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SMARTsend ™ 2.0 Scannen schnell, komfortabel und sicher Steigen Sie ein in die neue Dimension der Produktivität: Scannen. Neue, vielseitige und flexible Scanfunktionen werden Ihre Arbeitsweise revolutionieren. Die Lösung lautet: SMARTsend. Nutzen Sie SMARTsend zusammen mit Ihrem Xerox Multifunktionssystem, um gedruckte Dokumente in digitale umzuwandeln und diese in einem Arbeitsschritt an verschiedene Ziele zu versenden. So stehen allen Mitarbeitern mehr Informationen zur Verfügung. Komplexe Abläufe elegant gelöst Die SMARTsend-Software wird Ihr Informationsmanagement vereinfachen. Der Austausch von Dokumenten wird zum Kinderspiel. • Verteilen Sie Hardcopy-Informationen in wenigen Sekunden. Sie brauchen die Vorlagen nur zu scannen. SMARTsend wird sie dann in digitale Daten umwandeln und an die Zielorte senden, die Sie in einem Workflow vorprogrammiert haben – an mehrere E-Mail-Adressen, Ablagebereiche, Netzwerkordner, FTP-Ordner, WebAdressen oder Remote-Drucker. • Über die Schaltfläche "Scan to Home" können Sie Dokumente direkt an Ihre persönliche EMail-Adresse oder an Ihren Netzwerkordner senden. Dazu definieren Sie einen einzelnen Scan-Workflow mit Netzwerkauthentifizierung oder PINNummern-Eingabe. • Wenn Sie Workflows für die Verteilung erstellen, brauchen Sie selbstverständlich keine E-Mail-Adressen einzugeben. Denn Sie haben direkten Zugriff auf Ihr globales Mail-Verzeichnis. • Wenn ein Workflow PDF- oder TIFF-Dateien erfordert, ein anderer dagegen Word- oder Excel-Daten – kein Problem. SMARTsend Pro konvertiert Ihre Dokumente in die Formate, die Sie für die verschiedenen Zielorte in Ihrem Workflow vorgeben. Da immer das passende Dateiformat (unter anderem durchsuchbare PDF, Word, Excel etc.) zur Verfügung steht, können Sie jedes Dokument im Handumdrehen umgestalten, speichern oder aufrufen. • Leistungsstarke OCR-Funktionen für die optische Zeichenerkennung (Pro Version) sorgen dafür, dass Ihre Dokumente fehlerfrei gescannt werden und Seitenlayout und Format erhalten bleiben. • Verwandeln Sie Hardcopy-Vorlagen in indizierte Informationen, die direkt in Ihr Dokumentenmanagementsystem einfließen. Sie brauchen das gescannte Dokument nur mit SMARTsend Pro in eine durchsuchbare PDF-Datei umzuwandeln und direkt an DocuShare oder andere unterstützte Ablagebereiche zu übergeben. • Zu den zahlreichen Sicherheitsfunktionen gehören die verschlüsselte Datenübertragung von Endgerät zu Endgerät per HTTPS, die sichere Gerätelokalisierung und –konfiguration per SNMPv3, die integrierte Netzwerkauthentifizierung und passwortgeschützte, private Workflows für die bestmögliche Absicherung Ihrer vertraulichen Informationen. • Kontrolle der Workflow-Nutzung. Für alle Workflows wird ein Prüfprotokoll angelegt, in dem sämtliche Aktivitäten verzeichnet sind. • Abgelaufene oder veraltete Workflows können automatisch gelöscht werden. • Lassen Sie sich die erfolgreiche Zustellung bestätigen. Die Frage "Ist es auch angekommen?" werden Sie Zukunft nicht mehr stellen müssen, denn Sie können eine Bestätigung automatisch entweder Einfache Einrichtung und Wartung für den Administrator per E-Mail oder als Ausdruck erhalten. Ein intelligenter Netzwerkteilnehmer Die SMARTsend-Software ist unglaublich IT-freundlich. Sie ist eine willkommene Entlastung für Ihre Systemadministratoren. • Einfach zu installieren – zusätzliche Client- Software wird nicht benötigt. • Sicherheit und Zugriff werden über die Profile der Netzwerkbenutzer gesteuert. Also muss nicht jeder Benutzer einzeln eingerichtet werden. Und wenn Sie den Zugriff einschränken wollen, ist das selbstverständlich auch möglich. • Jeder Benutzer kann jederzeit feststellen, welches Multifunktionssystem für ihn am besten geeignet ist. Assistenten führen den Benutzer sicher durch die einzelnen Schritte des Workflows SMARTsend ™ 2.0 • Unterstützt werden die verschiedensten Xerox-Produkte, unter anderem die neuen Advanced Multifunktionssysteme WorkCentre Pro für Farbe und Schwarzweiß und auch die bereits länger bekannten, scanfähigen Xerox DocumentCentreSysteme. Unternehmensweit können Sie eine einheitliche Scanlösung bereitstellen. • Jedes Dokument ist im Handumdrehen auffindbar. Denn mit der SMARTsendTechnologie können Sie unter anderem auch Indizierungsinformationen (Metadaten) Ihren Dokumenten beifügen - und sie bei einer späteren Suche dann einwandfrei identifizieren. • Nutzt die patentierte TrueMatch LinguistikTechnologie (verfügbar in der Pro-Version) für das Suchen und Abrufen von Informationen in und aus den DocuShareund Microsoft SharePoint-Ablagebereichen*. • Über einen externen Application Service Connector können Produkte von Fremdanbietern integriert werden, so dass kein Aufwand für die Entwicklung kundenspezifischer Connectors anfällt. Workflow aktivieren Sie haben zwei Möglichkeiten, einen Workflow zu aktivieren: a) Am Gerät Gehen Sie einfach zu Ihrem XeroxMultifunktionssystem und blättern Sie die Liste der gespeicherten Workflows auf der Benutzeroberfläche durch. Wählen Sie den zuvor erstellten Workflow aus. Dann scannen Sie das zu verteilende Dokument, drücken die grüne Taste – und das war's schon! Den Komfort von SMARTsend genießen Mit einem einzigen, einfachen Workflow haben Sie Informationen an mehrere Zielorte und mehrere Empfänger verteilt. *Suchfunktion nur in Englisch verfügbar Laden Sie eine kostenlose Demoversion herunter von www.xerox.com/SMARTsend ERSTELLEN PaperWare-Workflow COMPUTER/SERVER b) PaperWare-Deckblatt (Pro Version) Wenn Sie Daten mit einem PaperWare-Deckblatt verteilen, können Sie die Standard-Zielorte des Workflows modifizieren. Wenn ein Dokument beispielsweise nur an fünf von insgesamt zehn Zielorten in einem Workflow geschickt werden soll, müssen Sie selbstverständlich nicht den gesamten Workflow neu anlegen. Sie drucken einfach ein PaperWareDeckblatt aus, in dem die WorkflowZielorte aufgelistet sind. Dann markieren Sie die gewünschten Empfänger. Dieses Deckblatt legen Sie dann oben auf das Dokument und scannen es, so dass SMARTsend die Anweisungen interpretieren und das Dokument ordnungsgemäß weiter, leiten kann. Geräte-Workflow ERFASSEN/DIGITALISIEREN • Da diese Software auf der Microsoft .NETArchitektur aufbaut, ist sie komfortabel in jede Kundenumgebung und Fremdanbieterlösung zu integrieren. Sie lässt sich nahtlos in Ihr vorhandenes Windows ®- Netzwerk einbinden und ist dann unternehmensweit von überall her erreichbar. Workflow erstellen Eine einfache Sache. Direkt an Ihrem PC mit dem Workflow-Assistenten. Einige wenige Angaben genügen: Die Zielorte für Ihre Dokumente, das/die Formate für die Digitalisierung, eventuelle Zusatzinformationen, die Sie zu Ihren Dokumenten hinzufügen wollen (Name, Format, Titel), ob der Workflow öffentlich oder privat sein soll und wie Sie ihn aktivieren wollen. KONVERTIEREN/ VERTEILEN Die ausgereifte Funktionalität der SMARTsend-Software trägt ihren Teil dazu bei, Ihre Netzwerkinvestition zu optimieren und Ihre Geschäftsprozesse zukunftsfähig zu machen. Scan-to-EMAIL Scan to REPOSITORY • Breite Auswahl an Ablagebereichen ZUGANG Hochentwickelte Technologie So funktioniert die SMARTsend™ Software Scan-to-FILE • Scan-to-Home • FTP • Microsoft® Network Folder • Netware ® Folder • Microsoft Exchange 2000 Web Folders • Web URL • Anwendung Drucken auf REMOTE-GERÄT Deutschland, Schweiz & Österreich Tel: 00 800 9000 9090 Weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.xerox.com/office Sonstige Xerox-Angebote für die FreeFlow™ SMARTsend™ – Hauptfunktionen Client-Anforderungen • Eine Web-gestützte Softwareanwendung für die automatische Digitalisierung und Verteilung von HardcopyDokumenten ... damit Sie mehr Personen mehr Informationen zur Verfügung stellen können Die Client-Schnittstelle von SMARTsend ist Web-Browser-fähig und kann über folgende Web-Browser aufgerufen werden: • Scan-Workflow über Web-Browser-Assistenten erstellen Windows/Mac Clients Netscape Navigator ab Version 7.0 Ihrer Geschäftsprozesse: Mac OS X ab Version 10.2 Mozilla ab Version 1.6 Mozilla FireFox ab Version 1.0.6 • Scan to PC™ Desktop • In einem einzigen Scanvorgang mehrere Zielorte ansteuern • Ihre Dokumente mit Indizierungsinformationen (Metadaten) versehen. • Gescannte Dokumente in eine Vielzahl von Standardformaten umwandeln • Für jeden Zielort eines gescannten Bilds ein anderes Format vorgeben • Scan-to-Home-Funktion für die komfortable Einrichtung von Scanzielen (E-Mail-Adresse, FTP-Site oder Netzwerkordner) direkt am Gerät • Sichere, verschlüsselte Übertragung der gescannten Daten über HTTPS • Private, geschützte Workflows (mit NetzwerkAuthentifizierung am Multifunktionssystem) • Bestätigung per E-Mail oder Ausdruck an dem Multifunktionssystem, auf dem der Scan erstellt wurde FreeFlow ™ SMARTsend ™ Pro – Hauptfunktionen Windows Clients Microsoft Internet Explorer ab Version 5.5 Linux/Unix Clients Mozilla ab Version 1.6 Mozilla FireFox ab Version 1.0.6 • Integrierte, optische Zeichenerkennung (OCR) (OmniPage Capture SDK 12) für die automatische, digitale Archivierung und Umwandlung von Dokumenten • TrueMatch Search and Retrieval-Workflow für den Abruf von Dokumenten aus DocuShare- und Microsoft SharePointAblagebereichen*. Systemspezifikationen Um die bestmögliche Leistung zu erhalten, ist SMARTsend vorzugsweise auf einem separaten Server/PC zu installieren. Mindestanforderungen: • CPU: • Festplatte: • RAM: • Netzwerkprotokolle: 1.0 GHz oder schneller Min. 750 MB freier Festplattenplatz Min. 512 MB TCP/IP (HTTP/HTTPS ebenfalls unterstützt) SMARTsend kann alternativ auf einem gemeinsam genutzten Druck- oder Dateiserver installiert werden, der die vorgenannten Mindestanforderungen erfüllt. Unterstützte Betriebssysteme • Windows 2000 Server oder Advanced Server mit SP4 und allen obligatorischen Updates sowie Internet Information Services (IIS) 5.0 oder höher • Windows 2003 Server mit aktiviertem ASP.NET, allen Servicepacks und obligatorischen Updates sowie Internet Information Services (IIS) Professional Automatisches Scannen auf den Desktop, sicherer PDF- Erfassungsgeräte Workflow, professionelle OCR- WorkCentre ® Pro 232/238/245/255/265/275 WorkCentre Pro 165/175 WorkCentre Pro 123/128 WorkCentre Pro 65/75/90 WorkCentre Pro 35/45/55 WorkCentre Pro C2128/C2636/C3545 WorkCentre Pro 32/40 Colour Xerox ® 4110 DocumentCentre ® 555/545/535 DocumentCentre 490/480/470/460 DocumentCentre 440/432/425 Funktion auf dem Desktop und Alles, was FreeFlow SMARTsend beinhaltet, plus: • Workflow-Aktivierung über PaperWare (Scan-Deckblätter) für variable, veränderbare Workflows. Digitalisierung Internet-Fax-fähiges Gerät (über PaperWare-Deckblätter – nur Professional-Version) – WorkCentre M20i – WorkCentre M118i – WorkCentre M24 Colour – WorkCentre Pro 685/785 WorkCentre Pro- und DocumentCentreAnforderungen • Scan-to-File aktiviert • TCP/IP aktiviert • lpr aktiviert • DNS-Host-Name oder statische IP-Adresse zugeordnet direkte Integration mit den unternehmensweit eingesetzten Content Management-Anwendungen. • Xerox Alliance PartnerProgramm Xerox-Partner haben weltweit Zugriff auf die Ressourcen und Technologien von Xerox, damit angepasste Lösungen entwickelt werden, die die Xerox-Produkte vielseitiger und flexibler machen. Eine dieser Lösungen ist Unterstützte Ausgabeziele und Ablagebereiche DocuShare – eine intuitiv • E-Mail • FTP • Microsoft Network Folder • NetWare Folder (Novell® NetWare – Version 5.x oder 6.x) • Remote-Drucker • Web URL • Domino.doc (Version 3.1) • Domino (Version 5.x oder 6.0) • DocuShare 3.x und 4.0 • Microsoft SharePoint Portal Server 2001 und 2003 • Microsoft Exchange 2000 Web Folder • Hummingbird DM 5.1.0.5 (optional) • Interwoven WorkSite 8.0 (optional) • Documentum 5.2.5.SP3 (optional) • Live Link Enterprise Server 9.5 (optional) verständliche, kostengünstige Software für die Erfassung, die Verwaltung, den Abruf und die Verteilung von Informationen weltweit innerhalb einer sicheren, webgestützten Umgebung. • Windows XP Professional WorkStation SP2-Plattform SMARTsend kann außerdem auf einem der vorgenannten Betriebssysteme mit VMwave ® Virtual Infrastructure oder Microsoft Virtual PC / Virtual Server installiert werden. *Suchfunktion nur in Englisch verfügbar © 2006 Xerox Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Diese Veröffentlichung darf nur mit Genehmigung der Xerox Corporation reproduziert werden. Xerox ®, DocumentCentre ® und WorkCentre ® Pro sind Marken der Xerox Corporation. FreeFlow™, Scan to PC™ und SMARTsend™ sind Marken der Xerox Corporation. Microsoft ® und Windows ® sind Marken der Microsoft Corporation. Novell ® und NetWare ® sind Marken der Novell, Incorporated. VMware ® ist eine Marke der VMWare, Inc. Die Informationen dieser Broschüre unterliegen unangekündigten Änderungen. 03/06 SFTBR-04GD www.xerox.com/office