Einfach nah dran. ECM-Software für die Immobilienwirtschaft.

Einfach nah dran.
ECM-Software für die Immobilienwirtschaft.
Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen.
Von Haus aus effizient.
Perfekt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten:
wahres ECM.
Immobilienwirtschaft umfasst heute weit mehr als Bau, Sanierung und
Verwaltung von Immobilienobjekten. Längst ist vorausschauendes
Asset Management zu einem integralen Bestandteil für Wachstum und
Erfolg geworden. Die strategische Bestandsentwicklung von Immobi­
lien, ihre systematische Wertsteigerung, die konsequente Optimierung
der Kostenstruktur sowie die Entwicklung neuer Services nehmen an
Bedeutung zu. Der Wohnungsmarkt ist durch den demografischen
Wandel und das zunehmende Stadt-Land-Gefälle permanenten Ver­
änderungen unterworfen. Gesetzliche Vorschriften, die in die Gestal­
tungsfreiheit von Vermietern eingreifen, beispielsweise Regelungen zu
Mietpreiserhöhungen, erfordern noch mehr Weitblick bei Investitions­
entscheidungen und zwingen die Unternehmen zu einem nachhaltigen
Informationsmanagement.­
Das Enterprise-Content-Management-System enaio® von
OPTIMAL SYSTEMS leistet dazu einen wertvollen Beitrag, indem Do­
ku­mente und alle Informationen außerhalb der Dokumente effizient
verwaltet werden. Das erhöht die Wirtschaftlichkeit Ihrer Organisation
und unterstützt Sie dabei, den langfristigen Erfolg zu sichern. Bei der
Koordination von ­baulichen Maßnahmen, der Mieterkommunikation
oder im Vertrags- und Mahnwesen fallen große Mengen an Daten und
Dokumenten an. Durch ihre weitgehende Digitalisierung und den Aufbau
einer leistungs­f ähige­­IT-Infrastruktur können anfallende Informationen
einfach unter­nehmensweit erfasst und genutzt werden. Die ECM-Lösun­
gen von OPTIMAL SYSTEMS verteilen Informationen auf flexible Art und
Weise und helfen dabei, einen großen Teil Ihrer Geschäftsprozesse zu
automa­tisieren. So können sich alle Mitarbeiter wieder auf ihr Kern­
geschäft konzentrieren und werden von ressourcenraubenden Routine­
arbeiten entlastet.
Näher dran: Der zu­
künftige Erfolg von
Unternehmen der Immo­
bilienwirtschaft hängt
auch vom effizienten
Umgang mit Informa­
tionen ab.
Das wahre ECM schafft Freiräume und eine Vielzahl neuer Möglich­
keiten, die Performance Ihres Unternehmens zu verbessern. Markt­
chancen und Optimierungspotenziale lassen sich besser erkennen
und in kürzester Zeit zielgerichtet realisieren. Die ECM-Lösungen von
OPTIMAL SYSTEMS passen sich perfekt gewachsenen IT-Strukturen
an und binden vorhandene Software problemlos ein. Ohne lange
Ein­arbeitungs- oder Übergangsphasen wird aus der Verwaltung von
gestern das Management von morgen.
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Aus komplex wird effizient.
Vereinfachen Sie Ihre Geschäftsprozesse –
bei steigender Leistung.
UR
M
E
Document
Management
Collaboration
E
Workflow
Business Process
Management
Scan
COLD Import
AG
Extract Classify
Indexing
CA
A
N
PT
ES
ER
DE
VE
4
Publishing
IV
PR
Records
Management
Integration
ER
Archive
L
Große Datenmengen verwalten
Objektdaten, Wartungsdokumentation, Verträge mit
Mietern und Dienstleistern: Das Dokumentenaufkommen
in Unternehmen der Immobilienwirtschaft ist enorm.
Jeder Vorgang – egal, ob rechtlicher oder praktischer
Natur – muss nachvollziehbar dokumentiert werden.
Findet die Ablage überwiegend auf Papier statt, kommen
Archive schnell an ihre Grenzen. Eine umfassende Digi­
talisierung löst nicht nur Ihre Platzprobleme, sondern
vereinfacht auch die Suche nach Dokumenten. Smarte
Posteingangs- und Postausgangslösungen, ein syste­
matisches E-Mail-Management sowie ein bewährtes
Records Management sorgen dafür, dass alle Geschäfts­
vorgänge von Anfang an ordnungsgemäß gesichert wer­
den – ohne dass Sie sich aktiv darum kümmern müssen.
Dabei ist es völlig unerheblich, aus welchen Kanälen
die Dokumente stammen und in welcher Form sie das
Unternehmen erreichen oder verlassen. Jedes Dokument
wird automatisch Teil einer ganzheitlichen Informations­
plattform, die den berechtigten Mitarbeitern immer
und überall den Zugriff ermöglicht. Digitale Mieter- und
Immobilienmanagementakten bündeln Informationen
kontextbezogen und erhöhen so unternehmensweit
die Auskunftsfähigkeit. Hochprofessionelles Adress-,
CRM-Kampagnen- und Workflow-Management erleich­
tert Neuvermietungen und das Handling bestehender
Mietverhältnisse.
Verträge sicher managen
Mietverträgen kommt – als sensibles Dauerschuldver­
hältnis – eine besondere Bedeutung zu. Aber nicht nur
mit Mietern stehen die Unternehmen in einer engen
Rechtsbeziehung, auch zahlreiche externe Dienstleis­ter
sind in die Bewirtschaftung und Vermarktung von Immo­
bilien involviert. Das verlässliche Vertragsmanagement
von OPTIMAL SYSTEMS sorgt nicht nur für Rechtssicher­
heit, sondern reduziert auch Ihren Personalaufwand
erheblich. Durch die Verwendung von integrierten digi­
talen Vertragsakten werden alle Verträge einheitlich und
übersichtlich im ECM-System enaio® abgelegt – durch
leistungsfähige Suchfunktionen finden Sie sofort jedes
Detail. Das CRM- und Adressmanagement sowie eine
umfassende TAPI-Integration schonen Unternehmens­
ressourcen und sorgen für mehr Effizienz im Tagesge­
schäft. Interne und externe Geschäftsprozesse können
reibungslos ineinandergreifen – selbst wenn Verträge in
unterschiedlichen Versionsständen vorliegen. Klar struk­
turierte digitale Mieterakten und ein systematisches
Records und Document Lifecycle Management erlauben
eine vollständige Sicht auf den gesamten Lebenszyklus
von Unterlagen – von der Erstellung über Vertragsanpas­
sungen bis hin zu ihrer Vernichtung.
Prozesse beschleunigen
Mieteranfragen, Schadensmeldungen oder die Ko­
ordinierung von Handwerkern – in der Immobilien­
wirtschaft fällt eine Vielzahl von Aufgaben an. Die
besondere Herausforderung: Alle Leistungen müssen
schnell und effektiv erbracht werden, bevor größere
Sachschäden entstehen oder Bewohner ihr Recht auf
Mietminderung geltend machen. Die ECM-Lösungen von
OPTIMAL SYSTEMS sind speziell auf die zeitsensiblen
Prozesse der Branche abgestimmt. Digitale Mieterakten,
die digitale Rechnungseingangsbearbeitung und auto­
matisch initiierte Verteilungs- und Freigabe-Workflows
beschleunigen parallel stattfindende Vorgänge und
helfen Mitarbeitern, unnötige Verzögerungen und da­
durch entstehende Kosten zu vermeiden. Gerade, wenn
eine große Anzahl von Akteuren beteiligt ist, unterstützt
wahres ECM Sie durch eine durchdachte Standardisie­
rung dabei, die Zusammenarbeit interner und externer
Mitarbeiter optimal zu managen.
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Mehr Sicherheit. Mehr Know-how. Weniger Aufwand.
Dynamisches Informationsmanagement wirkt –
unternehmensweit.
Prozessbrüche minimieren
Immer noch sind in vielen Immobilienunternehmen nicht
kompatible oder nur mit großem Aufwand integrierbare
IT-Lösungen im Einsatz. Wenn unterschiedliche Auf­
gaben von verschiedenen Softwareprodukten erledigt
werden, steigt die Gefahr des Auftretens kritischer Pro­
zessbrüche und Schnittstellenprobleme. ECM-Software
von OPTIMAL SYSTEMS hilft dabei, Insellösungen zu
vermeiden und schafft die Basis für ein einheitliches
Informationsmanagement. Die Anbindung verschie­
dener Fachanwendungen und ihre optimale Vernetzung
sorgt für fehlerfreie Abläufe und ist darüber hinaus
beliebig erweiterbar. Ob digitale Archivierung, smartes
Wissensmanagement, Posteingangs- und Postaus­
gangslösungen, digitales Rechnungsmanagement oder
die ERP-Integration: Alle Anforderungen der modernen
Immobilienwirtschaft werden in eine Softwareplattform
integriert. Dabei spielt es keine Rolle, von wo aus Ihre
Mitarbeiter auf das System zugreifen. Vielseitige Colla­
borationtools, eine variable Portalintegration und ein
unkompliziertes mobiles Dokumentenmanagement über
App und WebClient machen Ihre Mitarbeiter unabhängig
von Abteilungs- und Standortgrenzen.
Revisionssicher archivieren
Bei der Produktion, Bewirtschaftung und Vermarktung
von Immobilien gilt es, eine Vielzahl gesetzlicher Vor­
schriften zu beachten. Gerade Bau- und Sanierungsvor­
haben und damit einhergehende Gutachten verlangen
nach einer lückenlosen Dokumentation. Aber auch die
Durchführung obligatorischer Wartungsarbeiten oder
die jährlichen Betriebskostenabrechnungen verursa­
chen einen immensen Aufwand bei der Beschaffung und
Verwertung von Informationen. ECM-Anwendungen wie
digitale Mieter-, Hausanschluss-, Projekt-, Bau- und Ver­
tragsakten ermöglichen Ihnen einen genauso effizienten
wie revisionssicheren Umgang mit sensiblen Daten. Alle
Informationen und Dokumente werden nachvollziehbar
abgelegt und ordnungsgemäß archiviert. Dank ausge­
feiltem Retention Management und systematischem
Workflow-Management können Sie sich immer sicher
sein, dass Fristen und Vorhaltezeiten genau eingehalten
werden. Darüber hinaus garantieren Ihnen die ECMLösungen von OPTIMAL SYSTEMS eine uneingeschränkte
Mandantenfähigkeit – Daten und Dokumente einzelner
Standorte oder Abteilungen werden im System strikt
voneinander getrennt und können dadurch bei Bedarf
auch separat ausgewertet werden. Ein klares Storage
Management, eine eindeutige Rechte- und Rollenadmi­
nistration und die Möglichkeit zur qualifizierten elektro­
nischen Signatur sorgen für noch mehr Sicherheit.
Wertvolles Wissen generieren
Wertvolles Unternehmenswissen kann vor allem dann
entstehen, wenn vorliegende Informationen intelligent
verknüpft werden. Gerade in der Immobilienwirtschaft,
wo häufig Objekte an unterschiedlichen Orten verwal­
tet werden, ist ein effizienter Informationsaustausch
nicht immer gewährleistet. Verwertbare Informationen
stecken in unterschiedlichen und räumlich getrennten
Ablagestrukturen und sind – wenn überhaupt – nur
schwer erfassbar. Die ECM-Software enaio® von
OPTIMAL SYSTEMS sorgt für eine systematische Er­
schließung aller Wissensressourcen. Es organisiert die
Dokumentenablage und initiiert mit Hilfe von digitalen
Workflows sofort nach Beendigung eines Vorgangs den
nächsten logischen Schritt in der Informations- bzw. Ver­
arbeitungskette. Der Effekt: Ihre Mitarbeiter bekommen
wichtige Informationen automatisch zugespielt und sind
immer auf dem neuesten Stand. Die Bündelung der Do­
kumente in digitalen Akten ermöglicht einen optimalen
Überblick. Durch die kontextsensitive Darstellung der
Informationen ist neben der Erfassung von Details auch
eine ganzheitliche Sicht auf Vorgänge möglich.
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Spezielle Lösungen für noch speziellere Anforderungen.
Wahres ECM ist einzigartig – wie unsere Kunden.
alstria office REIT-AG
Arena One GmbH
Als eine der größten börsennotierten Immobiliengesell­
schaften Deutschlands mit Spezialisierung auf Akquisi­
tion, Besitz und Verwaltung von Bürogebäuden legt das
2006 in Hamburg gegründete Unternehmen besonderen
Wert auf Vollständigkeit und Aktualität der Dokumenta­
tion. Der Wert von Objekten und die Qualität des Asset
Managements hängen von einer Vielzahl von Einzelfak­
toren ab, die mittels einer leistungsfähigen Software­
plattform noch besser erfasst und dargestellt werden
sollten. Die Entscheidung fiel auf eine ECM-Lösung von
OPTIMAL SYSTEMS. Zunächst wurde ein elektronischer,
webbasierter Datenraum für Vermarktungszwecke
eingerichtet, in dem alle wichtigen Informationen zu den
Immobilien für potenzielle Investoren abrufbar sind. Ein
weiterer Projektmeilenstein: die Anbindung an Fachan­
wendungen wie die Mietervertragsdatenbank (PANDO­
RA), das Objektbuchhaltungssystem (iXHAUS) und die
Finanzbuchhaltung (Microsoft Dynamics NAV).
Höchstleistungen beim Sport – und beim Informations­
management: Die zum E.ON-Konzern gehörige Arena
One GmbH wurde im Jahr 2004 zur Bewirtschaftung der
Allianz Arena gegründet und ist heute ein international
tätiges Unternehmen mit über 300 festangestellten Mit­
arbeitern. Als zentrale Informationsplattform nutzt sie
mit großem Erfolg die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS.
Daten und Dokumente können seit Einführung der Lö­
sung weitaus schneller und sicherer gefunden, verwaltet
und archiviert werden – die Qualität der Kundenbetreu­
ung wurde nachhaltig verbessert. Ein überzeugendes
Argument für das System von OPTIMAL SYSTEMS war
die vielseitige und skalierbare CRM-Lösung. Dank einer
umfassenden TAPI-Unterstützung werden die Mitarbeiter
während des Kontakts permanent mit aktuellen Daten
versorgt und können noch besser auf Kundenbedürf­
nisse eingehen.
Lösungen:
Einführung eines Dokumentenmanagement- und
Archiv­systems
Ganzheitliche Informationsmanagementplattform mit
Internetanbindung
Integration von Fachapplikationen, z. B. PANDORA
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Lösungen:
Migration des Alt-Archivs
E-Mail- und Vertragsmanagement
Post- und Rechnungsbearbeitung
Anbindung des ERP-System Microsoft Dynamics NAV
Customer Relationship Management
TAPI-Unterstützung
Näher dran: Wahres ECM ermöglicht eine beliebig tiefe
Integration in bestehende IT-Landschaften. Sämtliche
Geschäftsprozesse können genau so modelliert werden,
wie Sie es wünschen.
degewo AG
DEBA Deutsche Bauarchiv GmbH
Digitalisierung im großen Stil: Die führende Berliner
Wohnungsbaugesellschaft setzt auf die EnterpriseContent- Management-Software von OPTIMAL SYSTEMS
als konzernweite Plattform. Aktuell werden annähernd
82.000 analoge Mieterakten gescannt und elektro­
nisch weiterverarbeitet. In der ersten Ausbauphase
steht – neben der Einführung einer digitalen Mieterakte
mit integrierter Posteingangs- und Postausgangslö­
sung – die Anbindung an die bestehende IT-Landschaft
im Vordergrund. Ziel der ECM-Implementierung ist es,
auf ein System zurückgreifen zu können, das sowohl die
rechtskonforme Archivierung als auch die Verknüpfung
von digitalisierten Dokumenten mit dem vorhandenen
SAP-System ermöglicht. Die Einbindung von Doku­
menten in elektronische Workflows zur Optimierung von
Geschäftsprozessen ist ebenfalls in Planung.
Die DEBA ist ein Unternehmen der SKP-Planungsgruppe
BAU·WERK·PLAN in Berlin, die von der Bauleitung über
Facility Management bis hin zum spezialisierten Tief und
Stahlbau europaweit Ingenieurdienstleistungen anbietet.
Die DEBA hat sich innerhalb der Firmengruppe auf die
Archivierung von Dokumenten jeglicher Art spezialisiert.
Neben dem Dokumentenmanagement gehört auch ein
ausgefeiltes Vertragsmanagement zum Dienstleis­tungs­
spektrum. Um die perfekt passende Software-Lösung zu
finden, wurden verschiedene Anbieter auf Herz und Nie­
ren geprüft – zwei Jahre lang. Am Ende konnte sich die
spezialisierte ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS durch­
setzen. Ausschlaggebend waren die große Flexibilität,
die Mandantenfähigkeit, das durchdachte Rechte­system,
die leichte Bedienbarkeit und die Möglichkeit, mit
der integrierten Fundstellenverwaltung ein branchen­
unabhängiges Hybridarchiv aufzubauen.
Lösungen:
Digitalisierung von 82.000 Akten
Einrichtung digitaler Mieterakten
Postein- und Postausgangslösung
SAP-Integration
Lösungen:
Hochflexible Archivlösung für alle Dokumentarten
Fundstellenverwaltung
Zugriff auf Dokumente über das Internet
Mandantenfähigkeit
Zentrales Dokumentenmanagement
Zentrales Scannen einschließlich Validierung
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Wissen ist das Fundament für Wachstum.
Wir helfen Unternehmen, Informationen intelligenter
zu nutzen.
Die Immobilienwirtschaft als Branche wird immer bedeutender, sowohl
gesellschaftspolitisch als auch wirtschaftlich. Obwohl eine Vielzahl
von gesetzlichen Regelungen besteht, zeichnet sich der Sektor durch
eine hohe Dynamik aus. Unsere spezialisierten Softwarelösungen sind
deshalb genauso sicher wie flexibel ausgelegt und unterstützen Immo­
bilienunternehmen dabei, schnellere und bessere Entscheidungen zu
treffen. Sie sorgen für optimierte Arbeitsabläufe, schaffen Transparenz
und wirken in allen Phasen der Informationsverarbeitung wissensbil­
dend. So leistet unsere Software einen großen Beitrag dazu, jeden Tag
effizienter zu gestalten.
OPTIMAL SYSTEMS wurde 1991 in Berlin gegründet und zählt heute
zu den führenden deutschen Anbietern konfigurierbarer Lösungen für
Enterprise Content Management. Die OPTIMAL SYSTEMS Unternehmens­
gruppe agiert inzwischen europaweit und vereint Tochtergesellschaften
in ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit derzeit 324 Mitar­
beitern und 1.575 Installationen weltweit sorgen wir dafür, dass unsere
Kunden Effizienzpotenziale voll ausschöpfen können. Und wir wachsen
weiter.
Die modulare Softwarestruktur und die schnelle Amortisation machen
das wahre ECM von OPTIMAL SYSTEMS für Unternehmen jeder Größe
attraktiv: Allein die Bearbeitungszeit von Dokumenten lässt sich mit un­
seren Lösungen deutlich reduzieren. Selbst bei kleineren Datenmengen
zahlt sich die Anschaffung bereits nach kurzer Zeit aus. Nicht umsonst
erhalten wir seit Jahren Bestnoten für unsere Software und Top-Bewer­
tungen unserer Kunden. 2012 wurden wir als erstes Unternehmen zum
ECM-Hersteller des Jahres gekürt und wurden in den letzten Jahren
mehrfach mit dem ersten Platz in der Kundenzufriedenheitsstudie von
Pentadoc ausgezeichnet.
Wir schaffen Freiraum für Ihre Ideen:
Digitales und mobiles Dokumenten­
management
Vertragsverwaltung und -management
Automatisierte Vorgangsbearbeitung
Dokumentenmanagement
Digitale Mieter-, Hausanschluss-,
Vertragsakte
Immobilienmanagement
E-Mail-Management mit Anbindung an
­Outlook o. a. Groupware
Collaboration
Digitale Workflows (z. B. Freigaben,
­Bedarfsmeldungen)
Anbindung an Fachanwendungen
(z. B. ERP-Systeme)
Qualitäts- und Wissensmanagement
Compliance (revisionssichere Archivierung)
Reklamationsmanagement
Automat. Post- und Rechnungsmanagement
Sitzungsmanagement
Document Lifecycle Management
Unternehmensweites Informations­
management
und vieles mehr
*Kundenzufriedenheitsstudie von Pentadoc Radar 2008–2013
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Mit wenig Aufwand zu mehr Effizienz.
Kontaktieren Sie unsere Experten für die
Immobilienwirtschaft.
Sie erreichen uns am besten elektronisch. Schicken Sie uns eine E-Mail an
[email protected].
Vertiefende Informationen über die ECM-Software enaio® für Ihre Branche,
unsere Verbands­mitgliedschaften und Zertifizierungen finden Sie auch auf
unserer Website unter www.optimal-systems.de/immobilien
Unternehmenszentrale
Cicerostraße 26
10709 Berlin
optimal-systems.de
Stand 08/2014