Fases do Inventário

INVENTÁRIO DE BENS MÓVEIS PERMANENTES 2015
PORTARIA 051/2015/GBSES – 23/03/2015
Marco Túlio de Oliveira Rangel
PNTS SUS - Analista de Sistemas
Cuiabá, junho de 2015
UFMT
Portaria 051/2015/GBSES
• Art.
1º
Ficam
estabelecidos
os
procedimentos para a realização do
Inventário Físico e Financeiro de Bens
Móveis Patrimoniais do exercício de 2015,
pertencentes ao acervo patrimonial da
Secretaria de Estado de Saúde/SES-MT.
• Art. 2º A Gestão dos Bens Patrimoniais
Móveis Permanentes da Secretaria de
Estado de Saúde é atribuição e competência
da Secretaria Adjunta de Administração
Sistêmica/SES-MT.
O que é Inventário?
• Art. 3º O inventário é um procedimento
administrativo realizado por meio de
levantamento físico que consiste no
arrolamento físico-financeiro de todos os
bens existentes, e que será realizado de
forma descentralizada em todas as
unidades da SES-MT, obedecendo ao
Cronograma
Anual
de
Inventário
estabelecido pela Secretaria Adjunta de
Administração Sistêmica.
Conceitos
Art. 4º Para efeito desta Portaria
consideram-se
os seguintes conceitos:
– Carga Patrimonial – é a totalidade de bens
móveis sob a responsabilidade de um servidor;
– Agente Patrimonial – é todo servidor indicado
para assumir a responsabilidade pela carga
patrimonial do bem, mediante a assinatura de
Termo de Responsabilidade Patrimonial;
– Termo de Responsabilidade Patrimonial (TRP)
– é o termo de aceitação e concordância daquele
que possui a guarda e responsabilidade sobre o
bem.
Conceitos
•
•
•
•
Material Permanente - É aquele, que em razão do seu uso corrente, não
perde a sua identidade física e/ou tem sua durabilidade superior a 02 (dois)
anos.
– Parâmetros excludentes:
• Durabilidade
• Transformabilidade
• Fragilidade
• Perecibilidade
• Incorporabilidade
Material de Consumo - Aqueles que, em razão do seu uso corrente,
perdem sua identidade física em dois anos e/ou tem sua utilização limitada
a esse período.
Unidade Administrativa (UA) – setor constante no Organograma e no
Decreto de Estrutura Organizacional do Órgão/Entidade, tais como
Superintendências, Coordenadorias, Gerências, entre outros
Unidade de Localização (UL) – é a menor unidade administrativa, ou
endereço do setor onde o bem está localizado/situado, tais como sala de
reunião, copa, galpão, e outros espaços físicos
Objetivos do Inventário
•
Art. 5º São objetivos da elaboração do Inventário Físico e Financeiro de Bens
Móveis Patrimoniais:
– Verificar a existência e localização dos bens patrimoniais, possibilitando a
atualização dos Termos de Responsabilidade e Relação de Carga Patrimonial;
– Fornecer subsídios e contribuir para maior eficiência e transparência na Gestão
do Acervo Patrimonial de Bens Móveis da Secretaria de Estado de Saúde;
– Permitir melhor planejamento, avaliação e controle dos bens móveis, mantendo
os registros devidamente atualizados;
– Permitir a confrontação entre os registros do FIPLAN e sua posterior
adequação;
– Possibilitar a atualização do valor do ativo patrimonial;
– Fornecer informações aos órgãos de controle e compor a prestação de contas
físico-financeira da SES/MT no encerramento de cada exercício;
– Confirmar as responsabilidades pela guarda dos bens patrimoniais móveis
Forma da Realização do Inventário
•
Art. 6º O levantamento patrimonial descentralizado será realizado por subcomissões
descentralizadas de inventário de cada unidade que compõe a estrutura organizacional
da Secretaria de Estado e Saúde, sob a coordenação da Comissão Central de Inventário.
•
§ 1º A Comissão Central de Inventário será instituída pelo Secretário Adjunto de
Administração Sistêmica com o objetivo de coordenar e orientar às atividades das
subcomissões de cada Unidade e conciliar os dados coletados pelas mesmas.
•
§ 2° As subcomissões descentralizadas serão instituídas pelo titular da unidade,
compostas de no mínimo 03 (três) servidores, preferencialmente do quadro efetivo da
SES, sendo um o seu presidente.
•
§ 3º Caberá também a Secretaria Adjunta de Administração Sistêmica, instituir
Subcomissão descentralizada de Inventário para realização do Inventário Físico e
Financeiro de Bens Móveis Patrimoniais da Unidade Central da SES.
•
§ 4º As Unidades sob gestão das Organizações Sociais de Saúde, deverão constituir
suas respectivas Subcomissões descentralizadas de Inventário para realização do
Inventário no âmbito de sua responsabilidade, sendo que no mínimo 01 (um) membro
deverá ser servidor efetivo da Secretaria de Estado de Saúde.
Orientações à Subcomissções
• Art. 7º Deverá constar obrigatoriamente do
relatório final a ser encaminhado à Comissão
Central de Inventário, a relação de Carga
Patrimonial da unidade contendo todos os bens
localizados no inventário, assinada pelo
respectivo titular da unidade.
• Art. 8º Durante a realização do inventário ficará
suspensa toda e qualquer atividade que envolva
movimentação física de bens.
• Art. 9º Nenhum bem móvel patrimonial
permanente poderá deixar de figurar no relatório
final de inventário de cada unidade.
Atribuições à Comissão Central
• Art. 10 São atribuições da Comissão Central de Inventário:
• Coordenar e orientar às Subcomissões de Inventário
quanto aos procedimentos necessários à realização do
Inventário;
• Receber das Subcomissões os relatórios finais do
Inventário Físico e Financeiro de Bens Móveis Patrimoniais
de 2015, e proceder a autuação de todos os relatórios em um
único processo administrativo;
• Emitir Relatório preliminar e submeter à autorização do
Secretario Adjunto da Administração Sistêmica, em caso de
necessidade de baixa de bens extraviados ou
considerados inservíveis, que depois de autorizados
encaminhará a Gerencia de Patrimônio para as atividades de
baixa;
• Emitir o Relatório Conclusivo, no qual se poderá fazer
referência aos fatos narrados nos relatórios das
Subcomissões;
Atribuições às Subcomissões
• Art. 11 São atribuições das Subcomissões de
Inventário:
– Realizar o levantamento físico dos bens de sua
unidade, sob a coordenação, suporte, apoio e
orientação da Comissão Central de Inventário e da
Gerência de Patrimônio;
– Solicitar o livre acesso a qualquer local da unidade
para a realização do levantamento físico dos bens;
– Requisitar da respectiva unidade, servidores,
equipamentos, transporte, materiais, e tudo o mais
que possa contribuir para o bom desempenho das
atividades da subcomissão;
– Emitir e encaminhar à Comissão Central o
Relatório Final de Inventário físico anual de 2015,
relatando as observações constatadas durante o
processo do inventário, os procedimentos realizados,
Atribuições aos presidentes das
subcomissões
• Art. 12 São atribuições do Presidente de
cada Subcomissão:
– Acompanhar os trabalhos desenvolvidos
pela subcomissão;
– Ratificar o Relatório Final de Inventário da
sua Unidade;
– Encaminhar à Comissão Central de
Inventário, no prazo estipulado, o Relatório
Final e toda a documentação relativa ao
levantamento físico dos bens móveis da
unidade, constando sua assinatura e do
gestor da unidade.
Outros destaques da Portaria
51/2015/GBSES
• Art. 15 Todo servidor público poderá ser
chamado à responsabilidade pelo
desaparecimento de bens que lhes
forem confiados para guarda ou uso, bem
como pelo dano que, dolosa ou
culposamente causar a qualquer bem,
esteja ou não sob a sua guarda.
• Art. 17 As eventuais irregularidades
apuradas após a finalização do Inventário
Físico e Financeiro de Bens Móveis
Patrimoniais do acervo da SES-MT serão
Estatuto do Servidor
•
•
•
TÍTULO IV
Do Regime Disciplinar
CAPÍTULO I
Dos Deveres
Art. 143. São deveres do funcionário:
I – exercer com zelo e dedicação as atribuições do cargo;
II – ser leal às instituições a que servir;
III – observar as normas legais e regulamentares;
IV– cumprir as ordens superiores, exceto quando manifestamente ilegais;
VI – levar ao conhecimento da autoridade superior as irregularidades de
que tiver ciência em razão do cargo;
VII – zelar pela economia do material e a conservação do patrimônio
público;
IX – manter conduta compatível com a da moralidade administrativa;
XI – tratar com urbanidade as pessoas;
Estatuto do Servidor
•
•
CAPÍTULO II
Das Proibições
Art. 144. Ao servidor público é proibido:
II - retirar, sem prévia anuência da autoridade competente, qualquer
documento, ou objeto da repartição;
III - recusar fé a documentos públicos;
IV - opor resistência injustificada ao andamento de documento e processo
ou execução de serviço;
V - referir-se de modo depreciativo ou desrespeitoso, à autoridades
públicas ou aos atos do Poder Público, mediante manifestação escrita ou
oral, podendo, porém, criticar ato do Poder Público, do ponto de vista
doutrinário ou da organização do serviço, em trabalho assinado;
VI – cometer a pessoa estranha à repartição , fora dos casos previstos em
lei, o desempenho de atribuições que seja sua responsabilidade ou de seu
subordinado;
XV - proceder de forma desidiosa;
Contextualização
• O sistema atual: SIGPAT
– Ano de Implantação: 2009
– Migração das informações antigas (SLPNET +
SGAP)
– Inconsistências das informações
– Levantamento Patrimonial Inicial
• Origem dos Bens não Cotejados (Associação da
plaqueta nova com a plaqueta velha)
– Descrédito por parte dos gestores devido as
inconsistências do sistema (bens já depreciados,
baixados, obsoletos, já transferidos para outras
unidades, etc)
– Falta de pessoal para alimentar todas as
transferências das unidades (Centralização das
ações no sistema na Gerência de Patrimônio)
Contextualização
– Devido aos problemas de inconsistência das informações, não
foi realizado a responsabilização das cargas patrimoniais
• Não foram cadastrados os responsáveis pelas cargas
patrimoniais
• Não foram emitidos os Termos de Responsabilidade Patrimonial
– Inventários não realizados devido as inconsistências do
sistema e da forma como foi planejado o inventário
• Levantamento in-loco dos bens em todos os municípios
• Tempo insuficiente para a realização do inventário
• Pouca disponibilidade de pessoal para a realização do
inventário
• Alta Complexidade para as soluções dos problemas
apresentados
• Falta de comprometimento dos gestores para as soluções
apresentadas
• Falta de credibilidade dos colegas para a realização do
Proposta de Trabalho
• A atual gestão está comprometida na realização da
regularização patrimonial e inventário dos bens
móveis permanentes de 2015
• Regularização dos bens móveis permanentes
– Eliminar os bens não cotejados
– Baixar todos os bens não encontrados
– Eliminar os cadastros incorretos no SIGPAT
(Bens, UAs, ULs, Logins, etc)
• Cada setor informará os bens constantes em seu
setor
• Os bens não encontrados serão remanejados do
setor inventariado
Proposta de Trabalho
• Todos os responsáveis por cargas
patrimoniais serão cadastrados no
sistema SIGPAT
• Será emitido todos os Termos de
Responsabilidades Patrimoniais
• As transferências de Bens Móveis
Permanentes será realizada pelos
setores, utilizando o sistema SIGPAT, e
uma cópia do Termo de Transferência será
repassado para o Setor de Patrimônio da
SES para conhecimento da ação realizada
Orientações para Realização do
Inventário 2015
• Elaboração do Cronograma e suas Fases
• Composição das Subcomissões de
Inventário
• Treinamento para o repasse das orientações
das atividades de regularização e inventário
• Levantamento dos Bens Móveis
Permanentes
• Treinamento das funcionalidades do SIGPAT
que serão utilizadas no inventário
• Lançamento dos Bens no Inventário do setor
• Investigação dos Bens encontrados não
lançados no sistema SIGPAT (Inventário)
Cronograma e Fases do Inventário
Treinamento
Preparação
Levantamento
e Lançamento
22/05 a 24/06
25/06 a 15/07
16/07 a 15/08
Investigação
Conclusão
(Relatórios
Finais)
16/08 a 31/08
31/09 a 01/12
Preparação
• Cadastramento das UA’s e UL’s
• Cadastramento dos
Responsáveis pelas UL’s
• Atualizar os logins por UA’s
• Transferências dos bens entre
as UL’s anteriores e atuais
• Cadastramento das
Subcomissões
• Abrir os Inventários das
Unidades de Localizações
Levantamento e
Lançamento
• Preenchimento da Ficha de
Levantamento Manual
• Lançamento dos bens para o
Inventário (SIGPAT)
• Lançamento dos bens não
cadastrados (SIGPAT) para a
Ficha de Bens não Cadastrados
Instruções de Preenchimento
FICHA PARA LEVENTAMENTO PATRIMONIAL DE BENS
PERMANENTES
Paginação:
UA
nº: 0092
Gerência de Desenv.
Nome Inventariante: Marco Túlio
UL
nº: 0055
Sala 01
Telefone UL: 3613-9999
Resp.UL nº: 00998 Marcos Antonio
1/3
E-mail UL: [email protected]
Situação (Ótimo,
Bom, Ruim ,
Péssimo)
Nro
Seq
Nro Antigo Descrição
Patrimonial
01
655971
13
02
102245
13
03
13
04
13
00
Monitor AOC
Ótimo
78056
00
Cadeira Azul Rodízio com Braço
Ruim
45211
00
Arquivo de Ferro 4 gavetas
Péssimo
00
Estante de Ferro 4 Divisórias
Bom
Avaliação física dos bens
• Avaliação da situação física dos bens
– Ótimo (80%) – bem que não apresenta avarias
ou desgaste, podendo ser utilizado na totalidade
de suas especificações técnicas e capacidade
operacional
– Bom (60%) – bem que embora possa apresentar
alguma avaria ou desgaste, esteja em boas
condições de uso
– Ruim (40%) – bem que ainda está em uso
mesmo em condições precárias, em virtude de
avarias ou desgaste natural
– Péssimo (20%) – bem que não mais puder ser
utilizado para o fim a que se destina devido à
Instruções de Preenchimento
RELAÇÃO DE BENS NÃO CADASTRADOS NO SIGPAT
Paginação:
UA
nº: 0092
Gerência de Desenv.
UL
nº: 0055 Sala 01
Nome Inventariante: Marco Túlio
Telefone UL: 3613-9999
Resp.UL nº: 00998 Marcos Antonio
E-mail UL: [email protected]
Situação
(Ótimo, Bom,
Ruim , Péssimo)
Nro
Seq
Nro Antigo Descrição
Patrimonial
01
102245
13
78056
00
Cadeira Azul Rodízio com Braço
Ruim
02
13
45211
00
Arquivo de Ferro 4 gavetas
Péssimo
03
13
00
Estante de Ferro 4 Divisórias
Bom
13
00
13
00
Investigação
• Procurar bem a bem na Lista de Bens não Cotejados (PDF)
• Lançar o bem encontrado para a Ficha de Bens para
Cotejamento
• Essa ficha será enviada à SAD, para que seja feito o correto
cotejamento dos bens constantes nessa lista.
• Após o cotejamento, os bens dessa lista deverá ser lançado
no respectivo inventário da unidade de localização.
• Caso o bem seja localizado e não tenha número antigo, o
bem deverá ser associados a bens que estiverem como não
encontrados no inventário dessa UL, e assim poderá ser
lançado na Ficha de Bens para Cotejamento.
• Os bens não cadastrados que não forem localizados na Lista
de Não Cotejados (PDF) poderão:
• Ser associados a bens que estiverem como não
encontrados no inventário dessa UL ou de outras UL’s.
• Ser incorporados, caso a descrição do bem não coincida
com a das outras listagens de bens não encontrados.
Instruções de Preenchimento
RELAÇÃO DE BENS PARA COTEJAMENTO NO SIGPAT
UA nº: 0092 Gerência de Desenv.
UL nº: 0055 Sala 01
Resp. UL nº: 00998 Marcos Antonio
Seq
Nro
Patrimonial
01
102245
Nome Inventariante:
Telefone UL:
E-mail UL:
Nro Antigo
Nro Antigo
(Encontrado)
(PDF não Cotejados)
13
13
13
78056
00
00
00
13
00
13
00
78086
Marco Túlio
3613-9999
[email protected]
Descrição
Cadeira Azul Rodízio com Braço
Paginação:
Situação
(Ótimo, Bom,
Ruim ,
Péssimo)
Ruim
RELAÇÃO DE BENS NÃO CADASTRADOS NO SIGPAT
UA
nº: 0092 Gerência de Desenv.
UL
nº: 0055 Sala 01
Resp.UL nº: 00998 Marcos Antonio
Nome Inventariante: Marco Túlio
Telefone UL: 3613-9999
E-mail UL: [email protected]
Situação
(Ótimo, Bom,
Ruim ,
Péssimo)
Nro
Seq
Nro Antigo Descrição
Patrimonial
01
02
03
102245
13
13
13
13
13
78056
45211
00
00
00
00
00
Paginação:
Cadeira Azul Rodízio com Braço
Arquivo de Ferro 4 gavetas
Estante de Ferro 4 Divisórias
Ruim
Péssimo
Bom
Resultado da pesquisa na lista de Bens
não Encontrados (Inventário)
RELAÇÃO DE BENS NÃO ENCONTRADOS NO SIGPAT
UA
nº: 0092 Gerência de Desenv.
UL
nº: 0055 Sala 01
Resp.UL nº: 00998 Marcos Antonio
Nome Inventariante: Marco Túlio
Telefone UL: 3613-9999
E-mail UL: [email protected]
Situação
(Ótimo, Bom,
Ruim ,
Péssimo)
Nro
Seq
Nro Antigo Descrição
Patrimonial
01
02
03
102245
13
13
13
13
13
78056
45211
85265
00
00
00
00
00
Paginação:
Cadeira Azul Rodízio com Braço
Arquivo de Ferro 4 gavetas
Estante de Ferro 4 Divisórias
Ruim
Péssimo
Bom
Investigação
Cotejamento
• Premissas para
cotejamento
• Existência da
plaqueta nova
• O número novo não
estar cadastrado do
SIGPAT
• O número antigo
estar cadastrado no
SIGPAT
Associação
Incorporação
• A associação ocorrerá
quando o bem não
puder ser lançado no
inventário do sistema
SIGPAT e existir na
relação de bens do
setor outro bem com
a mesma descrição
• Anotar no bem o
número patrimonial
que será associado ao
mesmo
• Quando o bem não
puder ser lançado
pelo número novo e
antigo, e não puder
ser associado a
nenhum outro bem,
constantes nas lista de
bens não encontrados
• Último recurso para
que o bem seja
lançado no inventário
do sistema
Listagens de Auxílio
Lista de Bens não Cotejados
Listagens de Auxílio
Inventário 2009
Listagens produzidas pelo SIGPAT
Inventário
Bens
Bens
Bens não encontrados
Encontrados Encontrados de outras
localidades
Bens Encontrados
• Essa é a listagens dos bens inventariados
da UL
• Essa listagem servirá de base para
geração
dos
Termos
de
Responsabilidades Patrimoniais (TRP)
Bens não Encontrados
• Esses são os bens não encontrados que
pertencem a UL
• Ao final do inventário de toda a SES,
esses bens deverão ser transferidos para
UL’s de bens não encontrados, com a
finalidade de regularizar as TRP’s das
UL’s
Bens Encontrados de outras
localidades
• Esses são os bens encontradas na UL
inventariada que pertencem a outra
UL
• Para regularizar o inventário esses
bens deverão ser transferidos para a
UL inventariada
• Após a transferência, esses bens
passará a constar no TRP da UL
inventariada
Telessaúde Mato Grosso - Tele Educa MT
Núcleo Técnico Científico de Telessaúde MT
www.telessaude.mt.gov.br
www.youtube.com/teleeducamatogrosso
[email protected]
Tel: (65) 3615-7352
(65) 3661-3559/3661-2934