E-POSTBUSINESS BOX Broschüre.

Mein
Zeitsparschwein
Die E-POSTBUSINESS BOX erledigt Ihre
Geschäftspost – schneller und günstiger.
Sparen Sie sich das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren – leicht
installiert, wird die E-POSTBUSINESS BOX zu Ihrer unverzichtbaren Sparbox,
die Ihre Geschäftspost digital versendet und auch physisch zustellt.
www.epost.de/businessbox
Effiziente Prozesse für die Ein- und
Ausgangspost Ihres Unternehmens.
Briefe adressieren, frankieren, zur Post bringen:
Ihre Mitarbeiter erstellen wie gewohnt alle Anschreiben,
Das bindet wertvolle Ressourcen, kostet Zeit und Geld.
Rechnungen und sonstige Geschäftskommunikation,
wählen unter „Drucken“ die
Heute geht dies viel effizienter – empfangen und ver­
E-POSTBUSINESS BOX aus und
senden Sie Ihre Geschäftspost mit der E-POSTBUSINESS
E-POST übernimmt für Sie alle
BOX bequem und einfach von Ihrem Computer. Sie
weiteren Schritte
erreichen jeden Empfänger – ent­weder elektronisch
bis zur Zustellung.
oder auf dem klassischen Postweg.
Die E-POSTBUSINESS BOX ist schnell installiert und
vereinfacht die Prozesse rund um Ihre Geschäftspost
im Ein- und Ausgang. Mit nur wenigen Mausklicks kön-
Darüber hinaus verfügt die E-POSTBUSINESS BOX über
nen Sie Einzel- oder Serienbriefe versenden – gesichert
eine flexible File-Schnittstelle zur Integration Ihrer
durch modernste Verschlüsselungstechnologien.
Unternehmenssoftware.
Und so funktioniert Ihr neuer Versandprozess:
E-PostBusiness Box
1. Dokument
erstellen
2. Digital versenden
3. Zustellung
Klassischer Briefversand
1. Dokument
erstellen
2. Drucken
3. Kuvertieren
4. Frankieren
5. Versenden
6. Zustellung
Ihre Vorteile
auf einen Blick:
Vereinfachung
Versand Ihrer Unternehmenskorrespondenz direkt
von Ihrem Arbeitsplatz aus
Einfache Bedienung aus der gewohnten Software
und in gewohnten Prozessen
Schnelle Installation und Inbetriebnahme
Unkomplizierte Abwicklung Ihrer Korrespondenz
über das E-POST System
Kostenminimierung
Digitalisierung der Ein- und Ausgangspost
Günstige Druck- und Versandmöglichkeiten
Weniger manuelle Prozesse durch vereinfachten,
digitalen Workflow
Mehr Sicherheit
Sicherer physischer und digitaler Versand von
Einzel- und Serienbriefen
Durchgängige Datensicherheit in der Verarbeitung
Sicherer Absendernachweis durch Einzel- und Gruppen-
postfächer – bei Bedarf mit Freigabefunktion
Einsatz modernster Verschlüsselungstechnologien
Wussten Sie
schon?
Wenn Sie Ihre
Sendungen ü
ber die
Box bis 14 Uh
r an uns über
g
eben,
erfolgt die Zu
stellung in der
Regel
bereits am näc
hsten Tag.
Einfache Verwaltung Ihrer
empfangenen E-POSTBRIEFE.
Mit der E-POSTBUSINESS BOX können Sie digitale E-POSTBRIEFE direkt empfangen und verwalten.
Alle digitalen E-POSTBRIEFE werden automatisch im Postfach des adressierten Mitarbeiters abgelegt.
Von dort aus können sie ganz einfach archiviert, exportiert oder firmen­intern weitergeleitet werden.
Über die E-POSTBUSINESS BOX wird sichergestellt, dass jedes Schreiben korrekt zugeordnet wird.
Sollte ein E-POSTBRIEF einmal keiner konkreten Adresse zugeordnet werden können, wird automatisch
der Administrator benachrichtigt, um das Schreiben entsprechend zuzuweisen.
Darüber hinaus steht dem Administrator eine Vielzahl weiterer Optionen zur Optimierung aller Prozesse
rund um Ihre ein- und ausgehende Geschäftspost mit E-POST zur Verfügung.
In 3 Schritten Zeit und Geld sparen.
So einfach geht´s:
1. Einfache Einbindung der Box in das Netzwerk
Die Box wird an Ihr Netzwerk angeschlossen und mit
dem mitgelieferten USB-Stick richten Sie Ihre Arbeitsplätze ein.
2. Anpassung der Dateivorlagen
Vorgaben für Ihre Dateivorlagen ermöglichen Ihnen den
Versand bequem und einfach direkt aus Ihrer bestehenden
Textverarbeitung.
3. Komfortable Einrichtung der Arbeitsplätze
Die Installation der mitgelieferten Software ist auf den
gängigen Microsoft- und Apple-Betriebssystemen möglich.
So einfach versenden Sie Ihre Briefe mit der E-POSTBUSINESS BOX
1. Sie schreiben Ihren Brief und wählen dann im Druckmenü „E-POSTBUSINESS BOX“.
2. Per Klick wird der Brief – oder mehrere gesammelt – an die Deutsche Post AG übermittelt.
3. Das System sucht automatisch vorhandene E-POSTBRIEF Adressen für die digitale Zustellung.
Besitzt der Empfänger keine E-POSTBRIEF Adresse, wird der Brief von uns ausgedruckt, kuvertiert
und per Postbote zugestellt.
TIPP: So steigern Sie Ihr Einsparpotenzial! Informieren Sie einfach Ihre Empfänger darüber, dass Sie
E-POSTBRIEFE versenden und empfangen. Wenn diese dann mit Ihnen ebenfalls über E-POSTBRIEF
kommunizieren, können Sie zusätzliche Kosten einsparen.
Deutsche Post AG
Zentrale
Marketing E-POST
53250 Bonn
www.epost.de/businessbox
Stand: Mai 2014
Mat.-Nr.: 675-602-328
Und so einfach richten Sie
die E-POSTBUSINESS BOX ein.
1. Binden Sie die E-POSTBUSINESS BOX in Ihr Netzwerk ein.
Verbinden Sie die Box mit Ihrem Netzwerk. Durch den mitgelieferten
USB-Stick können Sie die Konfiguration automatisch auf Ihre Arbeitsplätze übernehmen. Starten Sie das Web-Frontend zur Administration.
Wenn Sie ausgehende Internetverbindungen in Ihrem Netzwerk unterbinden, richten Sie die beschriebenen notwendigen Freischaltungen zum
Rechenzentrum des E-POST Systems ein.
2. Einrichtung des technischen Administrators und Ihrer Anwender
Folgen Sie einfach der Installationsanleitung für Administratoren und legen
Sie die gewünschten Nutzer und Postfächer an. Sie können je nach Bedarf
Gruppen- oder persönliche Postfächer einrichten – einzeln oder bequem
über einen Datei-Upload.
3. Anpassung der Dateivorlagen
Damit Sie die Geschäftspost direkt aus Ihrem gewohnten Anwenderprogramm verschicken können, müssen Sie hierfür bestimmte Vorgaben
berücksichtigen. Insbesondere bei der ersten Seite sind systembedingte
Freiflächen für die Empfängeradresse, Seitenränder und ein Feld für die
Portofreimachung einzuhalten – auf der Rückseite finden Sie hierfür eine
beispielhafte Vorlagenbeschreibung.
Wichtig: Alle PDF-Dokumente müssen im Format PDF/A-1b erstellt werden.
Für ein optimales Druckergebnis wählen Sie den Farbmodus CMYK und
eine Auflösung von 300 dpi für alle eingebundenen Bilder/Grafiken.
Wichtiges zur Vorlagengestaltung
und Software-Installation.
1
3
Format: DIN A4
(210 x 297 mm)
Wichtig: Um einen reibungslosen Ablauf
sicherzustellen, sind die Positionierungen
1–5 unbedingt einzuhalten.
7 mm
85 mm
8 mm
Feld für Postanschrift des Absenders
6 mm
13 mm
43 mm
28 mm
Feld für Anschrift des Empfängers
15 mm
130 mm
Falzposition
12 mm
Links:
Nicht
druckbarer
Bereich auf
allen Seiten
5
5. Einrichtung Ihrer Arbeitsplätze
Um die E-POSTBUSINESS Box zu nutzen, installieren Sie die
mitgelieferte Software auf den gewünschten Arbeitsplätzen
und die Box wird dort als Druckertreiber eingerichtet.
Alternativ können Sie zur Anbindung Ihrer Unternehmenssoftware auf eine File-Schnittstelle zugreifen. Legen Sie Ihre fertigen
Briefe, unter Beachtung der Formatgestaltung, einfach als PDFDokumente in einem Verzeichnis ab, das Sie über SAMBA in
Ihrem Netzwerk einbinden können.
Oben/unten:
Nicht druckbarer Bereich
auf allen Seiten
105 mm
Position 1: Absenderadresse
Position 2: Sperrfläche für DV-Freimachung
(Überprüfung nur auf erster Seite des Briefes)
Position 3: Position der Falzmarke, die
bei postalischer Zustellung automatisch
ermittelt wird
Position 4: E-POSTBRIEF Adresse
Position 5: Sperrfläche für DV-Freimachung
(Überprüfung nur auf erster Seite des Briefes)
45 mm
4. Vorlagengestaltung
2
4
2,5 mm
Rechts:
Nicht druckbarer Bereich
auf allen Seiten
Unterstützte Betriebssysteme
Microsoft Windows XP (32 Bit)
Microsoft Windows 2003 (32 Bit)
Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit)
Microsoft Windows 8 (32 Bit oder 64 Bit)
Microsoft Windows Server 2003 (32 Bit oder 64 Bit)
Microsoft Windows Server 2008 (32 Bit oder 64 Bit)
Mac OS X 10.6 oder höher