Die Lotus SmartSuite - Universität Paderborn

Die Lotus SmartSuite
Die Funktionalität und Gestaltung eines Office-Pakets
Ausarbeitung eines Seminarbeitrags von:
Oliver Hopt
Matr.Nr.: 3159618
Im Rahmen eines Seminars zur Projektgruppe
Konzepte zur variablen Erschließung von
Software-Funktionalität
Betreut von Reinhard Keil-Slawik und Werner Roth
Im SS 98
an der Universität GH Paderborn
Die Lotus SmartSuite
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Inhaltsverzeichnis
1 Abstract..................................................................................................4
2 Einleitung...............................................................................................4
3 Grundsätzliche Entscheidungen.............................................................6
4 Allgemeine Designaspekte.....................................................................7
4.1
4.2
4.3
4.4
Die Infobox...........................................................................................................................7
Menü-Beschriftung................................................................................................................8
Besonderheiten der Statuszeile..............................................................................................9
Hilfetexte in Dialogfenstern...................................................................................................9
5 Word Pro..............................................................................................11
5.1 Verzeichniserstellung...........................................................................................................11
5.2 Versionsverwaltung.............................................................................................................12
5.3 Seriendruck mit Adreßbuch-Funktion..................................................................................13
6 Lotus 1-2-3...........................................................................................16
6.1 Tricks für schnelles Arbeiten................................................................................................16
6.2 Größere Funktionen............................................................................................................17
6.2.i @Funktionen................................................................................................................17
6.2.ii Erstellen von Karten mit Informationsfüllung...............................................................18
6.2.iii Datenbankfunktionen in 1-2-3.....................................................................................18
7 Freelance..............................................................................................19
7.1 Funktionen mit besonderem Charakter.................................................................................19
8 Approach..............................................................................................21
Die Lotus SmartSuite
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Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Schematischer Aufbau der Lotus SmartSuite..........................................................4
Abbildung 2: Fenster zum Formatieren beliebiger Objekte...........................................................7
Abbildung 3: Menü Seite aus Freelance.......................................................................................8
Abbildung 4: Menü-Zeile in Word Pro.........................................................................................8
Abbildung 5: Statuszeile von Word Pro.......................................................................................9
Abbildung 6: Dialog zum Aktualisieren eines Verzeichnisses aus Word Pro...............................10
Abbildung 7: Dialoge zum Erstellen von Inhaltsverzeichnissen...................................................12
Abbildung 8: Dialog zum Aktualisieren eines Verzeichnisses.....................................................12
Abbildung 9: Hauptdialog der Versionsverwaltung....................................................................13
Abbildung 10: Seriendruck-Assistent.........................................................................................13
Abbildung 11: Dialog zum erstellen einer Adreßdatei................................................................14
Abbildung 12: Maske für die Dateneingabe................................................................................14
Abbildung 13: Wahl der Umschlaggröße...................................................................................14
Abbildung 14: Auswahl der benutzten Einzeldaten aus den Datensätzen....................................14
Abbildung 15: Absenderadresse auswählen................................................................................15
Abbildung 16: Mischen von Adreßdateien.................................................................................15
Abbildung 17: Füllen in 1-2-3....................................................................................................16
Abbildung 18: Programmiermodul zu Lotus Script....................................................................17
Abbildung 19: Assistent beim Erstellen einer Karte....................................................................18
Abbildung 20: Oberer Teil des Hauptbildschirms von Freelance.................................................19
Abbildung 21: Dialog zum Erstellen eines Diagramms...............................................................19
Abbildung 22: Auswahl einer bestehenden Tabelle.....................................................................20
Abbildung 23: Startdialog von Freelance...................................................................................20
Abbildung 24: Oberer Bildschirmrand von Lotus Approach.......................................................21
Die Lotus SmartSuite
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1 Abstract
The subject of this work is the functionality and the functional design of the Lotus SmartSiute.
Therefore I concern with the main modules, like Word Pro, 1-2-3, Freelance and Approach.
Espacialy the part about Word Pro is written under the aspect of working with big documents.
All modules are inspected for design-conflicts, that were solved or even not solved. They are
also checked for designs wich are capable to make someones work easier.
2 Einleitung
Dieser Seminarbeitrag beschäftigt sich mit der Funktionalität, sowie der Gestaltung der SmartSuite der Lotus Development GmbH (im folgenden nur noch Lotus genannt). Ausgangspunkt für
die Betrachtungen sind die verschiedenen Komponenten, die auf ihre Funktionalität untersucht
werden sollen. Dabei ist es besonders von Interesse, auf welche Art eine dieser Funktionen
erreicht werden kann. Der Schwerpunkt dieser Arbeit ist das Textverarbeitungsmodul, speziell
unter dem Gesichtspunkt der Bearbeitung großer Dokumente und anderer Arbeiten, wie zum
Beispiel Seriendruckaufgaben, die im professionellen Umgang mit solchen Systemen auftreten.
Bei der gesamten Betrachtung werden einige kleinere Komponenten wie das Smart Center (eine
Navigationshilfe zwischen den Modulen), die ScreenCam (zum Filmen aller Aktionen auf dem
Bildschirm), sowie der Organizer (ein virtueller Terminplaner) nicht behandelt, da sie nicht von
maßgeblicher Wichtigkeit für eine Funktionalitätsbetrachtung sind.
Um mir die allgemeine Struktur des Pakets zu verdeutlichen, habe ich ein Schema erstellt, aus
dem sich verschiedene Sachverhalte ablesen lassen. Zum einen gibt es dort einen Ast, in dem jedem Modul seine allgemeine Aufgabe zugeordnet ist (Word Pro ò Textverarbeitung). Im zweiten
Ast geht es um die speziellen Funktionen der verschiedenen Module. Der dritte Ast beinhaltet
schließlich Aspekte, die sich auf das gesamte Paket beziehen.
Abbildung 1: Schematischer Aufbau der Lotus SmartSuite
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Ein weiterer Themenpunkt dieser Ausarbeitung umfaßt die Möglichkeiten der Erschließung der
Funktionalität für einen beliebigen Benutzer, geübt oder ungeübt, da sich das Gesamtprojekt sehr
stark mit gerade diesen Aspekten auseinandersetzt. Es wird hier also auch herausgearbeitet, welche Schwierigkeiten sich einem unerfahrenen Benutzer in den Weg stellen, und welche Designkonflikte an solchen Stellen auftreten. Ein Profi kann in den meisten Fällen mit ihnen leben, was
bedeutet, daß er um sie herumarbeiten kann, beziehungsweise die Stilbrüche bei einem nicht so
gut gestalteten Dialog übersieht.
Für diese Ausarbeitung ist es schwierig ein übliches Quellenverzeichnis anzulegen, auf das dann
im Text durch entsprechende Zitat vermerke verwiesen wird. Der Grund hierfür liegt in der Art
des Vortrags, auf den sie sich bezieht. Um über die Funktionalität eine Office-Pakets zu
referieren, muß man sich diese auch erschlossen haben und sich ein Bild über sie gemacht haben.
Dazu nimmt man sich üblicherweise ein Handbuch zur Hand und arbeitet mit dem entsprechenden
Produkt. Die gesammelten Erkenntnisse sollten dann in den Vortrag und dessen schriftliche
Ausarbeitung fließen, was in diesem Fall auch hoffentlich gelungen ist.
Folglich ist es mir nur möglich das offizielle Handbuch der Firma Lotus, sowie die gesamte Smart
Suite inclusiv Hilfetexten als allgemeine Referenz anzugeben, jedoch keine konkret zitierten
Stellen. Des weiteren sind beinahe alle Abbildungen als Screenshots während meiner Arbeit mit
der Smart Suite entstanden.
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3 Grundsätzliche Entscheidungen
Bei einem Softwarepaket mit einem Programmumfang wie der Lotus SmartSuite ist es notwendig
eine Reihe von fundamentalen Entscheidungen zu treffen, die sein allgemeines Erscheinungsbild,
sowie einige Aspekte seiner Handhabbarkeit festlegen. In diesem und dem folgenden Kapitel
werden solche Fragen für die SmartSuite aufgestellt und versucht, Lösungen aufzuzeigen, die
Lotus verwirklicht hat.
Eine der grundsätzlichen Entscheidungen in Bezug auf ein Officepaket ist die, ob eine strikte
bzw. eine fließende Abgrenzung zwischen Dokumenten und deren Designvorlagen vorgenommen
werden soll. Aus der geschichtlichen Entwicklung heraus ergab sich eine klare Trennung dieser
Komponenten, die auch Lotus beibehält. Der Vorteil dabei ist, daß man beim Bearbeiten einer
Vorlage speziell hierfür notwendige Funktionen zur Verfügung stellen kann, ohne einen unerfahrenen Anwender damit zu verwirren, daß diese zusätzlich in die Oberfläche integriert sind. Das
bedeutet, daß es verschiedene Modi für die Bearbeitung einerseits von Dokumenten und andererseits von Dokumentvorlagen geben kann, und somit die Menühierarchie entlastet werden kann.
Die zweite Grundsatzfrage ist die nach der Aufteilung des Pakets in verschiedene Anwendungen
bzw. seine Zusammenfassung in einer Arbeitsoberfläche. Auch hier geht Lotus den klassischen
Weg und teilt die SmartSuite in die Komponenten Textverarbeitung, Tabellenkalkulation,
Präsentationsprogramm und Datenbank. Um den Benutzer nicht mit Unübersichtlichkeit zu verwirren, ist es von großem Vorteil, daß sich Lotus auf ein einheitliches Design für alle
Komponenten entschieden hat. Durch ein hohes Maß an Konsistenz ist es einem Anfänger
möglich, viele Aspekte der Bedienung, die in einem Modul gelernte wurden, auf ein anderes
Modul zu übertragen. Dieser Transfer ist besonders wichtig für ein zügiges Erlernen des
Umgangs mit allen Komponenten eines Office-Pakets. Einzelheiten zu diesem Aspekt sind im
Kapitel Allgemeine Designaspekte (Seite 6) zusammengefaßt.
Von Bedeutung ist weiterhin die konsistente Architektur zur Unterstützung von Teamarbeit, da
diese eine immer größere Rolle in innerbetrieblichen Abläufen einnimmt. Jedes Modul der
SmartSuite, das in dieser Arbeit behandelt wird, verfügt über eine ausgefeilte Versionsverwaltung
(insbesondere Word Pro). Hierunter versteht man eine Möglichkeit zum Versenden von
Nachrichten an andere Benutzer des Systems (auch über die Grenzen der gemeinsamen
Benutzung eines Dokuments hinaus), sowie eine gut ausgearbeitete Schreib-/Leserechtvergabe,
die sowohl einzelne Benutzer berechtigen kann sowie Gruppen von Benutzern. Dies ist einerseits
ein wichtiger Beitrag zur Steigerung der Effizienz bei der Bearbeitung von Daten in
Rechnerverbänden, da man andere Benutzer einfach über Änderungen informieren kann und auch
sehr einfach eine getrennte Probeversion erstellen kann. Andererseits erhöht dieses Konzept die
Sicherheit der Daten, da schon von der Bearbeitungsebene her nicht jeder Benutzer Zugriff auf
entsprechende Daten hat.
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4 Allgemeine Designaspekte
In diesem Kapitel werden zentrale Konzepte der Lotus SmartSuite vorgestellt, die die Benutzung
dieses Pakets erleichtern sollen. Einige davon werden nur unbedeutend erscheinen, jedoch sind
sie für eine Neuerschließung sehr hilfreich, bieten allerdings für den geübten Benutzer manchmal
Grund zur Kritik, wenn dieser vergißt, daß auch er einmal ein Anfänger gewesen ist. So sind viele
Profis nicht bereit sich entsprechend umfangreiche Beschriftungen oder direkt in Dialoge
eingebaute Hilfetexte zu akzeptieren, da sie ihren Sinn nicht mehr sehen, da sie sich bereits mit
allen Funktionen auseinandergesetzt haben.
4.1 Die Infobox
Ein entscheidendes Konzept der Lotus SmartSuite ist die Infobox, die die Eigenschaften eines
beliebigen Objekts in nur einem Fenster anzeigt und es ermöglicht, diese auch zu bearbeiten. Sie
ist in allen Anwendungen identisch aufgebaut und läßt daher eine einfache Benutzung von allen
Modulen zu, sobald man das Prinzip dieses Fensters einmal verstanden hat.
Abbildung 2: Fenster zum Formatieren beliebiger Objekte
In der Titelzeile läßt sich einstellen, welche Objekte formatiert werden sollen. Das heißt, daß man
zwischen Text, Abschnitt, Seite, Rahmen, Tabelle usw. wählen kann. Es werden allerdings nur
Optionen angeboten, die an der entsprechend aktiven Stelle auch benutzbar sind. Ist also
beispielsweise Grafik als zu bearbeitendes Objekt ausgewählt, und der Benutzer wechselt mit der
aktiven Position in einen Text, so wechselt auch die Infobox automatisch auf Text. Weiterhin ist
es möglich auch die Eigenschaften des Seitenlayouts zu ändern bzw. sie sich anzeigen zu lassen.
Auch bei den Reitern gibt es einige Durchgängigkeiten, die allerdings auf die verschiedenen
Möglichkeiten aus der Kopfzeile bezogen sind. So ist bei jedem zu formatierenden Objekt der
letzte Reiter für den Stil zuständig. Ebenso durchgängig sind die Notlösungen mittels Sonst.
(Sonstiges) und teilweise sogar Erweitert, hinter denen sich all jene Eigenschaften verbergen, für
die ansonsten kein sinnvolles Symbol gefunden werden konnte bzw. die in anderen Masken nicht
ganz richtig aufgehoben gewesen wären. Diese Notlösungen sind allerdings niemals ganz zu
vermeiden, da die Komplexität eines solchen Fensters nicht mehr in eine normale Hierarchie zu
pressen ist. Zum einen kann man es nicht ausschließen, daß Kreuzbeziehungen zwischen
verschiedenen Untermasken existieren, und zum anderen gibt es Einzeleigenschaften, die in
keiner Untermaske zu den dort untergebrachten Attributen passen, aber auch keine eigene
Untermaske füllen würden.
Durch das erste Problem kann eine absolut eindeutige Zuordnung der Eigenschaften in Untermasken nicht erreicht werden, das zweite Problem beschert den Entwicklern genau solche
Menüs, Masken und Untermasken wie Erweitert, Extras und Sonstiges. Ansonsten gilt für die
Infobox, daß sich hinter gleichen Symbolen bei der Formatierung verschiedener Objekte auch die
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gleichen Einstellungsmöglichkeiten verbergen.
4.2 Menü-Beschriftung
Ein weiterer Punkt, der zwar nicht sofort auffällt, aber doch nicht unerwähnt bleiben soll, ist die
Beschriftung der Menüs. Hierbei wird darauf geachtet, daß die Beschreibung für eine Funktion
auch so gewählt ist, daß sie leicht verständlich ist. Solche Formulierungen führen zwar zu teilweise recht breiten Menüs, was unter Umständen überladen erscheinen mag, da der professionelle
Benutzer weiß, was sich hinter bestimmten Schlagworten verbirgt. Viele ungeübte Benutzer jedoch sind dankbar für jede Hilfe, die sie ohne aufwendiges Suchen dargeboten bekommen. Für
sie sind diese längeren Beschreibungen also eine echte Erleichterung.
Die folgende Abbildung zeigt das Menü Seite aus Freelance. Es fällt auf, daß das Menü im Vergleich zu älteren Programmen, aber auch zu anderer Software neueren Datums sehr breit angelegt ist und zudem recht viele Einträge besitzt. Verantwortlich für die Breite dieses Menüs ist im
wesentlichen der Punkt Seite aus anderer Datei kopieren.
Abbildung 3: Menü Seite aus
Freelance
Einem Profi hätte an dieser Stelle unter Umständen eine Beschriftung mit Seite importieren genügt. Nicht jeder Anfänger hätte dann jedoch gewußt, von wo er diese Seite im Falle einer solchen Beschriftung importieren soll und hätte diese Funktion daher vermutlich nicht genutzt.
Abbildung 4: Menü-Zeile in Word Pro
Wie schon angedeutet sind die Menüs relativ voll mit Einträgen. Die Menüstruktur besitzt also
eine recht große Tiefe. Diese Tiefe resultiert daraus, daß Lotus sich auf eine geringe Zahl an
Punkten in der Menüzeile beschränkt. Sie beschneiden also die Struktur in ihrer Breite. Durch
diese Beschränkung wird die Menüzeile wesentlich übersichtlicher. Wie oben schon gesagt, erhöht das allerdings die Anzahl der Punkte innerhalb eines Menüs, was dort die Übersicht wieder
erschwert. Will man jedoch die gesamte Funktionalität anbieten, die ein solches Programm beinhaltet, ist es kaum zu vermeiden, daß man eine große Anzahl von Menüeinträgen unterbringen
muß, was zwangsläufig die Übersichtlichkeit der Menüleisten einschränkt. Eine sinnvolle und
benutzbare Belegung entsteht also durch ein ausgewogenes Verteilen der Einträge auf Breite und
Tiefe.
Um aber bei der großen Fülle an Funktionen trotz des Dilemmas von Breite versus Tiefe der
Menüzeile eine gewisse Übersichtlichkeit zu gewährleisten, ist es notwendig die Funktionen
besonders sinnvoll in eine Menühierarchie einzuordnen. Diese Hierarchie unterscheidet sich bei
den aktuellen Office-Paketen fast nur noch durch unterschiedliche Namen der einzelnen Punkte.
Wird in den meisten Fällen die Gruppe der Funktionen, die auf irgendeine Art und Weise etwas in
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ein Dokument einfügen auch Einfügen genannt, so heißt sie in der Lotus SmartSuite Erstellen.
Konsequenterweise fehlt in diesem Menü auch das Einfügen einer Grafik (natürlich abgesehen
von den Zeichenfunktionen, die das jeweilige Modul zur Verfügung stellt), da diese nicht erstellt,
sondern importiert wird. Deshalb befindet sich diese Funktion in der Gruppe, die sich mit dem
Verwalten und Anlegen von Dateien beschäftigt: Datei. Jedoch ist es beispielsweise in 1-2-3
nicht ganz so einfach den entsprechenden Menüpunkt zu finden, da er nämlich nicht existiert.
Statt dessen muß der Benutzer die entsprechende Grafikdatei im Dialogfeld Öffnen auswählen,
dann die Schaltfläche Kombinieren betätigen, wonach zunächst gar nichts passiert, sondern man
die Stelle in der Tabelle anklicken muß, an welche die Grafik gesetzt werden soll. Erst jetzt wird
die Grafik wirklich geöffnet. Lotus ist es in diesem Fall also nicht gelungen, den Designkonflikt,
der aus der Benennung Erstellen entsteht, durch einen sinnvollen Kompromiß aufzulösen.
Ein weiterer Trick zur Reduzierung der Befehlsfülle ist das Ausblenden von Menüs, wenn der
Kontext es zuläßt. Das heißt, daß das Menü Tabelle im Modul Word Pro nur dann erscheint,
wenn sich der Cursor in einer Tabelle befindet, wenn also das aktive Objekt innerhalb des
Dokuments eine Tabelle ist. Daraus ergibt sich allerdings ein Bruch in der Konsistenz der Oberfläche, da die Menüpunkte Fenster und Hilfe weiter nach hinten geschoben werden müssen. In
diesem speziellen Fall ist es allerdings ein geringer Preis für den Zugewinn an Übersichtlichkeit,
da diese Menüpunkte ohnehin nicht zu den am häufigsten benutzten gehören.
4.3 Besonderheiten der Statuszeile
Schon seit Ami Pro und anderen Produkten dieser Generation hatte Lotus eine besondere Verwendung für die Statuszeile: In ihr waren die wichtigsten Eigenschaften des wichtigsten Objekts
eines Moduls untergebracht. Im Fall der Textverarbeitung sind dies Schriftart, -größe und -stil,
sowie, seit ihrer Einführung die Absatzvorlagen.
Abbildung 5: Statuszeile von Word Pro
Es ist sicher schwer, für diese Anordnung Vorteil und Nachteile zu begründen oder die Hintergründe herauszufinden, die Lotus zu dieser bewegt haben. Tatsache ist jedoch, daß ein Umsteiger
von einem anderen System damit seine Schwierigkeiten bekommt, da andere Hersteller diese Parameter zumeist in der Funktionsleiste im oberen Bildschirmbereich ansiedeln. In den meisten Fällen ist es zwar möglich diese Funktionsleiste auch unter den Arbeitsbereich zu verlagern, doch jemand, der dies nicht in Anspruch genommen hat, wird in der Umstellungszeit so manches Mal
vergeblich am oberen Rand versuchen, die Schriftart zu verändern. Andererseits hebt dieses
individuelle Design Lotus von seinen Mitbewerbern in besonderer Weise ab.
4.4 Hilfetexte in Dialogfenstern
Der Wunsch, dem Benutzer möglichst viel Hilfe anzubieten, ohne daß dieser danach suchen muß,
hat wohl auch dazu geführt, daß Lotus Hilfetexte in Dialogfenster eingefügt hat. Auch dies ist
wieder ein Umstand, der einige Profis stören könnte, da es für ihren Geschmack die Dialoge
unnötig vergrößert, und somit scheinbar unübersichtlicher macht.
Besonders eindrucksvoll läßt sich dieser Aspekt an obigem Fenster zeigen. Der Hilfetext nimmt
hier fast die Hälfte des benötigten Platzes ein. Außerdem fällt dem Benutzer die Erklärung durch
ihre auffällige Hintergrundfarbe als erstes Element in diesem Fensters auf. Die Aufmerksamkeit
wird also von der Funktion weg, auf die Hilfestellung geleitet.
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Abbildung 6: Dialog zum Aktualisieren eines
Verzeichnisses aus Word Pro
Auf der anderen Seite sollte es einem geübten Benutzer problemlos möglich sein, diese
Hilfestellungen durch eben diese besondere Hintergrundfarbe zu ignorieren. Der Profi kann also
auf den ersten Blick erfassen, was er nicht zu lesen braucht. Der Anfänger dagegen sieht sofort
die Hilfe, die ihm angeboten wird. Seine Aufmerksamkeit wird sogar, wie oben bemerkt direkt
auf die Hilfe geleitet. Somit kann es vermieden werden, daß der Benutzer ein Fenster falsch
benutzt oder die angebotenen Parameter falsch deutet.
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5 Word Pro
Word Pro ist das Textverarbeitungsmodul der Lotus SmartSuite und damit die in unserem Fall
wichtigste Komponente. Es ersetzte ab der SmartSuite Version 7.0 das bis dahin verwendete Ami
Pro. Da hier allerdings kein neues Benutzerhandbuch geschrieben werden soll, werden nur einige
der größeren Funktionen behandelt, um an ihnen den Umfang des Produkts zu umreißen und
sowohl positive wie negative Beispiele für die Erreichbarkeit eben dieser Funktionen angeben.
Zuvor jedoch werde ich einen groben Überblick über die grundlegende Bedienung von Word Pro
geben.
Word Pro liefert zunächst die gesamte Bandbreite an Funktionen, die ein ausgereifter Texteditor
bieten sollte. Dazu gehören Elemente wie Suchen und Ersetzen, Einfügen von markierten Texten,
Formatieren von Textbereichen sowie das Benutzen mehrerer Fenster. Weiterhin sind eine
Rechtschreibprüfung, Tabellenfunktionen, Rahmenanordnung, Textsatzfunktionen und vieles
mehr verfügbar. Ebenso wichtig ist sicher die Möglichkeit der Verwendung von Vorlagen nicht
nur für Dokumente, sondern auch für Seiten und Absätze. Aus dieser Vielfalt stechen jedoch
einige Module heraus, die in sich schon eine gewisse Dynamik besitzen, da sie über das eigentliche Schreiben und Formatieren von Texten hinausgehen. Exemplarisch habe ich deshalb
folgende Funktionen behandelt: Verzeichniserstellung, Versionsverwaltung und Seriendruck.
5.1 Verzeichniserstellung
Zu den wichtigen Funktionen bei der Erstellung großer Dokumente gehört in jedem Fall das erzeugen von Verzeichnissen. Darunter fällt nicht nur das einfache Inhaltsverzeichnis, sondern
ebenso Quellen-, Bild- und Stichwortverzeichnisse. Das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses ist
sehr komfortabel gestaltet. Unter dem Menüpunkt Erstellen findet sich der Eintrag Weitere
Dokumentkomponenten, unter dem es dann noch die Möglichkeiten Inhaltsverzeichnis, Index und
Querverweis gibt. Ein Index entspricht dabei einem Stichwortverzeichnis.
Erstellt werden all diese Verzeichnisse unter Verwendung von Absatzvorlagen. Das bedeutet,
daß sich der Benutzer am besten schon weit vor dem Anlegen eines Verzeichnisses darüber klar
werden sollte, daß er diese Funktion nutzen möchte. Entschließt man sich erst später für die Benutzung generierter Verzeichnisse, so muß man häufig die entsprechenden Absätze nachträglich
mit der entsprechenden Vorlage formatieren.
Hat man sich nun entschieden ein Inhaltsverzeichnis in ein Dokument einzuarbeiten, so wird die
äußere Form dieses Verzeichnisses, sowie seine Inhalte mit Hilfe der folgenden Dialoge bestimmt. Insgesamt ist dieser Dialog über Aktenreiter in drei Schritte unterteilt. Im ersten Schritt
wird das Aussehen des Verzeichnisses festgelegt, was unter anderem durch die Wahl einer Designvorlage möglich ist. Der zweite Schritt beinhaltet Einstellungen bezüglich Umfang und
Plazierung des Verzeichnisses. Darunter fällt, ob sich das Verzeichnis auf das gesamte Dokument
beziehen soll oder nur auf einen Teil davon, sowie die Frage, an welcher Stelle des Dokuments
das Verzeichnis eingefügt wird und ob es dort einen eigenen Dokumentteil bildet (Verknüpfung
von Dokumentteilen in einem Masterdokument). Im dritte Schritt bestimmt der Benutzer nun,
welche Einträge in das Verzeichnis übernommen werden. Im Falle eines Inhaltsverzeichnisses
sind dies sinnvollerweise Absätze, die mit einer Überschriftsvorlage formatiert sind. Dieser
Schritt ist jedoch nicht für alle Arten von Verzeichnissen notwendig.
An dieser Stelle sei eingeschoben, daß sich Quellen- und Bildverzeichnisse in der SmartSuite nur
von Hand bzw. mittels eines Umwegs über ein sozusagen entartetes Inhaltsverzeichnis realisieren
lassen. Die Möglichkeit mit dem Inhaltsverzeichnis beinhaltet, daß unter Umständen ein zweites
Inhaltsverzeichnis eingefügt werden muß und andererseits die zum füllen dieses Verzeichnisses
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verwendeten Absatzvorlagen von Überschriften auf Bildbeschriftungen abgeändert werden
müssen. Abschließend betätigt man den Fertig-Knopf, um den Einfügevorgang abzuschließen.
Abbildung 7: Dialoge zum Erstellen von Inhaltsverzeichnissen
Will man später die Einträge eines Verzeichnisses aktualisieren, so ist es nötig, wiederum den
Menü-Punkt Erstellen zu benutzen. Dann erscheint allerdings nicht der gleiche Dialog, wie beim
ersten Einfügen des Verzeichnisses, sondern eine Abfrage, ob man das vorhandene Verzeichnis
jetzt aktualisieren möchte. Eine nachträgliche Veränderung der Form ist nicht möglich. Sollte
man sich dazu entschließen, so muß man diese Veränderungen manuell vornehmen (Verzeichnisse sind in Word Pro als Tabellen realisiert und enthalten keine variablen Textfelder wie zum
Beispiel in anderen Textverarbeitungen die Kapitelnummern) oder das Verzeichnis löschen und
neu einfügen.
Abbildung 8: Dialog zum Aktualisieren eines Verzeichnisses
5.2 Versionsverwaltung
Die Lotus SmartSuite verfügt über eine sehr ausgearbeitete Versionsverwaltung, wie man sie bei
der Programmierung von größeren Softwarepaketen benutzt. Im Fall von größeren
Textdokumenten wie beispielsweise einer Diplomarbeit ist eine derartige Option zwar nicht von
so großer Wichtigkeit, wenn jedoch mehrere Personen zum Beispiel an einem Buch arbeiten, so
sind sie meiner Meinung nach diesbezüglich mit der SmartSuite um einiges besser bedient als mit
den meisten anderen Office-Paketen.
Die Aufgaben dieser Versionsverwaltung gehen von der Erstellung neuer Versionen eines Dokuments, über die Verwaltung der Bestände an bestehenden Versionen bis hin zur Verknüpfung von
verschiedenen Versionen zu einem endgültigen Dokument, beziehungsweise einem definierten
Zwischenstand. Darüber hinaus stellt dieses Modul von Word Pro noch mehrere Kommunikationsfunktionen zwischen den verschiedenen Benutzern eines Dokuments zur Verfügung. Zum
einen ist es möglich direkt im Text Notizen anzubringen, die auch explizit für beliebige andere
Benutzer lesbar gemacht werden können. Zum anderen können die Benutzer auch E-Mail nutzen,
mit der man alle anderen eingetragenen Benutzer der SmartSuite innerhalb eines geschlossenen
Rechnerverbunds erreichen kann. In den anderen Modulen der SmartSuite sind diese Funktionen
in geringerer Vielfalt ebenfalls vorhanden.
Ein weiterer Gesichtspunkt bei der gemeinsamen Benutzung von Dokumenten innerhalb eines
Systems ist die Sicherung vor unberechtigten Zugriffen. Auch hierzu liefern die Team-Funktionen
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der Lotus SmartSuite ein recht gut durchdachtes Konzept zur Vergabe der entsprechenden
Rechte. Erreichbar sind die Team-Funktionen immer über das Menü Datei, wo sie durch Trennstriche zu einer eigenen Gruppe zusammengefügt werden.
Abbildung 9: Hauptdialog der Versionsverwaltung
5.3 Seriendruck mit Adreßbuch-Funktion
Wie in jedem gebräuchlichen Office-Paket, so gibt es auch bei der Lotus SmartSuite eine Seriendruckfunktion für Briefe und Briefumschläge. Die Masken zur Einstellung der Optionen für den
Seriendruck sowie zur Eingabe der notwendigen Daten in eine einfach gehaltene Datenbank sind
dabei im Gegensatz zu diversen anderen Funktionen nur sehr wenig konsistent gestaltet. Der Benutzer wird zwar durchgängig von der Hauptmaske des entsprechenden Assistenten ausgehend
bei den notwendigen Schritte begleitet, doch es wird sich zeigen, daß es an der einen oder
anderen Stelle durchaus schwierig werden kann, sich spontan zurecht zu finden.
Abbildung 10: Seriendruck-Assistent
Zunächst fällt auf, daß der Benutzer sich strikt an die vorgegebene Reihenfolge halten muß, da es
zu Beginn lediglich möglich ist, den ersten Schritt auszuführen. Die von Lotus gewählte Reihenfolge ist jedoch nicht zwingend einsichtig.
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Abbildung 11: Dialog zum erstellen einer Adreßdatei
Der erste Schritt besteht nun darin, die benötigten Daten einzulesen. Dafür kann der Benutzer
eine bestehende Datei auswählen, die auch aus einem anderen Modul der SmartSuite importiert
werden kann, oder er legt sich ein neues Adreßbuch an. Im Fall einer neuen Datei muß zunächst
festgelegt werden, welche Einzeldaten in jeden Datensatz aufgenommen werden sollen und in
welcher Reihenfolge diese in einem Datensatz auftreten sollen.
Nun kann damit begonnen werden, die Datensätze einzugeben. Die gleiche Maske steht auch zur
Verfügung, wenn man eine bestehende Word Pro Adreßdatei editieren möchte.
Abbildung 12: Maske für die Dateneingabe
Ist die Datenbank ausgewählt und entsprechend aktualisiert, so folgt im zweiten Schritt die Auswahl des Umschlages (für den Fall, daß man Umschläge drucken möchte). Es ist nicht ohne weiteres ersichtlich, warum diese Option erst an zweiter Stelle gesetzt wird. Ich zumindest würde bei
einer Seriendruckanwendung als erstes das zu benutzende Druckmedium wählen.
Abbildung 13: Wahl der Umschlaggröße
Hiernach kommt es zu dem wohl größten Bruch in der Gestaltung der Masken. Es ist nicht nur
das ungeordnete (bezogen auf den Ort des Erscheinens) Einblenden von Fenstern, die zudem
auch in der Größe stark variieren. War es bisher so, daß man immer in eigenständigen Fenstern
gearbeitet hat, so klinkt sich jetzt automatisch eine Maske zwischen der Menüzeile und den
Funktionsleisten und der Textbearbeitung ein. Die einzige Erklärung scheint die zu sein, daß der
Benutzer in diesem Schritt direkt das zu erstellende Dokument bearbeitet und dabei auch direkt
editieren muß.
Abbildung 14: Auswahl der benutzten Einzeldaten aus den Datensätzen
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Dann wechselt die Dialogfolge wiederum auf ein eigenständiges Fenster, in dem die Absenderadresse ausgewählt beziehungsweise eingegeben wird. Der dritte Schritt beinhaltet das
Abbildung 15: Absenderadresse auswählen
Auswählen der Datensätze, die für den Seriendruck verwand werden sollen. Der Titel dieses
Schrittes (Mischen) ist etwas verwirrend, da es nicht möglich ist Datensätze aus mehreren
Dateien zu mischen. Stattdessen ist es dem Benutzer lediglich möglich, einen Teil der Datei nicht
mit in den Seriendruck einzubeziehen.
Abbildung 16: Mischen von Adreßdateien
Trotz der angeführten Designprobleme ist die Seriendruckfunktion im großen und ganzen recht
gut gelungen. Wenn es auch einer etwas längeren Einarbeitungszeit bedarf als bei anderen Funktionen. Das zugehörige Adreßbuch ist in seiner Realisierung zudem eine sinnvolle Reduzierung
der Funktionalität einer Datenbank auf das betreffende Problem. Einziges Manko ist vielleicht,
daß das Adreßbuch im gleichen Format gespeichert wird, wie ein Textdokument und so mit
einem solchen verwechselt werden kann.
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6 Lotus 1-2-3
Lotus 1-2-3 ist bezogen auf seine Entstehung eine der Urformen der Tabellenkalkulationen. In
frühen Versionen wurden Maßstäbe gesetzt, die bis heute ihre Gültigkeit haben. Das ist wohl
auch der Grund, aus dem 1-2-3 bis heute das Aushängeschild der SmartSuite ist. Diese Tatsache
läßt sich daran ablesen, daß 1-2-3 im hauseigenen Benutzerhandbuch (aus dem Lieferumfang der
SmartSuite) als erstes großes Modul beschrieben wird, was nicht an einer eventuellen lexikalischen Sortierung der Abfolge liegen kann, denn das nächste große Modul ist Word Pro, auf das
dann Approach folgt. Dennoch spielt 1-2-3 hier nicht diese Rolle, da sich das Hauptaugenmerk
unseres Projekts wie oben bereits gesagt mehr auf Textverarbeitungen konzentriert. Deshalb ist
die Liste der beschriebenen Funktionen nicht so reichhaltig, wie im Fall von Word Pro und die
Ausführung der jeweiligen Beschreibung auch nicht so ausführlich.
Als Tabellenkalkulation verfügt 1-2-3 nicht nur über die klassische Darstellung eines nahezu unbegrenzten Arbeitsblattes, sondern ebenso über die Möglichkeit Formulare zu erstellen, in denen
das übrige Arbeitsblatt und die Gitterstruktur der Tabelle ausgeblendet sind. Daraus ergibt sich
eine recht gute Eignung für kleinere Datenbankaufgaben, auf die ich aber später noch eingehen
werde. Allgemein stellt 1-2-3 selbstverständlich die übliche Funktionalität einer Tabellenkalkulation, wie die Bildung von Summen über Zeilen oder Spalten, das Schreiben von Texten über
Zellgrenzen hinweg oder das Anlegen mehrerer Arbeitsblätter in einem Tabellendokument zur
Verfügung.
Genauer sei die allgemeine Arbeitsweise einer Tabellenkalkulation an dieser Stelle nicht mehr
erklärt, sondern vielmehr die Besonderheiten sowie die unter Umständen versteckten
Kleinigkeiten, die den Umgang mit einem solchen Modul erleichtern, hervorgehoben.
6.1 Tricks für schnelles Arbeiten
Darunter fällt sicherlich, welche Möglichkeiten zum quasi automatischen Füllen von Zellen dem
Benutzer geboten werden. Diese Funktion ist über das Menü Bereich zu erreichen, in dem man
den Punkt Füllen... wählt, nachdem der Bereich markiert wurde, der ausgefüllt werden soll. In
dem nun erscheinenden Dialog hat der Benutzer die Wahl zwischen dem Auffüllen mit Zahlen,
Datumsangaben, Zeitangaben und dem in den Zellen bereits festgelegten Muster. Letzteres bedeutet, daß der Benutzer vor der Benutzung der Funktion in mindestens die ersten beiden Zellen
des zu füllenden Bereichs eine Folge einträgt, die von System erkannt werden kann. Beispiele
hierfür sind „a;b;...“ oder ähnlich einfache Folgen. Schwieriger bis unmöglich wird es bei Folgen
wie „aa;ab;...“ oder „1,1;1,2;1,4;1,7;...“. Beim Ausfüllen mittels Menüpunkt wird aus dem ersten
Fall ein Bereich voller „aa“, und im zweiten eine Folge mit dem konstanten Abstand von 0,1.
Es gibt jedoch auch eine etwas schnellere Methode zum Ausfüllen von Zellen: Man markiert den
Bereich, in den das gewünschte Muster bereits eingetragen wurde und erhält an bestimmten
Stellen des Bereichsrands folgenden Mauszeiger:
Abbildung 17: Füllen in 1-2-3
Markiert man nun einen neuen Bereich, der sich an das Muster anschließt, so wird dieser in dem
Beispiel aus dem Bild mit „c;d;...“ gefüllt. Der Fall „aa;ab;...“ erzeugt hierbei allerdings anders als
bei der Benutzung des Menüs die Folge „aa;ab;aa;ab;aa;...“.
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Zudem nimmt 1-2-3 bei der Nutzung dieser Funktion selbständig einige Einschränkungen der
Möglichkeiten vor. Hat der Benutzer beispielsweise das Muster „1;2;...“ eingetragen, so ist es nur
möglich, den zu füllenden Bereich in einer Dimension auszudehnen. Im Gegensatz dazu ist es
möglich einen zweidimensionalen Bereich zu füllen, in dem man erst den Bereich markiert und
dann über das Menü Bereich
Füllen auswählt.
Í
Ähnlich wichtig wie das Füllen von Bereichen ist sicherlich das Verschieben von Inhalten von einem Bereich in einen anderen. Eine solche Aktion ist bei 1-2-3 sehr einfach zu realisieren, da an
den Stellen des Randes eines markierten Bereichs, an denen kein Auffüllen möglich ist der Mauszeiger sich in eine Hand verwandelt, welche das Mitnehmen des Inhalts andeuten soll. Dieser
kann dann mittels Drag-and-Drop an den gewünschten Platz verschoben werden.
Ein wenig erschreckend einfach ist das Löschen von Inhalten aus Bereichen der Tabelle. Hierzu
genügt wiederum das Markieren des betreffenden Bereichs und sein Inhalt ist durch das Drücken
der Entfernen-Taste gelöscht. Es erscheint keinerlei Abfrage, in welcher Art und Weise in diesem
Bereich gelöscht werden soll.
6.2 Größere Funktionen
Da es ebenfalls nicht möglich ist an dieser Stelle auf alle Funktionen einzugehen, werde ich einige
herausgreifen, die ich in dieser Arbeit entsprechend für erwähnenswert halte.
6.2.i @Funktionen
Für die gesamte SmartSuite gibt es eine Programmiersprache namens Lotus Script, welche innerhalb einer Tabellenkalkulation von besonderer Bedeutung ist, da mit ihrer Hilfe komplizierte Formeln in ein relativ leicht zu lesendes Programm überführt werden können. Möchte man innerhalb
von 1-2-3 eine solche @Funktion erstellen bzw. eine bestehende @Funktion bearbeiten, so kann
der Benutzer diese Funktionalität über das Menü Erstellen erreichen.
Abbildung 18: Programmiermodul zu Lotus Script
Es erscheint zunächst ein sehr kleiner Dialog, der dazu auffordert, den Namen der @Funktion
einzugeben. Ist dies geschehen, so öffnet sich eine nahezu eigenständige (in Bezug auf 1-2-3)
Anwendung, die als Programmierumgebung dient. Ein Beispiel für eine solche @Funktion ist ein
Programm, das ein Temperaturangabe in Grad Fahrenheit in eine Angabe in Grad Celsius
umwandelt.
Die Lotus SmartSuite
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Function Celsius(temp As Integer) as Long
Celsius = (temp-32) * 5/9
End Function
6.2.ii Erstellen von Karten mit Informationsfüllung
Eine nicht so wichtige aber dennoch interessante Funktion ist die des Einfügens einer Landkarte,
die gemäß der Daten in einem bestimmten Bereich der Tabelle eingefärbt werden kann. Der Datenbereich in der Tabelle kann hierbei von Hand mittels Eingabe der Koordinaten oder durch
Markieren mit der Maus festgelegt werden. Entscheidet man sich für das Markieren, so kann entweder die Schaltfläche betätigt werden, die der Assistent hierfür zur Verfügung stellt, oder man
markiert den Bereich schon vor dem eigentlichen Erstellen der Karte.
Abbildung 19: Assistent beim Erstellen einer Karte
Í
Ist nun vor dem Benutzen des Menüpunktes Erstellen
Karte ein Bereich der Tabelle markiert,
so wird der Assistent nicht geöffnet sondern übersprungen. Es erscheint sofort (im anderen Fall
erst nach der Betätigung der Schaltfläche OK) ein Mauszeiger in Form eines Zentrierkreuzes mit
einer Erdkugel mit dem man die Position der Karte in der Tabelle festlegt. Dieser Mauszeiger ist
für unerfahrene Benutzer auch im Assistenten abgebildet.
Ist die Position festgelegt, kann sich der Benutzer für eine der bereitgestellten Karten entscheiden. Zur Verfügung stehen allerdings nur sieben verschiedene, und ich habe keine Möglichkeit
gefunden, wie man eine neue Karte erzeugen kann, wenn die vorhandenen nicht den persönlichen
Anforderungen entsprechen.
Wird ein Bereich für die Karte festgelegt, der bislang noch nicht gefüllt wurde, so werden die
später eingetragenen Daten trotzdem für die Karte verwand. Sind die Zellen, die als Beschriftung
(mit den entsprechenden Namen der Regionen auf der Karte) dienen nicht entsprechend ausgefüllt, so fragt 1-2-3 nach, mit welchem Regionsnamen der Inhalt einer Zelle überschrieben werden
soll.
6.2.iii Datenbankfunktionen in 1-2-3
Es mag nicht erstaunen, daß in einer Tabellenkalkulation auch ein gewisser Satz an Datendankfunktionen realisiert ist. Schließlich ist eine der gebräuchlichsten Darstellungsarten einer Datenbank die einer Tabelle. Dennoch überrascht 1-2-3 mit sehr weitgehenden Möglichkeiten in diesem
Bereich. Neben Abfragetabellen, Etiketten und Seriendruckmöglichkeiten (aus traditionell bedingten Gründen) kann der Benutzer sogar Formulare, Berichte und dynamische Kreuztabellen
erstellen. Mit diesen Funktionen wagt sich 1-2-3 schon sehr weit in den Arbeitsbereich einer
Datenbank hinein.
Die Lotus SmartSuite
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7 Freelance
Dieses Präsentationsprogramm unterscheidet sich in seiner allgemeinen Arbeitsweise nicht
wesentlich von den meisten anderen dieser Art (wie Power Point oder Star Impress). Es ist
möglich Texte sowie graphische Objekte auf Folien zu plazieren und ihnen Effekte zuweisen. Für
verschiedene Objekte, wie Absätze, Seiten usw. ist es auch hier möglich vordefinierte oder selbst
erarbeitete Vorlagen zu verwenden. Das Resultat, also das fertige Dokument kann dann als
Präsentation abgespielt werden, wobei es wiederum noch möglich ist, den Folienübergängen
Effekte zuzuweisen. Außerdem kann sich der Benutzer auch kleine Referenzkarten für den zu
haltenden Vortrag ausdrucken.
Auffällig ist allerdings das direkte zur Verfügungstellen verschiedener Ansichten durch Reiter, die am
oberen Rand des Arbeitsbereichs, sowie das Bereithalten der wichtigsten Funktionen für das Bearbeiten
einer aktuellen Seite direkt neben dieser. (Das Einfügen einer neuen Seite, das Einfügen von Cliparts in
die aktuelle Seite, sowie ein Verweis auf ein Fenster
mit sämtlichen Schreib- und Zeichenwerkzeugen).
Gerade der letzte Knopf liefert eine sehr große Dich- Abbildung 20: Oberer Teil des Hauptbildschirms
te an Werkzeugen, die allerdings so dargeboten wer- von Freelance
den, daß sie intuitiv zu bedienen sind. Es gibt jedoch einige Aspekte, auf die ich an dieser Stelle
noch genauer eingehen möchte.
7.1 Funktionen mit besonderem Charakter
Einer dieser Aspekte ist das Einfügen von Diagrammen. Dies ist eine Funktion, die in einem
Präsentationsprogramm sicher nicht besonders auffällig ist, da man an diversen Stellen einer
geschäftlichen Vorführung auch auf Diagramme mit beispielsweise der aktuellen Geschäftsbilanz
verweisen möchte.
Wie es für ein Präsentationsprogramm üblich ist, bietet Freelance eine wahre Flut an
verschiedenen Möglichkeiten zur Diagrammgestaltung an, die allerdings nur bedingt alle einen
sinnvollen Einsatz erlauben.
Hat man sich entschieden, welche Art der Darstellung für die gegebene Situation die angemessene ist, so hat man entweder die Möglichkeit die notwendigen Daten direkt einzugeben oder
man entscheidet sich dafür, eine bereits in einer Tabellenkalkulation erstellte Tabelle als Grundlage für das Diagramm zu benutzen. Der Dialog, in dem die Daten direkt eingegeben werden, ist
dabei stark an Kalkulationsprogramme angelegt, so daß es keinerlei Schwierigkeiten bereitet, die
Eingaben in der dem Diagramm entsprechenden Reihenfolge einzugeben.
Abbildung 21: Dialog zum Erstellen eines Diagramms
Die Lotus SmartSuite
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Benutzt man jedoch eine bestehende Tabelle, so entstehen daraus einige wichtige Vorteile. Der
erste ist klar die Zeitersparnis gegenüber der direkten Eingabe. Der zweite Vorteil ist der Erhalt
der Konsistenz mit den Daten aus der importierten Tabelle. Das bedeutet, daß Freelance dafür
Sorge trägt, daß geänderte Daten aus der Tabelle übernommen werden und das Diagramm
entsprechend angepaßt wird.
Abbildung 22: Auswahl einer bestehenden
Tabelle
Doch es gibt auch allgemeinere Eigenheiten von Freelance. Zum Beispiel wurde das Prinzip der
Dokumentvorlage erweitert, indem es nicht nur möglich ist, das „Erscheinungsbild“ einer Präsentation im Vorhinein festzulegen, sondern darüber hinaus Konzepte für die inhaltliche Ausgestaltung angeboten zu bekommen. Das bedeutet, daß sich der Benutzer bei einer Gruppe von Vorträgen nicht mehr damit befassen muß, wie er die Abfolge der zu übermittelnden Informationen organisiert, sondern sich an der Vorlage orientieren kann und danach einen in sich schlüssigen Ablauf in seiner Präsentation hat. Die meisten von Freelance angebotenen Konzepte beziehen sich
dabei auf Vorträge aus dem kaufmännischen Bereich.
Abbildung 23: Startdialog von Freelance
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8 Approach
Lotus Approach ist ein relationales Datenbankprogramm, daß sich in seinen Funktionen weder
wesentlich von ähnlichen Produkten anderer Hersteller abhebt, noch wesentlich hinter ihnen
zurückbleibt.
Approach ist wie die meisten anderen Datenbanken mit einer Programmiersprache (Lotus Script)
ausgestattet, mit der sich unter anderem eigene Suchalgorithmen programmieren lassen, die in die
eigene Maskenstruktur eingearbeitet werden können. Auf diese Weise ist es nicht notwendig, daß
jeder Benutzer vollständig mit Approach umgehen kann. Es reicht, wenn es einige Sachverständige gibt, und die restlichen Benutzer sich mit den Masken auskennen, die über die Funktionalität
des Moduls gestülpt und an die besonderen Anforderungen der Benutzer angepaßt werden.
Approach verfügt über die Möglichkeit, die Relationen zwischen Datenbereichen in Form eines
Graphen darzustellen, in dem es möglich ist, Teile zu verschieben, um eine bessere Übersicht zu
erlangen. Es besteht die Möglichkeit, die Datensätze einer Datei in einer großen Tabelle zu
bearbeiten, oder hierzu Datenblätter zu verwenden. Eine weitere wichtige Funktion ist die
Möglichkeit des automatischen Erstellens von Berichten. Eine unübersichtliche Menge an Daten
kann so in einen sinnvollen Zusammenhang gesetzt werden. Approach kann durch eine große
Zahl an Filtern als Frontende für diverse Datenbank-Formate verwendet werden (z. B. für SQLApplikationen), besitzt aber auch für sich allein eine ausreichende Mächtigkeit für diverse
Datenbankanwendungen.
Auffällig ist jedoch auch hier, daß dem Benutzer direkt mehrere Bearbeitungsmodi angeboten
werden. Allerdings ist hier einmal mehr die Reihenfolge vielleicht etwas ungeschickt gewählt, da
der Entwurfsmodus für die Erstellung und Bearbeitung von Masken und Tabellen recht unvermittelt zwischen den verschiedenen Modi der Inhaltsbearbeitung und -darstellung plaziert ist.
Abbildung 24: Oberer Bildschirmrand von Lotus Approach
Im Gegensatz zu Freelance sind die Knöpfe jedoch nicht am linken Rand untereinander angeordnet, sondern unter der Menüzeile und Funktionsleiste nebeneinander. Der Grund hierfür liegt
nach meiner Meinung in der Form der zu bearbeitenden Daten. Im Fall von Freelance sind es
Folien, die beim Abspielen den gesamten Bildschirm ausfüllen sollen. Da aber ein gewisser Platz
bereits für die Menü- und Symbolebene verbraucht wird, ist es keine weitere Einschränkung der
Ansicht, wenn am rechten oder linken Rand noch Werkzeuge untergebracht werden. Bei
Approach jedoch ist die gebräuchlichste Ansicht die der Tabelle. Dabei ist es nicht sehr sinnvoll,
den sichtbaren Bereich in der Breite einzuschränken, aber es ist fast immer ausreichend, nur eine
beschränkte Anzahl von Datensätzen darzustellen, so daß es nicht weiter ins Gewicht fällt, wenn
sich diese Menge noch um ein paar Sätze mehr reduziert.