HR-Portal bei der LGI

Das HR-Portal bei der LGI Logistics
Group International GmbH als Lösung für Führungskräfte, Mitarbeiter und Personalfachkräfte bei der
Personalarbeit.
Das Human Resources Management steht vor einer
bedeutenden Umbruchphase, die von einer dynamischen Veränderung der Geschäftsprozesse geprägt
ist. Die Dezentralisierung bei der Personalarbeit wird
zukünftig in den Unternehmen kontinuierlich steigen,
um die Wettbewerbsfähigkeit durch Effizienz und
Produktivität zu erhöhen. Das gilt für die Personalarbeit in vielen deutschen Unternehmen und für ein
dezentral agierendes Unternehmen wie die LGI nicht
weniger.
Die Personalabteilung der LGI, die ca. 1100 Mitarbeiter sowie 65 Führungskräfte an 16 Standorten betreut, sitzt zentral am Stammsitz und ist organisiert
als Service Center. Das Selbstverständnis ist weit
von einer reinen Personalverwaltung entfernt. Der
Schwerpunkt der Personalarbeit verlagert sich dabei
von der administrativen zur beratenden und unterstützenden Tätigkeit.
Die Notwendigkeit, den wachsenden Mitarbeiterstamm immer intensiver und umfassender betreuen
zu müssen, war 1998 der Anlass für die Einführung
eines Personalinformationssystems, welches gleich-
zeitig den Grundstein für das später einzuführende
HR-Portal legte.
Das Intranet, schon seit vielen Jahren im EDVBereich intern für die Systemüberwachung genutzt,
fand breitere Anwendung infolge einer Diplomarbeit.
Der Inhalt des „HR-Portals“ zu dieser Zeit waren
Arbeitsanweisungen und Vordrucke für die Führungskräfte. Als der Anbieter des Personalinformationssystems Persis (Projekt Computersysteme
GmbH) Ihre Intranet-Erweiterung just zu dieser Zeit
zum Test anbot, ergriff die LGI diese Chance. Im
Folgenden eine kurze Darstellung der wesentlichsten
Entwicklungsschritte.
Anfangs, das war Ende 2001, wurde Persis nur als
Datenlieferant für die Telefonlisten gesehen. Schon
kurze Zeit später wurde den Führungskräften für
geplante und absolvierte Weiterbildungsmaßnahmen
Einblick in die Personalstammdaten ihrer Mitarbeiter
gewährt. HR-Portal wäre in diesem Zusammenhang
noch ein zu großes Wort gewesen. Trotzdem war
eine Tür aufgestoßen, das Potential der PersisIntranetlösung war erkannt.
Konsequenterweise wurde das HR-Portal auch für
Zugänge von außen geöffnet. Über ein Bewerbungsformular auf der Homepage können sich seit 2002
Interessenten bei der LGI bewerben. Die Bewerbung
landet im Bewerbermodul von Persis und kann dort
direkt weiterverarbeitet werden. Das System unterstützt den vollständigen Workflow, von der Stellenausschreibung im Inter- und Intranet, über die elektronische Bearbeitung und Auswertung der Bewer-
bungen bis hin zur Kommunikation mit den Führungskräften und dem Bewerber.
Mit der Entscheidung, die Mitarbeitergespräche komplett über ein weiteres Intranet-Modul von Persis
durchzuführen, war der Startschuss für das HRPortal von heute gegeben. Seit Mitte 2002 werden
die Mitarbeitergespräche mit Hilfe der zielgruppenspezifischen Fragenkataloge durchgeführt, die Leitfaden und Auswertungstool gleichermaßen sind.
Mitarbeiter, Führungskraft und Vorgesetzte der Führungskraft können sich jederzeit einen Überblick über
die zu führenden Mitarbeitergespräche verschaffen,
aber auch auf zurückliegende Gespräche zugreifen.
Zudem können über den gesamten Beurteilungszeitraum hinweg Notizen zum Gespräch erfasst werden.
Zielvereinbarungen des letzten Gesprächs werden in
das aktuelle übernommen und können dort gleichfalls
bewertet werden.
Mit Persis erstellte Unfallmeldungen waren 2003 ein
weiterer Meilenstein in der Entwicklung des HRPortals. Für alle Mitarbeiter des Betriebes, egal ob
eigene oder Leihmitarbeiter können System gestützt
Unfallmeldungen erstellt werden, wobei für die fest
angestellten Mitarbeiter des Unternehmens alle relevanten Daten von Persis bereitgestellt werden, sodass sich die Eintragungen der Führungskraft auf
den Arbeitsunfall selbst beschränken können. Anschließend wird der Unfallbericht automatisch an den
Sicherheitsbeauftragten weitergeleitet.
Ende 2004 wurden die Personalakten digitalisiert und
stehen seither Mitarbeitern und Führungskräften auf
Anforderung im HR-Portal zur Verfügung. Und das
schnell und vor allem datenschutzrechtlich sicher.
Mehrere Faktoren sprachen für diese strategische
Entscheidung: Erstens die Europäisierung der Logistik-Aktivitäten der LGI, die zu wachsenden Entfernungen zwischen Betriebsstätten und Zentrale führt
und zweitens die Tatsache, dass die Personalabteilung der LGI zunehmend Personaldienstleistungen
für externe Kunden (verbundene Unternehmen) übernimmt. Nicht zuletzt gab die im Rahmen einer
ROI-Betrachtung ermittelte Amortisationszeit von
rund einem Jahr den Ausschlag.
Wie die Ausführungen erkennen lassen setzt das
HR-Portal der LGI den Schwerpunkt bei den Führungskräften und beim Management Self Service
(MSS). ESS (Employee Self Service) ist möglich,
wird aber nur von wenigen Mitarbeitern zu Änderungen von Bank- und Adressdaten oder zum Einblick in
den internen Stellenmarkt oder die Personalakte
genutzt. Das liegt vor allem in der Mitarbeiterstruktur
der LGI begründet, deren Mitarbeiter mehrheitlich im
gewerblichen Bereich beschäftigt sind.
Den größten Nutzen erleben die Führungskräfte der
mittleren und unteren Führungsebene, die naturgemäß eine größere Führungsspanne und demzufolge
auch einen höheren administrativen Aufwand zu
bewältigen haben. Für sie bedeutet der Zugriff auf
die Mitarbeitergespräche, den Personalstamm, den
Aus- und Weiterbildungstand der Mitarbeiter sowie
bei Bedarf auf die digitale Personalakte eine deutliche Verbesserung der Informationsversorgung und
eine deutlich wahrnehmbare Arbeitserleichterung.
Die derzeitigen Anstrengungen zielen vor allem darauf, die Ergonomie und den Mehrwert für die Führungskräfte weiter zu verbessern. So soll z.B. das
Angebot an Personal-Formularen und Ad-hocAuswertungen verbessert, stärker auf die täglichen
Anforderungen abgestimmt und der Stellenanforderungs- und besetzungsprozess abgebildet werden.
Letztendlich bestimmt auch die benutzerfreundliche
Administration den Gesamtnutzen des Systems. Das
rollenbasierte Benutzerkonzept von Persis erleichtert
dem Administrator die klare Regelung der Zugriffsberechtigungen. Die Position und das Aufgabengebiet
des Anwenders bestimmen seine Zugriffsrechte.
Sobald die Personalabteilung beispielsweise die
Versetzung einer Führungskraft durchführt, hat dieser
automatisch Zugriff auf seine neuen Mitarbeiter und
die mit seiner Position verbundenen Rechte.
Die Entwicklung der Einbindung von Mitarbeiter und
Führungskraft in die Personalprozesse ist nicht mehr
aufzuhalten. Ein HR-Portal ist ein viel versprechender
Weg diese notwendigen Prozesse mit der gebotenen
Qualität und Effizienz durchzuführen. Die größtmögliche Effizienz wird aber nur durch Kopplung mit dem
Personalinformationssystem erreicht. Nur dann wird
Doppelarbeit vermieden, werden alle am Prozess
Beteiligten durch Workflows unterstützt und zeigt das
System die bestmögliche Aktualität.
Das Unternehmen:
Die LGI ist ein Logistik-Dienstleister mit den Schwerpunkten Tech und Consumer Logistics, Automotive
Logistics, Health Care Logistics und Network Logistics. Die Aufgaben reichen von der reinen Lagerhaltung über Produktions-, Distributions- und Ersatzteillogistik, Montagetätigkeiten und Konfektionierung hin
zu Retouren- und Reverselogistik. Im Bereich Network Logistics wird ein integriertes Netzwerkmanagement angeboten, das sowohl Frachtmanagement
als auch die komplette Zollabwicklung, u.ä. umfasst.
1995 als Joint Venture von Hewlett-Packard und der
Willi Betz GmbH gegründet ist die LGI seit 1999
100%ige Willi Betz-Tochter.
Die Autorin: Regina Krumm
studierte
technisch
orientierte
Betriebswirtschaftslehre an der
Universität Stuttgart bevor sie als
Prozessingenieurin
im
Europäischen
Verteilzentrum
von
Hewlett-Packard ihre Laufbahn
begann.
Sie
war
1998
verantwortliche Projektleiterin für die Einführung des
Personalinformationssystems Persis und ist heute
Leiterin der Personalabteilung bei der LGI Logistics
Group International GmbH.