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OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Unternehmensweite Vereinheitlichung von OLXCorporate aus der Reihe „Praxisorientierte Tools“ für Outlook© und Exchange Server© Copyright by Nelkenstrasse 16 73540 Heubach-Lautern Tel: +49 (7173) 92 90 53 E-Mail: [email protected] Internet: http://www.gangl.de OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung OLXCorporate Inhalt 1 ALLGEMEINES 4 1.1 Zentrale Verteilung 5 1.2 Registry 6 1.3 Deaktivieren 7 2 KALENDERBESCHRIFTUNGEN (NUR OUTLOOK© 2002 UND 2003) 8 3 BRIEFPAPIER 10 4 SIGNATUREN 13 4.1 Verfügbare Platzhalter 14 4.2 Unterstützte System-Platzhalter 15 4.3 Unterstützte Platzhalter aus ActiveDirectory 16 4.4 Unterstützte Platzhalter aus ActiveDirectory (nur via ADSIEdit) 17 4.5 QRCode 22 4.6 OWA©-Signatur 23 5 E-MAIL-FORMAT 26 6 OUT-OF-OFFICE (ABWESENHEITSTEXT) 29 7 ANLAGENSICHERHEIT 31 8 KATEGORIEN 33 9 ERINNERUNGEN 35 10 LANDKARTENDARSTELLUNG (AB OUTLOOK© 2010) 36 11 PROTOKOLLIERUNG/LOG 37 12 ZENTRALE DEAKTIVIERUNG DER SIGNATURBEARBEITUNG IN OUTLOOK© 39 13 TIPPS & TRICKS 45 OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 13.1 Verwendung des Outlook©-Editors 45 13.2 Unerwünschte Zeilenvorschübe 46 13.3 Bedingte Generierung 46 13.4 LDAP-Server 49 13.5 Kategorien beibehalten (ab Outlook© 2007) 49 13.6 Einheitliche E-Mail-Schriftart und -größe 50 13.7 Kategorienfarben (ab Outlook© 2007) 51 13.8 OLXUserInfo.txt 51 14 SUPPORT & TROUBLESHOOTING 52 [if_exists] … [/if_exists] OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 1 Allgemeines OLXCorporate unterstützt Vereinheitlichung von – auf Basis zentraler Einstellungen - die unternehmensweite Signaturen E-Mail-Format-Einstellungen Briefpapier Kalenderbeschriftungen Erinnerungsanzeigen Kategorien Out Of Office-Nachrichten Anlagensteuerung Landkartenansteuerung OLXCorporate beinhaltet keine Dialoge (UI) und agiert direkt im Outlook©-Client des/der Anwender als Outlook©-Add-In OLXCorporate wird ausschließlich von außen per Registry gesteuert, d.h. es bezieht seine flexiblen Informationen ausschließlich aus der Registry deren Einträge nachstehend beschrieben sind OLXCorporate zielt darauf ab, dass ALLE Clients innerhalb Outlook© mit einheitlichen Einstellungen z.B. bzgl. Corporate Identity arbeiten. Dies ist besonders wichtig bzgl. der neuen, rechtlichen Rahmenbedingungen für E-Mail-Signaturen. Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister definiert neue, formale Grundlagen nun auch für den E-Mail-Verkehr. Das heißt für den Outlook©-Nutzer: Die Informationen, die bisher nur in der Fußzeile der BriefKorrespondenz erschienen, sind nun auch für Outlook©-Signaturen/Disclaimer Pflicht. Das Problem: Angehängte Visitenkarten (auch als Outlook©-vCard bekannt) genügen dem Gesetzgeber hier leider nicht. So müssen jetzt Angaben wie Handelsregisternummer, Firmensitz und Gesellschaftsform Bestandteil jeder ausgehenden Geschäfts-Email sein. Dies betrifft Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Die Konsequenz bei Zuwiderhandlung: Bis zu 5000 Euro Zwangsgeld bzw. Abmahnungen mit 800 Euro. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 1.1 Zentrale Verteilung Die Installation auf den Client-PCs beschränkt sich lediglich auf Verteilung der Komponente (OLXCorporateExt.DLL) in ein beliebiges Verzeichnis auf dem Client-PC sowie der Registrierung dieser DLL mit zumindest lokalen Adminrechten. Es steht zudem ein Setup zur Verfügung welches dem Administrator im Unternehmen ein MSI-Paket erstellt bzw. extrahiert sowie eine REG-Datei, die (nach Anpassung an die eigenen Bedürfnisse) zudem z.B. via Login-Skript verteilt werden kann und sämtliche von OLXCorporate verwendeten Registrykeys beinhaltet (->OLXCorporateDefaultRegistryKeys.REG) Bei der automatisierten Verteilung von OLXCorporate in Ihrem Unternehmen sollten Sie folgendes beachten: Verteilung stets mit lokalen Adminrechten Outlook© und Outlook©-Zusatzanwendungen (wie z.B. Active Sync©) dürfen nicht aktiv sein Übertrag der folgenden OLXCorporateExt.DLL Übertrag der folgenden OLXUIMapiRes.DLL Registrieren der Komponente: regsvr32.exe ..\ OLXCorporateExt.DLL Übertrag der zugesandten Lizenzdatei C:\WINDOWS oder C:\WINNT Datei in Datei einen in beliebigen denselben Ordner Ordner OLXCorporate.LF in auf auf dem dem Zielrechner: Zielrechner: das Windows-Verzeichnis Nach erfolgreicher Registrierung steht die Funktionalität jedem lokalen Anwender auf dem PC innerhalb Outlook© zur Verfügung. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 1.2 Registry Alle für OLXCorporate relevanten Einträge werden aus nachstehendem Registryzweig bzw. dessen Unterschlüsseln ermittelt: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate Die Registryeinträge werden seitens OLXCorporate automatisch und selbständig überprüft und ggf. mit deren nachstehend beschriebenen Standardwerten (spätestens beim ersten Start) angelegt! Eine automatisierte Anpassung kann zum Beispiel über zentral verteilte Registrywerte erreicht werden denn OLXCorporate erstellt die Registrywerte nur dann (mit Defaultwerten) falls diese (noch) nicht existieren. Der Administrator hat somit jederzeit die Möglichkeit diese via Gruppenrichtlinie oder auch per Log-In-Skript individuell zu verteilen. (siehe hierzu auch -> OLXCorporateDefaultRegistryKeys.REG) Die von OLXCorporate ausschließlich verwendeten Registrykeys: [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate] "LoadWithOutlook"=dword:00000001 "LDAPServer"="" [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\AttachmentBlocking] "RemoveBlockedAttachmentsFromFile"="" "AddBlockedAttachmentsFromFile"="" [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\CalendarLabels] "Label01"="" "Label02"="" "Label03"="" "Label04"="" "Label05"="" "Label06"="" "Label07"="" "Label08"="" "Label09"="" OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung "Label10"="" [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Categories] "AddCategoriesFromFile"="" "RemoveCategoriesFromFile"="" [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\E-Mail-Format] "EditorPreference"=dword:00000000 "ConvertEMailandUrlToLowerCase"=dword:00000001 "SelectCodepageAutomatically"=dword:00000002 "SendCategoriesOnRespondForward"=dword:00000001 "EmailFormatFromRegFile"="" [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\LetterPaper] "LetterPaperTemplatesUNCPath"="" "RemoveLocalLetterPaperPrefixedBy"="" [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Map] [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\OutOfOffice] "OutOfOfficeTemplateUNCPath"="" [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\QRCODE] "QRCODE_Size"=dword:00000082 "QRCODE_ForegroundColor"="RGB(0,0,0)" "QRCODE_BackgroundColor"="RGB(255,255,255)" [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Reminders] "AutoConfirm"=dword:00000000 [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\SignatureOWA] [HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Signatures] "ReplyForwardSignature"="" "SignatureTemplatesUNCPath"="" "RemoveLocalSignaturesPrefixedBy"="" "ProcessTemplatesRTF"=dword:00000000 1.3 Deaktivieren Sollte OLXCorporate unternehmensweit verteilt/installiert sein und bei einzelnen Anwendern dessen Funktionalität nicht gebraucht/gewünscht sein, so lässt sich diese auch deaktivieren: Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate Name Typ Beschreibung LoadWithOutlook REG_ DWORD steuert ob die Erweiterung generell automatisch mit Outlook© geladen & gestartet werden soll oder nicht: 1 - automatisch mit Outlook laden & starten (Default) 0 – nicht laden & starten Die Alternative zu dieser Einstellung wäre eine De-Registrierung der DLL OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 2 Kalenderbeschriftungen (nur Outlook© 2002 und 2003) Outlook© (bis zur Version 2003) bietet die Möglichkeit Termine bzgl. der Anzeige ‚einzufärben’ und jeder Farbe eine Beschriftung zuzuweisen: Doch diese 10 Beschriftungen gelten standardmäßig PRO Anwender und PRO Kalender und werden seitens Outlook© ausschließlich lokal abgelegt. Die Farben lassen sich zwar nicht verändern – wohl aber deren einzelne Bedeutung, d.h. deren Beschriftung. Nun stellt sich die spannende Frage WIE diese 10 Beschriftungen für ALLE im Unternehmen zu vereinheitlichen sind. Und genau da setzt OLXCorporate an! OLXCorporate bietet die Möglichkeit JEDE der 10 Beschriftungen einzeln zu benennen und diese dann an ALLE im Unternehmen zu verteilen. Hinweis: Sollte OLXCorporate einen leere/undefinierte Beschriftung im Registrywert erkennen, setzt es diese Beschriftung automatisch auf die von Outlook vorgegebene Standardbeschriftung (siehe oben) zurück. In Outlook© ab Version 2007 gibt es keine Kalenderbeschriftungen mehr separat daher werden diese von OLXCorporate unter Outlook© 2007 auch nicht explizit unterstützt. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\CalendarLabels Name Typ Beschreibung Label01 … Label10 REG_SZ Symbolisiert die 10 Beschriftungen Default = ’ ’ Beispiel: Nachstehende Definitionen… erscheinen ab sofort bei ALLEN Anwendern einheitlich in Outlook©: OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 3 Briefpapier Outlook© bietet die Möglichkeit - allerdings nur im HTML-Format - beliebiges Briefpapier als auch ein Standardbriefpapier zu definieren: Die Briefpapiere gelten standardmäßig PRO Anwender und werden seitens Outlook© ausschließlich lokal abgelegt. Auch hier stellt sich wiederum die Frage WIE ein etwaiges Firmen-Briefpapier ALLEN im Unternehmen automatisiert zur Verfügung stellen? Und genau da setzt OLXCorporate an! OLXCorporate bietet die Möglichkeit Briefpapier(e) von einem zentralen Ablageort aus an ALLE im Unternehmen zu verteilen. Hinweis: Unternehmensweit geltende Briefpapiere werden stets ausschließlich über und mittels Outlook© erstellt. Somit kann die Vorlage stets direkt in der Outlook©-Vorschau betrachten und modifiziert werden. Anschließend wird die Vorlage lediglich vom Outlook©-seitigen, lokalen Ablageort an den zentralen Ablageort (siehe nachstehenden Registrywert LetterPaperTemplatesUNCPath ) kopiert. Outlook©-seitige, lokale Ablageorte: lokaler Ablageort C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\Stationery C:\Dokumente und Einstellungen\???\Anwendungsdaten\Microsoft\Briefpapier C:\Dokumente und Einstellungen\???\Anwendungsdaten\Microsoft\Stationery für Outlook© alle Versionen ab 2002/XP 2007 OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\LetterPaper Name Typ Beschreibung LetterPaperTemplatesUNCPath REG_SZ Wo im Netzwerk/Share liegen die zentralen, einheitlichen, unternehmensweiten Briefpapiervorlagen? Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B: \\Server\Freigabe\... Default = ’ ’ Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\Briefpapier RemoveLocalLetterPaperPrefixedBy REG_SZ Welches Präfix haben die Unternehmensbriefpapiervorlagen? Hiermit können Sie steuern welche lokalen Briefpapiere beim Anwender ersetzt werden sollen – nicht dass der Anwender eigene Briefpapiere anlegt und OLXCorporate diese dann ersetzt. OLXCorporate entfernt alle lokalen Briefpapiere, die mit diesem Präfix im Namen beginnen und überträgt dann erst die unternehmensweiten Briefpapiervorlagen! Default = ’ ’ Beispiel: Corporate_ Um alle lokalen Briefpapiere beim Anwender zu löschen, geben Sie einfach * oder *.* an. Diese Platzhalter entfernen alle Briefpapiere, die im jeweiligen, lokalen Benutzerverzeichnis angelegt wurden. Die vom gesamten Office-Paket genutzte Ablage unter Gemeinsame Dateien bleibt davon unberührt. (Standard) REG_SZ Welches Briefpapier soll dem Anwender bei neuen Nachrichten als auch bei Antworten/Weiterleiten automatisch in den Outlook©Optionen voreingestellt werden? Hiermit können Sie dem Anwender automatisch ein bestimmtes Briefpapier bereits als Standard definieren. Dies ist funktionsfähig für die Outlook©-Versionen 2000-2013. Wählen Sie lediglich den Dateinamen (OHNE Endung) einer Ihrer zentral zur Verfügung gestellten Briefpapiere (nur HTML möglich!). Default = ’ ’ Beispiel: Corporate_Briefpapier OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Beispiel: Definitionen in der Registry: Zentrale Briefpapiervorlagen im Netzwerk: …erscheinen ab sofort bei ALLEN Anwendern einheitlich in Outlook© und die bestehenden Briefpapiere bleiben erhalten: OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 4 Signaturen Outlook© bietet die Möglichkeit individuelle Signaturen für die Nachrichtenformate Nur-Text, HTML und Rich-Text (RTF) zu definieren: Diese Signaturen gelten standardmäßig PRO Anwender und werden seitens Outlook© ausschließlich lokal abgelegt. Auch hier stellt sich wiederum die Frage WIE eine einheitliche Signatur oder auch mehrere (z.B. mehrsprachig) ALLEN im Unternehmen automatisiert zur Verfügung stellen? Noch viel interessanter hierbei ist jedoch die Frage WIE können diese Signaturen auf Basis EINER zentralen Vorlage einerseits vereinheitlicht und für jeden Anwender mit dessen individuellen Daten aus dem Active Directory individualisiert werden? Und genau da setzt OLXCorporate an! OLXCorporate bietet die Möglichkeit Signaturen von einem zentralen Ablageort aus an ALLE im Unternehmen zu verteilen – und das bereits individualisiert auf Basis von Platzhaltern. OLXCorporate stellt somit die clientseitige Lösung (mit Vorschau) gegenüber unserer serverseitigen Lösung OLXDisclaimer Agent (ohne Vorschau) dar! Hinweis: Unternehmensweit geltende Signaturen werden stets ausschließlich über und mittels Outlook© erstellt. Somit kann die Vorlage stets direkt in der Outlook©-Vorschau betrachten und modifiziert werden. Zu beachten ist, dass Outlook pro Signatur diese stets in allen 3 unterstützten Formaten (Nur-Text, HTML und Rich-Text) erstellt und lokal speichert. Anschließend werden diese 3 Vorlagen lediglich vom Outlook©-seitigen, lokalen Ablageort an den zentralen Ablageort (siehe nachstehenden Registrywert SignatureTemplatesUNCPath ) inkl. etwaiger Unterverzeichnisse (für Bilder, Logos…) kopiert. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Outlook©-seitige, lokale Ablageorte: lokaler Ablageort C:\Dokumente und Einstellungen\???\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures für Outlook© alle Versionen 4.1 Verfügbare Platzhalter Platzhalter werden stets im Format %%Platzhalter%% in den Signaturentext eingebettet und werden von OLXCorporate dann automatisch durch die entsprechenden individuellen Werte des aktuellen Anwenders ersetzt. Platzhalter, die nicht ersetzt werden konnten (da z.B. kein Wert hierfür ermittelt werden konnte) werden automatisch entfernt OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 4.2 Unterstützte System-Platzhalter %%Platzhalter%% Erläuterung OSVERSION verwendetes Betriebssystem OLVERSION verwendete Outlook©-Version LOGGEDONDOMAIN angemeldet an Domain LOGGEDONUSER angemeldet als DATUM aktuelles Datum im deutschen Format dd.mm.yyyy DATUM_US aktuelles Datum im US-Format MAP_GOOGLE Link um aktuelle Adresse anzuzeigen in Google©-Maps MAP_BING Link um aktuelle Adresse anzuzeigen in Microsoft©-Bing mm/dd/yyyy OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 4.3 Unterstützte Platzhalter aus ActiveDirectory Active Directory Registerkarte ALLGEMEIN %%Platzhalter%% VORNAME Active Directory Registerkarte EXCHANGEALLGEMEIN INITIALEN %%Platzhalter%% ALIAS STELLVERTRETER NACHNAME ANZEIGENAME BESCHREIBUNG EXCHANGEERWEITERT Benutzerdefinierte Attribute ATTRIBUT01 ATTRIBUT02 ATTRIBUT03 BUERO ATTRIBUT04 RUFNUMMER ATTRIBUT05 E-MAIL ATTRIBUT06 E-MAILLINK ATTRIBUT07 WEBSEITE ATTRIBUT08 WEBSEITELINK ATTRIBUT09 ADRESSE RUFNUMMERN STRASSE ATTRIBUT10 POSTFACH ATTRIBUT11 STADT ATTRIBUT12 BUNDESLAND ATTRIBUT13 PLZ ATTRIBUT14 LAND ATTRIBUT15 PRIVAT ORGANISATION POSITION FUNKRUF ABTEILUNG MOBIL FIRMA FAX VORGESETZTER IP-TELEFON MITARBEITER ANMERKUNG POSITIONABTEILUNG POSITIONVORNAMENACHNAME OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 4.4 Unterstützte Platzhalter aus ActiveDirectory (nur via ADSIEdit) Nachstehende Werte können ausschließlich über ADSIEdit definiert werden: %%Platzhalter%% ADMINDESCRIPTION OTHERTELEPHONE OTHERFACSIMILETELEPHONENUMBER Erläuterung OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung PHOTO Stellt ein personenbezogenes Bild des aktuellen Users aus dem ADProperty thumbnailPhoto in der Signatur dar Hinweise: - ausschließlich im HTML-Format - Abmessungen: maximal 96x96 - Größe: maximal 10KB - in OWA-Signatur NUR über <img src=‘http://…mypicture.jpg‘ http:// unterstützt bzw. PHOTO-ATTRIBUT01-15 (dann aber lediglich http:// http://…mypicture.jpg‘ im entsprechenden AD-Attribut) TITEL TITELNACHNAME TITELVORNAMENACHNAME OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Signatures Name Typ Beschreibung SignatureTemplatesUNCPath REG_SZ Wo im Netzwerk/Share liegen die zentralen, einheitlichen, unternehmensweiten Signaturen deren %%Platzhalter%% bei der Verarbeitung automatisch durch die individuellen Werte des aktuellen Anwenders ersetzt werden sollen? Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B: \\Server\Freigabe\... Default = ’ ’ Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\Signaturen RemoveLocalSignaturesPrefixedBy REG_SZ Welches Präfix haben die Unternehmenssignaturen? Hiermit können Sie steuern welche lokalen Signaturen beim Anwender überhaupt ersetzt werden sollen – nicht dass der Anwender eigene Signaturen anlegt und OLXCorporate diese dann ersetzt. OLXCorporate entfernt alle lokalen Signaturen, die mit diesem Präfix im Namen beginnen und überträgt dann erst die unternehmensweiten Signaturen! Default = ’ ’ Beispiel: Corporate_ Um alle lokalen Signaturen beim Anwender zu löschen, geben Sie einfach * oder *.* an. Diese Platzhalter entfernen alle Signaturen, die im jeweiligen, lokalen Benutzerverzeichnis angelegt wurden. (Standard) REG_SZ Welche Signatur soll dem Anwender bei neuen Nachrichten automatisch in den Outlook©-Optionen voreingestellt werden? Hiermit können Sie dem Anwender automatisch eine bestimmte Vorlage bereits als Standard definieren. Dies ist funktionsfähig für die Outlook©-Versionen 2000-2013. Wählen Sie lediglich den Dateinamen (OHNE Endung) einer Ihrer zentral zur Verfügung gestellten Unternehmenssignaturen. Default = ’ ’ Beispiel: Corporate_Signatur (Deutsch) ReplyForwardSignature REG_SZ Welche Signatur soll dem Anwender bei Antworten/Weiterleiten automatisch in den Outlook©-Optionen voreingestellt werden? Hiermit können Sie dem Anwender automatisch eine bestimmte Vorlage bereits als Standard definieren. Dies ist funktionsfähig für die Outlook©-Versionen 2000-2013. Wählen Sie lediglich den Dateinamen (OHNE Endung) einer Ihrer zentral zur Verfügung gestellten Unternehmenssignaturen. Default = ’ ’ Beispiel: Corporate_Signatur (Deutsch) Reply ProcessTemplatesRTF REG_ DWORD Der Outlook©-Signatureditor erstellt stets auch eine RTF-Signatur. Allerdings ist diese oftmals sehr groß und bremst dadurch den Start von Outlook©, da OLXCorporate diese großen RTF-Signaturen auch nach Platzhaltern untersuchen und verarbeiten muß. Hiermit können Sie den Start von Outlook© erheblich beschleunigen indem Sie diesen Wert auf 0 setzen. Default = 1 (RTF-Vorlagen verarbeiten) OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Beispiel: 1. Definitionen in der Registry: 2. Zentrale Signaturvorlage(n) im Netzwerk: …erscheinen ab sofort bei ALLEN Anwendern bereits durch deren individuellen Werte ersetzt und einheitlich in Outlook© sowie die bestehenden Signaturen bleiben erhalten: OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Denn die zentralen Vorlage wurden von OLXCorporate individuell ersetzt: OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 4.5 QRCode %%Platzhalter%% Erläuterung QRCODE Visitenkarte des aktuellen Anwenders als QRCode OLXCorporate unterstützt ab Version 4.2 auch die Generierung von Visitenkarten als QRCode. Farbe und Größe des QRCodes sind frei definierbar. Im QRCode werden automatisch (sofern Werte hierfür vorhanden) nachstehende Eigenschaften: Titel Vor- und Nachname Firma Adresse geschäftlich E-Mail-Adresse (Antwortadresse) Telefon geschäftlich Telefax geschäftlich Webseite Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\QRCODE Name Typ Beschreibung QRCODE_BackgroundColor REG_SZ Hintergrundfarbe des QRCodes Default = RGB(255,255,255) weiß QRCODE_ForegroundColor REG_SZ Farbe des QRCodes Default = RGB(0,0,0) QRCODE_Size REG_DWORD schwarz Größe des QRCodes in Pixel Ein QRCode ist stets quadratisch. Default = 130 (dezimal) OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 4.6 OWA©-Signatur OLXCorporate unterstützt ab Version 2.4 auch die Signatur für OWA© 2003/2007 sowie 2010/2013. Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\SignatureOWA Name Typ Beschreibung OWASignatureTemplateUNCName REG_ SZ Wo im Netzwerk/Share liegt DIE zentrale, einheitliche, unternehmensweite Signatur deren %%Platzhalter%% bei der Verarbeitung automatisch durch die individuellen Werte des aktuellen Anwenders ersetzt werden sollen? Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B: \\Server\Freigabe\... Default = ’ ’ Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\OWASignatur.htm Beispiel: 1. Definition in der Registry: 2. Zentrale OWA©-Signaturvorlage im Netzwerk: Beachten Sie, daß nur EINE HTML-Signaturvorlage für OWA© unterstützt werden kann! OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 3. Beispiel einer einfachen OWA©-Signaturvorlage: … die dann folgendermaßen in OWA© erscheint: OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Wichtige Hinweise bzgl. der OWA©-Signatur: - Sämtliche zusätzlich in diesem Registryzweig vorhandene Werte (Server…) werden automatisch ermittelt. Sollten diese nicht automatisch ermittelt werden können, so erscheint ein Dialog mit den entsprechenden Vorbelegungen sowie der Aufforderung zur einmaligen Eingabe der fehlenden Werte (wie z.B. das Passwort) - Das Passwort wird generell verschlüsselt in der Registry angelegt - Verwenden Sie zur Erstellung der OWA©-Signaturvorlage REINES HTML (also nicht mit z.B. MS-Word usw.) editiert - Definieren Sie nicht eine der für Outlook© anzuwendenden Vorlagen, da diese viel zu viel unnötigen Office-Ballast beinhalten und somit die 4KB-Größe sprengen würden - Bilder der User können ausschließlich über %%PHOTO-ATTRIBUT01-15%% integriert werden wobei im AD im entsprechenden Feld lediglich die Web-Url zu dem Photo eingetragen wird (z.B. http://...mypicture.jpg) - Es kann generell nur 1 OWA©-Signaturvorlage definiert werden - Die maximale Größe (NACH Ersetzung der vorhandenen Platzhalter) beträgt 4 KB - Speichern Sie die erstellte OWA©-Signaturvorlage im ANSI- bzw. Unicode-Format - OLXCorporate protokolliert wiederum alle Tätigkeiten rund um die Verarbeitung der OWA©-Signaturvorlage in dessen Log. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 5 E-Mail-Format Outlook© bietet dem Anwender verschiedene Formate in denen er E-Mails schreiben als auch beantworten kann: sowie diese Formate wiederum in Kombination mit Word© als E-Mail-Editor: Somit ergeben sich 6 mögliche Format-Kombinationen für die Sie als Administrator/Betreuer vorbereitet sein müssen. (-> EditorPreference) Weiters ist es oftmals erforderlich zu definieren ob Outlook© den zu verwendenden Zeichensatz bei versendeten E-Mails selbständig und automatisch festlegen soll. (-> SelectCodepageAutomatically) Dies betrifft in erster Linie Nachrichten im Nur-Text-Format und wirkt sich bei deutschen Umlauten erheblich aus. Hierzu ein Beispiel: OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Einstellung A: Einstellung B: Angenommen Sie erstellen eine Nachricht im Nur-Text-Format die Umlaute beinhaltet so werden diese in Einstellung A von Outlook© automatisch erkannt und Outlook© stellt den Zeichensatz der Nachricht automatisch korrekt – gemäß der Einstellung auf ISO – ein und alle z.B. serverseitig angehängten Disclaimer im Nur-Text-Format erscheinen beim Empfänger mit korrekt dargestellten Umlauten. Sollten Sie nun mit Einstellung A eine Nachricht im Nur-Text-Format erstellen, die KEINEN Umlaut beinhaltet so erkennt Outlook© dies nicht und belässt den Zeichensatz beim internen US-Ascii und alle z.B. serverseitig angehängten Disclaimer im Nur-Text-Format erscheinen beim Empfänger mit nicht korrekt dargestellten Umlauten! Aus diesem Grund bietet es sich an – sofern zudem serverseitige Nur-Text-Disclaimer mit Umlauten verarbeitet werden sollen – stets Einstellung B zu verwenden. Oftmals ist es jedoch durchaus sinnvoll bzgl. obigen Einstellungen hier einen gewissen Standard bei jedem Anwender herbeizuführen und genau das ermöglicht OLXCorporate OLXCorporate bietet die Möglichkeit obige Einstellungen standardmäßig bei ALLEN im Unternehmen zu definieren und somit einen Wildwuchs zu vermeiden. Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\E-Mail-Format Name Typ Beschreibung SelectCodepageAutomatically REG_ DWORD steuert ob die Codierung ausgehender Nachrichten automatisch Erweiterung generell automatisch Outlook© überlassen werden soll: 2 - aktuelle Einstellung von Outlook© beibehalten und keinerlei Änderung hieran vornehmen (Default) 1 - aktivieren 0 - deaktivieren EditorPreference REG_ DWORD Welches Nachrichtenformat soll eingestellt werden und soll/darf Word© als E-Mail-Editor verwendet werden? 0 - aktuelle Einstellung von Outlook© beibehalten und keinerlei Änderung hieran vornehmen (Default), (-> Hex-Werte:) E-Mails nicht mit Word© bearbeiten: (unsere Empfehlung) 10000 - Nur-Text 20000 - HTML 30002 - Rich-Text (RTF) E-Mails mit Word© bearbeiten:(sieht schön aus aber macht Probleme) 10001 - Nur-Text 20001 - HTML 30001 - Rich-Text (RTF) OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung ConvertEMailandUrlToLowerCase REG_ DWORD steuert ob E-Mail-Adressen und Web-Urls (aus ActiveDirectory) automatisch in Kleinbuchstaben konvertiert werden sollen: 1 – in Kleinbuchstaben konvertieren (Default) 0 – nicht konvertieren (1:1 wie im ActiveDirectory) Diese Einstellung betrifft sowohl die ‚normalen‘ Outlook©-Signaturen als auch die OWA-Signatur. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 6 Out-Of-Office (Abwesenheitstext) OLXCorporate unterstützt einheitliche Abwesenheitstexte als Template (inkl. Platzhalter). Somit haben Sie die Möglichkeit, Abwesenheitsnachrichten zentral zu steuern und zu vereinheitlichen. Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\OutOfOffice Name OutOfOfficeTemplateUNCPath Typ REG_SZ Beschreibung Wo im Netzwerk/Share liegt die zentrale, einheitliche, unternehmensweite Vorlage für den Abwesenheitstext deren %%Platzhalter%% bei der Verarbeitung automatisch durch die individuellen Werte des aktuellen Anwenders ersetzt werden sollen? Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B: \\Server\Freigabe\... Default = ’ ’ Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\OOF\OOFTemplate.txt Der Abwesenheitstext wird seit Version 4.2 nur dann aktualisiert/überschrieben wenn deren Abwesenheitsassistent aktuell NICHT aktiviert ist! Beispiel: 1. Definitionen in der Registry: 2. Zentrale OOF-Vorlage im Netzwerk: OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Inhalt der zentralen OOF-Vorlage im Netzwerk (inkl. Platzhaltern): Beim Anwender erscheint ab sofort der aktualisierte Abwesenheitstext mit bereits durch dessen individuellen Werte ersetzt und einheitlich in Outlook©: OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 7 Anlagensicherheit Outlook© verhindert aus Sicherheitsgründen, dass Benutzer auf bestimmte Dateitypen zugreifen, wenn diese als Anlagen gesendet werden. Diese Dateitypen werden von Outlook© in zwei Sicherheitsstufen eingeteilt. Dateiendungen der Sicherheitsstufe 1 werden von Outlook© blockiert und können danach weder geöffnet noch gespeichert werden. Dateien der Sicherheitsstufe 2 gelten zwar nicht als nicht sicher, aber sie erfordern mehr Sicherheit als andere Anlagen. Wenn Sie eine Anlage der Stufe 2 erhalten, werden Sie aufgefordert, die Anlage auf einem Datenträger zu speichern. Sie können die Anlage nicht direkt in der EMail-Nachricht öffnen. OLXCorporate erspart Ihnen die zeitraubende Blockierung bzw. Steuerung der Anlagensicherheit über die Registrierung jedes einzelnen Client-Computers. Steuern Sie die Anlagensicherheit bequem und zentral via OLXCorporate und verteilen diese Informationen unternehmensweit. Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\AttachmentBlocking Name Typ AddBlockedAttachmentsFromFile REG_SZ Beschreibung Sperrung der Datei-Erweiterungen, die Sie standardmäßig blockieren möchten. Geben Sie dazu die Endungen der Dateien in dieser angegebenen Ascii-Datei ein, auf die der Zugriff unterbunden werden soll (also z.B. exe). Bei mehreren Endungen gilt dieses Eingabe-Format: .exe .com Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B: \\Server\Freigabe\... Default = ’ ’ Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\AttachmentBlocking\ AddBlockedAttachments.txt RemoveBlockedAttachmentsFromFile REG_SZ Entsperrung der Datei-Erweiterungen, die Sie lt. Liste innerhalb der Sicherheitsstufe 1 standardmäßig nicht länger blockieren möchten. Geben Sie dazu die Endungen der Dateien in dieser angegebenen Ascii-Datei ein, deren Zugriff erlaubt werden soll (also z.B. exe). Bei mehreren Endungen gilt dieses Eingabe-Format: .mdb .pst Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B: \\Server\Freigabe\... Default = ’ ’ Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\AttachmentBlocking\ RemoveBlockedAttachments.txt Eine Liste der Dateiendungen, die mit den jeweiligen Sicherheitsstufen belegt sind, finden Sie hier: http://www.planet-outlook.de/sicherheit.htm OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Beispiel: 1. Definitionen in der Registry: 2. Zentrale ‚Entsperr‘-Datei im Netzwerk: Inhalt der zentralen Entsperr‘-Datei im Netzwerk: Outlook© wird nun ab sofort diese obigen Erweiterungen zulassen. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 8 Kategorien OLXCorporate unterstützt die unternehmensweite Verteilung von Outlook©-Kategorien (analog OLXCat: http://www.gangl.de/url/OLXCat.html. Gerade im Bereich des Projektmanagements sind Outlook©-Kategorien unentbehrlich. Nun ist das Thema Kategorien im Outlook©/Exchange©- Umfeld jedoch leider nicht gerade komfortabel gelöst: Wann wird eine Hauptkategorienliste angelegt? Wie stelle ich den Anwendern einheitliche Kategorien zur Verfügung? Für all diese Fragen gibt es in Outlook©/Exchange© keine praxisnahe Antwort bzw. Lösung. OLXCorporate ermöglicht es Ihnen, zentrale Kategorien unternehmensweit zu nutzen. Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Categories Name AddCategoriesFromFile Typ REG_SZ Beschreibung Welche zentralen Kategorien sollen die Anwender standardmäßig in deren Outlook erhalten? Der Inhalt der hinterlegten Datei beinhaltet die zentralen Kategorien, die beim User hinzugefügt werden sollen (falls noch nicht vorhanden) sowie die zuzuweisende Farbe (ab Outlook© 2007 und ab OLXCorporate 1.8!). Bei mehreren Kategorien gilt dieses Eingabe-Format: Projekt 1#farbe Projekt 2#farbe … Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B: \\Server\Freigabe\... Default = ’ ’ Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\Kategorien\AddCategoriesFromF ile.txt Weitere Informationen zu den Farben (#farbe) finden Sie im Kapitel Kategorienfarben RemoveCategoriesFromFile REG_SZ Welche zentralen Kategorien sollen beim Anwender standardmäßig aus dessen Outlook entfernt werden? Der Inhalt der hinterlegten Datei beinhaltet die Kategorien, die beim User entfernt werden sollen. Bei mehreren Kategorien gilt dieses Eingabe-Format: RemoveCategory1 RemoveCategory2 … Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B: \\Server\Freigabe\... Default = ’ ’ Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\Kategorien\RemoveCategoriesFr omFile.txt Um die Vereinheitlichung der Outlook©-Kategorien konsequent umsetzen zu können, ist es eventuell ratsam, die lokalen Outlook©-Kategorien der Benutzer vorab zu löschen. Dies erreichen Sie indem Sie der hinterlegten Datei eine Zeile mit * oder *.* einfügen. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Beispiel: 1. Definitionen in der Registry: 2. Kategorien-Dateien im Netzwerk: Inhalt der zentralen Kategorien-Dateien im Netzwerk: Hinzufügen: Entfernen: Der Anwender hat findet nun in seinen Outlook©-Kategorien nur noch die beiden zentral vorgegebenen Kategorien Projekt 1 und Projekt 2, da über * vorab sämtliche lokalen Kategorien entfernt wurden. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 9 Erinnerungen Outlook©-Anwender kennen das Problem: Eine Erinnerung an Termine oder Nachverfolgungen erfolgt nur in Outlook©-Standard-Ordnern, nicht aber in zusätzlichen Ordnern oder Unterordnern. Stattdessen erscheint seitens Outlook© stets eine durchaus lästige Meldung: OLXCorporate kann diese Meldung unterbinden! Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Reminders Name AutoConfirm Typ REG_DWORD Beschreibung steuert ob die ‚lästige‘ Meldung erscheinen soll oder nicht 0 – Meldung wird angezeigt (Default) 1 – Meldung wird nicht mehr angezeigt (-> unterdrückt) OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 10 Landkartendarstellung (ab Outlook© 2010) Outlook© verwendet zur Darstellung eines Kontaktes auf der Landkarte standardmäßig den MS-eigenen Dienst ‚Bing Maps. Dies kann jedoch via Registry dahingehend umgestellt werden, daß nahezu jeder andere MappingDienst verwendet werden kann. Dies ist allerdings erst ab Outlook© 2010 möglich. OLXCorporate unterstützt hierbei die 3 gängigsten Mapping-Dienste: Google Maps Yahoo Maps MapQuest Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\Map Name (Standard) Typ REG_SZ Beschreibung steuert welcher Mapping-Dienst seitens Outlook© verwendet werden soll. Standardmäßig verwendet Outlook©: Bing Maps leer – Bing Maps (Default) Google – Google Maps soll verwendet werden Yahoo – Yahoo Maps sioll verwendet werden MapQuest – MapQuest soll verwendet werden Um diesen Eintrag seitens Outlook© wieder auf dessen Standardwert (Bing Maps) zurückzusetzen, definieren Sie diesen Wert ohne einen Wert. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 11 Protokollierung/Log OLXCorporate meldet seine Tätigkeiten oder auch etwaige Meldungen nicht am Bildschirm sondern protokolliert alles in der Log-Datei: C:\Dokumente und Einstellungen\XXX\Anwendungsdaten\OLXCorporate\OLXCorporate.log Beispiel: ------------------------------------------------------------This is OLXCorporate 1.4.0.0 errors log. All lines are prefixed with time of event occurence. Error lines contain ERROR keyword after time stamp. -------------------------------------------------------------16.03.2007 18:19:45 : Info: OLXCorporate started 16.03.2007 18:19:45 : Info: Outlook version: Outlook 2007 (12) 16.03.2007 18:19:45 : Info: System version: Windows XP 16.03.2007 18:19:45 : Info: Checking regentries 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate] 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate\LoadWithOutlook]=1 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate\Signatures]=Corporate_Signatur (Deutsch) 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate\Signatures\SignatureTemplatesUNCPath]=\\Srv03\PUBLIC\!!!CORPORATE !!!\Signaturen 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate\Signatures\RemoveLocalSignaturesPrefixedBy]=Corporate_ 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate\LetterPaper]=Corporate_Briefpapier 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate\LetterPaper\LetterPaperTemplatesUNCPath]=\\Srv03\PUBLIC\!!!CORPOR ATE!!!\Briefpapier 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate\LetterPaper\RemoveLocalLetterPaperPrefixedBy]=Corporate_ 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate\CalendarLabels] 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate\E-Mail-Format] 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate\E-Mail-Format\EditorPreference]=0 16.03.2007 18:19:45 : Info: [Software\OLXTools\OLXCorporate\E-MailFormat\SelectCodepageAutomatically]=2 16.03.2007 18:19:45 : Info: Extension installed. 16.03.2007 18:19:45 : Info: AD-User: Schüßler, Jörg 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: Entferne [C:\Dokumente und Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).htm] 16.03.2007 18:19:45 : Info: Entferne [C:\Dokumente und Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).rtf] 16.03.2007 18:19:45 : Info: Entferne [C:\Dokumente und Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).txt] 16.03.2007 18:19:45 : Info: Entferne [C:\Dokumente und Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Englisch).htm] 16.03.2007 18:19:45 : Info: Entferne [C:\Dokumente und Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Englisch).rtf] 16.03.2007 18:19:45 : Info: Entferne [C:\Dokumente und Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Englisch).txt] 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: Signatur [C:\Dokumente und Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).htm] übertragen 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: Found & replaced placeholders: 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%VORNAME%%] = Jörg 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%NACHNAME%%] = Schüßler 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%POSITION%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%ABTEILUNG%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%RUFNUMMER%%] = 123456 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%FAX%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%E-MAILLINK%%] = <a href='mailto:[email protected]'>[email protected]</a> [email protected] OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%FIRMA%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%STRASSE%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%PLZ%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%STADT%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%LAND%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%WEBSEITELINK%%] = <a href='http://'></a> http://' 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: Signatur [C:\Dokumente und Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).rtf] übertragen 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: Found & replaced placeholders: 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%VORNAME%%] = Jörg 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%NACHNAME%%] = Schüßler 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%POSITION%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%ABTEILUNG%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%RUFNUMMER%%] = 123456 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%FAX%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%E-MAILLINK%%] = mailto:[email protected] 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%FIRMA%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%STRASSE%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%PLZ%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%STADT%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%LAND%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%WEBSEITELINK%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: Signatur [C:\Dokumente und Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures\Corporate_Signatur (Deutsch).txt] übertragen 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: Found & replaced placeholders: 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%VORNAME%%] = Jörg 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%NACHNAME%%] = Schüßler 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%POSITION%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%ABTEILUNG%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%RUFNUMMER%%] = 123456 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%FAX%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%E-MAILLINK%%] = mailto:[email protected] 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%FIRMA%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%STRASSE%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%PLZ%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%STADT%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%LAND%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: [%%WEBSEITELINK%%] = 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: Default signature set to [Corporate_Signatur (Deutsch)] 16.03.2007 18:19:45 : Info: Entferne [C:\Dokumente und Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Stationery\Corporate_Briefpapier.html] 16.03.2007 18:19:45 : Info: Briefpapier [C:\Dokumente und Einstellungen\js\Anwendungsdaten\Microsoft\Stationery\Corporate_Briefpapier.html] übertragen 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: Found & replaced placeholders: 16.03.2007 18:19:45 : Info: 16.03.2007 18:19:45 : Info: Default stationery set to [Corporate_Briefpapier] 16.03.2007 18:24:52 : Info: OLXCorporate exit OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 12 Zentrale Deaktivierung der Signaturbearbeitung in Outlook© Um die seit Jahresbeginn 2007 geltenden Rechtsnormen im Bezug auf die E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen über die zentrale Steuerung via OLXCorporate sinnvoll umsetzen zu können, kann es unter Umständen wichtig sein, in den jeweiligen Outlook©-Clients zu verhindern, das lokale, nicht autorisierte Signaturen erstellt werden können. Dies lässt sich über Gruppenrichtlinien realisieren: 1. Die Informationen über die zusätzlichen Outlook©-Administrationseinstellungen stellt Microsoft® in sogenannten Office Ressource Kits kostenlos zum Download zur Verfügung. Für jede Outlook©-Version existiert eine Administrationsdatei, auch bereits für Office© 2007. Diese besitzen die Dateiendung *.adm. Der jeweilige Dateiname richtet sich nach der eingesetzten Outlook©-Versionsnummer (also z.B. outlk11.adm für Outlook© 2003). Laden Sie sich die entsprechende Administrationsdatei hier (http://www.gruppenrichtlinien.de/index.html?/Info/Downloads.htm) http://www.gruppenrichtlinien.de/index.html?/Info/Downloads.htm) herunter und kopieren die extrahierte *.adm-Datei in ein serverseitiges Verzeichnis. 2. Wechseln Sie serverseitig über Start Einstellungen Verwaltung in das Modul Active Directory Benutzerund Computer oder rufen gleich über Start Ausführen gpedit.msc auf. In diesem Fall können Sie mit Punkt 5 mit der Installation fortfahren. 3. Markieren Sie Ihre Domäne und wählen Eigenschaften OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 4. Markieren Sie die Default Domain Policy und wählen dann Bearbeiten OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 5. Im Gruppenrichtlinieneditor navigieren Sie zum Punkt Administrative Benutzerkonfiguration und wählen Vorlagen hinzufügen/entfernen. Vorlagen in der OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 6. Fügen Sie die Administrationsvorlage Ihrer Outlook©-Version hinzu OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 7. Nun stehen Ihnen unter der Bezeichnung Microsoft Office Outlook verschiedene Outlook© Administrationsobjekte zur Verfügung. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 8. Navigieren Sie über Tools|Options Mail Format zum Menüpunkt Signature (für Signaturen) bzw.Stationary (für Briefpapiere). Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die Erstellung von Signaturen/Briefpapieren in den verbundenen Outlook©-Clients zu deaktivieren. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 13 Tipps & Tricks 13.1 Verwendung des Outlook©-Editors Um unerwünschte Formatierungs-Ergebnisse bei der Erstellung Ihrer Outlook©- Signaturen zu vermeiden, nutzen Sie zur Erstellung bitte ausschließlich den Outlook©-Editor. Deaktivieren Sie dazu in Outlook© 2000 -2003 unter Extras Optionen E-Mail-Format Microsoft® Word© als E-Mail-Editor. In Outlook© 2007 müssen diese Einstellungen nicht vorgenommen werden: Das Editieren mit anderen Editoren als dem Outlook©-Editor kann unerwünschte Nebeneffekt mitbringen für die OLXCorporate nicht verantwortlich ist! OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 13.2 Unerwünschte Zeilenvorschübe Sie gestalteten und formatierten die Signatur mit großer Sorgfalt und trotzdem enthält die Signatur unerwünschte leere Zeilen bzw. Zeilenvorschübe. Dies liegt daran, daß Outlook© eine programmeigene, sehr spezifische Codierung (vor allem für HTML) nutzt. Basierend auf der Verwendung des Outlook©-Editors fügt dieser bei ENTER/RETURN einen sogenannten Paragraph-Tag <p> ein, beim nochmaligen ENTER/RETURN einen weiteren, sodaß zwei Zeilenumbrüche generiert werden. Um dies und somit später unerwünschte leere Zeilen zu vermeiden sollten Sie ENTER/RETURN generell vermeiden und stattdessen SHIFT-RETURN für einen Zeilenvorschub verwenden. 13.3 Bedingte Generierung [if_exists] … [/if_exists] Ziel von OLXCorporate ist es ja, zentral verwaltete und einheitliche Signaturen zu definieren und via %%Platzhalter%% diese mit den Werten des jeweiligen Anwenders aus dem ActiveDirectory dynamisch zu füllen. Nun gibt es jedoch Situationen in denen z.B. nicht jeder Anwender eine Mobilfunknummer im ActiveDirectory eingetragen hat. Somit würde bei diesen Anwendern die Signatur mit leerer Mobilfunknummer generiert werden. Das wäre soweit nicht weiter schlimm doch was ist z.B. mit der führenden konstanten Bezeichnung in der Signatur (Mobil: …). Diese würde dann bei diesen Anwendern alleine und verlassen dastehen, da es für den Platzhalter ja keinen Wert gibt. Zentrale Signaturvorlage: : OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Wie würde dies nun bei unterschiedlichen Anwendern aussehen? mit gefüllter Mobilfunknummer: -> ohne gefüllte Mobilfunknummer: Die konstante Bezeichnung ‚Mobil:‘ bliebe alleine. Genau für diesen Umstand wurde in OLXCorporate die bedingte Zuweisung [if_exists] … [/if_exists] implementiert sodaß alles was zwischen [if_exists] … [/if_exists] steht nur dann generiert wird sofern der Platzhalter zwischen [if_exists] … [/if_exists] auch gefüllt wird. Im anderen Fall wird alles zwischen [if_exists] … [/if_exists] nicht generiert. Im obigen Beispiel würde die zentrale Signaturvorlage folgendermaßen erweitert werden: OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung Wie würde dies nun bei unterschiedlichen Anwendern aussehen? mit gefüllter Mobilfunknummer: -> ohne gefüllte Mobilfunknummer: Die komplette Zeile wird entfernt [if_exists] … [/if_exists] kann zudem innerhalb einer Zeile oder auch über mehrere Zeilen hinweg angewandt werden: OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 13.4 LDAP-Server OLXCorporate ermittelt die ActiveDirectory-Information des aktuellen Benutzers vom standardmäßigen Server via LDAP. Sollten ActiveDirectory-Information des aktuellen Benutzers von einem anderen LDAPServer ermittelt werden sollen, so tragen Sie diesen LDAP-Server in nachstehenden Registrywert ein: Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate Name Typ Beschreibung LDAPServer REG_SZ Name des LDAP-Servers von dem die AD-Benutzerinformationen ermittelt werden sollen. Default = ’ ’ 13.5 Kategorien beibehalten (ab Outlook© 2007) Zugewiesene Kategorien gehen in Outlook© 2007 beim Antworten/Weiterleiten verloren. Es ist eine Eigenart von Outlook© 2007, daß das das Programm Kategorien beim Beantworten und auch beim Weiterleiten von E-Mails entfernt. OLXCorporate kann dieses Manko eliminieren indem Sie nachstehenden Registrywert eintragen: Registrypfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\E-Mail-Format Name Typ Beschreibung SendCategoriesOnRespondForward REG_ DWORD steuert ob zugewiesene Kategorien beim Antworten/Weiterleiten an der E-Mail beibehalten werden sollen. Die Änderung wird erst nach Neustart von Outlook© wirksam und gilt nur ab Outlook ©2007! 0 - Default 1 – Kategorien beibehalten Hinweis: Damit OLXCorporate den entsprechenden Registryschlüssel bzw. –wert auch definitiv setzen kann, muß der aktuelle Anwender über lokale Adminrechte verfügen, da dieser Registryschlüssel bzw. –wert betroffen ist: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\XX.X\Outlook\Preferences OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 13.6 Einheitliche E-Mail-Schriftart und -größe Oftmals ist es wünschenswert, daß alle Anwender beim Schreiben einer E-Mail eine einheitliche Schrift als auch Schriftgröße verwenden. Dies ist via OLXCorporate folgendermaßen möglich: - Definieren Sie im Outlook die entsprechende Schriftart und –größe, -farbe usw. - Exportieren Sie nachstehenden Registryzweig aus der Registry in eine .reg-Datei, z.B. OurEmailFonts.reg HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\XX.X\Common\MailSettings] - Registrypfad: Exportieren Sie diese exportierte .reg-Datei an einen zentralen Ort Definieren Sie innerhalb OLXCorporate den entsprechenden Registrywert: HKEY_CURRENT_USER\Software\OLXTools\OLXCorporate\E-Mail-Format Name Typ Beschreibung EmailFormatFromRegFile REG_SZ Welche zentrale .reg-Datei soll automatisch bei den Anwendern importiert werden? Bitte immer UNC-Pfade angeben, wie z.B: \\Server\Freigabe\... Default = ’ ’ Beispiel: \\MyServer\MyShare\!!!CORPORATE!!!\OurEmailFonts.reg OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 13.7 Kategorienfarben (ab Outlook© 2007) OLXCorporate unterstützt nun auch die brandneuen Outlook© 2007-Farbkategorien. Anders als die herkömmliche Kategorien-Zuordnung ist es hier -zur besseren visuellen Unterscheidung- zusätzlich möglich, Outlook©-Kategorien Farben zuzuordnen. Die Zuordnung der Farben erfolgt in OLXCorporate einfach und zentral in der im obigen Kapitel Kategorien beschriebenen zentralen Datei (->AddCategoriesFromFile) indem Sie den Namen der Farbe hinter den Namen der zentralen Kategorie einfügen. Dieser wird automatisch in eine Farb-Kategorie umgewandelt. Beispiel: Kategoriename#DUNKLES STAHLBLAU Nachstehende Tabelle listet die möglichen Farbbezeichnungen (#farbe) auf: Deutsch Englisch ROT ORANGE PFIRSICH GELB GRÜN BLAUGRÜN OLIVGRÜN BLAU LILA KASTANIENBRAUN STAHLBLAU DUNKLES STAHLBLAU GRAU DUNKELGRAU SCHWARZ DUNKELROT DUNKELORANGE PFIRSICH DUNKEL DUNKELGELB DUNKELGRÜN DUNKLES BLAUGRÜN DUNKLES OLIVGRÜN DUNKELBLAU DUNKLES LILA DUNKLES KASTANIENBRAUN RED ORANGE PEACH YELLOW GREEN TEAL OLIVE BLUE PURPLE MAROON STEEL DARKSTEEL GREY DARKGREY BLACK DARKRED DARKORANGE DARKPEACH DARKYELLOW DARKGREEN DARKTEAL DARKOLIVE DARKBLUE DARKPURPLE DARKMAROON 13.8 OLXUserInfo.txt OLXCorporate erstellt – bei erfolgreicher Ermittlung der ActiveDirectory-Informationen des aktuellen Benutzers – automatisch die Datei OLXUserInfo.txt mit den aktuellen Platzhalterwerten. Sollte bei einem Start von OLXCorporate einmal KEINE Infos seitens ActiveDirectory für den aktuellen Benutzer ermittelt werden können, so verwendet OLXCorporate dann die Werte aus OLXUserInfo.txt. Ansonsten hätte der Anwender eine hinsichtlich den Platzhaltern ‚leere‘ Signatur. OLXCorporate Handbuch – Unternehmensweite Vereinheitlichung 14 Support & Troubleshooting Sie haben Fragen zu oder Probleme mit OLXCorporate? Wir helfen Ihnen: Telefon…………………………….+49 (7173) 929053 Fax…………………………………+49 (7173) 929055 Sie möchten sich OLXCorporate via PCVisit® live präsentieren lassen?