Warema vermeidet Dubletten - Omikron Data Quality GmbH

praxis > datenmanagement
AUSGABE 3|2015
Suchen
und Finden
wie im
Internet
Dubletten in Kundenstammdaten und langwierige Suchprozeduren bremsten bei dem
Fertigungsunternehmen Warema Renkhoff SE zusehends die Arbeitsprozesse. Seit
­einiger Zeit hat sich die Situation jedoch verbessert. Denn dank einer fehlertoleranten
Suchtechnologie wird das doppelte Anlegen von Daten weitgehend vermieden.
> Wird nach Gründen für die Stärke der
müssen. Bei dem Unternehmen kommt
deutschen Wirtschaft gefahndet, geraten
als Besonderheit hinzu, dass der Vertrieb
zwangsläufig auch inhabergeführte Unsich in zwei Bereiche untergliedert: zum
ternehmen ins Blickfeld. Ihre gemeinsaeinen den Produktverkauf über Fachmen Kennzeichen: Fokussierung auf spehändler, zum anderen das Objektgeschäft
zielle Produkte, hohe Innovationskraft,
bei großen Gebäuden, beispielsweise FirFlexibilität, führende Marktposition und
men- und Verbandszentralen, Krankeninternationaler Aktionsradius. Die Wahäuser, Schulen, Altenheimen usw. Hier
rema Renkhoff SE in Marktheidenfeld
steht der Fertiger mit dem Bauherren oder
entspricht diesem Profil. 1955 als Zweibeauftragten Generalunternehmer in diMann-Betrieb für die Fertigung von
rektem Kontakt und installiert auch mit
Leichtmetalljalousien geründet, präsen- Özgür Cirakoglu, IT-Experte
eigenem Personal.
bei
Warema,
wollte
dem
tiert sich die Warema-Gruppe heute als
Alle Stammdaten befinden sich in eiEntstehen weiterer
„führender Sonnenlichtmanager“ mit ­Dubletten einen Riegel
nem ERP- und CRM-System namens
weltweit rund 3.400 Mitarbeitern und ­vorschieben.
Xpert, verteilt auf zwei Module (Kunden
380 Mio. Euro Umsatz. Raffstoren, Marund Objekte) mitsamt den jeweils zugehökisen, Rollladen und Insektenschutzlösungen sowie rigen Bewegungsdaten wie Aufträgen, Angeboten und
Steuerungssysteme des unterfränkischen Anbieters tra- Kontaktaktivitäten. Von der Angebots- und Auftragsgen vielerorts dazu bei, dass in Wohn- und Arbeitsim- größe hängt ab, welchem Datenpool – Kunde oder Obmobilien angenehme Lichtbedingungen herrschen.
jekt – ein Vorgang zugeordnet wird. Ständig kommen
Eine Begleiterscheinung dieses Erfolges ist die Her- neue Auftraggeber hinzu. Alte Daten bleiben im Sysausforderung, immer mehr Kundendaten verwalten zu tem – aus rechtlichen Gründen, aber auch aus prakti-
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datenmanagement < praxis
Das moderne Design macht Sonnensegel
zu architektonischen Stilmittel
Über Warema Renkhoff SE
Als 1955 gegründetes Familienunternehmen in der zweiten Geschen Erwägungen. So kann das Unternehmen etwa
schnell und passgenau Ersatzteile liefern. Zwangsläufig
ist der Datenbestand im Laufe der Jahre kontinuierlich
gewachsen. Heute werden im Vertriebssystem rund
120.000 Kundenstammdatensätze und etwa 150.000
Objektdatensätze verwaltet.
Dass sich vor allem in den Objektdaten etliche Dubletten befinden könnten, stand für IT-Experte Özgür
Cirakoglu seit längerem außer Frage. Mit der Standardsuche ausfindig zu machen, waren diese allerdings
kaum, weil die Objektdaten vielfach Lücken aufweisen,
zum Beispiel wegen fehlender eindeutiger Ortsbezeichnungen wie Straßennamen. „Das kann daran liegen,
dass sich Unternehmen, die ein Angebot einholen, aus
Wettbewerbsgründen bedeckt halten und Angaben
zum betroffenen Objekt beispielsweise auf ‚Schule in
Würzburg‘ reduzieren“, erläutert der IT-Manager.
Dubletten einen Riegel vorschieben
Um der Problematik auf den Grund zu gehen und
einen geeigneten Lösungsanbieter ausfindig zu machen, beauftragte man mehrere spezialisierte Dienstleister mit einer Datenanalyse. „Im Bereich der Kundenstammdaten gab es relativ wenig zu bemängeln,
während man bei den Objekten teilweise technisch gar
nicht in der Lage war, Dubletten ausfindig zu machen“,
kommentiert Cirakoglu die weitgehend identischen
neration entwickelt und produziert Warema funktionsgerechte
Sonnenschutzlösungen, die ein aktives Sonnenlichtmanagement ermöglichen. Weltweit erwirtschaften rund 3.400 Mitarbeiter einen Umsatz von rund 380 Mio. Euro. Der Hauptsitz des
Unternehmens in Deutschland befindet sich im unterfränkischen Marktheidenfeld.
Im Internet: www.warema.de
Testergebnisse. „Da klar war, dass sich die Probleme
beim Finden von Kunden und Objekten mit zunehmender Datenmenge weiter verschärfen würden, haben wir beschlossen, zunächst einmal dem Entstehen
weiterer Dubletten einen Riegel vorzuschieben. Dazu
haben wir den „Data Quality Server“ mit der fehlertoleranten Suche Fact Finder der Omikron Data Quality
GmbH in unser ERP- bzw. CRM-System integriert.
Wenn Vertriebsmitarbeiter nun einen neuen Kontakt
anlegen, schauen sie zunächst nach, ob es schon einen
Datensatz gibt.“
Die Entscheidung zugunsten des Anbieters begründet Cirakoglu mit system- und anwendungstechnischen
Vorteilen: „Bei anderen Anbietern musste man bei der
Konfiguration von Suchen mit Textdateien arbeiten
und bei Abfragen teilweise eine Matrix mit diversen
Zeichen aufbauen. Das wäre für unsere Nutzer zu umständlich gewesen. Die neue Lösung ist in der Lage, per
Webservices beliebige Plattformen anzusprechen, ist
flexibel zu konfigurieren und einfach zu bedienen.“
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Ein Sonnenschutz sorgt für entsprechende
Energieeffizienz.
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Für die ERP- und CRM-Nutzer
Um die Suchqualität weiter zu
ändert sich im Grunde nichts, nur
steigern, erstellt und implementiert
dass im Kunden- und Objektmodul
Cirakoglu aktuell einen Thesaurus,
des Systems jeweils ein zusätzliches
um bestimmte Objekte selbst dann
Feld namens „Schnellsuche“ eingezuverlässig finden zu können, wenn
richtet wurde, mit der feldübergrei- Die Warema Climatronic koordiniert den
sie unterschiedlich bezeichnet wer­Sonnenschutz mit Heizung, Klima- und
fend und fehlertolerant gesucht ­Lüftungsanlagen, um ein passendes Raumden. Eine typische Begriffsgruppe
werden kann. Eine von der IT-Ab- klima herzustellen.
ist z.B. Altersheim, Seniorenheim,
teilung bei Warema verfasste kleine
oder Seniorenresidenz usw.
Dokumentation gibt Tipps, wie man die neue Suche
Gemäß der bisherigen Erfahrungen mit der Sucham besten einsetzt, um gute Ergebnisse zu erzielen, bei- technologie zieht Cirakoglu einen Vergleich mit der
spielsweise Kunden und Objekte in Abhängigkeit vom Google-Suche: „Die Nutzer verweisen auf die einfache
Ort zu suchen. Die systemeigene Standardsuche steht Bedienung und die Qualität der Ergebnisse. Das Proparallel nach wie vor zur Verfügung. Sie liefert bessere blem mit der Dublettenvermehrung bekommen wir
– weil eindeutige – Suchergebnisse, wenn zum Beispiel besser in den Griff. Vor allem aber wird die Suche
die Kundennummer bekannt ist.
deutlich schneller. Einerseits weil die Antwortzeiten
kürzer sind, andererseits weil oft nur noch eine einzige
300 regelmäßige Nutzer
Suchanfrage benötigt wird, um zum Ziel zu kommen.“
Das macht Appetit auf mehr. „Wir möchten noch
Seit Juni 2013 ist die Technologie bei Warema im mehr aus der Lösung herausholen“, blickt Cirakoglu
operativen Betrieb. Das ERP-/CRM-System läuft auf ei- nach vorn. Momentan laufen Tests für eine vollständinem Server in Marktheidenfeld, alle 17 Niederlassun- ge Dublettenbereinigung. „Das könnte der nächste
gen in Deutschland und die sechs internationalen Schritt sein.“ Auch andere Unternehmensbereiche haTochtergesellschaften haben darauf online Zugriff. „Es ben Interesse an der Suchtechnologie signalisiert. Doch
ist allen Mitarbeitern freigestellt, welche Suche sie ver- will man nichts überstürzen. „Wir schauen uns die Einwenden, aber i.d.R. wird die fehlertolerante Schnellsu- satzszenarien pragmatisch an und treffen Entscheidunche bevorzugt“, hat Cirakoglu beobachtet. Insgesamt gen auf Basis belastbarer Kosten-Nutzen-Analysen“,
knapp 700 Nutzer haben die neue Suche bislang aus- erklärt Cirakoglu abschließend. <
Gerhard GroSSjohann
probiert, mehr als 300 arbeiten regelmäßig damit.
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