Personenstandswesen

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Teilprojekt
Personenstandswesen
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Pilotprojekt e-Government NRW
Städte und Gemeinden auf dem Weg
zum Virtuellen Rathaus
Dokumentation
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Dokumentation ›Pilotprojekt e-Government NRW‹
hrsg. im Selbstverlag vom
Städte- und Gemeindebund NRW
Kaiserswerther Str. 199-201
40474 Düsseldorf
Telefon 0211-4587-1
Telefax 0211-4587-211
e-Mail: [email protected]
Internet: www.nwstgb.de
Konzept: Martin Lehrer M.A.
Redaktion: Dr. iur. Lutz Gollan
Gestaltung: Grafik Design Bock-Ferber
Auflage 1.000
ISBN 3-00-011803-9
© StGB NRW 2003
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Pilotprojekt e-Government NRW
Städte und Gemeinden auf dem Weg
zum Virtuellen Rathaus
Dokumentation
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Inhalt
Inhalt
Einleitung
10
Beschreibung der Teilprojekte
Personenstandswesen
Stadt Lippstadt
Stadt Olsberg
Stadt Paderborn
15
17
26
30
Bauleitpläne / Bauplanung
35
Baugenehmigung
Stadt Herten
Stadt Rietberg
49
50
59
Melderegisterauskunft
Stadt Siegburg
Stadt Rees
Stadt Rietberg
65
66
75
79
Steuerwesen/Müllgefäß-Änderung
85
Gewerberegister
97
Bewertung von Zahlungssystemen für e-Government-Anwendungen
unter kommunalen Gesichtspunkten
105
Umfrage zu Bürgerservices auf
kommunaler Ebene in NRW
125
Leitfaden Ratsinformationssysteme
129
9
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Personenstandswesen
Teilprojekt Personenstandswesen
I. Ziel des Teilprojekts
Stadt Lippstadt
A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts
Die Stadt Lippstadt hat sich für das e-GovernmentTeilprojekt Personenstandswesen entschieden, weil
neben der Verbesserung des Bürgerservices in diesem
Bereich durch die Verknüpfung von Fachanwendungen mit digital zur Verfügung stehenden weborientierten Angeboten auch eingefahrene Prozesse
im Personenstandswesen aufzubrechen sind, um
e-Government hier zu ermöglichen.
Von
Walter Böhle
Fachdienstleiter Organisation
Stadt Lippstadt
e-Mail:[email protected]
Martina Meis
Organisationssachbearbeiterin
Stadt Lippstadt
e-Mail: [email protected]
Inhalt
I. Ziel des Teilprojekts
A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts
B. Beschreibung des angestrebten
Endzustandes nach Abschluss des
Teilprojekts
II. Beschreibung der Ausgangslage
A. Definition der kommunalen Aufgabe
B. Rechtliche Rahmenbedingungen und
lokale Besonderheiten
C. Beteiligte am Verwaltungsprozess
D. Beschreibung der EDV-Ausstattung
zu Beginn des Projekts
E. Darstellung des Workflows zu Beginn
des Projekts
F. Fallzahlen in Lippstadt
G. Kostensituation
III. Umsetzung des Teilprojekts
A. Erstellung eines Sollkonzepts
B. Ergebnisse der Differenzanalyse
zwischen Ist-Zustand und Sollkonzept
C. Anpassung des Sollkonzepts
D. Realisierungsphase
Technische Umsetzung
Organisatorische Veränderungen
Schulung von Personal
Belange des Datenschutzes
Kommunikation der Ergebnisse in
Politik und Öffentlichkeit
17
17
17
17
17
18
20
20
20
21
21
21
21
22
22
23
23
23
24
24
24
Verfolgte Ziele waren:
■ Aufzeigen von e-Government-Lösungen, trotz
eng gesteckter Rahmenbedingungen
■ Aufzeigen noch bestehender rechtlicher Hemmnisse
■ Veränderung interner Verwaltungsprozesse
■ Entwicklung einer e-Government-Lösung auf der
Basis von Standardtechnologie
■ Integration bereits eingesetzter Fachanwendungen
■ Übertragbarkeit entwickelter Lösungen auf weitere Kommunen
■ Dokumentation als Hilfestellung für weitere Kommunen.
B. Beschreibung des angestrebten Endzustandes
nach Abschluss des Teilprojekts
Angestrebt wird von Seiten der Stadt Lippstadt eine
medienbruchfreie Abwicklung von Dienstleistungen. Medienbruchfreiheit bedeutet in diesem Kontext, die Transaktion von Daten aus einem Webinterface über gesicherte Internet-Kanäle in die verwaltungsspezifischen Fachanwendungen. Auf die
bisher erforderliche manuelle und auch parallele
Datenerfassung für die Abwicklung der einzelnen
Verwaltungsprozesse im Personenstandswesen, wie
auch im Kassenwesen sollte verzichtet werden.
II. Beschreibung der Ausgangslage
A. Definition der kommunalen Aufgabe
Die Dienstleistungen des Fachdienstes Personenstandswesen (Standesamt) lassen sich im Wesentlichen zu den Produkten Eheschließung (1), Geburtenanmeldung (2), Abwicklung eines Sterbefalls (3)
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und Beurkundungen (4) zusammenfassen. Sie wurden zu Projektbeginn selektiert und in detaillierten
Ablaufdiagrammen dargestellt.
B. Rechtliche Rahmenbedingungen und lokale
Besonderheiten
Erwartungsgemäß zeigten die bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen dem Teilprojekt sehr
schnell die Grenzen von e-Government-Entwicklungen
gerade im Personenstandswesen auf.Handlungs- oder
Ermessensspielräume sind im Personenstandsrecht auf
ein Minimum begrenzt.Anwendung finden das Personenstandsgesetz (PStG) und die Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV). Wie die
nachstehenden Ausführungen darstellen, setzt eine
Veränderung interner Verwaltungsprozesse im Sinne
von e-Government zugleich eine Anpassung rechtlicher
Vorgaben unabdingbar voraus.Im Einzelnen sind nachfolgende Rahmenbedingungen zu beachten:
1. Eheschließung
Die Arbeitsabläufe im Bereich der Anmeldung zur
Eheschließung sind sehr komplex und nach heutigem Stand wohl kaum digitalisierbar, sodass von einer weiteren Ausgestaltung eines Online-Dienstes
in Lippstadt abgesehen wurde. Insbesondere ist bei
der Eheschließung eine umfassende Beratung durch
die Standesbeamtin/den Standesbeamten, bspw. im
Bereich des Namensrechts, erforderlich.
2. Anmeldung einer Geburt
Die Anmeldung einer Geburt muss durch den Vater
des Kindes, wenn er Mitinhaber der elterlichen Sorge
ist, die Hebamme, die bei der Geburt zugegen war,
den Arzt, der dabei zugegen war, jede andere Person,
die dabei zugegen war oder von der Geburt aus eigener Wissenschaft unterrichtet ist oder die Mutter, sobald sie dazu imstande ist, erfolgen (§ 17 Abs. 1 PStG).
Dabei gilt die genannte Reihenfolge.
Nach § 18 Abs. 1 PStG ist bei Geburten in öffentlichen
Entbindungs-, Hebammen-, Kranken- und ähnlichen
Anstalten ausschließlich der Leiter der Anstalt oder
der von der zuständigen Behörde ermächtigte Beamte oder Angestellte zur Anzeige verpflichtet.
Die Meldung muss bei den Fällen des § 17 Abs. 1 PStG
mündlich, bei den Regelfällen des § 17 Abs. 3 PStG
18
schriftlich erfolgen. In letztgenannten Fällen kann die
Anzeige nach § 18 Abs. 3 PStG schriftlich in der ›amtlichen Form‹ erfolgen. Gleichwohl in § 3 a Bundesverwaltungsverfahrensgesetz bereits entsprechende
Regelungen bezüglich der Gleichsetzung der Schriftform mit der elektronischen Form getroffen sind, ist
das Landesverfahrensgesetz NRW – anders als etwa
in Bayern – bislang nicht geändert. Bis zur Änderung
der Landesverwaltungsverfahrensgesetze bedeutet
›schriftlich‹ zumindest die papiergebundene Form.
Bei mündlicher Anzeige muss der Anzeigende vor
dem Standesbeamten erscheinen. Nach § 3 PStV
soll die Eintragung im Geburtenbuch aufgrund einer
mündlichen Erklärung auch folgende Angaben enthalten:
■
■
■
■
den Ort und Tag der Eintragung,
die Bezeichnung der Erschienenen,
den Vermerk des Standesbeamten,dass und wie er
die Persönlichkeit der Erschienenen festgestellt
hat,
den Vermerk, dass die Eintragung den Erschienenen vorgelesen und von ihnen genehmigt
worden ist.
Führt der Standesbeamte nicht die Personenstandsbücher, aus denen die folgenden Urkunden erstellt
werden können, so soll er nach § 26 PStV verlangen,
dass ihm bei verheirateten Eltern ein Auszug aus
dem Familienbuch oder, wenn kein Familienbuch
angelegt ist, die Heiratsurkunde der Eltern, bzw. bei
nicht verheirateten Eltern die Geburtsurkunde der
Mutter und, falls eine wirksame Vaterschaftsanerkennung vorliegt oder die Vaterschaft gerichtlich
festgestellt worden ist, die Geburtsurkunde des Vaters vorgelegt werden.
Zur Prüfung, ob ein Kind ausländischer Eltern durch
die Geburt die deutsche Staatsangehörigkeit erhält,
müssen nach § 26 PStV weitere Urkunden (Aufenthaltsberechtigung, Aufenthaltserlaubnis) vorgelegt
werden.
Im Regelfall scheidet eine vollständige Meldung
der Geburt auf Online-Basis aus den vorgenannten
Gründen aus. Eine Online-Anzeige von Geburten ist
bis zur Änderung des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW generell nicht möglich. Danach ist eine
qualifizierte elektronische Signatur nach dem SigG
erforderlich. Daneben besteht in einigen Fällen das
Problem der beizubringenden sonstigen Urkunden.
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Als lokale Besonderheit in Lippstadt ist erwähnenswert, dass lediglich ein Krankenhaus mit Entbindungsabteilung existiert und über einen ›Vor-OrtService‹ durch das Standesamt zur Anmeldung von
Geburten nachgedacht wird.
3. Abwicklung eines Sterbefalls
Die Meldung eines Sterbefalls muss durch
das Familienhaupt,
denjenigen, in dessen Wohnung sich der Sterbefall ereignet hat,
■ jede Person, die bei dem Tode zugegen war oder
von dem Sterbefall aus eigener Wissenschaft
unterrichtet ist,
erfolgen (§ 33 Abs. 1 PStG). Dabei gilt die genannte
Reihenfolge.
■
■
lichen Jugendhilfe § 18 PStG entsprechend anzuwenden. Das bedeutet, dass ausschließlich der Leiter der
Anstalt oder der von der zuständigen Behörde ermächtigte Beamte oder Angestellte zur Anzeige verpflichtet ist.
Die Anzeige für die Fälle, in denen der Sterbefall nicht
in einer der in § 34 S. 1 PStG genannten Anstalten erfolgt, ist nach § 33 Abs. 2 PStG mündlich zu erstatten.
In den anderen Fällen ist die Anzeige nach § 34 S. 1
PStG i.V.m. § 18 Abs. 3 PStG schriftlich in der ›amtlichen Form‹ zu erstatten. Hier kann nach Änderung
des Verwaltungsverfahrensgesetzes (s. Ausführungen
zu (2)) die Anzeige mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem SigG online erfolgen.
Eine Online-Anzeige von Sterbefällen ist bis zur Änderung des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW
nicht möglich.
Über ein Menü kann im Modul ›Personenstandsurkunden‹ der Antragsteller den gewünschten Urkundentyp auswählen
Nach § 34 S. 1 PStG ist für die Anzeige von Sterbefällen
in öffentlichen Entbindungs-, Hebammen-, Krankenund ähnlichen Anstalten, in öffentlichen Heil-, Pflegeund Entziehungsanstalten, in Gefangenenanstalten
und Anstalten, in denen eine mit Freiheitsentziehung
verbundene Maßregel der Besserung und Sicherung
vollzogen wird, sowie in Einrichtungen der öffent-
4. Ausstellung von Urkunden
Nach § 61 a PStG stellt die Standesbeamtin/der
Standesbeamte ›Personenstandsurkunden‹ aus. Die
Urkunden selbst sind nach Vordrucken auszustellen
(§ 62 PStV). Diese können grundsätzlich ›maschinengerecht eingerichtet‹ werden.
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Die Erteilung der Urkunden kann nur von denjenigen Personen verlangt werden, auf die sich die Urkunden beziehen sowie von deren Ehegatten, Vorfahren und Abkömmlingen (§ 61 Abs. 1 Satz 1 PStG).
Behörden haben bei der Beantragung nach § 61
Abs. 1 Satz 2 PStG den Zweck der Erteilung anzugeben, Dritte müssen nach § 61 Abs. 1 Satz 3 PStG ein
rechtliches Interesse glaubhaft machen.
Bei der Erteilung von Urkunden ist erheblich, ob der
Verlangende als Berechtigter bzw. Inhaber eines
rechtlichen Interesses authentifiziert werden kann.
Ein Hauptproblem dürfte insbesondere bei Ehegatten mit anderen Namen, den Vorfahren und den Abkömmlingen liegen. Dritte müssen außerdem ein
rechtliches Interesse, z.B. durch Vorlage eines Schuldtitels oder die Anforderung des Gerichts über die
Beibringung von Personenstandsurkunden, u. a. zur
Löschung des Grundbuchs etc., nachweisen.
Eingehende Anträge werden im Standesamt dahin
gehend überprüft, ob eine Berechtigung für den Erhalt der Urkunde gegeben ist. Bislang werden bei
telefonischen oder schriftlichen Anfragen als Nachweis der Berechtigung detaillierte persönliche Daten
des Berechtigten akzeptiert. Sie beziehen sich auf ihn
selbst, oder, wenn für einen Verwandten/Ehegatten
die Urkunde beantragt wird, auf diesen.
Bei diesen rechtlichen Vorgaben und der bisher geübten Praxis wurden Ansatzpunkte für eine e-GovernmentLösung zur Beantragung von Personenstandsurkunden
gesehen.Die nach dem Personenstandsgesetz und der
Verordnung zur Änderung des Personenstandsgesetzes zu beantwortende Frage der Authentizität sowie
der Berechtigung der Antragstellerin oder des Antragstellers unterscheidet sich bei der digitalen Form in
keinster Weise von den bisher üblichen Antragsformen.Detaillierte persönliche Daten können auch digital vom Antragsteller abgefragt werden. Auch datenschutzrechtliche Aspekte stehen dem nicht entgegen.
Somit ist die Beantragung von Urkunden für eine Online-Anwendung geeignet.
Im Teilprojekt galt es Wege aufzuzeigen, die eine sichere Übertragungsform der Antragsdaten, ihre
Importierung in die nachgeschaltete Fachanwendung, die Erhebung der Verwaltungsgebühr und
die Abwicklung des Zahlungs- und Buchungsvorgangs medienbruchfrei gewährleisteten. Nach kritischer und sehr detaillierter Analyse bisheriger
Verwaltungsabläufe bei der Bearbeitung von Anforderungen zu Personenstandsurkunden zeigte
20
das danach erarbeitete Sollkonzept deutliche Reorganisationspotenzale auf. Sie sind insbesondere in
dem weitgehenden Verzicht auf manuelle Datenerfassung und die für die Kommune komplett digitale Abwicklung des Zahlungs- und Buchungsprozesses zu sehen.
Das geltende Personenstandsrecht schreibt für die
Führung der Personenstandsbücher nach wie vor
die Schriftform vor (§ 70 PStG i. V. m. § 2 PStV). Im Ergebnis führt dies dazu, dass die relevanten Daten
aus den Personenstandsbüchern manuell zu recherchieren und die Urkunden in gewohnter Weise mit
Unterstützung einer Personenstandsfachanwendung zu erstellen sind. Die im Projekt entwickelte
Lösung unterstützt u.a. genau in diesem Punkt das
Standesamt, indem die digital übersandten Antragsdaten über eine neue Importschnittstelle direkt
in die Fachanwendung (z. B. AutiSta) zur Urkundenerstellung übernommen werden. Es sind lediglich Ergänzungen oder ggf. Korrekturen vorzunehmen.
Im Folgenden wird die Dokumentation daher nur
noch auf die Beantragung von Urkunden abgestellt.
C. Beteiligte am Verwaltungsprozess
Bezogen auf die Dienstleistung ›Beantragung von
Urkunden‹ sind beteiligt:
■ intern: das Standesamt und die Stadtkasse
■ extern: die Bürgerinnen und Bürger, andere Behörden
D. Beschreibung der EDV-Ausstattung zu Beginn
des Projekts
Eingesetzt wird in Lippstadt die PC-Anwendung AutiSta an vernetzten Arbeitsplätzen im Fachdienst Personenstand (Standesamt). Die Daten werden zentral
auf einem Server in der Stadtverwaltung abgelegt.
Die Kommunikation zu anderen internen Dienststellen der Stadt Lippstadt und externen Behörden auf
digitalem Wege ist möglich. Aufgrund der autarken
Aufgabenstellung ist die Kommunikation (intern/extern) jedoch wenig ausgeprägt.
E. Darstellung des Workflows zu Beginn des
Projekts
Bürgerinnen und Bürger, die vor Projektbeginn eine
Abschrift aus dem Familienbuch, einer Abstam-
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mungs-, eine Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde der Stadt Lippstadt benötigten, stellen einen
Antrag beim Standesamt auf Ausstellung dieses
Dokumentes persönlich, telefonisch, schriftlich
oder in Einzelfällen auch per E-Mail.
Im Standesamt wird nach Eingang des Antrags geprüft, ob die Berechtigung des Antragstellers, die
Urkunde zu erhalten, gegeben ist. Diese Prüfung
vollzieht sich wie in Absatz B beschrieben. Ist der
Antragsteller danach berechtigt, so wird eine Urkunde ausgefertigt. Das Standesamt führt dazu
eine Recherche im manuell geführten Datenbestand der Personenstandsbücher durch und erstellt
die gewünschte Urkunde – entweder als Urkunde
oder als beglaubigte Abschrift aus dem Personenstandsbuch. Die Fachanwendung AutiSta unterstützt – soweit möglich – die Bediensteten des
Standesamtes bei der Erstellung der Urkunde.
Die langfristige Speicherung der Daten ist nach der
Kommentierung zu § 2 PStG nicht zulässig, da die
digitale Datenhaltung neben dem Erst- und Zweitbuch ein weiteres Register (Drittbuch) ergeben
würde, was nicht vorgesehen ist. Eine manuelle Recherche in den geführten Personenstandsbüchern
kann daher auch die Entwicklung einer e-Government-Lösung bei dieser rechtlichen Vorgabe nicht
ersparen.
Die Urkunde wird anschließend der Berechtigten/
dem Berechtigten gegen Rechnung – unter Beifügung eines Überweisungsformulars – per Post
übersandt. Die Stadtkasse erhält eine Durchschrift
des Bescheides. Die Daten des Rechnungsempfängers und die weiteren zahlungsrelevanten Daten
werden durch die Stadtkasse pro Einzelfall manuell
erfasst. Die individuelle Kontrolle des Zahlungseingangs erfolgt durch die Stadtkasse; diese führt
ggf. auch das Mahnverfahren durch.
F. Fallzahlen in Lippstadt
Dienstleistung
1999
2000
2001
Eheschließung
440
426
353
382
Geburten
1106
1160
1062
1161
Sterbefälle
881
915
903
1114
Beurkundungen und
sonstige Eintragungen
(Randvermerke)
nicht
613
bekannt
651
571
Lippstadt hat ca. 68.000 Einwohner.
2002
G. Kostensituation
Die Kostensituation für das Standesamt der Stadt
Lippstadt stellt sich wie folgt dar:
■ Einnahmen (Verwaltungsgebühren, Verkauf von
Stammbüchern) jährlich rd. 65.000,00 1 (lt. Haushaltplan der Vorjahre). Hiervon sind die Ausgaben für den Einkauf der Familienbücher, Urkunden, etc. in Abzug zu bringen.
■ Personal- und Sachkosten nach KGSt (Bericht Kosten eines Arbeitsplatzes 8/2001:
Stellen
KGStPersonalkostentabelle
A 11
Sachkosten
Gemeinkosten
Gesamt
51.800,00
15.594,40
10.360,00
77.754,40
A 9 m. D. 43.100,00
15.594,40
8.620,00
67.314,40
Vc
37.100,00
15.594,40
7.420,00
60.114,40
VIb
34.200,00
15.594,40
6.840,00
56.634,40
261.817,61 3
Aufzeichnungen, aus denen sich die anteiligen Kosten für die Erstellung einer Urkunde ergeben, existierten nicht.
III. Umsetzung des Teilprojekts
A. Erstellung eines Sollkonzepts
Bürgerinnen und Bürger können unter der Voraussetzung eines beliebigen Internet-Zugangs den
Antrag auf Ausstellung einer Urkunde über ein
Web-Interface stellen. Die Antragsdaten werden
über einen gesicherten Internet-Kanal (SSL-Verschlüsselung) übertragen.
Die Authentifizierung der antragstellenden Person,
also die Feststellung, ob sie die Identität besitzt, die
sie behauptet, ist dabei maßgeblich auf die Berechtigung der Antragstellerin/des Antragstellers, die
Urkunde zu erhalten, beschränkt. Ob die Antragstellerin/der Antragsteller diejenige/derjenige ist,
der sie/er vorgibt zu sein, wird – ebenso wenig wie
bei schriftlicher oder telefonischer Anforderung –
nachvollzogen.
Die von der Antragstellerin/vom Antragsteller angegebenen Daten zur Person werden benötigt, um
die Berechtigung, die Urkunde zu erhalten, zu prüfen.
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Die von der Person angegebenen Daten zur Person,
für die die Urkunde ausgefertigt werden soll, also
• Name
• ggf. Geburtsname
• ggf. abweichender Familienname
• Vorname(n)
• Geschlecht
• Sterbe-, Geburts-, Heiratsdatum
• Sterbe-, Geburts-, Heiratsort
• Verwendungszweck und/oder
• Verwandschaftsverhältnis,
werden in die Fachanwendung übernommen, so
dass von Seiten des Standesamtes lediglich eine
Prüfung erfolgen muss, ob die Daten korrekt sind
sowie fehlende Daten ergänzt werden müssen.
Bei vorhandener Berechtigung des Antragstellers
wird die Urkunde ausgefertigt und mit einer automatisiert erstellten Rechnung versandt.
Visionär wäre eine automatisierte Recherche in einem
digitalen Datenbestand. Dies bedingt aber, dass eine
digitale Führung der Personenstandsbücher zulässig
wäre. Eine weitere Voraussetzung mit nicht zu unterschätzendem Aufwand müsste mit der digitalen
Nacherfassung aller bisher manuell geführten Personenstandsbücher mindestens der zurückliegenden 80
– 100 Jahre ebenfalls erst noch geschaffen werden.
Für die Abrechnung der Gebühr einer Personenstandsurkunde (Geburtsschein 5,00 1, Geburts-,
Abstammungs-, Sterbe- bzw. Heiratsurkunde 7,00
1, beglaubigte Abschrift aus dem Familienbuch
8,00 1) sollen zwei Zahlwege ermöglicht werden:
Zahlung per Rechnung:
Alle relevanten Zahlungsdaten werden dabei aus
der Antragstellung digital entnommen, durch die
zu entwickelnde Lösung um die jeweilige Gebührenhöhe und ein individuelles Kassenzeichen ergänzt und digital – ohne weiteren manuellen
Schritt – an die Kassenverfahren übergeben. Eine
bisher manuelle Eingabe der Zahlungsdaten entfällt dabei vollständig, ebenso die Überwachung
des Zahlungseingangs durch das Standesamt.
Zahlung per Online-Lastschrift:
Bereits mit der Antragstellung erklärt die antragstellende Person ihr Einverständnis zum elektronischen Lastschrifteinzug und ergänzt die Antrags22
daten um die Angaben ihrer Bankverbindung. Wie
auch bei der Zahlung per Rechnung werden die Daten ergänzt und ebenfalls an die Stadtkasse – in
diesem Fall allerdings – mit dem Ziel des Lastschrifteinzugs übergeben. Die weitere Verfolgung
des Zahlungseingangs übernimmt wie auch im Fall
der Rechnungsstellung die Kassenanwendung.
In beiden Fällen wird ein Gebührenbescheid digital
erzeugt und der Antragstellerin/dem Antragsteller
im Ergebnisbereich des Online-Dienstes druckbar
zur Verfügung gestellt. Nur auf besonderen Wunsch
erfolgt ein Versand zusätzlich per Post.
Die Sollstellung erfolgt anhand einer Sollliste aus
der Haushaltsüberwachung und wird monatlich
durch das Standesamt angeordnet.
B. Ergebnisse der Differenzanalyse zwischen IstZustand und Sollkonzept
Die Differenzanalyse zwischen Ist-Zustand und
Sollkonzeptes zeigt, dass die o. a. Vision rechtlich
derzeit nicht umsetzbar ist. Einerseits lassen Personenstandsgesetz bzw. –verordnung das digitale
Vorhalten von Personenstandsbüchern nicht zu,
andererseits bedürfen die Urkunden der Unterschrift durch die Standesbeamtin/den Standesbeamten, so dass auch aus diesem Grund ein digitaler
Versand nicht erfolgen kann.
C. Anpassung des Sollkonzepts
Da eine automatisierte Recherche im digitalen Datenbestand (digitale Personenstandsbücher) rechtlich nicht zulässig und faktisch nicht möglich ist,
erfolgt die Recherche seitens des Standesamtes
manuell im jeweiligen Personenstandsbuch, ggf.
unterstützt durch ein zulässiges, aber bisher nicht
bei allen Kommunen angelegtes, digitales Namensverzeichnis. Ein solches Verzeichnis erleichtert den Mitarbeiter/n/innen im Standesamt die
Suche nach dem betreffenden Personenstandsbuch, indem auf die entsprechende Stelle (Buchnummer, Seite, Eintrag-Nr.) verwiesen wird.
Bei erfolgreicher Recherche aus dem Personenstandsbuch soll die gewünschte Urkunde ausgefertigt und dem Berechtigten per Post übersandt werden. Die Zustellung einer Urkunde ausschließlich
an die Adresse des Berechtigten beugt evtl. Missbrauch bei Antragstellung vor.
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Als zusätzlichem Service wird der Antragstellerin/dem Antragsteller per E-Mail der Status der Bearbeitung mitgeteilt. Das Kassenverfahren kann –
wie oben beschreiben – realisiert werden.
D. Realisierungsphase
Der 11. September 2002 war Kick-Off-Termin für die
Realisierungsphase des Pilotprojekts. Beteiligt waren neben der Fa. Microsoft und dem Städte- und
Gemeindebund NRW die KDVZ Hellweg Sauerland
sowie die Kommunen Lippstadt, Olsberg und Paderborn. Erstellt werden sollte eine technisch erprobte Lösung mit Pilotcharakter, welche folgende
Leistungsmerkmale hat:
■ Web-Interface für Bürgerinnen und Bürger, um
eine Personenstandsurkunde zu beantragen (inkl.
Plausibilitätsprüfung),
■ Anzeige der Bürgerdaten für den Standesbeamten zur Sichtprüfung mit Entscheidung, ob der
Antrag auf Urkundenausfertigung angenommen
oder abgelehnt wird,
■ Export des Antrags an die Fachanwendung (zunächst nur AutiSta) über eine definierte XML/Dateischnittstelle,
■ Implementierung einer Datenimportschnittstelle der Fachanwendung (›Postkorb‹),
■ lokales Erzeugen eines Datensatzes für die Buchung im Kassensystem,
■ Ausdruck eines Gebührenbescheides,
■ E-Mail Benachrichtigung des Bürgers über den
Erfolgs- oder Fehlerfall.
In der Woche vom 23. – 27. September 2002 wurde
das Development Lab (DevLab) Personenstandsurkunden (PSU) unter Mitwirkung aller Beteiligten
bei der KDVZ Hellweg-Sauerland sowie bei der
Stadt Lippstadt implementiert.
Diese Lösung kam jedoch nicht zur Anwendung.
Maßgeblich hierfür waren folgende Faktoren:
■ In die Fachanwendung AutiSta wurde erst im November 2002 ein Update implementiert; Nur die
Vorabversion war Grundlage des DevLab PSU, so
dass ein Test mit der (alten) Version der Fachanwendung im Standesamt nur schwerlich möglich
und zudem wenig effektiv war.
■ Im Projektverlauf zeigten sich Parallelitäten zu
den übrigen Entwicklungen in anderen Teilprojekten des e-Government-Projekts des Städte-
und Gemeindebundes NRW. Hierzu zählten in erster Linie die Authentifizierungsphase, Paymentfunktionen und verschiedene Webservices.
Zwecks Bündelung der Ressourcen entschied sich
das Gesamtprojekt zur Entwicklung einer skalierbaren und flexiblen Plattform, in die sich auch
spätere Entwicklungen leicht integrieren lassen.
Das so genannte e-Government Starter Kit basiert dabei im wesentlichen auf drei Modulen:
• der passwortgebundenen Anmeldung durch
den Nutzer (für alle Fachverfahren, d. h. PSU,
Meldewesen, etc. identisch),
• dem spezifischen Fachanwendungsmodul und
• der identischen Bezahlfunktion
Das e-Government Starter Kit wurde in der Zeit
vom 17. – 21. Februar 2003 beim Rechenzentrum
KDVZ und der Stadt Lippstadt implementiert.
Technische Umsetzung
In die technische Plattform des e-Government Starter Kits sind bisher die Online-Dienste ›Melderegisterauskunft‹ und ›Personenstandsurkunden‹ (PSUUrkunden) eingebettet. Herzstück der Anwendung
bildet der MS BizTalk-Server, der die Steuerung der
einzelnen Prozesse übernimmt. Im Antwortbereich
erhalten Bürger/innen Informationen über den
Stand der Bearbeitung des von ihnen beantragten
Online-Dienste. Soweit die Kommune Antwortoder Arbeitsergebnisse digital zur Verfügung stellen kann, werden diese aus Sicherheitsgründen
nur im ›Ergebnisbereich‹ zur Abholung über verschlüsselte Internet-Kanäle bereitgestellt.
Das e-Government Starter Kit besitzt derzeitig im
Bereich des Personenstandswesen eine Schnittstelle zur Fachanwendung AutiSta des Verlags für Standesamtswesen. Andere Kommunen setzen Softwareprodukte anderer Hersteller ein. Ein Teilziel des
Projekts war es, eine auch auf weitere Kommunen
übertragbare Lösung zu entwickeln. Die hier eingesetzte Standardtechnologie bietet dafür beste Voraussetzungen. Dies bestätigen Erfolg versprechende Kontakte zu einem weiteren Softwarehersteller
einer anderen Personenstandsfachanwendung.
Organisatorische Veränderungen
Diverse organisatorische Änderungen sind mit
dem Einsatz des Starter Kit in Lippstadt verbunden:
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Personenstandswesen
■
■
■
■
■
■
■
■
Unmittelbarer Posteingang in den betroffenen
Organisationseinheiten, d. h. bei Personenstandsurkunden im Standesamt,
Bereitstellung bisher nicht eingerichteter Internet-Zugänge an ausgewählten Arbeitsplätzen im
Standesamt,
die vom Antragsteller eingegebenen Daten werden auf digitalem in die Fachanwendung übernommen,
die Erstellung des Gebührenbescheides erfolgt nur
noch auf Wunsch für den Bürger in Papierform,
je nach Zahlungsweg komplette Veränderung
der bisherigen Buchungs- und Zahlungsprozesse,
der Antragsteller erhält einen Statusbericht,
die Bearbeitungszeit ist deutlich verkürzt,
Erwerb, Installation und laufende Betreuung diverser Standardsoftwareprodukte, wie SQL-Datenbanken, MS BizTalk-Server, ISA-Server,.NET
Framework und IIS-Server.
Schulung von Personal
Das e-Government Starter Kit ist nahezu selbsterklärend, eine kurze Schulung von wenigen Stunden
im Standesamt durch eine Mitarbeiterin des Fachdienstes Organisation war ausreichend.
Belange des Datenschutzes
Mit Schreiben vom 31. Juli 2002 hat die Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW zu dem geplanten Verfahren Stellung genommen. Insbesondere auf die Berechtigung des Antragstellers ist sie
dezidiert eingegangen: nach ihrer Auffassung wird
das persönliche Erscheinen einer Person zur Feststellung der Berechtigung als unverhältnismäßig
angesehen. Eine einfache Glaubhaftmachung des
Verwandtschaftsgrades bzw. der Ehe mit dem Betroffenen soll genügen. Selbst ein Abgleich mit
dem Melderegister wird als nicht erforderlich betrachtet. Die Urkunde sollte jedoch nach der Vorstellung der Landesbeauftragten nur an den Antragsteller per Post versendet werden. Einer Antragstellung über das Internet steht aus diesem
Grund nichts entgegen.
Hiervon unterscheidet sich die Authentifizierung des
Antragstellers, wobei nachzuweisen ist, dass der von
ihm genannte Name mit der angegebenen Identität
übereinstimmt. Dieses ist bei schriftlichen Anträgen
24
bislang nicht erforderlich – daher sollte auch bei EMail Anfragen hiervon abgesehen werden.
Erläuternd ist festzuhalten, dass es keine gesetzlichen Vorgaben für die Form der Antragstellung
gibt. Es gilt daher § 10 Abs. 1 VwVfG, wonach das
Verwaltungsverfahren grundsätzlich formfrei erfolgt. Der Antrag per Internet sollte aus daten- und
telediensterechtlichen Gründen verschlüsselt, z.B.
über SSL erfolgen.
Im übrigen wird die Fachanwendung AutiSta lediglich über eine Schnittstelle, nicht direkt, angesprochen, so dass diese weiterhin autonom verbleibt.
Auch werden die Antragsdaten nach 6 Wochen
automatisch gelöscht.
Die spezifische Entwicklung wurde darüber hinaus
in einzelnen Schritten mit dem Datenschutzbeauftragten der Stadt Lippstadt abgestimmt.
Kommunikation der Ergebnisse in Politik und
Öffentlichkeit
Am 27. September 2002 wurde die Lösung PSU der
Presse vorgestellt mit dem Hinweis, bei Echteinführung nochmals eine Konferenz einzuberufen. Die Reaktionen waren durchweg positiv. Über Zwischenstände wurde in den politischen Gremien berichtet.
Der Prototyp des e-Government Starter Kits befindet
sich Stand März 2003 in der Testphase und wird noch
nicht produktiv eingesetzt. Es existieren eine Reihe
von Wünschen zur Verbesserung und Optimierung
der Lösungen (z.B. Überarbeitung des User Interfaces). Nach Abschluss der Testphase soll das Ergebnis
in Politik und Öffentlichkeit vorgestellt werden.
Tipps und Hinweise für weitere Anwender
1. Wichtig für die Implementierung der Entwikklung ist es, alle Beteiligten – nicht zu vergessen
der Personalrat – am Verwaltungsprozess frühzeitig an einen Tisch zu holen und den Verwaltungsprozess in allen Einzelheiten zu definieren.
Die Fragen »Welche Datenangaben sind notwendig? Welche Prozessschritte gliedern sich wie?«
etc. sind dabei zu beantworten. »Der Teufel
steckt im Detail!!«
2. Es ist die Frage zu beantworten, ob die einzusetzenden Softwareprodukte der verfolgten IT-Strategie entsprechen.
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Personenstandswesen
3. Das kommunale Rechenzentrum sollte eingebunden werden, wenn es für die technische Umsetzung verantwortlich zeichnen soll.
4. Die einzusetzende Standardsoftware ist lizenzpflichtig.Rechenzentren können aufgrund der Mandantenfähigkeit des e-Government Starter Kits Konzepte für ihr gesamtes Verbandsgebiet entwickeln,
um so die Lösung wirtschaftlich zu betreiben.
5. Der Einsatz der Technik sollte genau definiert
werden. Für eine einzelne Kommune stellt sich
bei ausschließlicher Nutzung der erforderlichen
Technologie für bisher noch wenige Online-Anwendungen die Frage der Wirtschaftlichkeit. Die
Stadt Lippstadt ist beim Betrieb des BizTalk Servers eine Kooperation mit ihrem kommunalen
Rechenzentrum eingegangen.
6. Für den Einsatz der Entwicklung ausschließlich
zur Online-Beantragung von Personenstandsurkunden wäre das e-Government Starter Kit unwirtschaftlich. Die skalierbare und flexible Plattform ist aber offen für zukünftige zusätzlich zu
implementierende Anwendungen. Damit wird
das DevLab effizient. Es gibt überzeugende Signale, die zukünftige Entwicklungen auf gleicher
technologischer Plattform erwarten lassen.
7. Das Personenstandsrecht mit all seinen Facetten,
äußerst engen Handlungsspielräumen und ›preußischen‹ Formvorschriften drängt sich aus Verwaltungssicht nicht gerade auf, um pilotmäßig
das Thema e-Government anzugehen. Es ist aber
ein Aufgabenbereich, von dem Bürger/innen in
unterschiedlichsten Lebenslagen betroffen sind.
So nimmt zumindest in mittleren und größeren
Kommunen der Publikums- oder auch Schriftverkehr in den Standesämtern ein durchaus beachtliches Maß an und rechtfertigt die Auseinandersetzung mit dem Thema e-Government.
8. Zudem bietet gerade die Lösung PSU den großen
Vorteil der Übertragbarkeit auf Standardtechnologie anderer Anwender. Bundeseinheitlich sind
im Wesentlichen zwei Fachverfahren im Bereich
des Standesamtwesens in Anwendung:
■ zum einen die Anwendung AutiSta des Verlags
für Standesamtswesen, Frankfurt,
■ zum anderen die Anwendung ElViS der Fa.
PROTEXT, Bremen.
Seitens des Herstellers der Fachanwendung ElViS
wurde signalisiert, dass eine Schnittstelle zum eGovernment Starter Kit geschaffen wird.
Ergebnisbereich des e-Government Starter Kits
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Personenstandswesen
Teilprojekt Personenstandswesen
I. Ziel des Teilprojekts
Stadt Olsberg
A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts
E-Government bietet sich besonders für Bereiche
an, in denen häufige Kontakte mit Bürgern gegeben sind. Sie sollen dem Bürger den die Kommunikation mit seiner Stadt erleichtern und im Rathaus
zur Vereinfachung und letztlich zur Optimierung
von Abläufen führen. Im Personenstandswesen ist
dies an vielen Stellen der Fall, wenngleich man gerade in diesem Bereich auf eingefahrene Prozesse
trifft, die es gilt aufzubrechen.
Von
Andreas Rüther
IT-Verantwortlicher der Stadt Olsberg
e-Mail: [email protected]
Inhalt
26
26
Ziele:
■ Mögliche e-Government-Lösungen darstellen,
wenn auch der Rahmen eng gesteckt ist
■ Wo sind rechtliche Hemmnisse?
■ Verändern von Verwaltungsabläufen bewirken
■ Entwicklung einer e-Government-Lösung auf der
Basis von Standardtechnologien
■ Einfache Übertragbarkeit der Ergebnisse auf andere Kommunen
■ Dokumentation des Prozesses
27
27
B. Beschreibung des angestrebten Endzustandes
nach Abschluss des Teilprojekts
27
Ziel des Projekts ist die medienbruchfreie Abwicklung von Dienstleistungen im Standesamt bis hin
zur Sollstellung in der Kasse über das Internet.
27
27
II. Beschreibung der Ausgangslage
I. Ziel des Teilprojekts
26
A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts 26
B. Beschreibung des angestrebten
Endzustandes nach Abschluss des
Teilprojekts
26
II. Beschreibung der Ausgangslage
A. Definition der kommunalen Aufgabe
B. Rechtliche Rahmenbedingungen und
lokale Besonderheiten
C. Beteiligte am Verwaltungsprozess
D. Beschreibung der EDV-Ausstattung zu
Beginn des Projekts und Einbindung
des Kommunalen Rechenzentrums
KDVZ Hellweg-Sauerland Iserlohn
E. Darstellung des Workflows zu Beginn
des Projekts
F. Fallzahlen in Olsberg
A. Definition der kommunalen Aufgabe
III. Umsetzung des Teilprojekts
A. Erstellung eines Sollkonzepts,
Ergebnisse der Differenzanalyse
zwischen Ist-Zustand und Sollkonzept
und Anpassung des Sollkonzepts
B. Realisierungsphase
Technische Umsetzung
Organisatorische Veränderungen
Schulung von Personal
Belange des Datenschutzes
Kommunikation der Ergebnisse in
Politik und Öffentlichkeit
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27
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28
28
29
29
29
Neben den vielen Aufgaben im Standesamt standen im Projekt die Abläufe von Eheschließung, Geburtenanmeldung, Abwicklung eines Sterbefalls
und Beurkundungen im Fokus. Hierbei handelt es
sich um Pflichtaufgaben des Personenstandswesens. In vielen Gesprächen mit den Standesbeamten der beteiligten Kommunen wurden diese Aufgaben analysiert und in Ablaufdiagrammen dargestellt.
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Personenstandswesen
B. Rechtliche Rahmenbedingungen und lokale
Besonderheiten
Hinsichtlich der rechtlichen Rahmenbedingungen
wird auf den Beitrag der Stadt Lippstadt verwiesen.
Die Stadt Olsberg nutzt das Standesamtsverfahren
AutiSta des Verlags für Standesamtwesen. Die
Internetanbindung läuft über ein kommunales Rechenzentrum
C. Beteiligte am Verwaltungsprozess
Im Prozess ›Beantragen von Urkunden‹ gibt es folgende Beteiligte:
■ Standesamt
■ Stadtkasse
■ Bürgerinnen und Bürger
■ sonstige Externe
D. Beschreibung der EDV-Ausstattung zu Beginn des
Projekts und Einbindung des Kommunalen Rechenzentrums KDVZ Hellweg-Sauerland Iserlohn
Die Standesbeamtin der Stadt Olsberg verfügt an
ihrem Arbeitsplatz über einen vernetzten PC mit einem Matrix- und einem Laserdrucker. Unterstützt
wird die tägliche Arbeit durch die Fachanwendung
AutiSta (s. o.). Die Datenhaltung erfolgt zum Teil
auf einem Server.
Die Stadt Olsberg ist Miteigentümer und gleichzeitig Kunde der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale Hellweg-Sauerland in Iserlohn (KDVZ). Von
Beginn des Projekts an haben wir Wert darauf gelegt, die KDVZ in alle Projektphasen einzubinden.
E. Darstellung des Workflows zu Beginn des Projekts
Benötigen Bürgerinnen oder Bürger eine Urkunde
oder eine Abschrift aus dem Familienbuch, ist ein
Antrag beim Standesamt auf Ausstellung dieses
Dokumentes zu stellen. Die Antragstellung kann
persönlich, telefonisch, schriftlich oder auch per EMail erfolgen.
Im Standesamt wird nach Eingang des Antrags geprüft, ob die Berechtigung des Antragstellers, die
Urkunde zu erhalten, gegeben ist. Diese Prüfung
vollzieht sich wie in unter B. beschrieben. Ist der Antragsteller danach berechtigt, so wird eine Urkunde
ausgefertigt. Das Standesamt führt dazu eine Recherche im manuell geführten Datenbestand der
Personenstandsbücher durch und stellt die gewünschte Urkunde aus – entweder als Urkunde
oder als beglaubigte Abschrift aus dem Personenstandsbuch. Die Fachanwendung AutiSta unterstützt – soweit möglich – die Bediensteten des
Standesamtes bei der Erstellung der Urkunde.
Die Urkunde wird gegen Rechnung – unter Beifügung eines Überweisungsformulars – per Post
übersandt. Die Stadtkasse erhält eine Kopie des Bescheides. Die Daten des Rechnungsempfängers
und die weiteren zahlungsrelevanten Daten werden durch die Stadtkasse pro Einzelfall manuell erfasst. Die Kontrolle des Zahlungseingangs erfolgt
durch die Stadtkasse, die ggf. auch das Mahnverfahren durchführt.
F. Fallzahlen in Olsberg
Dienstleistung
1999
2000
2001
2002
Eheschließung
80
60
60
60
Sterbefälle
165
163
163
170
Geburten
1
1
0
1
Olsberg hat ca. 17.000 Einwohner.
III. Umsetzung des Teilprojekts
A. Erstellung eines Sollkonzepts, Ergebnisse der
Differenzanalyse zwischen Ist-Zustand und Sollkonzept und Anpassung des Sollkonzepts
Das Sollkonzept, die Differenzanalyse und die Anpassung des Sollkonzepts entsprachen in Olsberg
den Gegebenheiten der Stadt Lippstadt.
B. Realisierungsphase
Am 11. September 2002 fand in Lippstadt gemeinsam mit den Städten Lippstadt und Paderborn sowie dem Rechenzentrum der Kick-Off-Termin für
die Realisierungsphase statt. Erstellt werden sollte
eine übertragbare Lösung mit Pilotcharakter, welche folgende Leistungsmerkmale haben sollte:
■ Web-Interface für Bürgerinnen und Bürger,um eine
Personenstandsurkunde zu beantragen (inkl. Plausibilitätsprüfung),
27
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Personenstandswesen
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■
Anzeige der Bürgerdaten für den Standesbeamten zur Sichtprüfung mit Entscheidung, ob der
Antrag auf Urkundenausfertigung angenommen
oder abgelehnt wird,
Export des Antrags an die Fachanwendung (zunächst nur AutiSta, später ElVis) über eine definierte XML-/Dateischnittstelle,
Implementierung einer Datenimportschnittstelle der Fachanwendung (›virtueller Postkorb‹),
lokales Erzeugen eines Datensatzes für die Buchung im Kassensystem,
Ausdruck eines Gebührenbescheides,
E-Mail Benachrichtigung des Bürgers/der Bürgerin über den Erfolgs- oder Fehlerfall.
In der Woche vom 23. – 27. September 2002 wurde
das Development Lab (DevLab) Personenstandsurkunden (PSU) unter Mitwirkung aller Beteiligten
bei der KDVZ Hellweg-Sauerland sowie bei der
Stadt Lippstadt implementiert.
Diese Lösung wurde jedoch nicht eingesetzt. Maßgeblich hierfür waren folgende Faktoren:
■ In die Fachanwendung AutiSta wurde erst im November 2002 ein Update für den Postkorb und
damit die Internetschnittstelle implementiert;
■ Im Projektverlauf zeigten sich Gemeinsamkeiten
mit übrigen Entwicklungen in anderen Teilprojekten des Gesamt-Projekts. Hierzu zählten in erster Linie die Authentifizierungsphase, Paymentfunktionen und verschiedene Webservices.
Zwecks Bündelung der Ressourcen wurde entschieden, zur Entwicklung einer skalierbaren und
flexiblen Plattform, in die sich auch spätere Entwicklungen leicht integrieren lassen, die bis dahin entwickelte Lösung zu überarbeiten. Das so
genannte e-Government Starter Kit basiert nun
im wesentlichen auf drei Modulen:
• der passwortgebundenen Anmeldung durch
den Nutzer (für alle Fachverfahren, d. h. PSU,
Meldewesen, etc.) identisch,
• dem spezifischen Fachanwendungsmodul und
• der identischen Bezahlfunktion.
Das e-Government Starter Kit wurde in der Zeit
vom 17. – 21. Februar 2003 beim Rechenzentrum
KDVZ, bei der Stadt Lippstadt und bei der Stadt Olsberg implementiert.
Technische Umsetzung
In die technische Plattform des e-Government Starter Kits sind bisher die Online-Dienste ›Melderegisterauskunft‹ und ›Personenstandsurkunden‹ eingebettet. Kern ist der MS BizTalk-Server, der die
Steuerung der einzelnen Prozesse übernimmt. Im
Antwortbereich erhalten Bürger/innen bzw. andere Nutzer Informationen über den Stand der Bearbeitung der beantragten Online-Dienste. Soweit
die Kommune Antwort- oder Arbeitsergebnisse digital zur Verfügung stellen kann, werden diese aus
Sicherheitsgründen nur im ›Ergebnisbereich‹ zur
Abholung über verschlüsselte Internet-Kanäle bereitgestellt, und nicht per E-Mail versendet.
Das e-Government Starter Kit besitzt bislang im
Bereich des Personenstandswesen eine Schnittstelle zur Fachanwendung AutiSta des Verlags für
Standesamtswesen. Andere Kommunen setzen
Softwareprodukte anderer Hersteller ein. Ein Teilziel des Projekts war es, eine auch auf weitere Kommunen übertragbare Lösung zu entwickeln. Die
hier eingesetzte Standardtechnologie bietet hierfür die besten Voraussetzungen.
Organisatorische Veränderungen
Verschiedene organisatorische Änderungen sind in
Olsberg mit der Umstellung der Technik verbunden:
■
■
■
■
■
■
■
28
Es kommt im elektronischen Bereich zum unmittelbaren Posteingang in den betroffenen Organisationseinheiten, d.h. bei Personenstandsurkunden im Standesamt,
Internet-Zugänge an ausgewählten Arbeitsplätzen im Standesamt wurden geschaffen,
die vom Antragsteller eingegebenen Daten werden direkt in die Fachanwendung übernommen,
die Erstellung des Gebührenbescheides erfolgt
nur noch auf Wunsch für den Bürger in Papierform,
je nach Zahlungsweg (elektronische Lastschrift
oder Gebührenbescheid mit Überweisung) kam
es zur kompletten Veränderung der bisherigen
Buchungs- und Zahlungsprozesse,
der Antragsteller erhält einen Statusbericht über
den Stand der Bearbeitung,
die Bearbeitungszeit wurde erheblich verkürzt,
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Personenstandswesen
■
erforderlich waren Erwerb, Installation und laufende Betreuung diverser Standardsoftwareprodukte, wie SQL-Datenbanken, MS BizTalk-Server,
ISA-Server, .NET Framework und IIS-Server.
Schulung von Personal
Das e-Government Starter Kit ist für die Sachbearbeiter bzw. Fachadministratoren nahezu selbsterklärend. Eine kurze Einweisung der Standesbeamtin der Stadt Olsberg war ausreichend für eine sichere Handhabung.
mäßig angesehen. Eine einfache Glaubhaftmachung des Verwandtschaftsgrades bzw. der Ehe mit
dem Betroffenen genügt. Auch ein denkbarer Abgleich mit dem Melderegister wird als nicht erforderlich betrachtet. Die Urkunde sollte jedoch nur
an den Antragsteller per Post versendet werden. Einer Antragstellung über das Internet steht daher
nichts entgegen.
Im Übrigen kann auf die Ausführungen in der
Dokumentation der Stadt Lippstadt zum Personenstandswesen verwiesen werden.
Belange des Datenschutzes
Kommunikation der Ergebnisse in Politik und
Öffentlichkeit
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW
hat zu dem Verfahren Stellung genommen. Insbesondere auf die Berechtigung des Antragstellers ist
sie eingegangen: nach der dort vertretenen Auffassung wird das persönliche Erscheinen einer Person
zur Feststellung der Berechtigung als unverhältnis-
Der Prototyp des e-Government Starter Kits befindet sich Stand April 2003 in der Testphase und wird
noch nicht produktiv eingesetzt. Im Juni wird eine
überarbeitete Version online gehen. Nach Abschluss der Testphase wird das Ergebnis in Olsberg
der Politik und der Öffentlichkeit vorgestellt.
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Personenstandswesen
Teilprojekt Personenstandswesen
I. Vorwort
Stadt Paderborn
Das hier beschriebene Teil-Projekt wurde gemeinsam mit den Städten Lippstadt und Olsberg bearbeitet. Bei der Stadt Paderborn wurde die Anwendung allerdings bis zum Redaktionsschluss der
Dokumentation noch nicht installiert. In diesem
Dokument finden Sie jedoch Informationen zu den
Planungen und den technischen Rahmenbedingungen.
Im Übrigen wird auf die Dokumentationen von
Lippstadt und Olsberg verwiesen.
Von
Thomas Kloppenburg
Sachgebietsleiter EDV
Stadt Paderborn
e-Mail: [email protected]
II. Ziele des Teilprojekts
Inhalt
I. Vorwort
30
II. Ziele des Teilprojekts
30
A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts 30
B. Beschreibung des angestrebten
Endzustandes nach Abschluss des
Teilprojekts
31
Die Beantragung von Personenstandurkunden soll
für den Bürger auch über das Internet möglich sein.
Im Standesamt soll die Bearbeitung dieses Antrags,
soweit wie möglich, medienbruchfrei (d.h. elektronisch) weiter erfolgen. Das Projekt soll sich als Modul
in das e-Government Starter Kit einbinden lassen,
dass im Gesamtprojekt entwickelt wurde und auch
dessen allgemeine Funktionalitäten (z.B. BenutzerRegistrierung) nutzt.
A. Gründe für die Auswahl des Teilprojekts
III. Beschreibung der Ausgangslage
A. Definition der kommunalen Aufgabe
B. Rechtliche Rahmenbedingungen und
lokale Besonderheiten
C. Beteiligte am Verwaltungsprozess
D. Beschreibung der EDV-Ausstattung zu
Beginn des Projekts
E. Darstellung des Workflow zu Beginn
des Projekts
F. Fallzahlen
G. Kostensituation
IV. Umsetzung des Teilprojekts
A. Erstellung eines Sollkonzepts
B. Realisierungsphase
1. Geplante technische Umsetzung
2. Schulung von Personal
3. Belange des Datenschutzes
30
31
31
31
31
31
31
31
32
32
32
32
32
32
33
Der Bereich des Personenstandswesens ist bisher
bei vielen Betrachtungen im Hinblick auf e-Government nicht berücksichtigt worden. Standesämter sind zwar vielfach im Internet mit eigenen –
oft insbesondere im Hinblick auf die Zielgruppe
›Ehepaare‹ interessant gestalteten – Internet-Auftritten vertreten; die tatsächliche Abwicklung von
Prozessen ist aber kaum bekannt.
Dass dieser Bereich bisher ›vernachlässigt‹ wurde,
liegt insbesondere an den strengen rechtlichen Regelungen und der entsprechenden Dienstanweisung im Personenstandswesen, die kaum Raum für
entsprechende Lösungen lässt.
Aufgabe des Projekt-Arbeitskreises des Städte- und
Gemeindebundes NRW sollte daher sein, den Bereich zu untersuchen und festzustellen, ob Lösungen im Personenstandswesen möglich sind oder
gleichzeitig ggfls. auf eine langfristige Änderung
der rechtlichen Rahmenbedingungen über den
Städte- und Gemeindebund NRW hinzuwirken.
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Personenstandswesen
B. Beschreibung des angestrebten Endzustandes
nach Abschluss des Teilprojekts
Im Rahmen des Arbeitskreises wurde festgelegt,
dass sich für eine automatisierte Verarbeitung insbesondere die Urkundenbeantragung eignet. Realisiert werden soll die Antragstellung für Abstammungs-, Geburts-, Sterbe-, Heirats-Urkunden und
das Familienbuch. Dabei soll der Prozess von der
Antragstellung über die Gebührenberechnung bis
zur Erstellung der Urkunde (allerdings immer noch
in Papierform) edv-technisch unterstützt werden.
Dafür ist nach einhelliger Meinung aller Beteiligten
keine digitale Signatur erforderlich.
Die Umsetzung soll so erfolgen, dass gemeinsame
Module mit anderen Services des e-Government
Starter Kits genutzt werden können. Dies gilt in
diesem Falle für die Benutzerregistrierung und die
damit verbundenen Berechtigungen.
Gleichzeitig soll gezeigt werden, dass mit einer einheitlichen Infrastruktur unterschiedliche Fachanwendungen über neutrale XML-Schnittstellen bedient werden können (in diesem Fall die am weitesten verbreiteten Systeme ›Autista‹ und ›Elvis‹).
III. Beschreibung der Ausgangslage
A. Definition der kommunalen Aufgabe
Die den Standesämtern obliegenden Aufgaben
sind Angelegenheiten des Staates, die den Gemeinden zur Erfüllung nach Weisung übertragen worden sind.
Die Aufgaben beinhalten u.a. die Beurkundung des
Personenstandes. Hierunter ist auch die Beurkundung von Geburten, Eheschließungen und Sterbefällen zu fassen. Mit der Führung der jeweiligen
Personenstandsbücher ist neben weiteren Aufgaben die Ausstellung von Personenstandsurkunden
(z. B. Abstammungs-, Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Geburtsscheinen, Abschriften aus
dem Familienbuch) verbunden.
Personenstandsgesetz
Personenstandsverordnung
■ Dienstanweisung für die Standesbeamten und
ihre Aufsichtsbehörden.
■
■
Aufgrund der Regelungsdichte ergeben sich keine
Freiräume für lokale Besonderheiten.
C. Beteiligte am Verwaltungsprozess
An dem Verwaltungsprozess sind ausschließlich
Bürger und Mitarbeiter der Verwaltung beteiligt.
D. Beschreibung der EDV-Ausstattung zu Beginn
des Projekts
Bei der Stadt Paderborn sind grundsätzlich alle
Büro-Arbeitsplätze mit vernetzten PCs mit Windows 2000 und dem Office-Produkt incl. Mail ausgestattet. Darüber hinaus kommen in den einzelnen Ämtern und Abteilungen zusätzliche Fachanwendungen zum Einsatz, wie hier im Standesamt
die Anwendung ELVIS der Fa. Protext.
Die Infrastruktur für das Internet (Internetsegment
und Firewall) wird durch das Rechenzentrum GKD
Paderborn zur Verfügung gestellt und betreut, in
dem die Stadt Paderborn ihre Internet-Server platzieren kann (dazu mehr unter ›IV Realisierungsphase B.1 – geplante technische Umsetzung‹).
Im Internet wurden zu Beginn des Projekts im virtuellen Rathaus Informationen über die Dienstleistungen des Standesamtes bereitgestellt. Ein interaktives Angebot bestand nicht.
E. Darstellung des Workflow zu Beginn des Projekts
Die bisherigen Arbeitsprozesse werden durch die
Internet-Lösung beibehalten. Es wird lediglich ein
neuer Informations- und Bearbeitungskanal geöffnet. Dieser wird unter ›IV Realisierungsphase B.1 –
geplante technische Umsetzung‹ näher beschrieben.
F. Fallzahlen
B. Rechtliche Rahmenbedingungen und lokale
Besonderheiten
Folgende Bestimmungen regeln die Arbeit im Personenstandswesen im Detail:
Im Bereich des Sachgebietes ›Urkundenstelle‹ werden in einer Woche durchschnittlich ca. 100 – 120 Anträge auf Ausstellung von Personenstandsurkunden
(Abstammungs-, Geburts-, Heirats- und Sterbeur31
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Personenstandswesen
kunden, Geburtsscheinen, Abschriften aus dem Familienbuch) entgegengenommen und bearbeitet.
Die Stadt Paderborn hat eine Einwohnerzahl (Anfang 2003) von ca. 140.000.
Nach Verfügbarkeit dieses Softwarestandes ist die
Installation bei der Stadt Paderborn geplant.
G. Kostensituation
Da die Realisierungsphase bei der Stadt Paderborn
für die technische Lösung noch nicht erreicht ist
(s.o.), wird hier die derzeitig geplante Infrastruktur
dargestellt.
Durch den Einsatz der geplanten e-GovernmentAnwendungen im Bereich des Standesamtes ist
mittelfristig keine Kostenreduzierung zu erwarten.
Daher erfolgt hier auch keine weitere Kostenbetrachtung.
IV. Umsetzung des Teilprojekts
A. Erstellung eines Sollkonzepts
Das gesamte Konzept und die Lösung wurden gemeinsam mit den Städten Olsberg und Lippstadt
erarbeitet. Insofern wird auch auf die dort vorliegenden Dokumentationen verwiesen.
Da die rechtlichen Rahmenbedingungen im Bereich Personenstandswesen sehr eng gefasst sind,
ergeben sich auch keine wesentlichen Abweichungen oder Änderungen in den Arbeitsabläufen bei
der Stadt Paderborn.
Bundesweit sind zwei führende Hersteller von Lösungen für das Standesamt bekannt:
a) Das Produkt ›Autista‹ vom Standesamtsverlag
b) Das Produkt ›ElVIS‹ von der Fa. Protext
Bei der Stadt Paderborn kommt im Gegensatz zu
den Städten Lippstadt und Olsberg die Anwendung
›ElVIS‹ der Fa. Protext zum Einsatz.
Mit beiden Firmen wurden Gespräche bezüglich einer Anbindung über ursprünglich nicht vorhandene
Schnittstellen aufgenommen. In der Arbeitsgruppe
wurde darüber Einigung erzielt, die Anbindung zunächst für das Produkt ›Autista‹ zu realisieren.
Bei der Entwicklung der Lösung wurde jedoch bereits auf eine herstellerunabhängige Schnittstellenprogrammierung geachtet, so dass auch eine
Anbindung der Anwendung ›ElVIS‹ vorgenommen
werden kann.
Bei Redaktionsschluss dieser Dokumentation stand
die Auslieferung einer Schnittstelle in der Anwendung ›ElVIS‹ durch die Fa. Protext unmittelbar bevor.
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B. Realisierungsphase
1. Geplante technische Umsetzung
Der Antragsteller (Bürger) gibt über ein HTML-Formular, das auf einem II-Server gehostet wird, seine
Antragsdaten und Zugangsdaten (z.B. Adresse, Login usw.) ein. Die Daten werden in einer SQL-Datenbank gespeichert. Über Webservices werden die erforderlichen Informationen über die Firewall hinweg über die Business-Logik des MS BizTalk-Servers,
der Träger des e-Government Starter Kits ist,
weitergereicht und in eine SQL-Datenbank geschrieben. Über eine entsprechende WEB-Anwendung (IIS) kann der Mitarbeiter die eingehenden
Anträge auf Urkunden zur Bearbeitung akzeptieren
oder ablehnen. Bei einer Ablehnung (z.B. offensichtlich falsche Antragsdaten, ›Spaßdaten‹ usw.)
erhält der Antragsteller eine automatisiere Benachrichtigung. Die Steuerung dafür übernimmt
der BizTalk-Server. Bei einer Zustimmung zur Bearbeitung werden die Daten über Webservices an
den Postkorb der Anwendung Elvis weitergeben
(Verzeichnis, in das die XML-Datei geschrieben wird).
Aus dieser Anwendung heraus können die Informationen eingelesen und weiterverarbeitet werden.
Außerdem erfolgen die Gebührenberechnung im
Biz-TalkServer und die Bedienung der Schnittstelle
zum Finanzwesen. Gleichzeitig erhält der Antragsteller durch das e-Government Starter Kit einen
Gebührenbescheid. Dieser wird in einen speziellen
Postkorb für den Antragsteller abgelegt.
2. Schulung von Personal
Im Rahmen der Entwicklung der o.g. Services wurden neben den Arbeitskreissitzungen auch verschiedenste Schulungsmaßnahmen und Workshops im Projekt veranlasst. Der bei der Stadt Paderborn für die technische Umsetzung zuständige
Mitarbeiter hat die Entwicklung der Anwendung
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Personenstandswesen
Backend
Frontend
internes LAN
Genehmigungsanwendung
Internet
BIZ-TALK
SQL-DB
IIS
E LV I S
Webservices
Webservice
XMLSchnittstelle
Mitarbeiter
Antragsteller
IIS-Server
(f. HTML-Dateien)
SQL-Datenbank
Schnittstelle
(f. Datenhaltung
/ Postkorb)
Finanzwesen
Firewall
Firewall
Technische Übersicht Paderborn
in Lippstadt durch 5 Tage vor Ort begleitet. Darüber
hinaus bietet die Fa. Microsoft einen Lehrgang
›Microsoft e-Government Starter Kit –System Builder
Workshop‹ an.
Eine Einweisung der Anwender erfolgte bisher
nicht, da die Anwendung bei der Stadt Paderborn
bisher noch nicht installiert ist.
3. Belange des Datenschutzes
Die Belange des Datenschutzes wurden durch Lippstadt geprüft bzw. eine Prüfung veranlasst. Insofern verweise ich hier auf die entsprechende Dokumentation seitens der Stadt Lippstadt.
33