Störtebeker Success Story - IT
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Störtebeker Success Story - IT
FALLSTUDIE » SALES SUPPORT » STÖRTEBEKER FESTSPIELE GMBH Einsparungen, Effizienz– und Produktivitätssteigerungen für die Störtebeker Festspiele GmbH Die Störtebeker Festspiele GmbH & Co. KG stand vor der großen Herausforderung, die betriebsinternen Abläufe im Bereich Dokumentenverarbeitung und – verwaltung durch eine zeitgemäße Dokumentenmanagementlösung zu ersetzen. Nach einer ausführlichen Beratung inklusive Demoinstallation ließ sich der Veranstalter von den Vorteilen der Softwarelösung ScanFlowStore für digitale Dokumentenablage überzeugen und profitiert seit deren Einführung von spürbaren Zeit– und Kosteneinsparungen speziell im Sponsorenmanagement ▌ LÖSUNGSPARTNER DIE STÖRTEBEKER FESTSPIELE GMBH & Co. KG Die Störtebeker Festspiele GmbH & Co. KG als ein Unternehmen aus der Veranstaltungsbranche betreibt auf der Ostseeinsel Rügen das größte Freilichttheater Europas. Mehrere hunderttausend Besucher erleben pro Saison ein Theaterstück rund um die Geschichten des legendären Piraten Klaus Störtebeker. Mit über 150 Mitwirkenden, 4 Schiffen, 30 Pferden, Spezialeffekten und einem großen Feuerwerk über dem Jasmunder Bodden ist dieses Event für Einheimische und Urlauber jedes Jahr ein Höhepunkt im Inselsommer. Den rund 8.000 Besuchern pro Vorstellung bieten sich jedes Jahr aufs Neue unvergessliche Eindrücke. Aktuelle Informationen unter www.stoertebeker.de DIE HERAUSFORDERUNG Durch die hohe Pressepräsenz füllen sich bei der Störtebeker Festspiele GmbH & Co. KG jährlich unzählige Aktenorder mit Kopien der gesamten Presseaktivitäten eines laufenden Jahres. Diese gesammelten Informationen müssen den jeweiligen Sponsoren zeitnah in mehrfacher Ausfertigung zur Verfügung gestellt werden. Bisher erfolgte diese Prozedur auf dem traditionellen Weg über Papierdokumente, indem alles in dreifacher Ausfertigung kopiert und anschließend in Aktenordner abgeheftet wurde. Dieser komplexe Vorgang erforderte einen hohen Aufwand sowohl an Papier, Personal als auch an Platz. Mit diesem Verfahren war es zudem nicht möglich, Presseartikel jederzeit auf Abruf zur Verfügung zu stellen; eine Funktion, die aber für den Veranstalter eine wesentliche Erleichterung bei der Betreuung vorhandener Sponsorenpartner darstellt. ▌ SOFTWARE DIE LÖSUNG Auf der Suche nach einer Lösung für diese Herausforderung trat des Unternehmen Anfang 2010 an den langjährigen Geschäftspartner Behrnd & Herud GmbH heran. Nach ausführlicher Beratung und einer Demoinstallation direkt in der Arbeitsumgebung des Kunden wurde ein Lösungspaket erarbeitet, dass neben einer massiven Papiereinsparung die Bereitstellung von Presseinformation auf Abruf zum Ziel hatte: Der kombinierte Einsatz eines Hochleistungsmultifunktionsdruckers Xerox WorkCentre 7428 mit der Software ScanFlowStore für digitale Dokumentenablage. Mit ScanFlowStore ist digitales Archivieren genau so einfach wie Kopieren. Mit nur einem Knopfdruck speichert das Multifunktionsgerät eine digitale Kopie einer Papiervorlage an einem beliebigen Ort im Netzwerk. ScanFlowStore garantiert, dass digitale Dokumente strukturiert, beispielsweise als textdurchsuchbares PDF, gespeichert werden können. ScanFlowStore arbeitet bidirektional. Hierdurch können dem Benutzer Informationen zur Auswahl im Scanprozess direkt am Display des MFD präsentiert werden. Mit dieser Funktion ist es noch einfacher, den Speicherort eines Dokumentes festzulegen. Zudem können Barcodes interpretiert oder via zonaler Texterkennung beliebige Inhalte eines Dokumentes im Scanprozess verwendet werden. [bitte wenden] ▌ VERTRIEB Behrndt & Herud Kopierer - Drucker - Scanner - Fax Lösungen rund um das Dokument www.xerox-partner.de FALLSTUDIE » SALES SUPPORT » STÖRTEBEKER FESTSPIELE GMBH ▌IM ÜBERBLICK DIE UMSETZUNG Die Softwarelösung wurde im Februar 2010 von dem lokalen XeroxVertragspartner Behrndt & Herud GmbH im “Piratendörfchen“ Ralswiek installiert und in den Arbeitsfluss der Störtebeker GmbH aufgenommen. Die intuitive und einfache Bedienung der Software machte es den beteiligten Mitarbeitern leicht, mit dem neuen Arbeitsablauf zurecht zu kommen. Für alle dennoch auftretenden Fragen stand der Xerox-Vertragspartner Behrndt & Herud GmbH sowie der Support der IT-SCom GmbH dem Kunden jederzeit zur Seite. DAS ERGEBNIS Bereits nach wenigen Wochen stellte der Veranstalter fest, dass seine Anforderungen an eine zeitgemäße Dokumentenmanagementlösung durch ScanFlowStore in vollem Umfang erfüllt wurden: Zum einen ermöglichte ScanFlowStore das sehr schnelle Auffinden der gescannten Informationen, zum anderen bestand nun eine nahtlose und direkte Möglichkeit zur Verteilung des Pressespiegels an die Sponsoren per Mail und als volltextdurchsuchbares PDF-Dokument. „Eines steht fest: Schon jetzt sind viele Arbeitsschritte leichter und „papierärmer“ geworden. Die Zeiteinsparung ist deutlich spürbar und der geringe Platzbedarf in unserem Papierarchiv wird am Jahresende offenkundig und wirklich messbar sein. Der Umgang mit der Software ist wirklich einfach. Wir sind dabei, weitere Arbeitsabläufe wie z.B. die Handhabung von Textbüchern für die Schauspieler und auch das Verwalten vieler Bewerbungen effektiver durch diese Software zu gestalten.“ meint Frau Hartwig, Teamsekretärin bei den Störtebeker Festspielen. ZUKUNFTSAUSSICHTEN Die Störtebeker Festspiele GmbH & Co. KG ist zufrieden mit der Einführung von ScanFlowStore und möchte die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der Software in Zukunft noch besser nutzen. „Schrittweise können darüber hinaus auch Prozesse in der Buchhaltung und in der Personalverwaltung optimiert werden“, so Holger Behrndt von der Behrndt & Herud GmbH, der die beratenden Gespräche führte und das Projekt koordinierte. „Es ist im Unternehmen wichtig, Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter zu erleichtern und nicht zu verkomplizieren - wir denken, dass diese Software dazu einen großen Beitrag leisten wird. Allein die deutlich schnellere Bereitstellung von Informationen per E-Mail oder über unsere Webseite hat uns ein weites Stück nach vorne gebracht. Durch die Flexibilität und Einfachheit bei der Gestaltung neuer Scanprofile können wir die Software in Zukunft passgenau auch auf andere Anforderungen im Unternehmen anpassen“, so Kurt Gehm, Verwaltungsleiter bei der Störtebeker Festspiele GmbH & Co. KG. Nähere Informationen über unsere Dienstleistungen und Produkte erhalten Sie unter http://www.it-scom.com IT-SCom GmbH Hertinger Str. 45 59423 Unna Deutschland Telefon: +49.2303.33246.0 Fax: +49.2303.33246.29 E-Mail: [email protected] http://www.it-scom.com © 2010. Alle Rechte vorbehalten. Alle Marken und Handelsnamen sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber und werden als solche anerkannt. SITUATION ■ Aufwändiges Kopieren und Verteilen wichtiger Dokumente in Papierform ■ Ablage aller Presseartikel in Aktenordnern ohne die Möglichkeit eines direkten Zugriffs. LÖSUNG ■ Einführung eines Xerox WorkCentre 7428 in Verbindung mit der Softwarelösung ScanFlowStore ERGEBNIS ■ Weniger Platzbedarf für Papierakten ■ Schnelleres Auffinden relevanter Informationen ■ Wesentlich effizientere und einfachere Möglichkeiten zur Verteilung von Informationen