TIPS UND TRICKS FÜR DIE BUCHUNG VON DIENSTREISEN

TIPS UND TRICKS FÜR DIE
BUCHUNG VON DIENSTREISEN
Unsere Top 10-Empfehlungen:
1.
Erst planen, dann buchen – Reisende stehen oft vor dem Problem entstehender Umbuchungsund Stornierungsgebühren (Fluggesellschaften: meist EUR 150.-, Hotels: meist Kosten der ersten
gebuchten Übernachtung). Eine Rückbestätigung Ihrer Termine vor der Buchung kann helfen,
diese Kosten zu vermeiden.
2.
Vermeiden Sie schweres Gepäck – Fluggesellschaften verändern weltweit ihr Geschäftsmodell
und verlangen ab einem vereinbarten Gewicht gesonderte Gebühren für Ihr Gepäck. Sparen Sie
diese Kosten, indem Sie möglichst wenige Gepäckstücke packen bzw. aufgeben.
3.
Überprüfen Sie Ihre Papiere – Stellen Sie sicher, dass Ihr Reisepass und/oder Personalausweis
für den Zeitraum Ihrer Reise gültig sind und dass Sie sich im Besitz gültiger Visa befinden.
Abgelaufene oder fehlende Dokumente können Ihre Abreise verzögern und teure
Expressgebühren für verspätete Antragstellung nach sich ziehen.
4.
Flexibilität bringt Ersparnisse – Bei Reisen in eine Gegend mit mehreren Flughäfen sollten Sie
die Mitarbeiter unserer Reisestelle fragen, ob ein Flug ab/zu einem Alternativflughafen im Angebot
ist (diese Abfrage können Sie auch in unserem Online-Tool vornehmen).
Beispiele: London Heathrow / London Stansted, Paris Charles de Gaulle / Paris Orly.
5.
Ungenutze Tickets – Millionen Tickets bleiben ungenutzt, obwohl viele der nicht-erstattbaren
Tarife auf eine spätere Nutzung umgebucht werden können. Auch wenn hierfür Gebühren
entstehen können, ist eine spätere Verwendung oft günstiger als eine Neubuchung.
Achten Sie auch darauf, dass Sie in jedem Fall einen Anspruch auf Erstattung der meisten nicht
genutzten Steuern und Gebühren haben, die auf dem Flugschein ausgewiesen sind.
6.
Gemeinsam fahren, gemeinsam sparen – Die gemeinsame Nutzung von Mietwagen und Taxis
führt zu einfach erzielbaren Einsparungen. Wenn Sie auf verschiedenen Flügen gebucht sind,
treffen Sie Ihre Kollegen in der Ankunftshalle oder am Schalter der Mietwagenfirma, danach
reisen Sie gemeinsam an Ihr Ziel.
7.
Buchen Sie Ihre Dienstreisen online – Neueste Auswertungen zeigen, dass eine erhöhte
Nutzungsrate zu erhöhten Einsparungen auf Firmenebene führt – 51% Einsparung bei den
Gebühren durch verstärkte Online-Buchungen und 13% bei Flugtarifen; alles in allem ist eine
Ersparnis von durchschnittlich 80.- EUR möglich.
8.
Rechtzeitig planen hilft sparen – Je früher Sie sich um die Buchung Ihrer Flugtickets und
Hotelzimmer kümmern, desto grösser ist die Chance, dass Sie einen günstigen Tarif finden.
Frühzeitige Buchung kann Ihnen bis zu 40% der Kosten einsparen !
9.
Web Cast und Telefonkonferenzen – Die ökonomische Alternative ! Sie erreichen Ihr Team
oder Ihre Kunden im Rahmen eines virtuellen Meetings schnell und kostengünstig schon mit der
Hilfe eines Internet Browsers. Falls Sie Fragen zur Nutzung unserer internen Möglichkeiten für
Web Cast Meetings haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner in der IT.
10. Altbewährtes – Die „klassischen“ Einsparmöglichkeiten der Vergangenheit gibt es nach wie vor;
höhere Frequenzen auf vielen Strecken erleichtern die Planung oft nochmals. Wann immer
möglich, sollten Sie –z.B. für Teammeetings- Reiseziele wählen, in denen gerade keine
Hochsaison herrscht. Terminliche Flexibilität zahlt sich in der Regel ebenfalls aus.
Die Mehrheit dieser Empfehlungen veröffentlichen wir mit freundlicher Unterstützung von American Express Travel.
Fragen und/oder Anmerkungen richten Sie bitte per Email an [email protected].