Nutzer Handbuch Antispam - Tool - BAG

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Antispam
- Messaging EssentialsNMI-TP
Nutzer Handbuch
Antispam - Tool
Copyright 08/2007 by arvato systems
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- Messaging EssentialsNMI-TP
Vorwort
Zum Schutz gegen unerwünschte Mails (engl. Spam-Mails, Junk-Mails), bietet Ihnen arvato
systems ab sofort einen neuen, sehr flexiblen Spamfilter an. Die eingehenden Spammails
werden bereits am Eingangs-Server geblockt und zentral 45 Tage lang gespeichert. Der User
hat die Möglichkeit, sich jederzeit seinen persönlichen Junk-Ordner anzuschauen und sich bei
Bedarf die geblockten Mails nachträglich zustellen zu lassen. Ausserdem kann der Anwender
nun auch seine persönliche Whiteliste (Liste der erlaubten Absenderadressen) und Blackliste
(Liste der blockierten Absenderadressen) selbst verwalten. In diesem Handbuch wird die
Nutzung des Antispam-Tools für den Anwender erklärt.
Der Spamfilter unterscheided vier Bedrohungs-Varianten von Spammails.
1. Spam:
Wenn eine Mail vom Filter sehr sicher als Spam eingestuft wird, wird sie als solche
deklariert.
2. Spamverdacht:
Hierunter fallen alle Mails, die vom Filter nicht mit 100%iger Sicherheit als Spam erkannt
wurden, aber sehr wahrscheinlich Spammails sind.
3. Betrugmails:
Als Betrugmails (engl. PhishingMails oder Fraud-Mails) werden Mails klassifiziert, die von
falschen Absendern stammen und zum Ziel haben, geheime Zugangsdaten (User-Accounts,
Kontonummern und Passwörter) der Anwender zu erstehlen. Durch täuschend echtes Design
soll der Anwender glauben, die Mail kommt z.B. von seiner Bank. Die in den Mails
integrierten Weblinks führen dann auf eine falsche Webseite.
4. Betrugsverdachtmails:
Hierunter fallen alle Mails, die nicht mit 100%iger Sicherheit als Betrugsmails erkannt
wurden, aber sehr wahrscheinlich Betrugmails sind.
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Inhaltsangabe
1. Anmeldung und Abmeldung an Ihrem Junkordner .........................................................4
1.1 Spamverdachts-Übersicht: ...............................................................................................4
1.2 Anmeldung an Ihrer Junbox: ............................................................................................5
1.3 Anmeldung .......................................................................................................................6
1.4 Abmeldung .......................................................................................................................8
2. Junkordner ...........................................................................................................................8
2.1 Nachträgliche Zustellung geblockter Mails ...................................................................10
2.2 Ansicht des Inhalts geblockter Mails .............................................................................10
2.3 Suchfunktion ..................................................................................................................12
3. Spamschutzverfahren ........................................................................................................12
4. Einstellungen.......................................................................................................................16
4.1 Stellvertretungen ............................................................................................................16
4.2 Persönliche Einstellungen Ihrer „Spamverdacht-Übersicht“ Nachricht ........................19
5. Änderung der Sprache .......................................................................................................20
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1. Anmeldung und Abmeldung an Ihrem Junkordner
1.1 Spamverdachts-Übersicht:
Wenn das Antispam-Tool eine Mail geblockt hat, speichert es diese Mail auf einem zentralen
Speicherort auf dem Server und sendet Ihnen standardmäßig einmal am Tag eine Infomail
„Spamverdacht-Übersicht“ zu. Somit bekommen Sie eine aktuelle Übersicht Ihrer
geblockten Mails. Aus dieser Spam-Verdachts-Übersichtsmail können Sie sich direkt durch
einen Klick auf „Junkverdacht aufheben“ eine geblockte Mail nachträglich zustellen lassen.
Dabei wird die Absender-Adresse automatisch in Ihre persönliche Whitelist (= Liste der
erlaubten Absender) hinzugefügt und in Zukunft nicht mehr geblockt:
Möchten Sie eine geblockte Mail
nachträglich zugestellt haben,
klicken Sie bitte auf „Spamverdacht
aufheben“
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1.2 Anmeldung an Ihrer Junbox:
Möchten Sie Änderungen an Ihrer Junkmailbox vornehmen, so können Sie sich jederzeit
direkt über Ihren Webbrowser an Ihre Junkmailbox anmelden.
Die Anmeldung an Ihren persönlichen „Junkordner“ erfolgt durch Anklicken des Links, den
Sie in Ihrer „Junkverdacht-Übersicht“-Nachricht finden:
Klicken Sie hier zum
Einloggen
Sie können sich natürlich auch durch direkte Eingabe des folgendes Links in Ihren
Webbrowser anmelden: http://antispam.bag-mail.de
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1.3 Anmeldung:
Geben Sie Ihren User-Namen und Ihr Passwort ein (wählen Sie dabei auch Ihre korrekte
Domäne aus):
Für die Anmeldung benutzen Sie bitte die gleichen Anmeldedaten, wie für die Anmeldung an
Ihr Outlook Postfach.
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Anmerkung: Deaktivieren Sie gegebenenfalls Ihren Pop-Up-Blocker, falls dieser in
Ihrem Webbrowser aktiviert ist. Zahlreiche Pop-Up Blocker verhindern das Öffnen der
Antispam Tool-Webseite.
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Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich Ihre persönlicher Junkordner, der alle geblockten
Mails in einer Liste anzeigt:
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1.4 Abmeldung
Sie können sich aus jedem Fenster von der Webseite abmelden. Zum Abmelden klicken Sie
oben rechts auf den Button „Abmelden“:
Sie können jedoch auch einfach die Webseite schliessen.
2. Junkordner
Der Junkordner zeigt im unteren Fensterabschnitt alle Ihre geblockten Emails in einer Liste
an. Die geblockten Mails werden 45 Tage lang auf dem Server gespeichert und danach
automatisch gelöscht.
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Sie haben die Möglichkeit, die Anzahl der angezeigten Nachrichten selbst anzupassen. Sie
können aber auch durch die einzelnen Listen durchblättern, indem Sie die Vorwärts/Rückwärts -Buttons auf der Übersichtsseite anwählen:
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2.1 Nachträgliche Zustellung geblockter Mails
Falls Sie eine geblockte Mail nachgeliefert haben möchten, markieren Sie die
entsprechende(n) Mail(s) und klicken Sie anschließend auf den Button „Junk-Verdacht
aufheben“. Die ausgewählten Mails werden automatisch an Ihren Posteingang zugestellt.:
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Anmerkung: Sobald Sie die Funktion „Junk-Verdacht aufheben“ für Mails ausgeführt haben,
werden die Absender-Adressen automatisch in Ihre persönliche Whiteliste aufgenommen, d.h.
in Zukunft werden Mails von diesen Absendern nicht mehr geblockt.
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2.2 Ansicht des Inhalts geblockter Mails
Das Webtool bietet Ihnen die Möglichkeit, sich den Inhalt der geblockten Mails anzuschauen,
ohne daß Sie sich die Mail zuvor zustellen lassen.
Klicken Sie hierzu einfach auf den Betreff einer Mail:
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Soll die Mail zugestellt werden, können Sie auf dem oberen Button „Junkverdacht für
Nachricht aufheben“ anklicken. Gleichzeitig wird der Absender in Ihre persönliche WhilteListe hinzugefügt und in Zukunft werden Nachrichten von diesem Absender nicht mehr
geblockt.
Anmerkung: Aus Sicherheitsgründen wird nur der Textinhalt der Nachricht angezeigt.
HTML-formatierte Mails sowie Bilder werden nicht angezeigt. Es werden auch keine
Informationen an den Spamabsender geschickt, so dass dieser keine Info erhält, dass
Ihre Mailadresse gültig ist.
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2.3 Suchfunktion
Falls in Ihrem Junkordner sehr viele Nachrichten geblockt wurden, haben Sie über die
Suchfunktion die Möglichkeit, bestimmte Mails schneller zu finden. Groß- und
Kleinschreibung wird dabei nicht beachtet.
Beispiel: Sie möchten alle Mails suchen, die den Begriff „postbank“ im Betreff-Feld
enthalten:
3. Spamschutzverfahren
Unter dem Button „Spamschutzverfahren“ haben Sie die Möglichkeit, bestimmte AbsenderAdressen freizuschalten oder zu blockieren. Wählen Sie hierzu den Button
„Spamschutzverfahren“ aus:
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Auf der linken Seite können Sie nun auswählen, auf welche Gruppe die
Spamschutzeinstellungen vorgenommen werden. Mögliche Gruppen sind:
 Personen (einzelne Absender-Adressen)
 Unternehmen (hier können Sie ganze Domänen eintragen)
 Listen (hier können Sie Absender-Adressen für Newsletter eintragen)
Ebene Personen:
Auf der Ebene „Personen“ können Sie einzelne Absender-Adressen erlauben oder sperren.
a) erlauben
Klicken Sie hierzu den Reiter „Erlaubt“, und durch Anklicken des Buttons „Hinzufügen“
öffnet sich ein neues Eingabefenster. Nach Eingabe des Absenders bestätigen Sie den Eintrag
mit „Hinzufügen“.
Beispiel: Hinzufügen des Absenders [email protected] zur Liste der erlaubten
Absender
1. Öffnen Sie den Reiter „Erlaubt“
2. Klicken Sie auf „Hinzufügen“
3. Tragen Sie die Absenderadresse ein
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5. Klicken Sie abschließend auf „Hinzufügen“ womit die neue Adresse zur Liste hinzugefügt
wird.
b) sperren:
Unter dem Reiter „Gesperrt“ fügen Sie die Mailabsender hinzu, die immer geblockt werden
sollen (Schritte 2-5 analog wie bei „erlauben“).
Ebene Unternehmen
Auf der Ebene „Unternehmen“ können Sie ganze Absender-Domänen freischalten.
Beispiel: Sie möchten alle Absender der Maildomäne microsoft.com freischalten
1. Klicken Sie auf „Unternehmen“
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2. Wählen Sie den Reiter „Erlaubt“
3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und tragen Sie microsoft.com ein
4. Bestätigen Sie abschließend mit einem Klick auf „Hinzufügen“
Anmerkung: Sein Sie bitte vorsichtig beim Hinzufügen von kompletten eMail Domänen.
Denn es ist generell möglich, mit jeder beliebigen eMail Adresse Spammails zu
versenden. Große und bekannte Domänen, wie z.B. yahoo.com oder aol.com, aber auch
Firmen Domänen, wie z.B. Microsoft.com, werden gerne von Spammern als
Absenderdomäne verwendet. Wenn Sie daher eine komplette Domäne eintragen, ist die
Gefahr, dass Spammails durchkommen, sehr groß.
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Ebene Listen:
In der Ebene „Listen“ können Sie Absender-Adressen für Newsletter eintragen. Wählen Sie
hierzu die Ebene Liste an und führen Sie die Schritte analog wie unter der Ebene „Personen“
aus.
Anmerkung: Wenn Sie Mailinglisten Adressen haben, die Sie in Ihre persönliche
Whiteliste aufnehmen möchten, dann tragen Sie diese Adressen bitte unter der Ebene
Liste ein. Bei Mailingslistenmails ist es öfters der Fall, dass diese Mails nicht immer von
dem gleichen Absender gesendet werden. Die Nachricht wird von jemanden, der eine
neue Nachricht einstellt, an alle und die Mailinglist-Adresse gesendet. Daher wird bei
der Ebene „Listen“ einmal das VON:Feld und das AN:Feld überprüft.
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4. Einstellungen
4.1 Stellvertretungen
Für den Fall, dass Sie längere Zeit abwesend sind und Sie einen Vertreter berechtigen
möchten, Ihre Junk-Mailbox zu verwalten, bietet Ihnen das Antispam-Tool die Möglichkeit,
Vertreter zu aktivieren:
Beispiel: Stellvertreter soll Andreas Sawitzki sein:
1. Hierzu wählen Sie links unter dem Button „Einstellungen“ den Unterpunkt „Stellvertreter"
aus:
2. Wählen Sie nun „Hinzufügen“ und es öffnet sich folgende Eingabe-Maske:
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3. Geben Sie oben rechts die Email-Adresse Ihres Vertreters ein und starten Sie die Suche mit
Klick auf „Los“:
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4. Anschließend bestätigen Sie den Stellvertreter, indem Sie ihn aus der unteren Liste anhaken
und durch ein Klick auf „Stellvertreter hinzufügen“ bestätigen.
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Anmerkung: Der Stellvertreter muß ebenfalls im Antispamfilter aktiviert sein, damit er
Ihren JunkOrdner verwalten kann. Hierzu meldet sich der Stellvertreter an seinen
eigenen Junkbox-Ordner an und wählt dann unten links im Fenster die Funktion „Als
Stellvertreter anmelden“ aus:
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4.2 Persönliche Einstellungen Ihrer „Spamverdacht-Übersicht“ Nachricht
Sie haben die Möglichkeit, sich Ihre „Spamverdacht-Übersichts“ Nachricht nach Ihren
Wünschen einzustellen. Hierzu wählen Sie innerhalb des Menüs „Einstellungen“ die Option
„Junkverdachtsübersicht“ aus:
Anschließend können Sie in folgendem Fenster Ihre „Spamverdacht-Übersicht“ Nachricht
individuell konfigurieren:
Nehmen Sie zuerst den oberen Haken unter „unbedingt einhalten Unternehmenstandard“
heraus:
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Nun können Sie Ihre persönlichen Einstellungen, abweichend von der Standardkonfiguration
für alle ändern und abschließend mit „Änderungen übernehmen“ speichern.
5. Änderung der Sprache
Die Sprache des Antispam-Tools richtet sich automatisch nach der Spracheinstellung Ihres
persönlichen Webbrowsers. Die Sprache kann jedoch jederzeit nach Ihren Wünschen geändert
werden:
Wählen Sie hierzu den Punkt „Bevorzugte Sprache“ unten rechts im Fenster aus:
Bevorzugte Sprache wählen
Nun können Sie aus folgenden Sprachen wählen:
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