ERP Referenz Microsoft Hanseatic Dynamics AX - K2

Microsoft Dynamics AX
Kundenreferenz
Thema: Enterprise Resource Planning (ERP)
Integrierte Lösung beschleunigt
Geschäftsprozesse und schafft Transparenz
Überblick
Land: Deutschland
Branche: Versicherungswesen
Mitarbeiter: 40
Unternehmen
Die 1964 gegründete Hanseatic Versicherungsdienst GmbH Versicherungsvermittlung in Hamburg ist ein Unternehmen der Otto Group. Sie vermittelt
Versicherungen für Industrie, Handel,
Gewerbe, Dienstleistung und private
Verbraucher.
Ausgangssituation
Die seit 20 Jahren eingesetzte Branchenlösung funktionierte nach einem
Releasewechsel nicht und entsprach
auch nicht mehr den Anforderungen
an Informationsbreite und -tiefe.
Lösung
Hanseatic stellte mit dem MicrosoftPartner K2-Consult GmbH das Rechnungswesen auf Microsoft Dynamics AX
3.0 um und führte die darauf basierende Branchenlösung GIN Axapta für ihr
Industrie- und Privatkundengeschäft ein.
Nutzen
Durch die integrierte Lösung, dank der
sich alle kundenrelevanten Informationen in einem System befinden, lassen
sich unter anderem Schadensfälle
schneller abwickeln.
„GIN Axapta bietet uns eine integrierte Lösung,
die an Informationstiefe und -breite genau
unseren Bedürfnissen als Versicherungsvermittler
eines internationalen Konzerns entspricht.“
Werner Goewe, Geschäftsführer Hanseatic Versicherungsdienst GmbH
Versicherungsvermittlung
Die Hanseatic Versicherungsdienst GmbH Versicherungsvermittlung in Hamburg ist ein Unternehmen der weltweit tätigen
Otto Group. Mit ihren 40 Mitarbeitern gestaltet sie den Versicherungsschutz für die Otto Group und vermittelt Versicherungen für Industrie, Handel, Gewerbe und Dienstleistung
außerhalb des Konzerns und für private Verbraucher. Die seit
20 Jahren eingesetzte Branchenlösung funktionierte nach
einem Releasewechsel über längere Zeit nicht und entsprach
in Informationsbreite und -tiefe auch nicht mehr den Anforderungen der Otto Group. Mit dem Microsoft-Partner K2-Consult
GmbH und dessen Partnern führte Hanseatic für das Industrieund Privatgeschäft GIN Axapta ein – eine Branchenlösung, die
auf Microsoft Dynamics AX 3.0 aufbaut. Damit verfügt der Versicherungsvermittler über eine integrierte Lösung, in der sich
alle kundenrelevanten Informationen in einem System befinden. Das ermöglicht es unter anderem, Schadensfälle schneller
abzuwickeln, und ein erweitertes Reporting lässt sich nun auch
nach Kriterien wie Branchen oder Regionen durchführen.
„Die Transparenz für die
Geschäftsleitung hat
sich wesentlich erhöht.“
Sylvia Friedrich,
Geschäftsführerin K2-Consult GmbH
Die 1964 gegründete Hanseatic Versicherungsdienst GmbH Versicherungsvermittlung in Hamburg ging aus der Versicherungsabteilung der Otto Group hervor. Ihre
Hauptaufgabe bestand zunächst darin, für
Otto weltweit den Betriebsversicherungsschutz zur Verfügung zu stellen. Schnell
kam das Belegschaftsgeschäft hinzu: Dank
ihrer guten Kontakte zur Versicherungswelt
konnte Hanseatic den Mitarbeitern des
Otto-Konzerns Hausrat-, Haftpflicht- und
Kfz- sowie Kranken-, Unfall- oder Rechtsschutzversicherungen zu Vorzugskonditionen anbieten.
Was für den eigenen Konzern gut funktionierte, bietet Hanseatic nun auch anderen
Unternehmen an. So vermittelt der unabhängige Makler mit seinen 40 Mitarbeitern
Versicherungen für Industrie, Handel, Gewerbe, Dienstleistung und auch für private
Verbraucher. Sein Dienstleistungsversprechen betrachtet Hanseatic als eine ständige
Herausforderung, um die Kunden kontinuierlich zufriedenzustellen. Dazu gehört auch
eine Branchenlösung, die genau auf die
Kunden abgestimmt ist.
Blackout in der EDV
„Manchmal ist ein Unglück gut, um sich zu
bewegen“, weiß Werner Goewe. Das Unglück, von dem der Geschäftsführer der
Hanseatic spricht, ereignete sich 2001. Bis
dahin kannten er und sein Administrator
keine EDV-Probleme und mussten auch nie
IT-Kollegen des großen Otto-Konzerns um
Unterstützung bitten. Über 20 Jahre lief die
eingesetzte Maklersoftware einwandfrei.
Dann brachte der Hersteller ein neues
Release auf den Markt. „Danach hatten wir
zwei Monate lang schwarze Bildschirme“,
erzählt Goewe.
Für andere Unternehmen hätte ein Ausfall
der EDV über diesen langen Zeitraum das
Aus bedeutet. Die Hanseatic überlebte jedoch, weil ihre Kunden gleichzeitig auch
Kunden der jeweiligen Versicherungsgesellschaft sind – somit waren alle Daten und
Dokumente noch einmal vorhanden. Auch
wenn das System nach zwei Monaten wieder lief und die Daten neu eingespeist werden konnten, stand für Goewe der Wechsel
zu einer neuen Branchenlösung fest. „Auf
keinen Fall sollte es wieder eine selbst gestrickte Lösung eines kleinen Anbieters
sein, bei der nur wenige über das notwendige Wissen verfügen“, betont der Geschäftsführer der Hanseatic. Die neue Branchenlösung sollte die internationale Ausrichtung der Otto Group unterstützen, die
mit rund 123 Gesellschaften in 19 Ländern
tätig ist. Und sie sollte besser den gestiegenen Anforderungen des Versicherungsvermittlers in Informationsbreite und -tiefe
im Industriekundengeschäft entsprechen
und das Privatkundengeschäft unterstützen. Beispielsweise sollten sich Regressfälle
einfacher abwickeln und eine erweiterte
Schadensregulierung durchführen lassen.
Pilotkunde für das Privatgeschäft
Goewe begann 2003, sich verschiedene
Branchenlösungen anzusehen – OASIS.WIN
der NKK Programmservice AG und insTRA
der Amadeus IT GmbH. Im Herbst 2004 fiel
die Entscheidung für GIN Axapta auf Basis
von Microsoft Dynamics AX. GIN (Group
Insurance Network für Versicherungsvermittler) Axapta ist eine Businesslösung für
Industrieversicherungsmakler und firmenverbundene Vermittler. Sie wurde von der
K2-Consult GmbH in Offenbach gemeinsam mit deren Partnern auf Basis von
Microsoft Dynamics AX entwickelt, der
ERP-Software für den Mittelstand. „Im Versicherungsgeschäft mit Unternehmen werden täglich enorme Datenmengen erfasst
und verarbeitet. Risikoerfassung und Schadenabwicklung gehören zum typischen
Tätigkeitsfeld. Zusammen mit unseren
Partnern haben wir mit GIN auf Basis von
Microsoft Dynamics AX eine leistungsfähige Software für dieses Anwendungsspektrum“, erklärt Sylvia Friedrich, Geschäftsführerin der K2-Consult GmbH. Die
Businesslösung umfasst das komplette Informationsmanagement und die Informa-
Technik im Überblick
Microsoft Dynamics AX 3.0
Die Hanseatic Versicherungsdienst GmbH
Versicherungsvermittlung hat ihr Rechnungswesen auf das Mittelstands-ERPSystem Microsoft Dynamics AX 3.0 umgestellt. Als Datenbank ist Microsoft SQL
Server 2000 im Einsatz. Aufbauend auf
Dynamics AX, wurde GIN Axapta für das
Industriegeschäft und für den Privatkundenbereich eingeführt. Diese Lösung umfasst die Module Schaden, BusinessPartnerInformationen, Vertrag und Controlling. 40 Mitarbeiter nutzen die Branchensoftware, deren Benutzeroberfläche sich
an Microsoft Office und Microsoft Outlook
orientiert. GIN Axapta umfasst das vollständige Informationsmanagement, um
Verträge zu verwalten, Schadensmeldungen zu bearbeiten und das Controlling zu
gewährleisten. Es lässt sich sowohl national
als auch international einsetzen.
Foto: Hanseatic GmbH
tionsverarbeitung für Industrieversicherer
und Vermittler. „Wir sind im bfv Verband der
firmenverbundenen Versicherungsvermittler organisiert. Dort setzten mehrere Konzerne GIN Axapta ein, sodass ich mich gut
bei Kollegen über das Produkt informieren
konnte“, erklärt Goewe. „Ausschlaggebend
war jedoch, dass diese Lösung den Bedürfnissen einer Versicherungsabteilung eines
international tätigen Konzerns wie Otto in
Bezug auf Informationstiefe und -breite am
besten Rechnung trägt“, betont er.
Mit Unterstützung der Tochtergesellschaft
k2 insurance link GmbH des Microsoft-Partners K2-Consult beschloss der Hanseatic
Versicherungsdienst Anfang 2005, nicht nur
das Industriegeschäft auf GIN Axapta umzustellen, sondern auch die Privatversicherungen, die andere Anforderungen haben.
„Das bot dieses Programm bislang nicht“,
sagt Goewe. Dabei entscheiden weniger die
Tiefe und Breite der Informationen, vielmehr muss die Lösung die Mitarbeiter von
Hanseatic dabei unterstützen, Anfragen am
Telefon schnell abzuwickeln. Immerhin betreut Hanseatic rund 30 000 Privatkunden.
Bei diesem Projekt fungierte der Versicherungsdienst als Pilotkunde von K2.
Zunächst fiel die Entscheidung im März
2003, das Rechnungswesen auf das ERPSystem Microsoft Dynamics AX 3.0 umzustellen. Gestartet wurde die Implementierung der Branchenlösung mit dem Industrieversicherungsgeschäft. Aufbauend auf
das Rechnungswesen, führte K2 ab April
2005 GIN Axapta in Stufen ein und entwickelte Module für das Privat- und Belegschaftsgeschäft.
„Eine Herausforderung war die GDVSchnittstelle für den Datentausch mit den
Versicherern. Diese sollte zwar standardisiert
sein, ist es aber in der Praxis nicht“, erzählt
Sylvia Friedrich. Jeder Versicherer liefert seine Daten nach einer eigenen Auslegung des
GDV-Standards. Nach umfangreichen Tests,
zunächst bei K2-Consult, dann bei Hanseatic, wurden die neuen Module – Schaden,
BusinessPartnerInformationen, Vertrag und
Das Industrie Versicherungskontor gehört zu
Hanseatic und ist im konzernunabhängigen Firmenkundengeschäft tätig
Controlling – der Reihe nach aufgesetzt und
alle Daten migriert. „K2-Consult hat einen
tollen Job gemacht. Die Datenmigration hat
besser geklappt, als wir uns erhofft hatten.
Aber das ist keine Frage der Technik, sondern der Qualität der Menschen“, lobt Werner Goewe die Zusammenarbeit mit dem
Microsoft-Partner. Für dieses Projekt wurde
K2-Consult 2006 auch mit dem Microsoft
Partner-Award in der Kategorie „Best
Microsoft Dynamics Axapta Solution“ ausgezeichnet.
GIN Axapta ermöglicht mit dem InfoCenter
eine umfassende Suchfunktion in den Modulen BusinessPartnerInformationen, Vertrag und Schaden. Das funktioniert sowohl
im Bereich der Konzern- und Industrieversicherung als auch im Privat- und Belegschaftsgeschäft. Die Mitarbeiter können
nun übergreifend nach der Vertrags- oder
Schadensnummer suchen und gelangen direkt zu den Informationen. Für das Controlling stehen mit wenigen Mausklicks umfas-
Weitere Informationen
Hanseatic Versicherungsdienst GmbH
Versicherungsvermittlung
Bramfelder Chaussee 105
22177 Hamburg
Tel.: 040 64650-0
Fax: 040 64650-650
E-Mail: [email protected]
www.hvd.de
K2-Consult GmbH
Sylvia Friedrich
Kaiserleistraße 41–43
63067 Offenbach am Main
Tel.: 0700 52266785
Fax: 069 256274-29
E-Mail: [email protected]
www.k2-consult.de
sende Auswertungen nach verschiedenen
Aspekten wie Regionen oder Branchen zur
Verfügung. Ebenso gelangt man in wenigen
Schritten an die Protokolle, die im Rahmen
der Kundenberatung und nach Vorgabe der
EU-Vermittlerrichtlinie mit dem System dokumentiert wurden.
Basis ist ein Standardprodukt
Von ihrem Arbeitsplatz greifen die Mitarbeiter heute auf GIN Axapta zu, jeder besitzt für seinen Bereich die entsprechende
Berechtigung. „Ein wesentlicher Vorteil ist
der integrierte Aufbau. Alle Daten befinden
sich in einem System“, ist HanseaticGeschäftsführer Goewe zufrieden. Beispiel
Schadensmeldung: Über eine Maske können die Mitarbeiter direkt auf die Vertragsdaten zugreifen. Wird später ein Schadensbetrag ausbezahlt, lässt sich das direkt mit
dem Versicherer abrechnen. „Das Produkt
wickelt die verschiedenen Stufen der Selbstbehalte automatisch ab, das ist eine große
Erleichterung“, so Goewe. Die Daten müs-
sen nicht nochmals eingegeben werden,
das unterbindet Fehler. Auch sind die Abrechnungen mit den Versicherern rascher
erstellt, damit fließen die Erlöse schneller.
Der Vergangenheit gehören nun auch umständliche Abwicklungen wie bei der Feuerversicherung an: Diese ist für alle großen
Tochterunternehmen von Otto in einem
Versicherungsvertrag mit einer großen
Summe zusammengefasst. Doch die rechtlich selbstständigen Unternehmen wollten
natürlich eigene Rechnungen. Die Mitarbeiter von Hanseatic mussten also die Prämien
per Hand aufteilen und die Rechnungen
einzeln schreiben. Dies übernimmt das
System jetzt automatisch. „Das beschleunigt
nicht nur die Geschäftsvorgänge, auch die
Transparenz für die Geschäftsleitung erhöht
sich wesentlich“, sagt Sylvia Friedrich.
Schwarze Bildschirme befürchtet Werner
Goewe nun nicht mehr: „Zwar ist K2-Consult auch ein kleines Unternehmen, aber die
Branchenlösung basiert auf einem Standardprodukt von Microsoft.“
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