g - Verwaltung Ruhr-Universität Bochum

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Info-Veranstaltung
g zur Inventur
im Rahmen des Projekts
„Einführung
„
g der Doppik
pp an der RUB“
Projektleitung:
j
g
Burkhard Nawroth
Andrea Kaus
Teilprojekt Inventur:
Beate Kornatz
Agenda
1
1.
2.
3.
4.
Begrüßung durch den Kanzler Herrn Möller
Einführung der Doppik
Inventarisierung
Fragen und Diskussion
Ruhr-Universität Bochum, Projektleitung Doppik
Gründe für die Einführung der Doppik
Extern bedingte Aspekte
z
z
z
z
z
Mit In-Kraft-Treten des Hochschulfreiheitsgesetzes (HFG)
für Nordrhein
Nordrhein- Westfalen (NRW) am 01.01.2007
01 01 2007 sind
Hochschulen selbstständige Körperschaften des
öffentlichen Rechts, die für ihre Liquidität und ihren
S b t
Substanzerhalt
h lt eigenverantwortlich
i
t
tli h sind.
i d
Konkurrenz der Hochschulen untereinander
Zielgerechter Einsatz der Finanzen
Mehr Informationen über tatsächlichen Ressourceneinsatzund Verbrauch werden benötigt
g
Kaufmännische Buchführung als Basis für ein integriertes
System zur Finanzsteuerung
Extern bedingte Aspekte
z
Das HFG sieht die Einführung der Doppik vor
z
Kreditaufnahme wird an die Einführung der kaufmännischen
Buchführung
gg
gebunden
z
Ein testierter Jahresabschluss ist erforderlich
z
Der Jahresabschluss und die Wirtschaftsführung sind jährlich von einem
Wirtschaftsprüfer zu prüfen
Systembedingte Aspekte in Bezug auf das
Rechnungswesen (REWE)
z
Das REWE liefert zukünftig auch Informationen über
Ressourcenverbräuche
z
Das REWE bildet die Basis für eine integrierte Kosten- und
Leistungsrechnung
Erweiterung der Anwendungsmöglichkeiten für
die Verbesserung des zielgerechteten
Mitteleinsatz
z
Zielgenauer Einsatz der Finanzmittel rechtlich nunmehr möglich. Hierzu
bedarf es jedoch einer genauen Übersicht über die Kosten der
Leistungen der RUB im Einzelnen
–
z
z.B. für die Kalkulation von Drittmittelprojekten, von
Weiterbildungsangeboten, der Einwerbung von Forschungsmitteln
auf europäischer Ebene etc.
Einwerbung von Mitteln für Forschungsprojekte in Zukunft nur noch auf
Basis einer Vollkostenkalkulation (Beispiel 7. Europäisches
g
p g
)
Forschungsrahmenprogramm)
Ziele des Projekts Einführung der Doppik
z
Erarbeitung einer tragfähigen bilanziellen Ausgangsbasis für
das neue Finanz- und Rechnungswesen.
z
Entwicklung und Implementierung einer angemessenen
Aufbau- und Ablauforganisation zum Betrieb des Finanzund
dR
Rechnungswesen
h
auff B
Basis
i d
der D
Doppik.
ik
z
Schaffung von ganzheitlichen betriebswirtschaftlichen
Steuerungsinstrumenten.
z
Einbindung und Umsetzung der doppischen Anforderungen
in die Softwarelösung.
Administrative Umsetzung mit den Fakultäten
z
z
z
z
Mitarbeit bei der Inventur (einmalig)
- optimale Unterstützung
g durch die Verwaltung
g
- Wegfall der bisherigen Bestandsüberprüfung
- bei ca. 70 % der Aufnahmestellen ist die Inventur
innerhalb von 1-2 Tagen abgeschlossen
Rechnungsbearbeitung
- weitestgehend unveränderter Aufwand
- mittelfristig Entlastung mittels Forderungs- und
Verbindlichkeitsmanagements durch die Verwaltung
Weiterhin Bereitstellung der kameralen Daten
Mittelfristig Vollkostenrechnung zu internen Steuerungszwecken
Inventarisierung
Agenda
g
1 Buchinventur
1.
2 Körperliche
2.
Kö
li h Bestandsaufnahme
B t d
f h
3. Informations- und Kommunikationskonzept
Buchinventur
Ausgangssituation
Basis für die Einführung der Doppik ist die Eröffnungsbilanz zum 01.01.2011
01 01 2011
Abbildung des gesamten Vermögens und aller
Schulden/Verpflichtungen
Erstmalige
g und einmalige
g Erhebung
g von Daten
und Sachverhalten losgelöst von der bisherigen
g
rein fiskalen Betrachtung
=>Erhebungsbogen
ebu gsboge zur
u Buchinventur
uc
e tu
Buchinventur
Inhalt des Fragebogens (auszugsweise)
z
z
z
z
z
Wirtschaftsgüter im Ausland
Lager- und Materialbestände
selbst hergestellte Wirtschaftsgüter
ausstehende Forderungen
noch nicht bezahlte Rechnungen
Körperliche Erstbestandsaufnahme
Im Rahmen der körperlichen Bestandsaufnahme
müssen
ü
¾
¾
¾
alle Gegenstände des Anlagevermögens
gezählt gemessen oder gewogen und
gezählt,
ggf. unter Berücksichtigung von Mängeln
bewertet werden
Hierfür werden von der Verwaltung Aufnahmestellen vordefiniert!
Aufnahmestellen / zu inventarisierende Einheiten
Vorüberlegung:
–
Jedem derzeit inventarisierten Vermögensgegenstand ist
eine Ordnungsnummer zugeteilt
und
–
jeder Räumlichkeit ist bereits jetzt mindestens eine
Ordnungsnummer zugeteilt.
Fazit:
Di zu inventarisierenden
Die
i
t i i
d Einheiten
Ei h it / Aufnahmestellen
A f h
t ll werden
d
aus den Ordnungsnummern abgeleitet.
Aufnahmestellen / zu inventarisierende Einheiten
Vorplanung zu inventarisierende Einheiten
Gruppe
Einheit
ON
XXX
Fakultät für _____________
XXX001 Einheit Dekanat
XXX001
XXX511
XXX591
XXX650
XXX860
Bezeichnung
Dekanat
Studienfach
Tutorenprogramm
p g
Kurse und Praktika
wissenschaftliche Sammlungen
XXX012 Einheit Lehrstuhl XY
XXX012 Lehrstuhl für ________
XXX606 Projekt A
XXX607 Projekt B
Zuständigkeiten in der Inventur
Inventurleitung
(Verwaltung)
Inventurbereich
(Fakultät)
Aufnahmestelle
(Lehrstuhl, Dekanat, Werkstatt,
Bibliothek etc.)
Aufnahmeteams
Ansager (Fakultät)
Aufschreiber (Verwaltung)
Inventurleitung (Verwaltung)
z
z
z
Ihr obliegt:
¾
die vorläufige
g Ermittlung
g der Aufnahmestellen,
¾
die Planung der Inventurdurchführung,
¾
die Auswahl und Schulung von geeignetem Personal,
¾
die Beratung der beteiligten Stellen.
Installation eines Telefon-Supports während der
I
Inventarisierung
t i i
Persönliche Begleitung der Aufnahmeteams innerhalb der
ersten Woche
16
Inventurbereiche (Fakultäten)
Die IInventurbereichsleiter
Di
t b i h l it ((z.B.
B D
Dekanats-Geschäftsführer,
k
t G
häft füh
D
Dezernenten,
t
Leiter der ZWE oder ZBE usw.) sind für die Ordnungsmäßigkeit und den
g
Ablauf der Inventarisierung
g in Ihrem Bereich verantwortlich.
reibungslosen
Ihnen obliegt:
z
in Zusammenarbeit mit der Inventurleitung und den
Aufnahmeleitern:
- endgültige Festlegung der Aufnahmestellen
- endgültige Festlegung der Inventurzeiten
z
die Verantwortung für die termingerechte und vollständige
Rückgabe der Inventurformulare.
=> die Umsetzung kann bei Bedarf delegiert werden
Aufnahmestellen (z.B. Lehrstuhl, Dekanat, Werkstatt)
Den Aufnahmeleitern obliegen:
z
die Koordination und Überwachung der jeweiligen Aufnahmestelle
z
die personelle Bestimmung eines orts- und fachkundigen MA für das
Aufnahmeteam
z
die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der
Gegenstände
z
stichprobenhafte Kontrolle der Vollständigkeit der Bestandserfassung
z
die Sicherstellung der räumlichen Vollständigkeit
z
die Sicherstellung der termingerechten Rückgabe sämtlicher
Zählformulare an die Inventurleitung
=> die operative Umsetzung kann bei Bedarf delegiert werden
Aufnahmeteams
z
Jedes Aufnahmeteam besteht aus zwei Personen – einem/r
Ansager/in und einem/r Aufschreiber/in.
z
Der Aufschreiber wird durch die Inventurleitung geschult und gestellt
gestellt.
z
Der
e Ansager
sage wird
d vom
o je
jeweiligen
e ge Aufnahmeleiter
u a e e e ges
gestellt
e u
und
d so
sollte
e
sich fachlich und örtlich mit den Besonderheiten der jeweiligen
Aufnahmestelle auskennen.
z
Sie führen gemeinsam die körperliche Inventur mittels vorgedruckter
Listen und Barcode-Aufklebern selbständig durch.
z
Eine Stichprobenkontrolle der erfassten Gegenstände findet täglich im
Beisein des Teams durch den/die Aufnahmeleiter/in statt.
statt
Inventurressourcenplanung
Anzahl Aufnahmestellen
425
105
39
54
___16
16
639
Inventarisierungsdauer
1 Tag
2 -3
3 Tage
5 Tage
6 – 10 Tage
mehr
h als
l 10 Tage
T
Alternativ könnten zeitgleich mehrere Aufnahmeteams innerhalb einer
Aufnahmestelle tätig sein.
Inventurressourcenplanung
Ressourcenplanung
Einheit
Anzahl ON
Anzahl
Räume
XXX001
XXX012
XXX022 XXX031 11
3
1
1
Tage
Anzahl
Tage Anlagen
25 3 207 4,5
87
87 9 335 6
9
335
6
75 8 771 12
123 15 232 4,5
Vereinfachungsverfahren
1. Abweichung vom Grundsatz der Einzelerfassung/
Einzelbewertung:
a)) Festwerte:
zur Zeit: Buchbestände bei Bibliotheken
Tierbestände
Pflanzenbestände
b)) Sachgesamtheiten:
g
zur Zeit: Sammlungen
Anschauungsobjekte
2. Abweichung vom Grundsatz der Vollständigkeit
Festlegung von Aufgriffsgrenzen
- Anschaffungskosten > 10.000 €:
Anlagen im Bau
Sammlungen
Lager- u. Werkstattbestände
- Anschaffungskosten > 1.000 €:
M h b tä d körperliche
Mehrbestände
kö
li h Bestandsaufnahme
B t d
f h
3. Anlehnung
g an bereits inventarisierte Wirtschaftsgüter
g
4. Soweit möglich
g
erfolgt
g die Bewertung
g der
Vermögensgegenstände durch die Verwaltung
((z.B.: Ausstattung
g Hausmeister))
5. Lageplan
g p
und Raumlisten aus Buisy
y
6. Vorherige Bereinigung des bisherigen Datenbestands
(optional)
Zusammenfassung körperliche Bestandsaufnahme
Die folgenden Unterlagen werden im Vorfeld
durch die Verwaltung zur Verfügung gestellt:
z
z
z
Vorplanung
V
l
der
d Aufnahmestellen
A f h
t ll
Vorläufige Ressourcenplanung
Verschrottungslisten (optional)
Die Vorplanungen werden in Einzelgesprächen
zwischen der Inventurleitung und den Inventurbereichsleitungen individuell abgestimmt!
Gesamtzeitplan
z
Juni – August 2009:
–
z
August – Oktober 2009:
–
–
–
z
Erhebungsbogen zur Buchinventur
Verschrottungsaktion (optional)
Abstimmungsgespräche mit den Fakultäten zur Ressourcenplanung
Januar – Oktober 2010:
–
z
Infoveranstaltungen für alle Fakultäten
Durchführung körperlichen Bestandsaufnahme
01. Januar 2011: Start der DOPPIK
Information + Kommunikation zur Inventur
z
Informationsveranstaltungen Inventurbereiche
z
„Road-Show“ Aufnahmestellen
z
Telefon-Support während der Inventarisierung
z
Direkte Kontaktaufnahme mit den Fakultäten
durch die Inventurleitung
z
Homepage: www.rub.de/doppik
z
Inventarisierungs-E-Mailadresse:
inventarisierung@rub de
[email protected]

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