Katholisches Marien-Krankenhaus Lübeck Digitale

Projektbericht
Gesundheitswesen
Digitale Patientenakte
Katholisches
Marien-Krankenhaus
Lübeck
Der Kunde
Die Katholisches Marien-Krankenhaus Lübeck gemeinnützige GmbH ist ein reines
Belegkrankenhaus und gehört seit 2010 zur Ansgar Gruppe. Weitere Häuser dieser Holding
sind das Marienkrankenhaus Hamburg und das Kinderkrankenhaus Wilhelmstift in Hamburg.
Das Haus verfügt über 111 Betten und betreut jährlich ca. 7.500 Patienten in folgenden
Fachabteilungen:
-
Allgemeine Chirurgie
Anästhesie
Augenheilkunde
Geburtshilfe
-
Gynäkologie
Hals-Nasen-Ohrenheilkunde
Innere Medizin
Urologie
Schon in den vergangenen 12 Jahren ließ das Marien-Krankenhaus Lübeck seine Daten
extern verfilmen. Grund für den Wechsel zu CiBS war die künftige Anbindung an das
Krankenhausinformationssystem ORBIS und der Einsatz eines Dokumenten-ManagementSystems auch für die Verwaltung. Neben der digitalen Archivierung von Patientenakten sollte
die Rechnungsprüfung, die bisher ausschließlich manuell erfolgte, verbessert und beschleunigt
werden.
Leistungen im Überblick
>Digitalisierung und Mikroverfilmung
von Patientenakten
>Einführung ECM ELOprofessional
für Patientenakten
>Anbindung ans KiS ORBIS
>HL7 ADT Kommunikation
>Digitalisierung von Eingangsrechnungen
>Einführung ECM ELOprofessional für die Eingangsrechnungsbearbeitung
>Anbindung an die FiBu Diamant
Digitale Patientenakte
Die Aufgabe
Ziel war, durch die Einführung des Dokumenten-Management-Systems
(DMS) eine Gesamtlösung für alle Bereiche zu schaffen.
Bevor mit der Umsetzung des Projektes begonnen werden konnte, wurden
die Kundenanforderungen und Geschäftsprozesse genauestens ausgelotet,
um die unterschiedlichen Anforderungen digital entsprechend abbilden zu
können.
Die Umsetzung
Mit Projektstart erfolgte die Digitalisierung der laufenden und auch rückwirkenden Patientenakten. Dies hat den Vorteil, dass Wiederkehrer bereits
elektronisch im System erfasst sind.
Wie auch schon in anderen Kliniken führte CiBS das DMS ELOprofessional
zur Abbildung und Verteilung der Patientenakte ein. Durch standardisierte
Schnittstellen wurden alle Patientendaten des Krankenhausinformationssystems ORBIS auch im DMS abgebildet. Zusätzliche Module unterstützten
das Verpacken der Akten, inklusive Dokumentation.
Die Akten wurden laufend durch den CiBS eigenen Fuhrpark abgeholt und
datentechnisch erfasst, um sie mit dem Lieferschein des Kunden abzugleichen. Danach wurden die Akten entsprechend den Vorgaben des Kunden
für den Scanvorgang vorbereitet und digitalisiert. Anschließend übertrug
CiBS die digitalisierten Patientenakten online direkt in das DMS, so dass
der sofortige Zugriff auf diese bestand.
Die elektronische Patientenakte steht nun an jedem Arbeitsplatz zur
Verfügung, so dass die papierene Akte nach Freigabe seitens des Auftraggebers vernichtet werden konnte. Die Vernichtung der Akten fand unter
besonderer Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Bestimmungen mit
einem dafür zertifizierten Unternehmen statt. Nachgereichte Belege werden
im Krankenhaus sofort und digital der Akte zugeführt, sodass auch hier
der hohe Aufwand enorm reduziert wurde.
Im zweiten Schritt erfolgte die Einführung des DMS in der kaufmännischen
Abteilung. Dort beginnend mit der Digitalisierung der laufenden Eingangsrechnungen. Diese werden nun an einer zentralen Stelle eingescannt und
über den digitalen Rechnungsworkflow in ELOprofessional an die Anwender
zur Bearbeitung verteilt. Zusätzlich zur Rechnungsprüfung erfolgte über
eine Schnittstelle die Verknüpfung zur Finanzbuchhaltung Diamant®/3.
Somit stehen auch sämtliche Belege aus der Finanzbuchhaltung im DMS
zur Verfügung und können direkt aufgerufen werden. Die Bearbeitung der
Workflows im DMS ist einfach und nahezu selbsterklärend durch vordefinierte Abfragen und Auswahlfelder. Vertretungsregelungen garantieren die
Bearbeitung auch bei Ausfall eines Mitarbeiters. Ein Eskalationsmanagement
sichert zusätzlich die fristgerechte Bearbeitung durch Information an den
zuständigen Mitarbeiter.
Projektbericht
Gesundheitswesen
Der Kundennutzen
Die Vorteile sind eindeutig. Patientenakten stehen zeitgleich mehreren
Mitarbeitern zur Verfügung und langes Suchen entfällt.
Rechnungserfassung und Durchlaufzeiten werden reduziert und der
Bearbeitungsstand ist jederzeit transparent nachvollziehbar.
Kundenfeedback
„Wir sind froh, dass wir diese Entscheidung getroffen haben. Besonders
die Suchfunktion im Bereich Rechnungen hat sich bei der täglichen
Arbeit schon oft als sehr hilfreich erwiesen. Sehr positiv fanden wir
auch, dass man nicht gleich das ganze DMS Paket nehmen muss,
sondern es praktisch wie ein kleines Puzzle successive immer erweitern
kann“, so Marlies Scharp, kaufmännische Leitung. „Bei Problemen ist
immer ein Ansprechpartner für uns da. Und die Möglichkeit sich mit
anderen ELO-Nutzern auf dem jährlichen CiBS Business Club auszutauschen, ist eine tolle Idee“, ergänzt Marlies Scharp.
Perspektive
Die bestehende Lösung könnte noch weiter durch die automatische
Formularerkennung ausgebaut werden. Diese ist selbstlernend und
spezialisiert auf die Verarbeitung großer Belegmengen. Durch das
Auslesen aller Kopf- und Fußzeilen erkennt und verarbeitet die automatische Formularerkennung eingehende Dokumente (Rechnungen,
Formulare, Bestellungen etc.) vollautomatisch. Papierbelege oder
digitale Dokumente werden eigenständig analysiert und wichtige Daten
für die nachfolgenden Prozesse automatisch inhaltlich extrahiert. Somit
entfällt das Erfassen der Rechnungen und der Großteil dieser läuft ohne
zusätzlichen manuellen Eingriff durch den Geschäftsprozess.
Die Umsetzung des Digitalen Vertragswesens befindet sich bereits in
der Projektrealisierung, ebenfalls im DMS ELOprofessional.
CiBS
Gesellschaft für Technische
Dokumentation und Archivierung mbH
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