Management mobiler Arbeit

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Management mobiler Arbeit – neue Anforderungen
Prof. Dr. Hartmut Schulze, Hochschule für Angewandte Psychologie FHNW
15.05.2014, KV, Fachtagung Home Office
… zur Einstimmung
√
technische Lösung
Eigenverantwortung
Auszüge
aus NZZ
(C. Jacquemart
5.1.2014 )
www.fhnw.ch/ifk
Mobil-flexible Arbeit
[email protected]
2
Mythen früher und heute – genauso falsch…
Quelle: Technikmuseum Mannheim
www.fhnw.ch/ifk
Schat & Flüter-Hofmann, 2012, S. 15
[email protected]
3
Agenda
• Ausgangssituation: Verbreitung mobil-flexibler Arbeit
• Vor- und Nachteile mobil-flexibler Arbeit
• Voraussetzungen für erfolgreiche mobil-flexible Arbeit
• Diskussion
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[email protected]
4
Worum geht es?
• „Örtlich und zeitlich flexibles Arbeiten“, d.h.
• unabhängig von fixen Orten und Zeiten
• Arbeitsplatz im Unternehmen vorhanden
• festes Anstellungsverhältnis
• Beispiele:
• Immer Freitags im Home Office
• Im Zug auf der Rückreise Emails bearbeiten
• BeraterInnen: je nach Bedarf beim Kunden, unterwegs, zu Hause
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5
(Nur) in jeder zweiten Firma ist raum-zeitlich flexible
Arbeit möglich
NZZ am Sonntag, 03.03.2013
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6
Verbreitung von gelegentlichem und
überwiegendem Home Office
• Anteil der Arbeitnehmenden 2012:
• Schweiz: zwischen 16% (Eurostat 2012)
• Deutschland: 8%
EU: 10%
(Eurostat 2012)
• aber: 66% der Arbeitnehmenden wünschen
sich die Möglichkeit, teilweise von zu Hause
aus zu arbeiten
(HR-Barometer, Uni/ETH Zürich 2010)
• die Berufsgruppen mit den grössten Anteilen
sind: IT-Kräfte, Lehrer/Hochschullehrer, Richter,
Anwälte, Geschäftsleute, Ingenieure, Wissenschaftler
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7
Dienstleistungswirtschaft: Beschäftigungsentwicklung
in den Sektoren (Bell 1973; S. 35; http://stats.oecd.org/; http://de.statista.com)
Land
Landwirtschaft
Industrie
1969
2000
1969
2000
10,6
2,3
1,6
48,0
33,8
Großbritannien
3,1
1,5
1,2
47,2
USA
5,2
1,7
1,5
Frankreich
16,6
3,3
Russland
45,0
Türkei
1969
2000
28,4
41,4
63,6
69,9
25,1
19,1
49,7
73,2
79,6
33,7
23,0
17,2
61,1
75,1
81,1
2,4
40,6
22,4
17,8
42,8
74,1
79,7
14,5
9,7
28,0
28,4
27,9
27,0
57,1
62,3
67,7
35,9
25,4
14,2
23,9
26,4
17,9
40,0
48,0
China
71,0
50,0
34,8
12,0
22,3
29,5
17,0
27,7
35,7
Japan
33,0
5,0
3,8
28,0
31,2
26,0
39,0
63,7
70,2
Deutschland
2011
Dienstleistung
2011
2011
Schweiz 2012: 4,73 Mio. Erwerbstätige bzw. 3,96 Mio. Beschäftigte.
•
•
•
Von den Erwerbstätigen arbeiten rund 3,5% im 1. Sektor (Urproduktion)
23% im 2. Sektor (Industrie) und
74% im 3. Sektor (Dienstleistung)
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Raum-zeitliche Flexibilität, [email protected]
08.05.2013
8
Kern der Veränderung: Die Grenzen von Arbeit verändern sich
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9
Studien zum flexiblen Arbeiten an der FHNW (Auswahl)
Schweizerische Umfrage
«Home Office 2012»
Im Rahmen des Schweizer
Home Office Day
Befragung von
„Home Office Routiniers“
Studie «WorkAnywhere»
Effekt von flexiblem Arbeiten
auf die Pendlerspitzen
Mitarbeitende von SBB und
Swisscom
N = 228
N = 295
Studentische Werkstatt
«Policy für mobil-flexibles
Arbeiten»
Studie in 6
Partnerunternehmen
Interviews (N = 16)
Fragebogen (N = 102)
Vergleich Ist/Soll
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10
Agenda
• Diskussion
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11
Profil der mobil-flexiblen Routiniers
• arbeiten im Schnitt etwas mehr als 50% im
Main Office, zu je ca. 20% im Home Office
und bei Kunden vor Ort sowie 10%
unterwegs
Wo erbringen Telependelnde
normalerweise ihre wöchentliche Arbeitszeit?
• ca. 50% der Stichprobe arbeitet in einem
Einzelunternehmen oder KMU
• etwas über 70% pendeln regelmässig
mindestens 30 Minuten / Tag
• 60% der Stichprobe hat eine anteilige
Führungsposition bis hin zu Mitgliedschaft in
der Geschäftsführung (16%)
Es handelt sich um eine Stichprobe überzeugter und erfahrener
mobiler und flexibler DienstleisterInnen, die auch im Home Office arbeiten
(i.V. Gisin, Schulze & Degenhardt, 2014)
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Raum-zeitliche Flexibilität, [email protected]
08.05.2013
12
Vorteil: Mehr Zufriedenheit
«Während WorkAnywhere hat sich...
meine allgemeine Arbeitszufriedenheit
40%
59%
mein persönliches Wohlbefinden
37%
59%
die Zufriedenheit mit meiner Arbeitgeberin
verschlechtert
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51%
nicht verändert
[email protected]
49%
verbessert
13
Vorteil: Mehr Produktivität
«Wie schätzen Sie Menge bzw. Qualität Ihrer geleisteten Arbeit
während WorkAnywhere gegenüber zuvor ein?»
50%
Menge der
geleisteten
Arbeit
25%
Qualität der
Arbeit
0%
deutlich
geringer
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etwas
geringer
gleich
etwas
höher deutlich höher
[email protected]
14
Vorteile infolge mobiler und flexibler Arbeit
weniger Reisezeit
86%
flexibel entscheiden wann ich arbeite
Autonomie
Arbeitsweise
92%
mehr Nähe zur Familie haben
74%
Arbeits- & Privatleben in Einklang bringen
83%
zufriedener mit der Arbeit
82%
Arbeitsleistung hat sich verbessert
73%
Erledigen von Arbeiten die im Büro nicht…
88%
ungestört in Ruhe arbeiten
95%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Online Befragung Home Office Day, 2012, N=295)
(Gisin, Schulze, Knöpfli & Degenhardt, 2013)
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15
Weitere Vorteile und Nutzen
„Für kreative und konzeptionelle Arbeiten müssen Gedanken und Ideen
reifen.“
„Arbeitszeit selber einteilen und shoppen gehen, wenn alle anderen
arbeiten.“
„Man bekommt keine internen Intrigen mit im Geschäft, kein Mobbing. Man
ist zwangsläufig neutral.“
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16
54% vermissen den spontanen informellen
Austausch
 Nach durchschnittlich 1-2
Tagen Home Office wird
eine Begegnung mit
KollegInnen im Main
Office gewünscht
 Nach durchschnittlich
4.5 Tagen möchten die
Routiniers ihren
Vorgesetzten treffen
 Aber: stärkere Streuung
Zeitraum, nach dem es wichtig ist, sich mit den Kolleg/innen wieder face-to-face zu treffen? (N = 291)
(Gisin, Schulze, Knöpfli & Degenhardt, 2013)
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17
Risiko: Entgrenzung
der Arbeit
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18
Risiko: Gesundheit und Wohlbefinden
•insgesamt gute Gesundheitswerte bei den Home Office Routiniers
•bei 31% deuten die Werte der Effort-Reward-Imbalance (ERI) auf ein etwas
erhöhtes Krankheitsrisiko hin
•54% geben leichte bis mittelschwere Einschlafstörungen an
 Angespannte Situation deutet auf ein «Nicht-Abschalten-Können» hin,
z.B. wegen Arbeit am späten Abend
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19
Veränderungen der Fähigkeit, nach der Arbeit
abschalten zu können (entnommen aus Gerlmaier & Latniak, 2013, S. 174).
Angaben in
Prozent
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20
Häufigste Nennungen psychischer Belastungen bei ITFachkräften mit Projektarbeit
(entnommen aus Gerlmaier & Latniak, 2013, S. 177).
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21
Mittelwertunterschiede bei Ressourcen nach hoch bzw. gering
beanspruchten Beschäftigten
(aus Gerlmaier & Latniak, 2013: 184)
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22
Weitere Nachteile und Risiken
„Man arbeitet mit vielen Unterbrüchen und zieht es bis spät in den Abend
hinein.“
„Der Aufwand wird für die im Büro Anwesenden grösser (Telefondienst,
Terminfindung, ...)“
„Das Büro zu Hause ist immer auf Abruf bereit. Da ist die Versuchung
manchmal gross noch kurz was zu erledigen, auch wenn gerade Samstag
ist.“
„Kontakt zu Kollegen muss aktiv selbst gesucht werden.“
„Manchmal arbeitet man von zu Hause noch mehr als im Büro um zu
zeigen, dass es geht.“
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23
Agenda
• Diskussion
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24
Mobil-flexible Arbeit:
Gestaltungsansätze
Wahrnehmen,
Denken,
Fühlen,
Handeln
Individuum/
Gruppe
Organisation
Orte /
Räume
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Aufgaben
Office work
Technologie
[email protected]
25
Bedingungen für den Erfolg: Technik
„Welche dieser Geräte oder Technologien stehen Ihnen für die Arbeit zu
Hause zur Verfügung?“ (Mehrfachantworten möglich)
0%
10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Desktop Computer (privat)
Notebook (privat)
Notebook (geschäftlich)
Tablet (z.B. iPad)
Drucker
Kopierer
Remote Access Service RAS
Wireless LAN (zu Hause)
Mobile Unlimited
Swisscom
Smartphone als Hotspot (Tethering)
SBB
kein Internetzugang
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26
Führung über IT-Strategie?
Grundlage: 50 Interviews in Bereichen Manufacturing, IT Consulting, Government
Köffer et al., 2014, S. 11
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27
Bestimmen wir über die Technologie oder bestimmt die
Technologie uns?
www.bonkersworld.net
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28
Gestaltungsansätze
Wahrnehmen,
Denken,
Fühlen,
Handeln
Individuum/
Gruppe
Organisation
Orte /
Räume
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Aufgaben
Office work
Technologie
[email protected]
29
Bedingungen für den Erfolg: Individuell
„Die Arbeit von zu Hause oder von unterwegs erfordert gewisse
persönliche Fähigkeiten. In welchen Bereichen haben Sie persönlich
während WorkAnywhere dazugelernt?“
0%
20%
Selbstdisziplin (Arbeit)
Selbstdisziplin (persönliches)
Koordination mit Kollegen/-innen
24%
nichts Neues dazugelernt
viel dazugelernt
100%
15%
52%
29%
Richtigen Ort für eine Tätigkeit wählen
80%
45%
31%
25%
60%
39%
Arbeit besser planen/organisieren
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40%
52%
50%
47%
16%
18%
23%
26%
ein bisschen dazugelernt
sehr viel dazugelernt
[email protected]
30
HOD Befragung 2012: Neues Profil -> Integrierer und Segmentierer
Männer
Frauen
43%
Integrierer
Segmentierer
57%
Segmentierer
Integrierer
54%
Integrierer
46%
Segmentierer
Segmentierer
Integrierer
 «Integrierer» können Privat-/Freizeit-/Familienbereich gut mit der
Arbeit verbinden, ziehen keine harten Trennlinien; arbeiten auch zu
Hause und kümmern sich um privates während der Arbeit
 «Segmentierer» ziehen möglichst harte, wenig durchlässige Grenzen
(Gisin, Schulze, Knöpfli & Degenhardt, 2013, in prep.)
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[email protected]
31
Bedingungen für den Erfolg: Individuell
Mehr Selbstkenntnis:
Mehr Selbstdisziplin:
•eigene Arbeitsweise
• fokussieren
•produktive und un-produktive
(Tages-)zeiten
• eigene Regeln und
Grenzen einhalten
•typische Ablenkungen
• Ablenkungen
widerstehen
•gewünschte Grenzen
zwischen Arbeit und
Nicht-Arbeit
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• Überarbeitung vermeiden
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32
Gestaltungsansätze
Wahrnehmen,
Denken,
Fühlen,
Handeln
Individuum/
Gruppe
Organisation
Orte /
Räume
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Aufgaben
Office work
Technologie
[email protected]
33
Veränderte Anforderungen (N=291)
…führen zu neuen Anforderungen an Kader & Mitarbeitende
Neue Anforderungen an Führungskräfte
Neue Anforderungen an Mitarbeitende
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Inwiefern wurden Regeln mit Vorgesetzten bzgl. der Arbeit im Home
Office verabredet? (N=291)
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Schriftlich explizit Mündlich explizit
verabredet
verabredet
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Nebenbei /
informell
besprochen
Keine
Absprachen über
Regeln (Weichbrodt et al., 2013)
[email protected]
34
Bedingungen für den Erfolg: Policy
Wie sind diese Regeln formalisiert ( IST)?
Wie sollten diese Regeln Ihrer Meinung nach formalisiert sein ( SOLL)?
47
50
32
45
40
30
35
27
30
21
13
25
20
4
15
10
9
4
10
2
5
5
0
keine Antwort
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weiss nicht / ich
kann dies nicht
einschätzen
nicht explizit
vereinbart und auch
informell nicht
vorhanden
nicht explizit
vereinbart, aber
informell vorhanden
(„ungeschriebene
Regel“)
mündlich explizit
vereinbart
schriftlich
festgehalten
[email protected]
35
Bedingungen für den Erfolg: Policy
Auf welcher Ebene Ihrer Organisation wird entschieden
bzw. geregelt, wer mobil-flexibel arbeiten darf ( IST)?
Auf welcher Ebene Ihrer Organisation sollte Ihrer Meinung nach entschieden bzw. geregelt
werden, wer mobil-flexibel arbeiten darf ( SOLL)?
38
32
40
35
25
26
22
30
25
20
10
6
15
10
5
6
9
3
4
0
7
3
3
1
4
5
0
keine Antwort
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weiss nicht, kann dies
nicht einschätzen
es gibt keine Entscheide
oder Regelungen
Jede/r Mitarbeiter/in kann
autonom entscheiden
individuell in Absprache
mit der direkt vorgesetzten
Person
gemeinsam in Absprache
mit dem Team
alleinig durch die
vorgesetzte Person des
Teams ohne Absprache
auf der Ebene von
Abteilung / Bereich /
Organisationseinheit
[email protected]
auf der Ebene der
Geschäftsleitung
36
Was sollte in einer Policy auf welche Weise
geregelt werden?
Vereinheitlichung
Handlungsspielraum
detaillierte Regeln
allgemeine Regeln
Compliance, unerwünschtes
Verhalten verhindern
Vertrauen, erwünschtes
Verhalten herbeiführen
Wenig
Erfahrung
Viel
Erfahrung
Formalisierung
gemeinsames Verständnis
geplanter Einsatz von
mobil-flexibler Arbeit
Autonomie über
mobil-flexible Arbeit
… mit zunehmender Erfahrung werden die Policys vager und weniger restriktiv
(mehr in Richtung einer Wegleitung)
(Bratoljic, Baumgartner & Tanner, 2013)
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[email protected]
37
Bedingungen für den Erfolg: Führung
„Welches sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten
Erfolgsfaktoren für flexibles Arbeiten?“
Anzahl
Nennungen
davon an
1. Stelle
Vertrauen
21
14
Eigenverantwortung, (Selbst-)Disziplin, Selbständigkeit
23
8
Tools, Infrastruktur, etc.
19
4
Der meiste Widerstand bei der Umsetzung kommt vom unteren und
mittleren Management.
Denn: Führen von flexiblen Mitarbeitenden erfordert...
•Ziel- und ergebnisorientiertes Führen
•Kontrolle abgeben, Vertrauen aufbauen
•passende Regeln und Abmachungen finden
... zusätzlich zum üblichen Tagesgeschäft
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[email protected]
38
Das FlexWork-Phasenmodell
Phase 1:
Ortsgebundene
Arbeit
Phase 2:
Flexible Arbeit
als Ausnahme
Phase 3:
Umbruch /
schleichende
Ablösung
Phase 4:
Flexible Arbeit
weitgehend
etabliert
Phase 5:
NetzwerkUnternehmen
Infrastruktur /
Architektur
Technologie
Regelungen
Führung
Werte &
Normen
(Weichbrodt et al., 2014, i.V.)
www.fhnw.ch/ifk
[email protected]
39
Befragung mittels einer zweigeteilten repräsentativen Stichprobe
Sektor Wissensintensive
Dienstleistungen
Öffentliche Verwaltung
Beispiele:
IT, Telekommunikation, Finanzen,
Versicherungen, Treuhand,
Unternehmensberatungen,
Architektur, Werbung
Gemeindeverwaltungen,
Kantonale und Bundesämter,
Sozialversicherung, Militär
Anzahl in der
Stichprobe:
230
193
Anzahl Schweiz:
ca. 99‘000
ca. 2‘800
Beschäftigte
Schweiz:
ca. 680‘000
ca. 408‘000
Wirtschaftsleistung:
35% der nominellen
Wertschöpfung (KOF, 2005)
n/a
Hypothesen:
• bereits recht flexibel
• viel Potenzial
• eher weniger flexibel
• viel Potenzial
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[email protected]
40
Ergebnisse: Sektor wissensintensive Dienstleistung und öffentliche
Verwaltung
Wissensintensive DL
Phase 5
2%
öffentliche Verwaltung
Phase 5
0%
Phase 4
0%
Keine
Phase 1
Zuord10%
nung
12%
Phase 4
16%
Keine
Zuordnung
7%
Phase 1
14%
Phase 2
25%
Phase 3
16%
Phase 2
63%
Phase 3
35%
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[email protected]
41
Unterschiede zwischen den Dimensionen
Phase 1:
Ortsgebundene
Arbeit
Infrastruktur /
Architektur
Technologie
Phase 2:
Flexible Arbeit
als Ausnahme
1.5
Phase 3:
Umbruch /
schleichende
Ablösung
Phase 4:
Flexible Arbeit
weitgehend
etabliert
Phase 5:
NetzwerkUnternehmen
2.1
1.8
Regelungen
2.5
3.1
2.1
Führung
2.7
Werte &
Normen
2.0
3.3
2.9
Sektor Wissensintensive Dienstleistungen M = 2.8
Öffentliche Verwaltung
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M = 2.0
[email protected]
42
Unterschiede zwischen Grossunternehmen und KMU (Wissensintensive DL)
Phase 1
Phase 2
Phase 3
Phase 4
Phase 5
Gross
2%
M=2.7
KMU
M=2.7
12%
0%
41%
41%
26%
20%
16%
40%
40%
60%
19%
80%
3%
100%
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[email protected]
43
Bedingungen für den Erfolg: Organisation
• Flexibilität organisatorisch ermöglichen:
Regelungen, Technik, Architektur
• Optimale Nutzung der Flexibilität fördern:
Schulungen, Führung/Kultur, Aufgabenangemessenheit
 Online-Schulung: Führung bei mobil-flexibler Arbeit
• Paradox: Organisationen müssen Mitarbeitende darin
unterstützen, sich vom Unternehmen bzw. von der Arbeit
abzugrenzen
• Grenzen der Flexibilität anerkennen:
Home Office ist nicht für jeden passend
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[email protected]
44
Gestaltungsansätze
Wahrnehmen,
Denken,
Fühlen,
Handeln
Individuum/
Gruppe
Organisation
Orte /
Räume
www.fhnw.ch/ifk
Aufgaben
Office work
Technologie
[email protected]
45
Wie müssen Räume gestaltet sein,
wenn im Kern der Arbeit der
Umgang mit Wissen steht?
http://www.vitra.com/ de-ch/office/
www.fhnw.ch/ifk
http://www.vitra.com/ de-ch/office/
http://pinterest.com/pin/254946028877179774/
[email protected]
46
Welche Anforderungen stellen mobil-flexible Wissensarbeitende
an Büroräume?
54% der Befragten in der HOD
Online Studie vermissen
den spontanen informellen
Austausch mit den Arbeitskollegen!
Anforderungen
•
Orte des Informellen
•
Transparenz: wer ist da?
•
Einzelarbeit mit «social facilitation»
•
…
www.fhnw.ch/ifk
„Erstes Traktandum: Neue
Policy zum flexiblen Arbeiten“
Quelle: Joe Lynch auf http://hbr.org/web/slideshows/cartoon/1112/6-slide
[email protected]
47
Pilot-Szenario Virtuelles Café an der FHNW
Virtuelle Cafe-Technologie
von CISCO
zwei Cafeterias in Brugg und
Muttenz für 3 Monate
verbunden
ergänzt um verteiltes Gaming
mittels X-Box Technologie von
Microsoft
Voraussetzungen für informelle,
computer-vermittelte Kommunikation
•
Konzentration geeigneter Personen
•
Geringe Verhaltenskosten
•
Gemeinsamkeiten (z.B. Aufgaben)
•
Gemeinsame Arbeitsumgebung
•
Reichhaltigkeit übertragener
Informationen
•
Vertraulichkeitsregulation.
www.fhnw.ch/ifk
Split-Screen Technologie (Hochschule Gestaltung und Kunst FHNW)
[email protected]
48
Agenda
• Diskussion
www.fhnw.ch/ifk
[email protected]
49
Fazit und Diskussion
jedes zweite
Unternehmen bietet
Möglichkeiten für mobilflexible Arbeit an
Wissen
Kompetenz
66% der Mitarbeitenden
würden gerne raumzeitlich flexibler arbeiten
Individuum/
Gruppe
Organisation
Aufgaben
Office work
Orte /
Räume
Vorteile eines «ja, aber
richtig» sind
nachgewiesen für
- Individuum
- Organisation
- Gesellschaft
www.fhnw.ch/ifk
Technologie
Technologie
Mitarbeitende und
Organisationen
profitieren von dem
passenden Einsatz
mobil-flexibler
Arbeitsweisen
Kultur
[email protected]
50
www.fhnw.ch/ifk
[email protected]
51
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!!
Hartmut Schulze
Hochschule für Angewandte Psychologie FHNW
Institut für Kooperationsforschung und –entwicklung
Riggenbachstrasse 16
4600 Olten
[email protected]
www.fhnw.ch/ifk
[email protected]
52
Literatur verwendet im Vortrag
Bratoljic, Ch., Baumgartner B. & Tanner (2013). Policy mobil-flexible Arbeit – ein Spannungsfeldvzwischen Regelungsbedarf
und Wunsch nach Flexibilität. Studierendenarbeit. Olten: FHNW
Brenke, K. (2014). Heimarbeit: Immer weniger Menschen in Deutschland gehen ihrem Beruf von zu Hause aus nach. DIWWochenbericht, (8), 131–140.
Gisin, L, Schulze, H., Knöpfli, D. & Degenhardt, B. (2013). Schweizerische Umfrage “Home Office 2012”. Retrieved from:
http://www.fhnw.ch/aps/ifk/ifk-projekte/aktuelle-projekte/home-office-2012/home-office-2012
Grote, G., & Staffelbach, B. (2010). Schweizer HR-Barometer 2010. Arbeitsplatzflexibilität und Familie. Zürich: Verlag Neue
Zürcher Zeitung.
Köffer, S., Ortbach, K., Walter, N., Niehaves, B. & Becker, J. (2014). Integration für Alle! Die Intensivierung der Vermischung
von Privat- und Arbeitsleben durch IT-Consumerization. Vortrag auf Kongress der Gesellschaft für Arbeitswissenschaft,
München, 14.03.2014.
Schulze, H., & Weichbrodt, J. (2012). Refugium für selbstbestimmtes Arbeiten Homeoffice ist auch für KMU ein Thema.
KMU Life, (01), 10–11.
Schat, H.-D., & Flüter-Hofmann, C. (2012). Warum Telearbeit? Neue Erkenntnisse zu einem bewährten Konzept. ASU Protect,
(1), 16–19.
Weichbrodt, J., Sprenger, M., Steffen, M., Tanner, A., Meissner, J., & Schulze, H. (2013). WorkAnywhere (28 S.). Bern.
Retrieved from: http://www.sbb.ch/sbb-konzern/ueber-die-sbb/der-umwelt-verpflichtet/nachhaltige-mobilitaet/mobilesarbeiten.html
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53

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