Broschüre - DMS Optimizer

DV-Freimachung
Softwarelösung
Mailoptimizer.
Die Software, die mehr kann
als Briefe freimachen.
Die Software der Deutschen Post für DV-Freimachung
Einfach clever:
Mailoptimizer
für Ihre Versandvorbereitung.
MAILOPTIMIZER ist die investitionssichere Softwarelösung, die neue Standards
in der DV-Freimachung setzt. Und alle bedeutenden Vorteile der DV-gestützten
Versandvorbereitung in sich vereint: optimierte Bearbeitungsabläufe, transparente
Portokosten und einfache Abrechnung durch EDI und Datamatrix.
Sparen Sie Arbeit, Zeit und Kosten. Sämtliche Bearbeitungs-
schritte, die sonst erst nach dem Kuvertieren kommen, werden mit
der DV-Freimachung per MAILOPTIMIZER vorverlagert und automatisiert. Aber das ist längst nicht alles! Nomen est omen: Auf Basis
moderner Standard-Technologie optimiert die Software Ihren Briefversand an allen Ecken und Enden. Dafür stehen eine Fülle von
Zusatzfunktionen und nützlichen Extras zur Verfügung. Das Tüpfelchen auf dem i: Über die integrierte Leit- und Identcode-Ermittlung
wird sogar Ihr Paketversand vereinfacht.
DV-Freimachung mit Mailoptimizer
Die Software
•
und -gewichte,
•
•
übernimmt die Freimachung und
erstellt die nötigen Einlieferungsunterlagen,
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bereitet die ordnungsgemäße
Abrechnung vor,
•
berechnet die Entgelte,
Sortierung der Sendungen,
•
•
ermittelt Sendungsarten, -mengen
optimiert die Portokosten in Ihrem
Unternehmen,
•
schöpft alle Entgeltermäßigungen
aus.
Mailoptimizer
Übersicht
Mailoptimizer – die Stärken im Überblick
Eine Lösung für alles
Mit MAILOPTIMIZER können Sie alle gängigen
Brief- und Frachtsendungen verarbeiten:
•
•
•
•
Briefsendungen National mit und ohne Zusatzleistungen
Infobrief/Infopost National
Briefsendungen International mit und ohne Zusatzleistungen
•
Datenübergabe an Mailoptimizer
Bücher- und Warensendungen
Standardsendungen Fracht National
SAP
Office
XML
Sendungsdaten
Portooptimierung
Host
•
Sortierung
•
•
PLZ-Prüfung im Rahmen der Leitcodierung möglich
Datenübernahme vom Mailoptimizer
Brief, Bücher- und Warensendung,
Infopost, Infobrief, Frachtsendung
Kuvertierung
Simulationsmodus zur Erstellung von Probedrucken
mit
Freimachungsvermerk Abrechnung erstellen
Listen erstellen
XML
Beleglose Einlieferung
Rechnungsstelle
Deutsche Post
EDI
Kostenzuordnung
Statistiken
Abrechnungsdaten
Mailoptimizer
Elektronische Übertragung von Einlieferungs- und
Abrechnungsdaten an die Deutsche Post via EDI
•
Versand
Druck
Kundensysteme
•
Deutsche Post
Mailoptimizer
Kostentransparenz durch das integrierte Produkt- und
Preisermittlungssystem
Softwareund ProduktUpdates
Freimachung
Kundensysteme
(Leit-/Identcode-Ermittlung)
Nützliche Extras
Softwaredaten
Datenbank
Ablaufschema
Kein Druckaufwand für Entgeltabrechnungen und
Versandpläne bei Briefsendungen
Transparenz und Übersicht
•
Kostenstellenzuordnung nach Sendungen
und optional auch anteilig je Beilage
•
Abgebildet werden Entgelte und Ermäßigungen, bei
Bedarf auch Sendungsbestandteile wie Umschläge oder
Beilagen
•
Auswertungen mit detaillierten Informationen für die
Weiterberechnung an Ihre Kunden
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20.000 Sendungen in
weniger als 2 Minuten.
So schnell und routiniert waren Ihre Sendungen noch nie vorbereitet. Nur noch
ausdrucken, kuvertieren, fertig! Die Performance von MAILOPTIMIZER kann
sich sehen lassen. Und die Funktionalität ebenso.
Mehr Kostentransparenz. Sie wollen schon in
Bessere Adressqualität – weniger Retouren.
der Planungsphase wissen, wie viel eine MailingAktion kostet? Fragen Sie MAILOPTIMIZER. Das
integrierte Produkt- und Preisermittlungssystem
der Deutschen Post schafft Klarheit. Im Simulationsmodus ermittelt ein Testlauf alle Sendungsarten und Entgelte.
Sind Ihre Adressangaben aktuell? Im Rahmen der
Leitcode-Ermittlung bei Frachtsendungen werden
Postleitzahl, Ort, Straße und Hausnummer automatisch geprüft. Falsche Angaben zeigt das System
je Sendung an. Darüber hinaus unterstützt MAILOPTIMIZER Premiumadress, die neue Lösung der
Deutschen Post, die zeitnah im Produktivbetrieb
an den Start geht. Der von MAILOPTIMIZER
generierte Matrix-Code ist hier der Schlüssel zu
elektronischen Informationen über fehlerhafte
Anschriften, Umzugsadressen und Unzustellbarkeit. Dadurch entfällt das manuelle Bearbeiten von
Retouren/Anschriftenbenachrichtigungskarten;
Kundendaten werden auf Tastendruck aktualisiert.
Datamatrix: kleines Feld – große Wirkung.
MAILOPTIMIZER bringt den Matrix-Code in die
DV-Freimachung mit ein: Neben postspezifischen
Angaben können Sie in den Matrix-Code eigene
Informationen, z. B. für die Rücksendung oder die
Steuerung Ihrer Drucksysteme, integrieren. So
trägt der Matrix-Code zur Qualitätsverbesserung
im Output-Management bei, beschleunigt und
vereinfacht die Responsebearbeitung und ermöglicht die gezielte Steuerung von Rücksendungen
bis hin zum Sachbearbeiter.
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Alles drin für Infopost. Große Sendungsmengen
und Portooptimierungen bei Infopost sind für
MAILOPTIMIZER ebenso selbstverständlich wie
die Behälter- und Palettenfertigung oder die Freimachung von Restmengen.
Mailoptimizer
Leistungen
Freimachung OnDemand. Ob Groß- oder
Beleglos einliefern. MAILOPTIMIZER sorgt
Maxibrief, Bücher- oder Warensendung – welches
Format und Gewicht eine Sendung hat, ergibt sich
häufig erst während der Konfektionierung. Zu
einem Zeitpunkt, zu dem auch der Adressenaufdruck erfolgen soll. Ein unlösbares Problem?
Mitnichten. MAILOPTIMIZER liefert die Freimachungsdaten OnDemand und Stück für Stück.
Im Anschluss daran können Sie Adresslabel oder
Anschreiben drucken. Sie wollen Sendungen im
Stapel freimachen, aber bei Bedarf einzelne Posten
stornieren? Auch dann ist die OnDemand-Funktion ideal. MAILOPTIMIZER sammelt für die
Entgeltabrechnung alle OnDemand freigemachten
Sendungen und zeigt sie am Bildschirm an. Einzelne Sendungen sind mit einem Klick storniert
und aus der Entgeltabrechnung entfernt.
dafür, dass Sie Ihre Einlieferungs- und Abrechnungsdaten elektronisch an die Deutsche Post
übertragen können. Mit dem Versandplan im
Standard-Format EDI (Electronic Data Interchange). Das optimiert die Prozesse bei der Deutschen Post – und in Ihrem Unternehmen. Sie
sparen die Kosten für gedruckte Entgeltabrechnungen und Versandpläne. Das Reklamationsmanagement wird deutlich vereinfacht, denn alle nötigen
Daten stehen auf Tastendruck zur Verfügung.
Software-Pflege inklusive. Um die laufende
Aktualisierung von MAILOPTIMIZER kümmert
sich die Deutsche Post. So werden z. B. Produktund Preisänderungen auf Wunsch per Fernwartung
in die Software eingepflegt.
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Unternehmensanwendungen
Brief • Fracht • Infobrief • Infopost
SAP • Office • Host • Branchenlösungen • Individuallösungen
Adapter
Adapter
Adapter
Adapter
Adapter
SAP-Standard
Textdatei
Individuell
Datenbank
Office
Server
Mailoptimizer
Anbindung der Kundensysteme
über Adapter
Immer schön kompatibel
bleiben!
Eine Profi-Software legt Wert auf gute Verbindungen. Deshalb ist der MAILOPTIMIZER der
Deutschen Post nach allen Seiten offen für eine produktive Zusammenarbeit.
MAILOPTIMIZER versteht sich blendend mit
allen relevanten Anwendungen. Ob SAP,
Datenbanken oder Office-Anwendungen: MAILOPTIMIZER stellt über spezielle Adapter die
Verbindung her und ermöglicht den Datenaustausch zwischen MAILOPTIMIZER und der
gewünschten Anwendung. So gliedert sich die
Software lückenlos in die Prozesskette Ihres Unternehmens ein.
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Freie Fahrt für Textdateien. Sie wollen Ihre
Sendungsdaten im Textformat an den MAILOPTIMIZER weitergeben? Ganz einfach: Der Textadapter übernimmt automatisch die Umwandlung ins
XML-Format. Sie können eigene Formatangaben
machen und die relevanten Felder wie PLZ,
Kostenstelle, Beilagenkennziffer etc. individuell
angeben. Der Textadapter liest und übernimmt
Satz für Satz die benötigten Felder. Nach der
Bearbeitung im MAILOPTIMIZER werden die
Freimachungsinformationen an den Datensatz
angehängt und sortiert als Textdatei zurückgegeben. Ausdrucken, kuvertieren, fertig!
Mailoptimizer
MAILOPTIMIZER und SAP: prozessoptimierte
und kostengünstige Freimachung. SAP bietet
für fast alle Bereiche und Aufgaben im Unternehmen eine passende Standardlösung an. Mit MAILOPTIMIZER ist jetzt auch die DV-Freimachung
über SAP möglich. In SAP erstellte Rechnungen,
Lieferscheine oder Anschreiben werden auf Mausklick selektiert, gelesen und zur Bearbeitung an
MAILOPTIMIZER übergeben. Der Server überträgt den DV-Freimachungsvermerk in ein SAP
Script-Formular. Der Ausdruck kann aus SAP
heraus erfolgen, optimiert und sortiert nach den
Regeln der DV-Freimachung. Darüber hinaus
liefert MAILOPTIMIZER Auswertungen und
Statistiken und kann automatisch auf angegebene
Kostenstellen in der SAP-Finanzbuchhaltung
buchen.
Integration
Starker Verbund mit Office-Produkten. Sie
drucken Ihre Sendungen z. B. über Microsoft
Word? Dann nutzen Sie die Vorteile der DVFreimachung! Der Office-Adapter in MAILOPTIMIZER macht’s möglich. Die Sendungsdaten
werden aus einem beliebigen Textformat importiert. Anrede und Adressen prüfen, Dubletten
erkennen und aussteuern, unterschiedliche Freimachungsläufe zuordnen, z. B. für reguläre Briefe
und für Infopost: All das übernimmt der OfficeAdapter auf Wunsch gleich mit. Nach der automatischen DV-Freimachung erfolgt die Ausgabe der
Sendungsdaten als CSV-Datei, z. B. für Word
Serienbriefe. Alternativ gibt der Office-Adapter die
Daten an Word Templates mit Platzhaltern für
beliebige Sendungsdaten weiter. Vorteil: Sie können z. B. unterschiedliche Dokumente nach PLZ
sortiert ausdrucken. Das spart Arbeit und Zeit.
Werden Sie Ihr eigener Provider. Durch die
Internet-Technologie ist MAILOPTIMIZER auch
als ASP-Lösung (Application Service Providing)
einsetzbar. Sie wollen die DV-Freimachung für verschiedene Filialen oder Niederlassungen zentral
steuern? Kein Problem! MAILOPTIMIZER übernimmt die Freimachung auf Basis der gelieferten
Daten. Auch die gesamte Abrechnung erfolgt
zentral: Der Server erstellt Abrechnungs- und Einlieferungslisten und übermittelt sie via EDI an
die Deutsche Post. Die Pflege der Stammdaten, das
Erstellen von Auswertungen oder der Ausdruck
von Listen läuft ganz einfach über einen Browser.
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Alleine gut – im Team noch besser:
BTA PrintMachine ist die universelle Schnittstelle zum MAILOPTIMIZER für alle BusinessApplikationen. Die etablierte Lösung unterstützt Sie bei der Formatierung und Gestaltung
Ihrer Geschäftsdokumente. Darüber hinaus bietet Ihnen die Software eine professionelle,
einfach zu bedienende Output-Verwaltung. Und das Beste ist: Der MAILOPTIMIZER ist
bereits integriert.
Klasse Teamwork. Nutzen Sie das Potenzial von
Input-Formate
PCL
Lineprinter
XML
Windows
PDF
BTA
PRINT
MACHINE
Porto-Optimierung
Sortieren
Gruppieren
DV-Freimachung
MAILOPTIMIZER
AFP
Autom. Kuvertierung
Steuerung mit
OMR- oder Barcode
Ablaufschema
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BTA PrintMachine und automatisieren Sie Ihre
Postverarbeitung flexibel, kostengünstig und
sicher, bis hin zur automatischen Kuvertierung.
Die DV-Freimachung mit allen Vorteilen übernimmt der MAILOPTIMIZER, der von BTA ins
System integriert wurde. Moderne Postverarbeitung ist nur eine Domäne der BTA PrintMachine.
Die Lösung optimiert außerdem Ihre Dokumentenprozesse auf Papier und elektronisch, steuert
Ihre Drucksysteme, vereinfacht die Gestaltung,
Distribution und Archivierung Ihrer Dokumente.
Kontakt:
BTA Digital Works (Deutschland) GmbH
Ein Unternehmen der Neopost-Gruppe
Amberg/Deutschland
Tel.: ++49 (0)9621-7821-0
eMail: [email protected]
Mailoptimizer
Kooperationen
Mailoptimizer und Partner.
Sie suchen applikationsübergreifende Lösungen für ein effizientes Output-Management?
Neopost realisiert Ihre Lösung durch den Consulting-Bereich Mail Solutions auf Basis von
BTA PrintMachine und MAILOPTIMIZER. Dafür bietet Neopost von der Bedarfsermittlung
über die Gestaltung der Software-Architektur bis hin zur Ausstattung von Poststellen alles
aus einer Hand.
Output-Management:
Das sind die Vorteile.
Enorme Zeit- und Kosteneinsparungen
Reduzierung manueller Arbeiten, Einsparungen
bei Druckkosten und Papier, keine physische
Formularverwaltung und -bevorratung, kein
manuelles Zusammenführen gleicher Adressen.
Absolute Flexibilität
Modulare, offene Systemarchitektur, keine Anpassungen an der Business-Applikation, keine Programmierung, schnell realisierbar. Einfach in
Anwendung und Wartung, ansteuerbar wie ein
Netzwerkdrucker.
Höchstmaß an Sicherheit
Fehlerloses Kuvertieren, automatisches Separieren, z. B. von DIN-A4-Briefen, selektive Beilagensteuerung, Vorsortierung für Postrabatte.
Mit dem Produkt- und Dienstleistungsangebot
des Consulting-Bereichs Mail Solutions schließt
Neopost eine Lücke, die in vielen Unternehmen
zwischen der IT-Abteilung und der Poststelle
existiert. Neopost übernimmt dabei umfassende
Beratungs-, Konzeptions- und Realisierungsdienstleistungen für Integrationslösungen im
Umfeld der Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung.
Kontakt:
Neopost GmbH & Co. KG
Roggensteiner Str. 15–19
82140 Olching bei München
Tel.: 0800 179 179 1
eMail: [email protected]
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Modern und State of the Art:
Technische Daten.
Die Mailoptimizer-Standards
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Kategorie
Technologie
Systemvoraussetzungen
Microsoft® Server-Plattform NT,
2000, 2003 oder XP
Server
Web-Server OpenSource
Datenbanken
Microsoft® Datenbank
Programmiersprache
Java
Benutzeroberflächen
GUI (Graphical User Interface)
Datenaustausch
XML, SOAP
Standard-Adapter
SAP
Office
SQL-Datenbanken
Textdatei
Netzwerke
LAN
Mailoptimizer
Thema weiß
Technologie
Lassen Sie sich persönlich beraten.
Sie möchten genauer wissen, wie
Wir nehmen uns Zeit für Sie und
effektiv MAILOPTIMIZER Ihre
zeigen Ihnen, wie einfach, schnell und
zeitlichen, finanziellen und perso-
wirtschaftlich sich MAILOPTIMIZER
nellen Ressourcen schont? Kein
in die Prozesse Ihres Unternehmens
Problem! Vereinbaren Sie einfach
einbinden lässt.
einen Gesprächstermin mit uns.
Persönlich. Kostenlos. Individuell auf
Ihren Bedarf zugeschnitten.
Weitere Informationen
06151 908-7001
(zu den üblichen Tarifen für Festnetzanschlüsse)
Mo.–Fr. 8–17 h
Wir helfen Ihnen gerne weiter.
[email protected]
www.mailoptimizer.de
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Herausgeber:
Deutsche Post AG
Service Brief IT
64276 Darmstadt
Stand: 08/2005