Manage

Enterprise Content
Management
Prof. Dr. W. Riggert
Enterprise Content Management
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Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung,
Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen
der Geschäftsprozesse eines Unternehmens
AIIM Definition
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Enterprise Content Management is the technologies, tools, and
methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver
content across an enterprise
Funktionseinheiten
Capture
Store
Enterprise
Content
Management
Preserve
Manage
Deliver
ECM-Funktionen
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Capture: Erstellung, Erfassung und Aufbereitung von analogen
und digitalen Informationen = Input-Management
Manage: Verwaltung, Wiederauffinden und
Berechtigungsprüfung von Dokumenten
Deliver: Präsentation von Inhalten – Portale, COLD-Technologie,
eBooks = Output-Management
Store: temporäre Speicherung von Informationen, die nicht
archivierungswürdig sind
Preserve: Langzeitarchivierung
AIIM-Modell
ECM – Überblick 5C‘s
Quelle: Schiliro, Pandacom
ECM - Einordnung
Quelle: Schiliro, Pandacom
1. Erfassung (Capture)
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Manuell erzeugte/gescannte Informationen: papiergebundene
Schriftstücke
Maschinell erzeugte/automatisch erfasste Informationen: durch
Anwendungen erstellte Dateien
EDI-Dateien: Austausch von Geschäftsdaten
XML-Dateien: Austausch standardisierter Informationen
Formulare
z Vordruckerfassung: Überweisungsträger
z Erfassung von Web-Formularen
Erfassung (Capture) cont.
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COLD (Computer Output on Laser Disk): Druckdateien, Berichte
oder Listen lassen sich mit dieser Technologie in ein Archiv
überführen. Dazu werden die Druckdaten in Einzeldokumente
zerlegt und in ein Zielformat, z.B. TIFF oder PDF umgewandelt.
Bearbeitungstechniken
Erkennungstechnologien
z Optical Character Recognition (OCR)
z Handprint Character Recognition (HCR)
z Intelligent Character Recognition (ICR)
z Mustererkennung
z Barcode
z Bildbearbeitung
z Inhaltliche Erschließung
z Manuelle Indexierung
z Automatische Indexierung
z Automatische Klassifikation
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2. Manage
Bearbeitung, Verwaltung und Nutzung der Information durch
unterschiedliche Teilsysteme:
z Dokumentenmanagement
z Workflow
z Records Management
z Collaboration
z Web Content Management
z Kern der ECM-Idee
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Manage-Funktionen
Dokumentenmanagement
Idee: Organisation und Koordination der Entwicklung,
Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten
aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung
bis zu ihrer Vernichtung.
z Ziel: Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen
machen Arbeitsabläufe transparent
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DokumentenmanagementFunktionen
Check-In/Check-Out: Sicherstellung eines konsistenten
Bestandes
z Versionskontrolle von Dokumenten: Herstellung von
unterschiedlichen Bearbeitungsständen eines Dokumentes
z Suchmechanismen: Volltextsuche bis strukturierte Suche
z Zugriffskontrolle: Zugriff nur für berechtigte Benutzer
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Records Management
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Methoden, Verfahren und Anwendungen zur
Verwaltung, Erschließung, Sicherung und Löschung
elektronischer Informationen
Records Management-Funktionen
Abbildung von Aktenplänen
z Thesaurus- oder wortschatzgestützte eindeutige Indizierung
von Dokumenten
z Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen
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Collaboration
Idee: Computerunterstützung gruppenorientierter Arbeitsabläufe.
z Ziel: koordinierter Austausch gruppenbezogener Information und
ihre kooperative Bearbeitung
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Collaborations-Funktionen
Der Collaborationsgedanke integriert unterschiedliche Personen
und Funktionsträger zu Teams
z Zusammenarbeit entsteht in der Interaktion zwischen Personen,
die unterschiedliche Formen und Ausprägungen zwischen den
Beteiligten annehmen kann. Die Grundlage bilden:
z Kooperation
z Kommunikation
z Koordination
z Anwendungen differenzieren sich nach einem Raum/Zeitkriterium in Videokonferenzing, gemeinsames Editieren oder
Whiteboards
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Web Content Management
Idee: verwaltet die logische Einheit und Konsistenz einer
Website.
z Grundlage: das Prinzip der Trennung von Inhalt und Layout
z Ziel: Wiederverwendung von Content für verschiedene
Informationskanäle, z.B. für PC, WAP-Handy oder PDA
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Web Content Management
Funktionen
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Editieren und Gestalten einer Web-Präsenz
Steuerung der Zugriffsberechtigungen
Publikationsprozess in Sinne eines Redaktionsablaufes
Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate
Möglichkeit der personalisierten Darstellung
Workflow
Idee: mehrere dynamische, abteilungsübergreifende aber
fachlich zusammenhängende, arbeitsteilige Aktivitäten, die in
logischer oder zeitlicher Abhängigkeit zueinander stehen
z Ziel: Automatisierung formalisierbarer und teil-formalisierbarer
Vorgänge mit den Merkmalen:
z einzelne Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt
z der Ablauf ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert
z den beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen
und Kompetenzen zuweisen
z die Informationsbearbeitung- und -bereitstellung ist
automatisierbar
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Workflow-Funktionen
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Steuerung von Ausnahmeregelungen
Wiedervorlage von zeitgebundenen Dokumenten
Mitzeichnungsverfahren
Dokumentenweiterleitungskonzepte
Statuseinordnung und Kontrolle des Ablaufs
Parallele, wiederholte oder sequentielle Bearbeitung
Design eines Ablaufs
Zusatz: Compliance
Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und
regulativen Vorgaben
z Sammelbecken für rechtliche Vorgaben: GDPdU, Basel II,
Sarbanes Oxley Act, …
z Spezielle Lösung zur Erfüllung der Anforderung häufig
unwirtschaftlich -> Schaffung einheitlicher Infrastruktur, die
Anforderungen „nebenbei“ erfüllt
z Zukünftige Anforderungen nicht absehbar
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3. Store
Temporäre Ablage von Informationen, die nicht archiviert werden
z Drei Komponenten werden unterschieden:
z Speichermedien
z Verwaltung der Speichermedien und –geräte
z Speichertechnologien
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Speichermedien
Filesysteme: temporäre Zwischenablage von Dokumenten
während des Erstellprozesses
z Datenbanken: Speicherung von Indizes und Dokumenten mit
entsprechender Steuerung des Zugriffs
z Data Warehouse: Zusammenführung (Integration) und
Verdichtung (Aggregation) von Daten aus mehreren heterogenen
Quellen in einer zentralen Datenbank, um flexible und schnelle
Auswertungen zu ermöglichen
z Content Management Systeme: Erzeugung und Ablage des
„Contents“
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Speicherverwaltung
z
Speichermanagement für den Online-Speicher (Daten und
Dokumente im direkten Zugriff), den Nearline-Speicher (Daten
und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des
Laufwerks befindet, aber erst durch einen Roboter aktiviert
werden muss) und den Offline-Speicher (Daten und
Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und nicht
dem automatisierten Zugriff des Systems zur Verfügung steht)
Technologien
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RAID-Systeme
Storage Area Networks (SAN)
Network Attached Storage (NAS)
Medien wie CD-R, CD-RW, DVD, WORM oder MO-Platten
Massenspeicher wie DAT-Tapes
4. Deliver
Bereitstellung der Informationen aus der Manage-, Store- und
Preserve-Komponente
z Funktionalität entspricht dem Outputmanagement:
z Transformations- und Konvertierungstechnologien
z Sicherheitskonzepte
z Verteilung und Publikation
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Transformation- und Konvertierung
z
z
z
Konverter und Viewer, um einheitliche Anzeige- oder Ausgabeformate zu
erzeugen
Kompression und Komprimierung, um den Speicherbedarf und
Übertragungsvolumina zu reduzieren
Verwendung von Standardformaten wie PDF, XML oder TIFF
Sicherheitskonzepte
Public Key Infrastructure (PKI) zur Versendung vertraulicher
Informationen über unsichere Verbindungen mit einer Verwaltung
von Schlüsseln und Zertifikaten
z Digitale Signatur: Gegenstück zur handgeschriebenen Signatur
zur Feststellung der Authentizität und Verbindlichkeit des
Dokumentes durch den Leser
z
Verteilung und Publikation
Ziel: Informationen kontrolliert und aufbereitet zur Verfügung
stellen
z Instrumente:
z Internet, Intranet
z Portale
z E-Mail
z Datenträger wie CD, DVD, USB-Stick
z Datenübertragung durch SMS, Unified Messaging, Handy
z Papier
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5. Preserve
Die Archivierung dient der langfristigen unveränderbaren,
revisionssicheren Speicherung von Dokumenten
z Da die abgelegten Daten nicht nachträglich modifiziert werden
dürfen, kommen nur bestimmte – von den Behörden akzeptierte Medien zum Einsatz:
z Mikrofilm
z WORM
z CD-R
z Papier
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Vision: Information Lifecycle
Management
Strategien, Methoden und Anwendungen um Informationen
automatisch entsprechend ihrem Wert und Nutzen auf den
kostengünstigsten Speichermedien bereitzustellen, zu erschließen
und langfristig sicher aufzubewahren
z Damit ergibt sich eine Verschmelzung von Storage-, Archiv-, Contentund Dokumentenmanagementsystemen
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Video
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http://www.documentum.com/solutions/dam/tour/EC
Mtour.html