5 Schritte zur Scope-Definition in Großprojekten.

Projektmanagement/PMO
Wer hat am Scope gedreht?
5 Schritte zur internen Scope-Definition in Großprojekten
Die interne Scope-Definition in
Großprojekten gehört vermutlich zu den
großen Wundern der Menschheit. So scheint
es zumindest, wenn man nach dem genauen
Scope im Projekt fragt. Gemeint sind damit
nicht etwa die Ziele des Auftraggebers,
sondern die Aufgaben des internen
Projektteams. In der Regel existiert ein
detaillierter Projektplan. Wie dieser
zustande gekommen ist, bleibt jedoch häufig
ein Rätsel. Oftmals ist dazu das Tracking des
Projektplans ungenügend.
Damit ist der Projektplan bestenfalls ein
Alibidokument.
Selbstverständlich existieren auch besser
aufgesetzte Projekte. Dabei folgt die
Erstellung des Projektplans und damit des
Scopes oft dem gleichen Muster. Die
Projektleitung bittet die Teilprojektleiter ihre
Aufgaben zu definieren und konsolidiert
diese zu einem Gesamtprojektplan. Dieser
wird anschließend an alle Projektmitglieder
verschickt und evtl. wöchentlich geprüft.
Diese Vorgehensweise birgt jedoch drei
wesentliche Risiken. Zum einen werden
Abhängigkeiten zwischen den Teilprojekten
nur schwer oder gar nicht entdeckt, weil die
Teilprojektleiter ihre
Aufgaben isoliert von den Projektkollegen
definieren und zum anderen wurde nie ein
gemeinsamer und ganzheitlicher Blick auf
das vermeintliche Ergebnis geworfen. Ob die
so definierten Arbeitspakete die
Erwartungshaltung der Auftragsgeber
treffen, kann ebenfalls nicht schlüssig
sichergestellt werden.
Dabei ist eine gemeinsame Betrachtung des
Plans aus der Vogelperspektive enorm
wichtig. Ein gemeinsames „OK“ sorgt nicht
nur für ein einheitliches Verständnis,
sondern auch für die notwendige
Aufgleisung aller Beteiligten für ein
gemeinsames Ziel. Gerade die fehlende
Identifikation von Abhängigkeiten kann im
Projektverlauf zu tiefgreifenden
Missverständnissen führen. Gegenseitige
Lieferleistungen der Teilprojektleiter werden
nicht erbracht und es kommt folglich zu
Verzögerung der Meilensteine.
Zeiteinbußen und teure Workarounds sind
die Folge. Darüber hinaus können
Zuspitzungen der zwischenmenschlichen
Beziehungen aufgrund unterschiedlicher
Sichtweisen die Folge sein.
Wie also sollte vorgegangen werden, um
eine belastbare Scope-Definition zu
erreichen?
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Vorgehensweise für eine belastbare Scope-Definition
Es ist wichtig, über den Scope zu sprechen, alle Stakeholder einzubinden und Expertenmeinungen in
der Gruppe zu prüfen. Das folgende Modell der Scope-Definition ist dafür ausgerichtet. Es verfolgt
vier konkrete Ziele:
Ziele der Scope-Definition
Definition von Inputund Output-Faktoren
(Welches Ergebnis wird von
wem erwartet?)
Identifikation aller
relevanten
Abhängigkeiten
zwischen
Teilprojekten
Vollständige
Erfassung aller
Tasks
Gemeinsame
Prüfung des Scopes
im gesamten
Projektteam
1. Die Erstbefüllung der Teilprojektdefinition
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Erstbefüllung der
Teilprojektdefinition
Input | Task | Output
Die sogenannte Teilprojektdefinition ist sowohl eine
Kurzbeschreibung als auch eine Art Teilprojektplan, wobei
der Fokus auf den Abhängigkeiten zwischen den
Teilprojekten und zu externen Stakeholdern liegt. Konkret
werden zentral die Aufgaben erfasst. Links werden die InputFaktoren erfasst (Was ist für mein Teilprojekt notwendig?)
und rechts werden die Output-Faktoren gelistet (Welches
Ergebnis wird von mir erwartet?).
2. Klärung von Rückfragen zu den
Teilprojektdefinitionen
Klärung von
Rückfragen
(PMO & TPL)
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Die Teilprojektdefinitionen werden geprüft und Rückfragen
geklärt. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der
vollständigen Erfassung aller Abhängigkeiten. Jeder Input
muss durch einen vorangegangenen Output abgedeckt
sein. Wenn beispielsweise die Bestellung der Hardware von
der Anforderungsbeschreibung eines anderen Teilprojektes
abhängig ist, dann muss im nachfolgenden Teilprojekt die
Anforderungsbeschreibung als Input und im VorläuferTeilprojekt als Output definiert werden.
Eine Prüfung dieser Abhängigkeiten sorgt für eine frühzeitige
und möglichst vollständige Erfassung von fehlenden
Arbeitspaketen.
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3. Die Finalisierung der Teilprojektdefinitionen
Finalisierung der
Teilprojektdefinitionen
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Fehlende Arbeitspakete und Input- bzw. Output-Faktoren
werden ergänzt und damit die Teilprojektdefinition als
Vorbereitung für den folgenden Scope-Workshop finalisiert.
4. Der Scope-Workshop
Scope-Workshop;
Tasks abhaken;
Input & Output
prüfen!
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Im eigentlichen Scope-Workshop werden dann sämtliche
Arbeitspakete und Abhängigkeiten von allen
Projektbeteiligten geprüft und diskutiert. Das gesamte
Projektteam bekommt einen einheitlichen und
ganzheitlichen Blick auf den gemeinsamen Projekt-Scope.
Letztendlich ist die Projektleitung in der Lage den von den
Teilprojekten aufgezeigten Scope mit der Erwartungshaltung
der Stakeholder abzugleichen.
5. Finalisierung des PSP, des Phasenplans, des
Projektplans und des Meilensteinplan
PSP, Phasen-,
Projekt- und MSTPlan erstellen
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Im letzten Schritt werden anhand der gewonnen
Informationen alle Projektplanungsdokumente erstellt bzw.
finalisiert. Der Scope ist fertig „gedreht“.
Die beschriebene Scope-Definition sorgt für
eine fundierte Definition des Scopes, für ein
einheitliches Verständnis aller
Projektbeteiligten und für die Identifikation
von Abhängigkeiten. Die Verprobung mit der
Erwartungshaltung der Auftraggeber stellt
die Projektzieldefinition auf sichere Füße.
Auf dieser Grundlage haben Großprojekte
eine belastbare Ausgangslage.
Selbstverständlich kann es auch nach einer
soliden Scope-Definition zu Änderungen
kommen, jedoch sollten diese auf
Änderungen der äußeren
Rahmenbedingungen zurück zu führen sein.
Mittels transparenten Change-Prozess
können diese in einen validen Projektplan
eingearbeitet werden.
Hinweis:
In Abgrenzung zum PMI-Standard wird hier der Projektplan als Synonym für den MS-Projektplan, den
Meilensteinplan und den Projektstrukturplan (PSP) verwendet. Der Begriff „interner Scope“ bezeichnet
hier die Gesamtheit der Aufgaben des internen Projektteams, die erforderlich sind, um die
Anforderungen des Auftraggebers zu erfüllen.
Ansprechpartner
Ülgen Öztürk
Senior Consultant
[email protected]
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Flughafenstraße 52
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