Benutzerhandbuch Größe: 1717,65 kb

MARKETING
BENUTZERHANDBUCH
RÜCKSCHEINBRIEF-KLÄRUNG
01. JÄNNER 2015
INHALTSVERZEICHNIS
STARTSEITE – WWW.POST.AT .............................................................................................. 2
1.1
LOGIN – MEINE POST ...................................................................................................... 2
1.2
REGISTRIERUNG .............................................................................................................. 3
2
FREISCHALTUNG FÜR RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNGSFALL APPLIKATION ................ 5
2.1
BERECHTIGUNGSVERWALTUNG .................................................................................. 5
2.2
ANMELDUNG ZUR RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNG ..................................................... 6
2.3
AKTIVIERUNG DER RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNG ................................................... 6
3
KLÄRUNGSFALL EINLEITEN .................................................................................................. 7
3.1
SENDUNGSART ................................................................................................................ 7
1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.1.7
3.1.8
3.2
NICHT-MASCHINENFÄHIGER BZW. MASCHINENFÄHIGER RÜCKSCHEINBRIEF .. 11
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
4
HYBRID-RÜCKSCHEINBRIEF ................................................................... 7
SENDUNGSDETAILS ................................................................................... 8
DATEI-UPLOAD ........................................................................................... 8
ANSPRECHPARTNER .................................................................................. 9
KONTROLLE ................................................................................................. 9
WARENKORB ............................................................................................. 10
AUFTRAGSBESTÄTIGUNG ...................................................................... 11
MEINE AUFTRÄGE .................................................................................... 11
SENDUNGSDETAILS ................................................................................. 12
EMPFÄNGERINFORMATIONEN ............................................................. 13
ANSPRECHPARTNER ................................................................................ 14
KONTROLLE ............................................................................................... 14
WARENKORB ............................................................................................. 15
AUFTRAGSBESTÄTIGUNG ................................................................................................... 16
MARKETING
1
STARTSEITE – WWW.POST.AT
Durch Anklicken des Buttons „MEINE POST - LOGIN“ wird das Anmeldefenster geöffnet.
1.1
LOGIN – MEINE POST
1. Eingabe des Benutzernamens (E-Mail-Adresse)
2. Passwort
3. Danach den Button „LOGIN“ klicken
2
MARKETING
1.2
REGISTRIERUNG
Wenn Sie noch nicht angemeldet sind, können Sie sich ebenfalls unter Meine Post registrieren.
Klicken Sie auf „JETZT REGISTRIEREN“ und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.
Um die Klärungsfallapplikation nutzen zu können, ist eine Registrierung als Geschäftskunde
(Geschäftlich) erforderlich.
Im nächsten Schritt geben Sie bitte Ihre persönlichen Daten ein. Bei den Feldern die mit *
gekennzeichneten sind handelt es sich um Pflichtfelder.
3
MARKETING
Sofern die Registrierung erfolgreich abgeschlossen wurde, muss der Button „Meine Post“
angeklickt werden um die neue Berechtigung für die „Klärung Behördenrückscheine“ zu erteilen.
Eine Identifizierung für die Nutzung der Rückscheinbrief Klärung ist nicht notwendig.
4
MARKETING
2
FREISCHALTUNG FÜR RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNGSFALL APPLIKATION
Sie befinden sich jetzt direkt im Menüpunkt „Meine Post“ in dem Sie Ihre Berechtigungen verwalten
können. Klicken Sie einfach auf das Schlüsselsymbol oder in der rechten Navigationsleiste unter
„Meine Einstellungen“ auf den Unterpunkt „Meine Berechtigungen“.
2.1
BERECHTIGUNGSVERWALTUNG
Um die Freischaltung für die Rückscheinbrief Klärung zu erteilen klicken Sie in der
Berechtigungsübersicht auf den „Freischalten“ Button.
5
MARKETING
2.2
ANMELDUNG ZUR RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNG
Danach gelangen Sie direkt auf die Anmeldeseite. Hier muss die Debitorennummer (SAP
Kundennummer - 10 stellig) im Pflichtfeld eingetragen und das Produkt-und Preisverzeichnis für
Rückscheinbriefe der Ämter und Behörden durch Anklicken des Kontrollkästchen akzeptiert
werden, um die Freischaltung der Rückscheinbrief Klärung einzuleiten.
Durch das Klicken der Schaltfläche „Anmelden“ wird die Freischaltung zur Nutzung der
Rückscheinbrief - Klärung eingeleitet und unser Backoffice -Team über Ihren Freischaltungsantrag
informiert.
2.3
AKTIVIERUNG DER RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNG
Nach erfolgreicher Freischaltung werden Sie per E-Mail von unserem Backoffice-Team informiert.
Ab diesen Zeitpunkt ist es Ihnen möglich eine Rückschein-Klärung einzumelden.
6
MARKETING
3
KLÄRUNGSFALL EINLEITEN
In der linken Navigationsleiste finden Sie den Menüpunkt „MEINE SENDUNG REKLAMIEREN“
und den Unterpunkt „RS-KLÄRUNG MELDEN“.
Nach dem Klick auf den Button „ZUR RÜCKSCHEINBRIEF KLÄRUNG“ wird die Seite
„SENDUNGSART“ geöffnet.
3.1
SENDUNGSART
3.1.1 HYBRID-RÜCKSCHEINBRIEF
Abhängig vom Klärungsfall ist entweder „HYBRID RÜCKSCHEINBRIEF“ oder „NICHTMASCHINENFÄHIGER bzw. MASCHINENFÄHIGER RÜCKSCHEINBRIEF“ auszuwählen. In
diesem Fall wählen Sie „HYBRID RÜCKSCHEINBRIEF“ aus.
7
MARKETING
Nach dem Klick auf den Button „WEITER“ wird die Seite „Sendungsdetails“ geöffnet.
3.1.2 SENDUNGSDETAILS
Hybrid-Rückscheinbrief – Bei den mit * gekennzeichneten Feldern handelt es sich um Pflichtfelder.
Das sind die Felder „ Sendungs-ID“ und zumindest eine „Art des Klärungsfalles“. Nur in
Verbindung mit der vollständigen Sendungs-ID (Hybrid RS) können die Informationen zu Ihrer
Sendung ermittelt werden.
Anmerkung – eine Mehrfach-Auswahl bei „Art des Klärungsfalles“ ist nicht möglich! Der Benutzer
hat die Möglichkeit, zusätzliche Anforderungen im Textfeld „Zusätzliche Bemerkung“ einzufügen.
3.1.3 DATEI-UPLOAD
Wird als „Art des Klärungsfalls“ die Variante „Fehlerhafter Zustellnachweis“ ausgewählt, so öffnen
sich automatisch die Felder zu den fehlenden Angaben am Zustellnachweis/Rückschein und das
Feld „Datei-Upload“, wo der Anwender die Möglichkeit hat, Dokumente als Beilagen zum
Geschäftsfall hochzuladen.
Folgende Punkte sind dabei zu beachten:
 Dateiformate: ausschließlich PDF, JPG, GIF, PNG
 Maximale Filegröße: 1 MB
 Maximal bis zu 5 Dateien uploadbar
Diese Möglichkeit ist sowohl für den Hybrid-Rückscheinbrief als auch für maschinenfähige bzw.
nicht-maschinenfähige Rückscheinbriefe der Ämter und Behörden möglich.
8
MARKETING
3.1.4
ANSPRECHPARTNER
Hier werden die Kontaktdaten noch einmal für den Benutzer angezeigt. Diese werden aus den
Single-Sign-On-Stammdaten übernommen und können bei der „Rückscheinbrief-Klärung“ nicht
geändert werden. Die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Benutzers können hier in der
Folge editiert (=geändert) werden. Die Änderung gilt nur für diesen Geschäftsfall. Eine generelle
Änderung kann ausschließlich über SSO erfolgen.
Im unteren Teil werden bereits hochgeladene Dateien angezeigt bzw. können wieder gelöscht
werden.
Nach einem Klick auf die Schaltfläche „WEITER“ gelangt man zur nächsten Seite: „Kontrolle“.
3.1.5 KONTROLLE
Auf dieser Seite werden dem Bearbeiter die eingegebenen Daten nochmals zur Durchsicht und
Überprüfung angezeigt.
Durch Klick auf das Feld „WEITER“ wird die Seite „WARENKORB“ geöffnet.
9
MARKETING
3.1.6 WARENKORB
Auf dieser Seite wird der erstellte Auftrag angezeigt. Nachdem die AGB und Bestellhinweise
akzeptiert wurden, kann der Auftrag bestellt werden.
Durch Klick auf das Feld „JETZT BESTELLEN“ wird der Reklamationsauftrag zur weiteren
Bearbeitung weitergeleitet und durch das Kundenservice der Post bearbeitet.
10
MARKETING
3.1.7 AUFTRAGSBESTÄTIGUNG
Die Eingabe durch den Benutzer ist abgeschlossen. Als Bestätigung erhalten Sie eine E-Mail an
die angegebene Adresse.
3.1.8 MEINE AUFTRÄGE
Durch den Klick auf den Button „MEINE AUFTRÄGE“ gelangt man zur Übersicht der bereits
erstellten Aufträge und Reklamationen
3.2
NICHT-MASCHINENFÄHIGER BZW. MASCHINENFÄHIGER RÜCKSCHEINBRIEF
Wie bei einer Klärungsanfrage zum Hybrid-Rückscheinbrief wird auch hier unter dem Menüpunkt
„MEINE SENDUNG REKLAMIEREN“ in der linken Navigationsleiste und dem Unterpunkt „RSKlärung melden“ eine Rückscheinbrief Klärung angelegt.
11
MARKETING
Nach Auswahl der Sendungsart „NICHT-MASCHINENFÄHIGER bzw. MASCHINENFÄHIGER
RÜCKSCHEINBRIEF“ klicken Sie auf „WEITER“, um zu den „Sendungsdetails“ zu gelangen.
3.2.1 SENDUNGSDETAILS
Im oberen Teil dieser Seite sind die Pflichtfelder für die Empfängerinformationen mit (*)
gekennzeichnet. Um eine rasche Bearbeitung der Klärungsanfrage zu Ihrer Sendung garantieren
zu können, erfordert es besondere Sorgfalt bei der Eingabe der Daten.
Im unteren Teil des Formulars werden Sie analog zur Erfassung eines Klärungsfalls für HybridRückscheinbriefe nach der „Art des Klärungsfalles“ gefragt. Auch hier können Sie nach der
12
MARKETING
Auswahl „Fehlerhafter Zustellnachweis/Rückschein“ Dateien in den angegebenen Formaten und
Größen Ihrer Reklamation hinzufügen.
Anmerkung: Eine Mehrfach-Auswahl bei „Art des Klärungsfalles“ ist nicht möglich! Sollten mehrere
Klärungsfragen zu einer Sendung auftreten, so sind diese im Feld „Zusätzliche Bemerkung“
anzuführen.
3.2.2 EMPFÄNGERINFORMATIONEN
Nach Klick auf „WEITER“ wird die eingegebene Adresse mit den Post-Adress-Daten verglichen.
Wird die Adresse nicht gefunden, so werden durch Bestätigen der Adresse die Angaben
übernommen.
13
MARKETING
3.2.3 ANSPRECHPARTNER
Analog zu Hybrid-Rückscheinbriefen werden die Kontaktdaten zur Kontrolle durch den Benutzer
angezeigt. Diese werden aus den Single-Sign-On-Stammdaten übernommen und können bei der
„Rückschein-Klärung“ nicht geändert werden. Will ein Benutzer beispielsweise die E-Mail-Adresse
ändern, so kann dies ausschließlich über SSO erfolgen. Eine irrtümlich hochgeladene Datei kann
hier noch gelöscht werden.
Durch Anklicken des Feldes „WEITER“ gelangt der Benutzer zur Seite „Kontrolle“.
3.2.4 KONTROLLE
Auf dieser Seite werden dem Benutzer die eingegebenen Daten nochmals zur Durchsicht und
Überprüfung angezeigt. Durch Klick auf das Feld „WEITER“ wird der Reklamationsauftrag zur
weiteren Bearbeitung freigegeben.
Durch Klick auf das Feld „WEITER“ wird die Seite „WARENKORB“ geöffnet.
14
MARKETING
3.2.5 WARENKORB
Auf dieser Seite wird der erstellte Auftrag angezeigt. Nachdem die AGB und Bestellhinweise
akzeptiert wurden, kann der Auftrag bestellt werden
Durch Klick auf das Feld „JETZT BESTELLEN“ wird der Reklamationsauftrag zur weiteren
Bearbeitung weitergeleitet und durch das Kundenservice der Post bearbeitet.
15
MARKETING
4
AUFTRAGSBESTÄTIGUNG
Die Eingabe durch den Benutzer ist abgeschlossen. Als Bestätigung erhalten Sie eine E-Mail an
die angegebene Adresse.
Durch Auswahl der Schaltfläche „MEINE AUFTRÄGE“ im linken Navigationsbereich gelangt man
zur Übersicht der bereits erstellten Aufträge und Reklamationen.
16
Österreichische Post AG
Postkundenservice
Business-Hotline: 0800 212 212
Privatkunden: 0810 010 100
(max. 10 ct/Minute aus ganz Österreich)
Unternehmenszentrale
Division Brief, Werbepost & Filialen
Haidingergasse 1, 1030 Wien
www.post.at
Rechtsform: Aktiengesellschaft
Sitz in politischer Gemeinde Wien
FN 180219d des Handelsgerichts Wien
Druck- und Satzfehler vorbehalten. Stand Jänner 2015