Stundenzettel und Arbeitszeitnachweis

Institut für
Unternehmensführung
Stundenzettel und Arbeitszeitnachweis
Für das Thema "Stundenzettel" interessierten sich bisher meist nur Betriebsprüfer.
Doch auch die Zollbehörden haben inzwischen umrissen, was sie bei der Stundenaufzeichnung erwarten.
Verwirrungen und Unsicherheit brachten die Anforderungen mit sich, nach denen Firmen
mit Mindestlohn-Tarifverträgen lückenlos die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nachweisen
müssen. Auf Nachfrage der niedersächsischen Landesvereinigung Bauwirtschaft (LV
Bau) äußerte sich das Hauptzollamt am 6. Oktober 2008 schriftlich zu den Nachweispflichten.
Nachweis der täglichen Arbeitszeiten (Stand: 21. Oktober 2008)
Um die Einhaltung von Mindestlöhnen zu gewährleisten, müssen Betriebe der betroffenen
Branchen einen speziellen Nachweis über die Arbeitszeiten führen: Das Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) verpflichtet Arbeitgeber, Aufzeichnungen über Anfang, Ende und
Dauer der täglichen Arbeitszeit zu führen und aufzubewahren.
Dazu heißt es im Paragraf 2 AEntG:
„ ... (2a) Soweit die Rechtsnormen eines für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrages nach § 1 Satz 1 Nr. 1 oder einer entsprechenden Rechtsverordnung
nach § 1 Abs. 3a auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden, ist der Arbeitgeber
verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit des Arbeitnehmers
aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
(3) Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, die für die Kontrolle der Einhaltung der
Rechtspflichten nach § 1 Abs. 1 Satz 2, 3 und 4, Abs. 2, 3 Satz 2 und 3 und Abs.
3a Satz 4 und 5 erforderlichen Unterlagen im Inland für die gesamte Dauer der tatsächlichen Beschäftigung des Arbeitnehmers im Geltungsbereich dieses Gesetzes, mindestens für die Dauer der gesamten Werk- oder Dienstleistung, insgesamt
jedoch nicht länger als zwei Jahre in deutscher Sprache, auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung, bei Bauleistungen auf der Baustelle, bereitzuhalten. ...“
Derzeit betrifft Absatz 2a im Handwerk folgende Branchen: das Elektrohandwerk, das
Baugewerbe, Maler- und Lackierer, das Dachdeckerhandwerk und die Gebäudereiniger.
1 Verantwortung
Den Nachweis gegenüber den Fahndern der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) muss
der Arbeitgeber erbringen (nach § 2 Abs. 2 a AEntG). Der Arbeitgeber kann die Aufgabe,
die erforderlichen Angaben zu erfassen, auch delegieren, bspw. an den Techniker, VorFerdinand-Porsche-Str. 16a 63500 Seligenstadt Tel. +49 (0) 6182 2 52 08 Fax 2 47 01 [email protected] www.malerinstitut.de
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arbeiter oder an jeden einzelnen Mitarbeiter. Gegenüber der FKS trägt der Arbeitgeber
aber selbst dann noch die Verantwortung. Er muss bei Versäumnissen oder Fehlern mit
einem Bußgeld rechnen.
2 Inhalt - einfacher interner Stundennachweis
Das AEntG macht keine Vorschriften, wie diese Aufzeichnungen zu führen sind. Es gibt
keinen gesetzlich verbindlichen Stundennachweis. Der Nachweis muss zwingend folgende Informationen enthalten:

Name des Mitarbeiters,

Monat und Jahr,

Anfang und Ende der Arbeitszeit,

Pausenzeiten für jeden Arbeitstag.
Das Formular auf der Seite 4 ist nur eine von vielen Möglichkeiten, dieser Aufzeichnungspflicht nachzukommen.
3 Form des Nachweises
Die Art und Weise, wie diese Angaben erfasst und archiviert werden (Listen, Stundenzettel) ist nicht vorgeschrieben. Der Arbeitgeber muss nur darlegen können, welche
Methode er für die Aufzeichnung gewählt hat.
Bei einem Arbeitszeitenkorridor bspw. genügt es, eine monatliche Liste für jeden Mitarbeiter zu führen, die von Anfang an die tariflich vorgesehenen täglichen Sollzeiten mit
Anfang, Ende, Dauer und Pausenzeiten enthält. In der Liste müssten dann nur noch Abweichungen von diesen Sollzeiten erfasst werden.
Es steht Unternehmer frei, den Nachweis mit weiteren Angaben zu ergänzen, um mit einem Formular möglichst viele Anforderungen zu erfüllen. Das könnten bspw. sein:

Angaben entsprechend des für Sie gültigen Tarifvertrags
(z. B. Pausen, Überstunden, Zuschläge, Krankheitstage usw.)

für die Abrechnung erforderliche Angaben nach § 16 Nr. 3 VOB/B
(z. B. Angaben über Materialverbrauch, Vorhaltung von Maschinen/Geräten, Sonderkosten)

sinnvolle Angaben zum jeweiligen Bauteil oder Baufortschritt

für Kalkulation und Buchhaltung sinnvolle zusätzliche Informationen
(bspw. gefahrene Kilometer, Aufschläge usw.)
Welche Informationen ein Betrieb in einem einzigen Stundenzettel erfassen will, muss jeder selbst entscheiden. Danach sind dann die eigenen Nachweise zu gestalten.
Im Baugewerbe ist es Praxis, dass diese Arbeitszeitaufzeichnung in der Regel durch Eintragungen eines Vorgesetzten (z. B. des Vorarbeiters) in eine Liste erstellt wird und dass
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zeitnah (regelmäßig spätestens nach Abschluss der Schicht) die entsprechenden Einzeldaten entsprechend dem tatsächlichen Tagesverlauf gesondert eingetragen werden. Ein
solches Verfahren bietet auch im Interesse des Arbeitgebers die Chance, eine inhaltlich
zutreffende Abbildung der Realität auf der Baustelle zu liefern.
Nach Auffassung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) würde bspw.
im Gebäudereinigerhandwerk eine entsprechende Aufzeichnungspraxis wegen der im
Vergleich zum Baugewerbe anderen Organisationsstrukturen einen erhöhten Einsatz von
Objektleitern erfordern.
Angesichts dieser Schwierigkeiten schlug das BMAS dem Gebäudereinigerhandwerk alternativ eine vorgefertigte Liste vor, die die regelmäßigen Soll-Arbeitszeiten (Beginn, Ende, Dauer, Zuordnung des Arbeitnehmers zu der jeweiligen Einsatzstelle) bereits für den
ganzen Monat im vorhinein enthält und die für evtl. Abweichungen vom "Normalfall" eine
Spalte "Abweichungen" vorsieht, in die evtl. Besonderheiten eines Tages (z. B. Krankheit,
Überstunden, von der Sollarbeitszeit abweichende Arbeitszeiten) durch einen Vorarbeiter
oder den Arbeitnehmer selbst eingetragen werden.
Dieses Verfahren bietet insoweit eine Erleichterung, als die "Routine" bereits standardmäßig vorbereitet erfasst wird und lediglich Ausnahmen individuell nachträglich eingearbeitet werden müssen. Dieses letztere System ist allerdings fehleranfälliger, da Vorarbeiter gerade bei kleineren Objekten nicht hinreichend zur Verfügung stehen bzw.
fehlerhafte Eintragungen der Abweichungen durch weniger qualifizierte Arbeitnehmer
leicht vorkommen können.
Mit Vorlage der Listen erklärt der Arbeitgeber die Richtigkeit der in ihnen enthaltenen Angaben. Er macht sich die Eintragungen seiner Mitarbeiter zu Eigen. Sollte es durch das
"erleichterte" Verfahren zu inhaltlichen Unrichtigkeiten oder Unvollständigkeiten kommen,
so ist hierfür der betreffende Arbeitgeber verantwortlich.
Beide Verfahren sind mit dem Wortlaut des § 2 Abs. 2a AEntG vereinbar. Der Arbeitgeber
hat die Möglichkeit, nach seinen Bedürfnissen und Möglichkeiten Chancen und Risiken für
sich abzuwägen und sich für das eine oder das andere Verfahren zu entscheiden. § 2
Abs. 2a AEntG schreibt keine besondere Form für die Stundenaufzeichnungen vor.
Mit dem Verweis des § 2 Abs. 2 AEntG auf § 5 SchwarzArbG trägt der Gesetzgeber der
Tatsache Rechnung, dass für den Betrieb bedeutsame Daten heute üblicherweise in der
EDV gespeichert werden. Nach § 5 Abs. 3 SchwarzArbG haben Arbeitgeber die in der
EDV gespeicherten Daten auf Verlangen der Zollverwaltung auf automatisiert verarbeitbaren Datenträgern oder in Listen zu übermitteln. In Anbetracht dessen bestehen keine
Bedenken dagegen, dass Arbeitszeitnachweise in elektronischer Form geführt werden.
Dadurch wird der Nachweis von Mindestlohnverstößen nicht erschwert. Wenn die Stundenaufzeichnungen elektronisch mit einem Fingerprint-Scanner geführt werden, können
die Aufzeichnungen sogar einen höheren Beweiswert haben als handschriftliche Aufzeichnungen.
Der Arbeitgeber darf die Stundenaufzeichnungen an dem Ort aufbewahren, an dem er
auch die anderen nach § 2 Abs. 3 AEntG bereitzuhaltenden Unterlagen bereithält. Nur auf
ausdrückliches Verlangen der Prüfbehörde ist dies der Ort der Beschäftigung bzw. die
Baustelle.
Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
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Beispiel für einen einfachen internen Arbeitszeiten-Nachweis (gem. § 2 AEntG)
Mitarbeiter: _________________________________ Monat/Jahr:________
Datum
Beginn
(Uhrzeit)
Ende
(Uhrzeit)
Pausen
(in Stunden)
Dauer der
Arbeitszeit
(in Stunden)
_________________________________
(Datum, Unterschrift Mitarbeiter)
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