Fechamento de Balanço no Sistema de Almoxarifado

Fechamento de Balanço Almoxarifado
1ª Etapa:
Realizar a emissão do relatório de Balancete de Materiais por Dotação através do Menu
Relatórios / Prestação de Contas.
Será aberta a seguinte tela:
Informe o Almoxarifado Inicial e Final de trabalho, a Dotação Inicial e Final e o Período
que será prestado contas e clique em OK;
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2ª Etapa:
Conferir se o Saldo Inicial está batendo com o valor que foi prestado contas no ano
anterior.
Obs.: Caso o saldo Inicial não esteja batendo deve-se realizar a conferência das notas de
entradas e requisições realizadas para o acerto das mesmas, para que o saldo anterior
possa ser levado para o próximo ano corretamente, sendo assim o Saldo Inicial do ano
corrente.
3ª Etapa:
Realizar a conferência dos valores de Entradas.
Realizar a emissão do relatório de Listagem de Minutas de Entradas, através do Menu
Relatórios / Entradas / Listagens.
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Ao clicar sobre o relatório será aberta a seguinte tela:
Informe o Almoxarifado Inicial e Final de trabalho a ser realizada a conferência, o
Produto Inicial e Final e o Período que está sendo realizadas as conferências e clique
em OK;
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Assim o valor de entradas deve bater com o valor de liquidações da contabilidade, pedir
para o setor contábil realizar a emissão do relatório de liquidações para a conferência.
Divergência de valores
Em caso de valores divergentes nas entradas, deve-se fazer a conferência de nota por
nota para verificar se os valores lançados estão de acordo com o relatório de liquidação,
somente com a conferência será possível estar verificando onde está a divergência de
valores e estar realizando o acerto do mesmo.
4ª Etapa
Realizar a conferência dos valores de Saídas.
Os valores de saídas são repassados para a contabilidade, pois são as requisições
efetuadas no sistema.
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Obs.: Caso queira o relatório detalhado das requisições realizadas, basta ir ao Menu
Relatórios / Requisições / Listagens/ Listagem de Minutas de Requisições
Ao clicar sobre o relatório será aberta a seguinte tela:
Informe o Almoxarifado Inicial e Final de trabalho, o Produto Inicial e Final e o Período
desejado e clique em OK;
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Obs.: Quem passa os valores de requisições é o setor de Almoxarifado para o setor
contábil. Assim o valor de requisição deve ser passado para o mesmo, para que possa ser
contabilizado.
5ª Etapa
Assim teremos o Saldo Atual:
Após essa conferência será verificado o Saldo Atual.
Obs.: O saldo atual é o Saldo Inicial + Entradas + Créditos – Saídas – Débitos = Saldo
Atual.
Créditos e Débitos  Quando é realizada uma transferência e a devolução da mesma,
ou a realização de inventário.
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6ª Etapa:
Realizar a emissão dos relatórios de Balancete De Materiais Por Dotação (Menu
Relatórios / Prestações de Contas) e Inventário / Saldo ( Menu Relatórios / Inventário /
Saldo) para comprovação dos valores.
7ª Etapa:
Após a conferência de valores, será realizada a emissão do Inventário / Saldo , para o
envio para o Tribunal de Contas. Através do Menu Relatórios / Inventário/Saldo /
Inventário / Saldo de Materiais Consolidado ou Inventário / Saldo por dotação.
8ª Etapa
Após realizar toda a conferência dos dados e impressão dos relatórios, será realizada a
trava de movimentação do sistema, para estar iniciando os trabalhos do próximo ano.
Só poderá dar inicio aos trabalhos do próximo ano, quando o ano anterior estiver
finalizado.
Para travar as movimentações acesse Menu Arquivos / Cadastro do Sistema /
Almoxarifado, aba “Movimentações”.
Assim informe o período de fechamento, por exemplo, estamos fechando 2014, assim
deve ser informada a data 31/12/2014. Para o inicio de 2015.
Dicas:
 Estar realizando a prestação de contas mensalmente se possível com o setor
contábil, conferindo entradas e saídas. A Conferência mensal elimina o risco de
divergências a aumenta a eficácia dos trabalhos para a prestação de contas anual.
 Após essa conferência travar as movimentações a cada prestação de contas do
mês, se esta for mensal através do Menu Arquivos / Cadastro do Sistema /
Almoxarifado – Aba Movimentações e informe no campo
“Travar as
movimentações Até a Data:”, e informe a data referente ao mês de fechamento
XX/XX/2014.
 Realizar a emissão do relatório de saldo do almoxarifado e verificar se existem
saldos negativos e realizar a correção dos mesmos antes de efetuar a prestação
de contas mensal ou anual.
 Esclarecimentos sobre a forma de prestação de contas devem ser obtidos com o
tribunal de contas do Estado do Espírito Santo através do site
http://www.tce.es.gov.br, na aba Jurisdicionado opção Prestação de Contas
Anual, existe várias dicas e informações sobre a nova forma de prestação de
contas conforme a Instrução Normativa 28/2013.
Obs.: Conforme a IN 28/2013, estabeleceu novos relatórios conforme ANEXO 15 a
22, os mesmos já estão em fase de confecção para a prestação de contas em 2015
referente a 2014.
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