Projektcontrolling - Controlling

FACHHOCHSCHULE ASCHAFFENBURG
FACHBEREICH WIRTSCHAFT UND RECHT
Würzburger Straße 45
63743 Aschaffenburg
Projektcontrolling
Der Einsatz von EDV - Programmen
im Projektcontrolling am Beispiel von
MS Project
Fall- und Projektstudien
zu
„Ausgewählten Fragen der Unternehmensführung“
Prof. Dr. Heinz Rittich
Florian Ebert
Wenschdorf 46
63897 Miltenberg
Matrikelnummer: 3390183
29.April 2003
Inhaltsverzeichnis – Seite II
Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS
II
ABBILDUNGSVERZEICHNIS
IV
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
V
1
GRUNDLAGEN DES PROJEKTCONTROLLINGS
1
2
ALLGEMEINES ZU MS PROJECT
2
3
DER EINSATZ VON MS PROJECT IN DEN PHASEN
DER PROJEKTPLANUNG
3
3.1 Vorgehensplanung
3.1.1 Konzeption eines Projektstrukturplans (PSP)
3
3.1.2 Festlegung der Meilensteine
3
3.2 Terminplanung
4
3
3
3.2.1 Kalendereinstellungen
3
3.2.2 Dauer eines Vorgangs
4
3.2.3 Verknüpfen der Vorgänge
4
3.2.4 Pufferzeiten
5
3.2.5 Der kritische Weg
6
3.3 Kapazitätsplanung
6
3.4 Kostenplanung
8
TECHNISCHE INSTRUMENTE ZUR
PROJEKTÜBERWACHUNG IN MS PROJECT
9
Inhaltsverzeichnis – Seite III
4.1 Die Überwachung mit Hilfe von Ansichten
9
4.1.1 Ansichtsarten
9
4.1.2 Tabellen und Masken
9
4.1.3 Diagramme
10
4.1.3.1 Balkendiagramm (Gantt)
10
4.1.3.2 Netzplandiagramm
11
4.1.3.3 Kalenderansicht
12
4.2 Der Basisplan als Grundlage der Projektsteuerung
12
4.3 Filter
13
4.4 Berichte
14
LITERATURVERZEICHNIS
16
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1: Die vier Verknüpfungsarten im Balkendiagramm (Gantt)....................................5
Abb. 2: Zuordnung von Ressourcen ................................................................................7
Abb. 3: Darstellung des Projektfortschritts im Balkendiagramm (Gantt) .......................10
Abb. 4: Teilvorgangsknoten im Netzplandiagramm ......................................................11
Abb. 5: Netzplandiagramm.............................................................................................12
Abb. 6: Darstellung aktueller Plan-Basisplan im Balkendiagramm: Überwachung .......13
Abkürzungsverzeichnis
AA
Anfang-Anfang
Abb.
Abbildung
AE
Anfang-Ende
Anm.
Anmerkung
bzw.
beziehungsweise
bspw.
beispielsweise
d.h.
das heißt
DIN
Deutsches Institut für Normung
EA
Ende-Anfang
EE
Ende-Ende
evtl.
eventuell
MS
Microsoft
PSP
Projektstrukturplan
s.u.
siehe unten
teia
Teles European Internet Academy
v.a.
vor allem
vgl.
vergleiche
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 1
1 Grundlagen des Projektcontrollings
Ein Projekt ist ein Vorhaben, welches durch die Einmaligkeit seiner
Bedingungen wie bspw. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen sowie die Abgrenzung gegenüber anderen
Vorhaben gekennzeichnet ist.1 Es besteht aus einer Abfolge von
Vorgängen2, die für ihre Durchführung Zeit und Ressourcen beanspruchen.3 Unter Ressourcen wird die Gesamtheit des Personals,
der Ausstattung und der Materialien verstanden, die für die Erledigung der Vorgänge in einem Projekt verwendet werden.4
Das Projektcontrolling unterstützt das Projektmanagement bzw.
die Entscheidungsträger bei der Planung, Steuerung und Kontrolle
eines Projekts mit Maßnahmen konzeptioneller, informatorischer
und koordinatorischer Art.5 Hauptaufgabe ist die Umsetzung des
Projektziels in qualitative und quantitative Soll-Daten für die einzelnen Projektphasen während der Planung und die Bereitstellung der
entsprechenden Ist-Daten in der Durchführungsphase, um Abweichungen zwischen geplanten und realisierten Werten frühzeitig zu
erkennen und mithilfe des Berichtswesens zu verbreiten, um eine
effiziente Steuerung zu ermöglichen.6 Dabei ist die permanente
und gleichzeitige Betrachtung von Leistung, Zeit und Kosten von
großer Bedeutung.7
Multi-Projektcontrolling umfasst operative und strategische Komponente:8 das strategische Multi-Projektcontrolling erstellt ein Projekt-Portfolio, indem die durchzuführenden Projekte nach ihrem
Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele klassifiziert und
ausgewählt werden.9 Die Aufgabe des operativen MultiProjektcontrollings besteht neben den bereits erwähnten Projektaufgaben darin, die einzelnen Projekte zu koordinieren sowie die
Verteilung der verfügbaren Ressourcen zwischen den einzelnen
Projekten zu planen und zu steuern.10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
vgl. DIN 69 901 (1987)
Ein Vorgang ist eine Aktion mit einem Anfangs- und einem Endtermin, vgl. www.teia.de
(2002), S.430
vgl. Werners (2000), S.422
vgl. www.teia.de (2002), S.127
vgl. Schön (2003), S.107
vgl. Schmalenbach (2002), S.283
vgl. Schmalenbach (2002), S.283
vgl. Kaubla/Dittler (2001), S.95
vgl. Kaubla/Dittler (2001), S.96
vgl. Schön (2003), S.107, Nastansky/Haberstock (1999), S.488
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 2
2 Allgemeines zu MS Project
MS Project gehört zur erweiterten „Office-Familie“11 von Microsoft
und ist eine spezialisierte Projektmanagementsoftware.12 Zweck
des Programms ist die datentechnische Unterstützung der Planung, Steuerung, Überwachung und Auswertung von Projekten.13
Die Stärke von MS Project liegt in der Berechnung von Terminen
und Ressourcenkapazitäten sowie der Darstellung der Projektinformationen in einer Vielzahl von veränderbaren Ansichten zur Projektüberwachung.14
Dadurch wird die Aufgabe des Projektcontrollings erheblich vereinfacht, ein Projekt zu koordinieren und gezielt darüber zu informieren. Jedoch bedarf es einer sauberen Eingabe der Daten, sowohl in der Planungs- als auch in der Durchführungsphase. Aus
diesem Grund ist die Planung mit MS Project in meiner Seminararbeit ähnlich stark gewichtet wie die Überwachungsinstrumente von
MS Project. Die korrekte Eingabe des Fortschritts von langandauernden Vorgängen in der Durchführungsphase ist diffizil, da die
Meldung, ein Vorgang sei bspw. zu 70% erledigt, lediglich den
Wert einer subjektiven Meinung hat und erst bei Beendigung des
Vorgangs relativ sicher gesagt werden kann, sein Fortschrittsstatus
ist 100%.15
Jedoch garantiert auch der technisch versierteste Umgang mit
der Software einem Projekt keinen Erfolg, da eine klare Zielsetzung
sowie sorgfältige Planung und Vorbereitung von ihr nicht durchgeführt werden kann.16 Hierfür werden die individuellen Fähigkeiten
des Projektteams benötigt.17 „Projekte werden mit dem Kopf gemacht, nicht mit der Software.“18
11
12
13
14
15
16
17
18
zu MS Office gehören standardisierte Softwareprogramme wie MS Word und MS Excel,
vgl. www.teia.de (2002), S.47
vgl. Nastansky/Haberstock (1999), S.488
vgl. www.teia.de (2002), S.44
vgl. Nastansky/Haberstock (1999), S.488
vgl. www.teia.de (2002), S.227
vgl. www.teia.de (2002), S.48
vgl. www.teia.de (2002), S.48
www.teia.de (2002), S.113
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 3
3 Der Einsatz von MS Project in den Phasen
der Projektplanung
3.1
Vorgehensplanung
3.1.1 Konzeption eines Projektstrukturplans (PSP)
Ein PSP ist die hierarchische Darstellung eines Projekts über mehrere Gliederungsebenen, hierbei wird das Projekt systematisch in
Phasen unterteilt und diese in Vorgänge zerlegt.19 Er beinhaltet die
Basisinformationen für die weiteren Schritte der Projektplanung wie
Ablauf-, Termin- und Ressourcenplanung.20 In MS Project wird die
Vorgangshierarchie durch Sammelvorgänge ausgedrückt, die mit
ihren Teilvorgängen jeweils eine Projektphase bilden.21
3.1.2 Festlegung der Meilensteine
Meilensteine markieren den Beginn und das Ende eines Projekts
sowie wichtige Zwischenziele zur Erreichung des Projektziels wie
bspw. den Abschluss von Hauptphasen.22 Da Meilensteine lediglich
Kontrollpunkte zur Überwachung des Projektfortschritts darstellen,
werden sie in MS Project durch die Eingabe einer Vorgangsdauer
Null zugewiesen.23
3.2 Terminplanung
3.2.1 Kalendereinstellungen
Bevor MS Project mit der Terminplanung beginnen kann, müssen
Ausgangswerte zum Kalkulieren von Terminen bekannt sein.24 Im
Dialogfeld Projektinfo25, das stets beim Öffnen eines neuen Projektdokuments erscheint, wird bestimmt, ob der Terminplan vom
Anfangs- oder Endtermin berechnet werden soll. Ist der Starttermin
des Projekts vorgegeben, wird durch Vorwärtsrechnung ein Endtermin ermittelt (progressive Terminplanung), existiert ein vorgesehener Endtermin, errechnet sich durch Rückwärtsrechnung der
spätest mögliche Starttermin (retrograde Terminplanung).26
19
vgl. Hayek, A. (1993), S.85-87
vgl. Schmalenbach (2002), S.282
21
vgl. Doucette (2000), S.46
22
vgl. Doucette (2000), S.49, Pyron (2001), S.84
23
vgl. www.teia.de (2002), S.424, Doucette (2000), S.49
24
vgl. www.teia.de (2002), S.99
25
bei allen kursiv formatierten Begriffen handelt es sich um einen MS Project spezifischen
Ausdruck
26
vgl. Birker (1995), S.50
20
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 4
Damit MS Project die eingegebene Dauer der Vorgänge (s.u.)
korrekt berechnen kann, muss in den Kalenderoptionen definiert
werden, wie viele Stunden ein Arbeitstag bzw. eine Arbeitswoche
umfassen soll und wie viele Tage in einem Monat gearbeitet wird.
Standardmäßig eingestellt sind acht Stunden pro Tag, 40 Stunden
pro Woche und 20 Tage pro Monat.27
Der Terminplan für Vorgänge und Ressourcen hat die in einem
Basiskalender hinterlegten Arbeitstage und –zeiten zur Grundlage.
MS Project enthält drei Basiskalender:28
•
•
•
Der Standardkalender definiert als Arbeitszeiten Montag
bis Freitag 8 – 12 Uhr und 13 – 17 Uhr
Der 24-Stunden-Kalender enthält keine arbeitsfreien Tage und hat pro Tag 24 Arbeitsstunden
Der Nachtschicht-Kalender definiert Montag bis Samstag
23 – 3 Uhr und 4 –8 Uhr als Arbeitszeit
Jeder der Kalender kann den unternehmensspezifischen Arbeitszeiten angepasst werden, außerdem müssen in jedem Kalender Feiertage als arbeitsfreie Tage manuell eingegeben werden, da
standardmäßig keine Feiertage definiert sind.29.
3.2.2 Dauer eines Vorgangs
Zur Aufstellung eines Terminplans ist es zwingend notwendig, den
Zeitumfang für die Bearbeitung jedes Vorgangs einzuschätzen.30 In
MS Project kann die Dauer in fünf Zeiteinheiten eingegeben werden: Minuten, Stunden, Tage, Wochen und Monate.31 Das Programm berechnet danach die Termine, indem es die im Kalender
definierte Arbeitszeit verwendet.32 Beginnt die Arbeit eines Vorgangs an einem Freitag um 8 Uhr und soll zwei Tage dauern, plant
Project für den Vorgang die nächsten 16 verfügbaren Arbeitsstunden für den Vorgang ein, d.h. der Vorgang endet am Montag um 17
Uhr, da Samstag und Sonntag standardmäßig arbeitsfreie Tage
sind.
3.2.3 Verknüpfen der Vorgänge
Die meisten Vorgänge können nicht beliebig während des Projektzeitraums durchgeführt werden, sondern hängen von anderen Vor-
27
28
29
30
31
32
vgl. Pyron (2001), S.121
zu den folgenden Ausführungen vgl. Pyron (2001), S.122f
vgl. Pyron (2001), S.124, Doucette (2000), S.117
vgl. Doucette (2000), S.69
vgl. Pyron (2000), S.111
zu den folgenden Ausführungen vgl. Pyron (2000), S.114f.
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 5
gängen ab.33 Somit haben sie Vorgänger und Nachfolger, die Einfluss auf ihren Anfangs- oder Endtermin haben.34 Damit das Programm die Reihenfolge der abzuarbeitenden Vorgänge kennt und
bei jeglicher Veränderung neue Termine berechnen kann, müssen
die Beziehungen zwischen den Vorgängen definiert werden.35
MS Project kennt vier mögliche Verknüpfungsarten:
•
•
•
•
Ende-Anfang (EA)
Anfang-Anfang (AA)
Ende-Ende (EE)
Anfang-Ende (AE)
EA-Verknüpfungen sind standardmäßig in MS Project angelegt.36
Sie besagen, dass ein nachfolgender Vorgang frühestens beginnen
kann, wenn der Vorangegangene beendet wurde. Bei einer AABeziehung kann der Nachfolger bereits beginnen, sobald der Vorgänger beginnt, während bei einer EE-Beziehung der vorangegangene Vorgang beendet sein muss, bevor der nachfolgende ebenfalls beendet werden kann. AE-Beziehungen bedeuten, dass der
Nachfolger nicht beendet werden kann, bevor der Vorgänger startet. Diese Art von Verknüpfung ist in der Praxis ohne Bedeutung.37
Abb. 1: Die vier Verknüpfungsarten im Balkendiagramm (Gantt)
3.2.4 Pufferzeiten
Nach der Eingabe der Dauer und dem Verknüpfen der Vorgänge
besteht in MS Project die Möglichkeit, in der Tabelle Berechnete
Termine die errechneten und die spätest möglichen Anfangs- und
Endtermine sowie die freie und gesamte Pufferzeit eines jeden
33
vgl. Doucette (2000), S.33
vgl. Pyron (2001), S. 141
35
zu den folgenden Ausführungen vgl. www.teia.de (2002), S.116f.
36
zu den folgenden Ausführungen vgl. Doucette (2000), S.77
37
www.teia.de (2002), S.116
34
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 6
Vorgangs anzuzeigen.38 Die gesamte Pufferzeit gibt den Zeitraum
an, wie lange sich ein Vorgang verzögern kann, ohne dass daraus
Auswirkungen auf den Projektendtermin entstehen, die freie Pufferzeit definiert den Zeitabstand, den ein Vorgang verschoben werden kann, ohne einen anderen Vorgang zu beeinflussen.39
Ein freier Puffer kann einem Vorgang direkt zugefügt werden, indem der Anfangstermin des nachfolgenden Vorgangs an einem
späteren Datum manuell eingegeben wird. Indirekt ist es möglich,
indem einem Vorgang weitere Ressourcen zugewiesen werden,
Verknüpfungen geändert oder die Vorgangsdauer verlängert wird.40
Durch Zuweisung eines Zeitabstandes bei Vorgangsverknüpfungen
kann eine Art Puffer festgelegt werden. Dieser Zeitabstand kann in
einer Zeiteinheit oder einem Prozentwert vom Vorgänger angegeben werden und positiv (Vorlauf) oder negativ (Überlappung)
sein.41 Das Programm versteht diese Methode jedoch nicht als Puffer und subtrahiert den Zeitabstand vom Gesamtpuffer, da er einen
anderen wichtigen Sinn haben könnte.42(z.B. Trocknen einer Grundierung, bevor Farbe aufgetragen werden kann43)
3.2.5 Der kritische Weg
Die Folge von kritischen Vorgängen vom Projektbeginn bis zum
Projektende wird als kritischer Weg bezeichnet.44 Ein Vorgang ist
kritisch, wenn eine Verschiebung oder Verzögerung des Vorgangs
zu einer Verspätung des geplanten Projektendtermins führt, sein
Gesamtpuffer also einen Wert von Null hat. Diese Vorgänge müssen besonders überwacht werden, um den geplanten Projektendtermin nicht zu gefährden.
Der kritische Weg kann in MS Project in diversen Ansichten oder
durch Filter angezeigt werden, die in Kapitel 4 dieser Seminararbeit
ausführlicher behandelt werden.
3.3 Kapazitätsplanung
In den Ressourcenpool wird die Gesamtheit der Personen (Arbeitsressourcen) und Ausrüstung (Materialressourcen) eingegeben, die
für das Projekt verfügbar sind und Vorgängen zugeordnet werden
können.45 Wird ihm eine Arbeitsressource zugefügt, muss die ma38
39
40
41
42
43
44
45
vgl. Doucette (2000), S.139
vgl. Pyron (2001), S. 399
vgl. www.teia.de (2002), S.184
vgl. Doucette (2000), S. 96
vgl. www.teia.de (2002), S.186
vgl. Pyron (2001), S. 146
zu den folgenden Ausführungen vgl. Werners (2000), S.424
vgl. Doucette (2000), S.102
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 7
ximale Anzahl an Ressourceneinheiten angegeben werden.46 Dabei handelt es sich um einen Prozentwert, z.B. 50%, wenn ein einzelner Mitarbeiter halbtags für das Projekt abgestellt wird, oder
800%, wenn es sich um eine Gruppenressource aus acht Mitarbeitern handelt.47
Abb. 2: Zuordnung von Ressourcen
Wird eine Arbeitsressource einem Vorgang zugeordnet, muss
ebenfalls die zugeordnete Einheit eingegeben werden. Als Standard verwendet MS Project die Einheit 100%, d.h. eine Person ist
während der Vorgangsdauer 100% ihrer Arbeitszeit dem Vorgang
zugeordnet.48 Da eine Ressource mehreren Vorgängen zugeordnet
werden kann, die eventuell parallel laufen, besteht die Gefahr, einer Ressource mehr Arbeit (in Einheit) zuzuordnen als von ihr bewältigt werden kann (maximale Einheit), sie somit zu überlasten.49
Der Materialressourcenverbrauch eines Vorgangs kann auf zwei
verschiedene Arten angegeben werden: entweder durch eine feste
Anzahl an verbrauchten Einheiten für die Ausführung eines Vorgangs (festgelegter Verbrauchssatz) oder die Anzahl der verbrauchten Einheiten in Abhängigkeit von der Vorgangsdauer (variierender Verbrauchssatz).50
Mit Hilfe des Tools Kapazitätsabgleich können Arbeitsressourcenüberlastungen identifiziert und beseitigt werden.51 In diesem
46
47
48
49
50
51
vgl. Pyron (2001), S.297
vgl. Pyron (2001), S.299
vgl. Doucette (2000), S. 105
vgl. Pyron (2001), S.384
vgl. Pyron (2001), S.300
vgl. Pyron (2001), S.385
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 8
Dialogfeld kann definiert werden, wie genau auf Überlastungen
geachtet werden soll. Entscheidet man sich bspw. für Woche, erscheint neben dem Ressourcennamen kein Indikator, wenn der
Ressource an einem Tag mehr Arbeit zugeteilt wurde, als sie an
diesem erledigen kann, da sie es innerhalb einer Woche ausgleichen kann.52 Die automatische Beseitigung einer Überlastung kann
MS Project nur durch die Berechnung von Verzögerungen bewerkstelligen, was kritisch ist, da hierdurch der Endtermin verschoben
wird.53 Aus diesem Grund sollte stets manuelle Abgleichsberechnung aktiviert sein.54 Manuell kann eine Ressourcenüberlastung
durch die Auswahl einer Ersatzressource oder Erhöhung der Ressourcenverfügbarkeit ausgeglichen werden.55
3.4 Kostenplanung
MS Project berechnet die Gesamtkosten für ein Projekt bottom-up,
d.h. es werden die Kosten jedes Teilvorgangs aus festen Kosten
und Kosten für Ressourcen ermittelt und addiert.56
Die Kosten für die Arbeitsressourcen berechnet MS Project, indem die Arbeitsstunden für einen Vorgang mit dem hinterlegten
Standardsatz für die benötigte Ressource multipliziert werden.57
Dieser Standardsatz kann in Kosten pro Minute, Stunde, Tag, Woche, Monat oder Jahr eingegeben werden.
Die Kosten für die Materialressourcen eines Vorgangs errechnen
sich durch die Multiplikation der verbrauchten Einheiten mit dem
definierten Standardsatz.58
52
53
54
55
56
57
58
vgl. Pyron (2001), S.386
vgl. Pyron (2001), S.405
vgl. Pyron (2001), S.411
vgl. Pyron (2001), S.392ff.
vgl. Doucette (2000), S.233
vgl. Pyron (2001), S.272
vgl. Pyron (2001), S.273
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 9
4 Technische Instrumente zur Projektüberwachung in MS Project
4.1 Die Überwachung mit Hilfe von Ansichten
4.1.1 Ansichtsarten
Eine Ansicht zeigt eine bestimmte Menge an Projektinformationen
über Vorgänge, Ressourcen oder deren Zuordnungen in einem
bestimmten Format an.59 MS Project unterscheidet die folgenden
Ansichtsarten:
•
•
•
Diagramme stellen Informationen grafisch dar
Tabellen stellen Daten von Vorgängen oder Ressourcen
in Zeilen und Spalten dar
Masken enthalten detaillierte Informationen zu einem einzigen Vorgang oder einer einzigen Ressource
4.1.2 Tabellen und Masken
Insgesamt gibt es in MS Project 25 vordefinierte Tabellen, 15 Vorgangs- und zehn Ressourcentabellen, die jeweils eine spezielle
Sicht auf das Projekt bzw. die Ressourcen geben. Auf den Inhalt
jeder einzelnen Tabelle kann aus Gründen des Umfangs der Seminararbeit nicht näher eingegangen werden. Von den Vorgangstabellen möchte ich die Überwachungstabelle erwähnen, in der alle
tatsächlichen, aktuellen Daten (Anfangs-, Endtermin, Dauer, Kosten, Arbeit) angezeigt und eingegeben werden können sowie die
Kostentabelle, in der die geplanten und tatsächlichen Kosten gegenübergestellt werden.60 Die Abweichungstabelle zeigt und berechnet dagegen lediglich die Terminplanabweichungen.
Wie die drei oben genannten Beispiele zeigen, sind die Tabellen
in MS Project sehr speziell und zeigen jeweils nur einen Teil der
gewünschten Überwachung oder Abweichung. Es besteht jedoch
die Möglichkeit, benutzerdefinierte Tabellen zu erstellen, die nach
den Wünschen des jeweiligen Anwenders aufgebaut sind.61
Eine Maske ist wie ein Formular aufgebaut und erfüllt ihren
Zweck am Besten, wenn sie im unteren Teil einer Ansichtskombination62 angezeigt wird.63 Sie stellt dann Zusatzinformationen zu
59
zu den folgenden Ausführungen vgl. MS Project 2000-Hilfe „Alles über Ansichten“
vgl. Doucette (2000), S.140f.
61
vgl. Doucette (2000), S.141
62
Kombination aus zwei verschiedenen Ansichten, vgl. Doucette (2000), S.88
63
zu den weiteren Ausführungen vgl. MS Project-Hilfe „Maskenansichten“
60
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 10
dem im oberen Bereich (z.B. Tabelle, Balkendiagramm) ausgewählten Vorgang oder Ressource dar und erleichtert die Eingabe
und Überwachung der Detailinformationen.
4.1.3 Diagramme
4.1.3.1 Balkendiagramm (Gantt)64
Das Balkendiagramm (Gantt) wird standardmäßig in MS Project
geöffnet. Auf der linken Seite befindet sich die Tabelle: Eingabe mit
den einzelnen Vorgängen, Vorgangsdauern und Terminen, auf der
rechten Seite die grafische Darstellung der zeitlichen Abläufe der
Vorgänge als horizontale Balken,65 „wobei die Länge der einzelnen
Balken dem Zeitbedarf des jeweiligen Vorgangs entspricht.“66 Als
Tabelle kann jede der 15 Vorgangstabellen angezeigt werden, um
die gewünschten Informationen zu erhalten.
Das Balkendiagramm (Gantt) enthält wesentliche Informationen
zur Überwachung eines Projekts:67 der Vorgangsfortschritt wird mit
einer horizontalen schwarzen Linie innerhalb des Vorgangsbalkens
gekennzeichnet, die verschiedenen Vorgangsbeziehungen werden
durch Pfeile dargestellt und die zugeordneten Ressourcen werden
mit ihrer Einheit68 hinter dem Vorgangsbalken angegeben.
69
Abb. 3: Darstellung des Projektfortschritts im Balkendiagramm (Gantt)
Neben dem Balkendiagramm (Gantt) gibt es vier weitere Balkendiagramme (Abgleich, Einzelheiten, Überwachung, Balkenrollup) in
MS Project. Das Überwachungsbalkendiagramm wird in Kapitel 4.2
näher erläutert, auf die anderen kann aus Gründen des vorgegebenen Umfangs der Seminararbeit nicht eingegangen werden.
64
65
66
67
68
69
Benannt nach Henry Gantt (1861-1919) (vgl. Doucette (2000) S.142), er führte die
Verwendung von grafischen Leisten auf einer Zeitskala ein (vgl. Pyron (2001), S.50)
vgl. Doucette (2000), S. 142
Hayek S.119
zu den folgenden Ausführungen vgl. Doucette (2000) S.142 ff
sofern es sich nicht um die Standardeinheit 100% handelt
in Anlehnung an Doucette (2000), S.145
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 11
4.1.3.2 Netzplandiagramm
Um einen Überblick über die Planungsstruktur und den Ablaufplan
eines Projektes in Unabhängigkeit von den zeitlichen Bedingungen
zu gewinnen, erweist sich die Ansicht Netzplandiagramm als sehr
geeignet.70 Dabei handelt es sich um einen Vorgangsknotenplan,
indem die Vorgänge als Knoten und die Abhängigkeiten zwischen
den einzelnen Knoten als Pfeile dargestellt werden.71 Zur besseren
Identifikation werden Sammelvorgänge als Parallelogramm, Teilvorgänge als Rechteck und Meilensteine als Sechseck dargestellt.72 Ist ein Vorgang kritisch, wird der Knoten rot formatiert, andernfalls blau. Werden zwei kritische Vorgänge miteinander verknüpft, wird die Verknüpfungslinie ebenfalls in roter Farbe angezeigt. In den Knoten werden bestimmte, benutzerdefiniert erweiterbare, Informationen zu einem Vorgang wie Anfang- und Endtermin
sowie Dauer angezeigt.
Abb. 4: Teilvorgangsknoten im Netzplandiagramm
Schwächen des Netzplandiagramms sind die fehlende Orientierung am Terminkalender, die Einheitlichkeit der Knoten (ein eintägiger Vorgang erscheint wie ein 40-tägiger Vorgang), die Unübersichtlichkeit des Netzplans am Bildschirm und die Unhandlichkeit
bei einem Ausdruck durch sehr großflächige Pläne.73
70
vgl. www.teia.de (2002) S.245
vgl. www.teia.de (2002) S.246
72
zu den folgenden Ausführungen vgl. Pyron (2001), S.197
73
vgl. www.teia.de (2002) S.246
71
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 12
Abb. 5: Netzplandiagramm
4.1.3.3 Kalenderansicht
In der Kalenderansicht werden die Vorgänge des Projekts als
Leiste mit ihrem Namen und ihrer Dauer in einem Tageskalenderformat angezeigt.74 Sie ist nicht für die Erstellung komplexer
Projekte geeignet, sondern dient dem Anzeigen und Ausdrucken
von Zeiträumen, an welchen Vorgänge abgeschlossen sein müssen.75
Da die Kalenderansicht im Vergleich zu dem Balken- und Netzplandiagramm hinsichtlich der Übersichtlichkeit und der nicht erkennbaren Projektstruktur (Sammelvorgänge werden standardmäßig nicht angezeigt76) deutliche Nachteile hat, wird sie in dieser
Seminararbeit nicht näher behandelt. .
4.2
Der Basisplan als Grundlage der Projektsteuerung
Der Abschluss der Projektplanung wird MS Project durch das Abspeichern eines Basisplans signalisiert. Er ist eine wesentliche
Voraussetzung für das Überwachen des Projektfortschritts, da die
in der Planung geschätzten Vorgangsdauern und Kosten als Referenzwerte erfasst, mit den aktualisierten Projektinformationen verglichen und Abweichungen berechnet werden.77 In den Basisplan
gehen alle Informationen ein, die vor dessen Abspeichern eingegeben wurden.78 Alles, was danach eingegeben wird, ist Gegenstand und Informationsgehalt des aktuellen Plans.
74
vgl. Pyron (2001), S.186
vgl. Pyron (2001), S.193
76
vgl. Pyron (2001), S.187
77
vgl. MS Project 2000-Hilfe „Alles über Basispläne“; Gründe für das Erstellen eines Basisplans
78
zu den folgenden Ausführungen vgl. www.teia.de (2002), S.230
75
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 13
Abb. 6: Darstellung aktueller Plan-Basisplan im Balkendiagramm: Überwachung
79
Im Balkendiagramm: Überwachung werden die Basisplandaten
mit dem aktuellen Status der Vorgänge verglichen und grafisch
dargestellt.
Die Eingabe des Fortschritts eines noch nicht abgeschlossenen
Vorgangs kann auf drei Weisen erfolgen:80
•
•
•
Durch Eingabe im Feld Prozent abgeschlossen wird geschätzt, wie weit ein Vorgang prozentual bereits abgeschlossen ist.
Im Feld Aktuelle Dauer wird die Summe der Zeit eingetragen, die eine oder mehrere Ressourcen bereits mit
dem Vorgang beschäftigt waren.
Verbleibende Dauer ist die Schätzung, wie viel Zeit für
die Fertigstellung des Vorgangs noch benötigt wird.
Es genügt MS Project, einen der drei Werte einzugeben, die beiden anderen werden daraus ermittelt. Werden sowohl in aktuelle
als auch in verbleibende Dauer Werte eingetragen, versteht das
Programm, ein Vorgang hat bereits einige Zeit beansprucht und
wird noch eine bestimmte Zeit dauern, und ändert auf Grund dieser
Information die Dauer im aktuellen Plan.
4.3 Filter
Eine einfache Methode der Auswertung von Projektdaten ist die
Verwendung von Filtern. Hierbei kann eine Reihe von Kriterien wie
z.B. kritisch, Kosten größer als... oder sollte anfangen bis ... im
Filterfeld ausgewählt werden, die bestimmen, welche Vorgangsoder Ressourcendaten in einer Ansicht angezeigt oder hervorgehoben werden sollen.81 In ausgedruckter Form kann eine Filterung
als Bericht verwendet werden.82
79
in Anlehnung an Doucette (2000), S.145
zu den folgenden Ausführungen vgl. Pyron (2001), S. 532f.
81
vgl. MS Project 2000-Hilfe „Filterdefinition"
82
vgl. www.teia.de (2002), S.301
80
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 14
4.4 Berichte
Die Hauptaufgabe des Projektcontrollings besteht, wie bereits in
den Grundlagen erwähnt, in der Verteilung der Projektinformationen mit Hilfe eines Projektberichtswesens und der Projektdokumentation.83 Es erweckt den Anschein, dass diese Aufgabe durch
das Verwenden des Berichtsmoduls in MS Project mit 22 vordefinierten Berichten in fünf verschiedenen Kategorien sowie der Möglichkeit der Erstellung benutzerdefinierter Berichte wesentlich vereinfacht ist.84 Die Quelle www.teia.de kritisiert die MS Project –
Berichte jedoch als zu unübersichtlich und zu unflexibel und empfiehlt daher ihre Benutzung „nur sehr eingeschränkt“.85 Da der
Großteil der in MS Project erzeugbaren Tabellen und Ansichten in
eine berichtsähnliche Form gebracht und ausgedruckt werden
kann, demnach also auch als Bericht fungieren kann, erwähne ich
die vordefinierten Berichte nur in ihren Grundzügen.86
Die fünf Berichtskategorien sind:
•
•
•
•
83
Übersicht
Diese Berichte liefern allgemeine Projektinformationen
wie kritische Vorgänge oder Meilensteine.
Vorgangsstatus
Hier kann zwischen sechs Vorgangszustandsberichten
gewählt werden wie bspw. Vorgänge in Arbeit oder verspätete Vorgänge.87
Kosten
In dieser Kategorie befinden sich sowohl allgemeine Kostenberichte (Vorgangskosten88 und Kostenrahmen89) als
auch Berichte über Kostenüberschreitungen von Vorgängen oder Ressourcen sowie ein Kostenanalysebericht90.
Ressourcen
Hierunter befinden sich Berichte, welche die Ressour-
vgl. Schmalenbach (2002), S.283
vgl. www.teia.de (2002), S.290
85
vgl.www.teia.de (2002), S.291, www.teia.de (2002) S.290
86
vgl. www.teia.de (2002), S.295 - Ein hilfreiches, nicht ausdruckbares Überwachungsdialogfeld für einen schnellen Projektüberblick ist die Projektstatistik. Diese Informationen
sind im Bericht Projektübersicht der Kategorie Übersicht zu finden und können so
ausgedruckt werden. vgl. Pyron (2001), S.549
87
Der Bericht „verspätete Vorgänge“ erstellt eine Liste von Vorgängen, deren
Anfangstermin sich verschoben hat, „verzögerte Vorgänge“ liefert eine Vorgangsliste
mit Endterminverschiebungen. Vgl. Doucette (2000), S.324
88
Darstellung der Projektkosten über einen bestimmten Zeitraum: Vgl. Doucette (2000),
S.325
89
Darstellung von Kosteninformationen wie geplante und aktuelle Kosten sowie
Abweichungen. Vgl. Doucette (2000), S.325
90
Auf die Kostenanalyse kann aus Platzgründen nicht näher eingegangen werden, ihr Ziel
ist es, die Ursache von Kostenüberschreitungen zu ermitteln. Vgl. Pyron (2001), S.555
84
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
•
Seite 15
cenzuordnungen oder Ressourcenüberlastungen anzeigen.
Arbeitsauslastung
Ein Bericht stellt die Vorgänge und seine zugeordneten
Ressourcen (Vorgangszuordnungen), der andere die
Ressourcen und zugeordnete Vorgänge (Arbeitsauslastung nach Ressourcen) mit Zeitphasendaten dar.
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 16
Literaturverzeichnis
Arbeitskreis Externe und interne Überwachung der Unternehmung
der Schmalenbach-Gesellschaft für Betriebswirtschaft Köln (2002)
Projekte, Projektorganisation und Projektüberwachung, in:
Der Betrieb 6/2002, S.281-286
Birker, Klaus (1995)
Projektmanagement, Berlin, 1995
DIN 69 901(1987)
Projektwirtschaft – Projektmanagement - Begriffe, Berlin,
1987
Doucette, Martin (2000)
MS Project 2000 für Dummies, Bonn, 2000
Hayek, Asad (1993)
Projektmanagementsoftware, Köln, 1993
Kauba, Norbert / Dittler, Gerhard (2001)
Nutzenbewertung von Projekten, in: Controlling 2/2001,
S.95-102
MS Project 2000 Hilfe
Alles über Ansichten
Alles über Basispläne
Filterdefinition
Maskenansichten
Nastansky, Ludwig / Haberstock Philipp (1999)
Der Einsatz Groupware - basierter Multiprojektmanagement- Systeme im Controlling, in: Controlling, 10/1999,
S.487-493
Pyron, Tim (2001)
MS Project 2000 in 21 Tagen, München, 2001
Der Einsatz von MS Project im Projektcontrolling
Seite 17
Schön, Dietmar (2003)
Controlling-Lexikon Projekt-Controlling, in: Controlling,
2/2003, S.107-108
Werners, Brigitte (2000)
Projektsteuerung durch die Zuweisung von Vorgangspuffern, in: WiSt 8/2000 S.422-427
www.teia.de (2002)
Projektmanagement und MS Project, Berlin, 2002
hierbei handelt es sich nicht um eine Internetadresse,
sondern um die einzige Autorenangabe