Urlaubsverwaltung 1.0 für Lotus Notes

Handbuch
Urlaubsverwaltung
1.0 für Lotus Notes
Lotus Notes Anwendung zur übersichtlichen Planung, Verwaltung und
Genehmigung von Urlauben im Workflow.
Stand: März 2008
© 2006-2008 SD DataTec Jürgen Gabel
Alle Rechte vorbehalten.
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Handbuch sdd Urlaubsverwaltung 1.0 für Lotus Notes
Einführung
sdd Urlaubsverwaltung: Übersichtliches Planen aller Urlaubswünsche im Team,
Genehmigen von Urlaubsanträgen durch Vertretung und Vorgesetzten bis zum Einreichen
der Urlaubsanträge bei der Personalabteilung.
1. Copyright und Haftungsbeschränkungen
Das Programm sdd Urlaubsverwaltung und die dazugehörige Dokumentation
unterliegen dem alleinigen Copyright des Herstellers.
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Das vorliegende Programm wurde mit grösster Sorgfalt erstellt. Der Autor und
Herausgeber haftet jedoch weder für Fehler oder Versäumnisse noch für die Bnutzung
des behandelten Materials und die Entscheidungen, die infolgedessen getroffen
werden.
Es wird keine Gewähr, weder direkt noch indirekt, hinsichtlich der Nutzung der
Software und des Inhaltes des Dokumentation, der Marktgängigkeit oder der Eignung
für einen bestimten Zweck übernommen. Weder der Autor der Dokumentation noch
der Hersteller der Software können für direkte, indirekte, Neben- und Folgeschäden
haftbar gemacht werden, die durch die Nutzung der Software oder der
Dokumentation entstehen. Das alleinige Risiko liegt beim Anwender dieser Software.
Jeder Anwender erkennt diese Bestimmungen beim Einsatz von sdd
Urlaubsverwaltung für Notes uneingeschränkt an.
Alle hier genannten Marken- oder Produktbezeichnungen sind Warenzeichen der
jeweiligen Unternehmen. Alle Rechte vorbehalten.
2. Leistungsmerkmale
Planen aller Urlaubsanträge im Team
Genehmigung von Urlaubsanträgen nach Zustimmung durch den Vertreter und durch
den Vorgesetzten
Einreichen von Anträgen bei der Personalabteilung nach Genehmigung
Regionale und firmenspezifische Feiertage können durch die Personalabteilung
festgelegt werden
Besondere Leserechte für z.B. Telefonteams
Berücksichtigung von Sonderurlaub
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3. Einsatz und Einschränkungen der Demo-Version
Die Demoversion der Urlaubsverwaltung erlaubt das Speichern von max. 20
Urlaubsanträgen. Ansonsten bietet die Demoversion alle Funktionen der Vollversion.
Die Trial-Version ist im Umfang nicht eingeschränkt und für einen bestimmten
Zeitraum (i.d.R. 30 Tage) voll funktionsfähig, danach muss ein gültiger
Lizenzschlüssel angegeben werden, um die Anwendung weiterhin nutzen zu können.
Um einen Lizenzschlüssel für die Trial-Version zu erhalten, senden Sie bitte ein Mail
an [email protected]. Wir lassen Ihnen dann einen 30 Tage gültigen Schlüssel
zukommen.
Mit einem Lizenzschlüssel für die Vollversion können Sie später die Trial-Version in
eine Vollversion umschalten.
Wählen Sie dazu im linken Rahmen den Eintrag „Datenbankprofil“ und geben Sie hier
den per Email erhaltenen Lizenzschlüssel ein.
4. Installation und Einrichtung
Kopieren Sie die Datenbank in das lokale Datenverzeichnis von Notes oder in das
Datenverzeichnis am Server.
Achtung: Bei lokaler Verwendung muss die konsistente ACL aktivier werden, um alle
Funktionen bereitzustellen.
Die konsistente ACL kann in der Zugriffskontrollliste der Datenbank im Reiter
„Erweitert“ eingestellt werden. Setzen Sie hier ein Häkchen bei „Konsistente ACL über
alle Repliken erzwingen“.
5. Zugriffsrechte (ACL) einstellen
Richten Sie jetzt anschliessend die Zugriffskontrollliste (ACL) der Datenbank ein.
Benutzer benötigen mindestens Autorrechte um Dokumente erstellen zu können.
Mitarbeiter der Personalabteilung sollten Editorrecht besitzen, um genehmigte
Urlaubsanträge eventuell bearbeiten zu können und benötigen ausserdem zusätzlich
die Rolle „[Personal]“. Mitarbeiter in Telefonteams oder sonstige Mitarbeiter, die ALLE
Urlaubsanträge lesen dürfen, erhalten die Rolle „[TST]“. Administratoren des
Unternehmens erhalten Zugriffsrecht „Manager“ und zusätzlich die Rolle
„Administrator“.
Bitte beachten Sie: Bei den ausgelieferten Datenbanken ist der Default-Zugriff auf
„Manager“ voreingestellt. Bitte stellen Sie die auf „Kein Zugriff“, sobald Sie die ACL
eingerichtet haben.
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6. Datenbankprofil
Firmenlogo: Hier können Sie ein individuelles Logo hinterlegen. Dieses wird in der
Datenbank jeweils über den Ansichten angezeigt.
Regionale Feiertage: Hier können Sie firmenspezifische Feiertage festlegen. Diese
werden bei der Urlaubsplanung nicht vom Urlaubsanspruch des AAntragsstellers
abgezogen.
Empfänger von gen. Anträgen: Geben Sie einen oder mehrere Mitarbeiter der
Personalabteilung an. Diese Empfänger erhalten Hinweise über jeden genehmigten
Urlaubsantrag.
Lizenzschlüssel: Geben Sie hier einen gültigen Lizenzschlüssel ein, um die Anwendung
als Trial- oder Vollversion freizuschalten.
7. Sonderurlaube
Im linken Navigator lassen sich unter <Administration>, <Sonderurlaube> beliebige
firmenspezifische Sonderurlaube festlegen. Diese Sonderurlaub für z.B. Hochzeit oder
Umzug werden ebenfalls nicht vom regulären Urlaubsanspruch abgezogen.
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8. Arbeiten mit sdd Urlaubsverwaltung
8.1. Erstellen von Urlaubsanträgen
Geben Sie Bereich/Abteilung und die Personal-Nr. ein. Ab dem zweiten Antrag
werden diese und weitere Daten direkt vom vorherigen Antrag übernommen.
Wählen Sie anschließend den Zeitraum aus. Der Urlaubsanspruch und bereits
genommene Urlaubstage lassen sich an dieser Stelle noch korrigieren.
Anschließend können Sie den Antrag entweder als Entwurf speichern, um z.B. im
Team den gesamten Jahresurlaub im Entwurfsstatus zu planen oder den
Urlaubsantrag direkt an den Stellvertreter zur Zustimmung absenden.
Sobald der Stellvertreter per Aktionsschaltfläche dem Antrag zustimmt wird der
Antrag an den Vorgesetzten zur Genehmigung geleitet. Nach Genehmigung des
Antrags geht dieser weiter an die Personalabteilung.
Unter „Sicherheit“ können weitere leseberechtigte Personen festgelegt werden.
Hier sollten für eine Teamplanung alle Teammitglieder bzw. eine entsprechende
Gruppe angegeben werden, damit die betroffenen Kollegen die Urlaubsanträge
aller Teammitglieder sehen können.
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9. Navigieren in den Ansichten
9.1. Ansicht „meine Urlaubsanträge“
In der Ansicht „Meine Urlaubsanträge“ sieht eine Benutzer alle seine eigenen
Urlaubsanträge mit dem jeweiligen Status. Mit der Aktionsschaltfläche „Entwürfe
neu berechnen“ ist es jederzeit möglich, alle Entwürfe neu zu berechnen um z.B.
bei nachträglichen Änderungen durch die Personalabteilung oder sonstige
Korrekturen wieder die Korrektheit des Resturlaubs sicherzustellen.
9.2. Ansicht „Urlaubsplanung“
In der Kalenderansicht „Urlaubsplanung“ sehen die Benutzer alle Urlaubsanträge,
an denen Leserecht besteht. In der Regel sollten das bei Urlaubsanträgen aller
Teammitglieder der Fall sein. Die Urlaube werden hier unabhängig vom Status
angezeigt, sodass hier eine Jahresplanung möglich ist.
Der Vorgesetzte kann hier auch die Zeiträume erkennen, in denen es
möglichweise zu personeller Knappheit kommt und Korrekturen vorschlagen.
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9.3. Ansicht „alle Urlaubsanträge“
Mitarbeiter mit der Rolle „[TST]“ oder „[Personal]“ können hier jederzeit alle
genehmigten Urlaube einsehen. Entwürfe werden hier nicht dargestellt.
9.4. Ansicht „Urlaubskalender“
Mitarbeiter mit der Rolle „[TST]“ oder „[Personal]“ können sich in dieser Ansicht
einen kalendarischen Überblick über alle genehmigten Urlaube beschaffen. So
können z.B. Telefonservice-Mitarbeiter am Telefon genaue Auskunft über die
Urlaubsdauer und den Vetreter eines Mitarbeiters angeben.
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9.5. Ansicht „Sonderurlaub“
In dieser Ansicht können die Mitarbeiter mit der Rolle „[Personal]“ die
vordefinierten Sonderurlaube einsehen und neue Sonderurlaube erstellen.
Für den Sonderurlaub kann eine Bezeichnung, die Anzahl Tage sowie eine
Anmerkung eingegeben werden.
Diese Anmerkung wird den Mitarbeitern beim Beantragen von Sonderurlauben
angezeigt. Es besteht dann auch eine Möglichkeit zur Eingabe der
entsprechenden Information.
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10.Update der Anwendung
Auf unserer Homepage stellen wir die jeweils aktuelle Version gepackt als Download
zur Verfügung.
Um die Gestaltung einer bestehenden Datenbank zu aktualisieren, entpacken Sie die
NSF-Datenbank aus dem heruntergeladenen Archiv und ändern anschliessend die
Dateiendung von nsf auf ntf. Damit erzeugen Sie die für das Update notwendige
Schablone. Kopieren Sie diese Datei in Ihr Notes-Datenverzeichnis. Wählen Sie
anschliessend Ihre produktive Anwendung und klicken Sie im Menü <Datei>,
<Datenbank> auf den Menüpunkt <Schablone wechseln>. Jetzt wählen Sie die zuvor
erstellte Schablone aus und klicken auf „Ersetzen“. Innerhalb weniger Sekunden ist
das Update abgeschlossen. Ihr Lizenschlüssel und alle Daten bleiben so erhalten.
11.Copyright
Diese Software unterliegt internationalen Copyright-Bestimmungen. Kein Teil davon
darf ohne schriftliches Einverständnis des Autors in anderen Anwendungen
weiterverwendet werden. Auch eine Veröffentlichung oder Freigabe des Quellcodes ist
untersagt. Zuwiderhandlung wird konsequent und unter Ausschöpfung aller
rechtlichen Mittel verfolgt.
Der Einsatz der Software erfolgt auf Basis des beiliegenden Lizenzvertrags. Sollten
Sie dem Lizenzvertrag oder Teilen daraus nicht zustimmen, geben Sie bitte die
Software inkl. Zubehör an die Stelle zurück, bei der Sie die Software erworben haben.
12.Kontakt & Support
Bei Problemen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte schicken Sie uns Ihr
Anliegen per Email an die Adresse [email protected]. Geben Sie in diesem Mail auch
etwas über die Systemumgebung an (z.B. Betriebssystem, Notes-Version, ...).
Unsere Adresse
SD DataTec
Jürgen Gabel
Überberger Weg 31
72213 Altensteig
Tel.: 07453 3220
Fax: 07453 9103196
Email: [email protected]
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