Drucken vom USB

Anleitung
Drucken vom
USB-Stick
an
Konica Minolta
Geräten
Stand: 04.03.2015
Inhaltsverzeichnis
1. kurz & knapp - Schnellanleitung..................................................................................................................4
2. Was sollte ich wissen?......................................................................................................................................... 4
Format USB-Stick.......................................................................................................................................................... 4
Unterstützte Dateiformate........................................................................................................................................4
Hinweise zur Skalierung............................................................................................................................................. 4
Idealbedingungen........................................................................................................................................................ 4
3. Anleitung Schritt-für-Schritt..........................................................................................................................5
Nachtrag...................................................................................................................................................................... 10
Weitere Dokumente drucken - Stick erneut anwählen..........................................................................10
Meldung: „Kein passendes Papierformat“...................................................................................................11
Warum die Fehlermeldung?........................................................................................................................12
Was tun, wenn Dokument............................................................................................................................12
→ KLEINER als A4..........................................................................................................................................12
→ GRÖSSER als A4......................................................................................................................................... 12
4. PDF-Dateien für den Druck vorbereiten - PDF in PDF „drucken“.............................................13
Allgemeines zum Format „PDF“...........................................................................................................................13
Besonderheiten PDF-Dateien an Konica-Minolta-Maschinen..................................................................13
Woran merkt man, daß die PDF-Datei nicht gedruckt werden kann? ............................................13
Welche PDF-Dateien sind betroffen?............................................................................................................13
Wie erkenne ich, mit welchem Programm eine PDF-Datei erstellt wurde?...................................15
Wie gehe ich vor, um die PDF-Datei für den Drucker aufzubereiten?....................................16
5. Anhang.................................................................................................................................................................... 18
USB-Stick formatieren..............................................................................................................................................18
WINDOWS................................................................................................................................................................ 18
MACINTOSH............................................................................................................................................................. 18
6. Fehlerbehebung.................................................................................................................................................. 20
Fehler: USB-Stick wird nicht erkannt..................................................................................................................20
Fehler: Dokument wird nicht gedruckt..............................................................................................................20
Fehler: leere Seite mit „ERROR: undefined“.....................................................................................................21
7. Links.......................................................................................................................................................................... 21
GRATIS PDF-Programme (Freeware)..................................................................................................................21
FREEPDF...................................................................................................................................................................... 21
PDFCreator................................................................................................................................................................. 22
PDF24........................................................................................................................................................................... 22
PDF Split and Merge.............................................................................................................................................. 22
1. kurz & knapp - Schnellanleitung
→ Voraussetzung: USB-Stick FAT32-formatiert, Dateien im Format PDF, JPG, TIFF
→ Stick rechts an Kopierer einstecken
→ „Dokument aus externem Speicher drucken“ anwählen
→ Dokumente in Auswahlliste auswählen
→ Rechts oben auf „Druck“, dann rechts unten auf „Starten“ oder blauen Startknopf drücken
2. Was sollte ich wissen?
Format USB-Stick
USB-Sticks müssen FAT32-formatiert sein! (→ siehe USB-Stick formatieren)
Sticks im Format FAT(16), NTFS, exFAT, etc. werden nicht erkannt
Unterstützte Dateiformate
Es können ausschließlich Dateien im Format PDF, JPEG und TIFF gedruckt werden!
Dateiformate von Word (.doc(x)), Excel (.xls(x)), OpenOffice (.odt, .ods,…), etc. werden NICHT
direkt erkannt
(→ siehe PDF-Dateien für den Druck vorbereiten)
Hinweise zur Skalierung
PDFs und TIFFs werden 1:1 gedruckt - die Seitengröße wird bestimmt anhand der
Seitendimensionen, die in der Datei hinterlegt sind
JPEGs werden bis zum Rand skaliert - seitengerecht bis entweder die maximale Breite oder
die maximale Länge des Blattes erreicht ist
Idealbedingungen
Dateien im Format PDF, idealerweise erstellt mit Ghostscript (Windows, Links s.u.) oder Mac
PDF im Seitenformat A4, hoch (oder kleiner) oder A3 (oder kleiner)
(→ siehe PDF-Dateien für den Druck vorbereiten)
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3. Anleitung Schritt-für-Schritt
1. Karte in Terminal einstecken → warten bis Bedienfeld freigegeben ist
2. USB-Stick einstecken (in Kopierer an rechter Seite, nicht am Karten-Terminal)
→ Auswahlfenster erscheint (dazu unten ein kleines blaues USB-Symbol - erscheint dort ein
rotes X → siehe Fehlerbehebung)
3. „Dokument aus externem Speicher drucken“ anwählen
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4. Dokument(e) auswählen - bei mehreren Dateien ggf. mit den Pfeiltasten in der Liste
scrollen. Es können gleich mehrere Dateien ausgewählt werden.
Wenn Dateien im Unterordner liegen, den Ordner auswählen, rechts auf „Öffnen“.
Hinweis: die Sortierung ist manchmal etwas durcheinander, weder alphabetisch, noch nach
Datum sortiert.
5. Taste „Druck“ wählen
hier kann ausgewählt werden, ob 1- oder 2-seitig gedruckt werden soll, an Farbgeräten
zusätzlich: farbig oder schwarz-weiß
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HINWEIS: bei Duplex-Drucken (2-seitig) bitte beachten:
- bei Drucken im Hochformat ist „links“ = „lange Kante“ und „oben“ = „kurze Kante“
- bei Drucken im Querformat ist „links“ = „kurze Kante“ und „oben“ = „lange Kante“
Beachten Sie auch das Piktogramm auf der linken Seite!
6. Druck beginnen mit „Starten“ im Display oder Druck auf den blauen Start-Knopf
→ der Druck beginnt nun gleich nach wenigen Sekunden (kleine Dateien) oder der Drucker
empfängt die Daten zunächst und bereitet diese erst auf (blaues Blinken vorn am Bedienfeld)
und druckt dann nachdem das Blinken stoppt
HINWEIS: sollte weder der Druck ausgegeben werden noch die LED blinken,
sehen Sie bitte im Abschnitt Fehlerbehebung nach!
Vermutlich ist Ihre PDF-Datei nicht kompatibel und sollte für den Druck
aufbereitet werden.
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Nachtrag
Weitere Dokumente drucken - Stick erneut anwählen
Möchten Sie weitere Dokumente drucken, so müssen Sie nicht den Stick herausziehen und
wieder einstecken, um in den Auswahlbildschirm zu kommen.
Gehen Sie einfach über „Box“ → „Externer Speicher“ → „Verwendung/Datei“
„Kein passendes Papierformat“
Sollte die Meldung kommen: „Kein passendes Papierformat“, so heißt das NICHT, daß kein
Papier mehr vorhanden ist.
(Bitte keine Meldung erstatten. Danke. Leere Papierfächer sind an der rot aufleuchtenden LED
rechts neben dem Fach erkennbar.)
Die Meldung kommt immer dann, wenn das Dokument nicht im A4-Format 210x297 mm ist,
sondern entweder kleiner oder größer. Die genauen Dimensionen werden angezeigt.
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Warum die Fehlermeldung?
Der Drucker sucht nach passendem Papier im angegebenen Format und findet natürlich nur
A4 oder an manchen Geräten zusätzlich A3. Er fragt daher nach, wie nun vorgegangen werden
soll.
Was tun?
→ KLEINER als A4
am besten einfach rechts unten unter „Papierfach“ eine beliebige A4-Kassette auswählen
(Ausrichtung hoch/quer beachten!)
Das Dokument wird dann 1:1 zentriert auf A4 gedruckt. Das Dokument wird nicht skaliert,
wie z.B. vom PC gewohnt.
→ GRÖSSER als A4
der Drucker würde hier auch 1:1 drucken, d.h. über die Ränder hinausgehende Seitenteile
würden einfach abgeschnitten werden.
Dies ist in manchen Fällen akzeptabel, z.B. wenn es sich um das US-Letter-Format handelt.
Dies ist 215 mm breit - es würden also 5mm abgeschnitten werden, was in der Regel durch
ohnehin vorhandenen Rand kompensiert wird.
Was tun, wenn das Format deutlich größer ist?
A) unter „Papierfach“ A3 auswählen. Wenn kein A3 vorhanden oder nicht gewünscht,
B) die PDF-Datei zunächst am PC aufbereiten und dann erneut drucken
(→ siehe PDF-Dateien für den Druck vorbereiten)
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4. PDF-Dateien für den Druck vorbereiten - PDF in PDF „drucken“
Allgemeines zum Format „PDF“
PDF-Datei ≠ PDF-Datei!
Das PDF-Format ist nur ein „Container“, in den man Texte, Bilder, Links, etc. in mehreren
Ebenen einfügen kann.
Es gibt dutzende Programme, die PDF-Dateien erstellen können und wiederum dutzende, die
diese lesen.
Eine PDF-Datei wird von der Anzeigesoftware ähnlich wie eine Website interpretiert und
dargestellt. Dabei kann es je nach Programm zu leichten Unterschieden kommen.
So kann es sein, daß in einem Programm Bildelemente verschoben sind oder ganz fehlen,
während in einem anderen Programm diese korrekt dargestellt werden.
Sie kennen diesen Effekt vermutlich, wenn Sie diverse Word-Dokumente mit OpenOffice
öffnen - auch hier kommt es hin und wieder zu Veränderungen.
Die besten Anzeigeergebnisse liefert normalerweise der Adobe Acrobat Reader - kein
Wunder, ist Adobe doch der „Erfinder“ des PDF-Formats.
Obwohl es teilweise kleinere und damit schnellere PDF-Programme gibt, wird für maximale
Kompatibilität der „Adobe Reader“ empfohlen!
Dazu bietet er sehr gute Funktionen in der Druckausgabe (z.B. Mehrseiten-Druck (2-auf-1,
etc.), Broschürendruck, etc.)
Besonderheiten PDF-Dateien an Konica-Minolta-Maschinen
Auch die Konica-Minolta-Drucker haben einen „PDF-Reader“ eingebaut.
Dieser ist allerdings nicht updatebar und aufgrund des Alters (ca. 5 Jahre) gibt es hier einige
Besonderheiten zu beachten.
Es gibt einige PDF-Kompressions-Algorithmen, die vom Drucker teilweise nicht gelesen
werden können. Außerdem können PDFs mit verschieden großen Seiten Probleme machen.
(s.u.)
Woran merkt man, daß die PDF-Datei nicht gedruckt werden kann?
Leider wird keine Fehlermeldung ausgegeben, wenn der Drucker die PDF-Datei nicht
akzeptiert.
Man merkt es daran, daß wenn man die PDF ausgewählt und Start gedrückt hat, man nach
kurzer Zeit wieder in der Dateiansicht landet, ohne daß der Druck beginnt.
Welche PDF-Dateien sind betroffen?
Ungünstigerweise gehören auch PDFs dazu, die von populären Programmen wie z.B. Word
2007/2010/2013 mit der PDF-Export-Funktion erzeugt wurden.
Einfache Textdateien funktionieren meist anstandslos - schwierig sind komplexere Dateien mit
Bildern und Tabellen. Diese werden öfters nicht erkannt.
Ein besonderer Kandidat ist z.B. der LuraDocument PDF-Kompressor, der in PDFs des „Internet
Archive“ (archive.org) verwendet wird. Hier ist eigentlich immer eine Aufbereitung nötig.
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Schwierig sind auch verschieden große Seiten innerhalb eines Dokuments. Hier ist auch stets
eine Aufbereitung nötig.
Übersicht
PDF-Programm/Kompressor Kompatibilität
Ghostscript
Word 2007/2010/2013
sehr gut
mittelmäßig
Open Office
gut
Adobe Distiller
gut
Luratech (Internet Archive)
LaTeX (Linux)
Bemerkung
schlecht
mittelmäßig
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komplexer Seitenaufbau
problematisch
→ Aufbereitung nötig
Wie erkenne ich, mit welchem Programm eine PDF-Datei erstellt wurde?
PDF im Acrobat Reader öffnen, „Rechtsklick“ auf Seite, „Dokumenteneigenschaften“
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Was nun?
Es hat sich gezeigt, daß PDF-Dateien, die mit dem open-source-Kompressor „Ghostscript“
erstellt wurden, zu 99,9% mit den Konica-Minolta-Druckern kompatibel sind.
Es empfiehlt sich daher, problematische PDFs erneut in ein PDF zu „drucken“, das mit
Ghostscript erstellt wird.
2 Vorteile:
→ das PDF wird auf jeden Fall vom Drucker gedruckt werden
→ im Vorfeld kann der Druckjob nach Wunsch angepasst werden - z.B. Seitenauswahl,
Seitenformat (A4, A3), Skalierung auf die Seite, Mehrfach-Seiten (2-auf-1 / 4-auf-1), etc.
Wie gehe ich vor?
1. Installieren Sie einfach z.B. eines der u.g. PDF-“Drucker“-Programme oder eines Ihrer
Wahl, das mit Ghostscript arbeitet.
2. Öffnen Sie nun die PDF-Datei im PDF-Betrachter Ihrer Wahl (meist Adobe Acrobat
READER, es gibt aber auch zahlreiche andere: FoxIt Reader, PDF X-Change-Viewer, etc.)
3. Öffnen Sie den Druckdialog (meist: „Datei“ → „Drucken“)
→ wählen Sie als Drucker den entsprechenden PDF-Konverter aus
→ stellen Sie im Druckdialog entsprechende Bearbeitungen ein
(Seitenskalierung, Ausrichtung, ggf. Mehrseiten-Druck, etc.)
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4. Druck starten / PDF speichern
Kurze Zeit später kommt ein Fenster des PDF-Druckers, in dem Sie ggf. Qualitätseinstellungen
vornehmen und einen Speicherort festlegen können.
5. neue PDF auf USB-Stick übertragen und am Drucker ausdrucken
Hinweis: es empfiehlt sich, immer die höchste Qualitätsstufe auszuwählen,
damit die Text-/Bildqualität sich durch das erneute Speichern als PDF nicht verschlechtert.
Speicherplatz ist in Zeiten von 64GB-USB-Sticks wohl kein Thema mehr....
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5. Anhang
USB-Stick formatieren
HINWEIS:
beim Formatieren werden ALLE Daten auf dem
Datenträger gelöscht. VOR dem Formatieren bitte
alle Daten zunächst auf anderem Medium sichern!
WINDOWS
→ Stick einstecken → Explorer aufrufen (z.B. WindowsTaste+E) → in linker Spalte unter „Computer“ den USBStick suchen → „Rechstklick“ auf den Eintrag →
„Formatieren“ wählen
Einstellungen wie im Bild zu sehen:
„Dateisystem“ = FAT32
„Größe der Zuordnungseinheiten“ = Standard
→ bei „Volumebezeichnung“ kann ein Name vergeben
werden.
HINWEIS: „Schnellformatierung“ sollte angehakt sein.
Sonst wird der Stick vollständig formatiert, was je nach
Größe einige Minuten oder sogar Stunden dauern
kann.
→ mit „Starten“ ausführen, Sicherheitshinweis bestätigen
Hinweis: Windows formatiert nur Sticks bis zu einer Größe von 32GB im FAT32-Format.
Für größere Medien (FAT32 unterstützt bis zu 2TB) ist ein extra Programm nötig, z.B. die
Freeware „Fat32Formatter“
MACINTOSH
→ Stick einstecken → in Programm-Ordner in den Unterordner „Dienstprogramme“ →
"Festplattendienstprogramm" öffnen . Hier sind alle alle angeschlossenen Laufwerke zu sehen
– auch der USB-Stick → USB-Stick auswählen → auf "Partitionieren" klicken → im DropdownMenü unter "Volumen-Schema" die gewünschte Anzahl der Partitionen auswählen - dies sollte
„1“ sein → auf "Optionen" klicken, Partitionsschema "Master Boot Record" auswählen (damit
Windows-Rechner und Macs den Stick lesen und beschreiben können) → mit"OK" bestätigen
→ bei "Volumen-Informationen" kann ein Name vergeben werden
→ unter "Format" "MS-DOS-Dateisystem (FAT)" auswählen → mit „Anwenden“ ausführen,
Sicherheitsabfrage mit Klick auf "Partitionieren" bestätigen
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6. Fehlerbehebung
Fehler: USB-Stick wird nicht erkannt
Symptom: Dialogfeld zum Drucken öffnet sich nicht, im unteren Bildbereich wird ein USBSymbol mit rotem „X“ angezeigt
mögliche Ursachen:
A) USB-Stick ist nicht FAT32-formatiert!
Abhilfe: USB-Stick in FAT32 formatieren → siehe „USB-Stick formatieren“
B) USB-Stick fehlerhaft
Abhilfe: USB-Stick ggf. neu formatieren oder anderen Stick testen
C) USB-Stick nicht kompatibel
ca. 1% der USB-Sticks werden TROTZ FAT32-Formatierung nicht erkannt. Grund: unbekannt vermutlich Inkompatibilität mit USB-Controller
Abhife: anderen Stick verwenden
Fehler: Dokument wird nicht gedruckt
Symptom: Dialogfeld „Datei wird gelesen“ verschwindet sofort, nichts passiert mehr - kein
blaues Blinken der LED
Ursache: der Drucker kann die PDF-Datei nicht lesen
Abhilfe: Bitte die PDF vor dem Druck neu aufbereiten
(→ siehe PDF-Dateien für den Druck vorbereiten)
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Fehler: leere Seite mit „ERROR: undefined“
Symptom: eine leere Seite mit o.g. Fehlermeldung wird gedruckt
Ursache: Sie versuchen, ein geschütztes Dokument zu drucken - meist sind das offizielle
Formulare o.ä.
Abhilfe: drucken Sie diese Dateien nicht in ein PDF, sondern in ein Bild (JPG oder TIFF)
7. Links
GRATIS PDF-Programme (Freeware)
FREEPDF
http://freepdfxp.de/download_de.html
(Links zu Ghostscript auf dieser Seite)
Vorteile:
- KEINE versteckte Adware!
- nutzt „Ghostscript“
- schlankes Interface
- kann PDF-Dateien zusammenfügen
Nachteile:
- Ghostscript muss extra installiert werden (am besten vorher)
- speichert nicht in Bildformate (JPG, etc.)
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PDFCreator
http://download.pdfforge.org/download/pdfcreator/PDFCreator-stable
Vorteile:
- nutzt „Ghostscript“
- viele Einstellmöglichkeiten, speichert auch in Bildformaten
- kann PDF-Dateien zusammenfügen und trennen (bei Installation von „PDFArchitect“)
Nachteile:
- Installer mit Adware!
AUFPASSEN beim Installieren: → unbedingt „Experteneinstellungen“ wählen → alle Toolbars
und Testversionen abwählen, am besten auch den „PDF Architect“ abwählen! (der ist in der
Gratisversion so beschnitten, dass sich die Installation nicht lohnt)
PDF24
http://de.pdf24.org/downloads.html
Vorteile:
- basiert auf Ghostscript
- speichert neben PDFs auch in Bildformate (JPG, TIFF, etc.)
- KEINE versteckte Adware!
- neben „Druckertreiber“ als Standalone-Programm ausführbar: kann mehrere PDF-Dateien zu
einer zusammenfügen oder einzelne Seiten extrahieren
Nachteile:
- nach Registrierung Anmeldung nötig
TIPP: Fake-Nutzernamen verwenden (Max Mustermann, etc.) und Trash-E-Mail-Adresse
verwenden, z.B. trashmail.de, 10minutemail.com, etc.
PDF Split and Merge
→ Freeware-Programm zum Trennen und Zusammenfügen von PDF-Dateien
http://sourceforge.net/projects/pdfsam/
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