Archivierung hybrider Akten am Beispiel des

Generaldirektion der
Staatlichen Archive Bayerns
Archivierung hybrider
Akten am Beispiel des
Handelsregisters
Dr. Bernhard Grau
Das elektronische
Handelsregister
• Die elektronische Führung des Handels- und
Genossenschaftsregisters ist seit 1. Januar 2007
gesetzlich vorgeschrieben
• Firmen können die erforderlichen Unterlagen auf
elektronischem Weg einreichen
• Die öffentlichen Bestandteile der
Handelsregisterakte müssen elektronisch
zugänglich gemacht werden
• Unternehmensbilanzen sind zukünftig beim
Unternehmensregister einzureichen
Archivierung hybrider Akten
2
Konsequenzen für die
Archive
• Das Handelsregister ist künftig in
elektronischer Form zu archivieren
– Steuerung der Aussonderung über
elektronische Systeme
– Übernahme elektronischer Unterlagen
• Bei den Registerakten ist mit einer
hybriden Überlieferung zu rechnen
– Neben den elektronischen Unterlagen sind
Bestandteile zu übernehmen, die nur in
Papierform vorliegen
• Die Akten verlieren an Aussagekraft
Archivierung hybrider Akten
3
Fragen
• Wie kann eine Archivierung des elektronischen
Handelsregisters gewährleistet werden?
• Welche Anforderungen sind an die Aussonderung
und Benützung hybrider Registerakten zu stellen?
• Ist die Frage nach der Archivwürdigkeit der
Registerakten neu zu stellen?
• Welche Auswirkungen hat die elektronische
Registerführung für die Benützung im Archiv?
Archivierung hybrider Akten
4
Die Ausgangssituation I
Rechtsgrundlagen
• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Handelsregisterverordnung
• Verordnung zur Erleichterung der Registerautomation vom
11. Dezember 2001
• Gesetz über elektronische Handelsregister und
Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister
(EHUG) vom 10. November 2006
• Unternehmensregisterverordnung (URV) vom 26. Februar
2007
Archivierung hybrider Akten
5
Die Ausgangssituation II
Registerführung
Im Handelsregister werden folgende Informationen
erfasst:
• Registerzeichen
• Name des Unternehmens
• Ort der Niederlassung
• Haupt- oder Zweigniederlassung
• Gegenstand des Unternehmens
• Mitglieder des Vorstands
• Höhe des Grund- oder Mindestkapitals (HRB)
• …
Archivierung hybrider Akten
6
Die Ausgangssituation III
Registerführung
Archivierung hybrider Akten
7
Die Ausgangssituation III
Aktenführung
Äußere Ordnung
• Handelsregisterakten A (HRA-Akten)
(Einzelkaufleute/-firmen, Personenhandelsgesellschaften, Offene
Handelsgesellschaften, Kommanditgesellschaften)
• Handelsregisterakten B (HRB-Akten)
(Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien, Gesellschaften
mit beschränkter Haftung, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit)
Innere Ordnung
– Hauptband = Korrespondenz
– Sonderband = Anmeldung, Gesellschaftervertrag,
Gesellschafterbeschluss, …
Archivierung hybrider Akten
8
Die Ausgangssituation III
Archivische Bewertung
Ergebnisse der ARK-Arbeitsgruppe
„Massenakten der Justiz“
• Das Handelsregister ist „komplett
archivwürdig“
• Registerakten sind in Auswahl
archivwürdig
– HRA-Akten = von Ausnahmefällen abgesehen
nicht archivwürdig
– HRB-Akten = in Auswahl archivwürdig, seit den
1950er Jahren nur die Sonderbände in strenger
Auswahl
Archivierung hybrider Akten
9
Künftige Struktur der
Handelsregisterunterlagen
• Elektronisches Handelsregister
• Handelsregisterakt
– Altakt / Hauptband (Papier)
– Registerordner (elektronisch)
• Elektronisches Unternehmensregister
– Publikationspflichtige Daten
– Jahresabschlüsse der Unternehmen
Archivierung hybrider Akten
10
Bundeseinheitliche
Vorgaben
• Integrierter Online-Zugang zum
elektronischen Handelsregister
• Elektronische Bereitstellung der
publizitätspflichtigen Dokumente
• XJustiz als gemeinsamer
Austauschstandard
Archivierung hybrider Akten
11
Server-Architektur
Zusammenspiel verschiedener Server
• Produktionsserver bei den Registergerichten
• Zentralserver der Länder für die
Internetabfrage
• Bundeszentrales Registerportal
• Bundeszentrales Unternehmensregister
Archivierung hybrider Akten
12
Das gemeinsame
Registerportal der Länder
Archivierung hybrider Akten
13
Das gemeinsame
Registerportal der Länder
Archivierung hybrider Akten
14
Landesspezifische
Anwendungen I
• Elektronisches Handelsregister
– Zwei Entwicklerverbünde (AUREG, RegisStar)
– Unterschiedlicher Umgang mit den Altdaten
(Verarbeitung als TIFFs, Wandlung in CI-Daten)
• Elektronische Registerakte
– Alte Vorgänge auf Papier
– Vollelektronische bzw. hybride Registerakte ab
Einführung des elektronischen Registers
– Kombination mit unterschiedlichen VBS bzw.
Realisierung des Registerordners als einfaches FileSystem
Archivierung hybrider Akten
15
Landesspezifische
Anwendungen II
• AUREG
– Berlin
– Brandenburg
– Schleswig-Holstein
Archivierung hybrider Akten
16
Landesspezifische
Anwendungen III
• RegisStar
– Federführung im Entwicklerverbund liegt
bei Nordrhein-Westfalen
– Beteiligte Länder: Baden-Württemberg,
Bayern, Hamburg, Hessen, NordrheinWestfalen, Niedersachsen, RheinlandPfalz, Saarland, Sachen, Sachsen-Anhalt
und Thüringen
Archivierung hybrider Akten
17
Das elektronische
Handelsregister in Bayern
• Flächendeckende Einführung des
elektronischen Rechtsverkehrs im
Registerbereich am 1. Januar 2007
• Elektronische Poststelle (EGVP)
• RegisStar
• Elektronischer Registerordner bisher nur
als File-Struktur realisiert, Einsatz eines
VBS (Fabasoft) ist geplant
• Der Hauptband der Registerakte wird
weiter in Papierform geführt
Archivierung hybrider Akten
18
Das elektronische
Handelsregister in Bayern
Archivierung hybrider Akten
19
Das elektronische
Handelsregister in Bayern
Archivierung hybrider Akten
20
Online-Präsentation des
Registerordners
Archivierung hybrider Akten
21
Archivierung des
E-Handelsregisters I
• Bestandteile
– Altdaten: Scans der Registerkarten im TIFFFormat (Wandlung in CI-Daten!?)
– Neu eingepflegte Registerdaten in
Datenbankformaten (Oracle, Informix)
• Historisierung der Daten lässt
verschiedene Sichten zu:
– Aktueller Stand
– Chronologische Entwicklung
– Historische Daten (gescannte Registerkarten)
Archivierung hybrider Akten
22
Archivierung des
E-Handelsregisters II
1.) Übernahme der Primärdaten
– Übernahme der Altdaten in Papier- oder
in elektronischer Form (TIFF/CI_Daten)?
– Übernahme der Datenbank im Ursprungsformat, als Text-File (XML,
ASCII) oder in Form von Bilddateien
(PDF-A, TIFF)?
2.) Übernahme beschreibender
Metadaten
Archivierung hybrider Akten
23
Archivierung der
Handelsregisterakten I
• Die Handelsregisterakte wird in der Regel
hybrid geführt:
– Hauptband in Papierform
– Registerordner in elektronischer Form
• Wo vollelektronische Registerakten geführt
werden sollen, bleiben Altvorgänge in
Papierform bestehen (bedarfsbezogene
Digitalisierung)
• Jahresabschlüsse sind künftig nicht mehr
Bestandteil der Registerakte
Archivierung hybrider Akten
24
Archivierung der
Handelsregisterakten II
Bewertungsfragen
• Archivwürdigkeit
– Hauptakt
– Registerordner (= Sonderband)
• Behandlung der Jahresabschlüsse
• Fristenproblematik
– Handelsregister = „dauernd“
– Handelsregisterakten = 10 Jahre nach Erlöschen
– Löschung der Metadaten sobald für laufende
Registerführung entbehrlich?
Archivierung hybrider Akten
25
Archivierung der
Handelsregisterakten III
Technische Fragen:
• Logische Verknüpfung von Papier- und
elektronischen Unterlagen (RegisterDatenbank, VBS, Papierbestandteile)
• Umfang und Format der für die
Übernahme benötigten Metadaten
• Formate für die Übernahme der
Primärdaten
• Form der Verknüpfung Von Primär- und
Metadaten
Archivierung hybrider Akten
26
Archivierung der
Handelsregisterakten IV
Anforderungen an das Produktiv-System
• Verknüpfung der elektronischen Daten mit
den Papierbestandteilen
• Automatische Fristenkontrolle
• Aussonderungstool für das Anbiete- und
Bewertungsverfahren
• Schnittstelle für den Export von Primärund Metadaten
Archivierung hybrider Akten
27
Archivierung der
Handelsregisterakten V
Aktuell anstehende Arbeitsschritte
• Definition der für die Übernahme
benötigten Metadaten
• Definition der Schnittstelle für die
Übergabe der Primär- und der
Metadaten
• Vereinbarung der Übergabeformate
Archivierung hybrider Akten
28
Ungeklärte Fragen
• Archivierung der digitalen Signatur
• Auflösung der digitalen Signatur im
Registergericht oder erst im Archiv
Archivierung hybrider Akten
29