Übertragung Zulassungsaufgaben Kreis - Amt

Gemeinde Trittau
Trittau, den 15.11.2012
Der Bürgermeister
V o r l a g e zur Sitzung
des
Bau- und Umweltausschusses am
TOP
Sozial-, Sport- und Kulturausschusses am
TOP
Finanz- und Wirtschaftsausschusses am
TOP
Hauptausschusses am
TOP
der
Planungsausschusses am
TOP
Der
Gemeindevertretung am 22.11.2012
TOP 8
Bau- und Umweltausschuß
(und)
berät den Bürgermeister, folgende
Entscheidung zu treffen:
Planungsausschuß
(und)
empfiehlt, die Gemeindevertretung
möge beschließen:
Finanz- und Wirtschaftsausschuß
(und)
Sozial-, Sport- und Kulturausschuß
(und)
Hauptausschuß
(und)
Abstimmungsergebnis:
Bau- u. Umweltaussch.
Finanz- u. Wirtsch.Auss.
Planungsausschuß
Soz.-, Sport u. Kult.Auss.
Hauptausschuß
Gemeindevertretung
Ja
Nein
Enth.
4
2
1
Öffentlich rechtlicher Vertrag über die Übertragung von Aufgaben des Kreises Stormarn auf die
Städte, Ämter und amtsfreien Gemeinden;
hier: Verlängerung des bestehenden Vertrages
Beschlussempfehlung:
b)
Der Finanzausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung, derzeit keine vertragliche Vereinbarung mit dem Kreis Stormarn über eine erweiterte Aufgabenwahrnehmung im Bereich der
dargestellten Zulassungstätigkeiten zu schließen.
Als alternativer Beschlussvorschlag stand zur Entscheidung – siehe Begründung -:
a.) Der Finanzausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung, die Zulassungsaufgaben im
Rahmen des dargestellten öffentlich-rechtlichen Vertrages zu übernehmen und die hierfür
entstehenden Kosten über die Amtsumlage ab 2013 bereit zu stellen.
Sachverhalt
Der seinerzeit auch vom Amt und der Gemeinde Trittau mit dem Kreis geschlossene Vertrag sah
noch eine Aufgabenübertragung von 22 Punkten vor.
Mittlerweile sind diese Aufgaben durch Zuständigkeitsverordnungen geregelt worden oder ganz
weggefallen.
Die einzigen Aufgaben, die vertraglich zur möglichen Übertragung stehen, sind Aufgaben im Bereich der Zulassungstätigkeiten, die dann vor Ort für den Betreffenden abschließend erledigt wer-
den könnten. Der Vertragsentwurf ist der Vorlage beigefügt.
Hierbei handelt es sich um:
1. Vornahme von Änderungen der Anschrift des Fahrzeughalters nach Umzug in den jeweiligen Bereich der in § 1 genannten Kommunen bzw. Körperschaften gem. § 13 FZV (Fahrzeugzulassungsverordnung)
Dabei ist die Änderung der Anschrift auf dem Fahrzeugschein / der Zulassungsbescheinigung nur
möglich wenn kein Halter- oder Kennzeichenwechsel erfolgt. Also nur dann, wenn der Kraftfahrzeughalter ein OD-Kennzeichen hat und innerhalb des Kreises Stormarn umzieht. Alle anderen
Personen müssen nach Bad Oldesloe zur Zulassungsstelle.
Damit ist der Personenkreis, für den dieser Service vor Ort angeboten werden könnte, eingeschränkt.
2. Außerbetriebsetzung von Kraftfahrzeugen gemäß § 14 FZV.
Die ist die vorübergehende Abmeldung. Bei einer Übertragung dieser Aufgabe könnten die Papiere hier sofort wieder in Empfang genommen werden. Dies wäre dann auch für Firmen, die mit
Fahrzeugen handeln, interessant
Bereits jetzt werden die Aufgaben zu 1 und 2 in der Form wahrgenommen, indem die Papiere angenommen und an die Zulassungsstelle weitergeleitet werden. Der Kunde erhält von uns eine Bestätigung. Auf dem Postwege erhält er seine Papiere vom Kreis zurück. Wir erhalten hierfür anteilige Gebühren zu 1. i.H.v. 2,50 Euro/ Fall und zu 2. i.H.v. 70% / Fall.
Die oben beschriebenen Zulassungstätigkeiten werden bisher von: Ahrensburg, Bargteheide,
Glinde, Reinbek, Ammersbek, Barsbüttel, Oststeinbek sowie den Ämtern Bargteheide-Land, Itzstedt und Siek wahrgenommen.
Die notwendigen Informationen, um eine Abwägung zur Übernahme der Aufgaben vornehmen zu
können, mussten von hier aus erst zusammengetragen werden.
Das Amt Siek, das die Aufgabe im Rahmen eines Pilotprojektes als erste Verwaltung bereits 2007
übernommen hatte, wurde besucht. Nach den Erfahrungen in Siek und den gemachten Beobachtungen können die Aufgaben durch Frau Paulsen, Frau Köster und Frau Fröhlich im Einwohnermeldeamt gut erledigt werden. Die Mitarbeiterinnen würden diese Aufgabe von sich aus auch
übernehmen. Die in einem Angebot an Ammersbek genannten Hardwaregeräte Dokumentendrucker und Scanner für einen Preis pro Arbeitsplatz von über 2.000 Euro werden wahrscheinlich
nicht benötigt, da die vorhandene Ausstattung dafür geeignet ist.
Weitere Informationen wurden von der Zulassungsstelle und dem FD Informationstechnik des
Kreises insbesondere über die anfallenden Kosten eingeholt.
Vorteile bei Übernahme der Aufgaben:
Der Kunde kann bei einer Ummeldung des Wohnortes innerhalb des Kreises Stormarn mit Kennzeichen OD seine Fahrzeugpapiere hier vor Ort sofort neu ausstellen lassen und braucht nicht den
Postweg abzuwarten.
Ebenso bei einer vorübergehenden Stillegung einer Fahrzeuges.
Bei eiligen Stilllegungen würde eine Fahrt zur Zulassungsstelle nicht mehr notwendig sein.
Die Sachbearbeitung pro Fall wird von einer Person erledigt, der Behördenapparat insgesamt weniger belastet, da die Zulassungsstelle für diese Fälle keine Arbeiten mehr erledigen muss.
Sollte in Zukunft eine erweiterte Übertragung von Zulassungsaufgaben auf die Städte, Ämter und
Gemeinden möglich sein, wären der Einstieg in das System und die Logistik vor Ort schon vor-
handen und eine Erweiterung leichter möglich. Ob dies irgendwann einmal der Fall sein wird, ist
jedoch völlig offen.
Nachteile bei Übernahme der Aufgaben:
Eine Neuausstellung der Fahrzeugpapiere vor Ort bei Umzug nimmt insgesamt durchschnittlich 8
Minuten pro Fall in Anspruch. Der derzeitige Aufwand (Entgegennahme der Papiere und Abschicken) beträgt pro Fall 3 Minuten. Bei jährlich etwa 300 Fällen erhöht sich der zeitliche Aufwand
hierfür um 25 Stunden.
Die Erledigung der Abmeldung eines Fahrzeuges vor Ort benötigt durchschnittlich 4 bis 5 Minuten.
Der derzeitige Aufwand beträgt pro Fall beträgt 2 bis 3 Minuten.
Dadurch, dass die Papiere auch in dringenden Fällen sofort ausgehändigt werden, und dies dann
auch für Firmen interessant ist, wird sich die Anzahl der Abmeldungen erhöhen. Derzeit haben wir
150 bis 200 Kfz-Abmeldungen pro Jahr. Das wesentlich kleinere Amt Siek hat bis Stand 01.11.
schon 573 Kfz-Abmeldungen vorgenommen. Es ist damit zu rechnen, dass sich die Anzahl der
Abmeldungen auf wenigstens 600 Fälle im Jahr erhöhen wird. Die für diesen Bereich benötigte
Arbeitszeit während der Sprechzeiten wird sich auf zusätzliche 40 Stunden belaufen.
Diese Zeit von insgesamt 65 Stunden im Jahr verteilt sich dann auch auf die Wartezeit.
Der Vorteil, der sich für den Einzelnen ergibt, gelangt besonders an Tagen mit hohem Publikumsverkehr zum Nachteil der anderen Kunden, weil sich für diese die Wartezeit insgesamt verlängert.
Durch die neuen Anforderungen bei der Beantragung und der Abholung von Ausweisen hat sich
die Bearbeitungszeit hierfür um wenigstens 10 Minuten erhöht, was sich entsprechend auf die
Wartezeiten für die Bürger ausgewirkt hat.
Für die Anbindung an das System des Kreises entstehen Kosten, die sich ohne eine Veränderung
der Hardware pro Arbeitsplatz auf ca. 1.230 Euro zuzüglich der Kosten für die Installation, die sich
nach Aufwand berechnet und bei der Gemeinde Ammersbek mit 1.500 Euro angegeben war. Danach würden für die Software bei 3 notwendigen Arbeitsplätzen (organisatorisch Einrichtung auf
nur 1 Arbeitsplatz nicht möglich) wenigsten Kosten in Höhe von 5.490 Euro entstehen.
Hinzu kommen monatliche Wartungskosten Software von ca. 25 Euro.
Die für die einzusetzende Arbeitszeit zu rechnenden zusätzlichen Kosten würden sich durch das
erhöhte Gebührenaufkommen neutralisieren (Aufwand 65 Stunden x 43 Euro= 2.795 Euro Kosten,
Einnahme aus Gebühren mehr als bisher: 300 Fälle x 11,70 Euro x 70 % abzgl. 2,50 Euro jetziger
Anteil = 1.707 Euro, 400 Fälle x 5,90 Euro x 70 % = 1.652 Euro, zusammen 3.359 Euro). Abzüglich der jährlichen Wartungskosten für die Software i.H.v. 300 Euro würde abhängig vom tatsächlichen Gebührenaufkommen ein leichter Überschuss von 264 Euro entstehen.
Die für die Software entstehenden einmaligen Kosten würden sich demnach jedoch nicht amortisieren.
Zur Schulung für die Software müssten die Mitarbeiterinnen jeweils 2 Tage zur Kreisverwaltung
nach Bad Oldesloe. Diese 6 Tage wurden bei dem Aufwand nicht eingerechnet. Sie würden auch
nur einmalig notwendig.
Die zugrunde gelegten Kosten basieren auf einem älteren Angebot an die Gemeinde Ammersbek.
Der die Software vertreibende Anbieter wurde gebeten, hierzu konkretere Angaben zu machen.
Dieser will bis Ende dieser Woche ein Angebot erstellen, so dass sich das Zahlenwerk dann noch
anders darstellen kann.
Nach der bisherigen Betrachtung ist die Übernahme der Aufgaben im Verhältnis zu den entstehenden Kosten für das Amt Trittau und dem Bürgerservice, mit nicht nur ausschließlich positiven
Wirkungen, zwiespältig zu sehen. Die Entscheidung kann daher in beide Richtungen gehen. Bei
einer Bereitschaft, die entstehenden Kosten in Kauf zu nehmen, muss auch mitgetragen werden,
dass es zu Beschwerden von Bürgern kommen kann, wenn sich die Wartezeiten ausdehnen sollten. Der Beschlussvorschlag ist daher auch alternativ dargestellt. Nach einem kürzlich festgestellten „Personalschlüssel“ für die Ämter Bad-Oldesloe-Land, Bargteheide-Land, Nordstormarn, Siek
und Trittau (Anlage) ergibt sich, dass bei uns ein Arbeitsplatz im Einwohnermeldeamt stärker frequentiert ist, als in den anderen Verwaltungen (auch wenn bei uns, wie auch in Nordstormarn die
Gewerbean, -um, und –abmeldungen - § 14 GewO – nicht im EMA vorgenommen werden).
Auszug aus dem Protokoll zur Beratung im Finanz- und Wirtschaftsausschuss am 30.10.2012:
„- Sachverhalt vgl. Sitzungsvorlage des Fachdienstes Ordnung und Sicherheit vom 09.11.2012
Herr Borchers und BM Nussel erläutern kurz den Sachverhalt. GV Hoffmann berichtet, dass der Service der Um- und Abmeldung
derzeit nur Bürgerinnen und Bürgern für Ummeldungen innerhalb des Kreises geboten werden könne. Die weitere Entwicklung sei
ungewiss. Er spricht sich auch angesichts der entstehenden Kosten für Beschlussalternative B aus. GV Geisler weist auf die Personalkostenersparnis des Kreises hin, die jedoch offensichtlich bei der finanziellen Vergütung außer Betracht bliebe. Auch WB Martens spricht sich für Beschlussalternative B aus. GV Gericke sieht Beschlussalternative A aufgrund des Bürgerservice als sinnvoller
an.
Nach kurzer Aussprache beschließt der Ausschuss:
Der Finanzausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung, derzeit keine vertragliche Vereinbarung mit dem Kreis Stormarn über
eine erweiterte Aufgabenwahrnehmung im Bereich der dargestellten Zulassungstätigkeiten zu schließen.
Stimmenverhältnis:
4 Ja-Stimmen
2 Nein-Stimmen
1 Enthaltung“