1. Clique com o botão direito do rato na célula B5 e escolha a opção Inserir comentário
(Insert Comment);
2. Registe a informação – Pretende Mudar de Grupo;
3. Clique noutra célula para terminar o procedimento.
Para fixar a primeira linha da tabela, utilize o seguinte procedimento:
1. No separador Ver (View) clique no botão Fixar Painéis (Freeze Panes);
2. Clique sobre Fixar Linha de Cima (Freeze Top Row).
1. Como os dados já estão ordenados por grupo, é desnecessário voltar a ordená-los.
Caso contrário este passo seria imprescindível.
2. Clique na tabela, se necessário;
3. No separador dados (Data) clique no botão SubTotal);
4. Na opção A cada alteração em (), seleccione “Grupo”;
5. Na opção Utilizar a Função, escolha a função Contar ();
6. Na área Adicionar subtotal a, desactive todas as opções activas e active apenas
“Grupo”
7. Confirme que a opção Sumário por baixo dos dados está activa;
8. Clique no Botão OK e visualize o resultado.
Para inserir SubTotal, utilize o seguinte procedimento:
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