CMS – Schulungsunterlagen

Transcrição

Infopark – NPS 6 Fiona
23.09.2005
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................................ 2
Vorwort........................................................................................................................................... 3
Einloggen ........................................................................................................................................ 4
Abmelden und erneut anmelden................................................................................................................................................ 5
Persönliche Einstellungen ............................................................................................................................................................ 6
Hauptordner festlegen ................................................................................................................................................................. 6
(Datei-)Vorlagen, Dateien und Felder................................................................................................. 8
NPS-Navigator und seine Funktionen ................................................................................................. 9
Die Eigenschaften .......................................................................................................................................................................... 9
Details............................................................................................................................................................................................ 10
Links ............................................................................................................................................................................................... 10
Quelltext....................................................................................................................................................................................... 11
Administration ............................................................................................................................................................................. 12
Liste................................................................................................................................................................................................ 13
NPS an der Universität Augsburg nutzen .......................................................................................... 14
Struktur anlegen .......................................................................................................................................................................... 14
Unterverzeichnisse und -dateien anlegen............................................................................................................................... 15
Felder ausfüllen ............................................................................................................................................................................ 16
Menüeintrag und Mikronavigation ........................................................................................................................................... 17
Hauptinhalt bearbeiten............................................................................................................................................................... 18
Inhalte einpflegen .......................................................................................................................... 19
Aktuell-Meldung erstellen.......................................................................................................................................................... 19
Linkliste bearbeiten..................................................................................................................................................................... 20
Stellenausschreibungen pflegen ................................................................................................................................................ 21
Mitarbeiter-Seiten erstellen ...................................................................................................................................................... 22
Linkziel........................................................................................................................................................................................... 23
(Lehr-)Veranstaltung erstellen.................................................................................................................................................. 24
Downloads einpflegen ................................................................................................................................................................ 27
(Download-)Datei aktualisieren ............................................................................................................................................... 28
Publikationen erfassen................................................................................................................................................................ 30
(Forschungs-)Projekte anlegen ................................................................................................................................................. 31
Dokumentationen anlegen ........................................................................................................................................................ 33
Freie Gestaltung .......................................................................................................................................................................... 33
Medienverzeichnis anlegen ........................................................................................................................................................ 34
Bearbeitung abschließen................................................................................................................. 35
Mehrsprachigkeit realisieren............................................................................................................ 35
Bilder für das Web bereitstellen....................................................................................................... 36
Bilder vorbereiten....................................................................................................................................................................... 36
Bildseite anlegen .......................................................................................................................................................................... 36
Löschen von Objekten .................................................................................................................... 38
Fehlersuche und archivierte Versionen ............................................................................................. 39
Fehler in der Version.................................................................................................................................................................. 39
Ungültige Links............................................................................................................................................................................. 39
Leere Pflichtfelder ....................................................................................................................................................................... 39
Archivierte Contents.................................................................................................................................................................. 39
Umgang mit Formatierungen und Editoren ....................................................................................... 41
Grundlegende Vorschläge zur Gestaltung ............................................................................................................................. 41
Formatierungen in Formularfeldern ........................................................................................................................................ 41
Die Tags und ihre Funktion:...................................................................................................................................................... 43
Der HTML-Editor ....................................................................................................................................................................... 44
Der Interne Editor ...................................................................................................................................................................... 45
Lokale Anwendung...................................................................................................................................................................... 45
Bezeichnungen von NPS 5.5 und NPS 6 Fiona................................................................................... 46
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Vorwort
Das Rechenzentrum der Universität Augsburg bietet allen interessierten Einrichtungen und
Fakultäten den Service, ihr Web-Angebot über ein Content Management System (CMS) pflegen zu
können. Ein CMS erledigt genau das, was der Name schon vermuten lässt: Es verwaltet Inhalte. Als
Inhalte zählen z.B. Texte, Grafiken, PDF-Dokumente und mehr. Der Inhalt wird streng vom Layout,
also der Aufmachung des Inhalts für ein spezielles Medium, getrennt. An der Universität Augsburg ist
das CMS NPS der Firma Infopark AG im Einsatz. Die Web-Richtlinien der Universität Augsburg
bilden die Grundlage für den Inhalt und das Layout der Implementierung (siehe http://www.rz.uniaugsburg.de/info/richtlinien/webrichtlinien/).
Diese Schulungsunterlagen sind speziell für die Redakteure in den Einrichtungen und Fakultäten der
Universität Augsburg zusammengestellt. Sie umfassen alle wichtigen Bearbeitungsschritte und sind mit
Screen-Shots aus dem CMS versehen. Die wichtigsten Begriffserklärungen sind deutlich
hervorgehoben und finden sich auch in einer Übersicht am Ende der Schulungsunterlagen.
Falls Sie Fragen haben, z. B. wie Sie Ihre konkreten Vorstellungen im System realisieren können, oder
Anregungen zur Verbesserung des Systems, stehen Ihnen die CMS-Betreuer der Fakultäten oder die
Webmasterin der Universität im Rechenzentrum, Frau Dr. Annja Zahn (Telefon: 2006), gerne zur
Verfügung. Aktuelle Informationen finden Sie auch auf der Homepage http://www.rz.uniaugsburg.de/service/www/cms/. Tipps und Hinweise finden Sie auf der FAQ zu NPS unter der URL
http://www.rz.uni-augsburg.de/service/www/cms/faq/.
Wir wünschen Ihnen – zusammen mit dem gesamten CMS-Team der Universität – viel Spaß bei der
Arbeit mit dem CMS und hoffen, dass diese durch die vorliegenden Unterlagen leicht von der Hand
geht.
Ihre
Dr. Annja Zahn
Webmasterin
Rechenzentrum
Ihr
Mathias Ihn-Danner
EDV-Betreuer
Juristische Fakultät
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Einloggen
Um im CMS arbeiten zu können, müssen Sie sich zu Beginn der Arbeit am CMS-Server mit Ihrer RZBenutzerkennung anmelden. Dies geschieht auf folgender Webseite:
http://cms.uni-augsburg.de
Screenshot 1
Wenn Sie nun auf den Link „NPS 6 Login“ klicken, gelangen Sie auf die Anmeldeseite und können dort Ihr
universitätsweites Login und Passwort eingeben. Da es sich um einen Web-Server mit verschlüsseltem
Übertragungsprotokoll handelt, sollten Sie als erstes das Zertifikat überprüfen und installieren. Die Anleitung dazu
finden Sie im Internet unter der Adresse http://www.rz.uni-augsburg.de/ca. Dieses Vorgehen ist notwendig, damit
Ihre Benutzerkennung mit dem zugehörigen Passwort nur verschlüsselt über das Internet verschickt wird.
Screenshot 2
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Screenshot 3
Bitte beachten Sie, dass Sie sich vor der ersten Anmeldung an dem System mit dem CMS-Betreuer Ihrer Fakultät /
Einrichtung in Verbindung setzen müssen, damit die notwendigen Systemeinstellungen vorgenommen werden.
Sonst können Sie sich weder anmelden noch Inhalte bearbeiten.
Sie sind jetzt am System angemeldet und sehen alle Ihnen verfügbaren Strukturen und Menüs. Beachten Sie, dass
Sie manche Inhalte zwar sehen und anklicken, jedoch nicht bearbeiten können. Daher können sie fremde Seiten
zwar nicht verändern, aber auf sie verlinken.
Screenshot 4
Abmelden und erneut anmelden
Screenshot 5
Bitte melden Sie sich immer vom Content Management Server ab, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen oder Ihre
Arbeiten beendet haben. Nutzen Sie dazu bitte entweder den Logout-Button oder melden Sie sich über das Menü
Datei – Von NPS abmelden vom System ab.
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Persönliche Einstellungen
Sie sollten jetzt gleich zu Beginn einige persönliche Einstellungen machen und die Ansicht an Ihre Wünsche
anpassen. Die Ansicht wird im Menüpunkt Extras – Persönliche Einstellungen – Ansicht und Layout ausgewählt (siehe
Screenshot 6).
Screenshot 6
Änderungen nehmen Sie im Bereich Extras – Persönliche Einstellungen vor. Dort können Sie Ihren eigenen
Hauptordner unter dem Menüpunkt Grundeinstellungen oder unter Farbe und Schrift individuelle Farben festlegen.
Bei Lokale Anwendung können Sie z.B. Ihren bevorzugten HTML-Editor eintragen, mit dem Sie den Hauptinhalt
einer Datei bearbeiten können.
Begriffsklärung
Hauptordner:
Das ist der „Ordner“ den das System nach Anmeldung direkt anzeigt,
sinnvollerweise Ihr Startbereich, in dem Sie Bearbeiter-Rechte haben.
Hauptordner festlegen
Wechseln Sie in die Persönlichen Einstellungen und hier in den Menüpunkt Grundeinstellungen (siehe Screenshot 7).
Dort können Sie am Ende der zweiten Zeile Ihre Startpublikation auswählen und mit <OK> festlegen.
Der Punkt zu Workflow-Aktionen bestätigen ermöglicht Ihnen, den Dokumenten Kommentare hinzuzufügen, um
Änderungen so nachvollziehbar zu dokumentieren.
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Screenshot 7
In ROOTPUB finden Sie die einzelnen Bereiche unter denen wiederum die individuelle Struktur angelegt ist. Ihr
CMS-Betreuer sagt Ihnen, wo Sie Ihren Bereich finden und welche Webinhalte Sie pflegen können.
Begriffsklärung
ROOTPUB:
ROOTPUB ist die Wurzelpublikation – der Basisordner – und die
oberste Ebene des CMS-Servers. Hierunter befinden sich alle
Bereiche, die im CMS der Universität Augsburg gepflegt werden.
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(Datei-)Vorlagen, Dateien und Felder
Bevor wir weiter auf den Arbeitsbereich eingehen, sollten Sie grundlegende Dinge zu (Datei-)Vorlagen, Dateien
und Feldern kennen lernen. Diese Begriffe werden uns immer wieder begegnen.
Begriffsklärung
(Datei-)Vorlage (ehem.Objektklasse): Jede angelegte Datei ist einer Vorlage eindeutig zugeordnet.
Das heißt, dass die Vorlage immer gewählt werden muss – machen
Sie dies sorgfältig, da eine spätere Änderung mit Problemen
verbunden sein kann.
Die Vorlage bringt eine Reihe von Feldern mit und legt damit die
grundlegenden Informationen zu einer Datei fest.
Datei (ehem. Objekt):
Eine Datei hat Felder und einen eindeutigen Namen.
Feld (ehem. Attribut):
Eine einzelne „Einstellung“ einer Datei nennt man Feld.
Die Vorlagen sind bereits im System hinterlegt und geben bei der Neuanlage einer Datei bestimmte Felder vor. Je
nach Vorlage stehen also unterschiedliche Felder für die Dateien zur Verfügung.
Bei den Feldern wird zwischen Datei- und Versionsfeld unterschieden. Bei der späteren Inhaltsbearbeitung spielen
die Versionsfelder die wichtigere Rolle.
In folgendem Schema wird der Zusammenhang der oben erläuterten Begriffe näher dargestellt.
(Datei-)Vorlage
Datei
Dateifeld
Versionsfeld
Begriffsklärung
Dateifelder:
Versionsfelder:
Diese Felder beinhalten grundlegende Informationen für jede einzelne
Datei. Neben Name und Vorlage werden hier noch Informationen
wie Bearbeiter, Versionsnummer, Gültigkeitsdatum, usw. gespeichert.
Diese Felder spezifizieren den Inhalt der Datei näher. Sie
unterscheiden sich je nach der zugrundeliegenden Vorlage.
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NPS-Navigator und seine Funktionen
Der NPS-Navigator wird menüorientiert bedient und enthält eine Werzeugleiste mit Buttons für die am häufigsten
genutzten Funktionen sowie eine Schnellsuche. Der Navigator enthält eine Baumansicht, eine Spaltenansicht, eine
Listenansicht und die Miniaturbilderansicht. Die Listenansicht nimmt die gesamte Fensterbreite ein und ist dadurch
sehr übersichtlich. Dies gilt auch für die integrierte Vorschau.
Im Browser muss Javascript eingeschaltet sein, damit der NPS-Navigator funktioniert.
Die Eigenschaften
Screenshot 8
Bei den Eigenschaften finden Sie alle Informationen über die aktuelle Datei. Im oberen Teil, der Dateiinfo, sehen Sie
die ersten Worte des Hauptinhalts und ob Fehler in der Version vorhanden sind. Der untere Teil Allgemein zeigt
dem Redakteur die grundlegenden Eigenschaften auf einen Blick.
Neben Name und (Datei-)Vorlage sieht man den Titel sowie ob Fehler in der Version vorhanden sind. Falls das
Dokument in Bearbeitung ist, ist auch der Bearbeiter hier zu finden.
Der Inhalt ist nur vollständig, falls alle Pflichtfelder (gekennzeichnet mit einem Sternchen *) ausgefüllt sind und alle
systeminternen Links gültig und korrekt sind. Sind Fehler in der Version, kann die Datei nicht freigegeben werden.
Begriffsklärung
Bearbeiter:
Bearbeiter ist derjenige Redakteur, der die Datei zuletzt verändert
hat. Um eine Datei bearbeiten zu können, muss man Bearbeiter sein
– ist man es gegenwärtig nicht, kann man (falls man das dazu Recht
hat) die Datei übernehmen und danach bearbeiten (dies wird auch
mitprotokolliert, damit alle Schritte nachvollziehbar bleiben).
Um weitere Eigenschaften bzw. Felder zu überprüfen, klicken Sie bitte auf das Icon rechts oben.
Screenshot 9
Die Ansicht wechselt nun über die volle Fensterbreite und Sie können bequem durch die einzelnen Reiter klicken.
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Details
Im Reiter Detail finden Sie folgende Informationen:
Screenshot 10
Die allgemeinen Felder umfassen neben den bekannten Grundinformationen auch Angaben zu Export und Pfad.
Im Bereich Meine Rechte werden die Objektrechte angezeigt. Dort ist vermerkt, wer das Objekt lesen bzw.
bearbeiten darf. Im unteren Teil sind alle Felder aufgelistet, die Sie entweder direkt durch anklicken bearbeiten
können oder Sie verwenden den Button Alle bearbeiten.
Links
Der Reiter Links ist sehr bequem um zu sehen, auf welche Links im Dokumtent verwiesen wird und welche
Dateien auf dieses Dokument verlinken. Durch die interne Linkverwaltung, die es nicht zulässt, Dateien zu löschen
auf die verlinkt wird, wird dieser Reiter zum Finden und Löschen von Links oft benötigt.
Screenshot 11
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Quelltext
Der Karteireiter Quelltext zeigt jeweils den Inhalt des Hauptinhalts in HTML an. Von hier aus kann der Inhalt direkt
mit dem internen Editor, dem HTML-Editor oder einem externen Editor (z.B. VEdit, Dreamweaver) bearbeitet
werden. Zur Bedienung der Editoren finden Sie am Ende dieser Unterlagen ein eigenes Kapitel.
Screenshot 12
Begriffsklärung
HTML:
Hauptinhalt (ehem. Body):
HTML-Editor:
Interner Editor:
Screenshot 13
HTML steht für „Hyper Text Markup Language“ und ist die
Programmiersprache für Webseiten.
Jede Webseite hat einen sogenannten Body (dt. Körper). Er ist der
eigentliche Inhalt der Webseite. Im CMS wird der Hauptinhalt
automatisch erstellt, kann aber durch Bearbeitung an den meisten
Stellen ergänzt werden. Die Möglichkeiten der Bearbeitung lernen Sie
später kennen.
Ein integrierter grafischer Editor, der ähnlich zu bedienen ist wie
Word (siehe Screenshot 13). Er wird online geladen (kurze
Wartezeit) und ist recht anwenderfreundlich (genaue Erklärung siehe
eigenes Kapitel).
Ein textbasierter Editor. Er setzt voraus, dass der Redakteur HTML
programmieren kann (siehe Screenshot 14).
Screenshot 14
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Administration
Ein häufig genutztes Feld im Reiter Administration ist das Gültig bis-Feld. Nach Ablauf wird die exportierte Datei
automatisch vom Server genommen. Dies empfiehlt sich besonders bei aktuellen Meldungen oder
Stellenausschreibungen, die nur eine befristete Gültigkeitsdauer besitzen. Im Bereich Rechte hat der Redakteur die
Möglichkeit, Gruppen-bezogen die Lese- und Schreibrechte zu verändern.
Screenshot 15
Begriffsklärung
Freigeben:
Export:
Pfad:
Revision:
Eine Datei wird freigegeben, um sie im Internet zu publizieren – ist
eine Datei nicht freigegeben, wird sie im Internet nicht veröffentlicht.
Eine Datei wird nur dann auf den Web-Server exportiert, wenn sie
vollständig ist und anschließend freigegeben wurde.
Hier wird der Pfad des Objekts im System angegeben. In unserem
speziellen Fall ist dies auch der Ausgabepfad auf dem Webserver,
dabei wird z. B. „jura“ durch „http://www.jura.uni-augsburg.de“
ersetzt.
Sobald eine Datei nach einer Freigabe nochmals bearbeitet wird, legt
das System eine Kopie (eine so genannte Arbeitsversion) an. Wird
diese erneut freigegeben, wird die alte Version archiviert. Wir
empfehlen beim Aufbau eines Webangebots die Objekte gelegentlich
freizugeben, damit eine Sicherung der Daten erfolgt.
Um wieder in die allgemeine Übersicht zu gelangen klicken Sie wieder auf das Icon an der rechten oberen Seite.
Screenshot 16
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Liste
In NPS 5.5 gab es den Karteireiter Liste. Dieser wurde in das Menü Ansicht verschoben bzw. in der Buttonleiste
direkt zum Anklicken untergebracht.
Diese Ansicht ist immer dann geeignet, wenn man mit mehreren Dateien dieselbe Aktion durchführen möchte.
Eine wichtige Anwendung ist die Freigabe von mehreren Seiten gleichzeitig. Daneben eignet sich diese Ansicht
auch, um Dateien zu kopieren oder auszuschneiden und einzufügen (d.h. zu verschieben).
Screenshot 17
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NPS an der Universität Augsburg nutzen
Bei der Konzeption von NPS an der Universität Augsburg wurde Wert darauf gelegt, die Web-Richtlinien inklusive
Empfehlungen zur Gestaltung der Homepage umzusetzen (siehe http://www.rz.uni-augsburg.de/info/richtlinien/webrichtlinien/). NPS bietet Ihnen daher nur solche Vorlagen zur Auswahl an, die benötigt werden. Gleichzeitig stehen
Vorlagen zur Verfügung, die Ihnen viel Spielraum zur freien Gestaltung lassen. Durch die Implementierung ist
bereits eine grobe Struktur für Ihren Web-Auftritt vorgegeben, die Feingliederung bleibt Ihnen selbst überlassen.
Im Folgenden lernen Sie die Struktur kennen und erfahren, welche Vorlagen für welche Zwecke vorgesehen sind.
Struktur anlegen
Die Struktur der Website besteht im Wesentlichen aus acht Bereichen:
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Aktuelles
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Veranstaltungen / Lehre und Studium
Downloads
Publikationen
(Forschungs-)Projekte
Dokumentationen
Medienverzeichnis
aktuell_verzeichnis
mitarbeiter_verzeichnis
veranstaltung_verzeichnis
download_verzeichnis
publikation_verzeichnis
projekt_verzeichnis
dokumentation_verzeichnis
medien_verzeichnis
Folgende Abbildung ist ein Beispiel für den Aufbau Ihres Web-Angebots in NPS. Das Beispiel ist nicht vollständig.
Die Vorlage „organisationseinheit“ ist für Lehrstühle, Professuren oder zentrale Einrichtungen wie
Studienberatung. Übergeordneten Betriebseinheiten oder Fakultäten liegt in der Regel die Vorlage
„betriebseinheit“ zu Grunde.
Hinweis: Für Informationen allgemeiner Art steht die Vorlage „dokumentation_verzeichnis“ zur Verfügung.
Screenshot 18
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Unterverzeichnisse und -dateien anlegen
Um die oben genannte Struktur anzulegen, müssen für die jeweiligen Einstiegsseiten einzelne Verzeichnisse (in der
Regel von der Vorlage kategorie_verzeichnis) angelegt werden, unter denen dann wiederum die speziellen
Unterseiten angelegt werden können.
Screenshot 19
Über Datei haben Sie (siehe Screenshot 19) die Möglichkeit, neue Verzeichisse oder Dokumente anzulegen. Es ist
wichtig, die Vorlagen zu kennen um entscheiden zu können, ob es sich um ein Verzeichnis oder um ein Dokument
handelt.
Sie kommen jetzt in ein Dialogfenster, in dem Sie zwei Felder ausfüllen müssen – den Dateinamen und seine
Vorlage. Der Name wird zur Web-Adresse des Dokumentes. Wenn Sie die Vorlage nicht wissen, können Sie über
den Button nach möglichen, an dieser Stelle verfügbaren, Vorlagen suchen.
Screenshot 20
Begriffsklärung
Dateiname:
Jedes Dokument im CMS braucht einen eindeutigen Namen, der
keine Umlaute, Leer- und Sonderzeichen erhalten darf.
Aus Gründen der einheitlichen Handhabung bitten wir darum, dass
dieser Name in Kleinbuchstaben und ohne Leerzeichen vergeben
wird. Vergeben Sie zur Trennung einfach Unterstriche ( _ )
Hinweis: Verwenden Sie Abkürzungen (z.B. ag für
Arbeitsgemeinschaft), damit werden die URLs nicht ganz so lang – Sie
sollten aber trotzdem anhand der Namen Ihre Struktur gut erkennen
können.
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Screenshot 21
In diesem Dialog werden alle Vorlagen angezeigt, die im jeweiligen Verzeichnis erlaubt sind. Sie können sich
dadurch leiten lassen und die Struktur entsprechend aufbauen.
Felder ausfüllen
Haben Sie das Verzeichis oder das Dokument angelegt, kommen Sie in folgende Eingabemaske:
Screenshot 22
Jede Datei bekommt einige Standard-Felder (Gruppe: Felder) mit auf den Weg, die es näher charakterisieren. Je
nach Vorlage kommen weitere Felder hinzu, die in verschiedene Gruppen sortiert und über das Drop-Down-Menü
im oberen Fensterbereich erreichbar sind. Um diese anzuzeigen müssen Sie nur die Feldgruppe auswählen.
Hinweis: Wenn Sie den OK-Button benutzen, schließen Sie damit das Eingabefenster.
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Bei den „Speziellen Attributen für diese Objektklasse“ finden Sie in der Regel die Angaben zum Menüeintrag, eine
Besonderheit unseres Systems.
Menüeintrag und Mikronavigation
Soll das angelegte Dokument im linken Haupt- oder Untermenü erscheinen, müssen Sie dies ausdrücklich
kennzeichnen (siehe Screentshot 23). Gleichzeitig sollten Sie die Reihenfolge mit Hilfe eines Sortierschlüssels
festlegen.
Screenshot 23
Beim Sortierschlüssel halten Sie sich am besten an den folgenden Vorschlag. Machen Sie die Einträge in der Form:
010, 020, 030, 040, … Er ermöglicht eine spätere „Einschiebung“ eines Menüeintrages.
Begriffsklärung
Kurztitel:
Eintrag im linken Navigationsmenü:
Sortierschlüssel:
Ausführlicher Titel:
Diese Beschreibung erscheint in der Mikronavigation und – wenn
ausgewählt – auch in der linken Menu-Navigation. Sie sollten hier
einen möglichst kurzen, aber aussagekräftigen Namen verwenden, da
ansonsten die Navigation unübersichtlich wird.
Sie können festlegen, ob das erstellte Dokument in der linken
Navigation erscheinen soll oder nicht.
Dieses Feld dient der Sortierung von Einträgen in einer bestimmten
Reihenfolge. Wird hier nichts angegeben, werden die Einträge nach
der alphabetischen Reihenfolge ihrer Datei-Namen sortiert.
Hier können Sie einen ausführlichen Untertitel für die Seite angeben.
Jetzt haben Sie schon den ersten Menüpunkt erstellt und können auf die gleiche Weise die weitere Struktur
aufbauen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die anderen Menüpunkte parallel zum bereits erstellten einfügen.
Dazu müssen Sie beim Anlegen eines neuen Dokuments jeweils auf Ihrem Hauptordner sein. Die Strukturübersicht
finden Sie am Anfang dieses Kapitels.
Verwenden Sie für Menüeinträge das Feld „Kurztitel für Menüeintrag und Mikronavigation“. Wählen Sie hier einen
aussagekräftigen Titel, da dieser sowohl im Menü links als auch oben in der Mikronavigation erscheint und daher
nicht zu lang sein sollte.
Falls kein Sortierschlüssel angegeben wurde, wird automatisch nach der alphabetischen Reihenfolge der
Dateinamen sortiert. Die Sortierung von Dateien in Verzeichnissen können Sie zudem über weitere Parameter
anpassen. Wechseln Sie dazu in die Detailansicht.
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Screenshot 24
Wählen Sie den Reiter Sortierung, anschließend klicken Sie auf den Button „Bearbeiten“ und legen die
Sortierreihenfolge nach Ihren Wünschen fest. Wenn Sie Schreibrecht auf das Verzeichnis besitzen, können Sie
andere Felder als Sortierkriterien festlegen, indem Sie „Sortierschlüssel und –modus“ bearbeiten.
Screenshot 25
Sie können bis zu drei Kriterien festlegen. Die Sortierrichtung bestimmt, ob die Dokumente aufsteigend oder
absteigend sortiert werden sollen. Das Verzeichnis, deren Dokumente sortiert werden, muss freigegeben werden,
damit die Sortierung in der Vorschau wirksam ist. In der Auflistung sind die Dateien nicht sortiert.
Hauptinhalt bearbeiten
Der Hauptinhalt ist der Bereich, welcher bei allen Dokumenten vorhanden ist und immer die Möglichkeit bietet,
weitere Informationen anzugeben. Standardmäßig gibt es zwei Möglichkeiten den Hauptinhalt zu bearbeiten: Den
„Internen Editor“ und den „HTML-Editor“. Zur Bedienung beider Editoren finden Sie am Ende der Unterlagen ein
eigenes Kapitel.
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Inhalte einpflegen
Nachdem wir jetzt die Hauptkategorien festgelegt haben, können wir anfangen, die eigentlichen Inhalte in das
System einzupflegen.
Wir beginnen mit den Aktuell-Meldungen und gehen dann nacheinander auf Mitarbeiter-Seiten, Publikationen und
Downloads, Projekte und Dokumentation ein. Die Anleitungen sind so gestaltet, dass man sie Schritt für Schritt
durchgehen kann und alle erforderlichen Schritte dargestellt sind. Einzelne Schritte, die sich wiederholen, werden
im Verlauf der Anleitung nur noch stichpunktartig aufgeführt.
Aktuell-Meldung erstellen
Wir gehen in das Verzeichnis „aktuell“ und legen dort ein neues Dokument an.
Screenshot 26
Bei der Auswahl der Vorlage stellt man fest, dass neben einer aktuell_meldung auch eine
stellen_ausschreibung oder ein linkziel angelegt werden kann. Weiterhin kann man beim Anlegen eines neuen
Ordners weitere Verzeichnisse aktueller Meldungen oder Stellenausschreibungen wählen. Dies gibt die
Möglichkeit, verschiedene Meldungen zu bündeln (aktuell_verzeichnis) oder aktuelle Veranstaltungen, die nicht
zum Studium gehören oder nur einmalig stattfinden, aufzunehmen.
Die wichtigsten Informationen werden mit Feldern erfasst, im Hauptinhalt sind – wie in jeder Vorlage – weitere
Ausführungen möglich. Neben den Standardfeldern findet man bei einer Aktuell-Meldung nur wenige Felder. Eine
zusätzliche Linkliste mit Verweisen zu anderen Seiten kann ebenso eingepflegt werden.
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Screenshot 27
Linkliste bearbeiten
Screenshot 28
Zunächst ist eine Linkliste immer leer. Im oberen Teil des Fensters können Sie einen neuen Link definieren. Hier
werden Sie nach verschiedenen Einträgen gefragt.
¾ Als Titel sollten Sie den Text angeben, der als verlinkter Text erscheinen soll.
¾ Das Ziel kann sowohl innerhalb des CMS liegen (Sie können den „Ordner“-Button verwenden, um ein
Dokument im CMS zu suchen) oder Sie können hier eine http://-Adresse angeben. Bitte verwenden Sie
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¾
¾
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http://-Adressen nur für externe Links, also nicht z.B. http://www.jura.uni-augsburg.de, damit der
automatische Linkkonsistenz-Mechanismus von NPS genutzt wird.
Ein Anker ist meist nicht nötig, gibt aber versierten Nutzern die Möglichkeit, direkt auf einen bestimmten
Unterpunkt auf einer Seite zu verweisen (vorausgesetzt dieser wurde vorher definiert).
Als letzte Angabe wird nach einem sog. Frame gefragt. Als Faustregel gilt: Handelt es sich um einen Link
innerhalb des Webangebots der Universität, belassen Sie es beim Standard. Verweist der Link nicht auf ein
offizielles Informationsangebot der Universität (externes Angebot, private Seite, …) bietet es sich an,
diesen Link in einem neuen Fenster zu öffnen.
Es können beliebig viele Links untereinander festgelegt werden – die Reihenfolge wird vom System festgelegt.
Stellenausschreibungen pflegen
Wir empfehlen im Aktuell-Bereich die Stellenausschreibungen zu pflegen. Dazu erstellen Sie zuerst ein Verzeichnis
von Stellenausschreibungen (Vorlage stellen_verzeichnis) und legen darin die einzelnen Stellenausschreibungen
(Vorlage stellen_ausschreibung) ab. Die Auflistung erfolgt geordnet nach dem Datum des Bewerbungsschlusses.
Vergessen Sie nicht, ein Gültig-bis-Datum einzufügen, damit die Ausschreibung nach Ende der Bewerbungsfrist
automatisch wieder vom Server genommen wird. Löschen Sie die vergangenen Ausschreibungen regelmäßig, damit
Ihr Verzeichnis übersichtlich bleibt.
Wenn Sie sich innerhalb eines Lehrstuhls/Organisationseinheit befinden und wie oben beschrieben vorgehen, wird
Ihre Stellenausschreibung auch automatisch auf der übergeordneten Fakultätshomepage angezeigt.
Screenshot 29
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Mitarbeiter-Seiten erstellen
Wir begeben uns in das Verzeichnis der Mitarbeiter und legen hier ein neues Dokument an. Zulässig sind hier
Dateien vom Typ mitarbeiter_seite sowie linkziel. Bitte beachten Sie: Unterhalb eines Mitarbeiters sind
verschiedene Vorlagen zugelassen, um neben Publikationen auch Projekte oder private Seiten anlegen zu können.
Die Felder werden optimalerweise alle ausgefüllt und anschließend mit <OK> gespeichert. Bitte beachten Sie, dass
diese Vorlage in mehrere Feldgruppen aufgeteilt ist, damit die einzelnen Übersichten nicht zu umfangreich sind.
Screenshot 30
Bei den „Speziellen Attributen für diese Objektklasse“ gibt es gegenüber der Aktuell-Meldung keine Neuerungen.
Interessanter ist die Übersicht „Angaben zum Mitarbeiter“:
Screenshot 31
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Das Feld Funktion des Mitarbeiters muss nicht ausgefüllt werden. Der Eintrag erscheint bei der
Mitarbeiterübersicht anstatt dem Mitarbeiterstatus, ist also immer dann sinnvoll, wenn der Mitarbeiterstatus
wenig aussagekräftig ist.
Alle anderen Einträge werden auch nur dann angezeigt, falls sie ausgefüllt sind. Bleibt ein Feld leer, erscheint es
auch nicht auf der Webseite (z.B.: weitere Telefonnummern). Bei den Sprechzeiten können Sie einfache
Formatierungen verwenden (als HTML-Tag). Eine Erklärung dazu finden Sie in einem eigenen Kapitel am Ende der
Schulungsunterlagen (Seite 41). Der Lebenslauf wird mittels des mitgelieferten HTML-Editors eingepflegt und
kann z.B. direkt aus Word mit „Kopieren“ und „Einfügen“ übernommen werden. Die Adressen (Haus- und
Privatanschrift) werden nur dann angezeigt, wenn dort Inhalte vorhanden sind.
Bild mit Auswahl der URL
Auf der Mitarbeiter-Seite können Sie mit Hilfe dieses Feldes ein bereits im System existierendes Bild in die
Webseite integrieren.
Screenshot 32
Sie fügen dazu einfach einen neuen Link auf das Mitarbeiterbild ein.
Screenshot 33
Als Titel geben Sie den Text an, der erscheinen soll, wenn Sie mit dem Cursor über das Bild gehen – der so
genannte ALT-TAG (alternativer Text), denn dieser wird auch angezeigt, wenn das Bild nicht dargestellt werden
kann. Bitte beachten Sie, dass hier nur der erste Link berücksichtigt wird. Ein Einfügen von mehreren Bildern ist
hier nicht möglich. Definieren Sie hier also nur einen einzigen Link.
Unterhalb eines Mitarbeiters ist es möglich, verschiedene weitere Seiten anzulegen, die auch auf der
Mitarbeiterseite automatisch verlinkt werden. Neben eigenen Publikationen und Dokumentationen können
Mitarbeiter auch Projekte einpflegen oder eine „private“ Webseite mit der Vorlage freie_gestaltung erstellen.
Diese steht selbstverständlich auch für alle weiteren Möglichkeiten und Ideen zur Verfügung.
Linkziel
Oft ist es notwendig einen Menü-Eintrag in die linke Navigation aufzunehmen ohne eine eigene Seite zu erstellen.
Ein Beispiel hierfür könnte eine Auflistung eines Mitarbeiters sein, der an einer anderen Stelle im CMS seine Daten
pflegt oder der Verweis auf einen Inhalt, der unterhalb einer Projekt-Homepage abgelegt ist.
Für diese Fälle gibt es die Vorlage linkziel. Sie besitzt nur wenige Felder wie Titel und Kurztitel und zusätzlich eine
Linkliste (es wird nur der erste Eintrag berücksichtigt), die es ermöglicht das Ziel des Verweises anzugeben.
Sie legen also im gewünschten Unterordner ein neues Dokument an, das auf der Vorlage „linkziel“ basiert. Füllen
Sie die notwendigen Felder aus und geben Sie in der Linkliste einen Zielpfad ein. Sie erhalten dann einen neuen
Menüeintrag, der direkt mit der Seite verlinkt ist, die Sie angegeben haben.
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(Lehr-)Veranstaltung erstellen
Im Bereich „Lehre und Studium“ werden wir jetzt eine Veranstaltungsstruktur aufbauen, die auch für zukünftige
Anforderungen Möglichkeiten offen lässt.
Sinnvollerweise legt man in diesem Bereich als erstes ein neues veranstaltung_verzeichnis an und bezeichnet es
z.B. mit „ss2006“. Darunter werden dann alle Veranstaltungen und Veranstaltungsverzeichnisse des jeweiligen
Semesters abgelegt.
Screenshot 34
Screenshot 35
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In den speziellen Attributen wird auf dieser Ebene eine Semesterzuordnung ausgewählt. Diese dient zu einem
späteren Zeitpunkt der Erstellung von Listen nach bestimmten Suchkriterien (hier: Veranstaltung im SS 2006)
Hat man jetzt einen Semesterbereich geschaffen, werden die eigentlichen (Lehr-)Veranstaltungen darunter
angelegt. Lehrveranstaltungen unterscheiden sich von Veranstaltungen nur in einigen wenigen Punkten (z.B.
Lehrveranstaltungsnummer, SWS, detaillierten Inhalts- und Literaturangaben).
Unterhalb eines veranstaltung_verzeichnis sind folgende Vorlagen erlaubt:
¾ download_verzeichnis, damit z.B. gleiche Arbeitsgemeinschaften gemeinsame Downloads verwenden
können
¾ veranstaltung_verzeichnis, um Veranstaltungsblöcke (z.B. Seminar) zusammenfassen zu können
¾ lehrveranstaltung – siehe Seite 26
¾ veranstaltung, allgemeine Veranstaltung ohne direkten Semesterbezug
Nachfolgend wird eine Lehrveranstaltung angelegt – eine Veranstaltung sollte danach kein Problem sein.
Screenshot 36
Nach den Standardfeldern werden „Angaben zur Veranstaltung allgemein“ bearbeitet. Diese beinhalten etliche
Pflichtfelder und sollten möglichst komplett ausgefüllt werden.
Screenshot 37
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Unter „Person(en)“ werden die Dozenten aufgeführt. Sollte es einen davon abweichenden, zentralen
Ansprechpartner geben, kann dieser extra im Feld „Ansprechpartner“ angegeben werden.
Die speziellen Attribute beschreiben den eigentlichen Lehrveranstaltungsinhalt. Die einzelnen Felder werden mit
Hilfe des HTML-Editors bearbeitet.
Screenshot 38
Wenn alle (benötigten) Felder ausgefüllt sind, schließt man den Dialog mit <OK> ab und hat damit im System eine
neue Lehrveranstaltung angelegt. Diese erscheint auch im übergeordneten Verzeichnis (im Bsp. ss2006).
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Downloads einpflegen
Neben dem Download-Verzeichnis auf Lehrstuhl-Ebene (dort werden die zentralen Downloads des Lehrstuhls
eingepflegt und eine Übersicht aus den (Lehr-)Veranstaltungen automatisch angezeigt) werden die DownloadVerzeichnisse jeweils unterhalb einer (Lehr-)Veranstaltung platziert. Dadurch hat man die optimale Struktur und
pflegt Inhalte dort, wo sie dazugehören.
Downloadverzeichnis
Wir legen also unterhalb einer (Lehr-)Veranstaltung ein neues Verzeichnis an, das auf der Vorlage
download_verzeichnis basiert.
Screenshot 39
Die Formularfelder für den Inhalt sind selbsterklärend und werden hier nicht näher erläutert.
Der Download selbst
Wichtig ist jetzt, dass die Downloads selbst richtig eingepflegt werden.
Beachten Sie, dass bereits existierende Dateien (PDF, DOC, …) eingestellt werden sollen. Diese werden mit dem
Befehl „Datei importieren“ ins System eingestellt (Nicht „Neues Dokument“).
Screenshot 40
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Nach dieser Auswahl kann die Datei mit Hilfe des Explorers auf dem lokalen Computer gesucht werden. Sie
sollten der neuen Datei einen Namen geben, sonst erhält es den Namen der importierten Datei.
Nachdem Sie die Aktion mit „OK“ bestätigt haben, fragt das System nach einem Filter für die eben ausgewählte
Datei.
Bitte wählen Sie hier den jeweiligen „Standardfilter“ aus. Für PDF-Dateien verwenden Sie den „Standardfilter für
generische Dokumente“, für Grafiken (siehe auch später) den „Standardfilter für Grafiken“. Danach legt das System
eine neue Datei an und Sie sehen die Eigenschaften der Datei:
Screenshot 41
Jetzt müssen Sie noch das Feld „Titel“ aktualisieren und damit den Anzeige-Text angeben.
(Download-)Datei aktualisieren
Es kommt regelmäßig vor, dass eine Datei aktualisiert werden muss/soll. Dabei kommt es darauf an, die Links auf
die Datei zu erhalten um Verknüpfungen nicht nochmals erstellen zu müssen. Um dies zu erreichen, kann die Datei
wie gehabt importiert werden und damit der frühere Inhalt überschrieben werden.
Wählen Sie hierzu das Dokument aus, welches Sie aktualisieren möchten. Gehen Sie dann auf den Befehl Datei
importieren und folgen den Anweisungen.
Screenshot 42
Suchen Sie die Datei mit den neuen Inhalten und importieren diese.
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Screenshot 43
Nach Abschluss steht die aktuelle Fassung im System zur Verfügung.
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Publikationen erfassen
Sie können Publikationen sowohl Bereichs-bezogen als auch Personen-bezogen erfassen. Allerdings sollten
Publikationen eines Mitarbeiters / einer Mitarbeiterin immer unterhalb der Mitarbeiterseite eingestellt werden.
Dies hat den Vorteil, dass die Struktur im Internetauftritt gewährleistet ist und es ermöglicht außerdem, dass ein
Mitarbeiter – mit all seinen Unterseiten (Publikationen, Projekte, …) – mit einem Klick verschoben werden kann.
Die Anlage einer neuen Datei erfolgt wie gehabt. Als Vorlage wird hier publikation_verzeichnis gewählt.
Um verschiedene Unterrubriken zu realisieren (z.B. Monografien, Aufsätze, Vorträge, …) werden unterhalb des
Publikations-Ordners weitere Verzeichnisse angelegt und entsprechend betitelt.
Screenshot 44
Unterhalb eines Publikations-Verzeichnisses legen Sie die einzelnen Publikationen an (Vorlage: publikation).
Screenshot 45
Die einzelnen Felder bezeichnen genau den Inhalt und brauchen keine weitere Erklärung. Allerdings können Sie auf
jedes unterstrichene Feld klicken und erhalten dazu einen Hilfetext.
Hinweis: Die Link-Felder „veroeffentlichen_bei“ bei einzelnen Publikationen sowie
„veroeffentlichen_erlauben_von“ bei Publikation-Verzeichnissen gehören zusammen. Beide Felder müssen dann
ausgefüllt werden, falls die Publikation in einem weiteren Verzeichnis, wie z.B. bei Projekten oder Übersichtsseiten,
angezeigt werden soll.
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Screenshot 46
Hinweis: Das Erscheinungsdatum sollten Sie für jede Publikation eintragen, wenn diese im PublikationsVerzeichnis nach Jahren sortiert ausgegeben werden sollen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie das Datum über den
Kalender auswählen und auch einen Tag sowie einen Monat auswählen, damit das Datumsfeld übernommen wird.
(Forschungs-)Projekte anlegen
(Forschung-)Projekte sollen immer dort abgelegt werden, wozu sie gehören. Projekte des Lehrstuhls gehören in
das Lehrstuhl-Projekt-Verzeichnis, Mitarbeiter-Projekte unterhalb des Mitarbeiters, etc.
Auch hier wird in der Hauptstruktur eine Übersicht anlegt, die dann alle (Forschungs-)Projekt-Seiten unterhalb des
Lehrstuhls und unterhalb der Mitarbeiter anzeigt.
Screenshot 47
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Bei den Feldern ist zu erwähnen, dass der „Ausführliche Titel“ als Untertitel in der Überschrift auf der Webseite
mit erscheint.
Screenshot 48
Das Projekt selbst kann mit der Zusammenfassung kurz umrissen werden. Die genaue Projektbeschreibung wird
im Hauptinhalt erfasst (es besteht die Möglichkeit, den Editor zu nutzen). Hier sind Sie völlig frei im Aufbau und
Gestaltung der Webseite.
Screenshot 49
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Dokumentationen anlegen
Die Vorlage „Dokumentation“ (Nicht Dokument) eignet sich für Informationen vielfältiger Art, z.B. allgemeine
Informationen, Anleitungen, Informationen zu Projektarbeiten etc. Sie haben auch die Möglichkeit, MedienVerzeichnisse und Download-Verzeichnisse anzulegen und somit alle nötigen Dokumente geordnet abzulegen.
Wie Ihnen bereits bekannt ist, legen Sie zunächst ein Verzeichnis der Vorlage „dokumentation_verzeichnis“ an,
zumindest dann, wenn die Dokumentation aus mehreren einzelnen Dateien besteht. Sonst können Sie direkt ein
Verzeichnis der Vorlage „dokumentation“ anlegen.
Screenshot 50
Erwähnenswert ist das Attribut „Person(en)“ in diesen beiden Objektklassen. Damit können Sie zu diesem Thema
einen Ansprechpartner benennen. Alles andere ist wie gehabt.
Freie Gestaltung
Neben der Vorlage Dokumentation ist Freie Gestaltung diejenige, die Ihnen viel Raum zur Gestaltung des
Inhalts gibt. Im Unterschied zur Vorlage Dokumentation, bei der die Überschrift, die Trennlinie und die
Einrückung automatisch erfolgen, muss bei der freien Gestaltung alles selbst gemacht werden. Mit dieser Vorlage
können Sie also Seiten komplett nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten.
Falls Sie grafische Trennlinien einfügen möchten, tun Sie dies entweder mit einer der folgenden Zeilen
<npsobj insertvalue=“var“ name=“grafik_trennlinie“ />
<npsobj insertvalue=“var“ name=“grafik_trennlinie2“ />
– Grafik mit Quadrat
– Grafik ohne Quadrat
oder Sie binden die Grafik, die sich in Ihrem Medienverzeichnis befindet, einfach über den HTML-Editor ein wie
jede andere Grafik auch.
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Medienverzeichnis anlegen
Haben Sie schon fertige Bilder für Ihren Web-Auftritt auf Ihrem Rechner gespeichert, müssen Sie diese in das
System importieren. Alle Bilder werden in einem medien_verzeichnis hinterlegt. Eine Mehrfachverwendung der
Bilder ist selbstverständlich möglich.
Zunächst wird auf der Hauptebene ein Medienverzeichnis erstellt. Der Name kann – wie immer, aber mit den
üblichen Einschränkungen für Dateinamen – frei gewählt werden. Unser Vorschlag ist „medienverzeichnis“ oder
„bilder“. Neben Bildern können darin auch Sound- und/oder Video-Dateien abgelegt werden.
Screenshot 51
Sie müssen jetzt nur noch einen Titel vergeben, ansonsten benötigt dieses Verzeichnis keine weiteren Angaben, da
es nicht verlinkt wird.
In das jetzt entstandene Medienverzeichnis laden Sie mit dem Befehl Datei importieren die vorbereiteten Bilddateien
ins System. Wählen Sie als Vorlage „Standard Grafik“ aus.
Screenshot 52
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Screenshot 53
Die Bilder können Sie danach über den Editor in Webseiten einbinden oder mittels des „Bild mit Auswahl der
URL“-Attributs auf der Mitarbeiterseite einbinden.
Bearbeitung abschließen
Neu in NPS 6 Fiona ist die Dialogseite Bearbeitung abschließen. Sie führt alle Dateien auf, bei denen der aktuelle
Benutzer einen Bearbeitungsschritt durchführen kann und bietet ihm diesen Schritt an. Der Benutzer kann mit
Auswahlkästchen die Dateien auswählen, für die der jeweilige Schritt ausgeführt werden soll.
Mehrsprachigkeit realisieren
Neu in NPS 6 Fiona ist die Möglichkeit, den Web-Auftritt in mehreren Sprachen bereitzustellen. Für jede Sprache
existiert ein eigener Sprachbaum. Dieser Sprachbaum wird direkt unter dem obersten Einstieg (z.B. philhist/de und
philhist/en) vom NPS-Systemadministrator einmalig eingefügt. Ein Assistent, ein sogenannter Wizard, unterstützt
den Redakteur, seine Sprachversionen zu erstellen. Rufen Sie dazu den Wizard über Bearbeiten – Sprachversion
anlegen auf und wählen Sie die gewünschte Sprache. Die ausgewählte Datei wird in den entsprechenden
Sprachbaum kopiert und die für die Verlinkung notwendigen Links gesetzt. Die anschließende Bearbeitung bzw.
Übersetzung der Inhalte können vom Redakteur wie gewohnt vorgenommen werden.
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Bilder für das Web bereitstellen
Um Bilder in den Web-Auftritt zu integrieren, müssen diese vorher bearbeitet und ins System geladen werden.
In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Schritte beschrieben und die Anforderungen an eine Bild-Datei
genau spezifiziert.
Sollten Sie mit der Erstellung von Bild-Dateien Schwierigkeiten haben oder eine Bearbeitung gar nicht vornehmen
können, wird Ihnen Ihr CMS-Betreuer sicherlich weiterhelfen.
Bilder vorbereiten
Bilder, die im Web-Auftritt genutzt werden, brauchen gewisse Eigenschaften, um richtig und sauber im Internet zu
erscheinen. Die Anforderungen erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Die Bilder, die in das CMS-System geladen werden, müssen bereits in der richtigen Größe und Auflösung vorliegen,
denn sie werden genau so wiedergegeben wie sie im System hinterlegt sind. Das heißt, man sollte sich vorher
überlegen, wo und in welcher Größe ein Bild angezeigt werden soll und das Bild eventuell bereits mit einem
Grafikprogramm bearbeitet haben.
Sie haben die Möglichkeit, zwei Versionen eines Bildes in das System zu laden (kleine Ansicht und große Ansicht)
und diese automatisch zu verbinden. Dies wird weiter unten genauer erklärt.
Grundlegende Eigenschaften eines Bildes
¾
¾
¾
Das Bild sollte im Format .jpg oder .gif vorliegen.
Die Auflösung soll 72 dpi (Dot per Inch) betragen.
Die Abmessungen des Bildes werden in der Regel in Pixel angegeben (so auch nachfolgend).
Die Ausmaße sollten den normalen Anzeigebereich (ca. 480 x 600 Pixel) nicht übersteigen.
Gehen Sie mit der Größe vorsichtig um. Einerseits sprengen hochauflösende Bilder oft die Monitorgröße
und zudem ist die Ladedauer bei großformatigen Bildern sehr lang.
Bildbearbeitungsprogramme leisten viel, dem Bearbeiter stehen fast endlose Möglichkeiten zur Verfügung. Um
optimale Ergebnisse zu erzielen, muss der Bearbeiter die Software gut beherrschen und die oben genannten
Eigenschaften beachten.
Wie bereits erwähnt steht Ihnen Ihr CMS-Betreuer sicherlich gerne zur Seite, wenn Sie Hilfe bei der
Bildbearbeitung benötigen oder dies für Sie erledigt werden soll.
Bildseite anlegen
Wie Sie vielleicht feststellen werden, erscheint das große Bild, das Sie mit einem kleinen verlinkt haben, in einem
weißen Fenster. Schön wäre es, wenn das Bild eingebettet in den Rahmen (Kopfzeile und Menü auf der linken
Seite) erscheinen würde. Dies erreichen Sie, indem Sie ein neues Objekt erstellen und das Bild in den Body
einfügen.
Diese kurze Anleitung zeigt, wie es funktioniert:
Sie legen ein Objekt an (z.B. unterhalb eines Mitarbeiters) dem die Objektklasse „dokumentation“ zugrunde liegt.
Anschließend bearbeiten Sie den Body, fügen dort entweder mit Hilfe des Editors das Bild ein und schreiben
vielleicht noch eine Überschrift hinzu. Oder Sie verwenden die unten abgedruckte Vorlage (Quelltext im internen
Editor erfassen) und haben damit gleich eine schöne Fotoseite.
Body bearbeiten mit dem HTML-Editor (genaue Beschreibung später):
¾
¾
Titel eingeben
Bild einfügen
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Schöne Bildseite erstellen mit Vorlage:
Den untenstehenden Quellcode in den internen Editor eintragen und folgende Einträge anpassen:
¾
¾
Überschrift der Seite: Hier tragen Sie die Überschrift ein, die später erscheinen soll
Name der Bilddatei: Hier tragen Sie den Namen des Bildes ein, den Sie im System vergeben haben
(z.B. bild_gross)
Quellcode
<h1>Überschrift der Seite</h1>
<blockquote>
<img src=”Link zum großen Bild”>
</blockquote>
Was passiert bei diesem Eintrag?
¾
¾
¾
¾
¾
Die Überschrift wird ausgegeben und formatiert
Es wird eine Trennlinie eingefügt (wie Sie es bereits von anderen Seiten kennen)
Der Absatz wird eingerückt
Über den Reiter „Eigenschaften-Links“ setzen Sie den richtigen Pfad, danach wird das Bild eingefügt.
Die Einrückung wird aufgehoben
Fertig ist die schöne Bildseite …
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23.09.2005
Löschen von Objekten
Wenn Inhalte nicht mehr relevant sind und nicht aktualisiert werden, sollten sie wieder gelöscht werden. In einigen
Fällen ist das Löschen kein Problem. Sie markieren die Datei und wählen in der Menüleiste Löschen.
Screenshot 54
Schwieriger ist es, falls Sie ein nicht-leeres Verzeichnis löschen möchten oder ein Dokument, auf das innerhalb des
CMS verwiesen wird. Falls nun bei einem Verzeichnis der Löschen-Befehl nicht vorhanden ist, überprüfen Sie bitte,
ob der Ordner noch Dokumente enthält. Sie müssen alle Dateien vorher entfernen. Es ist leider nicht möglich,
einen Ordner samt Inhalt mit einem „Klick“ zu löschen.
Falls der Befehl Löschen verfügbar ist und Sie folgende Fehlermeldung erhalten:
Screenshot 55
müssen Sie noch etwas dafür tun: Da die Datei, welche Sie löschen wollen, noch von einem anderen Dokument
aus verlinkt ist kann sie deshalb nicht gelöscht werden. An dieser Stelle haben Sie folgende Möglichkeiten:
¾
¾
Sie ziehen das Dokument nur zurück und löschen es nicht.
Dieses hat zur Folge, dass das Dokument im Web nicht mehr angezeigt wird und gleichzeitig der Verweis
auf das Dokument zwar vorhanden, aber nicht aktiv ist.
Sie überprüfen, wo der Link auf Ihr Dokument gesetzt ist und veranlassen die Löschung des Verweises.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
o Lassen Sie sich in den Detailansichen den Reiter „Links“ anzeigen.
Screenshot 56
o
o
Sie sehen hier alle „enthaltene Links“ (Links, die von diesem Objekt ausgehen) und alle „Links auf
diese Datei“.
Sie können mit dem Link-Button auf der rechten Seite direkt zu der jeweiligen Ziel- bzw.
Ausgangsdatei springen und dort in den Eigenschaften den Bearbeiter herausfinden, um dann eine
Veränderung des Dokuments zu veranlassen.
Seite 38 von 46
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Fehlersuche und archivierte Versionen
Fehler in der Version
Die Arbeitsversion eines Dokuments kann nicht eingereicht oder freigegeben werden, wenn sie unvollständig ist.
Ob eine Version vollständig ist, kann in den Eigenschaften überprüft werden.
Screenshot 57
Der Grund für die Unvollständigkeit wird rot angezeigt.
Ungültige Links
Ein Link ist ungültig, wenn er beispielsweise auf eine nicht vorhandene Datei verweist oder der Pfad Zeichen
enthält, die in URLs nicht vorkommen dürfen (Sonderzeichen, Umlaute etc.).
Leere Pflichtfelder
Felder können von der Administration als obligatorisch gekennzeichnet werden. Solche Felder sind in der
Detailansicht und auf im Bearbeitungsdialog mit einem Sternchen gekennzeichnet. Ist der Wert des Feldes leer, so
gilt die Version als unvollständig und kann nicht eingereicht oder freigegeben werden. Tragen Sie in einem solchen
Fall den Wert bitte nach.
Archivierte Contents
Der Content Management Server hat eine Versionierungsfunktion. Der Content Management Server archiviert alle
freigegebenen Dateien. Jede erneute Freigabe erzeugt eine weitere archivierte Version der betreffenden Datei.
Die Liste der archivierten Versionen können Sie über Extras – Versionen anzeigen erreichen.
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Screenshot 58
Frühere freigegebene Inhalte lassen sich als Arbeitsversionen wiederherstellen. Wenn alle Links noch intakt sind
und die Arbeitsversion auch sonst vollständig ist, lässt sie sich gleich wieder freigeben.
Screenshot 59
Falls Sie keine archivierte Version anklicken können, verwerfen Sie Ihren aktuellen Inhalt mittels Workflow –
Verwerfen und danach können Sie eine archivierte Version als Arbeitsversion übernehmen. Haben Sie eine falsche
Version wiederhergestellt, so verwerfen Sie einfach die Version und holen sich die gewünschte Version.
Seite 40 von 46
23.09.2005
Umgang mit Formatierungen und Editoren
Es folgt nun ein Kapitel speziell über Formatierungen der Formularfelder und der beiden integrierten Editoren.
Vorausschicken möchten wir hier, dass bei beiden Editoren die Möglichkeiten kaum beschränkt sind, Seiten
individuell zu gestalten, wir aber darum bitten – im Sinne einer einheitlichen Darstellung – gewisse grundlegende
Dinge einzuhalten. Dies soll Sie nicht in Ihrer Freiheit einschränken, sondern ein Anhaltspunkt sein, der einer
ansprechenden Webgestaltung dient und damit dem Besucher ein größtmögliches Maß an Übersichtlichkeit bietet.
Bei allen Objektklassen haben Sie die Möglichkeit, das Attribut Body zu füllen. Hier sind Sie völlig frei in der
Gestaltung des Inhalts. Wir empfehlen, einige Regeln zu beachten, um das Corporate Design zu unterstützen.
a)
Stylesheet: In jede Web-Seite wird automatisch ein Stylesheet eingebunden. Dieses Objekt hat den
Namen „stylesheet“ und ist vom Typ „css“. Möchten Sie individuelle Ergänzungen vornehmen, so
erweitern Sie bitte das bereits vorhandene Stylesheet, legen es in Ihr Wurzelverzeichnis ab und erweitern
das Template „variable_setzen“ um die Pfaddefinition Ihres individuellen Stylesheets.
b) Überschriften: Die Überschriften werden in der Regel in der Bereichsfarbe abgebildet, wir empfehlen bis
maximal vier Hierarchien (<H1> bis <H4>). Wichtig ist, dass Sie Überschriften auch immer als solche
markieren (engl. Heading, oder Abk. H1) und nicht über die Fontgröße und –farbe arbeiten.
c) Tabellen: Die Web-Seite selbst ist bereits als verschachtelte Tabelle aufgebaut. Nutzen Sie daher Tabellen
nur dort, wo es sinnvoll ist. Bitte achten Sie auf einen korrekten Quellcode, da sonst das Layout der
ganzen Seite verrutschen kann.
d) Gliederungen: Vermeiden Sie lange Textwüsten und nutzen Sie Absätze (<P>) und Aufzählungen
(<UL>+<LI> bzw. <OL>+<LI>) um die Informationen übersichtlich zu gestalten. Zur Hervorhebung von
Text eignet sich besonders der Fettdruck (<B>).
e) Formatierungen in Formularfeldern: In einigen Formularfeldern (Ansprechpartner, Person, Sprechzeit,
Fachstudienberatung und Zusammenfassung) sind ausgewählte HTML-Tags zur Programmierung
zugelassen. Die Tags und ihre Funktion finden Sie auf Seite 41. Die Titel dieser Attribute sind
gekennzeichnet. Klicken Sie auf den Titel, werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Tags angezeigt.
Grundlegende Vorschläge zur Gestaltung
Hinweis: In Klammern werden immer die zugehörigen HTML-Tags angegeben. Die Realisierung übernimmt der
Browser, das Stylesheet definiert die genaue Darstellung (z.B. Größe und Farbe der Überschrift).
Als Gliederungsmöglichkeiten empfehlen wir
¾ Vier Überschriftsebenen: Überschrift 1 (<H1>), Überschrift 2 (<H2>), Überschrift 3 (<H3>) und
Überschrift 4 (<H4>)
¾ Hervorhebungen wie: fett (<B> oder <STRONG>) oder kursiv (<I>)
¾ Listen mit Nummerierung (<OL>+<LI>) oder nur mit Aufzählungszeichen (<UL>+<LI>)
¾ Grafiken
¾ Links
¾ Trennlinien:
– Trennlinie mit Quadrat
<npsobj insertvalue=“var“ name=“grafik_trennlinie2“ />
– Trennlinie ohne Quadrat
Vorsichtig sollten Sie umgehen mit
¾ Textfarbe und –größe
¾ Tabellen (diese müssen unbedingt sauber programmiert sein)
¾ Sonstigen Detail-Formatierungen
Formatierungen in Formularfeldern
In einigen Formularfeldern (z.B. Sprechzeiten) sind bestimmte Formatierungen erlaubt, die Sie mittels HTML-Tags
eingegeben müssen. Keine Angst, Sie müssen dazu kein HTML-Experte sein.
Seite 41 von 46
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Wenn Sie den Formularfeldnamen anklicken, öffnet sich die Erklärung des Feldes. Hier finden Sie die erlaubten
Tags, die Sie verwenden können.
Nachfolgend soll kurz erklärt werden wie ein Tag verwendet wird und welche Möglichkeiten bestehen.
Eingabe im Formularfeld
<b>während des Semesters:</b>
Montag und Dienstag, 9 – 11 Uhr und 13 – 16
Uhr
<br>
<b>in den Semesterferien:</b>
nur Dienstag, 9 – 11 Uhr
Anzeige im Webbrowser
während des Semesters: Montag und Dienstag, 9
– 11 Uhr und 13 – 16 Uhr
in den Semesterferien: nur Dienstag, 9 – 11 Uhr
Sie sehen also, dass Zeilenumbrüche im Formularfeld nicht im Browser berücksichtigt werden.
Beachten Sie, dass gewisse HTML-Tags geöffnet und geschlossen werden müssen, um die Formatierung wieder zu
beenden.
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Die Tags und ihre Funktion:
Anfangs-TAG
End-TAG
Funktion
<A href=““>
</A>
a steht für Links:
Der Text zwischen beiden TAGS wird als
Link dargestellt
In den Anführungszeichen steht der Pfad
zu dem Objekt auf das verlinkt ist
<P>
</P>
Paragraph:
Der Text wird mit etwas Abstand gesetzt
<B>
</B>
b steht für bold – fett: Der Text zwischen den beiden TAGS
wird fett gesetzt
<U>
</U>
u steht für underline
– unterstrichen:
<I>
</I>
i steht für italic–kursiv: Der Text zwischen beiden TAGS wird
kursiv gesetzt
<BR>
br steht für break:
Der Text zwischen den beiden TAGS
wird unterstrichen
bewirkt einen Zeilenumbruch (es können
mehrere <BR> hintereinander verwendet
werden)
<NOBR>
</NOBR>
nobr steht für no break Der Text zwischen diesen TAGS wird
nicht umgebrochen
<UL>
</UL>
unordered list
Eine Liste, deren einzelne Einträge mit
dem Tag <LI> und </LI> gekennzeichnet
werden
<OL>
</OL>
ordered list
Eine Aufzählungsliste, deren einzelne
Einträge mit dem Tag <LI> und </LI>
gekennzeichnet werden
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Der HTML-Editor
Beim ersten Start des HTML-Editors müssen Sie zwei Zertifikate des Herstellers annehmen. Wenn Sie diese im
Browser integrieren oder die Angabe „immer akzeptieren“ wählen, werden Sie in Zukunft diese Abfrage nicht
mehr sehen. Der Editor ist ein Java-Applet, welches im Browser geladen wird, und braucht deshalb – je nach
System – etwas Zeit, um angezeigt zu werden. Ein erneuter Aufruf geht dann wesentlich schneller.
Die Menüs ähneln sehr den bekannten Programmen wie z.B. Word oder OpenOffice. Das Einfügen von Inhalten
aus diesen Programmen ist möglich.
Screenshot 60
Die wichtigsten Menüpunkte werden hier kurz erklärt:
Screenshot 61
Speichern:
entspricht dem <OK>-Button, der hier nicht angezeigt wird.
Verwenden Sie diesen Button, um Ihre Arbeit abzuschließen.
Überschriften:
Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3, Überschrift 4
Formatierungen:
fett, kursiv und unterstrichen
Aufzählungen:
mit Aufzählungszeichen und nummeriert
Bild einfügen:
Bei dieser Funktion können Sie ein bereits im System
vorhandenes Bild aussuchen und in den Body einfügen
Screenshot 62
Screenshot 63
Screenshot 64
Screenshot 65
Screenshot 66
Weitere Erläuterungen finden Sie in der Online-Dokumentation im Handbuch „Der NPS-Navigator – Beschreibt
die Bedienung des NPS-Navigator-HTML-GUIs für Redakteure“ unter dem Punkt „Der integrierte HTML-Editor“.
Seite 44 von 46
23.09.2005
Vorsicht wenn vorhandener HTML-Code fehlerhaft ist. Das Abspeichern aus dem HTML-Editor kann dazu führen,
dass der Inhalt verloren geht.
Der Interne Editor
Dabei handelt es sich um einen ganz einfachen Text-Editor in dem man komplettes HTML programmieren kann.
Bitte beachten Sie, dass der Quellcode exakt sein muss. Es müssen alle entsprechenden Tags wieder geschlossen
werden, ansonsten kann es zu Darstellungsproblemen der Webseite kommen.
Screenshot 67
Lokale Anwendung
Falls Sie bereits mit einem HTML-Editor vertraut sind, empfiehlt es sich, diesen Editor in den persönlichen
Einstellungen (siehe Seite 6) zu konfigurieren.
Seite 45 von 46
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Bezeichnungen von NPS 5.5 und NPS 6 Fiona
Bezeichung in NPS Versionen bis NPS 5.5
Bezeichnung ab NPS 6 Fiona
Arbeitscontent
Arbeitsversion
Attribut
Feld
Attributgruppe
Feldergruppe
Attributwert
Feldwert
Body
Hauptinhalt
für Bilder auch: Bilddaten
für Dokumente und Publikationen auch:
Haupttext
Für Generische Dokumente auch:
Dateiinhalt
Für Templates auch: Skript
Content
Version oder Dateiversion
Contentversion
Dateiversion
Content-ID
Versions-ID
Contenttyp
Dateiendung
Contentattribut
Versionsfeld
Editierfeld(typ)
Eingabefeld(typ)
Externer Editor
Lokale Anwendung
Filter
Konverter
Generisches Dokument
Ressource
Objekt
Datei
Objektattribut
Dateifeld
Objektklasse
Vorlage
Objekttyp
Dateityp
Publikation
Ordner
Rolle
Oberfläche
Rootpublikation
Basisordner
Startpublikation
Hauptordner
Template
Layout(datei)
Unterobjekt
darunter liegende Datei
Übergeordnete Publikation
darüber liegender Ordner
Version
Revision
(NPS-)Version
NPS-Version oder Systemversion
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CMS – Schulungsunterlagen

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