Prozente vom Gelben Riesen
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Prozente vom Gelben Riesen
Fachthema Prozente vom Gelben Riesen Die Zeiten sind vorbei, wo jeder Brief gleich bezahlt werden musste, egal, ob einzeln mit Marke versehen in den Kasten geworfen oder hunderttausendfach beim Briefzentrum aufgeliefert. Natürlich haben die ganz großen Postkunden ihre Verträge, insbesondere dann, wenn sie auch hohe Potenziale jenseits der 250g-Grenze haben, wo das Postmonopol endet. Es gibt aber auch einen nicht sehr übersichtlichen Rabattdschungel, in dem sich für fast jeden Geschäftspost-Kunden etwas findet, wenn er die Ausgangspost verarbeitungsgerecht aufbereitet. Das Ganze ist allerdings ein ziemliches Verwirrspiel von Regeln und Bedingungen. Jeder kennt einzelne Entgelt-Ermäßigungsmöglichkeiten. Hier der Versuch eines Gesamtüberblicks – Postrabatte en gros und end detail. Den einfachsten Postrabatt bekommt jeder, der seine Frankiermaschine per Telefon nachlädt. Bekanntlich kostet hier der Euro nur 99 Cent: 1% für alle, die überhaupt freistempeln und der Post damit die Briefmarken-Entwertung erspart – das ist sozusagen der BasisRabatt des kleinen Mannes. Maschinenlesbarkeit und Vorsortierung – die nächsten Prozente Wer generell maschinenlesbare Standardbriefe aufliefert, erhält das nächste Rabattprozent. Das gilt allerdings nicht automatisch. Man muss eine entsprechende Vereinbarung mit der Post abschließen. Hier wird dann auch genau festgelegt, was „maschinenlesbar“ im Sinne der DP AG bedeutet. Die nächsten 2% EntgeltErmäßigung bekommt man von der Deutschen Post, wenn man Briefe nach Formaten und Leitregionen trennt und die Sendungen sortiert in Behältern bzw. Bunden einliefert. Doppelt soviel Rabatt gibt es, wenn Sie einerseits Standard- und Kompaktbriefe, andererseits Groß- und Maxibriefe voneinander trennen, komplett sortieren und bündeln (Standard- und Kompaktbriefe) bzw. in die gelben Postboxen packen (Groß- und Maxibriefe). 18 pm 4/2003 Die hohe Schule: Kooperationsvertrag Bei der folgenden Abmachung mit der Post geht es bereits um richtig viel Geld: Maximal 13% EntgeltErmäßigung gibt es bei Abschluss eines „Kooperationsvertrages Brief“. Grundvoraussetzung ist hier, dass Sie nicht mehr nur selbst freistempeln, sondern auf das System der DV-Freimachung umgestellt haben. Dazu Näheres weiter unten. Kooperationspartner im Sinne der 13%Ermäßigung werden Sie auch nur dann, wenn Sie mindestens in die zweite Bundesliga der Postkunden aufsteigen: Die Anzahl gleichartiger Sendungen pro Einlieferung muss mindestens 25.000 Stück betragen, und Ihr Quartalsumsatz über 150.000 € im Briefbereich. Über den Weg vom normalen Postkunden zum Kooperationspartner informieren die Geschäftskundenberater der Post AG. InfoTelefon: 01805/5555 (12 Cent/Min.). Die Alternative dazu ist der Teilleistungs-Vertrag. Dazu Näheres weiter unten. % Exkurs: DV-Freimachung In diese Oberklasse der Postkunden steigt nur auf, wer gleichzeitig die hohe Schule der Online-Zusammenarbeit mit der DP AG vereinbart hat: die DV-Freimachung. Hier wird nicht mehr maschinell freigestempelt. Vielmehr ist eine spezielle Software erforderlich, mit deren Hilfe Anzahl und Gewicht der Sendungen sowie deren Porti ermittelt werden; außerdem sorgt sie für Sortierung, Nummerierung und Frankierung in der Kopfzeile der Adresse, direkt auf der Sendung oder besonders häufig direkt auf dem Brief, so dass die Freimachung im Umschlag-Sichtfenster erkennbar ist. Diese Software wird von der Post geprüft und freigegeben, wie es sonst bei G Frankiermaschinen der Fall ist. Es gibt eine Anzahl Software-Häuser, die zensierte Programme im Angebot haben, zum Beispiel Invers, Ecom, Abis oder Uniserv. Von der DV-Freimachung hat nicht nur die Post AG funktionale Vorteile, sondern auch der Kunde: Die Dokumentation aller aufgelieferten Sendungen hilft nicht nur der Post bei der Kontrolle, sondern sie hilft auch bei der Kostentransparenz. Das Unternehmen spart möglicherweise eine Frankiermaschine ein. Außerdem muss man die Portokasse nicht mehr vorfinanzieren.G Gute Erfahrung mit DV-Freimachung Auch für die Firmen bietet die Online-Frankierung große Vorteile. Wolfgang Hampe, SEB-Bank, Nieder-Eschbach: Durch die Software der Firma Bauer wird der Mehrfachversand von Briefen vermieden und je Empfänger und Druckbestand nur ein Brief verschickt. Sie ermittelt auch die günstigste Sendungsart und führt zu einer Entgeltoptimierung und DVFrankierung entsprechend den Regelungen der Deutschen Post. Dies ist von der Post AG abgenommen und testiert. So wurde auch ein Kooperationsvertrag mit der Deutschen Post geschlossen, so dass weitere erhebliche Entgeltermäßigungen in Anspruch genommen werden konnten. Thomas Kube, Signal-Iduna Gruppe, Hamburg: Über die Entgeltermäßigung hinaus bietet die DV-Frankierung auch große innerbetriebliche Vorteile: Es gibt eine hundertprozentige Dokumentation der Aussendungen und Entgelte. Der Frankier-Arbeitsgang entfällt und das Postverarbeitungs-Tempo wird erhöht. Uwe Krohne, AZ Bertelsmann direct, Hannover: Bei jährlich etwa 150 Millionen Infopost- und Briefsendungen ist es unsere Aufgabe, unseren Kunden ständig die größtmöglichen Portovorteile zu erwirtschaften. Deshalb war unser Unternehmen schon bei der 1993er Infopost-Premiere mit dabei. Die gesamte Regelkommunikation, wie zum Beispiel Rechnungsbelege, Lieferscheine, Warensendungen, Büchersendungen, Belege und Bescheide lassen sich mit der DV-Technik einfach und kostengünstig freimachen, und Sie erhalten in der Regel hierfür bis zu 5% Entgeltermäßigung, und als Postkooperationspartner sogar noch viel mehr. Wolfgang Puhl, Druckerei Puhl: Wir verwenden die DV-Freimachung vor allem für unsere Warensendungen, die wir in Landshut einliefern. Da wir vorher mit Briefmarken arbeiteten, ist die DV-Freimachung natürlich eine große Vereinfachung. Der Einsatz des Systems läuft so optimal, dass wir es demnächst auch für Briefe und Infopost einsetzen wollen. Finanzrechenzentrum der Oberfinanzdirektion Hannover: Sparen ist das Motto aller Finanzbehörden. Hierzu vereinbarten die Oberfinanzdirektion Hannover und die Deutsche Post einen Kooperationsvertrag Brief, der neben der bisherigen Freistempel-Ermäßigung (1%) eine weitere Entgeltermäßigung in Höhe von 12% vorsieht. Für die DV-Freimachung wurde die lizenzierte Software eines Kooperationspartners der Deutschen Post erworben. Nach der Durchführung einiger weniger Änderungen bei internen Programmen war es dadurch möglich, innerhalb von nur drei Wochen die Produktionsjobs zu erstellen. Über 90% aller zentralen Versendungen konnten nun unter den begünstigten Bedingungen des Kooperati- onsvertrages (Brief) vorgenommen werden. Für die Oberfinanzdirektion ergaben sich auch Zinsvorteile, da die Entgelte erst nach Einlieferung fällig wurden und nicht wie bei der Absenderfreistempelung vorzufinanziert waren. Volkswagen Bank GmbH, Braunschweig: Derzeit werden 6 bis 8 Mio. Briefe im Jahr DV-freigemacht.; geplant sind sogar über 10 Mio. Dies führte zu vielen positiven Veränderungen bezüglich Handling und Schnelligkeit. Die Sendungen müssen nicht mehr gewogen und maschinell sortiert werden. Auch das Umstellen der Portostufen entfällt. Dies übernimmt ganz einfach die Software. Durch den Kooperationsvertrag Brief mit der Deutschen Post konnten wir zusätzliche Entgeltermäßigungen in Anspruch nehmen. So erzielen wir Einsparungen von durchaus relevanter Größe. Die detaillierte Entgeltabrechnung sorgt bei jeder Einlieferung für Kostentransparenz und Überblick über die Porto- und Versandkosten. Dieter Jacob, ProvinzialVersicherung, Düsseldorf: Neben der Portokostenoptimierung durch die Zusammenführung von Schriftstücken für einen Empfänger, Entgeltermäßigungen sowie der Reduzierung von Beilagen konnte auch die verursachergerechte Zuordnung der Portokosten erreicht werden. Briefe durchlaufen die Poststraße schneller, die Wiege- und Frankierstationen fallen weg. pm 4/2003 19 Fachthema Die Entgelte werden erst nach der Auflieferung abgebucht. Über diese Freimachungstechnik gibt es eine dicke Broschüre, die man sich über die Beraternummer 01805/5555 bestellen kann. Sie ist aber auch übers Internet herunterladbar. Trotzdem bleiben mit Sicherheit viele Fragen offen, für die es vier spezialisierte Fachberater gibt: • PLZ 0-4/9: Reiner Hackebeil, Tel.: 05171/409-66, mobil: 0175/7253208 • PLZ 3,5,6: Ingo Schubert, Tel.: 06151/9084214, mobil: 0175/7253207 • PLZ 4-7: Hans-Jürgen Saborowski, Tel.: 0621/4231-200, mobil: 0175/7253205 • PLZ 7-9: Arnulf Taschner, Tel. 089/559910550, mobil: 0171/ 5593471 Zum Thema Software hilft der Service Brief IT, Tel. 06151/908-7001 und für schriftliche Fragen gibt es eine SpezialeMail-Adressen: [email protected] Die ganz hohe Schule: Teilleistungs-Vertrag Bei den mittlerweile berühmt gewordenen Maximalrabatten von bis zu 23% bewegen wir uns in Bereichen, zu denen die Post AG erst durch Vorschriften der Regulierungsbehörde verdonnert wurde. Im Zusammenhang mit der allgemeinen Portosenkung wurde auch festgelegt, dass die Post weitergehende Vorleistungen der Kunden honorieren muss, wenn dadurch nachweislich Kostenvorteile für sie entstehen. Wegen des Hintergrundes ist die Materie auch hinreichend schwierig. Generell gilt: entweder KooperationsVertrag oder Teilleistungs-Vertrag. Ersterer ist etwas für Dauer-Großkunden, letzterer auch für Kunden, die nur saison- oder aktionsweise große Mengen aufliefern. Außer Verwaltungsanstrengungen kostet der Abschluss eines Teilleistungs-Vertrags nichts. Es gibt ein Paket von Aktivitäten, die mit einer Mindestauflieferung von 5.000 Sendungen (5% Nachlass) beginnt und 20 pm 4/2003 ihr Maximum bei mehr als 25.000 Stück erreicht (20%). Alles muss bis 15.00 Uhr frei Haus zum Briefzentrum Abgang (BZA) geliefert werden, und zwar sortiert nach den ersten beiden Ende de Öffnungszeit angeliefert, so dass für die Post AG nur noch der Kurzstreckentransport zu den einzelnen Sortierstellen der Briefträger erforderlich ist. Wenn Sie mehr als 1.000 Ziffern der Postleitzahl. Hier ist neben der DV-Freimachung auch die Absender-Freistempelung möglich. Die Briefe müssen generell maschinenlesbar und durchnummeriert sein und den gelben Postboxen, getrennt nach den Grundprodukten, eingeliefert werden. Sendungen einliefern wollen, ist eine Vorankündigung erforderlich. % Der Maximalrabatt 23% Den gibt es, wenn Sie all diese Voraussetzungen erfüllt haben und die Briefe direkt in ein Briefzentrum Eingang (BZE) bringen, also nur Post, die für den zuständigen Zustellbereich dieses Zentrums gedacht ist. Hier reichen 500 Sendungen, mindestens 1 Stunde vor Auch für Mittelständler „Die süßesten Früchte kriegen nur die großen Tiere“ – das ist nicht nur ein alter Schlager aus den fünfziger Jahren. Diese Weisheit gilt über weite Strecken auch für die Entgeltermäßigungen im Posttarif-Dschungel. Auch hier reifen die ergiebigen Früchte in ziemlich großer Höhe. Aber es gibt auch Ausnahmen. Wer sich auskennt kann gezielt einzelne Prozentsätze ergattern, und bei punktuellen Großaussendungen sogar etliches mehr. Im Zweifelsfall den Postberater anrufen: Fragen kostet nichts. Auf jeden Fall ist der Entgeltermäßigungs-Dschungel eine technisches und organisatorische Dauer-Herausforderung für die Postverarbeitungs-Verantwortlichen: Die Ausgangspost als optimierte Tagespost-Mailing – das ist die Aufgabenstellung, die auch die höchsten Rabatte verspricht. E