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Erfassen und Klassifizieren
Detaillierte Produktbeschreibung
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Produktbeschreibung
Detaillierte Darstellung von Funktionen der Komponenten
enaio® capture und enaio® classify
In dieser Produktbeschreibung werden die Funktionen folgender Softwareprodukte von OPTIMAL SYSTEMS detailliert dargestellt:
enaio® capture-basic
enaio® capture-script
enaio® classify-invoice-table
enaio® capture-barcode
enaio® capture-valid
enaio® classify-verifier
enaio® capture-datamatching
enaio® classify-barcode
enaio® ocr-pdf-a
enaio® capture-scan
enaio® classify-invoice-basic
enaio® scan
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Inhalt
Erfassen und Digitalisieren von Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Mögliche Erfassungskonzepte mit enaio® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
enaio® unterstützt viele Erfassungskonzepte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Scannen am Arbeitsplatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Belegerfassung mit enaio® scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Erfassen großer Belegmengen: Das Modul enaio® capture-basic . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Automatischer Workflow-Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Datenabgleich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Optionale Funktionen für enaio® capture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Barcode-Erkennung: enaio® capture-barcode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Automatisches Indizieren und Ersetzen: enaio® capture-datamatching . . . . . . . . . . . . . 14
Text- und Zeichenerkennung: enaio® ocr-pdf-a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Mächtige Scanfunktionen: enaio® capture-scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Indizierung und Validierung: enaio® capture-valid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
VB-Skript ausführen: enaio® capture-script . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Automatische Klassifizierung von Belegen: enaio® classify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Das Modul enaio® classify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Drei Phasen bei der Erfassung von Dokumenten mit enaio® classify . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Workflows integrieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Verschiedene Module für enaio® classify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
enaio® classify-invoice-basic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
enaio® classify-invoice-table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
enaio® classify-barcode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
enaio® classify-invoice-verifier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
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Erfassen und Digitalisieren von Informationen
enaio® ermöglicht unternehmensweites Enterprise Content Management. Damit erschließen sich gegenüber der
Dokument- und Informationsaufbewahrung auf Papierbasis unschätzbare Vorteile, die sich unmittelbar nutzen
lassen: einfache Verwaltung, Vervielfältigung und
Versand von Daten und Dokumenten, vielfältige Möglichkeiten für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten
und deren Einbindung in Workflow-Prozesse sowie vor
allem für die unternehmensweite Recherche von Indexdaten und Volltext.
enaio® unterstützt das Zusammenführen sämtlicher
Informationen, die Ihr Unternehmen erreichen, dort
entstehen oder bereits vorhanden sind. Das schnelle
Erfassen und Digitalisieren der täglich immer noch in
großen Mengen eintreffenden papiernen Post gehört
zu den Kernfunktionen, die viele Anwender von einem
leistungsfähigen ECM-System zu Recht erwarten.
Jeder Brief, jede Rechnung, jede gedruckte Information,
jedes Foto muss zu einer elektronisch nutzbaren Information werden, die sich zusammensetzt aus dem Inhalt
des Dokumentes und der zugehörigen Beschreibung des
Inhaltes (Index-/Metadaten).
gesammelt. Am Scanner werden die Belege unmittelbar
erfasst und in digitale Informationen „umgewandelt“.
Texte werden durch sog. OCR erkannt, und die dann
elektronischen Dokumente anschließend indiziert und
klassifiziert. Die Dokumente werden automatisch klassifiziert, damit sie in der richtigen Akte abgelegt bzw. dem
zuständigen Mitarbeiter übermittelt werden können.
Die elektronischen Dokumente werden korrekt im System abgelegt, um sie verfügbar zu machen. Bei Bedarf
können sie schnell recherchiert, bearbeitet oder in
Workflow-Prozesse eingebunden werden. Rechnungsund Buchungsdaten werden mit den Daten der internen
ERP-Systeme abgeglichen. Ihre Eingangsbelege (Briefe,
Rechnungen usw.) „leben“ von nun an in elektronischer
Form in Ihrem Unternehmen weiter. Die Bearbeitungsschritte innerhalb des Lebenszyklus der Dokumente
sind zu jedem Zeitpunkt dokumentiert und nachvollziehbar, Transportzeiten entfallen und Sie haben stets
den Überblick über geschäftsrelevante Vorgänge. Dank
der revisionssicheren Aufbewahrung der elektronischen
Dokumente in enaio® können Sie auf die Ablage der
papiernen Dokumente vollständig verzichten.
So könnte es idealerweise aussehen, wenn Sie enaio® im
Einsatz haben: Ihre gesamte Papierpost kommt in Ihrem
Unternehmen an und wird in einer zentralen Poststelle
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Erfassen mit enaio® scan
Mögliche Erfassungskonzepte mit enaio®
enaio® unterstützt viele Erfassungskonzepte
enaio® kann im Rahmen verschiedener Erfassungsszenarien seine Stärken ausspielen. Dabei ist es nicht
relevant, welche spezifischen Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen oder wie eventuelle Einführungs- oder
Übergangsphasen konkret ausgestaltet sind. Sämtliche
Papierakten werden mit enaio® einfach und sicher digitalisiert und archiviert, sodass sie im Anschluss vernichtet werden können.
Es gibt verschiedene Erfassungskonzepte für das Überführen der Informationen vom Papier zum elektronischen
Dokument (mit Indexdaten):
Beim frühen Erfassen wird die eingetroffene Post
zentral direkt nach ihrem Eingang digitalisiert und in
enaio® abgelegt. Alle weiteren Verarbeitungsschritte erfolgen nur noch digital. Das frühe Erfassen ist der Best
Practice des Geschäftsprozesses, weil Workflows und
Bearbeitungsschritte systemkontrolliert und -gesteuert
erfolgen können. Die Effizienz, Sicherheit und Nachprüfbarkeit der Prozesse ist optimal.
Beim späten zentralen Erfassen wird die Papierpost
erst nach ihrer Bearbeitung durch die zuständigen
Mitarbeiter an einem speziell dafür vorgesehenen
Arbeitsplatz digitalisiert. Dieses Erfassungskonzept
wird vorzugsweise dann angewandt, wenn bewährte
behutsam und flexibel neu ausgerichtet werden sollen.
Gleichzeitiges dezentrales Erfassen treffen Sie z. B. oft
im Rahmen direkter Kundenbetreuung an. Beispielsweise kann der Bankangestellte am Serviceschalter im
Beisein des Kunden dessen mitgebrachtes Dokument
direkt in die digitale Kundenakte einfügen.
Für frühes dezentrales Erfassen wird die Eingangspost erst an die einzelnen Arbeitsplätze verteilt, dort
gescannt und dann weitergeleitet oder bearbeitet. Das
Konzept findet relativ selten Anwendung.
Beim späten dezentralen Erfassen erstellen die Mitarbeiter die Scanaufträge für die Eingangspost direkt an
ihren Arbeitsplätzen, jedoch erst nach deren Bearbeitung (z. B. Prüfen, Genehmigen, Buchen). Dieses Szenario ist in der Praxis auch eher selten anzutreffen.
Welches der genannten Erfassungsszenarien bei Ihnen
bereits im Einsatz ist oder für Ihr Unternehmen grundsätzlich in Frage kommt, spielt für enaio® keine Rolle.
enaio® unterstützt:
die zentrale und dezentrale Erfassung von Belegen,
die Belegerfassung zu jedem Zeitpunkt und
den Einsatz von verschiedenen Scannern.
Spätes Erfassen mit enaio®
Frühes Erfassen mit enaio®
ERP-System
ERP-System
Externe Belege
Externe Belege
Bearbeiten
Buchen
Überwachung
Recherche
Scannen
Klassifizieren
Geschäftsprozesse nicht plötzlich umgestellt, sondern
Buchen +
Verknüpfen
Barcode lesen
Barcode
Indexdaten
Scannen
Barcode-Erkennung
Indexdaten
PDF/A + Index
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Fundstelle
PDF/A
PDF/A + Metadaten
Scannen am Arbeitsplatz
Belegerfassung mit enaio® scan
Kleine bis mittlere Belegmengen können Sie direkt am
Client-Arbeitsplatz erfassen. Die Scan-Komponenten
des enaio® clients, der Benutzeroberfläche von enaio®,
erlauben die Nutzung verschiedener Schnittstellen für
das Ansteuern von Scannern.
Über die TWAIN-Schnittstelle kann der enaio client
Daten von jedem Bildeingabegerät entgegennehmen. In
der Regel handelt es sich dabei um kleinere ConsumerGeräte, z. B. A4-Flachbettscanner. Hochleistungsscanner können über TWAIN oder ISIS/KOFAX angebunden
werden.
®
enaio® unterstützt mit der Funktion enaio® scan das Erfassen einzelner Dokumente und kleinerer Belegmengen im
Stapel ohne zusätzlichen Programmaufruf direkt aus dem
enaio® client heraus.
Bei der Stapelerfassung lassen sich die einzeln gescannten Seiten verschieden gruppieren. Dafür werden nach
dem Scannen eines Dokumentstapels die erfassten Seiten zunächst angezeigt. Sie können dann einzelne oder
mehrere Seiten auswählen und zu einem neuen Dokument
zusammenfassen. Anschließend legen Sie dieses an der
gewünschten Stelle in enaio® ab. Darüber hinaus können
Sie zusätzliche Seiten anfügen und andere wiederum
ersetzen oder löschen bevor ein Dokument endgültig
archiviert wird. Aufwendige Vorbereitungen entfallen, wie
z. B. das manuelle Aufbringen von Barcodeetiketten oder
das Einfügen von Trennseiten.
Beidseitig bedruckte Dokumente können Sie auch mit
sogenannten „Einseiten-Scannern“ verarbeiten. Die
richtige Seitenzuordnung erfolgt dann softwaregesteuert
durch enaio®. Entsprechend den Parametern der verwendeten Scanner können die Einstellungen (Helligkeit,
Kontrast, Größe usw.) gespeichert werden. So müssen Sie
beispielsweise auf bestimmte Papiersorten abgestimmte
Werte nur einmal eingeben.
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Erfassen mit enaio® capture-basic
Erfassen großer Belegmengen:
Das Modul enaio® capture-basic
enaio® capture-basic ist die zentrale Erfassungskomponente von enaio®, die durch vollautomatisches Scannen
und Importieren eine effiziente Massenbelegerfassung
ermöglicht. enaio® capture-basic verfügt zusätzlich über
eigene Workflow-Funktionen und überzeugt besonders
in den Bereichen, in denen eine absolut zuverlässige Bearbeitung von sehr großen Papierbelegmengen gefordert
ist.
enaio® capture-basic ist flexibel konfigurierbar und kann
dadurch an unterschiedlichste Arbeitsprozesse angepasst werden. Sowohl Schwarz-Weiß- als auch Graustufen- und Farbdokumente lassen sich mit enaio® capturebasic verarbeiten. enaio® capture-basic bietet viele
Vorteile und ein umfangreiches Spektrum an Funktionen
für das Erfassen großer Belegmengen:
Automatisierung des Erfassungsvorgangs
Barcodeerkennung
Optische Zeichenerkennung (OCR)
Erkennung verschiedener Dokumentarten
Extraktion wichtiger Daten (z. B. Rechnungsdaten)
Logische Trennung von Dokumenten und Import ins
digitale Archiv
Mehrstufige Qualitätssicherung durch integrierte
Plausibilitätsprüfung
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Indizierung auf Basis von validierten Daten
Workflow-Funktionen können über den integrierten
Importassistenten von enaio® konfiguriert werden,
z. B. für die Weiterleitung erfasster Dokumente an die
zuständigen Benutzer(gruppen) und den parallelen
Datenabgleich mit ERP- oder FiBu-Systemen.
Für die automatische Indizierung oder eine Plausibilitätsprüfung von erfassten Daten können Sie auch Fremddatenbanken verwenden, die bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Für die Nutzung dieser Funktion
ist die Einbindung zusätzlicher Programme oder Skripte
erforderlich.
Beim Erfassen und Digitalisieren von Informationen
mit enaio® capture-basic wird der Gesamtvorgang in
Einzelschritte zerlegt, die Sie separat konfigurieren und
verwalten. Für jeden Dokumenttyp können Sie individuelle Abfolgen festlegen, die sogenannten Batches.
Die Arbeitslast wird automatisch auf die Stationen
verteilt, die Sie für das Erfassen und Digitalisieren
einsetzen möchten, z. B. dedizierte Scan-, Erkennungs-,
Erfassungs-, Validierungs- oder Importstationen. Diese
Eigenschaft macht das System beliebig skalierbar,
sodass sich auch sehr große Datenmengen problemlos
verarbeiten lassen. enaio® capture-basic besitzt eine
direkte Anbindung an das Workflow-System von enaio®.
Erfasste und indizierte Dokumente können automatisch
in Workflow-Akten übernommen und entsprechend weiterverarbeitet werden. So haben Sie beispielsweise die
Möglichkeit, bestimmte Dokumente erst eine Reihe von
Arbeitsschritten durchlaufen zu lassen, bevor Sie sie in
enaio® ablegen.
mente, die die Basis für Batchvorgänge bilden. Für die
Einrichtung von Batches steht Ihnen eine Reihe solcher
Subprogramme zur Verfügung, z. B. für das Scannen, die
Dokumenttrennung oder das Validieren. Diese können
Sie über unterschiedliche Parameter steuern. Für das
Konfigurieren von Batches benötigen Sie die entsprechenden administrativen Rechte.
Mit Hilfe von sogenannten regulären Ausdrücken
(regular expressions) können spezielle Formate oder
Zeichenfolgen in Texten validiert werden. enaio® capture
kann reguläre Ausdrücke anwenden und damit eine
automatische Klassifizierung von gescannten Belegen
ermöglichen, ersetzt damit aber keine vollautomatische
Rechnungseingangslösung mit enaio® classify, der
professionellen Klassifizierungskomponente von enaio®
(siehe auch Seite 18 ff.)
Durch die integrierte Ablaufverfolgung mit ausführlicher
Protokollierung behalten Sie stets die notwendige Kontrolle über die Prozesse, sodass ein gezieltes Eingreifen
bei Bedarf problemlos möglich ist. Gespeicherte Konfigurationen können Sie als Administrator nachträglich
jederzeit ändern oder auch wieder löschen.
enaio® capture-basic vereint unter einer zentralen Benutzeroberfläche die Funktionen für die Steuerung von
Erfassungsvorgängen. Hier richten Sie die für unterschiedlichste Anforderungen benötigten Konfigurationen
ein. In der Regel leiten Sie diese von den Dokumenttypen
ab, die Sie erfassen möchten. Konfigurationen sind
Abfolgen von Subprogrammen in enaio® capture-basic,
gewissermaßen Lauflisten für zu erfassende Doku-
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Erfassen mit enaio® capture-basic
Automatischer Workflow-Start
Mit enaio® capture erfasste Dokumente können nach
dem Import unmittelbar an das Workflow-System von
enaio® übergeben werden. Jeder importierte Datensatz
kann dabei einen oder mehrere Workflow-Prozesse automatisch auslösen. Sämtliche Informationen befinden
sich dann in den entsprechenden Workflow-Akten. Die
anschließende Bearbeitung erfolgt durch die für einzelne Vorgangsschritte zuständigen Mitarbeiter.
Sie konfigurieren den automatischen Workflow-Start, der
nach dem Import von Datensätzen stattfindet, mithilfe
des Importassistenten von enaio®. Die Funktion steht
Ihnen daher auch für andere Importvorgänge zur Verfügung.
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Datenabgleich
In der Indexdatenbank von enaio® enthaltene Datenätze
können mit solchen aus externen Datenbanken abgeglichen werden. Mit dieser Funktion können Sie Daten
aus Fremdsystemen, die Sie möglicherweise seit vielen
Jahren pflegen, für die Indizierung mit enaio® capture
heranziehen. Ein Beispiel: Ausgehend von einer auf dem
gescannten Dokument befindlichen Kreditorennummer
können automatisch die Kreditorenstammdaten aus der
Datenbank Ihres ERP-Systems ermittelt werden. Diese
Daten stehen dann beispielsweise für eine nachfolgende
Plausibilitätsprüfung zur Verfügung.
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Optionale Funktionen für enaio® capture
Optionale Funktionen für enaio® capture
Barcode-Erkennung: enaio® capture-barcode
Belege und Dokumente werden mithilfe der Barcodeerkennung zuverlässig und schnell erfasst, importiert und
automatisch am richtigen Standort in enaio® abgelegt.
Die Erkennung von gültigen Barcodes kann auf Wunsch
über reguläre Ausdrücke eingeschränkt werden. Ein von
der Barcodeerkennung erkannter Text wird durch einen
für das betreffende Barcode-Feld definierten regulären
Ausdruck gefiltert. Für die Nutzung dieser Funktion
können Sie die Scan-Software der Firma KOFAX voll integriert mit enaio® capture einsetzen, oder Sie können die
Barcodes direkt von enaio® capture erkennen lassen.
Posteingang
Sortieren – Trennung mit Barcodes
enaio® capture
Erfassen – Validieren – Korrigieren
Import
Importieren – Trennen
Posteingangsschrank
Verteilen an die Organisationseinheiten
Revisionssichere Archivierung
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Automatisches Indizieren und Ersetzen:
enaio® capture-datamatching
Dokumente können vor dem Druck mit einem Barcode
versehen werden, weil sie im Original z. B. als Worddokument vorliegen und so auch in enaio® verwaltet
werden. Das Papierdokument wird anschließend möglicherweise handschriftlich ergänzt oder geändert,
sodass das elektronische Quelldokument nicht mehr auf
dem aktuellen Stand ist. Der geänderte Ausdruck muss
also wieder gescannt werden.
Der vor dem Druck aufgebrachte Barcode ermöglicht es,
das Dokument beim Scannen automatisch wieder dem
in enaio® gespeicherten Worddokument zuzuordnen und
dieses zu ersetzen, zu versionieren oder am gleichen
Standort wie das Word-Dokument abzulegen, sodass
beide verfügbar bleiben.
Text- und Zeichenerkennung: enaio® ocr-pdf-a
Mit enaio® ocr-pdf-a werden Texte in gescannten oder in
enaio® abgelegten Bilddokumenten mittels OCR-Technologie erkannt und zusammen mit den original Bilddokumenten nach PDF/A umgewandelt. Die PDFs können
als PDF/A-1 bis 3 abgelegt, mit dem erkannten Text als
eingebettetem versteckten Text (embedded hidden text)
angereichert, sowie mit hocheffizienter JPEG-2000- und
MRC-Komprimierung verkleinert werden. Die Dokumente
werden durch den eingebetteten Text für weitere Verarbeitungen wie z. B. Volltextsuche oder Klassifizierung
aufgewertet. Diese Funktionalität steht serverseitig
nicht nur für das Modul enaio® capture sondern auch in
den Rendition-Diensten und in enaio® dispatcher (getrennt zu lizenzieren) zur Verfügung.
Mächtige Scanfunktionen: enaio® capture-scan
Mit enaio® capture-scan werden Ihnen umfangreiche
Funktionen für das Scannen von beliebigen Dokumenten
in Schwarz/Weiß oder Farbe zur Verfügung gestellt.
Weiterhin ermöglicht es Ihnen den Zugriff auf viele
Funktionen der eingesetzten Scanner-Software (TWAIN,
KOFAX) zur automatischen Bildverarbeitung und -optimierung (Image Processing). Am Markt verfügbare Scannerklassen, vom A4-Flachbett- bis zum Hochgeschwindigkeitsscanner, werden dabei unterstützt.
enaio® ocr-pdf-a enthält eine ausschließlich an dieses
Modul gebundene serverbasierte ABBYY-FineReader-OCR-Engine ohne Seitenbegrenzung.
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Optionale Funktionen für enaio® capture
Indizierung und Validierung: enaio® capture-valid
Die Validierungskomponente enaio® capture-valid
dient der Erkennung und Beseitigung von Fehlern bei
der Indizierung erfasster Dokumente. Die Vorbelegung
von Indexfeldern durch automatisch erkannte Werte ist
gleichzeitig eine große Erleichterung für die tägliche
Arbeit Ihrer Mitarbeiter.
enaio® capture-valid dient in erster Linie einer effektiven
Qualitätssicherung. Die Funktion ermöglicht neben der
einfachen Sichtung der gescannten Dokumente auch
eine Überprüfung oder Erweiterung der automatisch
durch OCR oder Barcode-Erkennung vorgeschlagenen
Indexdaten. Erkennen Ihre Mitarbeiter während der
Validierung weitere relevante Daten, können sie die
integrierte zonale OCR nutzen, um diese einfach zu
übernehmen.
Bei der rein manuellen Indizierung von gescannten
Dokumenten kann auf vordefinierte Wertelisten zurückgegriffen werden, die sich automatisch mit enaio®
synchronisieren lassen. Im Vorschaubereich von enaio®
capture-valid werden alle Seiten eines Stapels als Miniaturbilder angezeigt, deren Größe skalierbar ist. Über
einen Konfigurationsdialog können Sie außerdem drei
unterschiedliche Rahmenfarben wählen, die die Zusammengehörigkeit von Seiten entsprechend den Kriterien
der Dokumententrennung symbolisieren sollen – unterschiedliche Seiten mit derselben Rahmenfarbe gehören
demzufolge zu ein und demselben Dokument.
enaio® capture-valid eignet sich neben der Validierung
von Daten auch für die Dokumententrennung und den
Import.
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VB-Skript ausführen: enaio® capture-script
VB-Skript kann in enaio® capture-script entweder als Precheck- oder als Aftercheck- Programm ausgeführt werden.
Mithilfe von VB-Skript können Sie den Funktionsumfang
von enaio® capture problemlos erweitern. So lassen
sich sehr spezifische Anforderungen erfüllen, die sich
möglicherweise aus den Abläufen in Ihrem Unternehmen
ergeben.
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Klassifizieren mit enaio® classify
Automatische Klassifizierung von Belegen: enaio® classify
Das Modul enaio® classify
enaio® classify ist eine professionelle Klassifizierungskomponente mit integrierter Plausibilitätsprüfung, die
Formulare und Belege automatisch erkennt und richtig
einordnet. enaio® classify ist die ideale Ergänzung der
Erfassungsfunktionen von enaio® capture und bietet
sich u. a. für die Entwicklung weitgehend automatisierter Posteingangs- oder Rechnungseingangslösungen
an. Eine automatische Klassifizierung von Eingangsbelegen ist immer dann besonders sinnvoll, wenn Zeit und
Kosten beim Erfassen großer Belegmengen eingespart
werden sollen. Die Komponente kann innerhalb solcher
Szenarien seine Stärken voll ausspielen. enaio® classify
basiert auf einer OEM-Version von „smartFIX Invoice”
von der Insiders Technologies GmbH.
enaio® classify, das sich aus verschiedenen Subanwendungen zusammensetzt, können Sie sehr einfach
einrichten. Es bietet bereits bei Auslieferung einen sehr
hohen Erkennungsgrad, der sich durch die integrierte
„Lernfunktion“ während des Betriebes noch einmal
verbessert. Rechnungen, Bestellformulare, Aufträge
usw. werden anhand bestimmter Felder analysiert und
korrekt erkannt. Die Daten werden anschließend extrahiert und importiert. Eine manuelle Nachbearbeitung ist
kaum erforderlich.
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Weitere Vorteile von enaio® classify:
enaio® classify ergänzt enaio® capture um effektive
Funktionen zur Dokumenterkennung- und Klassifizierung.
enaio® classify ist für jede Form von Dokumenteingang
nutzbar, unabhängig davon, ob es sich um gescannte
Dokumente, den Fax-Eingang, um E-Mail oder andere
Datenimporte handelt.
enaio® classify ist in beliebige, bereits vorhandene
Archiv-, ECM-, oder Workflow-Systeme integrierbar.
Drei Phasen bei der Erfassung von
Dokumenten mit enaio® classify
1. OCR-Erkennung gescannter Dokumente: Schief eingescannte Seiten werden nachträglich ausgerichtet,
störende Flecken entfernt.
2. Klassifizierung und Indizierung der Dokumente mithilfe der extrahierten Daten (Rechnungen, Mahnungen,
Aufträge, Supportanfragen, sonstige Dokumente):
Rechnungen werden automatisch validiert und einer
Plausibilitätsprüfung unterzogen. Die beim Klassifizieren ausgelesenen Rechnungsdaten werden mit
vorhandenen Daten verglichen (z. B. Übereinstimmung
von Auftrags- und Rechnungssumme, Richtigkeit von
Auftragsnummern).
3. Übergabe der Dokumente an die zugehörigen Workflow-Prozesse: Handelt es sich beispielsweise um eine
Rechnung, wird diese gebucht und automatisch in der
richtigen Akte (Record) revisionssicher archiviert.
Workflows integrieren
Mit enaio® classify und enaio® -Workflows lassen sich
viele unterschiedliche Szenarien für den Rechnungseingang realisieren. Vom Erfassen und Klassifizieren bis
hin zur Präsentation der Daten in den ERP-Systemen.
Die Klassifizierung mit enaio® classify basiert auf
einem lernenden System, mit dem beliebige Dokumente
interpretiert, klassifiziert und an zugehörige WorkflowProzesse übergeben werden. Die Dokumente werden
dabei automatisch von Flecken befreit und ausgerichtet. Die relevanten Daten (Adressat, Rechnungsempfänger, Datum, Rechnungsnummer, Mehrwertsteuerbeträge, komplette Positionstabellen) werden erkannt,
extrahiert und diversen Plausibilitätsprüfungen
unterzogen.
Neben dem Einsatz im Rechnungseingang mit Papierdokumenten kann enaio® classify auch im Bereich des
elektronischen Rechnungseingangs, unabhängig von
Dateiformaten (unstrukturiert, E-Mails, XML etc.), eingesetzt werden.
Mit enaio® classify können Sie Rechnungen, Aufträge
und andere Arten von Eingangspost sehr schnell und
sicher erfassen, zuordnen und bearbeiten. Ihre Mitarbeiter sind stets auskunftsfähig, da einmal erfasste
und in enaio® abgelegte Daten und Dokumente standortunabhängig und zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung
stehen. Über den Weg der klassischen Post in Ihr
Unternehmen gelangten geschäftlich relevanten
Vorgänge werden somit ebenfalls nachvollziehbar
dokumentiert und archiviert.
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Module für enaio® classify
Verschiedene Module für enaio® classify
enaio® classify-invoice-basic
Die Auslesen von Dokumentinhalten ist im Rechnungseingang besonders nützlich, denn bei erfolgreicher
Extraktion können Rechnungen direkt an Bearbeiter, in
Workflows oder an das ERP-System (optionale Integration) übergeben werden. Gerade bei Rechnungen mit Bestellbezug lässt sich so eine sehr hohe Erkennungsquote
erzielen, so dass fast alle Rechnungen ohne manuelle
Eingriffe automatisch weiterverarbeitet werden können.
So lassen sich Rechnungsbearbeitungsworkflows von
Tagen auf Stunden reduzieren – und auch zeitkritische
Skonti können realisiert werden.
Lieferscheine) können mit projektspezifischen Erweiterungen des Basisproduktes enaio® classify-invoice
verarbeitet werden.
Das intelligente Dokumentenanalysesystem enaio® classify-invoice-basic extrahiert schnell die wesentlichen
Kopfdaten wie Kreditor, Rechnungsdatum und -nummer
sowie Rechnungsendbeträge aus Eingangsrechnungen.
Dabei können sowohl gescannte Rechnungen als auch
digital eingegangene PDF-Rechnungen analysiert werden. Weitere Datenquellen wie Fax- oder Emailserver
lassen sich anbinden. Rechnungsähnliche Belege (z. B.
enaio® classify-invoice-basic verfügt bereits über XMLSchnittstellen zu enaio® capture und enaio® und kann
somit leicht in einen Dokumentenworkflow integriert
werden. Auch unabhängig von enaio® kann es in bereits
bestehende ERP-, Archiv-, DMS-, und Workflow-Umgebungen integriert werden.
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Die Auslesequalität kann durch Vergleichsdaten aus
dem ERP-System abgeglichen und mit einer integrierten
Plausibilitätsprüfung untersucht werden. Anschließend wird das Dokument mit diesen validierten Daten
verschlagwortet Die Extraktionsergebnisse werden
durch einen vollautomatischen Selbstlernmechanismus
verbessert.
enaio® classify-invoice-table
Bei einer Rechnungserkennung sind oft nicht nur die
Kopfdaten und Rechnungsendbeträge interessant,
häufig müssen auch die Einzelposten auf der Rechnung
geprüft werden. Dazu dient enaio® classify-invoicetable, eine Funktionserweiterung zu enaio® classifyinvoice-basic. enaio® classify-invoice-table enthält alle
Funktionen der basic-Lizenz und kann zusätzlich
Rechnungspositionen von Warenrechnungen auslesen.
Das Dokumentanalysesystem enaio® classify-invoicetable verarbeitet Eingangsrechnungen mit und ohne
Bestellbezug und extrahiert die wesentlichen Kopfdaten
sowie die Positionstabellen im üblichen Handelsrechnungsformat. Die ausgelesenen Positionsdaten einer
Rechnung werden mit den aus einem ERP-System
bereitgestellten Wareneingangs- und Bestelldaten
abgeglichen (ERP-Integration optional).
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Module für enaio® classify
enaio® classify-barcode
In vielen Posteingangsworkflows werden Barcodes
genutzt, um die Rechnung oder andere Poststücke den
digital vorliegenden Datensätzen zuzuordnen. Dazu
dient die Schnittstellenlizenz enaio® classify-barcode.
Diese OCR-Engine kann Barcodes erkennen, auslesen
und die Daten an enaio® classify übergeben.
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enaio® classify-invoice-verifier
Doch nicht immer können die Daten richtig interpretiert
werden. So ist gelegentlich die manuelle Prüfung der Daten nötig. Für die Zukunft kann enaio® classify aber auch
aus den vorangegangenen Korrekturen lernen.
Die zusätzliche Lizenz enaio® classify-verifier ist für
einen Nachbearbeiter-Arbeitsplatz gedacht, an dem die
Daten manuell geprüft und korrigiert werden können.
Dabei können sowohl die Klassifizierung als auch die
Datenextraktion geprüft werden.
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Unternehmenszentrale
Cicerostraße 26
10709 Berlin
Telefon: +49 30 895708-0
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optimal-systems.de
Stand 07/2015