webMethods CSP Zentrale Konzepte und Funktionalität

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webMethods CSP
Zentrale Konzepte und Funktionalität
Michael Scheuer
Technical White Paper
VP Product and Solution Enablement,
Braintribe IT Technologies
März 2012
INHALT
1.KONZEPT
2.TECHNOLOGIE
3.FUNKTIONALITÄT
3
4
5
3.1. SERVICE-BUS 5
3.2. SERVICE-LAYER
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4. INTEGRATION und FEDERATION
4.1. KONNEKTOREN
8
8
4.2. SEARCH-SERVICES
12
4.3. CONVERSION-SERVICES
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5.CASE-MANAGEMENT
14
5.1. VISUALISIERTE ORDNUNGSSTRUKTUREN
14
5.2. CHECK-IN/CHECK-OUT
16
5.3. VERSIONIERUNG 16
5.4. EXPORT
16
5.5. COLLABORATION-SERVICES
6. USER-EXPERIENCE
6.1. CSP CLIENT.COMPONENTS
16
17
18
6.2. CSP CONTENT.MASHUPS
23
6.3. SHAREPOINT-LISTS 24
6.4. csp CLIENT.COMPONENTS capture
7.CONTENT-AUTOMATIsierung
7.1. BUSINESS-SERVICES
25
27
27
7.2. IO-QUEUES
27
7.3. KLASSIFIKATIONS- UND EXTRAKTIONSSERVICES 28
8. COMPLIANCE und ANALYSE
29
8.1. PROCESS-MONITOR
30
8.2. AUDIT-TRAIL-SERVICES
31
8.3. LIFECYCLE-SERVICES 31
8.4. DIGITAL-SIGNATURE-SERVICES
32
8.5.MONITORING und USE-CASE-SIMULATION
32
8.6. REPORTING-SERVICE
9.SYSTEM-SERVICES
33
34
9.1. SECURITY-SERVICE
34
9.2. LOGGING-SERVICE
35
9.3. SESSION-MANAGEMENT 35
9.4. CONNECTION-POOLING
35
9.5. MESSAGING
36
9.6. ADMINISTRATION
36
Die Informationen in diesem Dokument
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bedarf aber der Zustimmung der zuständigen Bereiche. Das Dokument
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Informationen.
9.7. ENTERPRISE-SYSTEM-SERVICES
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Alle Beschreibungen, Lösungen und
9.8. LICENSE-SERVICE
38
Entwicklungen, die in diesem Doku-
10. BEISPIELHAFTE INTEGRATIONSSZENARIEN
38
10.1. MAIL- und GROUPWARE-konnektoren
38
geistiges Eigentum der Software AG
10.2. FILE-SERVER
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und sind urheberrechtlich geschützt.
10.3. MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT-SERVER 40
Die Vervielfältigung, Weitergabe an
10.4. SAP-konnektor
42
Dritte oder Nutzung für kommerzielle
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Zwecke ist nur mit ausdrücklicher
11.ABBILDUNGSVERZEICHNIS
ment beschrieben werden, sind
Zustimmung der Software AG erlaubt.
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W H I T E PA P E R | W E B M E T H O D S C S P Z E N T R A L E KO N Z E P T E & F U N K T I O N A L I TÄT
1. KONZEPT
SOA: Serviceorientierte Architektur
SOA beschreibt ein Systemarchitektur- und Managementkonzept, in dem die wesentlichen
Funktionen einer Anwendung bzw. ganze Softwaremodule als Dienste organisiert sind. Diese
Dienste können dabei beliebig verteilt sein und lassen sich dynamisch verbinden, um Aufgaben
im Zusammenhang mit Enterprise-Content-Management (ECM) und Enterprise-ContentIntegration (ECI) zu erfüllen. Die Einhaltung des SOA-Konzepts ermöglicht es uns, unsere
ECM-Lösungen noch näher an Geschäftsprozesse im Unternehmen heranzuführen. Die
Mehrfachverwendung einzelner Dienste, einfache Erweiterbarkeit und ein offener, standardbasierter Software-Entwicklungsansatz schaffen zusätzliche Kostenvorteile!
ECM: Enterprise-Content-Management
ECM umfasst die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von unternehmensweiten Informationen (Content) zur Unterstützung organisatorischer Geschäftsprozesse. webMethods Content Service Platform (CSP) als serviceorientiertes Enterprise-Content-Management-System erfüllt alle Anforderungen an eine moderne ECM-Lösung. Darüber hinaus
bietet webMethods CSP die flexible Bereitstellung der ECM-Funktionalität in Form von Softwarediensten und bringt damit die nötige Dynamik in Ihre Lösung!
ECI: Enterprise-Content-Integration
Grundgedanke von ECI ist die virtuelle Zusammenführung von Content-führenden IT-Applikationen und Repositories – und zwar ohne hohe Integrationskosten oder zeitaufwendige Migrationen. Die erleichterte Integration von heterogenen Applikationen und der wechselseitige, anwendungsübergreifende Zugriff auf Inhalte und Funktionen komplettieren den Mehrwert
unserer serviceorientierten ECM-Lösungen und erhöhen die Beweglichkeit Ihres Unternehmens!
Enterprise-Content-Management (ECM) und Enterprise-Content-Integration (ECI) sind aus ursprünglich getrennten Disziplinen, wie Archivierung, Dokumentenmanagement, Workflow-Management, Output-Management, Records-Management, Web-Content-Management und
Digital-Asset-Management entstanden. Jede dieser Disziplinen brachte Verbesserungen hinsichtlich der Verwaltung spezifischer Inhalte mit sich. Durch die Zusammenführung der Einzeldisziplinen zu einer Gesamtstrategie erschließt sich ein weitreichendes Potenzial zur Steigerung der Unternehmenseffizienz. Ziel ist die optimale Nutzung jeglichen Inhalts zwischen
Kunden, Partnern, Lieferanten und Mitarbeitern unabhängig von Sprache und Ort unter
Verwendung des CSP-Produktportfolios.
„Nichts ist so erschreckend
wie nicht wissen und doch
handeln.”
- J.W. von Goethe
3
2. TECHNOLOGIE
Technisch setzt die Software AG auf Standards, Offenheit, Wiederverwendbarkeit, Erweiterbarkeit und die Abbildung der Funktionalität in Form von Service-Prozessen.
Zentraler Kern einer serviceorientierten Architektur ist die Verschmelzung bzw. Integration aller
Dienstanbieter zu einem einheitlichen Ganzen. Nur ganzheitliche Lösungen sind in der Lage,
Geschäftsprozesse vollständig und reibungslos über den gesamten Prozesslebenszyklus zu
unterstützen. Um die hohen Integrationsanforderungen in heterogenen IT-Applikationsumfeldern, die Offenheit der Lösung für neue Anwendungen und die Anwendungsinteroperabilität
garantieren zu können, müssen Standards rigoros eingehalten werden.
In diesem Bereich zeigt sich auch die große Leistungsfähigkeit von webMethods CSP, das seit
jeher auf etablierte Standards setzt und mit seinem Enterprise-Content-Integration (ECI)-Ansatz
vom Integrationsgedanken geprägt ist.
Schließlich sichert die Zusammenfassung mehrerer Services zu Service-Prozessketten sowohl
die Wiederverwendbarkeit als auch die einfache Erweiterbarkeit unserer Lösung. Dabei spielt
vor allem die richtige Granularität der Dienste eine entscheidende Rolle. webMethods CSP
geht hier einen Mittelweg und fasst Funktionen zu autonomen, unabhängigen Diensten
zusammen, welche wiederum zu größeren Prozessketten zusammengefügt werden können.
Auf diese Weise können Geschäftsanforderungen unterschiedlichster Art und Komplexität
rasch und flexibel umgesetzt werden, ohne einen großen technischen Aufwand betreiben zu
müssen.
webMethods CSP basiert auf führenden technischen Standards.
Hohe Funktionalität und eine modulare, offene Architektur zeichnen die Lösung ebenso aus,
wie die Verfügbarkeit auf allen gängigen Betriebssystem-Plattformen (Windows, Linux, Unix,
OS/400 und OS/390).
Die Software AG hat sich zum Ziel gesetzt, ganzheitliche kunden- und branchenspezifische
Lösungen anzubieten. webMethods CSP vereint dazu technische Kernaspekte wie
•Plattformunabhängigkeit,
•Skalierbarkeit und
•Robustheit
mit den Anforderungen der Content-Integration und dem Konzept der Enterprise-Service-Bus
(ESB)-Technologie.
Das Dienstportfolio von webMethods CSP ermöglicht es, die Komplexität von unternehmensweiten ECM-Anforderungen beträchtlich zu reduzieren. Im Sinne einer anpassungsfähigen
Umsetzung von Geschäftsanforderungen werden nur jene Dienste aktiviert, die für die
aktuelle Lösung tatsächlich benötigt werden − ohne das Gesamtbild aus den Augen zu
verlieren! Die Skalierbarkeit ermöglicht der serviceorientierten CSP mit dem Unternehmen zu
wachsen, indem nach und nach weitere Dienste freigeschalten und orchestriert werden.
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3. FUNKTIONALITÄT
3.1. SERVICE-BUS
Die Einführung einer einheitlichen technischen Basis für die Interaktion der Services und
Serviceprozesse ist eine grundlegende Voraussetzung für serviceorientierte Architekturen.
Technisch bietet die Software AG ihren Kunden eine komplette SOA-ECM-Lösung. Kunden ohne
entsprechende IT-Infrastruktur liefert der Content-Enterprise-Service Bus (ESB) eine standardbasierte, offene Kommunikations- und Steuerungskomponente.
Im Sinne des Integrationsgedankens, der bei der Software AG großgeschrieben wird, verfügt
webMethods CSP auch über die Möglichkeit zur Integration bestehender nachrichtenorientierter Middleware-Systeme (Message-Oriented Middleware, MOM).
3.1.1. MERKMALE DES CONTENT-ESB
Besonderes Augenmerk legt der Content-ESB auf Systemplattformunabhängigkeit, die Unabhängigkeit gegenüber möglichen Implementierungssprachen bei der Konsumierung der
Services sowie die kritischen Themen Skalierbarkeit, Verfügbarkeit, Transaktions- und
Prozesssicherheit.
Im Sinne der Skalierbarkeit und eines verteilten Servicenetzes ermöglicht der Content-ESB die
Installation multipler, dezentraler Instanzen. Gerade bei der Verteilung mehrerer Dienste und
integrierter Anwendungen auf unterschiedliche Systeme erhöhen sich die Anforderungen an
das Servicemanagement. Der Content-ESB wurde dazu mit einem Hochverfügbarkeitsservice
− dem CSP-System-Monitoring − ausgestattet, das potenzielle Systemfehler erkennt und
Service-Requests automatisiert und bei Bedarf nahtlos auf andere Instanzen des Systems
weiterleitet.
Je mehr Stationen und Systeme an der Abarbeitung einer Service-Prozesskette beteiligt sind,
desto schwieriger wird auch das Thema der Transaktionssicherung. Der CSP-Process-Monitor,
als integrativer Bestandteil des Content-ESB, setzt genau hier an und bietet eine ausgeklügelte
Logik, um Transaktionen auch über mehrere Prozessschritte hinweg verfolgen, erfolgreich
beenden oder wiederholen zu können.
Über Reports kann darüber hinaus der aktuelle Status aller Prozesse abgefragt und grafisch
ausgewertet werden.
Das mehrschichtige Sicherheitsmodell unserer Lösung adressiert den Bedarf, mit neuartigen,
serviceorientierten Lösungen nicht nur den Benutzerzugriff und die Sicherheit der abgelegten
Unternehmensdaten zu gewährleisten, sondern auch die Verwendung unterschiedlicher Dienste
zu überwachen und ggf. zu reglementieren. Der User-, Content- und Service-Security-Ansatz
erlaubt es, Rechtesysteme bis auf Serviceebene herunterzubrechen.
3.1.2. Service-Orchestrierung
Die wachsende Verbreitung von serviceorientierten Architekturen in den Unternehmen führt zu
einem komplexen Netz einzelner Services. Wenn Unternehmen ihre monolithischen Anwendungen aufbrechen und aus den Einzelteilen neue Services bauen, folgen sie dabei dem übergeordneten Ziel, diese Dienste zu Prozessen oder neuen Applikationen zusammenzusetzen
und wiederzuverwenden.
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Die Unterstützung des BPEL-Standards hilft, die Wiederverwendung bestehender Services und
IT-Assets durch eine leicht zu verwaltende, anpassungsfähigere und kosteneffektivere Handhabung einfacher zu gestalten. Darüber hinaus können Kunden ohne Zeitverlust die Vorteile
integrierter Anwendungen und wiederverwendbarer Dienste realisieren, weil sich Composite
Applications und komplexe orchestrierte Services schneller und perfekt auf ihre Anforderungen
abgestimmt erstellen lassen.
3.1.3. Connection-Pooling
Über das Prinzip des Connection-Poolings koppelt der Content-ESB alle Schnittstellen bzw.
Konnektoren zu externen Systemen oder Datenquellen. Durch diesen effizienten Mechanismus
wird die Performance des Content-ESB als Dreh- und Angelpunkt für Zugriffe auf diverse
Content-Repositories gewährleistet. Der Content-ESB fungiert dabei als Hub – eine konsistente,
bidirektionale Schnittstelle, die es ermöglicht, Anwendungen und Ressourcen schnell und einfach in unterschiedlichste Repositories und Geschäftsprozesse zu integrieren. Dabei werden
verschiedenste Verbindungen zu relationalen oder Volltext-Datenbanksystemen, GroupwareSystemen, ERP-Systemen, Dritthersteller-DMS bzw. ECM-Systemen etc. unterstützt.
3.1.4. Session-Management
Der CSP-Session-Manager verwaltet alle ein- und ausgehenden Anfragen an das Gesamtsystem. Darüber hinaus können im zugehörigen Session-Objekt wichtige Daten, wie User-Profil,
zwischengespeicherte Suchergebnisse (Pre-Fetching) etc., hinterlegt werden. Beim Login der
Anfragequelle (z.B. eines Windows-Clients) fordert der Content-ESB eine Session vom SessionManager an. Eine Session ist durch eine ID und einen Zeitstempel (time2live) markiert. Diese
Information wird der Anfrage in Form von Metadaten für die gesamte Dauer der Verarbeitung
mitgegeben. Der Zeitstempel definiert, wie lange eine Session gültig ist und somit für ServiceAnfragen verwendet werden kann.
3.1.5. Service-Routing
Bei der Nachrichten- und Service-Vermittlung verlangen serviceorientierte Architekturen den
durchgängigen Einsatz offener Standards. Eine SOA-Lösung, die abhängig von der Systemplattform agiert, ist grundsätzlich keine ideale Ausgangsbasis für eine serviceorientierte Architektur. Im Zweifelsfall schafft man sich eine zusätzliche Insellösung, wobei man ja gerade diesem
Wildwuchs entgegenwirken möchte. Der Content-ESB ist auf allen gängigen Systemplattformen einsetzbar.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die Dienstvermittlung über mehrere Stellen und meist
über weitere, mehr oder weniger zuverlässige, Trägermechanismen wie LAN, Intranet oder
auch das Internet erfolgt. Nicht zuletzt deshalb muss jeder Content-Enterprise-Service-Bus die
zuverlässige, asynchrone Nachrichtenvermittlung gewährleisten.
Strategisch setzen wir daher zur Kommunikation im Webbereich auf etablierte Protokolle wie
SOAP/HTTP bzw. zur nicht webbasierten, asynchronen Vermittlung auf den Java-Messaging
Service ( JMS). Außerdem verfügt der Content-ESB auch über Konnektoren zu alternativen
Transportkanälen wie WebSphere MQ. Betrachtet man den Kontext und den Reifegrad
aktueller SOA-Projekte, ist es darüber hinaus wichtig, Schnittstellen in Form herkömmlicher
APIs ( Java, COM) im Portfolio zu haben, um Dienste auch in nicht messageorientierte
Applikationen einbinden zu können. Der Nachrichtenaustausch selbst erfolgt unabhängig vom
Kommunikationsmodell durchgängig über XML.
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3.2. SERVICE-LAYER
webMethods Content Service Plattform (CSP) deckt ein weitreichendes Dienstportfolio ab und
stellt unseren Kunden nicht nur contentspezifische, sondern auch system- und geschäftsbezogene Dienste zur Verfügung. Einzelne Dienste sind zu sinnvollen Service-Prozessketten verlinkt
und können je nach Kundenanforderung nahezu beliebig erweitert, angepasst oder auch frei
definiert werden. Für eine bessere Übersicht wurde das Angebot von webMethods CSP in
folgende Servicekategorien unterteilt:
•Integration und Federation:
Nahtlose Integration bestehender Informations- und/oder Content-Quellen zur Vermeidung
von Medienbrüchen.
•User-Experience:
Flexible Integration der CSP Services in bestehende Benutzeroberflächen und Anwendungen.
•Content-Automation:
Automatisierung von integrierten kundenspezifischen Geschäftsprozessen und Service-Abfolgen, wobei diese wiederum als eigene gekapselte Services über die APIs angesprochen
werden können.
•Compliance und Analytics:
Einhaltung gesetzlicher und/oder vertraglicher Richtlinien für Prozesse und Dokumente.
•Case-Management:
An die Geschäftsprozess-Logik angepasste Zusammenstellungen aller angebundenen
Informationsquellen zur Unterstützung der elektronischen Vorgangsbearbeitung.
•System-Services:
Notwendige Basis aller CSP-Lösungen
- Enterprise-Services:
Erweiterung der CSP-Lösungen um Aspekte der Skalierung, Hochverfügbarkeit oder
verteilter Standorte.
Komponenten von webMethods CSP
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4. INTEGRATION und FEDERATION
Die Middleware-Komponente der CSP bietet Schnittstellen und Standard-Konnektoren zu
diversen Applikationen und Content-Repositories. Sie stellt deren Inhalte Benutzern und
Systemen in einer standardisierten Form zur Verfügung und ermöglichen eine transparente
Sicht und nahtlosen Zugriff auf jeglichen Content.
Die CSP-Middleware-Schicht bildet die integrative Backbone-Lösung der CSP und reduziert Kosten und Komplexität im Zusammenhang mit der Verteilung, dem Zugriff und der Optimierung
von unternehmensweitem Content. Die Middleware ermöglicht Organisationen jeder Größe,
ihr komplettes Spektrum an Content-Repositories und Geschäftsprozessen zu integrieren und
bietet die Möglichkeit, eine große Auswahl gängiger Content-Repositories, File-Systeme und
Datenbanken anzubinden. Betriebsfertige Konnektoren schaffen einen schnellen Zugang zu
diesen Repositories und können einfach modifiziert werden, um auch eigene Entwicklungen
und Custom-Repositories anzubinden.
Darüber hinaus vereinfacht die Middleware-Schicht die Migration in neue Content-Management- Systeme. Durch das Mapping von Metadaten wird ein nahtloser Export und Import von
Content ermöglicht, der zwischen Kunden, Lieferanten und Partnern ausgetauscht wird. Diese
Form der elektronischen Datenschnittstelle vereinfacht die Integration und vermeidet meist
aufwendige Migrationsprozesse.
4.1. KONNEKTOREN
Konnektoren sind das zentrale Interface zu Anwendungen von Drittherstellern, wie
CRM-, ERP-, EAI- oder Workflow-Systemen. Sie kapseln die Zugriffslogik
auf die durch sie verbundenen Repositories. Neben zahlreichen,
bereits bestehenden Standardkonnektoren können auch kundenspezifisch neue Konnektoren in die Lösung integriert werden, ohne die
CSP- Kernapplikation verändern zu müssen.
Die CSP-Integration-Services stellen die notwendigen Tools für die Integration in bestehende
Anwendungen zur Verfügung. Sie bestehen aus Sub-Services, die für bestimmte Applikationstypen spezielle Implementierungen des Integration-Services darstellen und somit zusätzliche
notwendige Funktionalitäten zur Verfügung stellen. Über einen Konnektor wird die Integration
in und von Fremdsystemen ermöglicht.
Ein Konnektor ist die eigentliche Implementierung der Integration-Services für den Zugriff auf
ein anderes System. Der Navision-Konnektor ist beispielsweise die Implementierung des ERPIntegrations-Services, ein anderes Beispiel ist der Domino-Konnektor für den bidirektionalen
Austausch von Daten. So besteht auch die Möglichkeit bestehende Archiv-/DMS-Lösungen mit
Hilfe solcher Konnektoren in die CSP zu integrieren, um auf die dort abgelegten Daten
zugreifen zu können.
Die Software bildet eine neutrale Schicht zwischen Bestandssystemen (Host und/oder ClientServer), Programmen und Content-Quellen (auch externe Archive) und stellt generische Dienste
für die Ablage, die Recherche und die Verwaltung von Content zur Verfügung. Diese Technologie vereinfacht die Integration von neuem Content, bietet absolute Plattformunabhängigkeit
und unterstützt alle gängigen relationalen Datenbanken.
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So hat ein Anwender die Möglichkeit, eine transparente, verteilte Suche in verschiedenen
Content-Repositories durchzuführen. Diese Services erzeugen Suchergebnisse, bilden Metadaten nach einem bestimmten Schema ab und führen sämtliche Informationen, die zur Suchabfrage gehören, zur anfordernden Anwendung zurück.
Bei den Konnektoren der CSP wird thematisch zwischen drei verschiedenen Arten unterschieden: den Content-Konnektoren, den Daten-Konnektoren und den Workflow-Konnektoren.
4.1.1. Content-Konnektoren
Über Content-Konnektoren wird der Zugriff auf Systeme ermöglicht, die Dokumente halten,
und diese nahtlos in das Gesamtkonzept integriert. Beispiele sind Mail-Server, File-Server,
Microsoft SharePoint oder aber auch vorhandene ECM- oder Archiv-Lösungen.
Über Content-Konnektoren bietet webMethods CSP eine einheitliche Sicht auf sämtlichen
Content, der in Zusammenhang mit einem spezifischen Prozess oder einem Thema steht.
Selbst wenn Inhalte auf unterschiedliche Content-Quellen verteilt sind, scheint es, als wären
sie in einem „virtuellen Repository“ für einen bestimmten Zweck angelegt. Diese virtuellen
Repositories schaffen Transparenz, unabhängig davon wie und wo Content in der Organisation
gespeichert und verwaltet wird.
Der Zugriff kann sowohl lesend als auch schreibend erfolgen und richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen. Die Inhalte werden nicht zwingend repliziert, sie werden lediglich reorganisiert, wodurch der Zugriff auf unterschiedliche Quellen über direkte oder abfragebasierte,
dynamische Verweise vereinfacht und beschleunigt wird.
Beispielhafte Integrationen gängiger Systeme finden sich in Kapitel 10 (Integrationsszenarien).
4.1.1.1. Grundlegende Konnektoren
Ein Set an grundlegenden Konnektoren erlaubt ebenso den systemnahen, direkten Zugriff auf
Daten von webMethods CSP. Die erforderlichen Berechtigungsstufen vorausgesetzt können
über diese Konnektoren komplexe und systemnahe Integrationen durchgeführt werden. So gibt
es zahlreiche Kunden, die bestehende ECM-Lösungen, wie FileNet oder IBM-ContentManager,
integriert und um weitere CSP-Funktionalitäten angereichert haben.
Index-Stores
Der CSP-Index-Store kann auf relationalen Datenbanksystemen wie DB/2, Oracle, Microsoft
SQL Server, JDataStore, mySQL etc., Volltextdatenbanksystemen, einer Kombination aus beiden
Systemen oder auch anwendungsspezifischen Systemen realisiert werden.
Durch das Integrationskonzept können, anders als bei anderen Systemen, auch fremde Datenbanken und Indexhaltungssysteme einfach als Index-Store integriert werden. Diesem Prinzip
folgend orientiert sich die Indexablage an bewährten Standards und nützt keine proprietären
Systeme.
Ein Index-Store beinhaltet die „Zeiger” auf die Objekte im Object-Store und zusätzlich die für
diese Objektklasse vordefinierten Indexwerte. Ein bis n Index-Stores können einen Teil eines
Content-Stores darstellen, wobei sie auf Objekte im Object-Store mit unterschiedlichen IndexDefinitionen referenzieren können.
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Object-Stores
Object-Stores verwalten die im System abgelegten und archivierten Objekte. Als Objekt werden
dabei Dateien beliebiger Formate wie Texte, Bilder, E-Mails, Web-Inhalte, Audio, Video etc.
bezeichnet.
Object-Stores ermöglichen ein mehrstufiges, revisionssicheres Ablagesystem durch die Konfiguration von Festplatten- bzw. Langzeitarchiven (WORM, MO, CD oder DVD).
Durch das CSP-Integrationskonzept können, anders als bei anderen Systemen, einfach externe
bzw. fremde Speicher- und Archivsysteme und universelle Repositories als Object-Store integriert werden. Zur Einbindung von Object-Stores steht die gesamte Konnektorenlandschaft der
CSP zur Verfügung.
4.1.1.2. Metadata-Managment
Content-Registration
Die Content-Registration ist der übergeordnete Metadatencontainer von webMethods CSP.
Metadaten, die nicht in den darunterliegenden Strukturen (Content-Hierarchy und ContentDefinition) verwaltet werden, können direkt in der Content-Registration abgelegt werden. Sie
werden durch eine eindeutige Content-ID identifiziert und so mit den erweiternden Daten aus
den untergeordneten Metadatencontainern vervollständigt.
Content-Hierarchy
Die Content-Hierarchy beinhaltet alle im System verwalteten und abgelegten Objekte sowie
Indexdaten. Sie stellt eine administrative Gliederung der verwalteten Inhalte (Content) dar und
kann entweder flach (eine Ebene) oder in beliebiger Tiefe hierarchisch (mehrere Ebenen) angelegt werden. Über diese flexible Struktur können auch Mandanten in Form von Kunden,
Unternehmen, Abteilungen etc. abgebildet werden.
Die Client-Components von webMethods CSP stellen neben der Content-Hierarchy auch eine
von der Hierarchie losgelöste Suche zur Verfügung. Die Hierarchie dient daher − neben der
raschen und einfachen Einschränkung der Suche auf bestimmte Archivbereiche − auch der
Übersichtlichkeit und der Navigation im Archiv sowie der Einschränkung von Zugriffsberechtigungen auf diverse Ablagebereiche bzw. -knoten.
Content-Definition
In der Content-Definition wird festgelegt, in welchen Index bzw. Object-Store(s) die Indexdaten
bzw. Objekte abgelegt werden. Die Content-Definition stellt also eine Zuordnung zwischen
Content-Hierarchy-Knoten und zu verwendenden Index- und Object-Stores dar. Im Gegensatz
zur Content-Hierarchy, welche die administrative Ablagestruktur repräsentiert, stellen die
Content-Definitions also die physische Ablagestruktur des Systems zur Verfügung.
Darüber hinaus wird definiert, welche Indexbegriffe zur Indizierung bzw. für anschließende
Suchabfragen zur Verfügung stehen. Auch diese Definition kann somit für jeden Knoten der
Content-Hierarchy separat erfolgen.
4.1.1.3. Streaming
Für den sicheren Zugriff auf Dokumente werden diese nicht einfach in Form von Links
publiziert, sondern ausschließlich zur anfragenden Stelle (User oder anfragendes System)
gestreamt − eingesetztes Protokoll und Port sind dabei von Instanz zu Instanz frei wählbar.
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Weitere Funktionen dieses Services sind unter anderem:
•Verteiltes Streaming zur Replikation auf mehrere Speicherorte
•Paralleles Streaming zur Lastverteilung
•HTTP-Streaming für Flexibilität bei Integration in Web-Anwendungen Dritter
•Sicherung der Übertragung über digitale Signatur
•Komprimierung der Inhalte zur Optimierung der zur Verfügung stehenden Bandbreite
4.1.1.4. Single-Instance-Storage
Durch den Single-Instance-Storage von webMethods CSP werden identische Dateien nur
einmal gespeichert. Zu diesem Zweck wird für jedes verwaltete Dokument ein Hash-Wert
erfasst und als ergänzende Information gespeichert. Mit dieser Information wird bei Eingang
eines neuen Dokuments überprüft, ob dieses bereits im System existiert und auf dieses
bereits vorhandene Dokument verwiesen. Ein praktischer Anwendungsfall zur Nutzung dieses
Hash-Werts ist die Generierung von Verwendungsnachweisen (z.B. in welchen anderen
Projekten wurde diese Zeichnung ebenfalls verwendet).
4.1.2. Datenkonnektoren
Die Datenkonnektoren schaffen Zugriff auf ergänzende Geschäftsdaten, die für Zuordnung oder
Änderung von Indexdaten benötigt werden. Diese Informationen können flexibel an mehreren
Stellen der Verarbeitungsprozesse eingebunden werden:
•Einbindung in die Benutzeroberflächen − beispielsweise um für eine Eingangsrechnung die
entsprechende Kostenstellen aus SAP zu holen
•Zur automatischen Ergänzung von Indexdaten
•Zur Steuerung von manuellen oder automatisierten Verarbeitungsprozessen (siehe Kapitel
7.0 CONTENT-AUTOMATION)
Entscheidend hierbei ist, dass ein Administrator lediglich die Zuordnung der Datenquelle vornehmen muss. Mit der Komplexität der Anbindung muss er sich nicht auseinandersetzen, da
sich diese im Konnektor verbirgt.
4.1.3. Workflow-Konnektoren
Die dritte Gruppe sind die Workflow-Konnektoren, die die Kommunikation mit angebundenen
Workflow-Systemen regeln. So verfügt webMethods CSP über ein gewisses gleichbleibendes
Grund-Set an Workflow-Befehlen, wie „Starte Prozess“ oder „Hole Prozessdaten“. Der WorkflowKonnektor nimmt auf dieser Basis die „Übersetzung“ in die Befehle der angebundenen
Workflow-Engine vor.
Durch die Kopplung DMS <> Workflow bestehen unterschiedlichste Möglichkeiten, um z.B.
Eingangsrechnungen automatisch zu erfassen und durch einen Freigabeprozess wandern zu
lassen oder basierend auf eingehenden Mails automatisiert Workflows anzustoßen.
So wird beispielsweise eine Eingangsrechnung gescannt, durch webMethods CSP abgelegt
und an den entsprechenden Workflow nur ein „Verweis“ auf das Dokument übergeben. Im
Rahmen des Prozesses ändern sich Indexdaten, die wieder dem Dokument rückgeführt
werden. Am Ende des Prozesses wird die Historie (z.B. wer hat wann was genehmigt) als
eigenes Dokument der ursprünglichen Rechnung angehängt und mit dieser archiviert.
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Zusätzlich kann die Prozessausführung aufgezeichnet und analysiert werden − die Basis für
eine nachhaltige Verbesserung der Prozessqualität.
BPM- bzw. Workflow-Systeme anderer Hersteller können mithilfe des entsprechenden Konnektors mit webMethods CSP durchgängig verbunden werden.
4.1.3.1. Welche Vorteile bietet BPM1?
Jedes Unternehmen verfügt über eine Vielzahl von Prozessen, sowohl direkt wertschöpfende
Kernprozesse als auch Support-Prozesse. Bedingt durch erhöhten Wettbewerbsdruck sowie die
weitreichende Globalisierung besteht zunehmend die Notwendigkeit, diese Geschäftsprozesse
integriert zu steuern und zu verbessern, um so Kostensenkungspotenziale zu realisieren, die
Effizienz und Effektivität der Organisation zu stärken und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
Genau hier setzt Business-Process-Management (BPM) an: Geschäftsprozesse werden weitgehend automatisiert und konsequent optimiert. Hierbei werden Kommunikationsprozesse, dokumentbasierende Prozesse, Geschäftsprozesse und Administrationsprozesse flexibel und
transparent vereint. Anders als zum Beispiel bei ERP (Enterprise-Ressource-Planning) stehen
nicht zentrale Datenbanken sondern die Prozesse selbst im Vordergrund.
BPMS (Business-Process-Management-Systeme) ermöglichen einem Unternehmen u. a.
Geschäftsprozesse zu erstellen, zu modellieren und zu visualisieren, zu analysieren, auszuführen
und zu lenken, zu optimieren, zu integrieren, zu überwachen, kurz: zu leben. Dadurch werden
die Prozesse deutlich schneller, transparenter, kunden-/mitarbeiterfreundlicher und damit
effizienter.
webMethods BPMS, die ganzheitliche BPM-Lösung der Software AG, umfasst das Prozessdesign
bis hin zur Prozessoptimierung von Front-Office- und Back-Office-Prozessen. Dabei erlaubt die
Lösung nicht nur die Automatisierung von Routinetätigkeiten und Ausnahmebehandlungen,
sondern auch die Orchestrierung von anspruchsvollen, historisch gewachsenen Prozessen, die
Menschen, Informationen und Applikationen einbeziehen und über Unternehmens- und
geografische Grenzen hinausgehen.
•Vereinheitlichung und erhöhte Transparenz von Geschäftsprozessen
•Erhebliche Reduktion der Bearbeitungszeit sowie der Prozesskosten
•Geschäftsprozesse können auf einer Plattform modelliert, integriert, überwacht, analysiert
und optimiert werden
•Erhöhte Flexibilität, Verarbeitung der Prozesse in Echtzeit und somit schnellere Reaktion
auf neue Information
•Anpassung an und Einhaltung von gesetzlichen Auflagen und Unternehmensnormen
•Vereinfachte Integration von Mitarbeitern, Partnern, Prozessen und vorhandenen Systemen
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Die einzigartige Art und Weise, wie ein Unter-
webMethods BPMS ermöglicht die Zusammenarbeit von Anwendern und IT-Mitarbeitern bei
nehmen seine täglichen Aufgaben bewältigt,
der Modellierung, Ausführung und der fortlaufenden Verbesserung unternehmensweiter
spiegelt sich in seinen Geschäftsprozessen wider.
Prozesse.
Business-Process-Management (BPM), sowohl
Software als auch Managementpraxis, bieten
4.2. SEARCH-SERVICES
die Möglichkeit, diese Prozesse zu modellieren,
zu verwalten und zu optimieren und so bedeu-
Zu den Herausforderungen von Enterprise-Content-Management- und Integrationssystemen
tende Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
zählt die Verwaltung extrem großer Datenmengen, die über das gesamte Unternehmensnetzwerk verteilt sind. Eine effiziente Verwaltung dieser Datenbestände kann nur durch einen
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zentralen, „Single Point of Access“ für die Gesamtheit der Informationen garantiert werden.
webMethods CSP bietet die Möglichkeit und Funktionalität zur nahtlosen Integration von Unternehmensapplikationen und -ressourcen. Die synchrone und asynchrone Ausführung von Suchanfragen auf verschiedensten Applikationen, Plattformen und Lokationen ist dazu ebenso
unverzichtbar wie die Konsolidierung der erzielten Suchergebnisse.
Diese Funktionalität wird durch „Search-Service“ zur Verfügung gestellt. Es behandelt alle
eingehenden Suchanfragen, interpretiert und analysiert diese und führt sie schließlich serverseitig aus. Dabei können sowohl relationale Datenbankanfragen als auch Volltextsuchen im
Standard durchgeführt werden.
4.2.1. Implementierung intelligenter Suchtechnologie
Das generische Design des CSP-Services erlaubt die Integration weiterer, intelligenter Technologien
in den Standard-Suchservice. Die nachfolgende Liste gibt einen kurzen Überblick über mögliche
Integrationsszenarien und Funktionalitäten des Search-Services:
•Fulltext-Search-Engines: Neben SQL-Abfragen und der Standardvolltextdatenbank, können
weitere, externe Volltextquellen in die Suche eingebunden werden
•External-Search-Engines: Einbindung beliebiger weiterer externer Such-Engines
•Externe DMS-/ECM-Systeme
•Result-Paging: Dieses Konzept erhöht die Such-Perfomance und verlagert die Aufbereitung
des Suchergebnisses vom Client auf den Server
•Consolidating-Searches: Werden mehrere Datenquellen über eine gemeinsame Suchanfrage
angesprochen, werden die Suchergebnisse durch den Search-Service zusammengeführt und
konsolidiert
•Transparency: Systemübergreifende Suchen stellen sich für den Benutzer analog zu
einfachen, internen Suchen dar; dies wird durch die Integration über definierte Layer und
unter Nutzung der XML-Technologie erreicht
4.3. CONVERSION-SERVICES
Der Conversion-Service ist für die Konvertierung (Transkodierung, Transformierung) von
Inhalten zuständig.
Unter Transkodierung versteht man die Konvertierung von Inhalten von einem Originalformat
in ein anderes. Das Transcoding-Modul erlaubt die Konvertierung und somit auch die Darstellung von Objekten in einem beliebigen benutzerspezifischem Format. Die Inhalte der eigentlichen Objekte werden hier bei der Konvertierung nicht verändert, lediglich das Format und die
Wiedergabe.
Beispiele für diese Konvertierung:
•TXT2XML
•TXT2PDF
•DOC2XML
•PDF2XML
•AFP2PDF
•FCFC2PDF
•U. v. m.
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Im Gegensatz zur Transkodierung manipuliert die Transformierung die Inhalte und nicht nur
deren Wiedergabe. Die Aufgabe der Transformierung kann in die Einzelschritte „Filtern von
relevanten Informationen aus dem Inhalt“, „Erweiterung/Ergänzung des Inhalts“ und „Änderung der Wiedergabe von Inhalten“ unterteilt werden. Für komprimierte oder kodierte Inhalte
werden durch entsprechende Filter-Algorithmen relevante Informationen aus dem Inhalt
extrahiert. Danach ist die entsprechende Erweiterung der Informationen bzw. die Definition
der Wiedergabe einfach. Diese Funktionalität ist beispielsweise für Reporting-Anforderungen
interessant (Style-Sheet-Handling, Output-Management etc.). Verschiedene Inhalte können auf
unterschiedliche Art und Weise dargestellt werden, gefilterte Informationen können anders als
der Rest dargestellt werden.
Die Conversion-Services der CSP können an jedem beliebigen Zeitpunkt eines DokumentenLifecycles eingebunden werden:
•Zum Zeitpunkt der Übernahme zur Speicherung/Archivierung in einem neutralen Format
(wobei ein Content auch in mehreren Formaten parallel vorgehalten werden kann)
•Zum Zeitpunkt der Anzeige (zum Beispiel für die Darstellung in einem Browser-neutralen
Format (siehe auch Kapitel 6.1.2 und Kapitel 6.1.3 „USER EXPERIENCE“)
•Im Zusammenhang mit Lifecycle-Services (siehe Kapitel. 8.3; z.B. soll ein ursprünglicher
Vertragsentwurf im Word-Format nach Freigabe automatisch in ein PDF/A umgewandelt
werden)
•Oder im Rahmen des Exports von Dokumenten (sei es durch den Benutzer oder automatisiert)
5. CASE-MANAGEMENT
Durch CSP-Services werden bestehende oder auch neu geschaffene Informationssysteme in
die Lösung integriert, automatisierte Verarbeitungen definiert und zugeordnet, Berechtigungen
zugeteilt und diese Informationen unter Berücksichtigung der vergebenen Berechtigungen
dem Benutzer zur Verfügung gestellt.
Der Bereich „CASE-MANAGEMENT“ stellt die an die Geschäftsprozess-Logik angepassten Zusammenstellungen dar. So werden die für den Benutzer oder Benutzergruppen relevanten
Informationen aus den angebundenen Ablagesystemen zu übersichtlichen Aktenstrukturen
zusammengefasst, zulässige Prozesse zugeordnet und der Start von Ad-hoc-Workflows ermöglicht. Es werden Abteilungspostkörbe, persönliche Postkörbe oder Aufgabenlisten definiert.
Der Benutzer kann nun mit einer kompletten Akte oder einem einzelnen Dokument einen in
der angebundenen Workflow-Engine definierten Prozess starten oder dessen Status nachverfolgen. Über Ad-hoc-Prozesse können Rückfragen gestartet und beantwortet oder Termine für
Wiedervorlagen festgelegt werden.
5.1. Visualisierte Ordnungsstrukturen
Die Darstellung elektronischer Akten mithilfe von webMethods CSP kann weit mehr sein als
die Sammlung von Dokumenten. Sie bietet neben ständiger Aktualität den Vorteil einer
permanenten, redundanzfreien Informationsverwaltung. Jedes einzelne Informationsobjekt, ob
Dokument oder Entscheidungsergebnis einer Workflowaufgabe, wird sofort an der richtigen
Stelle in der Akte eingefügt.
14
Abbildung 1: Strukturierte Aktendarstellung (Client.Components Windows)
Die Funktionalität der Abbildung unterschiedlicher Aktensichten ist integraler Bestandteil von
webMethods CSP. Die Darstellungen können durch einen Administrator oder geschulte KeyUser der einzelnen Abteilungen einfach konfiguriert und für einzelne Benutzer oder ganze
Benutzergruppen freigegeben werden. Neben den eigentlichen Inhalten der Akten können
auch „Aktendeckel“ definiert werden (Deckblätter mit eigenen Metadaten, die nicht bei jedem
Dokument mitgeführt werden), deren Metadaten automatisch aus Bestandssystemen
importiert werden.
Neben einer Struktursuche über die Taxonomien gibt es auch die Möglichkeit einer freien
Suche, wie man es von Suchmaschinen gewohnt ist (siehe dazu auch Kapitel 4.2. Search Services). Dies gilt sowohl für Aktendeckel als auch für die Inhalte der Akten. Ebenso ist eine
hilfreiche, kontextbasierte Suche möglich. Steht man beispielsweise in einer Vertragsakte in
einem Einzelvertrag, kann man von dort die mit diesem Einzelvertrag verlinkten Informationsobjekte wie den Rahmenvertrag durch einen einfachen Klick direkt erreichen.
Die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt, sind Benutzer auch in der Lage, innerhalb
vorgegebener Aktenstrukturen eigene dynamische Ordnerstrukturen (= Unterakten) zu
definieren.
Neue Dokumente können komfortabel aus dem Mail-Client oder dem lokalen File-System über
Drag und Drop bestehenden Aktenstrukturen zugeordnet werden. Dadurch entfallen weitere
manuelle Eingaben durch den Benutzer. Auch die Aktenzuordnung vorhandener Dokumente
kann durch den User via Drag und Drop verändert werden. Neue, definierten Kriterien entsprechende Objekte werden bestehenden Akten automatisch zugeordnet.
15
5.2. CHECK-IN/CHECK-OUT
Check-In-/Check-Out-Mechanismen spielen ausschließlich bei der Handhabung lebender
Dokumente eine wichtige Rolle. Durch die teils große Anzahl an Benutzern ist es die Aufgabe
dieser Mechanismen dafür Sorge zu tragen, dass Benutzer ihre Änderungen nicht überschreiben. Wird ein Dokument von einem Benutzer bearbeitet, wird dieses aus der Verwaltung
logisch „ausgecheckt“ und ist somit für den schreibenden Zugriff durch andere Benutzer
temporär gesperrt. Nachdem das Dokument durch den Bearbeiter wieder „eingecheckt“
wurde, steht es auch anderen Anwendern wieder zur Bearbeitung zur Verfügung.
5.3. VERSIONIERUNG
Als Versionierung bezeichnet man die Ablage alternativer Dateiversionen. Neue Versionen
eines Dokuments können sowohl automatisch im Rahmen der Check-In/Check-Out-Mechanismen als auch manuell durch berechtigte Benutzer angelegt werden. Sinn und Zweck ist die
Möglichkeit, vorige Versionsstände wiederherzustellen und Änderungen zurücknehmen zu
können.
5.4. EXPORT
Durch die Export-Funktionalitäten von webMethods CSP ist sichergestellt, dass auch der
Austausch von Informationen mit externen Partnern vereinfacht wird. Neben der Möglichkeit,
dass der Benutzer einzelne Dokumente oder auch Objekte in ein lokales Verzeichnis oder an
den lokalen Mail-Client übergibt, bestehen weitere Möglichkeiten, wie die automatisierte
Erstellung der Trefferliste in Form eines HTML-Files (als Inhaltsangabe mit Links auf die
exportierten Dokumente) oder der umfassende Export einer kompletten Akte.
Dieser Export-Service verfügt dabei über weitere Optionen:
•Export der Dokumente in Form eines zusammengefassten Dokuments
•Konvertierung der zu exportierenden Dokumente in unterschiedlichen Formaten zu einem
einheitlichen Format (z.B. PDF)
•Erstellung von Deckblättern unter Angabe der relevanten Indexdaten (einzeln oder gesamt)
•Anbringung eines Wasserzeichens/Stempels
•Zustellung des Export-Pakets per Mail oder Hinterlegung auf einem Server ab einer
definierten File-Größe und Zusendung einer Mail mit einem Link
•Vermerk des Exports im „Audit Trail” unter Angabe von User und Zeitpunkt
5.5. COLLABORATION2-SERVICES
2
Collaboration-Management: Methoden und Werk-
zeuge zur Optimierung von Informationsaustausch
und Kommunikationsverhalten sowohl innerhalb
des Unternehmens als auch mit Kunden und
Partnern. Collaboration-Management strukturiert
Information und optimiert die verbale und nonverbale Kommunikation. Die moderne Informations- und Kommunikationstechnik unterstützt das
Collaboration-Management und stellt zusätzliche
Die Gestaltung der innerbetrieblichen Kommunikation entscheidet maßgeblich über die
Produktivität der Mitarbeiter und die Effizienz ihrer Prozesse. Informationen müssen strukturiert vorliegen und schnell abrufbar sein, um auf interne und externe Anfragen reagieren zu
können. Planungen lassen sich einfach und kostengünstig koordinieren und Kontakte können
individuell und durchgängig gepflegt werden.
Wenn eine Organisation über verteilte Standorte verfügt oder mit externen Partnern kommuniziert, können diese auf Basis von webMethods CSP geordnet auf gemeinsame Ressourcen
zugreifen; dadurch werden Vorgänge deutlich beschleunigt.
Medien zur Verfügung.
16
Die wichtigsten Collaboration-Funktionen von webMethods CSP und seinen Client-Komponenten:
•Ad-hoc Workflows
− Mit und ohne Attachements
− Attachements sind der Nachricht in Form von Links angefügt
− Nachricht kommt direkt im integrierten Viewer zur Ansicht
− Versand an einzelne Benutzer oder auch Gruppen
− Weiterleitungsfunktion
− Möglichkeit der Ablehnung bzw. Setzen eines Erledigungsvermerks
− Wiedervorlagefunktionen
− Über Berechtigungssystem steuerbar
− Möglichkeiten der weiteren Automatisierung/Anpassung durch Scripting und/oder
Implementierung sog. „Custom Actions”
− Vermerk von Status und Bearbeitungsschritten über Audit-Trail-Services
•Postkörbe
− User- und/oder Gruppen-bezogen
− Definition über Rollenkonzept
− Über zentrales Berechtigungssystem steuerbar
− Wiedervorlagefunktionen
− Möglichkeiten der weiteren Automatisierung/Anpassung durch Scripting und/oder Implementierung sog. „Custom-Actions”
− Vermerk von Status und Bearbeitungsschritten über Audit-Trail-Services
6. USER-EXPERIENCE
Im Bereich der User-Experience sind CSP-Komponenten als
AJAX-, .NET- und Java-Komponenten auf Basis offener Standards, als
spezialisierte Komponenten (wie die leichtgewichtigen CSP Content.Mashups)
oder als native Microsoft-SharePoint-Listen verfügbar. Damit wird die übergreifende
Nutzung neuer, durch webMethods CSP bereitgestellte Funktionen innerhalb
der Geschäftsanwendungen auch auf unterschiedlichen Plattformen ermöglicht.
Der wesentlichste Aspekt an dieser Stelle ist, dass sich diese CSP-Komponenten nicht nur auf
Suche und Anzeige von Dokumenten beschränken. So können die Informationen aus JEDER an
webMethods CSP angebundenen Quelle durchsucht und kombiniert dargestellt werden. Auch
in einer angebundenen BPM-Lösung definierte Prozesse können über die CSP-Komponenten
bedient werden. Dafür typische Geschäftsbereiche und Anwendungsfälle sind: Schadensbearbeitung, Vertragsverwaltung, Kreditantragsverwaltung und -bearbeitung, Projektmanagement,
Personalverwaltung, Mitgliederverwaltung, Beschwerdemanagement, Patienten- und Mitgliederaufnahme, Verwaltungsprozesse im Sozialwesen, Betrugsbekämpfung und viele mehr.
Neben der gebotenen Benutzerfreundlichkeit lassen sich die CSP-Komponenten aus dem
Bereich User-Experience auch hinsichtlich einzubindender Funktionen und Corporate-Design
einfach anpassen.
Da sich alle Varianten nahtlos in die serviceorientierte Architektur von webMethods eingliedern, ist die Frage, welche Komponenten zum Einsatz kommen, primär von der vorhandenen
Infrastruktur und dem gewünschten Lösungsszenario abhängig.
17
6.1. CSP CLIENT.COMPONENTS
Die Client-Komponenten von webMethods CSP untergliedern sich in folgende Ausprägungen:
•Windows-Client-Komponenten,
•Web-Client-Komponenten
•Java-Client-Komponenten.
Auch können einzelne dieser Komponenten in bestehende Anwendungen integriert werden
(z.B. lediglich Darstellung des Viewers bei Anzeige eines Dokuments aus SAP oder Verwendung einzelner Web-Komponenten in bestehenden Portal-Lösungen).
Die Client-Komponenten können wie folgt unterteilt werden:
•Content-Hierarchy − für die technische Darstellung der zugrunde liegenden Ablagestruktur
•Generische Suchmaske
•Workbench − für die Darstellung von vordefinierten/gespeicherten Suchen, Aktenansichten,
Postkörben, Benachrichtigungen u.ä.m.
•Trefferliste
•Thumbnail-Preview
•Preview
•Viewer
•Eigenschaften-Fenster
•Import-Maske
•Kundespezifische Komponenten (die sowohl durch die Software AG als auch durch den
Kunden implementiert werden können; z.B. Implementierung des Bestellwesens im
externen Zentralarchiv)
Eine in Integrationsprojekten sehr hilfreiche Funktion ist die Möglichkeit, die Clients von
externen Applikationen über die Kommunikation mit webMethods CSP „fernsteuern” zu
können (z.B. „Beschlagworte aktuell geöffnetes Dokument mit folgenden Indexwerten…”).
Wobei dafür alle vom Server zur Verfügung gestellten Kommunikationskanäle verwendet
werden können (z.B. WebServices, MQ, JMS, …).
18
6.1.1. CSP Client.Components Windows
Die Windows-Komponenten der CSP Client.Components kommunizieren mit webMethods CSP
auf IP-Basis und sind ohne Einschränkungen in Terminalserver-Umgebungen einsetzbar.
Die Darstellung einzelner Funktionen ist ausschließlich abhängig von den Berechtigungen, die
auf Seiten des Servers vergebenen werden.
Abbildung 2: Screenshot Client.Components Win (Workbench, Trefferliste, Preview)
Der Einsatz der Windows-Variante der Client.Components empfiehlt sich bei intensiver Nutzung
von
•Aktendarstellungen,
•Drag- und Drop-Funktionen für Import und Änderungen oder
•Office- bzw. Mail-Integrationen.
Für eine vereinfachte Verteilung von Updates kann die Self-Update-Funktionalität des Clients
genutzt werden.
6.1.1.1. Offline-Synchronisation
Initiale Synchronisation
Im Kontext der Trefferliste steht dem Benutzer der Menüpunkt „Offline verfügbar machen“ zur
Verfügung. Nach Auswahl dieser Funktion erscheint ein Auswahldialog, über welchen der User
spezifizieren kann, ob „die gesamte Akte“ oder nur die „ausgewählten Dokumente“ synchronisiert werden sollen.
19
Um diese Auswahl in der Folge besser verwalten zu können, wird für diesen SynchronisationsJob auch ein Name vergeben. Es erfolgt ein Namensvorschlag, der aus der Bezeichnung der
Aktensicht abgeleitet wird, jedoch auch vom Benutzer überschrieben werden kann.
Danach startet dieser Synchronisations-Job und kann durch den Benutzer verwaltet werden.
Neben der lokalen Verwaltung dieser Synchronisations-Jobs werden diese für spätere Zwecke
auch auf Seiten des Servers pro Benutzer vermerkt.
Job-Verwaltung
Über die webMethods CSP Client.Components hat der Benutzer die Möglichkeit, die einzelnen
Synchronisations-Jobs und deren Parameter und Status zu sichten.
Neben der Anzeige des Fortschritts der aktuell laufenden Synchronisations-Jobs hat der Benutzer auch die Möglichkeit, laufende Synchronisations-Jobs zu unterbrechen oder zu stoppen.
Neben der automatischen Synchronisation bei Neuanmeldung kann der Benutzer die Synchronisation einzelner Synchronisations-Jobs auch manuell anstoßen (Menüeintrag über rechte Maustaste).
Nach erfolgter Synchronisation und bei Fehlern eines Synchronisations-Jobs wird der Benutzer
in Form einer Dialogbox über den Status informiert.
Sollte der Benutzer einen Synchronisations-Job löschen, werden auch die betroffenen lokalen
Daten (Objekte, Indexdaten und Volltextindex) automatisch gelöscht.
Funktionen der lokalen Instanz
Um den eingeschränkten Funktionen der lokalen Server-Instanz zu entsprechen, werden die
Funktionen des lokalen Servers und damit auch die Berechtigungen des Benutzers wie folgt
eingeschränkt:
Im Rahmen der Synchronisation wird lokal eine angepasste Ablagestruktur erstellt, die nur die
Knoten mit tatsächlichen lokalen Inhalten beinhaltet.
Gleichzeit werden die Inhalte der „Workbench“ auf die Liste der definierten SynchronisationsJobs (die so die lokal verfügbaren vordefinierten Suchen darstellen) reduziert.
Zusätzlich werden die Funktionen auf
•Suchen,
•Lesen,
•Drucken,
•Mailen,
•und lokales Speichern
eingeschränkt.
Um Unklarheiten vorzubeugen, wird dem Benutzer im Client deutlich angezeigt, wenn er an
der lokalen CSP Server-Instanz angemeldet ist.
20
Allgemeine Parameter
Für die Synchronisations-Jobs können durch den Benutzer allgemeingültige Parameter definiert
werden.
Dazu gehören im Speziellen
•AutoSync,
•der gewünschte Speicherplatz (um auch externe Laufwerke angeben zu können)
•und der Umfang des zu verwendenden Speicherplatzes („Quota“).
Bei Start der Synchronisation wird der verfügbare Speicherplatz überprüft und der User informiert,
falls die zu synchronisierenden Einträge den verfügbaren Speicherplatz überschreiten. Sollte kein
Quota-Wert angegeben worden sein, werden 80 Prozent des maximal verfügbaren Speicherplatzes angenommen (Spielraum für Volltextindex und spätere Synchronisationsvorgänge).
Technische Umsetzung
Im Rahmen des Client-Setups wird neben dem webMethods CSP-Client auch ein auf die wesentlichen Module reduzierter webMethods CSP Server installiert. Für die Verwaltung der Metadaten
kommt eine kompakte File-basierende Datenbank zum Einsatz.
Sobald der Benutzer für ein oder mehrere Dokumente die Offline-Synchronisation initiiert, übermittelt der zentrale CSP Server diese an die lokal laufende CSP-Server-Instanz. Dabei werden die
Objekte (= Dokumente), deren Indexdaten und auch deren Volltext-Extrakte übertragen und so
lokal verfügbar gemacht.
Kann der webMethods CSP Client den zentralen Server nicht erreichen (= Benutzer ist offline),
meldet er sich automatisch an der lokalen Server-Instanz an, und es kann wie gewohnt über
den lokalen Datenbestand recherchiert werden.
Sobald der Benutzer wieder mit dem zentralen Server verbunden ist, werden im Hintergrund
die zentralen gegen die lokalen Datenbestände abgeglichen. Um den Zeitaufwand für diese
Synchronisationen zu minimieren, werden bei einem solchen Abgleich nur veränderte Einträge
(neue Dokumente, veränderte Indexdaten etc.) behandelt.
21
6.1.2. CSP Client.Components Web
Die CSP Client.Components Web basieren auf dem Google-Web-Tool-Kit und bieten aufgrund
ihrer AJAX-Funktionen ein einzigartig flüssiges Look und Feel für Web-Anwendungen. Die CSP
Client.Components Web sind Browser-unabhängig und funktionieren ohne zusätzlich zu verteilende Controls, Apps oder Plug-Ins.
Abbildung 3: Screenshot Client.Components Web (Suchmaske, Trefferliste mit Thumbnails, Eigenschaften)
Für eine einheitliche Darstellung unterschiedlicher Dokumentenformate in einem webfähigen
Format kommen entsprechende Conversion-Services (siehe auch Kapitel 4.3) zum Einsatz.
Der Einsatz der CSP Client.Components Web empfiehlt sich in folgenden Einsatzszenarien:
•Zugriff von externen Partnern
•Nutzung im Kontext Intranet
•Integration in Portal-Anwendungen
6.1.3. CSP Client.Components Java
Die CSP Client.Components Java sind speziell auf die Erfassung von Massendaten (z.B.
Eingangsrechnungserfassung, Qualitätssicherung bei Scan-Dienstleistern u.ä.) und die
konsolidierte Darstellung von Business-Daten aus unterschiedlichen Quellen und Dokumenten
ausgerichtet.
Spezielle Funktionen bei Eingabefeldern erleichtern die rasche Erfassung, die verfügbaren
Funktionen werden automatisch in Abhängigkeit der dahinter liegenden Workflow-Informationen angezeigt.
22
Abbildung 4: Screenshot Client.Components Java (Eigenschaften, Komponenten für Positionsdatenerfassung,
Preview)
Für die eingebettete Darstellung unterschiedlicher Dokumentenformate kommen entsprechende Conversion-Services (siehe auch Kapitel 4.3) zum Einsatz. Durch „Java Web Start” kann
dieser Client auch direkt im Kontext eines Browsers gestartet werden.
6.2. CSP CONTENT.MASHUPS
Die CSP Content.Mash-Ups ermöglichen eine leichtgewichtige und völlig technologieunabhängige Einbindung von Mash-Ups in Webseiten (Inter- und Intranet). Innerhalb dieser Mash-Ups
können alle von der CSP zur Verfügung gestellten Informationen (z.B. Dokumente, Inhalte,
Daten und Prozessinformationen) konsolidiert dargestellt werden. Neue Mash-Ups können auf
Basis der zur Verfügung gestellten Java-API entwickelt und über Plug-Ins erweitert werden. Die
nahtlose Integration in vorhandene Seiten wird durch die Einbindung bestehender StyleSheets erreicht.
Durch die CSP-Mash-Ups werden portalähnliche Funktionen bereitgestellt, jedoch ohne den
schwergewichtigen technologielastigen Overhead von üblichen Portal-Lösungen.
23
Abbildung 5: Beispiel für CSP Content.Mash-Up
6.3. SHAREPOINT-LISTS
Neben den Integrationsmöglichkeiten der Inhalte aus Microsoft-SharePoint-Servern können die
Benutzeroberflächen des SharePoint-Servers auch für den Zugriff auf die durch webMethods
CSP bereitgestellten Inhalte und Dienste eingesetzt werden. Diese Variante ist speziell für
bestehende Intranet-Lösungen auf Basis von Microsoft SharePoint interessant, da SharePoint
um neue Funktionen und auch unternehmensweite Informationen erweitert wird. Die
Integrationsvarianten sind detaillierter unter Kapitel 10.3 beschrieben.
Abbildung 6: Darstellung einer CSP-Trefferliste in SharePoint-Oberfläche
24
6.4. CSP CLIENT.COMPONENTS CAPTURE
Als Bestandteil des CSP-Dienstportfolios bieten die CSP Client.Components Capture Funktionen
und Komponenten zur effizienten Erfassung, Erkennung, Indizierung und Archivierung aller zu
scannenden Papierdokumente.
6.4.1. Erfassung
Die CSP Client.Components Capture bieten umfangreiche Funktionen zur manuellen und
automatisierten Erfassung von Farb-, Graufstufen- und Schwarz/Weiss-Dokumenten über
professionelle Hochleistungsscanner. Die Scan-From-File-Funktionen ermöglichen zusätzlich
den Import von Dateien aus dem Netzwerk oder vom lokalen Arbeitsplatz.
6.4.2. Erkennung
Eine Reihe von Barcode-, Patchcode- und Leerseiten-Erkennungsverfahren zur Dokumenttrennung und Vorindizierung gewährleisten eine einfache und schnelle Dokumentverarbeitung.
Abbildung 7: Screenshot CSP Client.Components Capture
6.4.3. Bearbeitung
Die Qualität erfasster Dokumente kann über gängige Bildverarbeitungsmethoden, wie
Schwarzranderkennung, Schräglagenkorrektur, Entfernung von Flecken, Schattierungen und
Streifen, sowie durch die Anwendung von Bildverbesserungsfiltern erhöht werden.
25
6.4.4. Indizierung
Zur effizienten Indizierung der Dokumente stehen automatisch generierte Eingabemasken und
konfigurierbare Vorlagen zur Verfügung. Die Indizierung kann manuell, teilautomatisiert oder
vollautomatisch (siehe dazu auch Kapitel 7.3 KlassifiKations- und ExtraKtionsservices)
erfolgen, wobei auch an dieser Stelle Daten oder Services eingebunden werden können, die
von webMethods CSP zur Verfügung gestellt werden.
Abbildung 8: Screenshot Indizierungsmaske
6.4.5. Archivierung
Ausgewählte Dokumente oder der gesamte Scan-Stapel inklusive Indexkriterien werden nach
erfolgter Verarbeitung den webMethods CSP Content-Automation-Services (siehe Kapitel 7) zur
weiteren Verarbeitung übergeben.
6.4.6. Reports und Transaktionen
Der gesamte Vorgang wird über einen Prozessmonitor (siehe Kapitel 8.1) überwacht und
gewährleistet die transaktionssichere Archivierung der Dokumente auch bei asynchroner
Übertragung dezentraler Scan-Arbeitsplätze. Auf Basis der Prozessdaten können automatisiert
Berichte generiert werden, um die Systemadministration zu erleichtern.
26
7. CONTENT-AUTOMATIsierung
7.1. BUSINESS-SERVICES
Business-Services resultieren aus den Geschäftsprozessen und
Anforderungen des jeweiligen Industriesektors und sind eine
sinnvolle Kombination von Services der unterschiedlichen Kategorien.
Sie stehen somit immer in enger Verbindung mit kundenspezifischen
Geschäftsprozessen und den dazugehörigen Anwendungen.
Im Wesentlichen ist ein Business-Service damit die sinnvolle
Orchestrierung beliebiger Content-, Integration-, Compliance-, System- und EnterpriseSystem-Services. Siehe dazu auch folgendes Beispiel:
Angenommen wird ein Versicherungsunternehmen, in dem ein Business-Service „getInsurance“ alle zu einer bestimmten Versicherungsakte gehörenden Dokumente in einem
bestimmten Format (z.B. PDF) dem Service-Consumer zurückliefern soll. Ein möglicher
Dienstablauf innerhalb der CSP kann vereinfacht wie folgt skizziert werden:
•Business service: getInsurance(4711)
- System service: securityAuthentication ()
- System service: securityAuthorization()
-- Content service: searchContent(4711)
--- Integration service: accessERP(4711)
--- Integration service: accessEMail(4711)
--- Integration service: accessECM(4711)
--- etc.
-- Content service: GetSearchResult()
- Content service: returnSearchResult()
- Content service: retrieveContent()
-- Integration service: accessERP()
-- Integration service: accessEMail()
-- Integration service: accessECM()
-- etc.
-- Content service: convertContent(PDF)
- Content service: returnContent()
7.2. IO-QUEUES
Neben den Import-Möglichkeiten über die Client-Komponente und die zur Verfügung stehenden APIs können Dokumente auch über asynchrone Prozesse in webMethods CSP importiert
(z.B. COLD-Import) oder dort verändert (z.B. Update von Indexdaten) werden.
Für diese kommen die sog. „IO-Queues” von webMethods CSP zur Anwendung. Neben dem
Massenimport oder der Index-Änderung von Dokumenten können IO-Queues auch für
zahlreiche andere zu automatisierende Aufgaben verwendet werden.
Beispiele dafür sind:
•Synchronisation von Benutzern/Gruppen aus dem führenden Berechtigungssystem
•Automatisierter Import/Export von Dokumenten
•Automatisierte Konvertierung von Dokumenten
•Bereinigung von Speichersystemen
27
•Ausführung von Systemkommandos
•Auslesen von Dokumenteninformationen (z.B. EXIF-Daten aus Fotos)
•Schreiben/Lesen von Daten aus/in Datenbanken
•Anstoßen neuer Workflow-Instanzen in einer angebunden BPM-Engine (wie webMethods
BPMS)
•Oder die generelle Ausführung anderer CSP-Services
Die grundsätzliche Idee hinter diesen IO-Queues ist, dass Batch-Prozesse von Anwendung zu
Anwendung sehr unterschiedlich gestaltet sein können. Aus diesem Grund wird eine solche
IO-Queue aus mehreren Plug-Ins zusammengesetzt.
Ein solches Plug-In ist ein gekapselter Baustein, der eine bestimmte Funktion ausführt. Ein
Plug-In kann die unterschiedlichsten Funktionen, beispielsweise das Auslesen eines Text-Files
oder das Speichern von Indexwerten, in der CSP durchführen. Zum aktuellen Zeitpunkt verfügt
webMethods CSP über mehr als 220 unterschiedliche Plug-Ins.
Ein Queue wird über eine geordnete Liste von Plug-Ins definiert. Das erste Plug-In startet die
Verarbeitung der Queue und übergibt das Ergebnis (gemeinsam mit der aktuellen Session-ID)
an das nächste Plug-In. Das bedeutet, dass im Rahmen einer Queue-Session alle definierten
Plug-Ins vom ersten bis zum letzten durchlaufen werden.
Eine Queue kann entweder unter Nutzung eines Timers oder manuell über die Konsole oder
einen Service-Aufruf über die APIs gestartet werden.
Im Falle eines Fehlers wird das aktuell zu verarbeitende Objekt übersprungen und ein Fehlereintrag mit allen relevanten Informationen erstellt, der in weiterer Folge analysiert und
behoben werden kann, um das Paket erneut durch diese Queue verarbeiten zu lassen.
Das Konzept der IO-Queues sieht auch vor, dass ganze Queues oder auch einzelne Schritte der
Queue parallelisiert (Performance) oder auch mehrfach durchlaufen werden können (ein
typisches Beispiel hierfür wäre das Lesen eines Text-Files mit mehreren Zeilen, wobei jeder
der folgenden Einträge durch alle nachfolgenden Plug-Ins laufen soll).
7.3 KLASSIFIKATIONS- UND EXTRAKTIONSSERVICES
Der Einsatz der CSP-Klassifikations- und Indexwert-Extraktionsmechanismen ergibt einen
direkten „Return on Investment“ durch Eliminierung manueller Tätigkeiten und damit verbunden die Optimierung von Standardprozessen.
7.3.1. CSP Classify
CSP-Classify ist ein lernfähiger auf linguistischen Methoden basierter Service zur vollautomatischen Klassifizierung von elektronischen Dokumenten. CSP-Classify erkennt alle eingehenden
Dokumente auf Basis der langjährig und erfolgreich eingesetzten linguistischen Methoden von
maschineller Übersetzung und teilt diese den vordefinierten Profilen/Klassen zu (z.B. Rechnung, Lieferschein, Auftrag oder Sachbearbeiter). CSP-Classify eignet sich daher insbesondere
für eine Automatisierung und Beschleunigung von Erfassungsprozessen.
Die automatische Klassifizierung eignet sich besonders für die Erfassung von großen Dokumentenmengen, z.B. bei der Digitalisierung des gesamten Posteingangs bzw. der gesamten
Kundenkorrespondenz.
28
Klassifikation kann im System unterschiedlich genutzt werden:
•Sie kann helfen, neue oder auch bereits bestehende Dokumentenmengen zu strukturieren,
indem ähnliche Dokumente zusammengruppiert werden (z.B. Rechnungen Lieferant A,
Lieferant B etc.).
•Sie kann benutzt werden, um einen Arbeitsablauf zu steuern: E-Mails zu Lebensversicherungen gehören in Abteilung A, solche zu Autoversicherungen in Abteilung B.
•Sie kann helfen, irrelevantes Material zu filtern.
7.3.2. Extraktionsservice
Auf Basis der Klassifikation von Dokumenten können in einem weiteren Schritt relevante Indexdaten extrahiert werden. Auf Basis des erkannten Dokumententyps wird die geeignete Erkennungstechnologie ausgewählt. Dabei nutzt das System logische Regeln, Schlüsselwörter, fortschrittliche Farbverarbeitungsfunktionen, künstliche Intelligenz und ausgefeilte Lernalgorithmen.
Die zu erfassenden Informationen werden identifiziert und interpretiert und im selben Zug mit
bestehenden Daten aus den angebundenen Datenquellen (siehe Kapitel 4.1.2 Data Connectors)
wie Datenbanken, dem SAP-, Oracle- oder anderen CRM- und ERP-Systemen abgeglichen.
Aufgrund der „Lernfähigkeit“ der Extraction-Services, sind diese in der Lage, neue, bisher
unbekannte Dokumente zu erkennen, wodurch Effizienz und Genauigkeit im Lauf der Zeit
immer weiter steigen. Es werden handschriftliche und maschinengeschriebene Dokumente,
Barcodes und zu markierende Felder verarbeitet. Zudem werden in Echtzeit statistische Daten
über die Dokumente in Arbeit (siehe dazu auch Kapitel 8.1 Process-Monitoring) geliefert.
8. COMPLIANCE 3 UND ANALYse
Basel II, EuroSOX etc., zahlreiche Gesetze und Regularien stellen ungewohnt hohe
Anforderungen an Unternehmen. Diese Richtlinien haben mehr Transparenz bei
Geschäftsprozessen zum Ziel, und diese stehen in engem Zusammenhang mit
Dokumenten und Inhalten. Die Berichts- und Dokumentationspflicht
von Transaktionen ist anspruchsvoller als noch vor wenigen Jahren.
Auch die Geschäftswelt hat sich gewandelt und ist komplexer
geworden. Geschäftsprozesse beschränken sich schon lange nicht
mehr nur auf Papier. Internetkommunikation und dynamische
Datenformate haben das Geschäftsgebaren wesentlich facettenreicher gemacht. In den
meisten Fällen werden solche Abläufe beispielsweise von den klassischen kaufmännischen
Anwendungen (ERP) nur eingeschränkt unterstützt. Neue prozessunterstützende IT-Lösungen
sind erforderlich, die diese Fülle an gesetzlichen und unternehmerischen Richtlinien anwendungsübergreifend abdecken.
3
Der Begriff Compliance bezeichnet die Gesamtheit
Die unter Basel II und Solvency II definierten Richtlinien zwingen Banken oder Versicherungen
aller Maßnahmen, die das regelkonforme Verhal-
nicht, ein ECM-System einzuführen, aber es gibt kaum eine Alternative. Der Druck auf die
ten eines Unternehmens, seiner Organisations-
Unternehmen steigt, Prozesse effizienter und damit kostengünstiger zu gestalten.
mitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf
alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen.
Diese Bereiche werden durch webMethods CSP in verschiedenen Ausprägungen abgedeckt.
Darüber hinaus soll auch die Übereinstimmung
Im einfachsten Fall betrifft dies die Zuteilung von Berechtigungen auf Dokumente, Prozesse
des unternehmerischen Geschäftsgebarens mit
und Funktionen. Aber auch die zuvor erwähnten Automatisierungsprozesse (siehe Kapitel 7)
allen gesellschaftlichen Richtlinien und Wert-
können überwacht und ausgewertet werden. Die Daten können entweder im Kontext der
vorstellungen gewährleistet werden.
29
CSP-Client-Komponenten (siehe Kapitel 5) oder in Form automatisch erstellter und zugestellter
Berichte zur Ansicht gebracht oder anderen Applikationen, beispielsweise BAM, zur weiteren
Nutzung übergeben werden. Funktionen für die Überprüfung und Anbringung digitaler
Unterschriften oder die Überwachung der eingebundenen Systeme runden diesen Bereich ab.
8.1. PROCESS-MONITOR
Wenn ein Dokument in seinem Lebenszyklus mehrere Stationen durchläuft, die nicht zusammenhängen, besteht immer das potenzielle Problem, dass an den Schnittstellen Dokumente
beschädigt werden oder sogar verloren gehen. Ein typisches Beispiel dafür ist die asynchrone
Übergabe von Dateien von einem externen Scanner an das Dokumenten-Management-System.
Wie kann man sicherstellen, dass alle Dokumente korrekt und vollständig übergeben wurden?
An diesem Punkt setzt der Process-Monitor von webMethods CSP an. Er wurde entwickelt, um
den kompletten Verarbeitungsprozess und alle damit verbundenen Transaktionen von der
Erstellung bis zur Endarchivierung eines Dokuments zu kontrollieren. Durch detaillierte
Protokollierung aller Schritte kann jederzeit festgestellt werden, ob Dokumente korrekt
abgearbeitet bzw. weitergeleitet wurden. Die Verwendung von Prüfsummen erlaubt es zum
Beispiel zu kontrollieren, ob Dokumenteninhalte bei der Übertragung verändert wurden.
Abbildung 9: Bericht über einen erfolgreich abgeschlossenen Importprozess (Client.Components Web)
Der Process Monitor bietet durch automatisch generierte Reports (siehe Kapitel 8.6) die
Möglichkeit, Schwachstellen im System zu erkennen und generelle Statistiken über das
System zu erstellen.
30
8.2. AUDIT-TRAIL-SERVICES
Basierend auf der webMethods CSP stellt das Modul CSP-Audit-Trail zusätzliche Funktionalitäten für die Prozess- und Dossier-Sicht sowie die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von
Unterlagen zur Verfügung. Das bedeutet, dass neben dem eigentlichen Inhalt von Records
(Unterlagen/Akten inkl. Metainformationen) auch der Entstehungszusammenhang von der
Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung am Ende des Lebenszyklus berücksichtigt
und dokumentiert wird.
Abbildung 10: Einsehen des Audit Trails eines Dokuments (Client.Components Windows)
8.3. LIFECYCLE-SERVICES
Die Lifecycle-Services von webMethods CSP ermöglichen die automatisierte Kontrolle der
verwalteten Objekte während ihres kompletten Lebenszyklus innerhalb des Unternehmens.
•Erstellung
•Indexierung
•Speicherung
•Verwaltung / Bearbeitung
•Verteilung
•Vernichtung
Die Lifecycle-Services automatisieren und kontrollieren den Übergang eines Inhalts von einem
Zustand zum nächsten. Auslöser für einen solchen Übergang können sowohl CSP-interne
Informationen (z.B. Indexwerte oder Zustände) als auch von außen (z.B. über Workflows)
angestoßene Ereignisse oder Zustände sein.
31
Im Rahmen eines solchen Prozess-Schrittes können unterschiedliche Aktionen durchgeführt
werden (Beispiele):
•Anreicherung eines Dokuments mit Indexdaten aus externen Informationsquellen
•Konvertierung eines Dokuments
•Umlagerung eines Dokuments von Speichermedium A auf Speichermedium B
•Schreiben von Informationen an andere Applikationen oder Datenbanken
•Auslösen von Workflows
•Benachrichtigungen
•Entfernen einzelner Objekte oder eines kompletten Contents
•Melden der Zustandsänderung an den Audit-Trail-Service
•U.v.ä.m.
Die freie Definition der einzelnen Regelwerke und Aktionen ermöglicht die rasche Umsetzung
der unterschiedlichen Kundenanforderungen an dieses Thema.
8.4. DIGITAL SIGNATURE-SERVICES
Der Service webMethods CSP Digital Signature erweitert die Funktionalität der Content-Service- Plattform und erlaubt die Einbindung qualifizierter, moderner elektronischer Signaturen
externer Zertifizierungsdienste.
Damit können ausgehende Dokumente sowohl Client- als auch Server-seitig (automatisiert)
mit Signaturen versehen und vorhandene Signaturen in eingehenden Dokumenten auf ihre
Gültigkeit überprüft werden. Darüber hinaus stehen auch spezielle Funktionen für Nach-Signierungen und damit verbundene Zeitstempel zur Verfügung.
8.5. MONITORING4 UND USE-CASE-SIMULATION
8.5.1. System-Monitoring
Als Bestandteil des CSP-Dienstportfolios bietet der CSP-System-Monitoring-Service eine
leis- tungsstarke Komponente zur Überwachung unternehmensweiter Content-Repositories
und kompletter IT-Landschaften. Die Verfügbarkeit elektronisch gespeicherter Informationen ist
für viele Unternehmen von kritischer Bedeutung. Ausfälle und Datenverlust können im
schlimmsten Fall hohe finanzielle Schäden verursachen. Es dazu gar nicht erst kommen zu
lassen, ist die Aufgabe des CSP-System-Monitoring-Services.
Die System-Monitoring-Services sind ein effektives Werkzeug zur umfassenden Überwachung
kompletter IT-Systeme. Die Granularität des Monitoring-Services erlaubt die Überwachung
einzelner Dienste, Server oder gesamter Prozesse.
4
Monitoring ist ein Oberbegriff für alle Arten
der systematischen Erfassung, Beobachtung oder
Überwachung eines Vorgangs oder Prozesses mit
technischen Hilfsmitteln oder anderen Beobachtungssystemen. Ein Monitoring-System ermöglicht
es, in die betreffenden Prozesse einzugreifen bzw.
Die Ergebnisse der System-Services können entweder in vorhandenen System-Monitoring-Lösungen (via SNMP) oder in der Lösung „CSP Watchguard” visualisiert werden. Mit der umfangreichen Lösung „CSP Watchguard“ haben Kunden sowohl CSP-spezifische als auch allgemeine
Systemdienste im Überblick. Parameter, wie etwa Verfügbarkeit von Servern/Applikationen,
Festplattenplatz, Speicher- und CPU-Auslastung etc. werden ebenso überwacht wie gänzlich
kundenspezifische Szenarien (z.B. Überwachung von Mail-Datenbanken).
sie zu steuern, wenn sich abzeichnet, dass der
Prozess nicht den gewünschten Verlauf nimmt.
32
8.5.1.1. Use-Case-Simulation
Der Monitoring-Service bietet eine proaktive Systemüberwachung. Probleme schon in ihrer
Entstehungsphase erkennen sowie erforderliche Maßnahmen sofort einleiten und nicht erst,
wenn es bereits zu spät ist! Auf diesem Grundgedanken setzt das Use-Case-basierende Überwachungsszenario des System-Monitoring-Services auf. Neben der allgemeinen Systemüberwachung können Use-Cases (z.B. Recherche, Archivierung, Sicherheitsprüfungen etc.) definiert
und aktiv in das Monitoring eingebunden werden. Bei der Ausführung eines Use-Cases wird
dabei das Antwortzeitverhalten gemessen. Wird ein bestimmter Wert überschritten, löst das
System eine gewünschte Reaktion z.B. in Form einer E-Mail oder SMS aus.
8.5.2. Visualization-Cockpit
Ein übersichtliches, webbasiertes Cockpit liefert dem Systemadministrator alle Informationen,
um eine rasche und effiziente Systemdiagnose durchführen zu können. Dazu wird der Status
jedes Systems oder ganzer Systemgruppen farblich dargestellt (Grün/Orange/Rot); bei
Statusübergängen werden frei definierbare Aktionen ausgeführt. Durch Reports und Auswertungen, die auf Basis der gesammelten Messdaten automatisch generiert werden, werden
Administration, Nachvollziehbarkeit und grafische Auswertungen zusätzlich erleichtert.
Abbildung 11: Darstellung der Messdaten aus den System-Monitoring-Services
8.6. REPORTING-SERVICE
Der Reporting-Service stellt den Schlüssel zu allen durch webMethods CSP bereitgestellten Daten
dar. Mit dem CSP-Reporting-Service können interaktive, tabellarische, grafische oder Freiformberichte aus allen Daten erstellt werden, die von webMethods CSP oder anderen an webMethods
CSP angebundene Datenquellen geliefert werden. So können nicht nur spezifische Auswertungen
zu Dokumenten (z.B. Audit-Trail; siehe Kapitel 8.2, Records-Management) oder Mengen sondern
auch zu Verarbeitungsprozessen (siehe Kapitel 8.1, Process-Monitor) oder dem System-Monitoring
(siehe Kapitel 8.5) generiert werden.
33
Berichte können automatisch veröffentlicht und die Berichtsverarbeitung geplant werden.
CSP-Reporting-Service ermöglicht außerdem das Erstellen von Ad-hoc-Berichten basierend auf
vordefinierten Modellen und das interaktive Durchsuchen von Daten in dem Modell. Es kann eine
Auswahl aus verschiedenen Anzeigeformaten getroffen werden, Berichte können in andere
Anwendungen exportiert und veröffentlichte Berichte abonniert werden. Erstellte Berichte können
entweder über die CSP Client.Components zur Anzeige gebracht oder über andere Kommunikationskanäle zur Verfügung gestellt werden.
9. SYSTEM-SERVICES
System-Services sind essentielle Funktionen, die den Betrieb der angebotenen Lösung sichern.
Sie stellen nicht unmittelbar Funktionalitäten für die Ver- und Bearbeitung von Content zur
Verfügung, sondern erfüllen grundlegende, technische Anforderungen (z.B. Security-Management, Transaktionsmanagement, Reporting, etc.).
9.1. SECURITY-SERVICE
Der Security-Service bildet gemeinsam mit der Benutzeradministration das Kernstück des umfassenden CSP-Sicherheits- und Berechtigungskonzepts. Aufbauend auf Rollen können über den
Security-Service-Berechtigungen in unterschiedlicher Tiefe wahlweise vergeben werden auf:
•Benutzer-, Gruppen-, Rollenebene (User-Security)
•Beliebige Knoten der Archivstruktur und zugehörige Dokumentenindizes (Content-Security)
•Einzelne Services und deren Funktionen (Service-Security)
•Administrationsbereiche
Über dieses Konzept ist es somit möglich Berechtigungen nicht nur auf verwaltete Daten und
Objekte und Indizes, sondern darüber hinaus auf Programmressourcen und Programmteile in
nahezu beliebiger Tiefe zu vergeben. Damit können neben gängigen Zugriffsberechtigungen
wie „Benutzer darf System administrieren“, „Benutzer darf nur bestimmte Objekte einsehen“,
„Benutzer darf Objekte lesen/schreiben/löschen“ etc., auch komplexe Berechtigungsgebilde
konfiguriert werden, z.B. „automatisierte Prozesse haben nur Zugriff auf von ihnen benötigte
Daten und Funktionen“, „Mandant A hat nur auf bestimmte Systemressourcen Zugriff“ etc.
Die Systemarchitektur von webMethods CSP ist durch einen hohen Grad an Integrationsfähigkeit und Flexibilität gekennzeichnet. Diesem durchgängigen Konzept folgend integriert sich die
rollenbasierte Benutzeradministration in zahlreiche Benutzerverwaltungssysteme:
•LDAP-fähige Verzeichnisdienste (openLDAP, MS Active Directory Service etc.)
•JDBC-fähige Datenbanksysteme (MS SQL, DB/2, Oracle etc.)
•Kundenspezifische Sicherheitssysteme
Durch einen getrennten Authentifizierungs-/Autorisierungsmechanismus kann bei Bedarf auch
eine Kombination der oben genannten Sicherheitssysteme erfolgen. So kann die Authentifizierung beispielsweise über Microsoft Active Directory erfolgen, die Vergabe der Benutzerrechte
aber Datenbank-basierend.
34
9.1.1. Authentifizierung
Der Mechanismus der Authentifizierung bezieht sich auf die Prüfung der Identität eines
Benutzers oder Programms, der bzw. das Zugriff auf webMethods CSP erhalten möchte. Der
Authentifizierungsmechanismus bezieht sich dabei vorwiegend auf Benutzernamen bzw.
Systemnamen und die zugehörigen Passwörter. Die Authentifizierung über vertraute, externe
Authentifizierungsmechanismen ist aber ebenso möglich.
9.1.2. Autorisierung
Die Autorisierung legt fest, über welche Berechtigungen der authentifizierte Benutzer im
System verfügt. Dabei kann das gesamte CSP-Rechteportfolio ausgeschöpft werden. Die
Berechtigungen werden rollenbasiert vergeben und umfassen mehr als 30 individuelle
Berechtigungseinstellungen.
9.1.3. Single Sign-On
Gerade in anspruchsvollen Integrationsszenarien kommt der applikationsübergreifenden
Realisierung von Sicherheitskonzepten eine besondere Bedeutung zu. webMethods CSP unterstützt dabei mehrere Mechanismen, um ein Single Sign-On (SSO) der Gesamtlösung zu verwirklichen. Single Sign-On bedeutet somit, dass ein Benutzer nach einer einmaligen Authentifizierung auf alle Rechner und Dienste, für die er berechtigt ist, zugreifen kann, ohne sich
jedes Mal neu anmelden zu müssen.
Single Sign-On bietet unter anderem den Vorteil, dass nur noch eine einzige Authentifizierung
notwendig ist, um auf alle Systeme zugreifen zu können und daher der Zeitfaktor reduziert
werden kann. Darüber hinaus stellt SSO einen Sicherheitsgewinn dar, da das Passwort nur
einmal übertragen werden muss.
9.1.4. Credential-Forwarding
Eine Alternative zu Single Sign-On ist die Funktion des Credential-Forwardings. Dabei muss der
Benutzer auch nur einmalig seine Zugangsdaten bereitstellen, diese werden dann von einem
führenden System an die beteiligten Applikationen weitergeleitet.
9.2. Logging-Service
Die Erstellung von Systemmeldungen erfolgt wahlweise in Form von Textdateien, Datenbankeinträgen, Meldungen an bestehende Systemmonitoring-Tools oder anderen implementierten
Logging-Erweiterungen (RSS-Feed, Patrol, E-Mail u.ä.m.). Log-Level (TRACE, DEBUG, INFO,
WARN, ERROR) und die Form von Auswertungen über Reports sind frei definierbar.
9.3. SESSION-MANAGEMENT
Siehe 3.1.4, Session-Management
9.4. CONNECTION-POOLING
Siehe 3.1.3, Connection-Pooling
35
9.5. MESSAGING
Siehe 3.1.5, Service-Routing
9.6. ADMINISTRATION
Über ein zentrales Administrations-GUI werden folgende Administrationsmodule für die
Konfiguration und Verwaltung von webMethods CSP zur Verfügung gestellt:
•Konfigurations-Editor
•Content-Manager
•Security-Editor
•Rule-Editor
•User-Administration
•Wizard-Modul
•Konsolen-Modul
•Status-Monitor
•Verwaltung von Konfigurationsversionen
Über die Admin-Ware können alle in das Gesamt-Konzept eingebundenen CSP-Instanzen
verwaltet werden. Auch der Zugriff auf die einzelnen Module durch unterschiedliche Administrator-Gruppen wird über Berechtigungen gesteuert.
Die „Admin-Ware” wird im Browser-Kontext gestartet und kann so auch dezentral aufgerufen
werden.
Abbildung 12: Screenshot Admin-Ware
36
9.7. ENTERPRISE-SYSTEM-SERVICES
Enterprise-System-Services, als Erweiterung zu den angeführten grundlegenden Systemservices, tragen einer unternehmensweiten, verteilten Architektur Rechnung. Sie umfassen
z.B. effizientes Caching, die Replikation von Inhalten in verteilten Caches und die optimierte
Offline-Bearbeitung ohne die Gefahr von Konsistenzproblemen. Ein Load-Balancing-Dienst
stellt die effiziente Nutzung der bestehenden IT-Infrastruktur sicher.
9.7.1. Caching/Replication-Service5
webMethods CSP bietet mehrere Cache-Szenarien zur optimalen Unterstützung von Archivierungs- und Rechercheanfragen. Der Caching-Service stellt verschiedene Caching und PreFetching-Algorithmen zur Verfügung, die in webMethods CSP konfiguriert werden können. Im
Folgenden werden die drei wesentlichsten Aufgaben in Zusammenhang mit der Bearbeitung
des Caches kurz beschrieben.
9.7.1.1. Cache-Recovery
Cache-Recovery wird für das initiale Caching der Inhalte von einem oder mehreren ContentStores nach definierbaren Kriterien verwendet. Das Ziel ist ein schnellerer Zugriff auf Inhalte,
indem Zugriffswege bzw. Zugriffszeiten beschleunigt werden. Es können unterschiedlichste
Parameter für Cache-Recovery definiert werden (Zeit/Tag, Häufigkeit, Umfang etc.).
9.7.1.2. Cache-Update
Über Cache-Update wird die Aktualität der Daten im Cache sichergestellt − auch über die
unterschiedlichsten Parameter definierbar (siehe Cache-Recovery).
9.7.1.3. Cache-Cleanup
Cache-CleanUp ist für die Überwachung und Sicherstellung von Cache-Größen zuständig. Die
zuvor beschriebenen Tätigkeiten stellen sicher, dass Inhalte in einem Cache rasch im Zugriff
sind, während Cache-Cleanup für die Bereinigung solcher Caches nach definierten Kriterien
zuständig ist.
So kann beispielsweise festgelegt werden, dass alte Inhalte (älter als ein definiertes Datum)
aus dem Cache entfernt werden, um so wieder Platz für aktuellere angefragte Inhalte zu
schaffen.
9.7.1.4. Replication-Service
Der Replication-Service stellt sicher, dass ein und dasselbe Objekt (z.B. Dokument), das in
verschiedenen Content-Stores abgelegt ist, überall identisch ist und nicht verschiedene
Varianten vorhanden sind, die beispielsweise durch Änderungen entstanden sein können.
Anwendungsfälle:
5
Cache bezeichnet einen schnellen Puffer-Speicher,
•Verteilte Content-Stores einer Unternehmenszentrale und möglicher Niederlassungen
der in Enterprise-Content-Management-Systemen
•Cluster-Lösungen (siehe auch Cluster-Modul)
Dokumente und sonstige archivierte Daten zu
(unabhängig davon ob Index- und/oder Object-Store verteilt sind oder nicht)
zum Einsatz kommt, um den schnellen Zugriff auf
gewährleisten. Der Cache enthält Kopien von
Der Replication-Service übernimmt die durch Parameter definierbare Replikation gespeicherter
Inhalten des Archivspeichers, der beispielsweise
Daten.
auf revisionssicheren aber langsameren Medien
liegen kann, und beschleunigt somit den Zugriff
darauf.
37
9.7.2. Load-Balancing/Clustering Service
Bei erhöhten Anforderungen an die Verfügbarkeit der Gesamtlösung und bei großen Lasten in
Zugriff und Verarbeitungsmengen empfiehlt sich der Einsatz von Cluster-Lösungen oder des
Load-Balancings von webMethods CSP
Aktive/passive Cluster auf Basis des eingesetzten Betriebssystems sind typische Hochverfügbarkeits-Szenarien. Durch die Persistierung der aktiven CSP-Sessions entstehen für die
Benutzer im Fall eines Fail-Overs lediglich minimale Unterbrechungen (für die Dauer des
automatischen Umschaltens von einem Cluster-Node zum anderen).
Das CSP-Load-Balancing bietet zusätzlich eine flexible Lasterverteilung aller anstehenden
An- fragen über mehrere CSP-Instanzen. Eine anstehende Anfrage wird automatisch von dem
CSP-Server mit der geringsten Last verarbeitet.
Vorteile solcher Installationen sind:
•Hohe Verfügbarkeit
•Schnellere Zugriffe
•Minimierte Stehzeiten
•Lastverteilung und damit optimale Skalierbarkeit
9.8. LICENSE-SERVICE
Der CSP-License-Service dient der Administration der Lizenzen. Lizenzen sind nicht nur
Produkten und den angebundenen Benutzern zugeordnet sondern auch einzelnen Services.
Das Lizenz-Modul unterstützt ASP (Application-Service-Provider)-Geschäftsmodelle, da nahezu
jeder Event validiert, geloggt und damit auch verrechnet werden kann.
Die Aufgabe des License-Service ist, zu überprüfen, ob zu jedem Zeitpunkt für einen angeforderten Funktionsaufruf bzw. eine Anfrage eine gültige Lizenz verfügbar ist. Zu diesem Zweck
validiert der License-Service die Funktion gegen den vorhandenen Lizenz-Vorrat. Der LizenzVorrat ist die Sammlung aller verfügbaren Funktionen innerhalb von webMethods CSP und ihre
jeweilige Anzahl; d.h. der Lizenz-Vorrat repräsentiert den Funktionsumfang erweitert um die
Lizenzinformationen.
10. BEISPIELHAFTE INTEGRATIONSSZENARIEN
10.1. MAIL- UND GROUPWARE-KONNEKTOREN
Standardkonnektoren zu diversen E-Mail und Groupware-Awendungen (wie Microsoft
Exchange, Domino, Goupwise etc.) ermöglichen die benutzerdefinierte oder vollautomatisierte
Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails und/oder deren Zuordnung zu Vorgängen.
Im Zusammenhang mit der Archivierung von E-Mails sind zunächst unterschiedliche Anforderungen zu betrachten:
•Die Zuordnung einzelner Mails zu bestehenden oder neuen Geschäftsvorfällen durch den
Anwender.
38
•Die regelbasierte automatisierte serverseitige Archivierung/Auslagerung von E-Mails und
anderen Datenbank-Objekten zur Entlastung des Servers, ohne eine spezielle Zuordnung zu
Geschäftsfällen oder Akten.
•Die automatisierte Archivierung von E-Mails aus bestimmten Postfächern (z.B. office@
domain.at), um diese nach unterschiedlichen Kriterien einer Akte im Archiv zuzuordnen
und einen Workflow anzustoßen.
Die anwenderbezogene Zuordnung/Archivierung von E-Mails wird dabei über die Standard-Benutzeroberfläche abgewickelt.
Über die CSP-Content-Automatisierung (siehe Kapitel 7) und den entsprechenden CSP-E-MailKonnektor (siehe Kapitel 4.1.1) werden beliebige Objekte interaktiv oder automatisch (regelbasiert) in ein externes durch webMethods CSP verwaltetes Speichermedium/Archiv ausgelagert. Dadurch kommt es zu einer deutlichen Größenreduktion der verwalteten Postfächer bzw.
Datenbanken. Auf diese Weise können vorhandene Speicherkapazitäten optimal genutzt und die
Performance des Mail-/Groupware-Servers erheblich verbessert werden. Die Architektur des
Konnektors sowie das integrierte, intelligente Datenmanagement ermöglicht so allen
Mail-Anwendern ein virtuelles Postfach nahezu unbegrenzter Größe − sogar im Offline-Betrieb!
Durch die deutliche Reduktion des Datenbankvolumens auf den Mail-/Groupware-Servern
empfiehlt sich der zeitgerechte Einsatz der Kombination aus CSP und dem Mail-Konnektor
auch als erster Schritt im Rahmen einer geplanten Systemmigration des Mail-Server auf eine
neuere Version.
10.2. FILE-SERVER
Der File-Server-Konnektor ermöglicht die automatisierte, regelbasierte Archivierung/Auslagerung von File-Server-Inhalten. Primäres Ziel ist Speicherplatz einzusparen und Redundanzen zu vermeiden. Über einen Monitorprozess (siehe Kapitel 7, Content-Automatisierung)
werden bestimmte Verzeichnisse überwacht. Wenn ein Objekt den Regeln entspricht wird es
entweder ausgelagert oder nur registriert und indiziert.
10.2.1. Erfassungsprozess
Sollen die erfassten Objekte in der allgemeinen Ablagestruktur der CSP landen, besteht die
Möglichkeit, das Dokument mit Indexwerten zu versehen und über diese zuzuordnen.
Existieren nachvollziehbare Strukturen über Verzeichnisnamen, Dateinamen oder Inhalte
können diese auch für die Erstellung der Indexwerte auch über Kombinationen herangezogen
werden. Zusätzlich können auch bei diesem Importprozess die Dokumenteninhalte für
erweiterte Suchmöglichkeiten volltextindiziert werden.
Wenn ein erfasstes Objekt ausgelagert wird, wird es durch einen „Verweis“ auf das eigentliche
Objekt im CSP-Store ersetzt. Parallel dazu wird sichergestellt, dass jedes Objekt auch wenn es
in mehreren Verzeichnissen des File-Servers vorkommt nur einmal gespeichert wird.
10.2.2. Wiederherstellungsprozess
Die Wiederherstellung des ausgelagerten Objekts geschieht wieder über die Nutzung der
CSP-API. Durch Doppelklick auf den Verweis (der durch ein verändertes Icon gekennzeichnet
ist) wird das ursprüngliche Objekt von der CSP geholt, an seinem ursprünglichen Speicherplatz
39
wiederhergestellt und anschließend wie gewohnt am Client geöffnet.
Ein Bereinigungsprozess ersetzt diese wiederhergestellten Objekte in frei definierbaren
regelmäßigen Zeitabständen durch Verweise, ohne jedoch das Objekt neu zu speichern. Sollte
das Objekt jedoch verändert worden sein, wird es als neue Version abgelegt.
10.3. Microsoft OFFICE SHAREPOINT SERVER
Der Microsoft Office SharePoint-Server stammt aus der Familie der Microsoft-Office-Produkte,
basiert auf den Windows-SharePoint-Services und ist eine Lösung für unternehmensweite oder
auch abteilungsspezifische Informationsportale. Die Windows-SharePoint-Services bieten Möglichkeiten speziell Dokumente aus den Office-Produkten auf einfache Art und Weise zu publizieren, zu versionieren oder auch zu diskutieren. Zusätzlich bieten die Windows-SharePointServices einfache Such-Funktionalitäten oder Single Sign-On.
Hauptnutzen des SharePoint-Servers ist die einfache Publizierung von Unternehmensdaten und
Office-Dokumenten über eine Webanwendung − im Gegensatz zu unkontrollierter Ablage von
Dokumenten in File-Server-Strukturen oder öffentlichen Ordnern in Exchange-Servern.
Während das User-Interface über ASP-Seiten im Kontext eines Internet-Information-Servers
realisiert ist (über sog. „Web-Parts“), werden auf Seiten des Servers sowohl Daten als auch
Dokumente (bis SPS2010) im Microsoft SQL-Server gespeichert. Berechtigungen werden durch
die direkte Einbindung der ActiveDirectory-Strukturen gesteuert.
10.3.1. Integrationsaspekte
Im Zusammenspiel mit dem Microsoft SharePoint-Server ergeben sich zwei unterschiedliche
Integrationsaspekte:
•Integration VON Inhalten aus dem Microsoft SharePoint Server in die CSP-Infrastruktur und
•Integration von CSP-Inhalten und Diensten IN die Benutzeroberflächen des Microsoft
SharePoint Servers
Abbildung 13: Mögliche Kommunikationskanäle im Zusammenspiel Microsoft SPS und CSP
40
10.3.2. Erfassung der im Microsoft Sharepoint-Server abgelegten Informationen
Um zu vermeiden, dass der SharePoint-Server eine weitere Informationsinsel in der Unternehmensinfrastrukur darstellt, können durch Einbindung des SharePoint-Servers in die CSP-Infrastruktur, die vorhandenen Dokumente und Informationen auch allen anderen angebundenen
Applikationen zur Verfügung gestellt werden.
Durch die Einbindung wird beispielsweise auch eine unternehmensweite Suche nach Dokumenten aus anderen Bestandsapplikationen oder den CSP-Client-Komponenten ermöglicht.
10.3.3. Auslagerung, Entlastung und Archivierung
Über die Verwendung des CSP-SPS-Konnektors können Dokumente aus dem SPS regelbasiert
automatisiert ausgelagert und damit auch archiviert werden.
Diese Vorgehensweise ist speziell bei größeren Dokumentenmengen oder der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. GDPdU) relevant. Die im Microsoft-SQL-Server abgelegten Dokumente
werden ausgelagert und durch entsprechende Referenzen ersetzt. Gleichzeitig stellt webMethods
CSP sicher, dass ein Dokument unternehmensweit nur einmal existiert (Single Instance – siehe
auch Kapitel 4.1.1.4). Dadurch ergeben sich nicht nur weitere Einsparungspotenziale im Bereich
des Speichermanagements, es wird auch die notwendige Datenkonsistenz hergestellt.
Der User kann durch ein entsprechendes Icon im Web-Interface erkennen, dass ein Dokument
ausgelagert bzw. archiviert wurde. Dadurch wird der Microsoft-SQL-Server drastisch entlastet,
ohne jedoch die Zugriffsweise über das Web-Interface des SPS oder die Office-Produkte etwas
zu ändern.
10.3.4. Einbindung zusätzlicher Informationsquellen und Services
Durch die Verwendung des CSP-MS-SPS-Konnektors können zusätzlich alle an die CSP angebundenen Services, Ablageorte und Datenquellen auf einfache Art und Weise in die Benutzeroberflächen des Microsoft-SPS eingebunden werden. Dabei wird auf die CSP-Inhalte nicht durch
proprietäre Web-Parts zugegriffen, vielmehr erstellt die CSP SharePoint-Listen. Durch diesen
Ansatz können alle SharePoint-Funktionen auch für diese externen Inhalte angewendet werden,
und mühsame Migrationen im Falle eines Updates des SharePoint-Servers entfallen.
Konkrete Anwendungsszenarien sind hier:
•Unternehmensweite Suche nach Dokumenten über alle eingebundenen Informationsstrukturen (z.B. Dokumente aus File-Server-Strukturen oder Mail-Datenbanken)
•Automatisierte Publizierung von Dokumenten und Informationen aus anderen Quellen (z.B.
aus dem Bereich Scanning)
•Einbindung von bestehenden Archivlösungen in die SPS-Strukturen (z.B. SAP-Archiv)
•Anreicherung von vorhandenen Informationen und Dokumenten mit Daten aus anderen
Applikationen
•Einbindung zusätzlicher Konvertierungsservices (nicht nur MS-Office-Formate)
•Einbindung von Lösungen für die elektronische Signatur
•Integration und damit Bedienung vorhandener Workflow-Lösungen über das SPS-Frontend
•Intelligentes, kontextbezogenes Caching von Dokumenten für dezentrale Standorte
•U.v.m.
41
10.3.5. Zusammenfassung
Die wichtigsten Vorteile der Einbindung des SharePoint-Servers in die CSP-Infrastruktur
zusammengefasst:
•Einfache Erweiterung des SPS durch unterschiedlichste CSP-Services
•Einfache Einbindung aller Informationsquellen des Unternehmens in den SPS und damit
Bereitstellung unternehmensweiter Suchen
•Zugriff auf SPS-Informationen auch aus anderen Applikationen des Unternehmens
•Entlastung des Microsoft-SQL-Servers
•Archivierung von SPS-Dokumenten und Listen
•Optimierung der Speicherstrukturen
10.4. SAP-KONNEKTOR
Die CSP-Funktionalität kann auf zwei verschiedene Arten in die SAP-Umgebung integriert
werden:
•Archiv-Integration (Archive-Link)
•Business-Value-Integration (WAS/BAPI/Jco/RFC)
Welche dieser Möglichkeiten zum Einsatz kommt, ist primär von den Projekt-Anforderungen
abhängig.
10.4.1. Archive-Integration:
Die einfache SAP-Anbindung an webMethods CSP erfolgt über die Basisschnittstelle „ArchiveLink“. Auf Basis dieser Standardschnittstelle werden SAP-Belege und -Daten gemäß der
Standardspezifikation in einem oder mehreren CSP-Content-Stores abgelegt.
Die SAP-Anwender greifen auf diese Dokumente bzw. Daten mithilfe der in SAP integrierten Such- und
Anzeigefunktionalitäten zu.
Recherche der Dokumente aus SAP:
Die Recherche der Dokumente wird aus R/3 über ArchiveLink angestoßen. Die Indexdaten
befinden sich im SAP-Modul (z.B. RM). Bei der Recherche werden die dokumentspezifischen
Indexdaten an webMethods CSP übergeben und dort aus dem CSP-Masterindex abgefragt.
Die nachfolgende Graphik veranschaulicht den Vorgang:
42
SAP-Client-Integration: Umstieg in CSP-Client
•Umstieg aus SAP-Anwendung z.B. über Button
•Übergabe Suchbegriff an CSP
•Anzeige Dokument oder Geschäftsfall
-
SAP-Integration
•Archivierung von SAP-Dokumenten
•Anzeige SAP-Dokumente aus SAP
•Überführung gescannter Dokumente
•Indexierung der Dokumente aus SAP-Anwendung
Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt erneut über das SAP-Modul. Der User nutzt z.B. einen
Button zum Umstieg in das DMS. Dabei werden die Suchschlüssel an die CSP übergeben. Für
den User bleibt der Vorgang in webMethods CSP unsichtbar. Er erhält über den CSP-Viewer
(Windows oder Web-Variante) das Dokument zur Anzeige.
Abbildung 14: Aufruf eines archivierten Dokuments aus SAP
43
Es werden die SAP R/3 Standard-Archivierungsszenarien unterstützt, z. B. die Archivierung von
ausgehenden Dokumenten (Rechnungen OTF/PDF), eingehenden Dokumenten (Eingangsrechnungen TIFF), Listen/Drucklisten (ALF), Archivierungsdaten (REO) bis hin zu Desktop-Dateien
(DOC, XLS etc.).
Zusätzlich können über den sogenannten Index-Download die Index-Daten aus SAP und dem
ECM synchron gehalten werden, womit SAP-Dokumente auch ohne SAP-GUI (z.B. über den
DMS-Client) recherchierbar sind.
Hinweis: Index-Download ist bereits nicht mehr Funktionalität der Standard-ArchiveLink – SAP
bleibt jedoch das führende System und verwaltet die DM-Intelligenz.
Die Synchronisation der HR-Berechtigungsstruktur mit der CSP-Security ist über die vorhandenen
Konnektoren ebenfalls möglich
10.4.2. Business-Value-Integration
Während sich die erste Variante der klassischen ArchiveLink-Schnittstelle bedient und damit
auch ihren Einschränkungen unterliegt, eröffnet die zweite die bei weitem flexiblere Nutzung
von Inhalten und Informationen über Systemgrenzen hinweg.
So ist über die Business-Value-Integration die Möglichkeit gegeben, sog. „Business-Objekte“ in
SAP zu erstellen (z.B. vorkontierte Eingangsrechnungen aus einem Eingangsrechnungs-Genehmigungsprozess oder das Anstoßen von in SAP definierten Workflows) oder Werte auszulesen
(z.B. Auslesen der Liste aller Kostenstellen, Kontenrahmen o.ä.m.).
•Bidirektionaler Datenaustausch
•Online-Access
•Erweiterte Intelligenz-Funktionalität
•Ermöglicht die Realisierung einer „langlebigen” unternehmensweiten und unabhängigen
Content-Service-Plattform
Bidirektional,
nicht festgelegt,
erweiterte IntelligenzFunktionalität
44
11. ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abbildung 1: Strukturierte Aktendarstellung (client.components Windows)
15
Abbildung 2: Screenshot Client.Components Win (Workbench, Trefferliste, Preview)
19
Abbildung 3: Screenshot Client.Components Web (Suchmaske, Trefferliste mit Thumbnails, Eigenschaften)
22
Abbildung 4: Screenshot Client.Components Java (Eigenschaften, Komponenten für
Positionsdatenerfassung, Preview)
23
Abbildung 5: Beispiel für CSP Content.MashUp
24
Abbildung 6: Darstellung einer CSP-Trefferliste in SharePoint-Oberfläche
24
Abbildung 7: Screenshot CSP Client.Components Capture
25
Abbildung 8: Screenshot Indizierungsmaske
26
Abbildung 9: Bericht über einen erfolgreich abgeschlossenen Import-Prozess
(Client.Components Web)
30
Abbildung 10: Einsehen des „Audit Trails” eines Dokuments (Client.Components Windows)
31
Abbildung 11: Darstellung der Messdaten aus den System-Monitoring-Services
33
Abbildung 12: Screenshot Admin-Ware
36
Abbildung 13: Mögliche Kommunikationskanäle im Zusammenspiel Microsoft SPS und CSP 40
Abbildung 14: Aufruf eines archivierten Dokuments aus SAP
43
45
notizen:
46
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Analyse von Geschäftsprozessen, und webMethods,
der erste B2B-Server und die erste SOA-basierte
Integrationsplattform.

webMethods CSP Zentrale Konzepte und Funktionalität

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