Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

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Fflichtangaben des Kaufmanns auf Geschäftsbriefen
von RA Florian Paintner
5. November 2012
Einführung Seit dem HRefG
1998 haben nicht nur Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften
ohne
natürlichen
Komplementär sondern auch andere
Kaufleute gewisse Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen zu machen. Seit EHUG
2006 sind in diese Pflicht
unstreitig auch Emails miteinbezogen. Es ist zu beobachten, dass diese zwangsgeldbewehrten
Vorschriften dennoch häufig nicht
beachtet werden. Daher
seien am Beispiel eines
Kaufmanns die Anforderungen an die Pflichtangaben gem. §37a HGB im
Folgenden kurz erläutert.
Namentlich für die OHG,
KG, GmbH und AG gelten jedoch Sondervorschriften.1
Anwendungsbereich und
Voraussetzungen Von der
Norm des §37a HGB sind
in persönlicher Hinsicht
grundsätzlich nur Kaufleute, nicht also Kleingewerbetreibende und Freiberufler umfasst.2 Die nach der
Systematik des §1 HGB nur
deklaratorische Eintragung
des Kaufmanns ist für die
Anwendbarkeit des §37a
HGB nicht Voraussetzung.
Daher ist §37a HBG auch
auf den nicht eingetragenen Kaufmann anzuwenden.3
In sachlicher Hinsicht ist
§ 37a HGB auf alle Geschäftsbriefe
anwendbar,
die an einen bestimmten
Empfänger gerichtet sind.
Gem. § 37a Abs. 2 HGB gilt
hier allerdings eine Ausnahme für Mittleilungen
oder Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen
und für die üblicherweise Vordrucke verwendet
werden, in denen lediglich
die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben
eingefügt zu werden brauchen.
Pflichtangaben
Folgende
Pflichtangaben
sind
von dem Kaufmann auf
Geschäftsbriefen zu machen:
• seine Firma, also der
Name unter dem er als
Kaufmann agiert
• die Bezeichnung nach
§ 19 Abs. 1 Nr. 1
HGB, üblicherweise also „e.K.“.
• den Ort der Handelsniederlassung
• das Registergericht, in
dem der Kaufmann
eingetragen ist und
• die Nummer unter der
die Firma ins Handelsregister
eingetragen
ist.
1
Für OHG und KG siehe § 125a HGB; für die GmbH siehe § 35a GmbHG; für die AG siehe § 80 AktG.
Hopt in Handelsgesetzbuch, München, C.H. Beck, 34. Auflage, 2010.
3
Hopt in Baumbach/Hopt, HGB, Verlag C. H. Beck, München, 34. Auflage 2010, §37a, Rn. 2. Wo die Grenze
zwischen Kann- und Istkaufmann verläuft, entspringt einer reichhaltigen Kasuistik, auf die an dieser Stelle
nicht eingegangen werden kann; näher hierzu: Hopt in Baumbach/Hopt, HGB, §1, Rn. 3 ff.
2
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Zuständige Aufsichtsbehörde: Rechtsanwaltskammer für den Oberlandesgerichtsbezirk München
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Sanktionen Das Unterlassen der Pflichtangaben kann
weitreichende Konsequenzen haben. Im Extremfall
kann die Nichteinhaltung
der Angabevoraussetzungen ein Anfechtungsrecht
des Geschäftspartners, unter Umständen auch aus
arglistiger Täuschung begründen, Rechtsscheinhaftung oder Haftung aus cul-
4
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pa in contrahendo (§§ 280
Abs. 1, 311 Abs. 2, 241
Abs. 2 BGB) oder deliktische Haftung auslösen.4 Zudem sind die Vorschriften
der Einhaltung der Pflichtangaben
zwangsgeldbewehrt.5
Fazit Gerade im Geschäftsverkehr via Email werden
häufig Pflichtangaben auf
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Geschäftsbriefen nicht gemacht. Zumeist wird das Registergericht und die Nummer der Eintragung schlicht
vergessen anzugeben, obwohl dies mit einmaligem
Erstellen einer ggf. durch
einen Rechtsanwalt überprüften Emailsignatur, einfach zu bewerkstelligen wäre.
Hopt in Baumbach/Hopt, HGB, §37a, Rn. 8.
Siehe § 37a Abs. 4 Satz 1 HGB für den Kaufmann, § 79 Abs. 1 GmbHG für die Geschäftsführer der GmbH,
§ 125a Abs. 2 HGB i.V.m. § 37a Abs. 4 HGB für die zur Vertretung der OHG bzw. KG ermächtigten Gesellschafter oder deren organschaftliche Vertreter, § 407 Abs. 1 Satz 1 AktG i.V.m. § 80 AktG für Vorstandsmitglieder der AG.
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