1. Das ist neu in Outlook 2003 23 2

1. Das ist neu in Outlook 2003 23
1.1 Neuer Look für bessere Übersicht 24
1.2 Suchordner helfen bei verteilten Informationen 25
Schnellere und sichere E-Mails 26
1.3 Spam-Filter effektiv einsetzen 26
1.4 Kleine Detailverbesserungen 26
1.5 Vereinfachter Regel-Assistent 27
1.6 Live-Mails mit dem Windows Messenger 28
1.7 Übersichtlicher Kalender 28
1.8 Bild im Kontakteformular 29
1.9 Unternehmenskontakte mit dem Business Contact Manager verwalten 30
1.10 Unsichtbare Verbesserungen 31
Neues PST-Dateiformat 31
Weiterarbeiten auch bei Netzwerkausfall 31
2. Internetverbindungen und E-Mail-Konten einrichten 33
2.1 DFÜ-Verbindung einrichten 34
2.2 DFÜ-Verbindung mit T-Online 36
2.3 DSL-Verbindung einrichten 37
2.4 Ein neues E-Mail-Konto für POP3 & Co. anlegen 38
E-Mail-Konten 38
Ein neues E-Mail-Konto einrichten 40
Authentifizierung des Mailzugangs einstellen 42
Die wichtigsten Verbindungsparameter 43
2.5 Komfortable Migration von anderen Mailclients 45
Den Import-Assistenten verwenden 45
Ein Sonderfall: der Netscape Messenger 46
2.6 Immer den günstigsten Provider anwählen 47
Die günstigste DFÜ-Verbindung 48
2.7 Zeit ist Geld - Mail abholen und auflegen 49
Wenn die DFÜ-Verbindung nicht automatisch getrennt wird 50
Immer den schnellsten Server zuerst bearbeiten 51
3. Outlook an die eigenen Wünsche anpassen 53
3.1 Outlook minimiert starten 54
Outlook 2000/XP 54
3.2 Outlook für mehrere Benutzer einrichten 55
Neues Profil anlegen 55
Daten mit Kennwort sichern 56
3.3 Persönliche Einstellungen auf anderen Rechner übertragen 57
3.4 Trennen zwischen beruflicher und privater Nutzung 60
Separate Kalenderansichten verwenden 60
Geschäftliche Daten herausfiltern 61
3.5 Symbolleisten und Menüs anpassen und neu anlegen 62
Standard-Symbolleisten durch eigene Symbolleiste ersetzen 62
Ungewünschte Symbolleisten ausblenden 63
Bestehende Symbolleisten anpassen 64
Zugriff auf Ordner über Symbolleiste 66
Menüs anpassen 67
Mails über Menüs an wiederkehrende Empfänger verschicken 69
3.6 Outlook Heute: alle Informationen auf einen Blick 70
Outlook Heute anpassen 71
Outlook Heute mit HTML-Kenntnissen einrichten 73
Anpassen-Seite speichern 74
Grafik speichern 74
Outlook Heute auf die neue HTML-Seite umleiten 75
Neues Outlook Heute testen 76
Wetter und Nachrichten in Outlook Heute 76
Outlook Heute mit Frames 78
3.7 Outlook als Internet-/Dateibrowser nutzen 81
3.8 Auswahl eines geeigneten E-Mail-Formats 82
Outlook 2002/3 82
Outlook 2000 83
3.9 Grundlegende Sicherungsmaßnahmen treffen 83
AutoArchivierung einschalten 84
Spezielle Archivierung aktivieren 85
AutoArchivierung manuell starten 85
4. Praktisch und effizient E-Mails verwalten 87
4.1 E-Mail-Nachrichten senden und empfangen 88
Zeitversetztes Senden und Empfangen von E-Mails 90
Schneller eine E-Mail erstellen 91
Mehrere E-Mails gleichzeitig weiterleiten 91
Nachrichten vor Änderungen schützen 92
Den Standard-Anhang-Ordner einstellen 92
Beim Eintreffen neuer E-Mails benachrichtigen lassen 93
Lesebestätigungen von Mails anfordern 96
Die Wichtigkeit der Nachricht definieren 98
Re oder Aw - englische oder deutsche Antwort 98
Absendeadressen umleiten 99
Mehrere Konten in Übermittlungsgruppen zusammenfassen 99
4.2 E-Mail-Formate individuell anpassen 102
Auswahl eines geeigneten E-Mail-Formats 102
Word als E-Mail-Editor 105
Besonderes Briefpapier für E-Mails nutzen 105
Schönere Anführungszeichen 110
4.3 Die elektronische Visitenkarte - Signaturen erstellen und gestalten 111
Signaturen erstellen 111
Signaturen in E-Mails einfügen 113
Signaturen für unterschiedliche Anlässe 114
Das sichere Arbeiten mit vCards 115
4.4 Einrichten eines Nachrichten-Verteilers 118
Nachrichten an einen festen Personenkreis schicken 118
Neue Namen hinzufügen und löschen 120
Nachricht an Verteilerliste schicken 121
Verteilerlisten automatisch aktualisieren 122
4.5 Eine E-Mail unerkannt als Blindcopy versenden 122
Können Bcc-Felder beim Empfänger ausgelesen werden? 124
4.6 Gesendete Nachrichten wieder zurückrufen 125
4.7 Empfangene Nachrichten automatisch bearbeiten 125
Der Regel-Assistent 126
Eingehende E-Mails in spezielle Ordner weiterleiten 130
Einzelne E-Mails automatisch an den Drucker leiten 131
E-Mails automatisch beantworten 131
Abwesenheitsbenachrichtigung im Netzwerk 132
4.8 Gezielter Zugriff auf gesperrte Attachments ermöglichen 134
Die Anhangblockade umgehen oder aufheben 136
4.9 Personalisierte Serienbriefe 137
Den Serienbrief als E-Mail versenden 140
4.10 Den Posteingang unter einem IMAP-Konto verwalten 141
Ein IMAP-Konto bei WEB.DE einrichten 141
Nachrichten empfangen und löschen 142
Neue Ordner anlegen 143
Ordner abonnieren und kündigen 144
4.11 In Abwesenheit einen Stellvertreter einsetzen 145
4.12 Mit Exchange im Cache-Modus arbeiten 147
5. Komfortabel arbeiten mit Outlook Services 149
5.1 Direkt aus Outlook faxen 150
Faxen in Outlook 2000 150
Fax mit WinFax SE senden 150
Faxen mit dem Adressbuch 151
Faxe senden unter Windows 2000 151
Windows XP: integriertes Faxprogramm nutzen 154
Faxe senden mit WinFax Pro 157
5.2 Unified Message Services effizient nutzen 159
Eigenständige UMS-Lösung 160
Die integrierte Profi-Lösung 162
Die Einzellösungen 163
fax@ MAIL 163
bruSMS 164
CallAudit Voice 165
E-Mail by phone 165
6. Kontakte pflegen, verwalten und bearbeiten 167
6.1 Neue Kontakte effizient erfassen und bearbeiten 168
Kontakte eingeben 168
Telefonnummern normgerecht eingeben 169
Zeit sparen: neuer Kontakt in gleicher Firma 170
Benutzerdefinierte Felder anlegen 171
Alle Kontaktinformationen auf einen Schlag 172
Kontakt als Visitenkarte via Mail verschicken 173
vCards in Kontakte übernehmen 174
6.2 Aus der Kontaktedatenbank Listen generieren 175
Ansicht der Kontakte ändern 175
Telefonliste generieren 176
Geburtstagsliste 1: die schnelle Lösung bei bestehenden Kontakten 177
Geburtstagsliste 2: korrekte Sortierung bei neuen Kontakten 179
Geburtstagsdaten eingeben und Liste erstellen 181
Kontaktlisten an Excel oder Access übertragen 183
6.3 Aktivitäten von Kontakten verfolgen 184
Kontakte mit Outlook-Elementen verknüpfen 185
Aktivitäten anzeigen lassen 186
Suche nach Aktivitäten beschleunigen 186
6.4 Kontakte und Adressen ausdrucken 187
Einzelne Einträge im Memoformat drucken 188
Adresskarten-Druckvorlage für papiergebundenen Terminplaner anlegen 190
6.5 Kundenmanagement mit dem Business Contact Manager 192
Bestehende Kontakte in den Business Contact Manager übernehmen 194
Mitarbeiter einer Firma zuordnen 195
Geschäftsprozesse mit Berichten auswerten 197
7. Effektive Zeitplanung und Organisation von Aufgaben 199
7.1 Termine, Besprechungen, Ereignisse - die richtige Wahl der Einträge 200
7.2 Aus E-Mails einen Termin erstellen 202
7.3 Termine, Ereignisse oder Besprechungen ändern 203
7.4 Freie Termine blitzschnell und komfortabel finden 204
7.5 Automatische Erinnerung an wichtige Termine 205
7.6 Termine auf dem Windows-Desktop darstellen 207
7.7 Liste der eingetragenen Feiertage erweitern 209
Feiertage einblenden 209
Eigene Feiertage eintragen 210
7.8 Kalender sofort vom Desktop aufrufen 212
7.9 Navigieren in verschiedenen Kalenderansichten 213
Vollständige Angaben im Kalender einblenden 214
Arbeitswoche einrichten 215
Tages-/Wochen-/Monatsansicht anpassen 215
Ändern der Schriftart des Datumsnavigators 216
Wochennummern im Datumsnavigator einblenden 216
Ändern der Hintergrundfarbe der Tages- und Arbeitswochenansicht 217
7.10 Kalender im HTML-Format speichern und online stellen 217
7.11 Besprechungen planen und organisieren 220
7.12 Besprechungsanfragen beantworten 223
Eine andere Besprechungszeit vorschlagen 223
7.13 Privatkalender anlegen 224
7.14 Zweite Zeitzone - wenn der Partner im Ausland sitzt 224
7.15 Aufgaben anlegen, delegieren und verfolgen 225
Wiederkehrende Aufgaben erstellen 226
Eine Aufgabe aus einer Aufgabenserie überspringen 227
Aufgabenserie stoppen 227
7.16 Aufgaben anderen Personen zuordnen 227
Aufgabe einer Person zuordnen 227
Aufgaben annehmen oder ablehnen 228
Aufgabe nach Ablehnung erneut zuordnen 228
Eine zugeordnete Aufgabe einer anderen Person übertragen 229
Zuständigkeit für eine abgelehnte Aufgabe übernehmen 229
7.17 Zugeordnete Aufgaben verfolgen 229
Aufgaben anzeigen, die anderen Personen zugeordnet wurden 229
Kopien behalten und Statusberichte empfangen 229
Statusbericht senden 230
7.18 Termine online abstimmen 230
Kalender mit Frei/Gebucht-Service veröffentlichen 232
Frei/Gebucht über Webinterface aufrufen 233
Frei/Gebucht-Informationen online anzeigen 234
8. Journal und Notizen nutzen 237
8.1 Notizen als Merkzettel nutzen 238
Notizen sofort anywhere 239
Notizen ausdrucken 240
Mehr Details in der Ordneransicht 240
Nach Notizen suchen 241
Notizen umwandeln 241
8.2 Notizzettel anpassen 242
Das Schriftbild verändern 242
Symbolfarbe 243
Notizen auf dem Desktop ablegen 243
Notizen ohne Datum und Uhrzeit 243
8.3 Aufwandserfassung mithilfe des Journals 244
Elemente in das Journal eintragen 245
8.4 Aufwandserfassung für einen Kontakt 248
8.5 Telefonanrufe manuell in das Journal eintragen 251
Excel-Dateien in das Journal eintragen 252
Dateien automatisch in das Journal eintragen 253
Ein Element statt eines Journaleintrags öffnen 254
Einen neuen Journaleintragstyp festlegen 254
9. Archivierung, Suchen und Finden in Outlook 257
9.1 Informationen schnell wiederfinden 258
Die einfache Suche 258
Die Trefferliste einengen - erweiterte Suchfunktionen ausreizen 259
Suchordner 261
Elemente aus unterschiedlichen Ordnern gleichzeitig ausdrucken 263
Suchen nach Elementen, die einer Kategorie zugewiesen wurden 264
Nach Namen im Adressbuch suchen 265
So entgehen Ihnen keine Nachrichten mehr 266
9.2 Unterschiedliche Informationen miteinander verknüpfen 267
Verknüpfen von Elementen mit einem Kontakt 268
Nachrichten zum gleichen Thema mit einer Aufgabe verknüpfen 269
Aufgaben, Notizen und E-Mails mit einem Kontakt verknüpfen 270
9.3 Wichtige Outlook-Dateien sichern und ablegen 271
Grundregeln zur Datensicherung 271
AutoArchivierung und persönliche Ordner 272
Hier finden Sie alle Outlook-Dateien 273
Datendateien 274
9.4 Die AutoArchivierung nutzen 275
Grundzüge der AutoArchivierung 276
Die Standardeinstellungen für alle Ordner definieren 277
Die Standardeinstellungen für einzelne Ordner definieren 278
Die AutoArchivierung abschalten 279
Archive gegen unbefugten Zugriff schützen 279
9.5 Gelöschte Daten wiederherstellen 279
9.6 PST-Dateien komprimieren, aufräumen und reparieren 281
Diese Informationen werden in der PST-Datei gespeichert 281
Eine neue PST-Datei erstellen 281
PST-Dateien finden 282
PST-Datei importieren 282
PST-Dateien exportieren 284
Den Speicherplatz für Outlook-Daten individuell festlegen 289
Wie Sie eine defekte PST-Datei reparieren 290
Persönliche Ordner mit einem Passwort schützen 291
PST-Dateien nicht zu groß werden lassen 292
Das 2-GByte-Problem älterer Outlook-Versionen 293
9.7 Daten auf externen Medien sichern 293
Große Outlook-PST Dateien auf CD sichern 294
9.8 Austausch mit anderen Programmen (Import/Export) 296
Datenaustausch mit Word 298
Datenaustausch mit Excel 301
10. Outlook gegen Spam, Viren und Trojaner sicher machen 305
10.1 Die neuen Anti-Spam-Funktionen in Outlook 2003
effektiv einsetzen 306
Der Junk-E-Mail-Filter 306
Den Junk-E-Mail-Filter einrichten 308
Den Junk-E-Mail-Ordner leeren 311
10.2 Die Spam-Listen 311
Adressen hinzufügen 313
Importieren und Exportieren von Adressen 314
Mailabsender aus einer Spam-Liste wieder entfernen 315
10.3 Neue Filterregeln anlegen und abspeichern 316
Wörter filtern 316
E-Mails von unbekannten Absendern filtern 318
Bestehende Regeln auf einen Zweitrechner übertragen 319
10.4 Externe Spam-Filter einbauen 319
SpamPal 319
Ella 323
10.5 Allgemeine Sicherheitseinstellungen 323
10.6 Zusammenarbeit von Firewalls und Virenprogrammen mit Outlook optimieren 325
Arten von Schädlingen 326
Virenscanner oder Firewall? 327
ZoneAlarm 328
Norton AntiVirus 329
10.7 Verdächtige HTML-Mails automatisch entschärfen 332
Alarm bei einem Wurmbefall 332
Übergroße E-Mails löschen 333
E-Mails vor dem Download untersuchen 333
Dateianhänge gefahrlos löschen 334
Externe Inhalte sperren 335
Die AutoVorschau deaktivieren 336
10.8 Gibt es unsichere E-Mail-Formate? 336
Sicherer Zugriff auf HTML-Mails 337
10.9 Exkurs: Digitale Signatur - Verschlüsselung 337
Digitale Signatur 338
Nachrichten verschlüsseln 341
11. Outlook im Netzwerk noch effektiver 345
11.1 Was geht auch ohne Exchange? 346
Gemeinsame Datendatei nutzen 346
Ordner freigeben 347
Outlook-Datendatei umlenken 348
11.2 Terminplanung ohne Exchange Server 350
11.3 Abwesenheit ohne Exchange anzeigen 352
Vorlage für Abwesenheitsmail anlegen 352
Regel für Abwesenheit festlegen 353
Abwesenheitsmeldung an- und ausschalten 355
11.4 Outlook mit Public Folder nutzen 357
Administrator einrichten 358
Datendatei einrichten 359
Rechte vergeben 359
Clients einrichten 360
OutlookFolders einrichten 361
11.5 Warum Exchange einsetzen? 362
11.6 LDAP-kompatible Verzeichnisdienste abfragen 363
11.7 Virtuellen POP3-Server einrichten 366
VPOP3 einrichten 366
Download der Mails festlegen 368
Neuen Benutzer hinzufügen 368
Mapping - Weiterleitung an die Teilnehmer 370
Mails mit Outlook bei VPOP3 abholen 371
12. Neue Formulare erstellen und bestehende anpassen 373
12.1 Schnelles Arbeiten mit dem Formular-Generator 374
Formular veröffentlichen und verwenden 375
12.2 Steuerelemente in Formulare integrieren 377
12.3 Ein eigenes Formular anlegen 378
Neuen Ordner für die Fahrzeuge erstellen 379
Neues Formular anlegen 379
Standardformular festlegen 380
12.4 Formularwerte überprüfen 382
12.5 Formularaktionen anlegen 383
12.6 Outlook-Formulare in der Originalansicht drucken 384
12.7 Wenn Outlook spinnt: Formular-Zwischenspeicher löschen 385
Wenn Sie Frmcache.dat nicht finden 386
13. Outlook mit externen Geräten synchronisieren 387
13.1 Notebook und Desktop-PC synchronisieren 388
Synchronisation ohne Exchange Server 390
13.2 Alle Kontakte und Termine aufs Handy 392
Nokia 6210 393
Ericsson T 39m 394
13.3 E-Mail von unterwegs mit dem Handy abrufen 396
Nokia 6800 396
D1 (T-Mobile) 397
D2 (Vodafone) 399
O2 400
13.4 SMS direkt aus Outlook heraus schreiben 401
13.5 Outlook und Handheld aufeinander abstimmen 403
E-Mails synchronisieren 403
Aufgaben, Kalender, Notizen 404
13.6 Mit Outlook Web Access Mails abrufen 405
OWA in der Praxis 406
14. Die besten Outlook-Add-Ins auf einen Blick 409
14.1 Lesen, schreiben und empfangen 410
Schmaili 410
Li’l MailChecker 411
AntiSpamWare 411
ExSign 412
MailAlert 413
TextMan 414
Email Forwarder 415
New Mail Notifier 416
SunnyMail 416
Send Zipped 417
Mail Proxy 417
TickerMyMail 418
14.2 Adressbuch und Kontakte 419
Telchange 419
Microsoft (MS) Word-Vorlagensystem mit MS-Outlook-Anbindung 420
Outlook Rufnummer 421
14.3 Regeln und Suchen 422
FACT-Finder 422
MailTrackhound 423
80-20 Retriver 424
14.4 Dateianhänge 425
Attachment Reminder 425
bxAutoZip 426
Attachment Sniffer 427
14.5 Sicherheit und Backup 428
SynchPST for Outlook 429
Duplicates Remover 430
ABF Password Recovery 430
NoHTML 431
OLGateKeeper 432
Outlook Cleaner 432
ABF Outlook Backup 434
14.6 Sonstiges 435
Feiertage einstellen (Set Holidays) 435
Nelson Email Organizer 435
Nicht vergessen (für Outlook) 436
OutClock 437
Six Degrees 438
My Reality Bar 439
NewsGator 440
Outlook XP Tweaker 441
Pocket Auction CE 442
Auctioneer 442
Desktop Sidebar 442
Desk-Timer 443
Desk Look 444
ProCall 444
15. Troubleshooting Outlook 447
15.1 Allgemeine Fehlermeldungen 448
Fehler in kernel32.dll 448
Schaltfläche Senden fehlt nach Update 449
Wenn E-Mails scheinbar verschwinden 450
Installer-Fehler nach Update 450
Outlook Heute wird nicht angezeigt 451
Fehler im Modul outex.dll 452
Bilder in E-Mails werden nicht angezeigt 453
15.2 Verbindungen gemeinsam nutzen 454
15.3 Verbindung optimieren - erweiterte Einstellungen vornehmen 456
Mehrere Verbindungen mit dem Internet Explorer gleichzeitig starten 456
15.4 Zugangsprobleme schnell gelöst 458
Überprüfen, ob der Dienstanbieter erreichbar ist 458
Wenn der Einwahlknoten permanent besetzt ist 459
Wenn die Verbindung automatisch getrennt wird 460
Lange Leitung - den Servertimeout ändern 460
15.5 Probleme beim Senden und Empfangen 461
15.6 Kontakte 461
15.7 Programmeinstellungen 461
15.8 Tastenkombinationen in Outlook 462
Stichwortverzeichnis 473