Solicitação de consulta de dados cadastrais do Prontuário de

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Solicitação de consulta de dados cadastrais do Prontuário de Registro de Estrangeiro
Maio de 2012
Ministério da Justiça
1 Com a implementação da emenda parcial da Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados e
da Lei Especial de Controle de Imigração daqueles que abdicaram a nacionalidade japonesa, de acordo com o
Tratado de Paz do Japão - consequentemente abolindo a Lei de Registro de Estrangeiros -, após 9 de julho de
2012, todos os Prontuários de Registro de Estrangeiro (Gaikokujin Touroku Genpyou) – fonte de dados do
gaikokujin toroku shomeisho - atualmente administrados pelas prefeituras, serão encaminhados ao Ministério da
Justiça.
2 Assim sendo, após esta data, consultas referentes aos dados cadastrais do Prontuário de Registro de Estrangeiro
deverão ser requeridas diretamente ao Ministério da Justiça, conforme definido por lei, de acordo com a
proteção de informações do indivíduo mantidas por órgãos governamentais.
Não é possível atualizar dados no Prontuário de Registro de Estrangeiro arquivado no Ministério da Justiça.
Nessa mesma data (9/julho/2012), portadores de visto de média ou longa duração ou residentes pemanentes
especiais, juntos com os japoneses, integrarão o Sistema de Registro Básico de Residentes. Portanto, será
possível solicitar à prefeitura onde reside o atestado de residência (juminhyou no utsushi), com as informações
mais recentes.
3 Antes de solicitar a consulta de dados registrados no Prontuário de Registro de Estrangeiro, favor atentar-se
para alguns pontos.
(1) A solicitação pode ser efetuada somente pelo titular do documento. Exceto em casos cujo titular for menor
de idade ou cujo titular esteja sob tutela de algum responsável, a solicitação poderá ser realizada por
representante legal.
(2) Os prontuários que podem ser consultados são os do próprio titular ou prontuário de terceiros, cujos dados
cadastrais incluam informações individuais do solicitante.
(3) Efetuada a solicitação, há um prazo necessário para decisão de fornecimento da informação. O prazo
estabelecido é que a decisão saia dentro de 30 dias, dependendo de algumas condições, como: ① não é
possível a emissão do documento, caso a prefeitura ainda não tenha encaminhado o prontuário ao Ministério
da Justiça; ② atualmente, o Ministério da Justiça está desenvolvendo um sistema eletrônico de busca de
prontuários. Até que esse sistema esteja operante (aproximadamente final deste ano) as buscas serão feitas
manualmente, demandando um tempo maior, fazendo com que até o final do ano, a emissão do documento
ultrapasse o prazo estabelecido.
Em situação normal, o prazo médio para emissão do documento segue conforme quadro abaixo.
Solicitação de vários prontuários
De 3 a 4 semanas
Solicitação somente do último prontuário
De 2 a 3 semanas
O prazo de emissão do documento varia caso a caso, dependendo da facilidade/dificuldade de localização
do prontário ou necessidade de revisão do mesmo. Por exemplo, se a solicitação incluir consulta não
somente ao último prontuário (titular com volume de informação considerável pode possuir mais de um
prontuário), mas também prontuários anteriores, a localização é mais demorada. Mesmo após a
implementação de busca eltrônica – janeiro de 2013 -, existe a possibilidade de prontuários anteriores a
1998 não constarem em formato eletrônico, sendo sua procura então realizada manualmente, demorando
consideravelmente a localização do documento. Ainda, solicitação que implica um grande volume de
prontuários pode demorar mais de 30 dias para ser atendida.
(4) O pedido pode ser feito diretamente no balcão do Ministério da Justiça como consta no item 4 (2) ou via
correio. Mesmo que o pedido seja efetuado no balcão, o prazo para emissão do documento segue como
descrito no item anterior (3). Não há como emitir o documento na hora.
Também não é possível realizar solicitações nos Escritórios de Imigração.
4 Como solicitar o documento
(1) Apresente no guichê ou encaminhe via correio os seguintes itens:
① Formulário de solicitação
Preencha conforme as instruções.
② Cópia de documento de identificação
Consulte o quadro de documentos de identificação.
Em caso de solicitação via correio não há problema em enviar a cópia da carteira de motorista, mas
acrescente também o atestado de residência (juminhyo no utsushi).
③ Selo fiscal (shuunyuu inshi)
平成 24 年 7 月 9 日
Cole um selo fiscal no valor de ￥300 no local indicado. Não inutilize o selo, carimbando ou escrevendo
sobre ele.
※Não serão aceitos outros tipos de selos, como shuunyuu shoushi (emitido pelo governo local) ou selos
utilizados em registros - chamados de touki inshi.
④ Envelope-resposta, em caso de solicitação via correio
No envelope, escreva seu nome e endereço (como consta no seu atestado de residência) e cole um selo
de ￥90. O valor muda, caso queira receber via expressa ou registrada. Consulte as tarifas no correio.
O valor da postagem pode variar, dependendo da quantidade de vias solicitadas.
(2) Local de solicitação
Houmusho Hishoka Kojin Jouhou Hogo Kakari
Endereço: 〒100-8977 Tokyo-to Chiyoda-ku Kasumigaseki 1-1-1
Telefone: 03-3580-4111 ramal: 2034
Horário de atendimento: 9:30 - 12:00 / 13:00 – 17:00
(exceto sábados, domingos, feriados e feriado de final de ano – 29/dez a 3/jan)
Documentos de identificação
1 Solicitação pelo
titular
Forma de solicitação
Diretamente no guichê
Via correio
2 Solicitação por
representante
legal
Diretamente no guichê
Via correio
Documentos necessários
Documento de identificação (*1)
Cópia do documento de identificação (*1)
Atestado de residência original (emitido há menos de 30
dias) (*2)
Documento de identificação do representante legal (*1)
Documento original, emitido há menos de 30 dias, que
comprove qualificação de representante legal (*3)
Cópia do documento de identificação do representante
legal (*1)
Atestado de residência original, do representante legal
(emitido há menos de 30 dias) (*2)
Documento original, emitido há menos de 30 dias, que
comprove qualificação de representante legal (*3)
*1 Documento de identificação: carteira de motorista, cartão do seguro de saúde, cartão de registro residencial
(jumin kihon daicho card) com endereço atualizado – para japoneses, cartão de permanência (zairyu card),
cartão de residente permanente especial (tokubetsu eijusha shomeisho).
*2 Consulte previamente o balcão do Ministério da Justiça caso não possa, por algum motivo, apresentar o
atestado de residência (juminhyo no utsushi).
*3 Documento que comprove qualificação de representante legal: koseki tohon, koseki shohon, atestados
emitidos pela Vara Familiar (Katei Saibansho), atestado de registro tutelar.
*4 Apresente também outros documentos quando: os documentos apresentados divergirem do nome e endereço
do requerente declarados no formulário de solicitação, em virtude de casamento ou mudança de endereço.
Apresente documentos com nome e endereço atualizados.
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*1 Solicitação via correio: envie uma cópia de documento de identificação juntamente com um
atestado de residência original - juminhyo no utsushi - (emitido há menos de 30 dias. Não pode
ser cópia.). Consulte previamente o balcão do Ministério da Justiça caso não possa, por algum
motivo, apresentar o atestado de residência.
*2 Preencha a data de solicitação.
*3 Nome e endereço do solicitante.
Preencha também número de telefone para contato (possível de se contatar durante o dia,
telefone celular ou do trabalho).
Solicitação por representante legal: nome, endereço e telefone do representante.
※ Preencha o nome como consta no documento de identificação e o endereço como consta no
atestado residencial.
*4 (Data de revogação da Lei de Registro de Estrangeiro: 9 de julho de 2012)
□本人（詳細別紙）に係る外国人登録原票: Quando o solicitante é o próprio titular do
documento
□最後の原票のみ: somente informações do último prontuário
□1999 年以降に書き換え等された全ての原票: além de informações do último prontuário,
informações de todos os prontuários renovados ou cancelados após 1999
□その他（詳細別紙）: informações de prontuários que não correspondem aos itens anteriores, e
detalhe o período (ano, mês, dia) em outro formulário específico (開示請求書別紙)
□本人の個人情報を含む本人以外の者（詳細別紙）に係る外国人登録原票: Assinale aqui quando
solicitar informações de prontuário de terceiros, mas cujo conteúdo cadastral possua
informações suas.
*5 Solicitação via correio: circule o item イ, que corresponde à solicitação de cópia autenticada
do prontuário. O endereço para retorno do documento deve ser o mesmo do atestado de
residência.
Solicitação no balcão do Ministério da Justiça: circule o item ア e assinale o quadrado do meio
`写しの交付`， que corresponde à solicitação de cópia autenticada do prontuário.
*6 Cole o selo fiscal no valor correspondente à quantidade de vias solicitadas. 1 via = ￥300.
Quando utilizar um selo de valor excedente, de ￥400, por exemplo; escreva no espaço que
sobrar ao lado do selo (nunca sobre o mesmo): `kanoufubun ni tsuite, houki suru` (abro mão do
valor excedente`).
*7 Assinale quem está solicitando o documento.
Próprio titular do documento: assinale no quadrado 本人
Representante legal: assinale no quadrado 法定代理人
*8 Documento de identificação
Assinale qual o documento está sendo apresentado.
運転免許証(carteira de motorista) 健康保険被保険者書(cartão de seguro de saúde)
住民基本台帳カード(jumin kihon daicho card, para japoneses) 在留カード(zairyu card)
その他(outros)
*9 Solicitação por representante legal.
ア Preencha a data de nascimento do titular do prontuário, se o mesmo for menor de idade.
イ Nome do titular do prontuário.
ウ Endereço do titular do prontuário.
*10 Assinale qual o documento que comprove a qualificação de representante legal que está
sendo apresentado.
戸籍謄本 koseki tohon 登記事項証明書 touki jiko shomeisho その他 outros (especifique)
平成 24 年 7 月 9 日
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*11 Para aqueles que assinalaram o item その他(outros) no campo número 1 do formulário de
solicitação.
Especifique o período das informações desejadas (de que ano/mês/dia até qual ano/mês/dia) .
*12 Preencha em caso de solicitação por representante legal.
Para facilitar a busca do documento, preencha o sexo e nacionalidade do titular do
prontuário.
*13 Para facilitar a busca do documento, preencha o que for possível.
ウ Número do gaikokujin toroku shomeisho
エ Endereço (o último registrado no prontuário)
オ Nome anterior, registrado no prontuário (caso o nome atual seja diferente do registrado no
prontuário. Ex: alteração de nome em virtude de casamento, divórcio etc)
*14 Quando solicitar informações de prontuários de terceiros.
Para facilitar a busca do documento, preencha - na medida do possível - os dados do titular do
prontuário.
ア Nome (atual) e furigana
イ Data de nascimento (ano/mês/dia)
ウ Sexo 男性=masculino, 女性= feminino
エ Número do gaikokujin toroku shomeisho
オ Nacionalidade
カ Endereço (atual)
キ Quando o nome atual difere do registrado no prontuário: escreva o nome registrado no
prontuário. Anexe documento que comprove a alteração de nome.
ク Quando o endereço atual difere do registrado no prontuário: escreva o endereço registrado no
prontuário.
平成 24 年 7 月 9 日