Aareal Account Kautionen Der systemunabhängige

Aareal
Aareal Account Kautionen
Der systemunabhängige, elektronische
Kautionsservice der Aareal Bank
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Aareal Account Kautionen – Der systemunabhängige,
elektronische Kautionsservice der Aareal Bank
Herausforderungen für eine gute
Kautions­verwaltung
Das Verwalten von Kautionen ist jener Arbeitsbereich eines Woh­­
nungsunternehmens, der sich am schwersten in Einklang mit
den anderen Abläufen bringen lässt. Da die Kautionsverwaltung
eher ein notwendiges Übel als eine wertschöpfende Arbeit dar­
stellt, soll sie am besten geräuschlos vonstatten gehen.
Idealerweise gliedert sie sich nahtlos in andere Prozesse ein,
sodass keine abweichenden Tätigkeiten und Prozessschritte
ein­g eübt und durchgeführt werden müssen. In der Praxis ist sie
jedoch häufig ein separater Tätigkeitsbereich mit eigenen An­
forderungen. Zudem ist die gewünschte schnelle Verfügbarkeit
der Gelder durch eventuell nötige Kommunikation mit dritten
Banken gestört, es sei denn die Kaution wird bar hinterlegt –
daraus resultieren immerhin die größten Vorteile für beide Seiten:
der Vermieter kann die Gelder leicht in Anspruch nehmen,
der Mieter hat keine bleibenden Kosten wie zum Beispiel die
Gebühren für eine Bürgschaft.
Verwaltungstechnisch vor allem zu beachten, und zugleich ge­
setzlich geboten ist, dass die Einzelkautionen deutlich erkennbar
und getrennt vom Eigenvermögen des Vermieters bzw. Verwal­
ters aufbewahrt werden. Sparurkunden oder vergleichbare Doku­
mente sowie Einzelkonten lösen diese Voraussetzung zwar
prinzipiell ein, erfordern aber einen hohen Verwaltungsaufwand,
weil sie den Überblick erschweren und wiederholt die gleichen
Tätigkeiten notwendig machen. Wo die elektronische Bearbeitung
der Kautionen nicht möglich ist und daher tagesaktuelle Stände
fehlen, fällt auch das genaue und spontane Saldieren einer
Kaution schwer.
Aareal Account Kautionen nimmt diese Anforderungen auf und
minimiert die arbeitsintensiven Prozessschritte der Kautionsver­
waltung. Es ist eine Kombination aus Kautionsbuchhaltung und
Kautionskontoführung, gebündelt in einer einzigen Oberfläche
und mit Electronic Banking-Prozessen, die traditionell händisch
durchzuführende Arbeitsschritte ersetzen.
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Ein einfaches Verfahren
Ein Konto – volle Übersicht
Aareal Account Kautionen ist ein komplett elektronisches Ver­
fahren, das Ihnen jegliche Dokumentenverwahrung erspart.
Jede einzelne Kaution wird per Überweisung oder Lastschriftein­
zug – problemlos auch in Raten – auf ein Kautionssammel­
konto eingezahlt. Dank hierbei verwendeter eindeutiger virtueller
Kontonummern bleibt jede Kaution und jeder einzelne Umsatz
auf dem Sammelkonto kenntlich und kann automatisch dem
entsprechenden Kautionsgeber zugeordnet werden. Zudem kann
jede Kaution wie auf einem Einzelkonto individuell bearbeitet
werden. Das gilt etwa bezüglich der Ein- und Auszahlung
einschließlich eventueller Einbehalte und es betrifft Zwischen­
schritte im Lebenszyklus einer Kaution, z. B. die jährliche Zins­
berechnung.
Die Nachteile der Einzelkontoführung entfallen, nämlich die
Notwendigkeit ständiger Kontoeröffnungen und -schließungen
sowie das Aufbewahren von Urkunden u. ä. und die damit
verbundenen Prozesskosten. Selbstverständlich ist die Konto­
führung des treuhänderischen Sammelkontos kostenfrei.
Elektronische Kontoinformationen halten Sie über den Status der
Kautionseinlagen auf dem Laufenden. Automatisch gleichen
die Informationen entsprechende offene Posten aus. Ohne jeden
manuellen Anstoß ist Ihre Kautionsverwaltung stets auf dem
neuesten Stand, und Sie sind auf Knopfdruck und tagesaktuell
auskunftsbereit. Sie verfügen damit über
•b
are Sicherheiten ohne den Aufwand einer Einzelkonten­
verwaltung
• e in durchgehendes Electronic Banking auch in der
Kautions­verwaltung
• s chlanke Prozesse im Einklang mit anderen Verwaltungs­
tätigkeiten
• komfortable Kontoführungsservices, auf die Sie direkt von
Ihrem Arbeitsplatz aus zugreifen können
Konditionen
Auf dem Sammelkonto werden alle Kautionen nach dem gesetz­
lichen Standardsatz verzinst. Sie können bei der Aareal Bank
wählen, ob Sie die Kautionen im Inland oder in der Bankfiliale in
Dublin anlegen wollen und damit selbst entscheiden, wie Sie
die Besteuerung der Kautionsanlagen gestalten wollen. Aufgrund
der unterschiedlichen steuerlichen Behandlung erreichen Sie
im Falle der Anlage in Dublin eine stärkere Erhöhung der Sicher­
ungsleistung, da keine Kapitalertragsteuer und kein Solidar­
zuschlag abgeführt werden.
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Unternehmen
Aareal Account Kautionen
Kaution 1
OnlineBearbeitung
Verwaltungssoftware
Kaution 2
Treuhandsammelkonto
des Unter­
nehmens
Kaution 3
Sicherheit der Kautionen
Die Sicherheit der Einlagen Ihrer Kunden ist in vollem Umfang
gewährleistet. Wie bei allen anderen Banken greifen im hypo­
thetischen Ernstfall die bekannten Einlagensicherungssysteme –
dies gilt ausdrücklich auch für Anlagen auf Sammelkonten,
die für die Kautionsverwaltung der Einzelkontoführung juristisch
gleichgestellt sind.
Ein perfektes System
Aareal Account Kautionen bietet Ihnen neben der grundlegenden
Bank-Infrastruktur – z.B. das Sammelkonto – auch eine schlanke
Software zur umfassenden buchhalterischen Verwaltung der
Kautionen. Da das Gesamtsystem als Rechenzentrumslösung
konzipiert ist, läuft diese Software auf einem Bankserver, auf dem
sämtliche Informationen zu den Kautionsgebern, den Kautionen
und dem Sammelkonto vorgehalten werden.
Über eine gesicherte Verbindung greifen Sie auf den Aareal
Account Kautionen-Server von jedem Internet-PC aus genau so
schnell und einfach zu, als befände sich die Anwendung auf
Ihrem eigenen System. Sie sparen jedoch Rechnerkapazitäten
und haben keinerlei Aufwand im Falle von Wartungen oder
Updates durch die Aareal Bank. Selbst die Datensicherung wird
Ihnen vollständig abgenommen. Zudem umfasst die Rechen­
zentrumslösung auch den mehrfachen gleichzeitigen Zugriff
durch unterschiedliche Anwender.
Tagesaktuell haben Sie Zugriff auf die Buchhaltungssoftware und
damit auf die Kautionen auf dem Sammelkonto. Um die Auf­
teilung der Gesamtsumme auf dem Konto müssen Sie sich nicht
kümmern. Bezogen auf jede einzelne Kautionseinlage über­
nimmt Aareal Account Kautionen
• den Ausgleich offener Kautionsforderungen
• die Auswertung offener Posten
• falls nötig die Aktivierung eines automatisierten Mahn­
verfahrens (inklusive diverser Mahnstufen mit individuellen
Mahngebühren und -fristen sowie der Fertigung von Standard­
schreiben)
• d ie automatische Buchung eingehender Gutschriften
(per Überweisung oder aufgrund Lastschrifteinzugs)
• d ie von Ihnen angestoßene Inanspruchnahme sowie
Teil- oder Gesamtauszahlung (für Einbehalte benötigen Sie
dank der Systematik von Aareal Account Kautionen keine
Forderungsnachweise)
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Mehrwerte durch langjährige Kautionsexpertise
•M
it Aareal Account Kautionen erhalten Sie alle im Rahmen der
Kautionsverwaltung notwendigen Schriftstücke, zum Bei­s piel
einen jährlichen Kontoauszug und die Bescheinigung über
die Verteilung der vergüteten Zinsen. Kautionsabrechnungen
können Sie unterjährig jederzeit automatisiert erstellen lassen.
• Rückläufer aus eingezogenen Lastschriften werden automatisch
erkannt, entsprechend gebucht, und der ausgeglichene
Kautionsposten wird wieder geöffnet. Die Gebühr wird separat
vom Rückläuferbetrag ausgewiesen.
• M ittels einer Importschnittstelle übernehmen Sie die not­
wendigen Bestandsdaten aus Ihren Stammdaten einfach und
schnell nach Aareal Account Kautionen.
Aareal Account Kautionen bietet Ihnen umfassende
Verwaltungs­services:
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übersichtlich und aktuell
ressourcenschonend und kostengünstig
arbeitserleichternd und professionell
gesetzlich und technisch up to date
s icher und komfortabel (für die Freigaben ausgehender
Zahlungen erhalten Sie einen vorkonfigurierten USBSoftware­stick, der alle notwendigen Authentifizierungsdaten
enthält und mit dem Sie Ihre Dateien signieren).
Die Produktfamilie Aareal Account
ist Teil der Aareal Account-Produkt
familie. Aareal Account ist das branchenneutrale, systemunabhängige und
modi­fikationsfrei einsetzbare Electronic Banking-Paket der Aareal Bank. Es
vereinigt ein modernes Kontoführungssystem, eine sicherheitstechno­logisch
hochwertige Kommunikationslösung sowie virtuelle Kontonummern, die
eine optimale Zuordnung von Zahlungs­bewegungen zu Posten der Buch­
haltung ermöglichen – unabhängig von der Interpretation beispielsweise von
Ver­wendungszweckangaben.
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www.aareal-bank.com
Aareal Account ® ist eine eingetragene Marke der Aareal Bank AG. Änderungen von „Leistungsmerkmalen“ vorbehalten.
Aufgrund der Kürze der Darstellung finden Sie in dieser Broschüre nicht alle Merkmale des Aareal Account Verfahrens beschrieben.
Es kann daher aufgrund technischer Einzelheiten zu Abweichungen kommen. Die Broschüre dient lediglich Informationszwecken;
sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt somit keine Beschaffenheitsgarantie dar.
12/2011
Aareal Bank –
Geschäftsbereich Wohnungswirtschaft