cartas comerciais - EAD - Universidade Camilo Castelo Branco

TEMA 4
CARTAS COMERCIAIS
A IMPORTÂNCIA DA COM CARTAS COMERCIAIS
84
TEMA 4
TEMA 4
CARTAS COMERCIAIS
CARTAS COMERCIAIS
Iniciando nosso diálogo
Prezado aluno:
As cartas comerciais são de suma importância nas empresas, assim é vital conhecermos
as estruturas básicas e os elementos mínimos para redigi-las com correção gramatical. Esperamos
contribuir em suas redações comerciais. Bom trabalho!
OBJETIVOS
O nosso texto objetiva conduzi-lo a conhecer técnicas que o auxiliarão a elaborar textos comerciais, a partir de estruturas e de linguagens adequadas aos
mesmos.
Vamos iniciar nosso aprendizado!
85
A IMPORTÂNCIA DA COM CARTAS COMERCIAIS
86
TEMA 4
TEMA 4
CARTAS COMERCIAIS
COMUNICAÇÃO
Nos diversos setores de trabalho, existem canais de comunicação que proporcionam relacionamentos harmoniosos entre clientes e funcionários, dependendo de como e dos elementos que se
utilizam para estabelecê-la.
A maneira como se estabelece a comunicação, muitas vezes, não recebe a devida consideração. Assim, falhas que seriam facilmente solucionadas transformam-se em grandes problemas.
A solução para uma efetiva comunicação pode estar em aprender técnicas redacionais e como a
língua oral e escrita se comportam. Não devemos ignorar o fato real de que quanto melhor a comunicação tanto melhor integração empresa/funcionário/cliente.
Na atualidade, um sistema de comunicação eficaz conduz as empresas a se promoverem
frente aos clientes e a outras empresas. A utilização equivocada da Língua Portuguesa no tocante às
imprecisões, às ambiguidades pode criar uma imagem negativa à empresa. Devemos ter em mente
que para uma mensagem se efetivar em seu objetivo de comunicar algo ao receptor é fundamental
que ela seja compreendida por ele e, de alguma maneira, ser útil ao mesmo.
4.1 - PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO
Em uma empresa, devemos pensar nos diversos fatores que podem impedir a comunicação
entre o emissor e o receptor. No que toca à questão do emissor, ou seja, daquele que emite a comunicação, tanto oral quanto escrita, devemos considerar para que se efetive a comunicação:
a) A capacidade oral e escrita para expor os pensamentos. Se o emissor pensar confusamente, consequentemente escreverá e se comunicará confusamente, impedindo assim, a efetivação da mensagem;
b) Falta de coesão e frases muito fragmentadas. A mensagem a ser comunicada deve ter
coesão no texto, ou seja, uma frase deve estar ligada a outra, estabelecendo assim uma unidade;
c) Inserção de juízos e valores. O texto empresarial deve se pautar apenas pela comunicação de fatos relevantes; a nossa opinião e os nossos juízos de valores não interessam a ninguém,
ao contrário, dependendo de como são feitos, podem magoar e trazer prejuízos para a Empresa;
d) Linguagem simples. O texto empresarial deve evitar utilização de termos técnicos, pois a
comunicação se efetivará à medida que o receptor decodificar a mensagem. Assim, termos difíceis e
desconhecidos conduzirão o leitor a desistir da mensagem. Devemos usar frases e termos precisos
e ficar distantes de uma linguagem afetada.
A mensagem pode não ser decodificada pelo receptor, pois a comunicação pode não se efe-
87
A IMPORTÂNCIA DA COM CARTAS COMERCIAIS
TEMA 4
tivar em virtude:
a) Do conhecimento do receptor, ou seja, às vezes, a mensagem não é compreendida
em virtude da formação cultural mínima de quem está lendo a comunicação;
b) Da falta de disposição para entender. Outras vezes, o receptor não se predispõe a dar
atenção ao que está escrito. Embora tenha formação suficiente para entender a comunicação, não o quer. Por isso, a mensagem deve ser sempre clara e sem delongas.
Assim, é importante utilizar das técnicas de redação empresarial para que a comunicação
eficiente e eficaz se estabeleça entre os emissores e receptores da mensagem.
O emissor da comunicação deve estar sempre atento em transmitir a sua mensagem de uma
maneira clara e sintética conduzindo o receptor a compreendê-la e, principalmente, colocá-la em
prática.
Ao escrever um texto, devemos ficar atentos ao fato de que as pessoas têm ideias diferentes
das nossas. Muitas vezes, um simples comunicado pode causar dissabores incalculáveis, pois a
comunicação se dá por meio de palavras que, por sua vez, têm significados e interpretações diversas. Assim, devemos evitar em nossas comunicações palavras ambíguas ou de duplo sentido, pois
o receptor pode interpretá-las não no sentido que a usamos em nosso texto, mas segundo o seu
entendimento de mundo. Devemos evitar palavras: “negro”, “imbecil”, “besta”, pois carregam certa
carga de preconceito. Quando acontece a distorção do conteúdo do texto, a comunicação não se
efetiva.
Segundo, João Bosco Medeiros (MEDEIROS, 2007, p. 5), para a comunicação ser eficaz,
devem-se, ainda, analisar:
a) Com quem você vai comunicar-se? Quem é? Que tipo de pessoa ela é? De
quanto auxílio seu essa pessoa necessita pra entender e aceitar o que você vai
dizer?
b) O que você quer dizer? A mensagem está clara em sua própria mente? Você
ainda tem pormenores para verificar?
c) Como você está transmitindo as informações? Sua abordagem está correta?
Você está usando palavras adequadas às circunstâncias?
d) Como você se certifica de que conseguiu convencer o receptor? Que informações você quer para a confirmação? Que perguntas você pode fazer?
e) Prestar atenção às palavras escritas e faladas de outras pessoas. Usar, portanto, o vocabulário das pessoas com quem você quer comunicar-se.
Analisando o que dissemos, podemos dizer que nosso ponto de partida é, antes de produzir
o texto, ter em mente quem é o leitor, ou seja, o receptor.
88
TEMA 4
CARTAS COMERCIAIS
Oficina Literária
A atividade a seguir objetiva apenas exercitar o que foi apresentado anteriormente. Se desejar, faça-a para aprimorar os seus conhecimentos. OBS: Esta
atividade não terá nota atribuída.
1- Você considera que o que fala ou escreve é compreendido pelo seu receptor? Tem a preocupação em tornar comum suas ideias?
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
2- Normalmente, você encontra dificuldades para entender o que as pessoas
dizem?
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
4.2 - CLAREZA DE EXPRESSÃO
Ao escrevermos um texto, devemos ter em mente o que pretendemos transmitir. Conforme já
dissemos, o sujeito que não pensa com clareza não produz textos coerentes, ou seja, não consegue
comunicar suas ideias ao ouvinte. Assim, não podemos deixar de lado o pensar com clareza, caso
contrário, a comunicação será imprecisa e trará prejuízos à Empresa e ao receptor.
Não pense o leitor que para se produzir um texto preciso é necessário palavras exuberantes
e requintadas. Isto conduz o texto a prolixidade. Palavras simples, sem serem coloquiais, não carregam os parágrafos e conduzem a um entendimento e recepção imediatos.
Devemos pensar que nem todas as nossas ideias serão entendidas pelo leitor, assim por
antecipação, precisamos imaginar a capacidade intelectual do receptor da mensagem. A partir deste
ponto, usaremos palavras mais precisas e de acordo com a capacidade de compreensão dos receptores.
A comunicação se efetivará coerentemente à medida que tivermos claramente em nossa
mente o objeto sobre o qual dissertaremos, informações claras do fato. Não devemos, em hipótese
alguma, falar “de orelhada” sobre os acontecimentos e, pior, usar palavras para impressionar o leitor,
sem, ao menos, conhecermos o sentido em que queremos usá-las e o significado das mesmas.
89
A IMPORTÂNCIA DA COM CARTAS COMERCIAIS
TEMA 4
Assim, para escrevermos um texto coerente que transmita a nossa mensagem, devemos pensar:
Aspectos a considerar para
produção de um texto coerente
Qual objetivo de
nosso texto.
Quais são os receptores de nosso texto.
Qual o nível cultural dos
receptores.
Figura 5.1 - Aspectos a considerar para produção de um texto coerente.
4.3 - PALAVRAS
A comunicação, no geral, se dá por meio de palavras. Devemos ficar atentos ao utilizá-las,
pois cada uma tem seus valores próprios. Os substantivos, por exemplo, levam um sentido mais
concreto à frase; já os adjetivos desviam o leitor do sentido real que queremos passar em nossa
informação.
Logo, quanto maior o número de substantivos em um texto, maior a carga informativa. Por
outro lado, um adjetivo leva menor expressividade à frase. Assim, é aconselhável a supressão ao
máximo de artigos, preposições, advérbios e adjetivos, pois a frase se torna mais concisa e as ideias
mais claras.
Não devemos nos esquecer de que na redação comercial e oficial, é preciso tomar muito
cuidado com o uso de adjetivos, pois eles transmitem juízos valorativos, ou seja, quando usamos
“negro”, “preguiçoso” não sabemos exatamente como o leitor irá entender, no contexto, a carga de
expressividade. Dessa maneira, pode deturpar o sentido e entender o que não queríamos dizer. É
necessário guiarmo-nos pelas regras básicas para a produção de texto: Escolher palavras adequadas à mensagem e selecionar palavras precisas.
4.4 - TOM E FORMA DE ABORDAR O RECEPTOR
A maneira como pretendemos chegar ao nosso receptor é importante. Para cada assunto,
devemos escolher as palavras que se encaixam naquele contexto e em que tom falaremos com o
nosso leitor.
90
TEMA 4
CARTAS COMERCIAIS
É fato que a prolixidade traz problemas e a concisão excessiva diminui a força expressiva do
texto. Assim, no texto técnico, devemos ter em mente o que falaremos primeiro, sem circunlóquios,
ou seja, sem rodeios, pois a informação em uma empresa não pode atravancar o ritmo de trabalho.
Imagine um funcionário parando para ler um texto de 5 páginas!! Por outro lado, não devemos imaginar que um texto de 1 linha transmitirá a nossa mensagem. Nem muito prolixo nem muito conciso,
devemos encontrar um meio termo que nos conduza a boa comunicação de nossa mensagem.
4.5 - CARTAS COMERCIAIS: TÉCNICAS DE ELABORAÇÃO
4.5.1 - Conceito de Texto Comercial e de Correspondência
A correspondência, de modo geral, é um ato que se caracteriza pela troca de informações,
ou seja, pela emissão e recepção de mensagens. É um meio de comunicação escrita entre pessoas,
utilizada para ligar indivíduos distantes a fim de manterem uma troca de ideias.
As relações comerciais têm como objetivo criar, manter e encerrar negociações, e para atingir seus objetivos, a correspondência comercial, submete-se a certas normas e orientações para a
produção e envio de documentos próprios à área comercial.
O redator deverá ter seu próprio estilo, deve ser original e criativo, e é considerado eficaz
quando o leitor consegue entendê-lo ao término da leitura; contudo, em geral, há apenas dois modos de apresentar as ideias: um conciso e um prolixo. Em nenhum dos dois casos, porém, pode
privar-se de clareza, espontaneidade, precisão, originalidade e sinceridade.
São ainda desejáveis o conhecimento da sintaxe, embora não seja suficiente, favorece o
desenvolvimento do raciocínio da lógica, da pratica, aprender a escrever exige aprender a pensar; o
uso do rascunho, da emenda, a procura de uma forma agradável também são recomendados.
Enfim, as ideias devem ser apresentadas de maneira clara e sem ambigüidades, pois o texto só é
eficaz quando atinge seu objetivo.
4.5.2 - Importância do Texto Comercial
Uma carta comercial é mais que um conjunto de termos e expressões, ela serve como agente de Relações Públicas da empresa, portanto não poderá ser considerada uma simples atividade de
produção escrita que tem seus objetivos em si mesma, ela serve como instrumento de fechamento
de negócios.
O texto comercial que poderá criar (ou não) uma imagem positiva da empresa poderá propiciar bons negócios, logo ao se redigir uma carta, deve-se ter o máximo de cuidados, recomenda-se
cordialidade, clareza, precisão, ordem nas ideias e, se possível, respondê-la no mesmo dia, mas
91
A IMPORTÂNCIA DA COM CARTAS COMERCIAIS
TEMA 4
evite-se a pressa, que pode provocar redações incompletas, erros negligentes e mensagens truncadas.
4.5.3 - Estruturação e Diagramação Visual
Por ser um texto padronizado, a carta comercial segue as seguintes orientações formais e
estéticas:
• Usa-se papel A-4 (21,0x 29,7 cm)
• Margens de 3 cm.
• 20 a 25 linhas por página.
• 60 a 70 toques por linha.
•Usam-se espaços interlinear de 1,5. Entre os parágrafos, costuma-se duplicar
esse espaço.
• Antes da invocação, pode-se colocar um resumo da carta: ref.: (referência)
• Impressão em apenas um lado da folha.
4.5.4 - Estrutura da Carta Comercial
Com relação aos elementos estruturais, a carta deve conter:
• timbre: elemento que identifica a empresa;
• índice e número;
• local e data (à esquerda);
• referência: breve introdução do assunto;
• vocativo impessoal: Senhores, Prezado Colega, Sr. Fulano de Tal, Caro
cliente; Senhor Gerente etc;
• texto: deve ser exato, claro, conciso e coerente;
•cumprimento final: Com distinta consideração; Atenciosamente; Respeitosamente; Saudações; Abraços; Cordialmente ( para pessoas muito amigas), enfim, despeça-se com tom amigável, contudo evite alguns fechos inadequados
como: Aguardando suas notícias, aqui vai meu abraço carinhoso ou Sendo o
que se apresenta para o momento entre outras.
• assinatura;
• anexo (se houver);
• iniciais do redator;
• cópias: c/c.
92
TEMA 4
CARTAS COMERCIAIS
Alguns elementos devem ser suprimidos, por exemplo, o endereço do destinatário, já que ele
consta no envelope; não é necessário utilizar a expressão “em resposta”; não se usa mais a pauta
para assinatura do remetente; suprimem-se também os dois pontos do vocativo. Modelos de cartas
comerciais:
MODELO 1
ABCW SEGURADORA (papel timbrado)
5 espaços(5x1)
DE/332
3 espaços(3x1)
São Paulo, 10 de outubro de 20xx
5 espaços(5x1)
Ref.: Notícia sobre lançamento do livro
3 espaços(3x1)
Prezado Sr. Lopes
3 espaços(3x1)
Envio-lhe um exemplar de minha mais recente publicação – Nova Gramática da
Língua Portuguesa.
3 espaços(3x1)
É um livro dirigido a estudantes universitários e demais interessados em utilizar
a norma culta com precisão.
3 espaços(3x1)
Ficaria imensamente agradecido pela atenção ao press release anexo e publicação de uma nota sobre o lançamento da obra.
3 espaços(3x1)
Atenciosamente,
3 espaços(3x1)
Rita Ribeiro
3 espaços(3x1)
Anexo: Press- release
3 espaços(3x1)
RR
3 espaços(3x1)
c/c: Gerência de Comunicação Social.
93
A IMPORTÂNCIA DA COM CARTAS COMERCIAIS
TEMA 4
MODELO 1
ABCW SEGURADORA(papel timbrado)
São Paulo, 11 de novembro de 2011
Senhores
Ref.: Não-recebimento de mercadoria
Realizamos a compra de mil embalagens descartáveis no mês de outubro,
com prazo de entrega de 45 dias e até a data de hoje não recebemos a
mercadoria.
Queremos lembrar que já efetuamos o pagamento do material solicitado,
conforme boleto expedido no ato da compra.
Queiram, por gentileza, entrar em contato com nossa empresa para esclarecimentos sobre o assunto.
Atenciosamente,
Bernardo Ribeiro
Diretor
BR/SC
4.5.5 - Elementos Introdutórios das Cartas Comerciais
As introduções devem estimular o leitor a prosseguir com a leitura da carta, devem ser criativas. As mais utilizadas são:
• Informamos V.S.ª de que...
• Solicitamos a V.S.ª ...
• Desejamos cientificá-los de que ...
• Com relação aos termos de sua carta de ...
• Em vista do anúncio publicado no ...
94
TEMA 4
CARTAS COMERCIAIS
Evitem-se introduções antiquadas, como: comunicamos em resposta e outras. O texto empresarial moderno prioriza a objetividade, para tanto, a escolha do vocabulário deve ser simples e
formal, e como dissemos frases curtas e a gramática correta. Veja:
Antigamente
Atualmente
Anteriormente citadoCitado
Vimos por meio desta comunicar-lhe Comunicamos-lhe
Diante do exposto, encaminhamos a V.Sa. Encaminhamos-lhe
Acusamos o recebimento Recebemos
Levamos ao conhecimento de V.Sa. Informamos-lhe
Vimos com a presente, solicitar-lhe Solicitamos-lhe
Temos imenso prazer em sugerir-lhe Sugerimos-lhe
Chegamos à conclusão Concluímos
IMPORTANTE
Independente da área de atuação, escrever bem e corretamente é um requisito
imprescindível a qualquer pessoa que almeje o sucesso profissional.
4.5.6 - Correspondência Eletrônica
A comunicação documental foi significativamente substituída pelo meio eletrônico de comunicação,
o e-mail, que oferece rapidez. E como qualquer outra mensagem, a correspondência eletrônica (e-mail) merece os mesmos cuidados ao ser redigida, portanto devemos sempre observar:
• Concisão: não se deve ser prolixo ou conciso a ponto de ninguém entender.
• Clareza: o redator deve ser claro o suficiente para que todos o entendam, até
um estrangeiro que tenha pouco domínio da Língua Portuguesa.
• Exatidão: deve-se evitar palavras difíceis, vagas que fujam a compreensão do
leitor.
• Coerência: outra qualidade indispensável em qualquer correspondência.
IMPORTANTE
Não há motivos para se escrever de formar abreviada nos e-mails, então, evite.
95
A IMPORTÂNCIA DA COM CARTAS COMERCIAIS
TEMA 4
Na internet é comum expressões como:
vc = você
pq = porque
tb= também
rs= risos
pç =peça
bj = beijo
u.u’ = ah...
O e-mail facilitou a comunicação nas empresas, mas mensagens mal escritas podem provocar desentendimentos internos e externos. Além dos cuidados anteriormente citados, o redator deve-se preocupar em responder as seguintes questões: o que (o objeto da comunicação), para quem
(o receptor), para que (objetivo da comunicação), quando ocorreu o fato, como o destinatário deve
proceder e por que ocorreu determinado fato.
Além dos cuidados com a precisão, recomenda-se que o redator coloque o nome e o sobrenome ao final do texto, para que o leitor identifique quem escreveu a mensagem, pois uma pessoa
pode utilizar o e-mail de outra para enviar o e-mail.
Esteja atento ao responder as mensagens recebidas, escrever é um processo que envolve
várias etapas. Inicialmente, deve-se refletir sobre o que se vai escrever e não escrever às pressas.
Controle seus impulsos. O importante é tornar comum o pensamento, tendo consciência de que um
texto com desvios gramaticais pode trazer prejuízos para o redator, que poderá ser mal visto pelos
outros. Um bom redator produz textos do mesmo nível linguístico de seu leitor e sempre faz revisões
antes de encaminhá-lo.
Principais erros cometidos
Fazem dez meses...
Se eu ver você ...
Para mim fazer...
Entre eu e você...
Há dez anos atrás...
Existe muitos problemas....
Prefiro ir do que ficar...
Partirá daqui há cinco minutos...
Há menas pessoas no local.
A empresa está quites...
96
Forma correta
Faz dez meses...
Se eu vir você...
Para eu fazer...
Entre mim e você...
Há dez anos...
Existem muitos problemas...
Prefiro ir a ficar...
Partirá daqui a cinco minutos...
Há menos pessoas no local.
A empresa está quite...
TEMA 4
CARTAS COMERCIAIS
Para que a mensagem, a comunicação seja eficaz, deve-se conhecer o interlocutor, embora
seja muito comum, hoje em dia, utilizarmos o e-mail é necessário saber se esse é o canal mais eficaz
para tal mensagem. Para estabelecer uma boa comunicação é preciso ter conhecimentos.
Com relação à estrutura, o e-mail deve ter:
• Vocativo ou saudação inicial: devendo ser composta pelo nome da pessoa.
Prezada Clarice
Clara dos Anjos
• Mensagem: deve-se evitar o excesso de destaques, usar frases curtas e coordenadas, substituir todas as expressões que possam gerar dúvidas. Deixe
linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura. Escrever
tudo em letra maiúscula tem caráter agressivo e usar apenas minúsculas dá a
impressão de descaso ou mesmo de preguiça. Procure sempre digitar a mensagem observando as maiúsculas no início das frases e o restante em minúsculas:
Estou enviando a revista solicitada.
Aguardo seu retorno até 12 horas.
• Despedida respeitosa.
• Assinatura: nome do remetente.
Exemplos de mensagens de correspondência eletrônica:
• Nossas cotações têm validade de 15 dias.
• Os produtos que nos pede serão enviados amanhã.
• São as seguintes as informações que podemos fornecer-lhe...
• Queira, por favor, informar-nos sobre a cobertura do seguro residencial.
• Gostaríamos que nos informasse sobre a entrega dos pedidos.
• Infelizmente, não dispomos dos produtos solicitados em estoque.
97
A IMPORTÂNCIA DA COM CARTAS COMERCIAIS
TEMA 4
Independente do tipo de e-mail enviado seja sempre cordial e educado. As correspondências corporativas devem sempre ser mais formais e muitas vezes são consideradas documentos. Nada impede
que você seja mais informal com quem tenha afinidades, contudo dentro dos limites profissionais.
IMPORTANTE
Quando for encaminhar uma mensagem procure utilizar o CCO (cópia
carbono oculta) para inserir os destinatários, evite o “PARA” e “CC”. Utilizando o
“CCO” todos os endereços que você colocar não serão revelados para os destinatários que receberem seu e-mail, assim, diminui-se a propagação de spams,
vírus, e preserva-se a privacidade de seus contatos.
Com relação ao assunto, quando for encaminhar retire as expressões
“ENC”, “EN”, “FWD”, “RE”, “RESP”, além de ser deselegante, são formas de
usarem os e-mails dos demais usuários para encaminharem os spams.
Com conhecimento básico de informática o usuário tem condições de explorar os recursos
da correspondência eletrônica e o seu desempenho será melhor a medida que domine os recursos
linguísticos necessários para uma boa comunicação.
Veja a seguir um modelo de correspondência eletrônica:
Para: [email protected]
Assunto: Salto para o futuro
Caro(a) professor(a),
Nesta sexta-feira, 23 de setembro, às 19h, A Olimpíada de Língua Portuguesa Escrevendo o Futuro será tema do programa Salto para o Futuro,
da TV Escola, canal do Ministério da Educação transmitido e produzido
pela TV Brasil.
A transmissão será feita ao vivo e você poderá participar do debate enviando perguntas - antecipadamente ou durante o programa para o e-mail xxxxxx ou pelo telefone 0800 xxx xxxx.
Para assistir, sintonize a TV Escola na antena parabólica.
Um abraço,
Equipe da Olimpíada
98
TEMA 4
CARTAS COMERCIAIS
RECAPITULANDO
Neste tema, ressaltamos que as cartas comerciais são elaboradas para os diferentes setores de trabalhos. Dessa maneira, discutimos que uma relação harmoniosa entre empresa/funcionário/cliente depende de como e quais elementos são usados para estabelecer uma comunicação
eficaz que promova a empresa diante de seus clientes. Em seguida, estudamos alguns fatores que
podem trazer prejuízos à comunicação, dentre eles: o conhecimento dos elementos gramaticais
mínimos para se produzir um texto; a falta de coesão e coerência para se articular ideias. Ao final,
ainda na parte teórica, mostramos que escrever é, primeiramente, pensar o que pretendemos transmitir; posteriormente, avaliar se nosso pensamento será entendido pelo receptor. Ao final, foram
apresentados exercícios práticos para que a teoria se efetivasse na prática.
Até o próximo tema.
99