DIRECTINVOICECONTROL - AFI - PM Belz Agentur für Informatik

BESSERELÖSUNG | BESSERDIREKT
DIRECTINVOICECONTROL
automated invoice management for SAP ®
Automatisierte Bearbeitung von
Eingangsrechnungen in SAP®
Ihr Komfort | Bessere Lösung
Automatisierte
Eingangsrechnungsbearbeitung
DirectInvoiceControl ermöglicht eine automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP®.
Rechnungen, die per Papier, Fax, E-Mail-Anhang
sowie als EDI-Daten eingehen, werden digital
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trale Rechnungseingangsbuch in SAP® sind Sie in
der Finanzbuchhaltung stets auf dem Laufenden.
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TOP
QUALITY
by A FI
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erfasst und papierlos bearbeitet. Durch das zen-
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Die AFI-Softwarelösung ist vollständig SAP®
integriert. Sie beschleunigt den kompletten Bearbeitungsprozess von Lieferantenrechnungen
im Einkauf und der Kreditorenbuchhaltung –
vom Scannen, dem Erkennen und Archivieren,
über den Rechnungsfreigabeworkflow bis zum
Buchen in SAP®.
Der modulare Aufbau von DirectInvoiceControl
ermöglicht es, die Lösung Ihren Unternehmensstrukturen sowie der Prozesskette flexibel anzupassen und ist kompatibel zu vorhandenen
Scanlösungen,
OCR-Engines,
Archiv- und E-Mailsystemen.
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EDI-Konvertern,
DIRECTINVOICECONTROL
automated invoice management for SAP ®
Ihr Vorteil | Besser Direkt
Highlights DirectInvoiceControl

Zentrales Rechnungseingangsbuch mit
Statusanzeige in SAP®

Flexibles, elektronisches Freigabeverfahren
in SAP®, Webportal oder Mobile App inkl.
grafischen Workflow-Designer

Ihr Gewinn | Top 4
Auf den Punkt gebracht

Maximale Übersicht & Effizienz

Schnellere Prozesse & Bearbeitung

Optimale Daten & Ressourcen

Beste Qualität & Compliance
Verarbeitung von allen Eingangskanälen
(z.B. Papier, E-Mail, Fax, EDI und ZUGFeRD)

Benutzerführung mit Assistentenfunktion
(z.B. Prüfung nach UStG§13b & §14)


Interne/externe Validierung. Erkannte
Rechnungsdaten werden auf Vollständigkeit,

Seit 25 Jahren SAP® Erfahrung
Richtigkeit und gegen SAP®-Daten geprüft

Über 800 Kunden

SAP®-Zertifizierung

Software made in Germany
Workflow-Protokoll als PDF-Anhang am
gebuchten SAP®-Beleg

Ihre Sicherheit | Vertrauen
AFI Solutions
Modifikationsfreie Entwicklung im eigenen
SAP®-Namensraum. Datenhaltung und
Programmlogik voll in SAP® integriert
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AFI | in gewohnter SAP®-Umgebung
Transparenz und Effizenz im Purchase-to-Pay Prozess
DirectInvoiceControl ist äußerst flexibel und bindet sich in Ihren Eingangsrechnungsprozess nahtlos ein. Von dem Scannen und Erkennen über die Rechnungsbearbeitung
sowie dem Freigabeprozess bis hin zur Archivierung ist die Lösung skalierbar.
Rechnungseingangsbuch // Der DirectInvoiceControl-Monitor ist Ihr Rechnungseingangsbuch – die zentrale Übersicht in SAP® über alle Rechnungen in Ihrem Unternehmen. Alle wichtigen Werte sind sofort ersichtlich, sobald die Rechnungen in der
Poststelle eingegangen und eingescannt sind, z. B. Skontodaten, Summenwerte und
der Bearbeitungsfortschritt.
Bessere Übersicht mit Filter- und Sortierfunktionen // Mit vielseitigen Filter- und
Sortierungsmöglichkeiten gewinnen Sie sofort an Überblick und können sogleich
alle Entscheidungen zur weiteren Bearbeitung treffen oder gezielte Auswertungen
vornehmen. Skontoverluste oder unbearbeitete Rechnungen gehören so der Vergangenheit an. Während des gesamten Prozesses lassen sich Notizen oder andere
begründende Unterlagen direkt an die laufenden Vorgänge anhängen.
Rechnungsbearbeitung // Die Bearbeitung, Prüfung, Kontierung, Freigabe oder Buchung in SAP® erfolgt im DirectInvoiceControl-Center auf einfache und komfortable
Weise. Das Rechnungsoriginal ist dabei immer nur einen Klick entfernt. Automatische
Zuordnungsvorschläge zu Sachkonten oder Bestellpositionen beschleunigen die
Rechnungsbearbeitung deutlich. Die Wareneingangsprüfung, Positionssplits und
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automated invoice management for SAP ®
-zusammenfassungen, Gutschriften, Kürzungen und Nachträge unvollständiger
Werte per OCR erledigen sich schnell und komfortabel.
Assistent unterstützt // Bei der Rechnungsbearbeitung werden die Benutzer in
DirectInvoiceControl durch Assistenten unterstützt. Automatisch werden die steuerrechtlichen Vorgaben nach UStG §13b und §14 überprüft und ggf. Bearbeitungshinweise angezeigt. Das umfangreiche Regel-Set kann individuell angepasst werden.
Workflow & Compliance // Der DirectInvoiceControl-Workflow steuert den Rechnungsfreigabeprozess im Dialog mit der Fachabteilung oder bei kompletten und fehlerfreien
Rechnungen die automatische Verbuchung. Rechnungsfreigaben erfolgen entweder
direkt in SAP®, im Webportal, per E-Mail oder auf einem mobilen Gerät. Mehrstufige
Freigaben, Stellvertreterregelungen, positionsbezogene Freigaben, 4-Augen-Prinzip
stellen Sie über einfaches Customizing im grafischen Workflow-Designer ein. Einen
lückenlosen Nachweis aller Prozessschritte und aller an der Rechnungsfreigabe beteiligten Personen liefert das Workflow-Protokoll. Dieses wird zusammen mit dem
Rechnungsbild an den SAP®-Beleg verknüpft.
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SupplierCOM - Lieferantenkommunikation // Mit dem Modul SupplierCOM können
klärende Kommunikationsprozesse mit Lieferanten beschleunigt werden. Mit einem
Klick wird ein Anschreiben an Ihren Lieferanten auf Basis der Rechnungsdaten und
der in SAP® hinterlegten Kreditorenstammdaten generiert. Dieses kann nun direkt aus
SAP® heraus per E-Mail/Fax (inklusive ausgewählter Anhänge) oder bei Bedarf auch als
Postbrief versendet werden.
Die Systemarchitektur ist ein Qualitätsmerkmal // Eines der wichtigsten Qualitätsmerkmale der AFI-Lösungen ist die perfektionierte Systemarchitektur. Sie ist modular
aufgebaut und auf Performance abgestimmt. Der Vorteil liegt eindeutig in der
Flexibilität. Lösungen und weitere Module können problemlos individuell auf Ihre
Anforderung angepasst und je nach Anforderung nachträglich ergänzt werden.
(DirectInvoiceControl z.B. um die Module wie e-Invoice, Webportal, Mobile oder um
Sprachpakete, ...)
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AFI | flexibel und individuell
Module für DirectInvoiceControl
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Module e-Invoice // Mailbox | Filesystem | EDI | ZUGFeRD
Mit den DirectInvoiceControl Erweiterungsmodulen e-Invoice Mailbox, e-Invoice Filesystem, e-Invoice EDI und e-Invoice ZUGFeRD
können digitale Eingangsrechnungen automatisiert importiert,
archiviert und bearbeitet werden. Manuelle Tätigkeiten, wie zum
Beispiel das Öffnen, Sichten, Entklammern und Stapeln von Eingangsrechnungen entfallen komplett. Auch Aufwände für die
Rechnungsablage können durch eine elektronische Archivierung
rationalisiert werden.
Je nach Rechnungsformat können die Daten direkt bearbeitet (EDI/
ZUGFeRD) oder mittels einer Erkennungssoftware (OCR) ausgelesen
werden. Alle Rechnungen stehen unmittelbar danach im SAP®
DirectInvoiceControl Monitor, dem elektronischen Rechnungseingangsbuch, für die weitere Bearbeitung im DirectInvoiceControl
Center bereit.
Papier/
Fax
E-Mail


File
EDI
PDF/A-3
(electronic data interface)
(PDF-Containerformat)
Optional
„Look a Like“ Dokument
Bilddatei mit
integrierter XML-Datei



Extraktion

Validierung

Rechnungsprüfung in SAP
®

Archiv
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
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Modul Webportal // Rechnungsfreigabeprozess außerhalb von SAP®
Mit dem DirectInvoiceControl-Webportal werden Non-SAP®-User
in den Workflowprozess flexibel mit eingebunden. Benachrichtigungen per E-Mail (mit Weblink) machen den Prozess schnell
und einfach. Assistenten unterstützen den Freigabeprozess (auch
ablehnen/weiterleiten) und das Rechnungsoriginal ist jederzeit im
Zugriff. Zusätzlich können Kontierungen erfaßt, Notizen geschrieben und Anhänge hinzugefügt werden.
Modul Mobile // Rechnungsfreigabeprozess außerhalb von SAP®
Die Bearbeitung der Rechnung ist jederzeit und von überall möglich.
Egal, ob mit Smartphone, Tablet, Laptop oder PC. Durch den Einsatz
der bewährten UI5 Technologie ist das
Modul Mobile plattformunabhängig.
Ein mobiler Zugang erlaubt die sichere
und einfache Teilnahme am Prozess
(Rechnung kontieren und genehmigen,
ablehnen, weiterleiten sowie Original
anzeigen, Notizen, Assistent und Anhänge anfügen).
Aufgaben können somit kurzerhand
auch von unterwegs bewältigt werden.
Dies hat eine deutliche Prozessbeschleunigung für alle Beteiligten und eine
effizientere Nutzung zur Folge.
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Modul VAT-RuleSet // Steuerkennzeichen & ReverseCharge
Zunehmende Globalisierung der Märkte und eine Wertschöpfung
über Landesgrenzen hinweg tragen zu einer immer komplexeren
Abwicklung der Steuervorgänge in den Unternehmen bei. Darüber
hinaus häufen sich die Änderungen bei Vorschriften und Rechtsprechungen in Bezug auf die Umsatzsteuerregularien durch die
Finanzbehörden. Dies stellt die FiBu-Abteilung immer wieder vor
neue Herausforderungen. Es gilt unter anderem Vorsteuerverluste
zu vermeiden, die richtige Umsatzsteuer abzuführen und das erweiterte Reverse-Charge-Verfahren zu berücksichtigen.
Das VAT-RuleSet prüft Eingangsrechnungen auf diverse Regularien.
Anhand bestimmter Merkmale werden Rechnungen über Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU und aus Drittländern erkannt,
mit SAP® Daten verglichen und das entsprechende Steuerkennzeichen wird vorgeschlagen. Assistentenmeldungen weisen Ihren
Sachbearbeiter auf Unstimmigkeiten und Abweichungen hin und
unterstützen bei der weiteren Bearbeitung.
Reverse-Charge-Verfahren nun auch
für die Besteuerung von Edelmetalle
und unedle Metalle erweitert ...
Gleichstellung der elektronischen
Rechnungen zu Papierrechnungen,
Beschränkung durch qualifizierter
Signatur ...
Erweiterung des §13b UStG auf
bestimmte Lieferungen von
Mobilfunkgeräten und integrierten ...
Popcorn im Kino unterliegt dem
ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7%
Neue EU-Verordnung 282/2011
tritt zum 1.7.2011 in Kraft
Erweiterung des §13b UStG auf
Lieferungen von Wärme oder Kälte,
bestimmte Lieferungen von
Industrieschrott und Altmetallen, ...
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Modul Statistik // Gezielte Auswertungen erstellen
Mit dem Modul Statistik können Sie gezielt Auswertungen erstellen,
Ihre Prozesse auf Performance analysieren, Trends frühzeitig
erkennen und Kennzahlen (KPIs) ermitteln. Sie erhalten somit
maximale Übersicht und Transparenz.
Für eine graphische Aufbereitung können alle Auswertungen und
Ergebnisse von SAP® nach MS Excel® exportiert werden. Bereits im
Standard verfügt das Modul über zahlreiche Statistik-Templates,
welche optional erweiterbar sind.
Beispiel-Statistik: Ø Rechnungs-Durchlaufzeit
3
2,5
Tage
2
1,5
1
0,5
0
1
2
3
 BuKr 1000
4
5
6
7
Monat
 BuKr 2000
8
9
 BuKr 3000
10 11
12
 BuKr 4000
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Modul DebitNote // Debitorische Belege verarbeiten
Mit DirectInvoiceControl-DebitNote werden eingehende Belastungsanzeigen von Kunden (z.B. WKZ-Belege oder gekürzte Fakturen)
automatisiert verarbeitet.
Durch den Einsatz der Softwarelösung werden Bearbeitungszeiten optimal verkürzt und Fehlerquellen wesentlich reduziert. Eine
lückenlose Dokumentation des gesamten Bearbeitungsprozesses,
inklusive des Freigabeworkflows wird automatisch erstellt.
Analog zur Kreditorrechnungsverarbeitung werden die zu verbuchenden debitorischen Belege gescannt, früh archiviert und mittels
OCR automatisch ausgelesen. Die Belastungsanzeigen erscheinen
(mit Debitornummer) inklusive Original im DirectInvoiceControl
Monitor und können von dort mittels Standardfunktionen (Notizen,
Workflow und Rückfrage) weiterverarbeitet werden.
Die Verbuchung erfolgt nun erlösmindernd und kann nach erfolgreicher Freigabe (z.B. durch Key-Account-Manager oder Kundenservice) auch automatisiert erfolgen um einen schlanken Prozess
sicherzustellen.
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Modul Sprachpakete // Software in der Landessprache
AFI Software-Lösungen werden im Standard in den Sprachen
Deutsch und Englisch ausgeliefert. Weitere Sprachpakete können
optional erworben werden.
Mit den Sprachpaketen von DirectInvoiceControl sind Unternehmen
auch für das Erkennen und vollautomatisierte Erfassen von ausländischen Eingangsrechungen bestens gerüstet.
Ein weiterer Vorteil ist, dass ausländische Kollegen wie bisher in
der gewohnten SAP®-Umgebung in ihrer Landessprache arbeiten
und somit auch Freigabeworkflows rund um den Erdball in beliebiger Sprache möglich sind. Und nebenbei sind auch künftige Software-Releases mit den erweiterten Sprachpaketen versehen. Somit
ist gewährleistet, dass auch neue Funktionen und Features für
Kollegen im Ausland verständlich und nutzbar sind.
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transparent requisitions management for SAP®
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DIRECTPURCHASECONTROL
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DIRECTCONFIRMATIONCONTROL
automated order confirmation management for SAP ®
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DOCUMENT-TO-PROCESS
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automated document management in SAP
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ORDER-TO-CASH
DIRECTORDERCONTROL
advanced order management for SAP ®
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flexible e-billing management for SAP
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automated invoice management for SAP ®
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DIRECTINVOICECONTROL
automated invoice management for SAP ®
AFI | Bessere Lösung
Made in Germany
Die AFI - P.M. Belz Agentur für Informatik ist ein führender Hersteller von Software zur
Optimierung von Dokumentenprozessen in und um SAP®.
Durch SAP®-integrierte Software, die Realisierung von ECM-/DMS-Lösungen sowie
den Einsatz „cleverer Tools“ optimiert die AFI die Prozesse Purchase-to-Pay und
Order-to-Cash.
Von der Bedarfsanforderung und Auftragsbestätigung bis zur Eingangsrechnung
sowie von der Kundenbestellung bis zur Ausgangsrechnung wird die Dokumentenbearbeitung papierlos.
Die benutzerfreundlichen Softwarelösungen stehen für maximale Transparenz,
Prozessbeschleunigung und Qualität sowie Kosteneinsparung in den Bereichen
Einkauf, Finanzbuchhaltung und Vertrieb und werden regelmäßig bei SAP®
zertifiziert. Von Analyse, Konzeption und Beratung, der technischen Umsetzung,
Schulung und Services wird alles aus einer Hand angeboten.
Die AFI ist zertifizierter SAP® Partner mit Standorten in Stuttgart, Köln und München.
Seit 1976 realisieren wir im deutschen, europäischen und internationalen Umfeld
kundenoptimierte Anwendungslösungen für Dokumentenprozesse in SAP®, die sich
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© AFI 2015 - E6 - SAP® ist eingetragenes Warenzeichen der SAP SE
AFI - Ein starker Partner
AFI - P.M. Belz Agentur für Informatik GmbH
Julius-Hölder-Straße 39
70597 Stuttgart, Germany
Telefon +49 711 / 7 28 42-100
Telefax +49 711 / 7 28 42-4884
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