Scannen - Landratsamt Dachau
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Scannen - Landratsamt Dachau
Landratsamt Dachau Schulungsunterlagen Scannen Grundlagen © 2009 Landratsamt Dachau, EDV Seite 2 Scannen Inhaltsverzeichnis: 1 Grundlagen ........................................................................................................ 3 1.1 Was ist ein Scanner? ................................................................................... 3 1.2 Wofür braucht man einen Scanner?............................................................. 3 1.3 Was ist scannen? ......................................................................................... 3 1.4 Welche Scanner gibt es? ............................................................................. 3 1.5 Welche Scanformate gibt es? ...................................................................... 4 1.5.1 *.gif........................................................................................................ 4 1.5.2 *.jpeg / *.jpg........................................................................................... 4 1.5.3 *.bmp..................................................................................................... 4 1.5.4 *.tif......................................................................................................... 5 1.5.5 *.png...................................................................................................... 5 1.5.6 *.pdf....................................................................................................... 5 1.5.7 Formate und Dateigrößen ..................................................................... 6 1.6 Scan- und Bildauflösung .............................................................................. 6 1.6.1 Was ist eine Auflösung?........................................................................ 6 1.6.2 Bildgröße und Auflösung....................................................................... 7 1.6.3 Was ist eine Scanauflösung? ................................................................ 7 1.6.4 Beispiele für Scanauflösungen bei Bildern............................................ 8 1.7 Bildgröße beim Fotografieren....................................................................... 8 2 Scannen über den Farbkopierer .....................................................................10 3 Scannen über den Grafikarbeitsplatz .............................................................13 3.1 Bilder einscannen....................................................................................... 14 3.2 Dokumente einscannen.............................................................................. 16 3.2.1 Dokumente scannen ohne Texterkennung ......................................... 16 3.2.2 Dokumente scannen mit Texterkennung............................................. 17 Seite 3 1 Grundlagen 1.1 Was ist ein Scanner? Scannen Scanner sind Geräte, mit denen man Bilder, Texte, Codes u.s.w. aufnehmen kann. Scanner kommt von to scan = genau überprüfen, ansehen. 1.2 Wofür braucht man einen Scanner? Einen Scanner benötigt man, um Bilder bzw. Dokumente elektronisch zu erfassen. Dazu werden die Daten digitalisiert, d. h. sie werden in Bildpunkte (Pixel) zerlegt. Pixelmaße zeigen an, wie groß eine Datei wirklich ist. 1.3 Was ist scannen? Scannen ist der Vorgang, Daten von einem vorliegenden Objekt abzulesen. Die erfassten Objekte/ Daten werden anschließend digital angelegt. 1.4 Welche Scanner gibt es? Es gibt verschiedene Arten von Scannern. Man unterscheidet: Handscanner: Das Gerät wird über das Blatt gezogen oder an einem Strichcode gehalten. Handscanner findet man heute nur noch an Supermarktkassen. Durchzugsscanner: Die Vorlage wird durch das Gerät gezogen. Nachteil: Bücher und dickere Materialien können nicht gescannt werden. Trommelscanner: Bei dieser Art, wird das Dokument auf die Trommel des Scanners geheftet und anschließend wird die Trommel um die Lichteinheit gedreht. Einzugscanner: Das Dokument wird unter der Lichteinheit des Scanners durchgezogen. Wenig Aufwand, schnelle Bearbeitung. Flachbettscanner: Das zu scannende Objekt wird auf eine Glasplatte gelegt, eine Stableuchte fährt entlang und das Objekt wird aufgenommen. Seite 4 1.5 Scannen Welche Scanformate gibt es? Ein Scanner kann in verschiedenen Dateiformaten speichern. Die wichtigsten Formate sind: 1.5.1 *.gif Das *.gif-Format ist ein Grafikformat mit guter verlustfreier Komprimierung für Bilder mit geringer Farbtiefe (= wenig Farben), wie z.B. Logos, Wappen, Zeichnungen oder Schwarz-Weiß-Bilder. Dieses Format wird hauptsächlich für Internetseiten verwendet. Vorteile: Es ist möglich, eine Bildfarbe als "transparent" anzuzeigen, bei der der Untergrund auf dem das Bild dargestellt wird durchscheint. Man kann mehrere Bilder oder Bildteile in einer Datei zu speichern, die in festgelegter zeitlicher Reihenfolge angezeigt werden. Damit kann man einfache Animationen erstellen. Nachteile: Für Fotos praktisch ungeeignet (weil zu wenig Farben dargestellt werden). 1.5.2 *.jpeg / *.jpg Dieses Format ist vorwiegend für Fotos geeignet. Diese werden möglichst originalgetreu bei möglichst geringer Dateigröße dargestellt. Lediglich das optische Erscheinungsbild soll beim Betrachten erhalten bleiben. Durch die Komprimierung bleiben Informationen wie Helligkeit oder Farbton erhalten. Vorteile: Dateien werden sehr klein, für Fotos geeignet. Nachteile: Durch die Komprimierung gehen "unwichtige" Bildinhalte verloren, bei jedem Speichern verringert sich die Qualität. Daher sollten *.jpg-Dateien immer vom Originalbild gespeichert werden, nicht von einer bereits bestehenden *.jpgDatei. 1.5.3 *.bmp Das "Bitmap" Format BMP ist ein Standard-Windows-Bildformat. Es wurde entwickelt, damit das Betriebssystem Windows Bilder möglichst rasch und unkompliziert darstellen kann. Vorteile: Kann von jedem Windows Programm verarbeitet werden, da die Unterstützung bereits im Betriebssystem integriert ist. Seite 5 Scannen Nachteile: Für alle Anwendungsfälle außer programminterne Bilddarstellung (etwa Menüleisten oder Dialogboxen) ungeeignet. Dateien werden sehr groß 1.5.4 *.tif Das *tif.Format dient zum Austausch von Dateien zwischen unterschiedlichen Programmen und Plattformen. Vorteile: *tif.-Dateien können praktisch von jedem gelesen werden. Kann beliebig oft ohne Qualitätsverlust gespeichert und wieder geladen werden Nachteile: Dateien werden extrem groß 1.5.5 *.png Dieses Format ist ein Grafikformat mit verlustfreier Bildkompression und wird zunehmend als Alternative für das *.gif-Format im Internet verwendet. Vorteile: Es erfolgt eine verlustfreie Komprimierung. Es können wie im *.gif-Format transparente Bereiche angezeigt werden. Nachteile: Wird (noch) nicht von allen Browsern unterstützt. Ältere Programme können solche Bilder nicht anzeigen. 1.5.6 *.pdf Das *pdf-Format ist ein plattformübergreifendes Dateiformat für Dokumente. Mit diesem Format können elektronische Dokumente originalgetreu weitergegeben werden. Vorteile: Das Format kann von jedem geöffnet und gelesen werden. Nachteile: PDF-Dokumente können mit der kostenlos bereitgestellten Software nur gelesen, jedoch nicht bearbeitet werden. Seite 6 Scannen 1.5.7 Formate und Dateigrößen Man muss sich vor dem Scannen darüber klar sein, zu welchem Zweck man das zu scannende Bild/Dokument verwenden möchte. • Um Bilder/Fotos darzustellen, sollte man *.jpg-Format verwenden, um möglichst wenig Datenverlust bei verhältnismäßig geringer Dateigröße zu erzielen. • Bei Graphiken/Bildern mit wenigen Ausgangsfarben (Wappen, Logos) ist das *.gif-Format am sinnvollsten. • Für Schriftstücke/Dokumente sollte auf jeden Fall das *pdf-Format verwendet werden Vergleich von Speichergrößen der einzelnen Formate (gleiches Ausgangsbild): 1.6 Scan- und Bildauflösung 1.6.1 Was ist eine Auflösung? Der Begriff Auflösung wird in der Praxis mehrdeutig und in vielen Bereichen verwendet, wodurch es zu Missverständnissen kommen kann. Auflösung im physikalischen Sinn (Bildelemente pro Länge) bezeichnet die Detailgenauigkeit einer Wiedergabe oder Bildabtastung als Maß der Qualität (Pixel per Inch). Die Auflösung eines Bildes wird durch die Anzahl der Pixel pro Inch (1 Inch = 2,54 cm) bestimmt. 1 Pixel ist lediglich definiert als 1 Bildpunkt. Je mehr solche Punkte ein Bild nun hat (d.h.: je kleiner der Bereich ist, den wir als Pixel definieren), desto höher ist die Auflösung, wie folgendes Beispiel veranschaulicht: Eine hohe Auflösung benötigt also eine große Anzahl von Pixeln. Seite 7 Scannen 1.6.2 Bildgröße und Auflösung Die Größe eines Bildes ergibt sich aus der Anzahl der Pixel in horizontaler und in vertikaler Richtung. Je mehr Pixel ein Bild enthält, desto größer ist es. Die Pixelgröße ist für die Bildschirmauflösung bereits ein hinreichend aussagekräftiger Wert, da beispielsweise bei der Darstellung in einem Webbrowser ein Monitorpixel genau einem Bildpixel entspricht (die Darstellungsgröße hängt hierbei von der aktuellen Monitorauflösung ab). Wenn ein Bild gedruckt werden soll, bestimmt noch ein weiterer Faktor – die Auflösung -, wie groß das Bild im Druck erscheint. Ganz wichtig ist, dass die Bildgröße nicht mit der Darstellungsgröße des Bildes verwechselt wird. Die Bildgröße (genauer gesagt: die Pixelmenge) steht in direktem Verhältnis zur Dateigröße. Je mehr Pixel ein Bild enthält, desto größer ist auch sein Speicherbedarf. Vergleich von verschiedenen Pixelmaßen und Auflösungen: Hinweis: Am Monitor beträgt die Auflösung immer 72 dpi. D.h. Bilder, die nur am Bildschirm angezeigt werden, können mit einer niedrigen Auflösung gespeichert werden. 1.6.3 Was ist eine Scanauflösung? Die Scanauflösung ist die Auflösung, die Sie beim Scannen einstellen. Die Auflösung für die zu scannenden Dokumente sollte mindestens bei 200 * 200 dpi liegen. dpi = Punkt pro Inch. Je höher der angegebene Wert ist, desto besser ist das Bild. Dokumente, die mit kleinen Schriften bedruckt oder beschrieben sind oder kleinformatige Bearbeitungskennzeichen enthalten, sollten mit mindestens 300 * 300 dpi gescannt werden. Farbbilder und Grauwertbilder brauchen weniger Auflösung. Seite 8 Scannen Scannen sollte immer ein guter Kompromiss zwischen Verwendungszweck, Qualität und Speichergröße sein. Deshalb sollte die Scanauflösung immer so klein wie möglich und so groß wie nötig sein, denn eine höhere Scanauflösung bedeutet auch größeren Speicherbedarf. 1.6.4 Beispiele für Scanauflösungen bei Bildern Scanauflösung für die Bildschirmausgabe Braucht man ein Bild für den Bildschirm (Internet, Powerpointpräsentation), so kann man sehr gut über Pixel x Pixel kalkulieren und dabei von einer gebräuchlichen Bildschirmauflösung ausgehen (1024 x 768 Pixel). Beispiel: Das einzuscannende Bild hat eine Größe von 13 x 9 cm. Mit einer Scanauflösung von 100 dpi nimmt das Bild etwa ¼ des Monitors ein. Scanauflösung für die Ausgabe auf einem Drucker Soll das eingescannte Bild für einen Ausdruck auf einem herkömmlichen Farbdrucker verwendet werden, sind 100 bis 150 dpi ausreichend. Scanauflösung für die Ausgabe in einer Druckerei Anders sieht es aus, wenn Sie ein Bild für eine Druckerei einscannen. Hier sollte ein Bild immer mit 300 dpi bezogen auf die zu druckende Ausgabegröße eingescannt werden. 1.7 Bildgröße beim Fotografieren Als Auflösung oder Auflösungsvermögen bezeichnet man in der Fotografie die Fähigkeit eines Objektivs oder Films, bestimmte kleinste Strukturen noch wiedergeben zu können. In der Digitalfotografie wird die gerundete Gesamtzahl der Bildpunkte in Megapixel (MP) als Anhaltspunkt für die theoretisch erreichbare Qualität angegeben. Je nach dem für welchen Zweck Sie fotografieren möchten, können Sie die Auflösung ihrer digitalen Kamera einstellen. Falls Sie Bilder schießen und diese später ausdrucken wollen, sollten Sie u.U. eine hohe Auflösung wählen. Dies hängt davon ab, mit welcher Größe Sie die Fotos ausdrucken möchten (für 9×13 cm reicht eine mittlere Auflösung völlig aus). Sobald Sie jedoch Fotos auf Postergröße ausdrucken möchten, sollten sie in jedem Fall eine hohe Auflösung wählen. Beispielsweise kann ein digitales Foto mit 1600 x1200 Pixel in Druckqualität bis etwa 10 x 13,5 Zentimeter groß sein, das heißt es können Standardabzüge bis zum Format 9 x 13 Zentimeter in optimaler Qualität gemacht werden. Aber auch die nächste Standardgröße, also 10 x 15 Zentimeter, ist noch in guter Qualität möglich. Seite 9 Scannen Vergleich von Dateigrößen und der Auflösung einer Kamera (von höchster zu niedrigster Auflösung): Vergleich von Bildgröße und Pixelmaßen: Dateigröße 3.431 KB 1.055 KB 354 KB 94 KB Pixelmaße 3648 x 2592 x 1280 x 640 x 2736 1944 960 480 Bildmaße in cm 128,69 x 96,52 94,44 x 68,58 45,16 x 33,87 22,58 x 16,93 Auflösung 72 dpi 72 dpi 72 dpi 72 dpi Seite 10 2 Scannen Scannen über den Farbkopierer Zum Einscannen über den Farbkopierer (RICOH Aficio MP Color 2500), sind folgende Schritte notwendig: (1) Legen Sie Ihr Dokument mit der Schrift nach unten auf die Glasoberfläche und schließen Sie die Abdeckung. Alternativ können Sie den automatischen Einzug verwenden. (2) Links im Bedienfeld finden Sie verschiedene Funktionstasten, die bebildert sind. Um zu scannen, drücken Sie die Taste mit dem Symbol (3) Jetzt können Sie Ihre Einstellungen treffen: Hinweis: Standardmäßig wird DIN A 4, einseitig in Schwarz-Weiß mit einer Auflösung von 200 * 200 dpi im pdf-Format gescannt. Ihnen stehen am linken Monitorrand verschiedene Menüpunkte zur Verfügung, über die Sie ggf. die Standard-Einstellungen verändern können: • Scaneinstellungen • Vorlageneinzugstyp • Dateiname/-typ Seite 11 Scannen Scaneinstellungen • Auf der Registerkarte Scantyp können Sie von Farbe auf SW umstellen. • Über die Registerkarte Auflösung haben Sie die Möglichkeit eine andere Auflösung einzustellen (falls es sich z.B. um ein Dokument handelt, das mit kleinen Schriften bedruckt ist). • Registerkarte Scanformat: Hier kann die Größe des zu scannenden Dokuments eingestellt werden (z.B. DIN A3). Vorlageneinzugstyp Hier können Sie ggf. umstellen, falls Sie ein doppelseitig zu scannendes Dokument haben, welches Sie über den automatischen Einzug scannen möchten. Standardmäßig ist die 1-seitige Vorlage vorgegeben. Dateiname/ -typ Falls Sie in einem anderen Format als im voreingestellten PDF-Format scannen möchten, haben Sie hier die Möglichkeit auf *.tif/*.jpg umzustellen. (4) Bestätigen Sie die Einstellungen jeweils mit OK. (5) Auswahl des Zielordners Über die Registerkarte Ordner im Display können Sie auswählen, wohin Ihre Datei gespeichert werden soll. • Einige Fachbereiche haben eigene Ordner, die auf die entsprechenden Laufwerke verweisen. • Ansonsten können Sie den Ordner Scanner auswählen und später über das I-Laufwerk aufrufen: I:\Scanner Seite 12 (6) (7) Scannen Scannen • Starten Sie Ihren Scanvorgang, in dem Sie den grünen Knopf rechts am Bedienfeld drücken. • Das Dokument wird gescannt. Sie werden über das Display aufgefordert, ein weiteres Dokument zu scannen oder aber die # - Taste zu drücken, falls der Scanvorgang beendet ist. Falls Sie in den allgemeinen Scanner-Ordner als Ziel ausgewählt haben, verschieben Sie das Dokument anschließend bitte in Ihr eigenes Laufwerk. Seite 13 Scannen 3 Scannen über den Grafikarbeitsplatz In der EDV-Stelle (Zi. E02) befindet sich ein Grafikarbeitsplatz mit Scanner. Dieser Arbeitsplatz kann von jedem Mitarbeiter genutzt werden. Benutzername: Kennwort: scanner Landrat11 • Richten Sie Ihre Vorlage auf dem Vorlagenglas des Scanners aus. • Zum Scannen starten Sie das Problem über das Icon auf dem Desktop: • Im Programmfenster können Sie eine Vorauswahl treffen, ob Sie ein Bild oder ein Dokument scannen möchten. Seite 14 3.1 Scannen Bilder einscannen • Wählen Sie den Dateityp aus • Im Feld Scannen an wählen Sie In Datei speichern Über die Schaltfläche wird im nachfolgenden Dialogfenster der Speicherort festgelegt • Vergeben Sie einen Namen für die Datei • Wählen Sie über Durchsuchen den Speicherort aus Hinweis: Eine Speicherung ist nur im jeweiligen ZSD-Ordner der Laufwerke möglich. • Ändern Sie ggf. über die Schaltfläche sung falls nötig (siehe Grundlagen ab Seite 3 dieses Scripts) • Bestätigen Sie mit OK noch die Auflö- Seite 15 Scannen • Das Bild wird gescannt • In der Vorschau können Sie mit der Maus den angezeigten Rand und damit Ihren Scanbereich verändern. Um die Bildränder genauer zu erkennen, können Sie mit der Lupe das Bild vergrößern bzw. verkleinern. Über den Menüpunkt Standard haben Sie Möglichkeit, bei Bedarf das Bild z.B. zu drehen oder die Helligkeit zu verändern. • Wenn die Vorschau Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf die Schaltfläche Akzeptieren. (Falls Sie das Bild auf dem Vorlagenglas nochmals neu ausrichten möchten, wählen Sie Neuer Scan, das Bild wird erneut gescannt.) • Je nachdem, ob Sie weitere Bilder einscannen möchten, beantworten Sie nachfolgende Frage mit der Schaltfläche Ja oder Nein Seite 16 3.2 Scannen Dokumente einscannen Um ein Dokument zu scannen, haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Das Dokument wird „als Bild“ gescannt Das eingescannte Dokument kann nachträglich nicht nachbearbeitet bzw. durchsucht werden. 2. Das Dokument wird mit Texterkennung gescannt Falls Sie gescannte Dokumente nachträglich bearbeiten möchten, können Sie mit OCR scannen. Dadurch wird Text als solcher erkannt und digitalisiert. Man muss sich vor dem Scannen darüber klar sein, für welchen Zweck man das zu scannende Dokument verwenden möchte. Vergleich von Speichergrößen der einzelnen Formate: Hinweis: Bei dem Scannen von mehreren Seiten über den Vorlageneinzug werden die Seiten in eine einzige PDF-Datei gescannt. 3.2.1 Dokumente scannen ohne Texterkennung ¾ Starten Sie das HP Solution Center über das Icon auf dem Desktop ¾ Wählen Sie die Schaltfläche Dokumente • Unter Dateityp können Sie das Format festlegen - im Regelfall PDF oder PDF (durchsuchbar). • Über die Schaltfläche wird im nachfolgenden Dialogfenster der Speicherort festgelegt Seite 17 Scannen Die weiteren Schritte zum Scannen sind identisch mit der Anleitung zum Einscannen von Bildern (siehe Seite 15 dieses Skripts). 3.2.2 Dokumente scannen mit Texterkennung ¾ Starten Sie das HP Solution Center über das Icon auf dem Desktop ¾ Wählen Sie die Schaltfläche Dokumente ¾ Führen Sie in der HP Scansoftware einen der folgenden Schritte durch: • Klicken Sie in der Dropdown-Liste Scannen an auf ein Textverarbeitungsprogramm (z. B. Microsoft Word) • Klicken Sie in der Dropdown-Liste Scannen an auf In Datei speichern, und wählen Sie anschließend einen der folgenden Dateitypen aus o Rich Text Format (*.rtf) o PDF (durchsuchbar) (*.pdf) o Textdatei (*.txt) o HTML (*.html) Hinweise: • In einem durchsuchbaren PDF-Dokument kann Text nicht bearbeitet werden. Der Text wird in der PDF über die optische Zeichenerkennung (OCR) lediglich durchsuchbar • Formatierungen und Grafiken werden nicht übernommen, wenn Sie mit Texterkennung scannen. Die weiteren Schritte zum Scannen sind identisch mit der Anleitung zum Einscannen von Bildern (siehe Seite 15 dieses Skripts).