SAP Grundlagen_SS2006_02_V02f

Transcrição

SAP Grundlagen /
Einführung in mySAP ERP
Michael Gieseking
Berlin, 24.3.2006
Struktur der Vorlesung
Einleitung
ERP Central Component
SAP Organisationsstruktur
Financials
Operations
Corporate Services
Human Capital Management
SAP Basis
SAP Netweaver
Die Enterprise Services Architecture
SAP-Projekte
SAP Betriebsorganisation
Zusammenfassung
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Auszug aus der Solution Map
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4
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5
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Integration der Finanzwirtschaft in SAP
SCHEMATISCH
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Integration der Finanzwirtschaft in SAP Erläuterungen
• Das Hauptbuch (GL — General Ledger) enthält die Aufzeichnung aller buchungsrelevanten
Geschäftsvorfälle unter sachlichen Gesichtspunkten auf Sachkonten. Das Hauptbuch enthält aus
Gründen der Übersichtlichkeit häufig nur Sammelbuchungen. In solchen Fällen wird der Buchungsstoff
differenzierter in sogenannten Nebenbüchern dargestellt, die ihre Daten verdichtet an das Hauptbuch
weitergeben:
• Die Kreditorenbuchhaltung (AP — Accounts Payable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die
Beziehungen zu Lieferanten betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Einkauf (MM —
Materials Management).
• Die Debitorenbuchhaltung (AR — Accounts Receivable) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die
Beziehungen zu Kunden betreffen. Es bezieht viele seiner Daten aus dem Vertrieb (SD — Sales &
Distribution).
• Die Anlagenbuchhaltung (AA — Asset Accounting) zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die die
Verwaltung von Anlagen betreffen.
• Die Bankbuchhaltung (BL — Bank Ledger) unterstützt die Buchung von Bargeldflüssen.
• Alle Sachbuchungen, die auf betriebliche Aufwandskonten buchen, leiten automatisch den Aufwand
als Kosten in die Kostenrechnung (CO — Controlling) weiter. Die Salden der Sachkonten dienen der
Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
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SAP Organisationsstruktur
BEISPIEL VATTENFALL EUROPE
Mandant
• Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene im
SAP. Die Einstellungen, die für einen Mandanten
getroffen werden, gelten für alle Buchungskreise.
Für Vattenfall Europe wird immer der Manant 100
verwendet.
• Der Kontenplan wird dem Mandanten
zugeordnet. Dem Kontenplan können ein oder
mehrere Buchungskreise zugeordnet werden. Für
Vattenfall Europe gibt es einen gemeinsamen
Kontenplan.
• Der Buchungskreis stellt die kleinste
organisatorische Einheit des externen
Rechnungswesens dar. Für jeden Buchungskreis
kann eine vollständige, in sich abgeschlossene
Buchhaltung abgebildet werden. Dies beinhaltet
die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse
und die Erstellung aller Nachweise für einen
gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie
Gewinn- und Verlustrechnungen.
Kontenplan VATE
Buchungskreis HEW
5100
Buchungskreis EHA
6201 bzw.
6202
Weitere
Buchungskreise
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Buchungskreise der Vattenfall Europe
1000
Vattenfall
Europe
Vattenfall Europe (Holding)
Trading
Transmission
3000
Trading
2000
Transmission
Kernkraftwerke
41nn
Krümmel
Sales
41nn
Brunsbüttel
Technische Dienste
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= BU
= Sub-BU
= Buchungskreis (Bezeichungen (hier gekürzt)
entsprechen Legal Entity Bezeichnungen)
5100 HEW Operations
6100 Bewag Operations
4200
LAUBAG
4300 Generation
Spitzenlasterzeugung
Heat
Weiterverteiler
Grundlasterzeugung
4340
4340
KW Schwarze
Schwarze
KW
Pumpe
Grosskunden
Vertriebsservice
Konventionelle
Erzeugung/Tagebau
Tagebau
Distribution
6500 Sales
Mining &
Generation
SSC Hamburg
Tarifkunden
Verteilnetz
Heizkraftwerke
Wärmeverteilung
und –vertrieb
SSC Berlin
Tarifkunden
10
Verteilnetz
Heizkraftwerke
Wärmeverteilung
und –vertrieb
Stammdaten
Kontenplan
Kontenplan
Buchungskreis A
Buchungskreis B
Buchungskreis C
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Stammdaten
Kontenplan
• Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Sachkonten, die von einem oder mehreren Buchungskreisen
gemeinsam verwendet werden.
• Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkonto die Kontonummer, die Sachkontenbezeichnung und die
Kategorisierung des Sachkontos als Erfolgs- oder Bilanzkonto.
• Jedem Buchungskreis muss ein Kontenplan zugeordnet sein. Dies ist der operative Kontenplan, der
sowohl von der Finanzbuchhaltung als auch der Kostenrechnung verwendet wird. Neben dem
operativen Kontenplan kann es folgende Kontenpläne geben:
- einen Konzernkontenplan,
der die für die Konsolidierung erforderliche Gliederung aufweist
- einen Landeskontenplan,
der die nach dem jeweiligen Landesrecht erforderliche Gliederung aufweist.
!
Bei Vattenfall Europe gibt es nur einen Kontenplan der sowohl als operativer Kontenplan, als
Konzernkontenplan und auch als Landeskontenplan dient. Die bilanziellen Anpassungen
zwischen HGB und Swedish-GAAP werden durch spezielle Konten ermöglicht.
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Stammdaten
Aufbau Sachkontenstammsatz
BEISPIEL
S
A
C
H
K
O
N
T
E
N
• Bezeichnung
• Kontengruppe
• Erfolgs-/Bestandskonto
• .....
Kontenplansegment
• Kontowährung
• Kontowährung
• Einzelpostenanzeige
• Einzelpostenanzeige
• .....
• .....
BuchungskreisBuchungskreissegment
segment
BK5100
BK6201
BK5100
BK6201
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Stammdaten
Kontengruppen
BEISPIEL
• Die Kontengruppe ist eine Zusammenfassung von Konten nach Kriterien, die
sich auf das Anlegen von Sachkonten beziehen.
• Die Kontengruppe bestimmt:
- das Nummernintervall, aus dem die Kontonummer beim Anlegen eines
Sachkontos zu wählen ist
- den Bildschirmaufbau beim Anlegen eines Sachkontos im
buchungskreisspezifischen Bereich
Kontenpl. Kontengr. Bezeichnung
von Kto.
bis Kto.
VATE
VATE
VATE
VATE
VATE
VATE
H9999999
VATE
VATE
VATE
ANLA
ARAP
FILA
FLMT
GUKV
HGB
Anlagenkonten
Aktive Rechnungsabgrenzung
Finanzanlagen
Flüssige Mittel
G. u. V. Konten
Bilanzierung nach HGB
0
2900000
1100000
2800000
5000000
H0000001
999999
2999999
1699999
2899999
7999999
PASS
UMVM
VERR
Passiva
Umlaufvermögen
Verrechnungskonten
3000000
2000000
8000000
4999999
2799999
8999999
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Stammdaten
Kontenplan anzeigen
BEISPIEL
• Den Kontenplan für Vattenfall Europe
findet man unter dem Kürzel VATE.
Den Rahmen für diesen Kontenplan
bildet der IKR. Führend für die
Kontengliederung ist die Bilanzierung
nach Swedish GAAP. Für die
abweichende Buchung nach HGB
wurde eine gesonderte Kontenklasse
H (HGB) definiert. Die Konten für die
Buchung nach Swedish GAAP sind 7stellig. Zur Unterscheidung der
Buchungen nach HGB wurde den
zutreffenden Konten der Buchstabe H
vorangestellt.
• Für die einzelnen Buchungskreise
wird eine Selektion von Konten aus
dem gemeinsamen Kontenplan
vorgenommen.
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Grunddaten Belegerfassung
Überblick
Belegnummernkreis
Belegart
Buchungsschlüssel
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Steuerkennzeichen
Belegarten
•
Um die Vielzahl der FI-Belege leicht
unterscheiden und ordnen zu können,
werden Belegarten verwendet. Jeder Beleg
ist genau einer Belegart zugeordnet, welche
im Belegkopf eingetragen ist.
•
Die Belegart legt den Nummernkreis für
alle zugehörigen Belege fest.
•
Die Belegart definiert, welche Kontoarten in
einem bestimmten Beleg zulässig sind.
•
Es gibt fünf verschiedene Kontoarten im
R/3-System:
D Debitoren
K Kreditoren
S Sachkonten
A Anlagen
M Material
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Belegarten
Die Belegart ist ein Schlüssel, durch den Buchhaltungsbelege klassifiziert und zu buchende
Geschäfts-vorfälle unterschieden werden. Die Belegart ist im Belegkopf vermerkt und gilt für den
gesamten Beleg.
Mit Hilfe der Belegart können Sie:
• die zu buchenden Geschäftsvorfälle
unterscheiden. Dies ist z.B. in der Anzeige der
Einzelposten zu einem Konto von Bedeutung.
• die Bebuchung der Kontoarten steuern
(Kreditoren-, Debitoren- oder Sachkonten). Die
Belegart bestimmt, welche Kontoarten mit ihr
bebucht werden können.
• Belegnummern vergeben. Jeder Belegart ist
ein Nummernkreis zugeordnet. Die Originalbelege aus einem Nummernkreis sollten Sie
zusammen ablegen. Dadurch steuert die
Belegart die Belegablage.
• das Nettoverfahren anwenden. Hier wird
bereits beim Buchen einer kreditorischen
Rechnung der anfallende Skonto und der
Nettobetrag errechnet und gebucht.
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Belegarten
Belegarten werden auf Mandantenebene definiert.
In der Regel schlägt das System Ihnen beim Erfassen eines Geschäftsvorfalls die
entsprechende Belegart vor. Für einige Vorgänge (z.B. Ausgleichsvorgänge) werden
Belegarten im System hinterlegt, die für die automatischen Buchungen benötigt werden.
Beispiele für Belegarten
AA
AB
AF
AK
AN
AS
AÜ
CO
DA
DB
DE
Anlagenbuchung
Ausgleichsbeleg
AfA-Buchungen
Anlagenkorrekturen
Anlagenbuchung netto
Anl. Sonstige/Storno
Datenübernahme Anl.
CO Abrechnung
Debitorenbeleg
Debitoren Dauerbuch
Debitor Ecas Abrechn
DG
DR
DS
DV
DZ
DÜ
FA
FG
FU
FWZwfh.
FZ
GF
Debitoren Gutschrift
Debitoren Rechnung
Debitoren Storno
Belegvorerfassung Schrott
Debitoren Zahlung
Datenübernahme Debitoren
Zwfh.Forder.allgemein
Zwfh.Forder.Geldeingang
Zwfh.Forder.Umbuchung
Forder.Wertberichtigung
Zwfh.Forder.Zubuchung
Nachbelastung
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Buchungsschlüssel
Der Buchungsschlüssel ist ein zweistelliger nummerischer Schlüssel, der die Erfassung von
Belegpositionen steuert. Der Buchungsschlüssel legt u.a. folgendes fest:
•
•
•
Kontoart (Anlagen, Debitor, Kreditor, Material, Sachkonto).
Sollbuchung oder Habenbuchung
Gestaltung der Erfassungsbilder
Beispiele für Buchungsschlüssel
Buchungsschlüssel
40
50
01
11
21
25
31
Bedeutung
Sachkontenbuchung im Soll
Sachkontenbuchung im Haben
debitorische Rechnungen
debitorische Gutschriften
kreditorische Gutschriften
Kreditorenzahlungen
kreditorische Rechnungen
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Steuerkennzeichen
Für jedes Land, in dem einer der Buchungskreise seinen Sitz hat, sind eigene Umsatzsteuerkennzeichen
definiert.
Jedes Kennzeichen enthält einen Steuersatz zu den unterschiedlichen Steuerarten.
Für steuerfreie oder nicht steuerbare Umsätze, die an die Finanzbehörde gemeldet werden müssen, ist
ein
Steuersatz mit dem Wert 0 definiert.
Die Buchung der Vor- und Umsatzsteuer erfolgt automatisch anhand im Customizing hinterlegter
Kontenfindungen.
Beispiele für Steuerkennzeichen
00
07
16
21
25
V6
XA
nicht steuerrelevant
Umsatzsteuer Inland 7%
Umsatzsteuer Inland 16%
Umsatzsteuer Inland Vormonat 16%
Umbuchung Anlagenverrechnungskonto nicht steuerbar
Vorsteuer Inland 16%
Umbuchung ohne Umsatzsteuer
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Belegnummernkreise
Anlagenbuchhaltung
BEISPIEL
Belegart Nummernkreis Kontoart Storno Belegart
Bezeichnung
Von Nummer
AF
1
AS
AS
AfA-Buchungen
1000000000
AA
14
AS
AS
Anlagenbuchung
1200000000
AK
14
A
AS
Anlagenkorrekturen
1200000000
AN
14
AS
AN
Anlagenbuchung netto 1200000000
AS
14
A
AS
Anl. Sonstige/Storno 1200000000
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Bis Nummer
1199999999
1999999999
1999999999
1999999999
1999999999
Mitbuchkontentechnik
• Das Mitbuchkonto ist ein Konto im Hauptbuch. Wenn eine Kreditorenoder Debitorenrechnung in einem Nebenbuch gebucht wird, so wird
automatisch diese Buchung auch auf ein Hauptbuchkonto gebucht.
• Ein typisches Mitbuchkonto ist z.B. das Konto Verbindlichkeiten Inland,
das bei der Rechnung eines Kreditors mitbebucht wird.
• Die Mitbuchkonten sind nicht manuell zu bebuchen, sondern sie
werden vom System automatisch geführt.
• Mitbuchkonten müssen beim Anlegen von Kreditoren- oder
Debitorenstammsätzen angegeben werden.
• Ein anderer Begriff für Mitbuchkonto ist auch Abstimmkonto.
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Allgemeine Buchung erfassen
Bildschirmfolge
Einstiegsbild
Eingabe
Belegkopf
1. Positionsbild
Eingabe
Erste
Belegposition
Einstieg
Erste Belegposition
2. Positionsbild
Eingabe
Zweite
Belegposition
Einstieg
Zweite Belegposition
weitere
Positions
-bilder
Einstieg
Dritte Belegposition
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Belegvorerfassung
• Mit der Belegvorerfassung können Sie unvollständige Belege ohne
umfangreiche Eingabeprüfungen im SAP-System erfassen und ablegen
(parken). So können Beträge aus vorerfassten Rechnungen
beispielsweise für die Umsatzsteuervoranmeldung verwendet werden.
Die auf Basis der vorerfassten Belege ermittelten Steuerbeträge
können verwendet werden, um anfallende Forderungen aus Steuern
frühzeitig bei den Finanzbehörden geltend zu machen.
• Wenn Sie den Beleg vorerfassen, muss er nicht vollständig sein und es
werden keine Kontensalden fortgeschrieben.
• Die Daten stehen dem System allerdings zeitnah für Auswertungen zur
Verfügung.
• Es wird eine Belegnummer vergeben. Sie parken einen Beleg
beispielsweise dann, wenn Kontierungen fehlen und Sie diese zu
einem späteren Zeitpunkt vervollständigen möchten.
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Dauerbuchungen
Erfassung von Dauerbuchungsurbelegen
Definition
Periodisch wiederkehrende Buchung, die das Dauerbuchungsprogramm aufgrund von
Dauerbuchungsbelegen vornimmt. Das Verfahren der Dauerbuchung ist vergleichbar
mit dem Dauerauftrag, der einer Bank zum Abbuchen von Miete, Beitragszahlungen
oder Darlehenstilgungen gegeben wird.
Verwendung
Dauerbuchungen führen Sie für regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle, wie z.
B. Miete und Versicherungsbeiträge, durch. Dabei bleiben folgende Daten unverändert:
• Buchungsschlüssel
• Konto
• Beträge
Diese gleichbleibenden Daten hinterlegen Sie in einem Dauerbuchungsurbeleg. Dies ist
ein Beleg, der nicht zur Fortschreibung von Verkehrszahlen führt. Mit Hilfe dieses
Belegs erzeugt das Dauerbuchungsprogramm Buchhaltungsbelege.
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Dauerbuchungen
Erfassung von Dauerbuchungsurbelegen
Struktur
Ein erfasster Dauerbuchungsurbeleg dient dem System als Vorlage. Er ist kein
Buchhaltungsbeleg und verändert daher auch nicht den Kontostand.
Mit ihm legen Sie fest, wann eine Buchung erzeugt werden soll. Für die Terminierung
haben Sie zwei Möglichkeiten. Die Buchungen können periodisch oder aber zu einem
bestimmten Termin vorgenommen werden:
• Für periodische Buchungen geben Sie in den Dauerbuchungsurbeleg den
ersten und den letzten Tag der Ausführung sowie einen Abstand in Monaten
an.
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Dauerbuchungen
Dauerbuchung ausführen
Um aus den Dauerbuchungsurbelegen die Buchhaltungsbelege zu erzeugen, führt man das
Dauerbuchungs- programm aus oder plant es für die Ausführung ein.
Die Terminierung der Dauerbuchungsurbelege allein reicht nicht aus, um Buchhaltungsbelege aus den
Dauerbuchungsurbelegen zu erzeugen. Man muss das Dauerbuchungsprogramm in den entsprechenden
Zeitabständen starten und über einen Abrechnungszeitraum angeben, welche Dauerbuchungsurbelege zu
berücksichtigen sind.
Das Dauerbuchungsprogramm erzeugt eine Batch-Input-Mappe. Darin sind die Buchhaltungsbelege
enthalten, die zu erstellen sind. Nach dem Ausführen des Dauerbuchungsprogramms spielen Sie die
Mappen ab, um die Buchungen vorzunehmen.
Vorgehensweise
Das Dauerbuchungsprogramm führen Sie aus,
indem Sie vom Hauptbuchmenü aus folgende
Schritte durchführen:
Rechnungswesen Hauptbuch Period.Arbeiten Dauerbuchungen Ausführen
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Sachkontenauswertungen
Einzelpostenanzeige
Sortieränderungen oder
Summenbildungen, werden
mit den Bearbeitungsoptionen
durchgeführt:
1. Spalte durch Anklicken markieren
2. Aufsteigend / Absteigend auswählen
3. Zwischensumme je Zuordnung
auswählen
Angewandte Optionen werden zurückgesetzt, in
dem Sie über die Menüleiste - am oberen
Bildschirmrand - den Button „Einstellungen“ und
dann die Anzeige-variante „Grundliste“
auswählen.
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Sachkontenauswertungen
Saldenanzeige / Verkehrszahlen
• Durch Doppelklick auf die
entsprechende Zeile und
Spalte kann man folgende
Auswahl der
Einzelpostenanzeige treffen:
Darstellung des
Bildschirmausschnitt
*1
*2
*3
*4
!
*5
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1. Monat X, Soll-Posten
2. Monat X, Haben-Posten
3. Monat X, Soll- und HabenPosten
4. Kumulativ, Periode
5. Kumulativ, Jahr
Änderungsbelege
Änderungsbelege zum Stammsatz
• Zum Anzeigen der
Änderungsbelege zu
einem Stammsatz,
lassen Sie sich
zunächst den
Stammsatz eines
Sachkontos
anzeigen.
• Wählen Sie den
Register
„Informationen“
• In diesem
Registerblatt finden
Sie den Button
Änderungsbelege
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31
Änderungsbelege
Änderungsbelege zum Stammsatz
• Es erscheint eine
Liste mit den
geänderten Feldern
• Per Doppelklick
gelangen Sie auf den
Überblick der
Änderungen in
diesem Feld
• Ein weiterer
Doppelklick auf eine
der Zeilen öffnet ein
Fenster mit
Detailinformationen
zur Änderung (z.B.
Datum, Uhrzeit,
Benutzer).
23.03.2006
32
Kontenpflege
Ausgleichen eines Kontos
!
Zwingende Voraussetzung zum
Ausgleichen von Konten ist,
dass das Konto die Verwaltung
offener Posten zulässt.
Dies kann im
Sachkontenstammsatz in den
Steuerungsdaten geprüft
werden.
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Kontenpflege
Ausgleichen eines Kontos ohne Restposten
In der Einzelpostenliste des bearbeiteten Kontos kann man sich die Posten des entsprechenden
Ausgleichbelegs anzeigen lassen.
23.03.2006
34
Periodische Arbeiten für den Abschluss
Abstimmanalyse Finanzbuchhaltung
In dieser Vorgehensweise führen Sie eine Prüfung der Soll- und Habenverkehrszahlen der Debitoren,
Kreditoren und Sachkonten mit den Soll- und Habensummen der gebuchten Belege und eine Prüfung
der Soll- und Habenverkehrszahlen dieser Konten mit den Soll- und Habensalden der
Anwendungsindizes aus.
Diese Abstimmung gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihr Buchwerk aus technischer Sicht (Abgleich von
Einzelbelegen mit fortgeschriebenen Summen ) in sich absolut stimmig ist.
Dieser Abstimmreport sollte aus Sicherheitsgründen Bestandteil eines jeden Monatsabschlusses sein.
• Wählen Sie die entsprechende Abgrenzung
nach Buchungskreis, Geschäftsjahr usw.
• Wird der Abstimmparameter 'Belege Verkehrszahlen' eingestellt, so werden die
Soll- und Habenverkehrszahlen der
Debitorenkonten, Kreditorenkonten und
Sachkonten mit den Soll- und Habensummen
der gebuchten Belege verglichen.
• Wird der Abstimmparameter 'Indizes Verkehrszahlen' eingestellt, so werden die
Soll- und Habenverkehrszahlen der
Debitorenkonten, Kreditorenkonten und
Sachkonten mit den Soll- und Habensummen
der Anwendungsindizes (Sekundärindex)
verglichen.
23.03.2006
35
Abstimmanalyse Finanzbuchhaltung
Hier finden Sie ein Ergebnisbeispiel einer solchen Abstimmanalyse.
23.03.2006
36
Abgrenzungsbeleg erfassen
• Eine Abgrenzungsbuchung ist
wie eine normale
Sachkontenbuchung zu
behandeln.
• Die Umkehrbuchung muss
später vom Benutzer manuell
angestoßen werden.
!
• Grund der Umkehrbuchung ist
in diesem Fall „05“ für eine
Abgrenzungsbuchung
23.03.2006
37
Umsatzsteuervoranmeldung
23.03.2006
38
Saldovortrag
Beim Saldovortrag wird der Saldo eines Kontos in das neue Geschäftsjahr
vorgetragen. Für den Saldovortrag stehen Ihnen jeweils ein Programm für die
Sachkonten sowie ein Programm für die Debitoren- und Kreditorenkonten zur
Verfügung. Um den Saldovortrag für Bestandskonten und Debitoren- und
Kreditorenkonten durchzuführen, müssen keine Voraussetzungen erfüllt sein.
Nach einmal erfolgtem Saldovortrag, werden weitere Buchungen im Vorjahr
automatisch berücksichtigt.
23.03.2006
39
Bilanz & GuV
23.03.2006
40
N70:
Externe Finanzbuchhaltung
Überblick
SAP AG
Organisationsstruktur
SAP Best Practices
Ergebnisbereich
BP01
Kostenrechnungskreis
BP01
Werk
Land
Ort
BU SMB
Inter C US
BP01
Produktionswerk
BP02
Verteilzentrum
BP03
Lagerung
BP0X
IC-Werk
BP01
BP02
BP03
BP0X
Verkaufsorg.
01
01
Vertriebsweg
Sparte
BP0X
BP01
BU SMB Unternehmen
Buchungskreis
01
01
01
02
01
01
01
23.03.2006
42
03
02
01
N70: Externe Finanzbuchhaltung - Allgemeine
Informationen
• Umfasst den Buchungskreis BP01 und enthält die wichtigsten
Geschäftsprozesse auf Grundlage des Kontenplans IKR
• Basiert auf dem neuen Hauptbuch
• Basiert auf der deutschen Gesetzgebung und wird für die Verwendung in
Deutschland empfohlen
• Kann sowohl von mittelgroßen, national operierenden Unternehmen
als auch von global operierenden Konzernen verwendet werden
• Liefert Stammdaten sowie folgende Funktionen:
• Hauptbuchhaltung / Kassenbuch
• Debitorenbuchhaltung
• Kreditorenbuchhaltung
• Bankbuchhaltung
• Profit-Center-Rechnung
23.03.2006
43
Hauptbuch in mySAP ERP – Vorteile
1. Das Hauptbuch unterstützt eine einheitliches
Finanzbuchhaltung und internes Rechnungswesen.
2. Es zeichnet sich durch hohe Flexibilität und Erweiterbarkeit
aus - branchen- oder kundenspezifische
Auswertungskriterien können in die
Standardkostenrechnung einbezogen werden.
3. Es umfasst leistungsstarke Funktionen für ausgeglichene
Bücher und unterschiedlichste Auswertungskriterien, was
besonders für das Segment- und Management-Reporting
und in vielen Branchen von Bedeutung ist.
4. Das Hauptbuch unterstützt parallele Buchhaltung unter
Verwendung von parallelen Büchern bzw. parallelen Konten.
5. Umfassende Unterstützung des Fast-Close-Konzepts
(vorgezogene Abschlüsse), da viele
Periodenabschlussaktivitäten nicht mehr erforderlich sind.
6. Das Hauptbuch bietet absolute Transparenz, minimiert das
Risiko von Verstößen gegen die Gesetzgebung und
unterstützt damit die Corporate Governance.
7. Geringe Gesamtbetriebskosten für die Implementierung und
Nutzung des Hauptbuchs.
23.03.2006
44
Hauptbuch in SAP R/3 Enterprise und mySAP ERP
Hauptbuch in SAP R/3 Enterprise
Hauptbuch in mySAP ERP
Heute: Eine verteilte Welt
Klassisches
Hauptbuch
Gesetzl.
Anforderungen
mySAP ERP: Eine vereinte Welt
Selbstkosten
Ledger
Das Hauptbuch unterstützt:
Gesetzl. Anforderungen
Management- und Segment-Reporting
Erweiterung für Industrien
Profit-Center-Ledger
Management- und
Segment-Reporting
Erweiterungen für Kunden
Zahlreiche Auswertungskriterien für
ausgeglichene Bücher Parallele
Spezielle Ledger
Multi-dimensional,
kundenspezifisch
Buchhaltung
Fast-Close-Konzept
Reduzierung d. Ges.betriebskosten
Industriespez. Ledger
B/S nach Zuschuss, Fonds,
Titel ...
Internat. Standards für das
Rechnungswesen
Gesetzeskonformität & Transparenz
23.03.2006
45
N70: Hauptbuchhaltung mit dem neuen GL
• Neue Hauptbuchhaltungsfunktionen
Online-Split
Buchungen im Hauptbuch
Profit-Center-Rechnung
Stornobuchungen
Kontoanalyse und -ausgleich
Scheckeinreichung
Bankbuchhaltung
Manueller Kontoauszug
Eine Beschreibung der Periodenabschlussaktivitäten finden Sie im Building
Block N73.
23.03.2006
46
N70: Organisationsstruktur
Operativer Kontenrahmen
IKR
Kostenrechnungskreis BP01
Parameter:
GeschJahresvariante K4
Controlling-Währung 30 (EURO)
Standardhierarchie 0001
Profit Center
Segmente
BP01_A
BP01_B
BP01_C
1100, 1200, 6000
7000, 8000, 9000
9999 Dummy-PC
Buchungskreis BP01
Buchungskreis BP0X
23.03.2006
47
Hauptbuch
Betriebswirtschaftliche
Vorteile
Die Hauptbuchhaltung wird
zur Verwaltung und
Überwachung gebuchter
Belege und der
Finanzsituation verwendet.
Die Finanzsituation wird auf
Grundlage der Bilanz und
der Gewinn- und
Verlustrechnung bewertet.
Echtbuchungen
Periodische
Bearbeitung
Berichtswesen
Vorteile
Hauptbuchbelege mit
und ohne Aufteilung
buchen
Beleg anzeigen
Berichtswesen
Kontostände
anzeigen
Leistungsaufnahmeplanung
Belegkompaktjournal
anzeigen
Berichtswesen
Belegjournal
anzeigen
23.03.2006
48
In der Hauptbuchhaltung
stehen vordefinierte
Berichte zur Verfügung. Die
vordefinierten Berichte sind
in einer
Standardberichtshierarchie
abgelegt. Die Berichte bieten
Ihnen die Möglichkeit, die
gebuchten Daten nach
unterschiedlichsten
Kriterien auszuwerten.
Debitorenbuchhaltung
23.03.2006
49
Debitorenbuchhaltung
Übersicht Buchungsprinzip
Die Debitorenbuchhaltung des Systems FI führt und verwaltet die buchhalterischen Daten eines
Kunden.
Die Buchungen in der Debitorenbuchhaltung werden direkt auch im Hauptbuch geführt, wobei je nach
Vorgang unterschiedliche Sachkonten mitgebucht werden ( Forderungen, erh. Anzahlungen,
Einzelwertberichtigungen u.a.).
Für die Verfolgung der offenen Posten stehen dem Anwender Kontoanalysen, Reports,
Fälligkeitsraster sowie ein flexibles Mahnwesen zur Verfügung.
Zur Dokumentation der Vorgänge stehen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibungen und zahlreiche
andere Standardberichte zur Verfügung siehe Infosystem Debitorenbuchhaltung.
23.03.2006
50
Aufbau Debitorenstammsatz - Übersicht
Alle Informationen, die für die
Geschäftsbeziehungen mit einem Kunden
benötigt werden, sind im Debitorenstammsatz
abgelegt.
Der Stammsatz wird sowohl von der
Buchhaltung als auch vom Vertrieb (Modul SD)
genutzt und
untergliedert sich in drei Teile:
•allgemeine Daten
•Daten für die einzelnen Buchungskreise
•Daten für den Vertrieb
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Grunddaten Belegerfassung - Belegarten
Wichtiger Bestandteil einer Buchung ist die Belegart. Sie kennzeichnet den jeweiligen
Geschäftsvorfall. Für die Abwicklung der Vorgänge für die Debitorenbuchhaltung genügen i. d.
R. die unten aufgeführten Belegarten:
Sie finden diese im Matchcode, indem Sie auf das Feld Belegarten klicken und auf der rechten Seite den Knopf
drücken.
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Grunddaten Belegerfassung - Buchungsschlüssel
Im Teil Positionsdaten erfolgt die Erfassung des eigentlichen Buchungsvorganges. Abhängig
von Eingabe des Buchungsschlüssels und Kontos (Debitor, Sachkonto, Kreditor) werden ggf.
unterschiedliche Eingabefelder aufgeblendet oder auch mit unterschiedlichen Feldstati
versehen. Gleichzeitig sind systemseitig Plausibilitätsprüfungen hinterlegt. Die Buchung auf
Debitoren ist z. B. nur mit der Kontoart D möglich.
Für die Abwicklung von Debitorenvorgänge werden die nachfolgend genannten
Buchungsschlüssel vorgehalten:
Hinweis: Da debitorische Vorgänge
oft als Gegenposten eine Buchung
auf Sachkonten verlangen z. B.
Sollstellung, Zahlungseingang sind
häufig auch die Buchungsschlüssel
der Kontoart S anzuwenden:
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Sonderhauptbuchvorgänge
Anzahlungsanforderung
Anzahlungseingang
Anzahlungseingang für Anzahlungsanforderung
Anzahlungseingang ohne Anzahlungsanforderung
Anzahlungsverrechnung
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Darstellung eines Gesamtvorganges
Die Aufstellung gibt Ihnen einen Gesamtüberblick, wie sich die Geschäftsvorfälle
Anzahlungsanforderung (Beleg 2000000205) (s. Anhang), Anzahlungseingang (Beleg
2000000216),
Rechnung (Beleg 2000000221) und Anzahlungsverrechnung (Beleg 2000000222)
auf dem Debitorenkonto darstellen:
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Debitorenkonto ausgleichen - Ansicht der
Einzelpostenliste vor Ausgleich
SAP Menü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Konto > Posten anzeigen/ändern
(FBL5N)
Anzeige der offenen Posten
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Änderungsbelege
Um die Änderungen nachvollziehen zu können,, werden systemseitig Änderungsbelege
erzeugt. Es werden für jedes Feld:
- Zeitpunkt der Änderung
- Name des Benutzers
- der vorherige Feldinhalt
gespeichert und protokolliert. SAP erstellt Änderungsbelege für:
- Änderungen von Stammdaten z. B. für Debitorenstammsätze
- Belegänderungen in Buchungsbelegen
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Änderungsbelege Debitoren-Stammdaten
Zur Anzeige von Änderungen in Debitorenstammdaten gibt es mehrere Möglichkeiten:
Über den Einstieg in die Debitoren-Stammdaten
(Hier können bei Bedarf weitergehende Änderungen sofort vorgenommen werden):
Pfad: SAPMenü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Stammdaten > anzeigen
(FD03)
Debitorennummer und
Buchungskreis eintragen
Die Eingaben mit
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bestätigen.
Korrespondenzen
Mahnen
- Mahnlauf erstellen
- Mahnliste anzeigen / drucken
Kontoauszug
Korrespondenzen drucken
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Mahnen - Mahnverfahren
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Mahnen - Mahnverfahren
Es sind zwei Mahnverfahren vorgesehen. VAT 1 bezieht sich auf die Mahnung von
konzerninternen Debitoren. VAT 2 wird für das Mahnen von externen Kunden verwendet.
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Mahnen - Mahnstufen
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Mahnen - Mindestbeträge
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Mahnen - Mahngebühren
Die Mahngebühren im externen Mahnverfahren werden auf der Mahnung ausgewiesen,
jedoch erst nach Zahlung manuell belastet.
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Mahnen - Mahnsperrgründe
Mahnsperrgründe können sowohl im Debitorenstammsatz unter Korrespondenz, als auch in
der Debitorenzeile im Buchungsbeleg gesetzt werden.
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Mahnen von Sonderhauptbuchvorgängen
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Kontoauszug
Der folgende Ablauf beschreibt die Erstellung eines Debitoren-Kontoauszuges. Als unbedingte
Voraussetzung zur Erstellung eines Kontoauszuges ist es erforderlich, dass im
Debitorenstammsatz (Reiter Korrespondenz) das Feld „Kontoauszug“ mit einem
entsprechenden Eintrag versehen ist.
Pfad: SAPMenü > Rechnungswesen > Finanzwesen > Debitoren > Periodische Arbeiten >
Korrespondenz drucken > Periodische Kontoauszüge (F.27)
Eingabe des
Buchungskreises
Kontoart
festlegen
Auszugskennzeichen
auswählen
Korrespondenzart auswählen
Berichtszeitraum festlegen (Alle Buchungen
innerhalb dieses Zeitraumes werden berücksichtigt)
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Kontoauszug
Nach Betätigung des
Symbols
wird ein Fenster mit folgendem
Hinweis aufgeblendet:
Nach Bestätigung der Meldung mit
wird ein
weiteres Fenster - für die
Korrespondenzanforderung - geöffnet.
Wenn Sie auf die Frage: „Möchten Sie die
Anforderung ausgeben?“ mit
antworten, erhalten Sie eine Übersicht der
erzeugten Ausgabeaufträge:
Zum Ausdrucken des Kontoauszuges ist gemäß Pkt. - „Korrespondenzen drucken“ zu
verfahren.
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Korrespondenzen drucken
Pfad: System > Eigene Spoolaufträge
(SP02)
Die Druckausgabe aller Korrespondenzen erfolgt durch Auswählen des Spoolauftrages d.
h. Setzen des Flags
(vor der Spool-Nr.) und anschließender Betätigung des
(größeren)
Symbols.
Die erzeugten Belege werden an den jeweils hinterlegten
Drucker ausgedruckt und Sie erhalten die Fertigmeldung :
Um Kopien zu erzeugen, muss der Vorgang wiederholt werden.
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N70: Debitorenbuchhaltung
Rechnungen und Gutschriften
•
Eingehende
Aufträge
Rechnung
Debitor
Buchhaltungsbeleg
Lieferung
Anzahlungen
Kreditkontrollmanagement
Abwicklung Zahlungseingänge
Kreditkontrolle
Zahlungslauf (Bank-Inkasso)
Zahlungstransaktionen
Cash
Management
Mahnwesen
Mahnung
Verzinsung
Kontenausgleich
Konto:
Debitor
101
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Debitoren
Vorteile
Die Debitorenkomponente
wird zur Verwaltung und
Überwachung von
Debitorenbuchungen wie
Rechnungen, Anzahlungen
usw. verwendet.
Echtbuchungen
Periodische
Bearbeitung
Berichtswesen
Vorteile
Anzahlung mit
Zahlungsprogramm
buchen
Kundenrechnung
buchen
Mahnprogramm
starten
Zahlung mit dem
Zahlungsprogramm
buchen
Kreditlimit
prüfen/setzen
Berichtswesen
Verzinsung starten
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Kreditorenbuchhaltung
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Für diese Komponente
Berichte zur Verfügung.
Diese Berichte sind in einer
Standardberichtshierarchie
abgelegt. Die Berichte
bieten Ihnen die
Möglichkeit, die gebuchten
Daten nach
unterschiedlichsten
Stammdaten
Stammdaten Kurzüberblick - Kreditorenstammdaten
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Stammdaten
Buchungsvorgänge
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Stammdaten
Mit R/3 können Lieferanten zentral angelegt werden, so dass
die Rechnungswesen- und statistischen Informationen
gemeinsam verwendet werden können.
Der Lieferantenstammsatz besteht aus drei Hauptbereichen
mit den folgenden Informationen:
- Allgemeine Daten, z.B. Lieferantenanschrift und
Bankverbindung (Daten auf Mandantenebene)
- Buchhaltungsdaten (Daten auf Buchungskreisebene)
- Einkaufsdaten (Daten auf Einkaufsorganisationsebene)
In VE werden daher Lieferantendaten angelegt, um folgendes
zur Verfügung zu stellen:
- konzernweite Lieferantendaten (allgemeine);
- Daten der Tochtergesellschaften des Konzerns
(Buchhaltungsdaten);
- Einkaufsorganisationsdaten (Einkaufsdaten).
Die Daten auf Mandantenebene stehen allen
Buchungskreisen zur Verfügung. Da Sie Konten auf dieser
Ebene Nummern zuweisen, erhält ein Lieferant die gleiche
Kontennummer in allen Buchungskreisen.
Die einzelnen Buchungskreise speichern ihre eigenen
Lieferanteninformationen auf der Buchungskreisebene.
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Aufbau Kreditorenstammsatz
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Exkurs:
Auswertungen zum Lieferantenkonto
Einzelpostenanzeige (Layout)
Man hat die Möglichkeit ein Layout zu ändern, das geänderte Layout unter einen Namen zu speichern oder
ein bestehendes Layout auszuwählen. Möchte man z.B. das Fälligkeitsdatum mit anzuzeigen geht man auf
das Symbol für Layout ändern.
Layout auswählen
Layout ändern
Layout speichern
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Exkurs:
Einzelpostenanzeige (Layout)
Die neue Spalte „Nettofäll.“ wird mit angezeigt. Es wird deutlich, warum die untere Position nicht mit
angezeigt wird, wenn man „offen zum Stichtag“ 8.10. ausgewählt. Am 8.10. wurde die Position ausgeglichen
und somit nicht mehr offen !
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Exkurs:
Einzelpostenanzeige (Filter)
Mit dem Filter
hat man die Möglichkeit die Einzelpostenanzeige nach beliebigen Feldern zu selektieren.
Man dabei zwei Möglichkeiten:
1.) Felder aus der bestehenden Anzeige zu markieren und dann das Filter Symbol auszuwählen
2.) Filter Symbol auswählen und anschließend die zu selektierenden Felder auszuwählen.
Nach Markierung der
Feldüberschriften muss man
das Symbol
drücken und
gelangt zu den Filterkriterien.
Für die ausgewählten Felder
können nun Kriterien eingegeben
werden. Zu beachten sind bei
Betragsangaben die Vorzeichen !
Mit dem Symbol
den Filter.
startet man
Mit dem Menüpunkt Bearbeiten-> Filter löschen kann alles
rückgängig gemacht werde.
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Exkurs:
Einzelpostenanzeige (Filter)
) Filter Symbol auswählen und anschließend die zu selektierenden Felder auszuwählen.
Aus dem Feldvorrat kann ein oder
mehrere Feld ausgewählt und markiert
werden.
Mit dem Symbol
werden die Felder
als Filterkriterien übernommen.
Mit
gelangt man zu dem
bekannten Dialog.
Hier können nun die Werte für die
Kriterien eingegeben werden und
mit
der Filter gestartet werden.
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Exkurs:
Einzelpostenanzeige (Detailansicht)
In der Einzelpostenanzeige hat man die Möglichkeit Detailinformationen zu den Posten zu bekommen. Dazu
muss man mit dem Cursor auf einen Posten gehen und anschließend das Symbol
auswählen.
Angezeigt wird die Detailansicht der
ausgewählten Position. Mit den Pfeiltasten
kann zu den anderen
Positionen navigiert werden.
In dieser Ansicht sieht man zunächst
nur die 1 Position eines Beleges, die
des Kreditorenkontos. Möchte man
zu diesem Beleg weitere Positionsdaten sehen, kann man das über das
Menü Springen->Nächste Position
oder über das Symbol
erreichen.
Mit
können weitere Informationen
zum Belegkopf angezeigt werden.
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Zahlungen
Zahlungsausgang manuell
Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Zahlungsausgang F-53 - Buchen
Mit dem manuellen Zahlungsausgang wird
eine Kreditorenzahlung (Belegart KZ) erzeugt
mit dem Ziel eine Rechnung gleichen Betrages
auszugleichen.
- Buchungsdatum = Zahlungsdatum
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- autom. Suche sucht Rechnungen gleichen Betrages
82 und markiert diese.
Zahlungsausgang maschinell (Parameter für
ZV erfassen)
Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten F110 - Zahlen
Das Laufdatum (Tag der Ausführung) dient zur Identifikation der Paramete
Es handelt sich um das Datum, an dem das Programm planmäßig ausgeführ
werden soll. Eine spätere oder frühere Ausführung des Programms ist
jedoch auch zulässig.
Das zusätzliche Identifikationsmerkmal kann für die Unterscheidung von
mehreren Läufen mit gleichem Abstimmungsstichtag eingesetzt werden.
Die Identifikation ist vom Anwender frei vergebar.
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Zahlungsausgang maschinell (Parameter für
ZV erfassen)
Im Reiter Parameter müssen verschiedene
Werte eingestellt werden:
Buchungsdatum des Zahlungsbeleges
= Datum des Ausgleiches
Belege erfasst bis
= Systemdatum der Erfassung der Beleg
Nächst Budat
= Steuert die Fälligkeit;
Belege werden in Zahllauf einbezogen,
die bis 1 Tag vor dem Datum fällig sind.
Kreditoren
= Beschränkung auf spezielle Kreditoren
möglich
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Nur den Nr. Kreis des spezifischen LIAS
Lieferanten eintragen oder über die Konten
gruppe auswählen, ansonsten alle Lieferanten berücksichtigen (s. nächste Seite).
Ausländer bekommen eigenen Zahllauf,
ansonsten werden diese als Ausnahmen
nicht berücksichtigt.
Zahlungsausgang maschinell (ZV drucken)
Das Ausdrucken der
ZV erfolgt über
das Drucksymbol
Die Änderungen können anhand des Error-Codes „Err“ identifiziert werden. Die nachträglich freigegebenen
Posten sind mit 098 gekennzeichnet. Die nachträglich gesperrten Posten mit 099. Die Gesperrten sind in der
Kategorie „Keine Regulierung“ aufgeführt. Die gezahlt werden sind hier in U = Überweisung aufgeführt.
Wenn abweichende Zahlungsempfänger erfasst wurden, ist dies mit Zahlung an in diesem Freiraum aufgeführ
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Zahlungsausgang maschinell (Zahllauf
anstoßen)
Über die Funktion Kreditoren Einzelposten kann man sich die ausgeglichenen Posten ansehen.
Beispielhaft sind hier zwei durch den Zahlungslauf ausgeglichene Position aufgeführt. Als Belegart
ist hier ZP für Zahlungsbuchung herangezogen worden. Bei Schecks wird ZS für Zahlung per Scheck
genommen. Deutlich wird dass die beiden Kreditorenrechnungen durch einen ZP Beleg ausgeglichen wurden.
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Zahlungsausgang maschinell (Druck
Datenträger)
Mit
die
werden die Avise, Schecks, Datenträgerbegleitzettel gedruckt. Wichtig ist, dass im Reiter
die Varianten gepflegt sind.
Nach der Ausführung muss der Jobname
der angeben werden.
Nach der Bestätigung können über das
Menü die eigenen Jobs gesichtet werden.
!
Achtung Druck
an dieser
Stellte bedeutet gleich die Bereitstellung
der Zahlungsdaten !
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Manueller Ausgleich eines Kontos
Ausgleichen ohne Differenz
Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto F-44 - Ausgleichen
Nach den Angaben des Kontos, Ausgleichsdatum, Periode, BK und Währung können
weitere Eingrenzung vorgenommen werden.
Wählt man Betrag aus und drückt den
Button
gelangt man zu nächsten
Seite.
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Korrespondenzen
Kontoauszug
Angezeigt wird eine Übersicht der erzeugten Ausgabeaufträgen. Angezeigt wird unter anderem die Spoolnr.
Über das Menü System->Eingene Spoolaufträge kann der Auftrag mit der Maus angekreuzt werden und
und mit
gedruckt werden.
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Korrespondenzen
Zahlungsmitteilungen
Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto Korrespondenz FB12 - Anfordern
Nach Angabe des Buchungskreises, muss
die Korrespondenzart mit SAP01 angegeben werden.
Anschließend wird man aufgefordert die Belegnummer
des Zahlungseinganges anzugeben. Mit Weiter wird die Zahlungsmitteilung mit Einzelposten angefordert.
In der Statuszeile erschein folgender Hinweis.
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Korrespondenzen
Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Periodische Arbeiten Korrespondenz drucken
F.61 - Gemäß Anforderungen
Die angeforderte Korrespondenz muss über die Transaktion Korrespondenz drucken -> Gemäß Anforderung
zum Drucken getriggert werden. Nach Angabe der Korrespondenz und Buchungskreis, kann man über seinen
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Benutzer die Selektion einschränken. Mit
wird der Trigger angestoßen.
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Korrespondenzen
Es erscheint die schon bekannte Übersicht erzeugter Ausgabeaufträge. Die Spoolnr zur Orientierung
wird angezeigt.
Über das Menü System -> Eigene Spoolaufträge kann erzeugte Korrespondenz gedruckt werden. Eine Liste
der Aufträge erscheint, kann ausgewählt und mit
gedruckt werden.
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N70: Kreditorenbuchhaltung
•
Bestellung
Rechnungseingang
Rechnungsprüfung
Wareneingang
Cash Mgmt &
PrognoseForecast Date
datum
Zahlungstransaktionen
Cash
Management
Zahlungsprogramm
Rechnungen und Gutschriften
Anzahlungen
Automatischer Zahlungslauf (mit
Erstellung der Zahlungsträger)
Abwicklung Zahlungsausgänge und
manuelle Kontoauszüg
Abwicklung Zahlungsausgänge über
Bank-Inkasso und manuellen
Kontoauszug
Kontenausgleich
Konto:
Kreditor
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Kreditoren
Vorteile
Echtbuchungen
Berichtswesen
Vorteile
Berichtswesen
Für diese Komponente
Berichte zur Verfügung.
Diese Berichte sind in
einer
Standardberichtshierarch
ie abgelegt. Die Berichte
bieten Ihnen die
Möglichkeit, die
gebuchten Daten nach
unterschiedlichsten
Die Kreditorenkomponente
wird zur Verwaltung und
Überwachung von
Kreditorenbuchungen wie
Rechnungen, Anzahlungen
usw. verwendet.
Anzahlung mit
Zahlungsprogramm
buchen
Kreditorenrechnung
buchen
Zahlung mit dem
Zahlungsprogramm
buchen
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SAP Grundlagen_SS2006_02_V02f

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