2012 UEHARA, Wilson Hiroshi de Oliveira

WILSON HIROSHI DE OLIVEIRA UEHARA
CUSTOS DE ARMAZENAMENTO E DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS NA
REDE MUNICIPAL DE SAÚDE PÚBLICA DE CAMPO GRANDE-MS
CAMPO GRANDE
2012
WILSON HIROSHI DE OLIVEIRA UEHARA
CUSTOS DE ARMAZENAMENTO E DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS NA
REDE MUNICIPAL DE SAÚDE PÚBLICA DE CAMPO GRANDE-MS
Monografia apresentado ao curso de
Especialização: Gestão em Assistência
Farmacêutica pela Universidade Federal de
Mato Grosso do Sul e Escola de Saúde Pública
“Dr. Jorge David Nasser”, da Secretaria de
Estado de Saúde de Mato Grosso do Sul, sob a
orientação do Prof. Msc. Marcos Antonio
Rodrigues
CAMPO GRANDE
2012
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
WHO – World Health Organization .................................................................................. 6
SUS – Sistema Único de Saúde ......................................................................................... 6
ABC - Activity Based Cost ................................................................................................ 7
CEME - Central de Medicamentos ................................................................................... 8
RENAME – Relação Nacional de Medicamentos Essenciais ..........................................8
CONASS – Conselho Nacional de Secretários Estaduais de Saúde ................................. 9
NOB – Norma Operacional Básica ................................................................................... 9
CNS – Conselho Nacional de Saúde ...............................................................................10
PNGC – Programa Nacional de Gestão de Custos .......................................................... 10
GECON – Sistema de Informações de Gestão Econômica ............................................. 12
USP – Universidade de São Paulo................................................................................... 12
RKW – Reichskuratorium fur Wirtschaftlichkeit ............................................................ 12
Seadim – Serviço de Abastecimento e Distribuição de Medicamentos .......................... 17
Sesau – Secretaria Municipal de Saúde ...........................................................................17
RESUMO
Identificar e quantificar os custos do armazenamento e distribuição de medicamentos é uma
informação importante para auxiliar o gestor a tomar decisões e realizar uma política de
medicamentos eficiente e satisfatória para a sua população. O objetivo deste trabalho foi
estimar o custo do armazenamento e distribuição de medicamentos na rede pública municipal
de Campo Grande – MS. O método utilizado foi o ABC, do inglês activity based cost, ou
custos baseados em atividades. O custo total estimado foi de R$627.080,35, no período de
setembro de 2011 a setembro de 2012. A atividade de maior custo no processo de
armazenamento foi o acondicionamento (R$285.057,61). No processo de distribuição o maior
custo foi com a atividade de montagem dos pedidos (R$184.166,18). Não foram encontrados
na revisão de literatura pesquisada outros trabalhos para comparação dos resultados.
Palavras-chave: Custos; armazenamento e distribuição de medicamentos; assistência
farmacêutica.
ABSTRACT
Identify and quantify the costs of storage and distribution of medicines is an important
information to assist the manager to make decisions and carry out a policy of efficient and
satisfactory medicines for its population. The purpose of this study was to estimate the cost of
storage and distribution of medicines in the public health system of Campo Grande - MS. The
method used was the ABC (activity based costs). The total estimated cost was R$ 627,080.35
for the period of september 2011 to september 2012. The most costly activity in the storage
process was wrapping (R$ 285,057.61). In the process of distributing the cost was greater
with the activity of mounting the requests (R$ 184,166.18). The literature review has no
found any other studies for comparison of results.
Keywords: Costs; storage e distribution of medicines; pharmaceutical assistence.
SUMÁRIO
Lista de Abreviaturas e Siglas ...........................................................................................2
1 INTRODUÇÃO ............................................................................................................ 6
2 REVISÃO DE LITERATURA .................................................................................... 8
2.1 Histórico da assistência farmacêutica no SUS ................................................ ........... 8
2.2 Métodos de custeio .................................................................................................... 10
2.2.1 Custeio Baseado em Atividades (ABC) ................................................................. 12
3 JUSTIFICATIVA ....................................................................................................... 15
4 OBJETIVO .................................................................................................................16
5 METODOLOGIA....................................................................................................... 17
5.1 Classificação da pesquisa .......................................................................................... 17
5.2 Contextualização do local da pesquisa ...................................................................... 17
5.3 Materiais e métodos ................................................................................................... 17
5.4 Aspectos éticos .......................................................................................................... 18
6 RESULTADOS E DISCUSSÃO ...............................................................................19
6.1 Identificação das atividades relevantes...................................................................... 19
6.1.1 Armazenamento ...................................................................................................... 19
6.1.2 Distribuição ............................................................................................................ 20
6.2 Recursos utilizados pelas atividades.......................................................................... 21
6.3 Atribuição de custos às atividades do modelo ........................................................... 23
7 CONCLUSÃO.............................................................................................................29
REFERÊNCIAS ............................................................................................................ 31
1 INTRODUÇÃO
De acordo com a Política Nacional de Medicamentos (BRASIL, 1998), a Assistência
Farmacêutica :
“É grupo de atividades relacionadas com o medicamento, destinadas a apoiar as
ações de saúde demandadas por uma comunidade. Envolve o abastecimento de
medicamentos em todas e em cada uma de suas etapas constitutivas, a conservação
e controle de qualidade, a segurança e eficácia terapêutica dos medicamentos, o
acompanhamento e a avaliação da utilização, a obtenção e a difusão de informação
sobre medicamentos e a educação permanente dos profissionais de saúde, do
paciente e da comunidade para assegurar o uso racional de medicamento.”
Estas etapas da Assistência Farmacêutica não devem ser entendidas como ações
isoladas e independentes uma da outra, devendo-se adotar um enfoque sistêmico valorizando
a articulação entre cada um dos seus componentes. Desta maneira, esta visão sistêmica é
denominada de “ciclo da Assistência Farmacêutica”. As etapas que constituem este ciclo são:
seleção de medicamentos, programação, aquisição, armazenamento, distribuição e utilização
(prescrição, dispensação e uso) (MARIN, 2003).
A garantia de acesso aos medicamentos não depende apenas da sua aquisição pela
instituição, neste caso, a prefeitura. É preciso fazer com que estes medicamentos cheguem às
farmácias das unidades de saúde de forma organizada e contínua, evitando desabastecimentos,
desperdícios e garantindo a conservação das suas características físico-químicas (MARIN,
2003; WHO, 2003). Isto é possível com o bom funcionamento de duas etapas do ciclo da
Assistência Farmacêutica: o armazenamento e a distribuição.
A literatura sobre Assistência Farmacêutica no Sistema Único de Saúde (SUS)
encontrada até o momento, frequentemente versa sobre a seleção, aquisição, prescrição e
dispensação do produto medicamento. Entretanto os custos destas etapas do ciclo, raramente é
objeto de pesquisa, sobretudo na atenção primária à saúde, tendo sido encontrado apenas um
trabalho relacionado ao custo dos serviços de uma farmácia hospitalar (SOUZA et al, 2007).
Mesmo a legislação que organiza o financiamento da Política Nacional de Assistência
Farmacêutica sempre considerou apenas a aquisição dos medicamentos, sem levar em conta
que para armazenar, distribuir e dispensar estes medicamentos existem custos importantes.
As empresas que conhecem e controlam seus custos têm grande vantagem competitiva
no mercado e esta é uma preocupação constante dos empresários. No setor público, este tema
também tem sido objeto de interesse, seja pela exigência legal (Lei de Responsabilidade
Fiscal), ou pela necessidade de valorização dos serviços públicos prestados (BEULKE, 2005).
Identificar e quantificar os custos do armazenamento e distribuição de medicamentos é
uma informação importante para auxiliar o gestor a tomar decisões e realizar uma política de
medicamentos eficiente e satisfatória para a sua população. Este trabalho pretende realizar a
identificação e quantificação destes custos utilizando o método ABC, do inglês activity based
cost, ou custos baseados em atividades. Dentre os vários métodos existentes de quantificação
de custos o ABC tem-se demonstrado mais adequado em diversas situações, pois se mostrou
superior na capacidade de gerar informações para a tomada de decisões gerenciais, inclusive
em setores de prestação de serviço.
2.
REVISÃO DE LITERATURA
2.1. Histórico da assistência farmacêutica no SUS
A criação da Central de Medicamentos (CEME) em 1971 (BRASIL, 1971) foi um
marco na política de medicamentos no setor público brasileiro. Esta instituição foi criada para
incentivar a pesquisa e produção nacional no setor químico-farmacêutico de interesse para a
saúde pública. Tinha como objetivo também a organização da assistência farmacêutica para a
população carente de acordo com os dados epidemiológicos de cada região, a organização da
capacidade de produção dos laboratórios oficiais, o planejamento e coordenação de
mecanismos de distribuição e venda de medicamentos no Brasil (COSENDEY, 2000;
MARIN, 2003; CHAVES, 2011).
A
CEME
conseguiu
desenvolver
algumas
políticas
importantes
para
o
desenvolvimento da assistência farmacêutica no país. Inicialmente atuou como incentivadora
das indústrias farmacêuticas instaladas no país, estimulando a produção pelos laboratórios
oficiais ou, posteriormente, comprando a produção excedente de laboratórios privados. A
publicação da Relação Nacional de Medicamentos Essenciais (RENAME) em 1975 foi uma
inovação promovida pela CEME. Conceitualmente, Medicamentos Essenciais, são aqueles
medicamentos que foram cuidadosamente selecionados considerando-se diretrizes clínicas
que proporcionam uma prescrição racional, menores custos e melhor suprimento de produtos
farmacêuticos (WORLD HEALTH ORGANIZATION, 2003). A adoção de listas de
medicamentos essenciais é uma das principais recomendações da Organização Mundial da
Saúde para o desenvolvimento de políticas de medicamentos nas comunidades. Outra
inovação foi a criação do Programa Farmácia Básica, no ano de 1987, que consistia no
fornecimento de uma lista de cerca de 40 medicamentos para as unidades de saúde de todo o
país (PORTELA et al, 2010; CHAVES, 2011).
A CEME, porém, enfrentou vários problemas de operacionalização. De órgão
regulador e incentivador da produção, distribuição e pesquisa de medicamentos, passou a ser
um mero repassador de produtos para as unidades de saúde. Com o agravante de ser
ineficiente e sofrer várias acusações de corrupção.
A RENAME, que poderia ser um
poderoso instrumento de organização da assistência farmacêutica nacional, ficou do ano de
1983 até 1998 sem revisões. A distribuição e dispensação de medicamentos não observava
critérios técnicos, gerando enormes desperdícios para o sistema. Nos municípios faltavam
medicamentos essenciais e sobravam outros, que não tinham relação com o quadro
epidemiológico local. Todos estes problemas levaram a desativação total da CEME no ano de
1997 (COSENDEY, 2000; MARIN, 2003; CHAVES, 2011; PORTELA, 2010).
A Constituição de 88 e a promulgação das leis 8080 e 8142 no ano de 1990, também
promoveram
grandes
mudanças
na
organização
da
assistência
farmacêutica,
responsabilizando o poder público pelo provimento da assistência terapêutica integral,
inclusive farmacêutica, para a população (CONASS, 1998).
Em 1993 foi criado no Ministério da Saúde o Programa de Assistência Farmacêutica
com o objetivo de integrar todas as ações de programação, produção, distribuição, infraestrutura, vigilância sanitária, investigação e ações educativas. Uma ação importante deste
programa foi a promulgação de decreto nº793/93 que obrigou a colocação da denominação
genérica nas embalagens dos medicamentos, reforçar a necessidade da presença do
profissional farmacêutico em todas as farmácias e o fracionamento de medicamentos
(BERMUDEZ, 1995).
A elaboração de uma Política Nacional de Medicamentos foi finalmente adotada pelo
Brasil em 1998 com a publicação da portaria nº3916 (BRASIL, 1998), tendo como propósito
fundamental a garantia da segurança, eficácia e qualidade dos medicamentos, a promoção do
uso racional e o acesso da população àqueles considerados essenciais.
Sob a vigência da Norma Operacional Básica 01 de 1996 (NOB 01/96) (BRASIL,
1996), foi publicada a portaria nº176 de 1999 (BRASIL, 1999) que promoveu a
descentralização dos recursos destinados à aquisição de medicamentos para a atenção básica,
modificando profundamente o papel dos municípios na organização da assistência
farmacêutica do Sistema Único de Saúde (SUS). A partir desta portaria o financiamento da
assistência farmacêutica passou a ser tri-partite, com as contrapartidas financeiras federal,
estadual e municipal. Os municípios habilitados para tal receberiam os recursos financeiros e
seriam responsáveis por desenvolver as ações do ciclo da assistência farmacêutica (seleção,
programação, aquisição, armazenamento, distribuição, prescrição e dispensação) (MARIN,
2003).
A criação do Departamento de Assistência Farmacêutica em 2003, com a
responsabilidade de formular e coordenar as ações de implementação da política nacional de
medicamentos, foi um passo importante para a organização da assistência farmacêutica no
Ministério da Saúde. Neste mesmo ano foi realizada a I Conferência Nacional de Assistência
Farmacêutica (PORTELA et al, 2006).
Em 2004 o Conselho Nacional de Saúde (CNS) aprovou a política nacional de
assistência farmacêutica, através da resolução nº338 (BRASIL, 2004), onde definiu as ações
de assistência e atenção farmacêutica e reforçou a política de medicamentos.
Entre os anos de 2005 e 2010 foram publicadas várias normas do Ministério da Saúde
referentes à assistência farmacêutica, sempre com a lógica de reforçar a descentralização da
gestão e com o financiamento das três esferas de governo. Mas estas normatizações
mantiveram um enfoque apenas na compra e distribuição do medicamento, desconsiderando
que para ocorrer o uso racional é necessário qualificar todo o ciclo da assistência
farmacêutica, em especial as etapas de prescrição e dispensação dos medicamentos.
Somente a partir do ano de 2009, com a publicação da portaria nº2982 de 2009
(BRASIL, 2009), foi permitido que parte dos recursos financeiros da assistência farmacêutica
pudessem ser utilizados na sua estruturação e qualificação, como por exemplo a adequação
física de almoxarifados, compra de computadores ou capacitação de recursos humanos. Antes
desta portaria estes recursos eram exclusivos para a compra de medicamentos. Porém apenas
15% dos recursos municipais ou estaduais podem ser utilizados.
2.2 Métodos de custeio
Existem várias definições para a palavra custo. No dicionário custo é a “quantia pela
qual se adquiriu algo; valor pago em dinheiro” (FERREIRA, 1986). Para Padoveze, 2006,
citando Sandroni, custo:
“É a avaliação em unidades de dinheiro de todos os bens materiais e imateriais,
trabalho e serviços consumidos também na manutenção de suas instalações.
Expresso monetariamente, o custo resulta da multiplicação da quantidade dos
fatores de produção utilizados pelos seus respectivos preços”.
Estas definições são muito ligadas a determinação de custos na fabricação de produtos.
Alguns autores expandem as definições também para os serviços, como Padoveze, 2006, que
define custos como a “mensuração econômica dos recursos (produtos, serviços e direitos)
adquiridos para a obtenção e a venda dos produtos e serviços da empresa”.
Como iniciativa do Ministério da Saúde para melhorar a gestão das instituições
públicas de saúde, foi criado o Programa Nacional de Gestão de Custos (PNGC) e como
primeira ação publicou um “Manual Técnico de Custos” (BRASIL, 2006). Este manual define
custos como “o valor de todos os recursos gastos na produção de um bem ou serviço”, esta
será a definição adotada no decorrer deste trabalho.
A literatura sobre as metodologias de levantamento de custos é farta, porém a maior
parte é voltada para os custos de produção de produtos industrializados, que, com algumas
adaptações podem ser utilizadas para o levantamento de custos em serviços. Na área de saúde,
os trabalhos são aplicados principalmente em instituições hospitalares (BAUMGARTNER,
MATOS, 2001; STRUETT, SOUZA & RAIMUNDINI, 2005; BRASIL, 2004; CASTILHO,
JERICÓ, 2010)
Antes de se descrever cada tipo de metodologia de custeio, faz-se necessário definir
algumas terminologias básicas utilizadas pelos estudiosos da área de contabilidade de custos
(PADOVEZE, 2006):
a) Custo fixo: um custo é considerado fixo quando seu valor não se altera com as
mudanças, para mais ou para menos, do volume produzido ou vendido dos
produtos finais. Um exemplo é o custo do aluguel de um imóvel, que não se altera
independentemente com a quantidade produzida;
b) Custo variável: são aqueles que, em cada alteração da quantidade produzida, terão
uma variação direta e proporcional em seu valor. Se a quantidade aumentar, o
custo aumenta na mesma proporção. Se a quantidade diminuir, o custo também
diminuirá na mesma proporção. Um exemplo seria o custo com combustível em
um serviço de entregas;
c) Custo direto: são os gastos que podem ser alocados direta e objetivamente aos
produtos finais. Os principais custos diretos são os materiais diretamente
utilizados e a mão-de-obra direta para produzir o serviço. Os materiais diretos são
facilmente identificados aos produtos pois fazem parte de sua estrutura física ou o
seu consumo é claramente identificado como necessidade para fazer-se o produto
final;
d) Custo indireto: todos os gastos que não são considerados como diretos são
classificados como indiretos;
e) Mão-de-obra direta: é o gasto com o pessoal que manipula diretamente os
produtos ou executa os serviços produzidos;
f)
Mão-de-obra indireta: são os gastos com o pessoal que desempenha as atividades
de apoio aos setores diretos, em geral não manipulando os produtos ou
executando os serviços;
Padoveze (2006) descreve de forma sucinta os principais métodos de análise de
custeio existentes, separando-as em duas classes principais:
a) Custeio variável ou direto: onde estão enquadradas o Sistema de Informações de
Gestão Econômica (GECON), desenvolvido por um grupo da Universidade de
São Paulo (USP) e a teoria das restrições;
b) Custeio por absorção: onde estão incluídos o custeio integral (full costing), custo
meta, custeio ABC e o pouco utilizado RKW (abreviação de Reichskuratorium fur
Wirtschaftlichkeit).
Os métodos de custeio variável ou diretos são aqueles que consideram como custo de
um produto ou serviço apenas o que foi gasto com os materiais e mão-de-obra diretamente
utilizados para sua produção e venda. Todos os outros custos são considerados fixos e
ocorreriam mesmo que não ocorresse a produção ou venda/entrega do produto ou serviço. Um
exemplo destes custos fixos é o setor de recursos humanos. O gasto com este setor seria o
mesmo independentemente da quantidade de produtos ou serviços produzidos.
Já os métodos de custeio por absorção consideram que todos os custos devem ser
considerados na determinação do custo de produção de uma unidade de produto ou serviço.
Portanto os custos fixos, variáveis, diretos e indiretos são absorvidos no custo final do produto
ou serviço.
2.2.1 Custeio Baseado em Atividades (Activity Based Costs) - ABC
Dois professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e Robin Cooper, foram
os responsáveis por disseminar o conceito do ABC como metodologia de determinação de
custos (PADOVEZE, 2006).
Na metodologia ABC o que se mede é o custo e o desempenho das atividades. Sendo
que os recursos (matéria prima e mão-de-obra) consumidos são atribuídos às atividades que
são, na seqüência, atribuídas aos objetos de custeio. O custo é a somatória de todas as
atividades identificáveis consumidas. Assim, as atividades consomem recursos, enquanto
produtos e clientes consomem atividades, e a principal função de uma atividade é converter
recursos (materiais, mão-de-obra e tecnologia) em produtos e serviços. A alocação dos
recursos às atividades é feita segundo "direcionadores de custos", que são os fatores que
causam – que direcionam – os custos de uma atividade (UBIALI, 2008).
Padoveze, 2006, define custo por atividade como: “um método de custeamento que
identifica um conjunto de custos para cada evento ou transação de cada atividade na
organização, que age como um direcionador de custos. Os custos indiretos são então alocados
aos produtos e serviços na base do número desses eventos ou transações, que o produto ou
serviço tem gerado ou consome como recurso.”
Observa-se que para determinar os custos de um serviço pelo método ABC é
necessário definir e descrever cada atividade realizada durante o processo. Sendo que são
estas atividades as causadoras dos custos nas empresas, pois são elas que consomem os
recursos (equipamentos, mão-de-obra, despesas de manutenção).
Para definir com clareza estas atividades é necessário identificar as tarefas principais
para sua execução, pois quanto maior a necessidade do desenvolvimento destas atividades
maior a necessidade de consumo de recursos e, portanto, de custos (PADOVEZE, 2006).
Estas tarefas necessárias para executar as atividades são chamados de direcionadores de
custos. Peres (2008) esquematizou de forma didática estas definições.
Figura 1 - hierarquia do processo, atividades e tarefas.
Processos
Subprocessos
Atividades
Tarefas
Fonte: adaptado de Peres (2008), p.28.
Para Martins (1998), a implantação de um projeto ABC pode ser feita em cinco etapas,
que foram realizadas no decorrer deste trabalho:
1. Identificação das atividades relevantes;
2. Atribuição de custos às atividades;
3. Identificação e seleção dos direcionadores de custos;
4. Atribuição de custos às atividades do modelo;
5. Atribuição dos custos das atividades aos produtos (serviços).
3.
JUSTIFICATIVA
Existe uma grande pressão da sociedade para que o setor público ofereça serviços de
melhor qualidade e que ao mesmo tempo diminua seus gastos. Para que esta combinação
ocorra é necessário implementar técnicas gerenciais eficientes nos órgão públicos.
Fornecer informações sobre custos é essencial para o gestor tomar decisões que otimizem
a utilização dos recursos disponíveis, sem comprometer a funcionalidade e a qualidade dos
serviços.
Evidências demonstram que em alguns sistemas de saúde chega-se a gastar até 20% do
valor usado para comprar medicamentos com armazenamento e distribuição destes produtos
(BANCO MUNDIAL, 2007). Para a prefeitura de Campo Grande, no ano de 2010, este valor
representaria cerca de dois milhões de reais.
Justifica-se desta forma a realização deste trabalho, visando fornecer ao gestor
informações importantes quanto ao custo de duas etapas da assistência farmacêutica no
município de Campo Grande.
4.
OBJETIVO
Estimar o custo do armazenamento e distribuição de medicamentos na rede pública
municipal de Campo Grande – MS.
5.
METODOLOGIA
5.1. Classificação da pesquisa
Esta pesquisa trata-se de um estudo de caso. Segundo Yin, 2001, este método é adequado
para situações onde a pesquisa é realizada em um ambiente natural, onde o pesquisador tem
pouco ou nenhum controle sobre os eventos.
Peres, 2008, cita que uma das últimas metas de uma pesquisa é responder a questões que
permitam alcançar o objetivo. No presente estudo esta questão é:
Como identificar os custos das atividades de distribuição e armazenamento de
medicamentos utilizando o método de custeio baseado em atividades?
Esta pesquisa enquadra-se ainda como descritiva, exploratória e observacional.
5.2. Contextualização do local da pesquisa
Peres, 2006, citando Yin, 2001, faz uma interessante discussão sobre a caracterização
da unidade a ser pesquisada em um estudo de caso. Relata que existem quatro tipos de estudo
de caso: único holístico, único incorporado, múltiplo holístico e múltiplo incorporado.
Este trabalho classifica-se como único holístico, pois analisará uma única unidade de
serviço bem definida e delimitada. Holístico devido à natureza global de análise dos processos
de armazenamento e distribuição, pois serão investigados todos os serviços realizados nesta
etapa da Assistência Farmacêutica.
A pesquisa foi realizada no Serviço de Abastecimento e Distribuição de
Medicamentos (Seadim), da Secretaria Municipal de Saúde (Sesau) na cidade de Campo
Grande – MS.
O Seadim esta formalmente inserido no organograma da Sesau, diretamente
subordinado à Coordenadoria de Assistência Farmacêutica. É responsável por receber,
armazenar e distribuir os medicamentos na rede pública municipal de saúde.
5.3. Materiais e métodos
Foi realizada uma análise de todas as etapas do armazenamento e da distribuição dos
medicamentos no Seadim. O início da observação ocorreu no momento de recebimento do
medicamento pelo serviço. O ponto final da observação foi no momento em que o funcionário
do Seadim retornou da entrega dos medicamentos nas unidades de saúde. Todas as atividades
realizadas pelo setor entre estes dois pontos foram consideradas para o cálculo dos custos. A
observação foi realizada entre os meses de outubro e novembro de 2012.
Foi observada cada atividade desenvolvida para a realização do serviço de
armazenamento e de distribuição. O propósito desta observação foi identificar cada tarefa
necessária para realizar uma atividade, descrevendo todos os recursos necessários para tal
(tempo, equipamentos, materiais). O pesquisador foi um observador participante, pois
revelou-se ao grupo a identidade do observador e o objetivo da pesquisa.
Em um segundo momento foi realizada a análise de documentos do setor pesquisado,
como notas de serviços de apoio, registros de manutenção, consumo de materiais de
escritório, contas de serviços consumidos e folhas de pagamento.
5.4. Aspectos éticos
O projeto foi submetido para apreciação ao Comitê de Ética em Pesquisa da
Universidade Federal de Mato Grosso do Sul.
A pesquisa segue a resolução 196/96 do Conselho Nacional de Saúde (BRASIL,
1996), bem como as diretrizes internacionais da pesquisa biomédica que envolvem seres
humanos (CIOMS/OMS, 1993 apud BRASIL, 1996).
6.
RESULTADOS E DISCUSSÃO
6.1 Identificação das atividades relevantes
As atividades estudadas no Seadim foram o armazenamento e a distribuição. São
atividades bem distintas, sendo possível identificar claramente as ações necessárias para sua
realização. Para facilitar o entendimento vamos classificar o armazenamento e a distribuição
como “processos”, as ações realizadas para realizar estes processos serão as “atividades”, que
por sua vez são compostas de tarefas.
São estas atividades que consomem os recursos disponíveis (financeiros, humanos e
materiais). E sera a partir delas que chegaremos ao custo final de armazenamento e
distribuição de medicamentos.
6.1.1 Armazenamento
De modo resumido pode-se descrever o funcionamento do setor de armazenamento
seguindo-se o fluxo de recebimento e acondicionamento dos medicamentos. Os
medicamentos comprados pela prefeitura são transportados por empresas de distribuição e
entregues todos no Seadim.
Foram identificadas três atividades para realizar o processo de armazenamento de
medicamentos: recebimento, acondicionamento e registro no sistema informatizado.
- Recebimento: quando o caminhão da transportadora chega ao setor o funcionário
responsável confere as notas fiscais com os empenhos de compra realizados. São conferidos
os seguintes itens: medicamento, concentração, forma farmacêutica, laboratório produtor,
quantidade, preço unitário. Após esta tarefa ocorre a inspeção física dos medicamentos
recebidos com a nota fiscal, onde são conferidos: medicamento, concentração, forma
farmacêutica, laboratório produtor, lote, vencimento, quantidade, integridade das embalagens
e aspecto físico dos medicamentos.
Os medicamentos são separados por forma farmacêutica, tamanho do volume e
necessidade de refrigeração. Quando necessário o lote é embalado com filme plástico.
- Acondicionamento: após separados, os medicamentos são acondicionados no local
de armazenamento sobre estrados de madeira, em prateleiras, salas com condicionamento de
ar ou na câmara fria.
- Registro no sistema informatizado: os medicamentos recebidos são registrados no
sistema de informação. São informados o medicamento, lote, validade, quantidade e preço
unitário de cada item. As notas fiscais recebidas da transportadora são fotocopiadas. Uma
cópia é arquivada no Seadim, juntamente com o empenho, e outra é enviada para o setor
responsável pelo faturamento na prefeitura.
6.1.2 Distribuição
O processo de distribuição é iniciado quando o setor recebe a solicitação de
medicamentos das unidades de saúde, via sistema de informação. A seguir a descrição de cada
atividade:
- Processamento da solicitação: um funcionário do setor verifica, ainda na tela do
computador, a solicitação realizada pela farmácia. É realizada uma conferência para corrigir
possíveis erros de quantidades solicitadas, harmonização entre as quantidades solicitadas e as
quantidades disponíveis nas embalagens, adequação das quantidades solicitadas com o
estoque disponível no Seadim. Após esta conferência a solicitação é impressa em papel em
duas vias e remetida ao funcionário responsável pela montagem do pedido.
- Montagem do pedido: o funcionário recebe a solicitação e inicia a montagem do
pedido. A separação é realizada por cada forma farmacêutica, lote e fabricante (quando
diferentes para o mesmo item). Os itens que são retirados de suas caixas de papelão são
acondicionados em caixas plásticas numeradas e lacradas. Alguns medicamentos são
separados e reembalados unitariamente em sacos plásticos, pois são solicitados em pouca
quantidade.
Após realizada a montagem do pedido, eles são levados até a área de despacho e
identificados.
- Conferência do pedido: na área de despacho é realizada a conferência por outro
funcionário. São conferidos com a solicitação impressa: o medicamento, lote, validade e
quantidade.
- Despacho e transporte: cada unidade já possui a data pré-determinada para receber
os pedidos, elas são agrupadas em rotas definidas para melhorar a eficiência da distribuição.
Os medicamentos são despachados de acordo com esta programação. Os pedidos são
acondicionados no caminhão baú de forma a facilitar o descarregamento em cada unidade
posteriormente.
- Entrega dos pedidos: chegando a unidade o pedido é descarregado do caminhão e
levado até a farmácia ou o depósito. Um funcionário do Seadim faz a conferência juntamente
com o farmacêutico da unidade de todos os itens do pedido, utilizando duas cópias impressas
da solicitação. São conferidos medicamento, lote, validade e quantidade. Em caso de alguma
discrepância, é realizada uma anotação em local específico. As duas vias da solicitação
impressa são assinadas com a identificação do recebedor e do entregador. Uma via fica na
farmácia e outra volta para o Seadim. Após esta conferência a equipe de transporte segue a
rota determinada.
6.2
Recursos utilizados pelas atividades
Foram identificados os recursos utilizados pelo Seadim para desenvolver as atividades,
são eles: material de consumo, mão de obra direta, equipamentos e mão de obra indireta.
Segue a descrição de cada recurso identificado, com a quantidade ou o valor utilizado
no período de setembro de 2011 a setembro de 2012.
O valor gasto com material de consumo (tabela 1) foi obtido através de notas
arquivadas no Seadim ou nos setores responsáveis pelo seu fornecimento.
Tabela 1 - Material de consumo, Seadim, set. 2011 a set. 2012.
Material de escritório
Outros materiais utilizados no acondicionamento e montagem dos
R$6.947,18
R$12.483,00
pedidos (papel, lacres, filmes plásticos).
Combustíveis, lubrificantes e manutenção dos veículos.
R$25.329,00
TOTAL
R$44.759,00
A mão de obra direta refere-se aos funcionários lotados no Seadim (Quadro 1). O
valor financeiro gasto com este recurso no período estudado foi de R$262.874,00. Para se
obter este valor foi considerado o a remuneração e os encargos de cada funcionário.
Quadro 1 – Mão de obra direta, Seadim, set. 2011 a set. 2012.
Ajudante de operação
10
Auxiliar de serviços diversos
6
Assistente administrativo II
1
Auxiliar social I
1
Auxiliar social II
1
Instrutor de formação especial
1
Farmacêutico
1
Total
21
Os dados sobre equipamentos foram obtidos por observação e análise documental
(quadro 2). O valor de mercado destes equipamentos é de R$155.710,10, porém este valor não
pode ser considerado como custo, contabilmente é considerado um investimento e passa a
fazer parte do patrimônio da instituição. Para obter-se o custo de utilização destes
equipamentos é necessário estabelecer sua depreciação anual, baseado na vida média de cada
equipamento. Como são equipamentos com vida média muito variável, foi estabelecida uma
depreciação média anual de 15%, que corresponde ao valor de R$23.356,52. Este é o custo
anual de utilização destes equipamentos.
Quadro 2 - Equipamentos, Seadim, set. 2011 a set. 2012.
Veículos
1 caminhão baú modelo F-4000 e 1 moto cargo com side-car.
Computadores
Ar condicionado e ventiladores
Impressora matricial
Movimentadores de material
Estrados de madeira
2
3 condicionadores de ar, 8 ventiladores
1
17
400
Caixas plásticas
50
Extintores de incêndio
10
Mobiliário
Câmara fria
Diversos
1
O condomínio refere-se aos gastos para utilização e manutenção do espaço onde está
localizado o Seadim. Foram levantados através de análise documental. Algumas destas contas
(Aluguel e impostos) são compartilhadas com outros setores que funcionam na mesma
estrutura do Seadim, porém o maior consumidor é o setor estudado. Optou-se por considerar o
valor de 75% da conta para obter-se os valores apresentados na tabela 2, pois esta é
aproximadamente a área ocupada pelo setor.
Tabela 2 - Condomínio, Seadim, set. 2011 a set. 2012.
Água
R$58.369,76
Energia elétrica
R$54.347,27
Aluguel
R$152.011,08
Telefone
R$7.175,56
Impostos
R$23468,00
Total
R$295.371,67
A mão de obra indireta refere-se ao gasto com funcionários que não executam
diretamente as atividades do Seadim, porém são essenciais para seu funcionamento. Os
valores apresentados na tabela 3 representam 30% do seu gasto anual. De forma proporcional,
foi considerado este percentual porque existem três serviços funcionando sob a coordenação
de assistência farmacêutica, considerou-se que este é o tempo gasto por estes funcionários
com trabalhos relativos ao Seadim.
Tabela 3 – Mão de obra indireta, Seadim, set. 2011 a set. 2012.
Segurança
R$16.596,00
Chefia, outros funcionários de apoio
R$39.263,00
Total
R$55.859,00
6.3
Atribuição de custos às atividades do modelo
Os critérios utilizados para definição do custo de cada atividade identificada são
descritos no quadro 3.
Quadro 3 – critérios e direcionadores para alocação de custos às atividades de
armazenamento e distribuição
Recursos
Critérios para alocação
Material de consumo
Mão de obra direta
Materiais utilizados para realizar a atividade
Tempo gastos por funcionários efetivamente envolvidos com a
execução das tarefas
Equipamentos
Condomínio
Mão de obra indireta
Valor obtido da depreciação de acordo com a sua vida útil.
Contas de infraestrutura. Área ocupada para realizar a atividade.
Despesas com funcionários envolvidos. Proporção do tempo
despendido pelos funcionários entre os setores
Com estes critérios definidos é possível, finalmente, atribuir os custos pra cada uma
das atividades necessárias para o armazenamento e distribuição de medicamentos no Seadim.
De forma simples estes custos serão descritos em duas tabelas a seguir, uma para o
armazenamento e outra para a distribuição.
De posse destes valores basta somá-los para obter o custo total de armazenamento e
distribuição de medicamentos, que foi de R$627.080,35 durante o período estudado.
Tabela 4 – Atribuição de custos às atividades de armazenamento. Setembro de 2011 a setembro de 2012.
Atividades
Recebimento
Acondicionamento
Registro no sistema
Total
de informação
Custos dos
Recursos (R$)
Material de consumo
495,00
165,00
330,77
990,77
6.258,91
18.776,72
2.758,35
27.793,97
49,90
5.516,69
519,80
313,26
-
257.939,25
4.525,25
262.464,50
Mão de obra indireta
2.659,95
2659,95
2.659,95
7.979,85
Total
9.463,76
285.057,61
10.794,12
305.315,48
Mão de obra direta
Equipamentos
Condomínio
Tabela 5 – Atribuição de custos às atividades de distribuição. Setembro de 2011 a setembro de 2012. Seadim.
Atividades
Processamento da
Montagem do pedido
Conferência do
solicitação
Despacho e
Entrega dos
transporte
pedidos
Total
pedido
Custos R$
Recursos
Material de consumo
1.553,80
16.113,00
330,00
660,00
330,00
18.986,80
37.553,43
137.695,91
12.517,81
25.035,62
12.517,81
225.320,58
299,40
1.097,82
99,80
23.456,62
99,80
25.053,14
Condomínio
4.525,25
-
-
-
-
4.525,25
Mão de obra indireta
7.979,85
29.259,45
2.659,95
5.319,90
2.659,95
47.879,10
51.911,73
184.166,18
15.607,56
54.471,84
15.607,56
321.764,84
Mão de obra direta
Equipamentos
Total
Analisando os valores da tabela 4, pode-se observar que o maior gasto do processo de
armazenamento é para acondicionar os medicamentos. Esta atividade representa 93% do custo
com este processo, cada m² utilizado tem um custo de R$184,61. Quanto maior o estoque de
medicamentos maior sera o gasto com o armazenamento. O ideal seria manter o mínimo
estoque possível para abastecer as farmácias da rede, exigindo desta forma uma área menor
para seu armazenamento (Figura 1).
Figura 1 – custos de armazenamento. Seadim, set. 2011 a set. 2012.
recebimento
acondicionamento
registro no sistema
4% 3%
93%
Na tabela 5, de custos na distribuição, o maior valor refere-se à montagem do pedido.
Este item representa 57% do custo total para distribuir os medicamentos na rede de farmácias.
Esta é a atividade que mais exige tempo da mão de obra direta para ser executada, sendo esta
a causa de seu alto custo relativo (Figura 2).
Figura 2 – custos de distribuição. Seadim, set. 2011 a set. 2012.
processamento
montagem
conferência
despacho e tranporte
entrega
5%
16%
17%
5%
57%
A análise detalhada das informações obtidas poderá fornecer valiosas informações
para o gestor melhorar a eficiência do armazenamento e distribuição de medicamentos.
No ano de 2010 foram gastos R$10.613.897,46 com medicamentos pela prefeitura de
Campo Grande (SESAU, 2011). O custo de armazenamento e distribuição destes
medicamentos representaria cerca de 6% deste valor. Como já observado anteriormente, não
temos parâmetros para comparação com outras cidades.
As atividades de maior custo foram o acondicionamento (representando 93% do
armazenamento) e a montagem dos pedidos (57% da distribuição). O primeiro em razão da
necessidade de manter grandes estoques de medicamentos e o segundo pela intensiva
utilização de mão de obra direta.
A diminuição de custos é possível na atividade de acondicionamento diminuindo-se o
estoque de medicamentos. Diante de atrasos na entrega por fornecedores e de dificuldades na
compra por licitação pela prefeitura, sabe-se que os estoques elevados de alguns
medicamentos no Seadim são uma necessidade para garantir o abastecimento da rede.
Portanto não se trata apenas de uma questão de administração de estoques, mas sim de
mudanças em todo o ciclo logístico da assistência farmacêutica. Mudanças que devem ocorrer
inclusive na legislação de compras governamentais, visando maior agilidade para resolver
problemas com fornecedores.
Na atividade de acondicionamento, a diminuição de custos é mais complexa por se
tratar de gastos com recursos humanos. O setor, além apresenta deficiência no quadro de
funcionários, precisa lidar com o absenteísmo frequente. Condições adequadas de trabalho,
programa para melhoria de qualidade de vida, cobrança de metas bem definidas, pagamentos
extras por produtividade e possibilidade de demissão de funcionários improdutivos são
possíveis opções para aumentar a produtividade desta atividade. Entretanto são ações de
difícil implementação no setor público.
7.
CONCLUSÃO
O custo do armazenamento e distribuição de medicamentos na rede municipal de
saúde de Campo Grande pode ser determinado utilizando-se o método ABC. Este custo foi de
R$627.080,35 (seiscentos e vinte e sete mil e oitenta reais e trinta e cinco centavos), no
período de setembro de 2011 a setembro de 2012. Não foram encontrados, durante a revisão
de literatura, trabalhos semelhantes para comparação.
A contenção de custos e a melhoria na eficiência da utilização dos recursos
disponíveis é premente para a administração pública brasileira. A atual realidade de altos
impostos e oferta de serviços de qualidade insatisfatória para a população, só será modificada
com técnicas de gestão profissionais e eficientes. Conhecer os custos dos serviços realizados é
apenas o primeiro passo em direção a esta desejada eficiência e qualidade.
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