Lagerbestandsneutrale Gutschriften

Report
Foto: Universal
Unterstützung der Geschäftsabläufe bei Universal Music Deutschland
mit lagerbestandsneutraler Gutschriften- und Rechnungserfassung
Es geht um Musik
Von Gero Bruchmann
Universal Music Deutschland hält als Unternehmen der Universal Music Group den umfassendsten Musik-Katalog der Welt, darunter die bekanntesten Künstler und Label der Branche. Das Unternehmen ist mit
einem Marktanteil von rund 30 % unangefochtener Marktführer.
Als am 1. Juli 2002 der Firmensitz von Hamburg ins ehemalige Kühlhaus der Berliner Spreespeicher
wechselte, war dies nicht nur ein großer Ansiedlungserfolg für die Hauptstadt, sondern eine mindestens
ebenso große logistische Leistung, insbesondere auch aus Sicht der IT. Schließlich galt es, quasi übergangslos in Berlin die Weiterführung des Tagesgeschäfts sicherzustellen, nachdem in Hamburg der Letzte
die Musik ausgemacht hatte. Hierbei setzte Universal Music Deutschland erfolgreich auf die Unterstützung von MaK DATA SYSTEM.
Auftragsverarbeitung
europaweit
Die Abwicklung der täglich 2.500
Bestellungen mit einem Gesamtumfang von rund 50.000 Positionen beginnt systemseitig auf den Produktionsdatenbanken (ORACLE 8.1.6) in
Berlin. Sie verrichten dort ihre Arbeit
auf 1,3 GHz Dual-CPU Compaq-Ser-
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vern mit drei GB RAM unter Windows
2000, wobei hier lediglich das
ORACLE-Home auf einer lokalen
Server-Festplatte liegt. Der gesamte
übrige zur Verfügung stehende Plattenspeicher befindet sich im sog.
SAN, dem „Storage Area Network“,
einem Hochgeschwindigkeitsnetzwerk zwischen Servern und Speichersubsystemen. Im Gegensatz zur
traditionellen dedizierten Verbindung
zwischen Rechner und Platte ermöglicht das SAN eine any-to-any Verbindung durch das gesamte Netzwerk. Die Festplatten werden so innerhalb des SAN unabhängig von
den Servern und ebenso unabhängig von den eingesetzten Plattformen. In dieser Form kann jede der
Festplatten, die im RAID1-Platten-
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ORACLE-Datenbanken mit Centura als GUI
verbund zudem mehrfach gespiegelt
sind, einem oder mehreren Servern
zugeordnet und sogar im laufenden
Betrieb getauscht werden.
Dieses System steht am Anfang einer komplexen Verarbeitungskette,
die sich mit Rechenzentren in
Deutschland, Frankreich und England über ganz Europa erstreckt.
Im Berliner Client-Server-Umfeld erfolgt zunächst die Erfassung und Verarbeitung eines Auftrags als „Vorgang“ durch Applikationen, die von
der IT-Abteilung ISO (Informationssysteme und Organisation) erstellt
und supported werden. Das Developer-Tool zur Entwicklung der Client/
Server-Anwendungen im Haus lautet hierbei nahezu ausnahmslos Centura 2.1 (ehemals und jetzt wieder:
Gupta SQL Windows). Bei der Produktionsdatenbank, die hinter den
Applikationen die Vorgänge aufnimmt
und das Tagesgeschäft als OnlineDB versorgt, wird mit OLTP gearbeitet (OnLine Transaction Processing).
Dies entspricht den Anforderungen
hinsichtlich kurzer Antwortzeiten, hohem Datendurchsatz und häufiger
Lese-, Schreib- und Lösch-Operationen.
Neben der manuellen Auftragserfassung mit Bestellannahme und Eingabe durch den Anwender existiert ein
Bereich automatisierter Bestelleingänge: das CAS-System (Computer
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Aided Selling). Hierzu zählen
einerseits die Daten der Außendienstmitarbeiter, die ihre Kundenaufträge vom Laptop per FTP in das
Berliner System überführen. Andererseits das „Phononet“, ein Gemeinschaftsprojekt der Musikindustrie.
Dieses ermöglicht dem Kunden, firmenunabhängig nahezu sämtliche
Bestellungen via PC / DFÜ zu versenden. Diese Bestellungen laufen
bei Phononet zusammen, werden in
die einzelnen Auftragspositionen, den
Orderlines, der verschiedenen Firmen (Universal, BMG etc.) gesplittet
und im Universal-System zur Übernahme bereitgestellt.
(Picking) sowie die Bereitstellung zur
Auslieferung (Shipping) realisiert und
an SAP rückgemeldet wird.
Logistik
Im Host-Rechenzentrum in Paris, das
unter anderem auch die Kunden- und
Artikel-Stammdaten hält, werden die
Berliner SOP-Daten empfangen,
komplettiert und zur Verarbeitung an
die unterschiedlichsten Orte weitergeleitet. Zum Beispiel in das Rechenzentrum Romford bei London, wo
nicht nur das Buchhaltungssystem
JDEdwards auf einer AS/400 seine
Dienste leistet, sondern ebenso wiederum die Administration des Hosts
in Paris realisiert wird. Ein weiteres
Ziel der Host-Daten ist Baarn in den
Niederlanden, wo die Abrechnung
und Zahlung von Lizenzen und Copyrights realisiert werden. Der Musikverlag Universal Music Publishing,
UMP, ist mit rund 1.000.000 Copyrights die drittgrößte Publishing Company der Welt.
Alle Aufträge werden schließlich von
Berlin in das Adabas/SAP-Unix-Umfeld der Universal Manufacturing &
Logistics (UML) mit Sitz in Hannover
exportiert und so ihrer eigentlichen
Bestimmung zugeführt: UML ist die
Basis für Produktion, Lagerhaltung
und Distribution und gehört zu den
modernsten Ton- und Datenträgerproduktionsstätten Europas. So befinden sich auf dem ehemaligen PolyGram-Gelände in Hannover unter
anderem CD-Presswerk und WarenLager.
SAP übergibt dort die Aufträge an das
Waren-Management-System, WMS,
mit dessen Hilfe die automatisierte
Warenentnahme im Hochregal-Lager
Das SAP-System generiert daraus
die sogenannten Shipping-Infos, die
Rückmeldung der Auftrags-Umsetzung, die als Lieferungen des Tages
wieder zurück in die Berliner IT-Umgebung transferiert und dort für die
weiterverarbeitenden Prozesse des
nachfolgenden Host-Systems zu
exportfähigen SOP-Daten (Sales and
Order Processing) aufbereitet werden.
Host
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Report
Stars der aktuellen Musikszene gehören zum Künstlerkatalog von Universal
Am Ende der Verarbeitung auf dem
Host steht die Bereitstellung der Auftragspositionen in die Orderline-Tabellen der IT-Umgebung in Berlin. Die
hierfür zuständige Datenbank, die
sämtliche Auftragspositionen hält, ist
in ihrem Aufbau als OLAP-Datenbank
(OnLine Analytical Processing) konzipiert, entsprechend der großen Datenmengen bei moderater Zugriffshäufigkeit und überwiegend lesenden
Operationen.
Orderline-Neuverrechnung
Die Orderlines repräsentieren die gelieferten Positionen der Aufträge.
Hierbei gilt ein Auftrag genau dann
als geliefert, wenn die Ware an der
Lagerrampe zur Auslieferung bereitgestellt wurde. Da die Shipping-Infos
und damit die Orderline-Daten unmittelbar nach dieser Bereitstellung erzeugt werden, sind der tatsächliche
Verlauf des Transportes vom Lager
zum Kunden und die dortige Warenannahme noch nicht erfasst. So sind
beispielsweise bei Warenbeschädigungen während des Transports
nachträgliche Korrekturen der laut
Orderline gelieferten Positionen notwendig. Diese Orderline-Neuverrechnungen werden von den Abteilungen
Sales Administration und Kundenbetreuung durchgeführt.
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Als Beispiel für eine solche Neuverrechnung ist folgendes Szenario
denkbar: Bei der Lieferung an die Filiale A eines Kunden kommt es durch
den Spediteur zu einem teilweisen
Transportschaden. Mit der KundenFiliale A sind aber nur vollständige
Lieferungen vereinbart. Hier müsste
theoretisch die gesamte Ladung wieder als Retoure zum Lager verbracht
werden. Hat der Kunde jedoch die
Möglichkeit umzudisponieren, da beispielsweise seine Filiale B in der Nähe aus dem intakten Teil der Lieferung bedient werden kann, ist die
Komplett-Retoure abgewendet. Für
die unbeschädigte Ware erfolgt lediglich eine neue Verteilung. Aus dieser
optimierten Supply Chain ergibt sich
ein komplexer Fall für eine GutschriftNeuverrechnung auf mehreren Belegen, bei der die Daten der Orderline
herangezogen werden.
Konzeptionell werden bei einer Orderline-Neuverrechnung zunächst
die betreffenden Lieferschein-Positionen vollständig storniert, gutgeschrieben, und sodann mit korrigierten Empfängern, Preisen und Warenverteilungskosten neu erzeugt (verrechnet). Dieses Konzept der Verrechnung erzwingt jedoch, dass die Mengen unangetastet bleiben, da es andernfalls rechnerisch zu einer Lager-
Foto: Stöber
bewegung käme, die nicht existiert:
die Ware kam physisch nicht zum
Lager zurück, sondern wurde umverteilt.
Das GRE-System
Dies ist eine der originären Aufgaben
der Centura-Applikation GRE der
„Gutschriften- und Rechnungs-Erfassung ohne Lagerbestandsfortschreibung“, bei der das lagerneutrale Verhalten der Artikel-Mengen sichergestellt wird. Für jede Position, die storniert wird, muss ein neuverrechnendes Pendant existieren.
Die Gutschrift-Neuverrechnung von
Orderlines fällt in den Aufgabenbereich der Abteilung Sales Administration, die durch GRE unmittelbar bei
der Bearbeitung solcher Aufträge unterstützt wird. Hierbei können in GRE
gezielt über die Lieferschein- beziehungsweise Kunden-Nummer die gewünschten Positionen aus der Orderline importiert und auf einem oder
mehreren, auch verteilten, Belegen
neuverrechnet werden.
Im genannten Beispiel-Szenario ergäben sich so drei Belege: eine vollständige Stornierung auf einem Gutschrift-Beleg für Filiale A sowie je ein
Rechnungsbeleg für Filiale B (über
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die umverteilte Ware) und für den
Speditionsversicherer (beschädigte
Ware). Die Belegdaten werden dabei von GRE in Beziehung gesetzt
und für weitere Bearbeitungen als
Einheit betrachtet. So erfolgt beispielsweise der Ausdruck der Belege, mit gleichzeitiger Bereitstellung
für die Export-Aufbereitung, nur gemeinsam und unter Kontrolle der gesplitteten Mengen.
Da sich die GRE-Positionsdaten lagerneutral verhalten und auch verhalten müssen, können sie danach ohne
den Verarbeitungsschritt über das
Lagersystem direkt an die weiterverarbeitenden Prozesse des Host-Systems übergeben werden.
Verwendung fiktiver Artikel
Nun kann es durchaus vorkommen,
dass ein Artikel zwischen dem Zeitpunkt seiner Lieferung und der GRENeuverrechnung aus dem Sortiment
genommen wurde und somit im System nicht mehr existiert. Die neuver-
rechnete GRE-Position würde, mit
einem solchen Artikel versehen, gegen die Integrität der Artikel-Daten in
den weiterverarbeitenden Systemen
verstoßen.
Um dies zu verhindern, wurden sogenannte fiktive Artikelnummern eingeführt. Hierbei handelt es sich um
Artikel, die im System zwar bekannt
sind, sich jedoch als Artikel-Daten
neutral verhalten und eine Buchung
der Positionsbeträge in den Folgesystemen ermöglichen. Die Definition eines fiktiven Artikels trifft hierbei
jedoch nicht nur auf solche Artikel zu,
die aus dem Sortiment genommen
wurden, sondern ist generell für alle
Artikel anwendbar, die keinen Lagerbestand haben, weil sie physisch
nicht existieren.
Erweiterter Einsatz von
GRE
Dieses Merkmal, mit physisch nicht
existenten Artikeln zu arbeiten, hat
die Einsatzmöglichkeiten der Appli-
GRE-Oberfläche mit Orderline-Neuverrechnung (Gutschrift und Rechnung)
auf getrennten Belegen
Universal Music
Universal Music ist ein Unternehmen der Universal Music Group,
dem Marktführer im Musikgeschäft, und Teil eines der größten Entertainmentunternehmen
der Welt. Dazu gehören auch die
Universal Studios, Universal
Pictures, Universal TV Networks,
Universal Theme Parks und viele andere.
Zu den Labels von Universal Music zählen die bekanntesten Marken der Musikwelt:
A&M, Decca, Urban/ Def Jam,
Deutsche Grammophon, Geffen,
Interscope, Karussell, MCA, Island Mercury, Motor Music,
Motown, Polydor, Polystar, Verve und viele andere.
Mit dem erst kürzlich vollzogenen
Zusammenschluss der traditionsreichen Labels Polydor und
Island Mercury firmiert nun die
größte Pop Company Deutschlands, die PolydorIslandGroup,
unter dem Dach von Universal
Music.
Universal Music hat in Deutschland bei 450 Mio.Euro Jahresumsatz einen Marktanteil von ca.
30% und ist damit unangefochtener Marktführer.
Am 1. Juli 2002 wurde der
Firmensitz mit rund 500 Mitarbeitern nach Berlin in das Kühlhaus
an der Oberbaumbrücke (Kreuzberg/Friedrichshain) verlegt.
Die Universal Music Group gehört zu Vivendi Universal, dem
weltweiten Medien- und Kommunikationsunternehmen.
Zu den Künstlern von Universal
Music zählen die Stars aller Genres.
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Auszug aus dem
Künstlerkatalog:
Vanessa Amorosi, Abba, Ace of
Base, Bee Gees, Bryan Adams,
Bob Marley, Bon Jovi, Boys II
Men, The Cranberries, The Cure,
Chris De Burgh, Dire Straits,
Eminem, Enrique Iglesias, Al
Jarreau, Elton John, Ronan
Keating, Kelly Family, Limp Bizkit,
Mariah Carey, George Michael,
Metallica, Lionel Richie, No
Doubt, Sting, Sugarbabes, U2,
Stevie Wonder, Zucchero u.v.a.
Daneben ist Universal Music
Deutschland sehr erfolgreich mit
nationalen Künstlern wie:
Absolute Beginner, Die Ärzte,
Echt, Jeannette Biedermann,
Bro‘Sis , No Angels , Rammstein,
Rosenstolz, Sportfreunde Stiller,
André Rieu oder Schiller.
Mit Koch Universal, dem Marktführer im Bereich deutschsprachiges Repertoire, verfügt Universal über ein vielfältiges Volksmusik- und Schlager-Repertoire:
G.G.Anderson, Bernhard Brink,
Howard Carpendale, Karel Gott,
Kastelruther Spatzen, Juliane
Werding, Jürgen Drews u.v.m.
kation GRE im Unternehmen erheblich vergrößert. So unterstützt sie
ebenso den Musikverlag Universal
Music Publishing, UMP, dessen
Rechnungen und Gutschriften über
Copyrights mit dem Einsatz fiktiver
Artikel in GRE realisiert werden können.
bungslosen Geschäftsablauf bei Universal Music Deutschland.
Auch völlig neue Produkt-Plattformen
können durch diese Arbeitsweise von
GRE unmittelbar bedient werden: So
ist die Personalized CD (P-CD), bei
der die Musik-Zusammenstellung individuell vom Kunden bestimmt und
per Order produziert und geliefert
wird, aus GRE-Sicht ein weiterer Artikel, der ohne Lagerbestandsfortschreibung verarbeitet werden kann,
da er prinzipiell keinen Lagerbestand
besitzt.
....es geht um Musik.
Mit diesen vielfältigen, sukzessive erschlossenen Einsatzgebieten hat
sich die GRE-Applikation im Laufe
der Zeit zu einer vielschichtigen Anwendung mit beträchtlichem Funktionsumfang entwickelt und generiert
daraus seinen Anteil an einem rei-
In dieser Form arbeiten die GREAnwender, die ISO und alle Mitarbeiter von Universal Music in Deutschland zusammen für ein Ziel: den Erfolg ihrer Künstler, denn
Weitere Informationen:
Michael Nogalski
Telefon: 0431 / 3993-532
eMail:
[email protected]
Das Projektteam, von links: Ernst Röntgen und Jens Häggrist (Directors
ISO-Development), Jens Kessler (Vice President IT), Gero Bruchmann
(MaK DATA SYSTEM)
Zu den Juwelen der Klassiklabels
von Universal zählen Weltstars
wie:
Luciano Pavarotti, Anne-Sophie
Mutter, Leonard Bernstein,
Renée Fleming, Ten Tenors,
Jessye Norman oder Herbert von
Karajan.
Und um nur einige aus der JazzWelt zu nennen:
Götz Alsmann, Louis Armstrong,
George Benson, Till Brönner,
Chick Corea und Ella Fitzgerald.
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