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Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement
Reporting
In allen Bereichen des Projektraums können beliebige
Berichte einfach und schnell definiert und als Excel-Datei
ausgegeben werden.
Einstellen von Dateien
Eine unbestimmte Anzahl an Dokumenten unterschiedlichster
Dateiformate kann vom lokalen Rechner in den zentralen
Speicher des Projektraums über den Multi-Upload im
Projektraum oder über die Webschnittstelle verschlüsselt
eingestellt werden. Um die Transferzeit zu minimieren, werden
die Dateien vor der Übertragung automatisch komprimiert und
im Projektraum dekomprimiert wieder zur Verfügung gestellt.
Zur automatisierten Ablage der Dateien im Projektraum,
können die Dokumente über Dateinamenskonventionen
vorqualifiziert werden.
Download von Dateien
Beliebig viele Dokumente können im Hintergrund herunter
geladen werden – der User kann ohne Unterbrechung
weiterarbeiten. Alternativ können die User auf die Dateien
über einen Dateilink der Benachrichtigungsmail zugreifen
ohne sich im System anzumelden.
Ablagestruktur
Unsere Ablagestruktur ermöglicht über Mehrfach-Bäume
eine einfache Zuordnung von Merkmalen, ohne tiefe und
unübersichtliche Ordnerstrukturen. Gleichzeitig wird dadurch
das Auffinden von Dateien mit gleichen Merkmalen ermöglicht.
Filter- und Suchfunktion
Online-Viewer
Zur Vorauswahl kann mittels der Schnellvorschau ein erster
Blick auf das gesuchte Dokument geworfen werden. Zur
Detailansicht können die jeweiligen Dokumenttypen (bis zu
200 Dateiformate) mittels unterschiedlichster Online-Viewer
im Projektraum in höchster Qualität visualisiert werden. Bei
Bedarf kann die Datei ausgedruckt oder im PDF-Format
abgespeichert werden.
Dokumentenzugriff
Grundsätzlich gilt, dass Projektteilnehmer Zugriff auf die
Dokumente haben, für die sie im Verteiler des jeweiligen
Dokuments eingetragen sind. Durch die Weiterleitungsfunktion
können auch nachträglich noch Projektteilnehmer einen
Zugriff auf vorhandene Dokumente erhalten.
Verteilergruppen
Durch die Option, dem Merkmalsordner vordefinierte
Verteilergruppen zuzuordnen, werden beim Einstellen
von Dateien die jeweils relevanten Projektteilnehmer über
Email, Fax oder SMS informiert und erhalten Zugriff auf die
Dokumente.
Transaktionshistorie
Über diese Funktion können autorisierte User einsehen,
auf welche Dokumente von welchem Projektteilnehmer zu
welchem Zeitpunkt zugegriffen wurde und welche weiteren
Transaktionen (z.B. Download, Viewing, Kommentierung,
Weiterleitung, etc.) mit dem Dokument / den Dokumenten
durchgeführt wurden.
Uploadbeschränkungen
Hier kann festgelegt werden, in welche Merkmalsordner die
jeweiligen Teilnehmer Dokumente einstellen dürfen.
Vorteile im Überblick
Zusätzlich können Dokumente an Hand weiterer Merkmale
durch die Filterfunktion leicht aufgefunden werden. Die einmal
definierten ad hoc Filtereinstellungen können als Favoriten
gespeichert und für zukünftige Standardsuchen genutzt
werden.
Volltextsuche
Mittels der Volltextsuche kann nach beliebigen Textpassagen
in Dateien (auch gescannt) gesucht werden.
Redlining- und Kommentar-Funktion
Mittels Redlining- und Mark-up-Funktionen können Dokumente
annotiert werden – ohne Veränderung des Urdokuments.
Versionsmanagement
Neue Dokumente können als Version oder als Anhang zu
bestehenden Dokumenten eingestellt werden und bilden
eine zusammenhängende Dokumentenakte. Die Versions-/
Anlagen-Historie wird im Dokumentendetail angezeigt.
Interesse? Wir freuen uns auf Sie. Conetics AG // Takustraße 1 50825 Köln
Fon (+49) 221 / 292 567-0 // Fax (+49) 221 / 292 567-46 // [email protected] // www.conetics.com
Als zentrale Instanz des Projektraums ermöglicht
das Dokumentenmanagement, Dokumente sicher
auszutauschen.
Der gesamte Schriftverkehr im Projekt wird verwaltet
und lückenlos und revisionssicher dokumentiert.