Zeitmanagement mit Outlook von Holger Wöltje

www.zeit-im-griff.de
Die Zeit im Griff
PDF-Vollbildmodus ein/aus: Strg + L
Holger Wöltje
Denksport für Fortgeschrittene
01:30
Los !
Holger Wöltje
13
Holger Wöltje
14
Prioritätenmanagement
„The main thing
is
to keep the main thing
the main thing!“
Zig Ziglar
• Jeder von uns hat jeden Tag genau 24 Stunden Zeit
• Entscheiden Sie, wie Sie sie nutzen
• Wer nicht plant, wird verplant
Holger Wöltje
15
Manchmal muss man Prioritäten setzen!
• Prioritäten setzen: selbstverständlich,
meist unbewusst und unsystematisch
• Setzen Sie bewusst eindeutige, schriftliche Prioritäten!
• Vorteile:
– Sie arbeiten nur an wichtigsten & notwendigen Aufgaben
– Auf diese volle Konzentration = höhere Qualität wo es zählt
– Mehr Gelassenheit und weniger negativer Stress
Holger Wöltje
16
Das Eisenhower-Diagramm
Holger Wöltje
17
Oberstes Gebot: Schriftlichkeit!
• Alles systematisch ablegen
• Nichts geht verloren
• In einem vernünftigen System ablegen,
dem man traut
(sonst denkt man immer wieder dran,
wenn man gerade was anderes tut)
• Kopf bleibt frei für kreatives / volle Konzentration
• Die relative Wichtigkeit der Aufgaben regelmäßig
überprüfen, Wochen- und Tagesplan erstellen
• Konsequent danach handeln
Holger Wöltje
19
Unterschied Termin / Aufgabe
• Termin: Wann genau?
festes Zeitfenster, genau dann
• Aufgabe: Was? (und wie wichtig)
frei wählbare Erledigungszeit
(bis zum Fälligkeitsdatum, falls vorhanden)
Holger Wöltje
21
Wichtigkeit vor Dringlichkeit!
Holger Wöltje
22
Was zählt?
Aufgaben mit hoher Hebelwirkung
Holger Wöltje
23
Woher die Zeit für B-Aufgaben nehmen?
Holger Wöltje
24
Sagen Sie „Ja!“ zu B-Aufgaben!
• Sie haben jeden Tag genau 1440 Minuten
• Teilen Sie sich die Zeit ein: Nur durch
konsequentes, diszipliniertes „Nein!“ zu C
und D gewinnen Sie die Zeit für B
• Zeitmanagement ist Selbstdisziplin
• Ein klarer, schriftlicher Plan hilft Ihnen dabei
Holger Wöltje
25
Das Pareto-Prinzip
Holger Wöltje
38
Der Weg zum Wesentlichen
• Vilfredo Pareto: 20% der Ursachen
bedingen 80% der Wirkungen
• Für den langfristigen Erfolg
– wichtige B-Aufgaben identifizieren
– auch OHNE baldige Fälligkeit erledigen,
um besonders weit vorwärts zu kommen
• Dazu: Termine mit sich selber setzen
und diese diszipliniert einhalten
Holger Wöltje
39
Wochenplanung
Holger Wöltje
40
Das Kieselprinzip
• Die dicksten Brocken zuerst – dann passen sie noch
• Die Wochenplanung liefert genug Spielraum dafür
• Jede Tag ca. 1 Stunde für eine B-Aufgabe
• Für Fortgeschrittene:
– 7 Tage, 7 Lebenshüte (/-rollen)
– Jede Woche eine B-Aufgabe pro Lebenshut
• ca. 1x 30 min. für Wochenplanung & -Rückschau
Holger Wöltje
41
Blockbildung
• Ständige Unterbrechungen rauben Zeit
• Kleinigkeiten & ähnliche Tätigkeiten
zusammenfassen
• Am Stück Mails / Anruflisten bearbeiten geht
schneller, einfacher und konzentrierter von der Hand
• Tagesroutine gibt Sicherheit, hilft bei Selbstdisziplin
weil sie schnell zur Gewohnheit wird
Holger Wöltje
42
Tagesplanung
• Jeden Tag ca. 5-10 Minuten (anfangs 20),
die sich lohnen
• Gerüst aus dem Wochenplan vervollständigen
• Prioritäten überprüfen & anpassen
• Zeitlimits setzen, Längen schätzen
• Auf dem Teppich bleiben – 60:40
• Leistungs- und Störkurven berücksichtigen
Holger Wöltje
43
Leistungs- und Störkurve
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
• „Stille Stunden“ für A- und B-Aufgaben einrichten
• Aufgaben zu Blöcken bündeln
Holger Wöltje
44
Was ist die 25.000-$-Methode???
• Die wichtigsten Dinge für morgen aufschreiben
• Durchnummerieren: Reihenfolge nach Bedeutung
(Wichtigkeit bzw. „Hebelwirkung“) bilden
• Am nächsten Tag mit Nr. 1 beginnen, bis fertig
• Dann Prioritäten kurz überprüfen und Nr. 2…
• Am Ende des Tages das Wesentliche geschafft
• Dieses Vorgehen zur Gewohnheit machen!
Holger Wöltje
18
Bleiben Sie dran!
• Entwickeln Sie Ihren persönlichen Aktionsplan
• Starten Sie sofort
• Suchen Sie sich einen Sparrings-Partner zur
gegenseitigen Kontrolle und Motivation
… wenn nicht jetzt, wann dann???
Holger Wöltje
52
Nehmen Sie sich Zeit für sich!
Hier kommt noch eine nette Abschlussfolie
Holger Wöltje
54