EDI-Richtlinien - MGP Metro Group Account Processing GmbH

Transcrição

EDI-Richtlinien
Kostenrechnungen
Deutschland
INVOIC - EANCOM’97, D.96A
Richtlinien
für elektronischen Datenaustausch im
Kostenrechnungsverkehr
mit Gesellschaften der METRO Group in
Deutschland
UNA:+.? 'UNB+UNOC:3+4304984000008:14+4007731000008:14+0901
13:1403+0901701+0901701:AA+++++1'UNG+INVOIC+4304984000008
:14+4007731000008:14+090113:1403+0901701+UN+D:96A'UNH+000
01+INVOIC:D:96A:UN:EAN008'BGM+380:::KOSTENRECHNUNG+577
7111'DTM+137:20090107:102'DTM+35:20090105:102'FTX+AAK++ST3
www.metro-mgp.com
GLN 40 07731 00000 8
Dokument: EDI-RILI-KORE-DE-2009-05-01.doc
Stand: Mai 2009
Ohmstraße 1
77694 Kehl
Postanschrift: 77691 Kehl
Telefon: +49 (0) 78 51 94 90
EDI-Richtlinien INVOIC
Kostenrechnungen Deutschland
METRO Group
I n h a l t s ve r z e i c h n i s
1
Einführung .............................................................................................. 5
2
Anwendungsbereich .............................................................................. 5
3
Teilnahme-Voraussetzungen................................................................. 5
4
EDI-Standards......................................................................................... 6
5
Wege zu EDI............................................................................................ 6
5.1
5.2
EDI - Classic ............................................................................................. 6
Web-EDI .................................................................................................... 6
5.2.1
5.2.2
6
MEC – METRO Group EDI Center ....................................................... 6
Andere................................................................................................... 7
Stufen der EDI-Realisierung .................................................................. 7
6.1
6.2
6.3
Status “Vorbereitung” ............................................................................. 7
Status “Test” ............................................................................................ 7
Status “Produktion” ................................................................................ 8
7
Datenübermittlung ................................................................................. 8
8
Stammdaten............................................................................................ 9
8.1
8.2
9
Kunden-Stammdaten............................................................................... 9
Artikel-Stammdaten ............................................................................... 10
Belegarten im EDI-Rechnungsverkehr ............................................... 10
9.1
Sammelabrechnungsliste ..................................................................... 11
9.1.1
9.1.2
9.2
9.3
9.4
9.5
EDI-Verfahren bis voraussichtlich 30.08.2009................................. 11
EDI-Verfahren ab voraussichtlich 31.08.2009.................................. 12
Rechnung ............................................................................................... 12
Gutschrift (durch Lieferant) .................................................................. 12
Wertrechnung/Wertgutschrift ............................................................... 13
Belastungsanzeigen/Rückbelastungen ............................................... 13
10 Belegeinreichung bei EDI .................................................................... 13
10.1 Reklamation zu abgerechneten Belegen ............................................. 13
10.2 Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege ............................................. 14
11 Rechnungsregulierung ........................................................................ 14
12 Wichtige Besonderheiten .................................................................... 15
12.1 Metro Cash & Carry (Metro Großhandel) ............................................. 16
12.2 C & C Schaper (Metro Großhandel)...................................................... 16
12.3 Real (Metro Einzelhandel) ..................................................................... 16
EDI-RILI-KORE-DE-2009-05-01.doc (C) MGP METRO Group Account Processing
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METRO Group
12.4 MEM......................................................................................................... 16
12.5 MAM ........................................................................................................ 16
12.6 MGL (Läger)............................................................................................ 16
12.7 MGE Warenhandelsgesellschaft (Läger) ............................................. 16
12.8 Kaufhof (Warenhäuser) ......................................................................... 16
12.9 Dinea (Gastronomie).............................................................................. 17
12.10 Praktiker (Bau- und Heimwerkermärkte) ............................................. 17
13 EDI-Systembausteine........................................................................... 17
13.1
13.2
13.3
13.4
Nachrichtenarten ................................................................................... 17
Verwendung von Nachrichtengruppen................................................ 17
Kann/Muss-Angaben bei Segmenten/Datenelementen...................... 18
Datenfelddefinitionen ............................................................................ 18
14 Erläuterung einzelner Punkte in EANCOM‘97 (D.96A) ....................... 18
14.1
14.2
14.3
14.4
Identifizierung Lieferant/Rechnungssteller ......................................... 18
Identifizierung Käufer/Rechnungsempfänger ..................................... 18
Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze pro Beleg ............................. 18
Rabattdarstellung (Zu-/Abschläge) ...................................................... 19
14.4.1 Zu-/Abschläge auf Belegebene......................................................... 19
14.4.2 Zu-/Abschläge auf Artikelebene ....................................................... 19
14.5 Darstellung und Berechnung von Artikelpositionen.......................... 19
14.5.1 Stückartikel......................................................................................... 20
14.5.2 Gebindeeinheiten............................................................................... 20
14.5.3 Displays/Sortimentseinheiten (Mischkarton) .................................. 20
14.6 Elektronische Rechnungsliste ............................................................. 20
14.7 Hinweis auf im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen .................. 21
15 EDI-Prüfprotokoll.................................................................................. 22
15.1 Protokoll-Inhalt....................................................................................... 22
15.2 Fehlergrade und Ablehnungsstufen .................................................... 22
16 Vorgehensweise im Fehlerfall ............................................................. 23
16.1 Ablehnung einer Übertragungsdatei ................................................... 23
16.1.1 Physische Dateieinheit ...................................................................... 23
16.1.2 Logische Dateieinheit ........................................................................ 23
16.2 Ablehnung einer Rechnungslisteneinheit ........................................... 23
16.3 Ablehnung einzelner Belege................................................................. 23
17 Ihr nächster Schritt .............................................................................. 24
18 Anhang.................................................................................................. 25
18.1 Ansprechpartner EDI ............................................................................. 25
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METRO Group
18.2 Ihr EDI-Fahrplan: Vom Papier zu EDI ................................................... 26
18.3 Die Testphase - Übersicht..................................................................... 27
18.4 Struktur und Aufbau der EDI-Datei ...................................................... 28
18.4.1 Ohne elektronische Rechnungsliste ................................................ 28
18.4.2 Mit elektronischer Rechnungsliste................................................... 29
18.5 Datenübermittlung an MGP................................................................... 30
18.5.1 X.400 Telebox ..................................................................................... 30
18.5.2 EDIINT/AS2 ......................................................................................... 31
18.6 Muster: Rechnungsliste ........................................................................ 32
18.7 Hinweise zur Rechnungsliste ............................................................... 34
18.8 Querverweis Einzelbelege - Rechnungsliste ...................................... 35
18.9 Verwendete Datenfelder im EDI-Rechnungsverkehr.......................... 36
18.10 EDI-Vereinbarung INVOIC ..................................................................... 40
18.11 Beispiel EDI-Kostenrechnungsdatei .................................................... 41
18.12 Informationen zu EDI ............................................................................. 44
18.13 Internet-Adressen zu EDI ...................................................................... 44
18.14 Begriffserläuterungen ........................................................................... 45
18.15 Fragebogen MGP zu EDI ....................................................................... 47
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METRO Group
1 Einführung
Unsere EDI-Richtlinien „Kostenrechnungen“ beschreiben die Anforderungen für den elektronischen
Datenaustausch im Rechnungsverkehr mit MGP METRO Group Account Processing GmbH, im
folgenden MGP genannt, für alle Gesellschaften (Leistungsempfänger) der METRO Group die
MGP mit der EDV-mäßigen Erfassung und ggf. Archivierung ihrer Lieferantenrechnungen
beauftragt haben.
Dem Industriepartner sollen diese Richtlinien eine Hilfestellung bei der Einführung des
elektronischen Datenaustausches für Kostenrechnungen nach EANCOM-Regelungen sein.
Basis dieser EDI-Richtlinien ist die Anwendungsempfehlung des EDI-Anwenderkreises Handel
(EDI-AK-Handel), in Zusammenarbeit mit der GS1 Germany (ehemals CCG, Centrale für
Coorganisation). Ferner ist vorliegende Dokumentation als Ergänzung zu unseren allgemeinen
„EDI-Richtlinien INVOIC Warenrechnungsverkehr“ und zu unserem Dokument „EDI-Beispiele
INVOIC“ mit ausgewählten Geschäftsvorfällen aus der Rechnungsabwicklung und deren
Umsetzung als EDI-Datei zu sehen und soll dem Lieferanten weitergehende, auch METRO Groupspezifische Informationen geben.
2 Anwendungsbereich
Die EDI-Richtlinien Kostenrechnungen INVOIC gelten für alle Bereiche der METRO Group, deren
EDI-Dateneingang für Kostenrechnungen über MGP erfolgt; aktuell sind dies: Metro Cash & Carry,
Schaper C&C, Real, MAM und MEM. Für Praktiker dürfen keine Kostenrechnungen über MGP
eingereicht werden!
Der Austausch von EDI-Kostenrechnungen ist für jede Gesellschaft bilateral zu vereinbaren und
kann demzufolge auch je Gesellschaft zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Für die Art und
Weise
der
Abwicklung
von
Kostenrechnungen
und
damit
einhergehend
die
Verwendung/Nichtverwendung einzelner Segmente/Datenelemente und deren Inhalt zeichnet jede
Metro-Gesellschaft (= Ihr Kunde) selbst verantwortlich. Einschränkungen und Besonderheiten bei
einzelnen Gesellschaften sind unten explizit genannt und entsprechend zu beachten.
Unter den Begriff „Kostenrechnungen“ fallen neben den Kostenrechnungen i. e. S.
(Eigenverbrauch) bspw. auch Rechnungen für Strom, Wasser, Gas, Leasing, Gebäudereinigung,
Entsorgung, Reparaturen, Service, Ersatzteile, etc. Im Folgenden sind jeweils diese
Rechnungstypen gemeint, wenn von Kostenrechnungen die Rede ist.
Da diese Rechnungstypen je nach Gesellschaft organisatorisch und buchhalterisch unterschiedlich
behandelt werden, ist eine genaue Identifizierung und Kennzeichnung des Rechnungstyps
Grundvoraussetzung für einen funktionierenden elektronischen Datenaustausch. Der genaue
Rechnungstyp ergibt sich aus dem Kundenauftrag der Gesellschaft.
Bitte denken Sie daran, dass die Nichtbeachtung dieser Richtlinien zu Problemen bei der
Verarbeitung Ihrer Daten führen kann, die unter Umständen auch Zahlungsverzögerungen zur
Folge haben können.
3 Teilnahme-Voraussetzungen
Um am EDI-Rechnungsdatenaustausch mit MGP teilnehmen zu können, muss der Lieferant
zentral bei MGB METRO Group Buying GmbH gelistet sein und eine gültige MGBLieferantennummer besitzen. Bei Lieferanten die neben den Kostenrechnungen auch
Warenrechnungen an uns senden ist diese Bedingung normalerweise schon erfüllt. Lieferanten die
noch keine MGB-Lieferantennummer (nicht zu verwechseln mit der Kreditorennummer der
Gesellschaften) haben, wenden sich bitte direkt an Herrn Kaya bei MGP (Telefon 07851/949-193).
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METRO Group
Der elektronische Datenaustausch EDI INVOIC basiert auf den globalen Nummernsystemen GLN
(Globale Lokationsnummer) und GTIN (Global Trade Item Number) zur Identifizierung der
teilnehmenden Partner (Lieferant, Rechnungsempfänger, etc.) bzw. der abgerechneten Artikel und
Leistungen. Genauere Informationen hierzu finden Sie in den Punkten 8 ff. dieses Dokuments.
4 EDI-Standards
EDI-Standards für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch von Kostenrechnungen sind:
- EDIFACT-Subset EANCOM’97 (D.96A), Nachrichtenart INVOIC << keine zeitliche Begrenzung
- EDIFACT-Subset EANCOM’02 (D.01B), Nachrichtenart INVOIC << gültig ab 31.08.2009
Dieser Leitfaden bezieht sich ausschließlich auf den Rechnungsdatenaustausch nach diesem von
der GS1 Germany empfohlenen EDIFACT-Subset für Rechnungsverkehr. Andere EDIFACTSubsets oder -Versionen werden von MGP nicht unterstützt.
Das Datenlayout für EANCOM’97 (D.96A) - INVOIC wurde im Rahmen des EDI-Anwenderkreises
Handel mit allen dort vertretenen Handelspartnern, einschließlich der GS1 Germany abgestimmt
und als gemeinsame, verbindliche Basis für den EDI-Rechnungsverkehr in der
Konsumgüterindustrie verabschiedet. Die verwendbaren Segmente, Datenelementgruppen und
Datenelemente und deren Format/Inhalt sind in dieser Dokumentation festgelegt.
Diese allgemeinen Anwenderrichtlinien können über die GS1 Germany bezogen werden. Siehe
www.gs1-germany.de/internet/content/produkte/ean/ecommerce_edi/eancom_2002/dokumentation/index_ger.html oder
Link über www.edi-ak-handel.de.
Im Anhang dieser EDI-Richtlinien finden Sie auch eine Übersicht aller von Metro MGP
verwendeten Segmente und Datenelemente mit Erläuterungen.
5 Wege zu EDI
Wir bieten Ihnen mehrere Wege an, wie sie mit uns per EDI kommunizieren können: EDI-Classic,
und Web-EDI. Jeder Lieferant kann sich so, seinen eigenen Bedürfnissen entsprechend, für einen
EDI-Weg entscheiden.
Diese EDI-Richtlinien gelten grundsätzlich für alle EDI-Wege; schwerpunktmäßig wird hier jedoch
der klassische EDI-Weg beschrieben. Für Web-EDI-Lösungen sehen Sie sich bitte auch die
entsprechenden (Online-) Dokumentationen der jeweiligen Anbieter an.
5.1 EDI - Classic
Bei dieser klassischen Form des elektronischen Datenaustausches betreibt der Lieferant einen
eigenen EDI-Konverter oder bedient sich eines externen EDI-Dienstleisters, um seine
Rechnungsdaten elektronisch im EANCOM-Format an MGP zu übermitteln.
5.2 Web-EDI
5.2.1 MEC – METRO Group EDI Center
Lieferanten die keinen eigenen EDI-Konverter betreiben wollen, bietet METRO Group seine WebEDI-Lösung “MEC” an:
MEC ist eine Internet-basierte EDI-Anwendung des ”METRO Group EDI Center (MEC)” in
Düsseldorf. Dem Lieferanten wird damit die Möglichkeit geboten, seine Rechnungsdaten (ggf.
auch Bestelldaten und Lieferavise) per Internet zu übermitteln. Der Anwender muss lediglich seine
Telefon-Onlinegebühren tragen, ansonsten stellt METRO Group diese Anwendung kostenfrei zur
Verfügung.
Dies kann entweder durch manuelle Belegerfassung in einem vorgegebenen Web-Formular
erfolgen oder durch Bereitstellung der von METRO Group vorgegeben MEC-Schnittstellendatei
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METRO Group
aus dem Inhouse-System des Lieferanten und Anbindung dieser Datei an das Internet (Upload). In
beiden Fällen werden die Rechnungsdaten des Lieferanten von MEC nach EANCOM konvertiert
und an MGP zur Verarbeitung weitergeleitet.
Die Web-Formulare sind mit der GS1 Germany und anderen Handelspartnern aus dem EDIAnwenderkreis Handel inhaltlich abgestimmt. Im Vergleich zu EDI-Classic können bei MEC
hinsichtlich Verfügbarkeit und Länge einzelner Datenfelder Einschränkungen bestehen. Dadurch
ist diese Web-EDI-Lösung für Kostenrechnungen nur beschränkt einsetzbar und vom Einzelfall
abhängig.
Auf diesem EDI-Weg können Sie ausschließlich mit der METRO Group EDI-Daten austauschen.
Nähere Informationen zu MEC erhalten Sie vom EDI Service Center der METRO Group in
Düsseldorf oder aus dem Internet unter www.metro-link.com.
Die Online-Registrierung erfolgt über www.metro-link.com/metro-link/html/de/2442401/index.html
5.2.2 Andere
WebEDI-Lösungen werden von mehreren EDI-Dienstleistern angeboten, bspw. „truedx“ oder
„iMartOne“. All diese Anwendungen funktionieren prinzipiell gleich oder ähnlich der oben
beschriebenen Lösung und können i. d. R. auch für die METRO Group eingesetzt werden.
Informationen hierzu erhalten Sie direkt von den EDI-Dienstleistern, nicht von MGP.
Wichtig: Die Dienstleister müssen in der Lage sein, das Segment BGM_1000 mit den
entsprechenden Rechnungstypen füllen zu können.
6 Stufen der EDI-Realisierung
Die Umstellung auf elektronischen Datenaustausch erfolgt in mehreren Stufen. MGP klassifiziert
die Lieferanten hierfür in drei Kategorien:
Vorbereitung, Test und Produktion (papierlos).
6.1 Status “Vorbereitung”
Unter Vorbereitung laufen alle Lieferanten, mit denen schon eine Kontaktaufnahme, ggf.
Vorgespräche oder sonstiger Informationsaustausch zum Thema EDI stattgefunden haben, aber
noch keine EDI-Testdaten bei MGP eingegangen sind. In der Vorbereitungsphase werden u. a. die
verantwortlichen Ansprechpartner für EDI und Stammdatenpflege definiert, noch offene Fragen
aus unseren EDI-Richtlinien oder EDI-Beispielen geklärt, ggf. Besonderheiten in der
Rechnungsstellung besprochen und ein möglichst konkreter Fahrplan für die Einführung von EDI
bis zur Umstellung auf Produktionsbetrieb gemeinsam festgelegt.
6.2 Status “Test”
Sobald der Lieferant eine erste EDI-Testdatei an MGP gesendet hat, zählt er zur Kategorie Test.
Mit dem ersten Test wird Ihnen auch ein EDI-Projektleiter zugeteilt, der Sie durch die gesamte
Testphase und auch später im EDI-Produktionsbetrieb betreuen wird.
Die eingereichten Testdaten sollten immer den Originaldaten aus dem aktuellen
Produktionsbetrieb entstammen und keine ”Spieldaten” sein. Testdateien müssen das
Testkennzeichen enthalten. Neben den Testdaten ist immer auch die zugehörige Rechnungsliste
per Telefax zu übermitteln. Informationen zum Thema Rechnungsliste finden Sie im Punkt 9.2
dieser Richtlinie.
Achtung: Parallel zur EDI-Testphase reichen Sie bitte Ihre Original-Papierbelege weiterhin, wie
gewohnt und vereinbart ein, damit der bisherige Produktionsbetrieb in Papierform nicht
gestört oder beeinträchtigt wird.
Die EDI-Testdaten werden zunächst auf formale Fehler geprüft. Weisen die EDI-Testdaten keine
formalen Fehler auf, wird anhand zugehöriger Test-Papierbelege (Rechnungen und zugehörige
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METRO Group
Lieferscheine), die nur nach vorheriger Abstimmung zusätzlich zu den Testdaten einzureichen sind
(max. 3 Testbelege, per Telefax), auch eine qualifizierte, inhaltliche Testanalyse vorgenommen.
Achtung: Bitte stimmen Sie vorher mit dem für Sie zuständigen EDI-Projektleiter/in der MGP genau
ab, welche Rechnungen zu den Testdaten eingereicht werden sollen: Bitte nur Kopien
oder Duplikate einreichen und diese deutlich sichtbar kennzeichnen, so dass keine
Verwechslung mit Originalbelegen möglich ist!
In der Testphase ist es besonders wichtig ”am Ball zu bleiben”. Der Lieferant erhält von MGP zu
jeder eingereichten Testdatei einen qualifizierten Testbericht. Im Gegenzug erwarten wir, dass die
gemeldeten Fehler zeitnah korrigiert werden und danach eine neue Testdatei gesendet wird.
6.3 Status “Produktion”
Ziel ist die Realisierung des papierlosen Produktionsbetriebes; erst dann können für alle Partner
Rationalisierungseffekte genutzt werden. Für eine Umstellung auf Produktion dürfen keine
formalen Fehler mehr vorhanden sein und die EDI-Daten müssen die wesentlichen, abgestimmten
Inhalte der Original-Papierrechnung wiedergeben.
Die Umstellung auf Produktionsbetrieb erfolgt nach erfolgreichem Testverlauf zu einem fest
vereinbarten Rechnungsdatum. Ab diesem Rechnungsdatum dürfen keine Papierbelege mehr
eingereicht werden; MGP erhält dann nur noch die EDI-Daten per DFÜ und die zugehörige
Sammelabrechnungsliste per Telefax.
Für die Umstellung auf Produktionsbetrieb EDI INVOIC ist zwischen Leistungserbringer
(Lieferant) und Leistungsempfänger (Gesellschaften der METRO Group, vertreten durch MGB
METRO Group Buying GmbH) eine von beiden EDI-Partnern zu unterzeichnende EDIVereinbarung
abzuschließen
(siehe
Muster-EDI-Vereinbarung
unter
www.metromgp.com/Aktuelle Themen).
Spätere Änderungen oder Ergänzungen auf Lieferantenseite, die einen Einfluss auf die
Verarbeitung bei MGP oder die Beleginformationen haben, sind grundsätzlich mit MGP
abzustimmen und durch einen vorherigen Testlauf bei MGP abzusichern.
7 Datenübermittlung
Die Datenübermittlung kann nur per DFÜ erfolgen.
Bei EDI-Classic und externen Web-EDI-Systemen sind die EDI-Daten entweder an die von MGP
vorgegebene X.400-Mailbox-Adresse zu senden oder, falls Sie die Daten via EDIINT/AS2
übermitteln, an die von unserem EDI Solution Center in Düsseldorf dafür vorgegebene Adresse.
Bei Nutzung des Metro-eigenen Web-EDI-Systems „MEC” erhalten wir die EDI-Daten direkt über
unser zentrales EDI Data Hub in Düsseldorf.
Einzelheiten zur DFÜ sind unbedingt vorher mit MGP abzustimmen (siehe Hinweise zur
Datenübermittlung im Anhang).
Bitte nutzen Sie die Möglichkeit ihres X.400- oder AS2-Systems zur Anforderung einer
automatischen Empfangsbestätigung (X.400-Delivery-Report oder AS2-MDN). MGP versendet
generell keine Empfangsbestätigungen!
Bitte beachten Sie auch, dass die versendeten EDI-Übertragungsdateien sowohl vom
Leistungserbringer (Lieferant) als auch vom Leistungsempfänger (Gesellschaften der METRO
Group), bzw. deren beauftragten Dritten, gemäß den gesetzlichen Vorschriften (mind. 10 Jahre) zu
archivieren sind.
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METRO Group
8 Stammdaten
Der Stammdatenpflege kommt beim elektronischen Datenaustausch ein vorher nicht gekannter
Stellenwert zu. Maßgebende Identifikations-Kriterien sind die GLN = Global Location Number
(ehemals ILN) der am elektronischen Datenaustausch beteiligten Partner, insbesondere die GLN
der Rechnungs- und Lieferanschriften, und die GTIN = Global Trade Item Number (ehemals EAN)
zur Identifizierung der gehandelten und fakturierten Waren oder Dienstleistungen.
Die GLN wird von der GS1 Germany vergeben. Hat ein Lieferant/Rechnungssteller noch keine
eigene GLN, muss er diese bei der GS1 Germany beantragen (siehe www.gs1-germany.de).
Bei einer GLN unterscheidet man zwischen Typ-1 und Typ-2.
Achtung: Mit der GLN/Typ-1 können keine ”eigenverantwortlich vergebene GLN” und keine GTIN
gebildet werden; dies ist nur mit einer GLN vom Typ-2 möglich. Nähere Einzelheiten
hierzu erfahren Sie von der GS1 Germany als der zuständigen verwaltenden
Organisation, bzw. aus deren Veröffentlichungen.
GLN vom Typ-1 werden von der GS1 Germany als komplette 13-stellige Nummer fix vergeben.
Unterschiedliche GLN vom Typ-1 haben dabei die gleiche 7-stellige Stammnummer, da diese aus
einem von der GS1 Germany vorgegebenen Nummernkreis gebildet wird; die Stellen 8 – 12
werden von der GS1 Germany als laufende Nummer pro Antragsteller individuell vergeben.
Beispiele:
4099999 nnnnn P GLN Typ-1, d. h. 7-stellige Stammnr. der GS1 Germany + 5-stellige fixe Nr. +
Prüfziffer
Die Darstellung einer GLN vom Typ-2 bzw. einer daraus gebildeten eigenverantwortlich
vergebenen GLN hat folgendes Format:
1234567 00000 P GLN Typ-2, d. h. 7-stellige Stammnummer + 5 Nullen + Prüfziffer
bzw.
1234567 nnnnn P GLN Typ-2, d. h. 7-stellige Stammnr. + 5-st. Markt-/Filialnummer + Prüfziffer
Sofern der Lieferant seine GLN zur Identifizierung weiterer Unternehmensteile oder zur Bildung
von GTIN verwenden will, empfehlen wir eine GLN vom Typ-2 zu beantragen.
Hinweis: Von der GS1 Germany werden auch GLN vom Typ-2 mit 8-stelliger oder 9-stelliger
Stammnummer (12345678 0000 P / 123456789 000 P) vergeben. Die Möglichkeiten zur
Bildung von eigenverantwortlich vergebenen GLN und GTIN reduzieren sich
entsprechend von 100.000 bei 7-stelliger Stammnummer auf 10.000 bei 8-stelliger
Stammnummer, bzw. 1.000 bei 9-stelliger Stammnummer.
8.1 Kunden-Stammdaten
Fehlerhafte Stammdaten sind beim elektronischen Datenaustausch der häufigste Grund für
Belegablehnungen!
Für die Pflege seiner Stammdaten ist jeder Lieferant selbst verantwortlich.
MGP stellt dem Lieferanten für den Kunden-Stammdatenabgleich auf Anforderung gerne ein GLNVerzeichnis (EXCEL-Format) der jeweils aktuellen Rechnungs- und Liefer-(Leistungs-)anschriften
("RALA") zur Verfügung.
Die GLN-Daten können auch über www.metro-link.com > Standorte (Link von www.metromgp.com) abgerufen werden. Die dort aufgeführten Lieferanschriften beziehen sich i. d. R. jedoch
nur auf Standorte für Warenlieferungen. Ein spezielles GLN-Verzeichnis für EDIKostenrechnungen wird auf unseren Internetseiten im EXCEL-Format zum Download zur
Verfügung gestellt.
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METRO Group
Über Stammdaten-Änderungen wird der Lieferant regelmäßig durch MGP oder die Gesellschaften
der METRO Group informiert. Bitte teilen Sie uns hierfür unbedingt einen Ansprechpartner und
eine fest definierte e-Mail-Adresse mit!
Bei Fragen zu einzelnen GLN von Rechnungs- oder Lieferanschriften wenden Sie sich an Ihren
zuständigen Projektleiter der MGP.
Achtung: Durch gesellschaftsrechtliche Strukturveränderungen in der METRO Group können sich
für einzelne Märkte und Filialen, oder für ganze Gesellschaften gravierende Änderungen
in der Rechnungsabwicklung ergeben. Maßgebend dafür, ob und wie ein Markt, eine
Filiale oder eine ganze Gesellschaft in der Rechnungsabwicklung von solchen
Veränderungen betroffen ist, ist die Änderungsmitteilung der MGP bzw. der Metro
Gesellschaften.
Der Rechnungsempfänger leitet sich grundsätzlich immer aus dem Waren-/Leistungsempfänger
ab.
Bestimmte Datenelemente in der EDI-Datei sind mit der GLN 4007731000008 von MGP zu füllen:
- GLN-Übertragungsdatei-Empfänger (Datenelement UNB_0010)
- GLN-Nachrichtengruppen-Empfänger (UNG_0044) (sofern Segmentgruppe genutzt wird)
- GLN-Rechnungslisten-Empfänger (NAD_3039, wenn NAD_3035 = CPE)
Alle Rechnungs- und Liefer-/Leistungsanschriften werden eindeutig durch ihre GLN identifiziert;
zusätzliche Informationen wie Name, Straße, PLZ, Ort, etc. dürfen in diesem Fall nicht angegeben
werden (d.h. keine Datenelemente 3036 ff. im NAD-Segment des Waren-/Leistungsempfängers).
GLN sind im elektronischen Datenaustausch immer 13-stellig, d. h. inklusive Prüfziffer anzugeben.
8.2 Artikel-Stammdaten
Die GTIN ist unabdingbare Voraussetzung für den elektronischen Datenaustausch mit MGP. Die
Vergabe der GTIN erfolgt eigenverantwortlich durch den Lieferanten. Für jeden Artikel bzw. jede
Leistung ist pro Listenpreis und Rabattgruppe jeweils eine eigene GTIN zu vergeben (d. h. pro
lieferanteninterner Artikel-/Leistungsnummer eine GTIN).
Grundsätzlich dürfen nur GTIN fakturiert werden, die mit Ihren Kunden abgestimmt sind.
MGP selbst erhält keine Artikel-Stammdaten, außer bestimmten, für die Rechnungsschreibung
relevanten und notwendigen Artikel-Grunddaten, die jedoch alle innerhalb der Nachrichtenart
INVOIC dargestellt werden können.
GTIN sind im elektronischen Datenaustausch immer 13-stellig, d. h. inklusive Prüfziffer anzugeben.
Hat ein Lieferant aufgrund der besonderen Art der abzurechnenden Leistungen keine sinnvolle
Möglichkeit, diese Leistungen eindeutig mittels GTIN zu kennzeichnen, können nach bilateraler
Vereinbarung für diese Leistungen ggf. auch vom Lieferanten zu vergebende Pseudo-GTIN
verwendet werden.
Zur weiteren Identifizierung der Leistung können zusätzlich noch eine lieferanteninterne
Artikelnummer und eine Kundenartikelnummer verwendet werden.
9 Belegarten im EDI-Rechnungsverkehr
Es können grundsätzlich nur die EDI-Belegarten Rechnung, Wertrechnung, Gutschrift (durch
Lieferant), Wertgutschrift (durch Lieferant) und Rechnungsliste (Rechnungslistensummen)
elektronisch mit MGP ausgetauscht werden. Zusätzlich zu den EDI-Daten ist immer eine
Rechnungsliste (zusammenfassende Rechnung) in Papierform einzureichen.
Kostenrechnungen dürfen nur in Abstimmung mit Metro MGP und nach ausdrücklicher, vorheriger
Genehmigung durch die Metro-Gesellschaft per EDI eingereicht werden und müssen zur
Unterscheidung von normalen Warenrechnungen im Beleg-Kopfteil in Datenelement BGM_1000
wie folgt gekennzeichnet werden (Bitte exakte Schreibweise beachten):
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METRO Group
“KOSTENRECHNUNG”
“REPARATURRECHNUNG”
“ERSATZTEILRECHNUNG”
“SERVICERECHNUNG”
Aus dem Kundenauftrag/Bestellung ist zu erkennen, ob es sich um Rechnungen für normale Ware,
für Ersatzteile, für Reparaturen, für Service oder für sonstige Dienstleistungen und Kosten handelt.
Für Gesellschaften mit denen Kostenrechnungen nicht elektronisch ausgetauscht werden, sind
diese weiterhin in Papierform direkt an die vereinbarte Stelle (Leistungsempfänger,
Rechnungsempfänger oder MGP) zu senden.
9.1 Sammelabrechnungsliste
Im Rahmen des Steuerbürokratieabbaugesetzes wurde §14 Abs.3 Nr. 2 UStG dahingehend
geändert, dass seit 01.01.2009 auf die Sammelabrechnungsliste (steuerrechtlicher Begriff:
„zusammenfassende Rechnung“) verzichtet werden kann, vorausgesetzt es wird weiterhin die
Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet und es besteht eine EDIVereinbarung zwischen den Partnern in der das Verfahren entsprechend beschrieben ist.
MGP trifft aktuell die erforderlichen Vorkehrungen (bspw. Abschluss der neuen EDI-Vereinbarung
INVOIC mit allen EDI-Lieferanten), damit die Sammelabrechnungsliste ab ca. Mitte 2009 wegfallen
kann. Nähere Informationen hierzu werden noch schriftlich mitgeteilt und auch auf unseren
Internetseiten veröffentlicht.
Hinweis Elektronische Signatur: Das Umsatzsteuerrecht lässt gemäß §14 Abs.3 Nr. 1 auch zu,
dass
elektronische
Rechnungen
mittels
eines
qualifizierten
elektronischen
Signaturverfahrens ausgetauscht werden können. METRO MGP wird aufgrund o. g.
Gesetzesänderung dieses Verfahren jedoch nicht anbieten und sich nur auf das für alle
Parteien einfachere und kostengünstigere EDI-Verfahren gemäß § 14 Abs.3 Nr. 2 UStG
beschränken.
9.1.1 EDI-Verfahren bis voraussichtlich 30.08.2009
Zu jeder Dateneinreichung muss derzeit noch eine Sammelabrechnungsliste (nicht zu verwechseln
mit Sammelrechnung!) in Papierform erstellt und per Telefax an Metro MGP übermittelt werden
(Beispiel siehe Anlagen). Zusätzlich dazu müssen die Endbeträge dieser Sammelabrechnungsliste
in einem so genannten Rechnungslistensummenbeleg auch elektronisch zusammen mit den EDIRechnungen übermittelt werden.
Achtung:
Derzeit
können
Ihre
EDI-Rechnungsdaten
ohne
die
zugehörige
Sammelabrechnungsliste können Ihre EDI-Rechnungsdaten nicht bearbeitet werden!
Bei Mehrfachlistung ist pro Verrechnungsabkommen des Lieferanten mit MGB (= MGBLieferanten-Nr.) eine separate Sammelabrechnungsliste zu erstellen.
Alle Rechnungen die zu dem gleichen Verrechnungsabkommen gehören sind zu einer
Rechnungslisteneinheit pro Einreichung zusammenzufassen.
D. h. auch Belege unterschiedlicher Gesellschaften müssen in derselben Rechnungslisteneinheit
zusammengefasst werden, wenn sie die gleiche MGB-Lieferanten-Nr. betreffen.
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass eine Zusammenfassung zu einer Rechnungslisteneinheit
keinen negativen Einfluss auf die Zahlung hat!
Die Sammelabrechnungsliste muss inhaltlich den Anforderungen der METRO Group
entsprechen. Die elektronische Rechnungsliste und die elektronischen Einzelrechnungen
müssen inhaltlich und wertmäßig mit den Angaben auf der Papier-Sammelabrechnungsliste
übereinstimmen.
Es sind nur Sammelabrechnungen mit Einzelbelegnachweis zulässig.
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METRO Group
Die Sammelabrechnung mit Einzelbelegnachweis enthält - neben den obligatorischen Kopf- und
Fußinformationen - je Einzelbeleg die Rechnungs-Nr., das Rechnungsdatum, den
Rechnungsempfänger (GLN), den Rechnungsnettobetrag und den Rechnungsendbetrag.
Die Zusammenfassung von mehreren elektronischen Rechnungslisten in der EDIÜbertragungsdatei zu einer Papier-Sammelabrechnungsliste ist nicht zulässig.
Da MGP die Sammelabrechnungsliste für die elektronische Archivierung scannen muss, muss
diese so beschaffen sein, dass beim Scannen keine Probleme entstehen: reißfestes Papier; DIN
A4 hoch/quer; sauberes, klares, kontrastreiches Schriftbild, gut lesbarer Schriftgrad, ausreichender
Seitenrand, etc.
Die Sammelabrechnungsliste muss zeitnah zur EDI-Datenübermittlung per Telefax an MGP
übermittelt werden (Fax-Nr. +49 (0)7851 949-172, im Testbetrieb -129); alternativ dazu ist auch
der Versand auf dem Postweg zulässig, was wir jedoch aufgrund des Zeitverlustes nicht
empfehlen.
9.1.2 EDI-Verfahren ab voraussichtlich 31.08.2009
Ab voraussichtlich 31.08.2009 wird die Sammelabrechnungsliste in Papierform ersatzlos entfallen
und darf dann nicht mehr an Metro MGP gefaxt oder gesendet werden.
Achtung: Lieferanten die eventuell den steuerrechtlich erforderlichen Hinweis auf
Entgeltminderung heute nur auf der Sammelabrechnungsliste andrucken und nicht in den
EDI-Einzelrechnungen angeben, müssen diesen Hinweis ab sofort in den EDIEinzelrechnungen mitliefern (FTX+AAK++ST3++DE’)!
Der elektronische Rechnungslistensummenbeleg (BGM+393) sowie die Referenz auf die
Sammelabrechnungsliste in den betreffenden EDI-Einzelrechnungen (Segment RFF+ABO und
zugehöriges DTM-Segment) können ebenfalls entfallen, müssen aber nicht. Falls diese
Informationen weiterhin mitgeliefert werden, wird MGP diese ohne weitere Prüfung überlesen.
Bei Mehrfachlistung kann zukünftig pro Verrechnungsabkommen des Lieferanten mit MGB (=
MGB-Lieferanten-Nr. = "Kreditoren-Nr.") eine separate Übertragungsdatei erstellt werden.
9.2 Rechnung
Es ist nur die Einzelbelegabrechnung zulässig, d. h. pro Lieferung/Leistung ist eine Rechnung zu
erstellen. Sammelrechnungen (artikelbezogen oder kundenbezogen) sind nicht zulässig.
Die Referenz zum Liefer-/Leistungsschein muss über die Liefer-/Leistungsscheinnummer und das
Liefer-/Leistungsdatum (ggf. Abrechnungszeitraum) erfolgen. Dabei müssen die Liefer/Leistungsscheinnummer und das Liefer-/Leistungsdatum auf der Papierrechnung und in der EDIRechnung identisch sein!
Wird bei der Auftragserteilung/Bestellung eine Auftragsnummer (= Kunden-Bestellnummer)
mitgeteilt, muss diese auch in der EDI-Rechnung zusätzlich angegeben werden.
Ggf. müssen weitere, bilateral mit den Gesellschaften vereinbarte Informationen (Vertragsnummer,
Kostenstelle, Zählerstände, Bestellpositionsnummer, etc.) angegeben werden.
Achtung: Das Rechnungsdatum darf zeitlich nicht vor dem Datum der Lieferung/Leistung liegen,
d. h. Vor-Fakturierung ist nicht erlaubt!
9.3 Gutschrift (durch Lieferant)
Gutschriften dürfen für alle Gesellschaften der METRO Group übermittelt werden (siehe unten);
wenn dies ausdrücklich mit der Metro- Gesellschaft so vereinbart ist und nicht gleichzeitig ein
Ausgleich über Belastungsanzeigen durch die Metro-Gesellschaft erfolgt.
Als zusätzliche Referenz muss entweder die Rechnungsnummer des Ursprungsbelegs angegeben
werden auf die sich die Gutschrift bezieht; alternativ kann das Feld Liefer-/Leistungsscheinnummer
mit der Ursprungs-Liefer-/Leistungsscheinnummer gefüllt werden oder die Belegnummer der
Gutschrift im Feld Liefer-/Leistungsscheinnummer wiederholt werden.
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METRO Group
Für den Regelfall, dass Ihr Kunde Belastungsanzeigen erstellt, sehen Sie bitte die Bildung von
”internen Gutschriften” vor; interne Gutschriften dürfen nicht in der EDI-Datei enthalten sein.
9.4 Wertrechnung/Wertgutschrift
Wertrechnungen sind wie Rechnungen, Wertgutschriften wie Gutschriften zu behandeln. Es ist
darauf zu achten, dass auch hier für jede Position eine GTIN (ggf. Pseudo-GTIN) verwendet wird.
Als zusätzliche Referenz muss die Rechnungsnummer der Wertgutschrift/-rechnung im Feld
Liefer-/Leistungsscheinnummer wiederholt werden, sofern nicht die ursprüngliche Liefer/Leistungsscheinnummer eingegeben werden kann bzw. keine vorhanden ist.
Wertgutschriften dürfen nicht für alle Gesellschaften in elektronischer Form übermittelt werden,
sondern sind nach Absprache mit den Metro- Gesellschaften ggf. weiterhin in Papierform direkt an
die vereinbarte Stelle (je nach Gesellschaft, Leistungsempfänger, Rechnungsempfänger oder
MGB in Düsseldorf) zu senden.
9.5 Belastungsanzeigen/Rückbelastungen
Bei Reklamationen erstellt die Metro- Gesellschaft i. d. R. eine Belastungsanzeige (in Papierform)
für den Lieferanten und verrechnet diese automatisch mit den nächsten eingehenden
Rechnungsbelegen bzw. offenen Posten. Bitte erstellen Sie in diesem Fall nur eine ”interne
Gutschrift“. Interne Gutschriften dürfen nicht in der EDI-Datei enthalten sein.
Grundsätzlich sollten Sie sich über die Abwicklung von Reklamationen direkt bei jeder MetroGesellschaft informieren und sich an die derzeit u. U. noch unterschiedlichen Verfahrensweisen
der einzelnen Metro- Gesellschaften halten.
Sind Sie mit einer Belastungsanzeige nicht einverstanden, wenden Sie sich bitte schriftlich - unter
Bezugnahme auf die Belastungsanzeige - direkt an die ausstellende Metro-Gesellschaft und klären
mit ihr den Sachverhalt und ggf. die Art und Weise des Differenzausgleichs.
10 Belegeinreichung bei EDI
Auch für die elektronische Belegeinreichung sind die allgemeinen "Organisationsrichtlinien für die
Rechnungsabwicklung der Gesellschaften der METRO Group" zu beachten (siehe Internet:
www.metro-mgp.com) und ggf. darüber hinaus bestehende Sondervereinbarungen mit den
Gesellschaften für Kostenrechnungen.
Wie oben bereits erwähnt, erhält MGP beim papierlosen elektronischen Datenaustausch (derzeit)
noch die Rechnungsliste in Papierform. Diese Rechnungsliste muss (möglichst zeitnah zur EDIDatenübermittlung) per Telefax oder auf dem Postweg eingereicht werden.
Die einzelnen Rechnungsbelege und der Rechnungslistensummenbeleg sind elektronisch
aufgezeichnet in der EDI-Datei enthalten.
Achtung: Die Reihenfolge der Belege innerhalb der EDI-Datei empfehlen wir wie folgt einzuhalten:
Zuerst sollten alle Einzelbelege (Rechnungen mit BGM_1001=380 bzw. Gutschriften mit
BGM_1001=381) einer Rechnungslisteneinheit eingestellt werden und direkt danach das
zugehörige Rechnungslistensummen-Dokument (BGM_1001=393). Anschließend können
noch weitere Rechnungslisteneinheiten folgen (siehe Struktur und Aufbau der EDI-Datei im
Anhang).
Bitte hierzu die Informationen zum Wegfall der Sammelabrechnungsliste beachten!
10.1 Reklamation zu abgerechneten Belegen
Unberechtigt eingereichte Belege müssen, nach Rücksprache mit MGP und den betroffenen
Metro-Gesellschaften, mit der nächsten Einreichung per Gutschrift/Belastung ausgeglichen
werden.
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METRO Group
Bei fehlerhaften Belegen erstellt i. d. R. die Metro-Gesellschaft eine Belastungsanzeige, oder es ist
eine Gutschrift vom Lieferanten zu erstellen (s. o.). Beim gleichen Kunden können auch beide
Verfahren zum Tragen kommen, je nachdem, ob es sich um Mengen- oder Preisdifferenzen
handelt.
Achtung: Bitte klären Sie direkt mit Ihrem Kunden, wie bei fehlerhaften Belegen zu verfahren ist.
Bei Belastungsanzeigen durch den Kunden ist darauf zu achten, dass Ihre internen
Gutschriften nicht in die EDI-Datei mit eingestellt werden.
10.2 Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege
Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege müssen intern storniert und nach Korrektur mit einer der
nächsten Datenübermittlungen – d. h. ebenfalls wieder elektronisch! - neu eingereicht werden.
Dabei kann der Lieferant im Vorfeld bestimmen (schriftliche Anforderung bei MGP), wie er bei
Belegablehnungen verfahren will:
Ablehnung und Neueinreichung nur der jeweils abgelehnten Einheit, oder
Ablehnung und Neueinreichung einer übergeordneten Einheit.
Mögliche Einheiten sind:
Einzelbeleg ⊂ Rechnungslisteneinheit ⊂ logische Datei ⊂ Übertragungsdatei.
So kann beispielsweise die Ablehnung einer kompletten Übertragungsdatei gewünscht/veranlasst
werden, auch wenn nur ein einzelner Beleg fehlerhaft ist.
Es wird darauf verwiesen, dass MGP nur Originalbelege (hier: Sammelabrechnungsliste)
abrechnen kann. Bitte schicken Sie keine zusätzlichen Kopien oder Duplikate mit, dies würde uns
die Arbeit nur unnötig erschweren! Sollten die Originalbelege in Ausnahmefällen nicht mehr
verfügbar sein, müssen Kopien mit dem Vermerk "gilt als Originalbeleg" einschließlich Unterschrift
und Firmenstempel versehen werden. Dadurch lassen sich Zahlungsverzögerungen vermeiden.
Die Vorgehensweise im Fehlerfall ist unten detailliert beschrieben.
Hinweis: Lieferanten die das EDI-Verfahren mit uns praktizieren, dürfen grundsätzlich keine
Papierrechnungen mehr mit Rechnungsdatum nach dem Umstellungsdatum auf EDIProduktionsbetrieb einreichen. Papierrechnungen – auch wenn sie über die Metro
Gesellschaften eingereicht werden – senden wir unbearbeitet zurück mit der Bitte, diese
ausschließlich per EDI einzureichen. Ausnahmen hiervon sind nur im Einzelfall nach
vorheriger bilateraler Absprache mit Metro MGP und einer schriftlichen Begründung
möglich.
11 Rechnungsregulierung
Die eingereichten und abgerechneten Belege werden zentral von MGP aufbereitet und nach
Rechnungsprüfung durch die Gesellschaften entweder direkt zur Zahlung veranlasst, oder – falls
der Lieferant an der Zentralregulierung teilnimmt - an die Metro International AG C.V. Diemen NL
(MIAG) in die Schweiz übermittelt. Dort wird dann die Lieferantenregulierung durchgeführt und die
Zahlung an die Lieferanten veranlasst.
Der Regulierungsbrief (Zahlungsavis) kann von MIAG auch in elektronischer Form (EDINachrichtenart REMADV oder CSV-Format) zur Verfügung gestellt werden.
Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass auf dem Regulierungsbrief der MIAG nur die
eingereichten Einzelbelege mit Belegnummer, Belegdatum, etc. referenziert werden, nicht jedoch
die zugehörige Rechnungslisteneinheit in der die Belege bei der Belegeinreichung enthalten
waren.
Nur das elektronische Zahlungsavis enthält zu jedem Einzelbeleg zusätzlich die Nummer der
Rechnungslisteneinheit, mit der ein Einzelbeleg eingereicht wurde.
Weitere Informationen zu REMADV erhalten Sie direkt bei der MIAG (Customer Care Center, Tel.
+41 41 7687 444, bzw. im Internet unter www.miag.com).
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METRO Group
Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit zur maschinellen Bearbeitung ihrer offenen Posten!
12 Wichtige Besonderheiten
Hinweis: Diese Besonderheiten beziehen sich hauptsächlich auf die Geschäftsprozesse und
bedeuten keine Abweichungen zur EDI-Anwendungsempfehlung von GS1 Germany/EDI-AKHandel! Beachten Sie, dass die Nicht-Einhaltung dieser Bedingungen u. U. zu
Belegablehnungen führen kann.
Generell gilt für Kostenrechnungen aller Gesellschaften der METRO Group:
(1)
EDI-Dateien sind jeweils mit einer eindeutigen Datenaustauschreferenznummer (UNB_0020)
einzureichen.
(2)
Bis zum Wegfall der Sammelabrechnungsliste (siehe oben) sind die Rechnungsdaten sind zusammen
mit einem Dokument Rechnungslistensummen (EANCOM: BGM_1001=393) und einer PapierRechnungsliste an MGP zu senden.
Falls Sie für mehrere Metro-Gesellschaften Rechnungsdaten an MGP senden, müssen Sie die Daten
für alle Gesellschaften, pro Verrechnungsabkommen (MGB-Lieferanten-Nr.) in einer Rechnungsliste
zusammenfassen.
(3)
Pro Auftrag/Lieferschein ist eine Rechnung zu erstellen (Sammelrechnungen sind nicht zulässig).
(4)
Für Rechnungs- und Liefer-/Leistungsanschrift ist ausschließlich die GLN anzugeben. Da für jede
Liefer-/Leistungsanschrift eine GLN inkl. Marktnummer vergeben ist, dürfen für den gesamten Bereich
der METRO Group im NAD-Segment für den Warenempfänger die Datenelemente NAD_3036ff. nicht
verwendet werden.
(5)
Die Angabe einer Liefer-/Leistungsscheinnummer ist zwingend vorgeschrieben. Die Liefer/Leistungsscheinnummer auf dem Liefer-/Leistungsschein und in den EDI-Daten müssen
übereinstimmen (gleiche Länge, gleicher Inhalt).Sollte keine Liefer-/Leistungsscheinnummer
vorhanden sein, ist in diesem Feld (RFF+DQ) die Rechnungsnummer zu wiederholen.
(6)
Die Angabe eines Liefer-/Leistungsdatums (ggf. Abrechnungszeitraum) ist zwingend vorgeschrieben
(DTM_2005=35), auch wenn dieses gleich dem Rechnungs- oder Leistungsscheindatum ist.
(7)
Die Auftragsnummer (Kunden-Bestellnummer) ist Pflichtfeld und muss auf jedem Beleg enthalten sein.
(8)
Kostenrechnungen, Ersatzteilrechnungen, Reparaturrechnungen und Servicerechnungen sind als
solche besonders zu kennzeichnen (BGM_1000); der genaue Rechnungstyp ergibt sich i. d. R. aus
dem Kundenauftrag.
(9)
Innerhalb eines Beleges dürfen bis zu drei unterschiedliche Steuersätze vorkommen.
(10) Zu-/Abschläge sind grundsätzlich je Artikelposition darzustellen (Artikelrabatt), außer es handelt sich
tatsächlich um einen Zu-/Abschlag auf Belegebene (z. B. Fracht, Verpackung, Versicherung oder
Skonto sofort).
(11) Liefer-/Leistungsschein und Rechnung müssen identisch sein; darüber hinaus sollten die
Artikelpositionen (fakturierte GTIN-Einheiten) und deren Reihenfolge mit denen der Bestellung
übereinstimmen.
(12) Sofern die Erstellung von Belastungsanzeigen bei Rechnungsdifferenzen vereinbart wurde, dürfen
nicht zusätzlich Gutschriften als Gegenanzeige gesendet werden.
(13) Bei Rechnungen mit Leergut sind die Leergutartikel (Mehrweg) gesondert zu kennzeichnen in
SG25-IMD_7077 = ”C” und IMD_7009 = ”RC” (Mehrweg) bzw. „NRC“ (Einweg).
(14) Testdaten sind in UNB_0035 mit dem Testkennzeichen zu versehen.
(15) Mautgebühren für Lkw dürfen nicht ohne vorherige Verhandlung/Absprache mit dem Metro MGB
Einkauf berechnet werden. Ggf. werden diese Rechnungen bei Eingang abgelehnt oder mit
Gegenbelastung storniert!
(16) Hinweise auf Entgeltminderungen müssen in Form eines bilateral zu vereinbarenden Textschlüssels
übermittelt werden. Die Verwendung von Freitext ist nicht zulässig (siehe unten, 14.7).
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METRO Group
12.1 Metro Cash & Carry (Metro Großhandel)
Hierzu zählen wir die Metro-SB-Großmärkte, die Metro-ECO-Märkte und die Metro Cash & CarryPlattformen (Frischelogistik, Frischfisch). Neben den o. g. Bedingungen gelten keine weiteren
Einschränkungen.
12.2 C & C Schaper (Metro Großhandel)
Hierzu gehören die Cash & Carry-Märkte von C & C Schaper. Neben den o. g. Bedingungen gelten
keine weiteren Einschränkungen.
12.3 Real (Metro Einzelhandel)
Hierzu gehören die SB-Warenhäuser sowie ggf. Verwaltungsstandorte von Real.
(1)
Im Belegkopf (Datenelement SG1-RFF_1154=ON) muss die 10-stellige Bestellnummer von Real
übermittelt werden.
(2)
Im Positionsteil (SG29-RFF_1154=ON) der Rechnung muss die 15-stellige Bestellpositionsnummer
(10-stellige Bestellnummer wie im Belegkopf der Rechnung + 5-stellige Positionsnummer in 10er
Schritten; letztgenannte Nummer muss zwingend der originären Bestellposition entsprechen)
übermittelt werden. Dies gilt nur für diejenigen Lieferanten, mit denen dies vereinbart ist.
12.4 MEM
Die MEM METRO Group Energy Production & Management GmbH ist eine
Querschnittsgesellschaft der METRO Group.
Für MEM dürfen aktuell nur Kostenrechnungen von Energielieferanten (Stromrechnungen) per EDI
eingereicht werden.
12.5 MAM
Die MAM METRO Group Asset Management GmbH ist eine Querschnittsgesellschaft der METRO
Group.
Für MAM können Kostenrechnungen für Gebäudereinigung, Entsorgung oder Wartung per EDI
eingereicht werden.
12.6 MGL (Läger)
Hierzu gehören die Zentralläger der MGL METRO Group Logistics Warehousing. Neben den o. g.
Bedingungen gelten keine weiteren Einschränkungen.
12.7 MGE Warenhandelsgesellschaft (Läger)
Hierzu zählen die Betriebe der MGE Warenhandelsgesellschaft.
Für MGE dürfen aktuell keine Kostenrechnungen per EDI eingereicht werden. Kostenrechnungen
sind wie bisher direkt in Papierform bei MGE Warenhandelsgesellschaft einzureichen.
12.8 Kaufhof (Warenhäuser)
Hierzu gehören die Kauf- und Warenhausfilialen von Kaufhof Warenhaus und Sportarena soweit
sie im GLN-Verzeichnis aufgeführt sind.
Für den elektronischen Datenaustausch gelten dabei weitere einschränkende Bedingungen:
(1)
(2)
Monatliche oder quartalsmäßige Boni-/WKZ-Abrechnungen dürfen nicht über den elektronischen
Datenaustausch abgewickelt werden.
Kommissionswaren-Rechnungen und Kostenrechnungen dürfen nicht über den elektronischen
Datenaustausch abgewickelt werden. Diese Belege sind wie bisher in Papierform direkt an Kaufhof zu
senden.
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(3)
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METRO Group
Reparatur- und Ersatzteilrechnungen dürfen per EDI eingereicht werden, sofern sie entsprechend
gekennzeichnet sind (BGM_1000).
Zu Belegen die weiterhin manuell in Papierform einzureichen sind beachten Sie bitte unsere
Rechnungslegungsvorschriften der METRO Group (siehe MGP-Homepage www.metro-mgp.com).
12.9 Dinea (Gastronomie)
Hierzu gehören die Gastronomiebetriebe der Dinea Gastronomie GmbH, Grillpfanne GmbH und
der Axxe Reisegastronomie GmbH, soweit sie im GLN-Verzeichnis für Dinea aufgeführt sind.
(Belege für Büffeteria sind, wie bisher, direkt in Papierform bei den jeweiligen Betriebsstätten
einzureichen).
Für Dinea dürfen aktuell keine Kostenrechnungen per EDI eingereicht werden. Kostenrechnungen
sind wie bisher direkt in Papierform bei Dinea einzureichen.
12.10 Praktiker (Bau- und Heimwerkermärkte)
Hierzu gehören die Bau- und Heimwerkermärkte von PRAKTIKER. der Praktiker Bau- und
Heimwerkermärkte AG, Praktiker Baumärkte GmbH, Praktiker GmbH, Praktiker Vierte Baumärkte
GmbH, der Praktiker Baumärkte GmbH in Kirkel sowie der Max Bahr Holzhandlung GmbH & Co.
KG und Max – der kleine Baumarkt GmbH.
Für Praktiker dürfen aktuell keine Kostenrechnungen per EDI eingereicht werden.
Kostenrechnungen sind wie bisher direkt in Papierform bei Praktiker einzureichen.
13 EDI-Systembausteine
Jede EDI-Nachricht besteht aus den Systembausteinen Syntax, Nachrichtenarten, Segmente,
Datenelementgruppen/Datenelemente, Codes und Qualifiern.
Die grobe Struktur einer EDI-Nachricht ist im Anhang skizziert.
Da die Entwicklung der EDI-Vorgaben von denen im EDI-Anwenderkreis Handel (EDI-AK-Handel)
vertretenen Handelspartnern in Zusammenarbeit und Abstimmung mit der GS1 Germany erfolgte,
ist die Einhaltung des EANCOM-Standards in allen Fällen gewährleistet.
13.1 Nachrichtenarten
Für den elektronischen Datenaustausch im Rechnungsverkehr erhält MGP ausschließlich die
Nachrichtenart INVOIC. Für alle anderen Nachrichtenarten zeichnen die einzelnen MetroGesellschaften (ORDERS, DESADV, etc.), die Metro MGS-EDI (PRICAT) oder die MIAG - Metro
International AG/Schweiz (REMADV) selbst verantwortlich. Die jeweiligen Ansprechpartner finden
Sie im Anhang.
13.2 Verwendung von Nachrichtengruppen
Nachrichtengruppen (UNG-UNE) dienen dazu, mehrere ”logische Dateien” (= Mandanten)
innerhalb
einer
Übertragungsdatei
(UNB-UNZ)
einzustellen
(Beispielsweise
bei
Dienstleistungsrechenzentren auf Lieferantenseite). Eine Übertragungsdatei besteht dann aus
mehreren Nachrichtengruppen mit der jeweils gleichen Nachrichtenart INVOIC.
Falls Ihre Unternehmensgruppe aus mehreren Teilfirmen/Divisionen mit jeweils unterschiedlicher
Lieferanten-GLN besteht, müssen Sie pro Lieferanten-GLN eine UNG-UNE-Gruppe bilden, um
diese logischen Einheiten zu einer physischen Übertragungsdatei zusammenzufassen. Alternativ
kann auch pro Lieferanten-GLN oder pro logischer Datei eine separate physische
Übertragungsdatei gebildet werden. Bei nur einer logischen Datei kann auf die UNG-/UNESegmente verzichtet werden.
Generell empfehlen wir, auf die Bildung von logischen Dateieinheiten (UNG-UNE-Gruppen)
zu verzichten und statt dessen separate physische Übertragungsdateien ohne UNG-UNEGruppen zu bilden.
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METRO Group
13.3 Kann/Muss-Angaben bei Segmenten/Datenelementen
Die Verwendung/Nicht-Verwendung von Segmenten/Datenelementen ist im Anhang beschrieben.
Von METRO Group nicht verwendete Segmente/Datenelemente werden überlesen und können
auch ganz weggelassen werden.
Die Wiederholhäufigkeit der einzelnen Segmentgruppen und Segmente ergibt sich i. d. R. aus dem
Kontext des Datenlayouts. Die Anzahl Rechnungslisteneinheiten ist bei MGP pro
Übertragungsdatei auf 99 begrenzt, eine Rechnungslisteneinheit darf maximal 9999 Einzelbelege
umfassen und in einem Einzelbeleg dürfen bis maximal 5000 unterschiedliche Artikel fakturiert
werden.
13.4 Datenfelddefinitionen
Im Wesentlichen wurden die Standard-Feldlängen von EANCOM übernommen. Abweichungen
davon sind unbedingt einzuhalten. Ebenso müssen im EANCOM-Standard als alphanumerisch
ausgewiesene Felder bei METRO Group teilweise trotzdem mit numerischen Inhalten angeliefert
werden.
Eine Übersicht der Kann/Muss-Angaben und METRO Group-spezifische Felddefinitionen sind aus
der Datenfeldübersicht im Anhang ersichtlich.
14 Erläuterung einzelner Punkte in EANCOM‘97 (D.96A)
14.1 Identifizierung Lieferant/Rechnungssteller
Da der Schlüssel ”SU” in Datenelement 3035 des SG2-NAD-Segmentes in jeder Rechnung
zwingend vorkommen muss, wird nur dieser Schlüssel zur Identifikation des
Lieferanten/Rechnungsstellers verwendet.
14.2 Identifizierung Käufer/Rechnungsempfänger
Auch der Schlüssel ”BY” in DE 3035 des SG2-NAD-Segmentes muss in jeder Rechnung zwingend
vorkommen und wird zur Identifikation des Käufers/Rechnungsempfängers verwendet. Ein NADSegment mit Schlüssel DE 3035 = ”IV” muss nur dann zusätzlich verwendet werden, wenn Käufer
und Rechnungsempfänger nicht identisch sind. Wir empfehlen, auch wenn Käufer und
Rechnungsempfänger identisch sind, immer beide Segmente mitzuliefern (und ggf. mit der GLN
des Rechnungsempfängers zu füllen).
14.3 Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze pro Beleg
In einer Rechnung/Gutschrift/Rechnungsliste können grundsätzlich Waren oder Dienstleistungen
mit bis zu drei unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen fakturiert werden (aktuell 0, 7, 16 Prozent).
Bestimmte Segmente/Segmentgruppen müssen in diesem Fall pro Mehrwertsteuersatz wiederholt
werden, damit die betreffende Information nach Mehrwertsteuersätzen getrennt angeliefert werden
kann.
Für alle MwSt-Angaben innerhalb eines Beleges ist bei EANCOM‘97 (D.96A) zunächst der in der
SG6-TAX-Gruppe angegebene MwSt-Satz als “Fehlwert” für die betreffende Rechnung
maßgebend.
Bei Belegen mit mehreren MwSt-Sätzen wird dieser Fehlwert dann durch zusätzliche, explizite
Angabe eines TAX-Segmentes an betreffender Stelle überschrieben: D. h. bei den SG15-ALCGruppen für Zu-/Abschläge ist pro MwSt-Satz eine SG15-ALC-Gruppe inkl. SG21-TAX-Segment
zu bilden, um zu den Zu-/Abschlagsbeträgen den jeweils zugehörigen Steuersatz zu identifizieren;
auf Positionsebene wird ein SG33-TAX-Segment gebildet, um einem Artikel den entsprechenden
MwSt-Satz zuzuordnen; im Summenteil muss statt eines einfachen SG48-MOA-Segmentes bspw.
zusätzliche SG50-TAX-MOA-Segmentgruppen verwendet werden, um die Beträge nach MwStSatz getrennt darstellen zu können.
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METRO Group
14.4 Rabattdarstellung (Zu-/Abschläge)
Alle Zu-/Abschläge sind jeweils mit einer SG15-ALC-Gruppe pro MwSt-Satz darzustellen. Aufgrund
o. g. Mehrwertsteuerproblematik sind Zu-/Abschläge auf Belegebene immer im Beleg-Kopfteil
darzustellen, da die ALC-Gruppen im Summenteil keine MwSt-Angaben zulassen.
Für Zu-/Abschläge gibt es in einer EANCOM-Nachricht auf mehreren Ebenen Datenelemente die
einen Einfluss auf die Vorzeichensteuerung haben. Die Vorzeichensteuerung erfolgt zuerst immer
auf der obersten Ebene, d.h. über den BGM-Schlüssel 1001 = 380 bzw. 381. Im zweiten Schritt
wird das Datenelement ALC_5463 für die Vorzeichensteuerung ausgewertet (A = Abschlag = ”-” ;
C = Zuschlag = ”+”). Grundsätzlich werden bei der Rabattdarstellung in den ALC-Segmenten die
gleichen Schlüsselinhalte verwendet, egal ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift
handelt!
Die Beträge für den Artikelrabatt-Gesamtbetrag und den Gesamtbetrag der Zu-/Abschläge auf
Belegebene (jeweils mit Schlüssel MOA_5025 = ”131”) sind immer vorzeichengerecht einzustellen;
d. h. ggf. mit Minuszeichen direkt vor dem Betragswert in MOA_5004.
Siehe hierzu auch die Beispiele in unserem Dokument ”EDI-Beispiele ...”.
Hinweis: Es wird empfohlen die Preisvereinbarung mit MGB auf Netto-Nettobasis zu treffen, um
somit bei der Rechnungsstellung auf Zu- und Abschläge komplett verzichten zu können!
Zu-/Abschläge auf Belegebene sollten gänzlich vermieden oder, sofern möglich, auf
Artikelebene umgerechnet und dort berechnet werden.
14.4.1 Zu-/Abschläge auf Belegebene
Bei Zu-/Abschlägen auf Belegebene ist zu unterscheiden zwischen ”normalen” Belegrabatten auf
der einen Seite und zwischen Zu-/Abschlägen für ”Skonto sofort”, ”Fracht”, ”Verpackung” und
”Versicherung”.
Jeder ”normale” Belegrabatt ist in einer SG15-ALC-Gruppe zu erläutern (als Euro-Betrag in SG19MOA-Segment mit MOA_5025 = ”8” und zusätzlich als Prozentrabatt in SG18-PCD-Segment mit
PCD_5245 = ”3”, sofern mit MGB als Prozentrabatt vereinbart).
Zu-/Abschläge müssen immer in der Reihenfolge ihres Abzugs dargestellt werden. Die um einen in
Abzug gebrachten Rabatt verminderte Rabattbasis bildet i. d. R. jeweils die Basis für den nächsten
Rabatt (gemäß dem zwischen Lieferant und MGB vereinbarten Konditionsschema).
Die explizite Vorgabe einer Rabattbasis zu einem Rabatt ist ebenfalls möglich.
”Skonto sofort” ist nur dann einzustellen, wenn dies tatsächlich so vereinbart wurde
(normalerweise wird Skonto erst als nachträgliche Kondition automatisch bei der Regulierung zum
Abzug gebracht).
Der Gesamtbetrag aller Zu- und Abschläge (d. h. ”normale” Belegrabatte , Skonto sofort, Fracht,
Verpackung und Versicherung) ist im Summenteil ggf. pro MwSt-Satz anzugeben (SG48-/SG50MOA mit Schlüssel DE 5025 = ”131”).
14.4.2 Zu-/Abschläge auf Artikelebene
Für Artikelrabatte gilt sinngemäß das gleiche wie für normale Belegrabatte.
Die Erläuterung der einzelnen Zu-/Abschläge erfolgt in den SG38-ALC-Segmentgruppen. Der
Gesamtbetrag aller Zu- und Abschläge auf Positionsebene (Artikelrabatt-Gesamtbetrag) ist in
SG26-MOA mit Schlüssel DE 5025 = ”131” anzugeben.
Besondere Aufmerksamkeit ist geboten, wenn innerhalb einer Rechnung zusätzlich
Gutschriftspositionen fakturiert werden. Bei der Rabattdarstellung ändert sich in diesem Fall der
Schlüsselwert für Zu- oder Abschlag, das Vorzeichen der Menge und das Vorzeichen des ArtikelNettobetrages (Preisangaben bleiben immer Vorzeichen-neutral).
14.5 Darstellung und Berechnung von Artikelpositionen
Bei der Artikeldarstellung werden grundsätzlich drei Varianten unterschieden: Stückartikel,
Gebindeeinheit (sortenrein) oder Display-/Sortimentseinheit (Mischkarton/Mischpalette).
Siehe hierzu auch die Beispiele in unserer separaten Dokumentation ”EDI-Beispiele ...”.
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METRO Group
Grundsatz: Die Berechnung der Artikel muss analog der Bestellung erfolgen! (wobei die
bestellte Einheit bei unterschiedlichen Metro-Gesellschaften unterschiedlich sein kann!)
14.5.1 Stückartikel
Stückartikel werden in einer LIN-Hauptposition dargestellt und fakturiert. Die fakturierte GTINEinheit ist mit der Endverbrauchereinheit identisch.
14.5.2 Gebindeeinheiten
Die Fakturierung erfolgt in diesem Fall immer auf Gebindeebene (z. B. Karton) in einer LINHauptposition. Zusätzlich werden in einer LIN-Unterposition die GTIN der Verbrauchereinheit, die
Anzahl Verbrauchereinheiten in der fakturierten Gebindeeinheit (QTY+59 ...) und die Identifikation
des im Gebinde enthaltenen Artikels als Verbrauchereinheit (IMD+C++CU ...) angegeben.
Die Darstellung des Zusammenhangs zwischen Verbrauchereinheit und fakturierter Einheit ist bei
Gebindeeinheiten bspw. für die Stückpreiserrechnung relevant.
14.5.3 Displays/Sortimentseinheiten (Mischkarton)
Bei Display-/Sortimentseinheiten wird die Einheit selbst als LIN-Hauptposition dargestellt, direkt
anschließend werden die Display-Einzelartikel in einer Art Stückliste als LIN-Unterpositionen
dargestellt. Die Kennzeichnung einer Display-/Sortimentseinheit erfolgt durch ein IMD-Segment in
der LIN-Hauptposition mit IMD_7077= ”C” und IMD_7009 = ”SG”.
Für die Berechnung gilt grundsätzlich, dass die Display-/Sortimentseinheit selbst zu fakturieren ist
und die darin enthaltenen Display-Einzelartikel ohne Berechnung aufzulisten sind (dies ist die
generell von METRO geforderte Darstellungsweise – analog der Bestelleinheit!).
Nur falls die Display-/Sortiments-Einzelartikel unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen unterliegen
müssen die jeweiligen Display-/Sortiments-Einzelartikel fakturiert werden und die Display/Sortimentseinheit selbst bleibt unbewertet.
Der jeweils nicht fakturierte Teil wird ohne Preis (PRI-Segment) und ohne Artikelnettobetrag (MOASegment) aber mit Angabe der Menge (QTY-Segment) dargestellt. Die Mengenangabe zu den
Display-/Sortiments-Einzelartikeln in der LIN-Unterposition bezieht sich immer auf die
Gesamtmenge aller Display-/Sortiments-Einzelartikel über alle Display-/Sortimentseinheiten!
Siehe hierzu auch die Beispiele in unserer separaten Dokumentation ”EDI-Beispiele ...”.
Display-/Sortiments-Einzelartikel sollten immer die Verbrauchereinheit darstellen und nicht in Form
einer weiteren Zwischengröße/Umverpackung definiert sein, insbesondere wenn auf dieser Ebene
fakturiert wird. (Die Darstellung des Zusammenhangs zwischen Verbrauchereinheit und fakturierter
Einheit ist bei Displays/Sortimentseinheiten nicht relevant (keine Stückpreiserrechnung), so dass
im Vergleich zur Gebindeeinheit keine weitere Unterposition für das Segment QTY+59 ...
erforderlich ist).
14.6 Elektronische Rechnungsliste
Bitte beachten Sie hierzu die Hinweise zum Wegfall der Sammelabrechnungsliste (siehe
oben)!
Die EDI-Belegart ”Rechnungsliste” wird in Datenelement BGM_1001 mit Schlüssel ”393”
identifiziert.
Die elektronische Rechnungsliste enthält keinen Positionsteil mit Auflistung der Einzelbelege,
sondern nur Kopf- und Summenteil.
Die elektronische Rechnungsliste ist derzeit für die maschinelle Kontrolle auf Vollständigkeit und
Richtigkeit bei MGP unerlässlich.
Da die zu einer Rechnungslisteneinheit gehörenden Rechnungen/Gutschriften immer über die
Rechnungslistennummer und das Rechnungslistendatum zugeordnet werden, müssen diese
eindeutig und fortlaufend sein. Rechnungsliste und zugehörige Einzelbelege müssen immer in der
gleichen Übertragungsdatei kommen (Empfehlung: zuerst alle Einzelbelege, danach die
zugehörige Rechnungsliste - Ausnahmen siehe oben); bei mehreren ”logischen” Dateien kommen
sie zusammen innerhalb der gleichen UNG-UNE-Gruppe.
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METRO Group
Bei Rechnungslisten die nur aus Gutschriften bestehen, ändert sich das Vorzeichen in den
Betragsangaben im Summenteil auf Minus; ebenso kann sich bei Rechnungslisten die aus
Gutschriften und Rechnungen bestehen das Vorzeichen umdrehen, wenn die
Gutschriftsendbeträge die Rechnungsendbeträge in der Summe übersteigen.
Im Summenteil der Rechnungsliste sind die Beträge sowohl über alle MwSt-Sätze (SG48-MOASegmentgruppe) als auch pro MwSt-Satz getrennt (SG50-TAX-MOA-Segmentgruppe) anzuliefern,
sofern in einer Rechnungsliste Belege mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen enthalten sind. Bei nur
einem MwSt-Satz reicht es, die Beträge in den SG48-MOA-Segmentgruppen anzugeben.
14.7 Hinweis auf im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
Hinweise auf im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen gemäß BMF-Schreiben vom 03.08.2004,
müssen für die METRO Group in Form eines Textschlüssels übermittelt werden. Die Verwendung
von Freitext ist nicht zulässig. Die Übermittlung eines Freitextes kann maschinell nicht genau
daraufhin überprüft werden, ob der Inhalt den gesetzlichen Anforderungen genügt oder nicht; dies
kann nur durch die Verwendung eines vereinbarten Textschlüssels sichergestellt werden.
GS1 Germany/EDI-AK-Handel haben diesem Umstand Rechnung getragen und zu diesem Zweck
folgende Textschlüssel verabschiedet:
ST1 = „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- und Bonusvereinbarungen“
ST2 = „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und
Konditionsvereinbarungen“.
ST3 = „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“.
Die Übermittlung des Textschlüssels erfolgt wie bisher im FTX-Segment, wobei im
Datenelement FTX_4451 der Qualifier ‚AAK’ zu verwenden ist und in Datenelement FTX_4441
einer der Schlüssel ST1, ST2 oder ST3 übermittelt wird.
Beispiel: FTX+AAK++ST3++DE'
Wenn ein Schlüssel übermittelt wird, darf die gleiche Information nicht zusätzlich als Klartext
gesendet werden!
Achtung: Lieferanten die eventuell den steuerrechtlich erforderlichen Hinweis auf
Entgeltminderung heute nur auf der Sammelabrechnungsliste andrucken und nicht in den
EDI-Einzelrechnungen angeben, müssen diesen Hinweis ab sofort in den EDIEinzelrechnungen mitliefern!
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METRO Group
15 EDI-Prüfprotokoll
MGP erstellt für jede Übertragungsdatei, Test und Produktion, ein EDI-Prüfprotokoll, sofern die
Daten maschinell verarbeitet werden konnten und Fehler aufgetreten sind.
15.1 Protokoll-Inhalt
Das Protokoll enthält u. a. folgende Informationen:
• Verarbeitungsart (Produktion/Test), Verarbeitungsdatum und Protokoll-Nr.
• Statistische Daten zur EDI-Datei:
GLN-Datenabsender, EDI-Standard, Datenaustauschreferenz-Nr., Archiv-Nr.,
Erstellungsdatum, etc.
• Detaillierte Liste der abgelehnten Einheiten mit Fehlerhinweisen:
Einzelbeleg, Rechnungslisteneinheit, logische Datei, physische Datei
15.2 Fehlergrade und Ablehnungsstufen
MGP unterscheidet im Fehlerfall unterschiedliche Fehlergrade und Ablehnungsstufen.
Analog dem Dateiaufbau unterscheiden wir die Einheiten:
• physische Dateieinheit
(UNB - UNZ)
• logische Dateieinheit
(UNG - UNE)
• Rechnungslisteneinheit
(BGM_1001 = 393 mit allen zugehörigen Einzelbelegen)
• Einzelbeleg
(BGM_1001 = 380 oder 381)
Ein Fehler bezieht sich immer auf eine dieser Einheiten.
Der Lieferant hat die Möglichkeit, für den Fehlerfall generell eine höhere Ablehnungsstufe
(”Wunsch-Severity”) zu wählen. In diesem Fall wird nicht nur die jeweils fehlerhafte Einheit
abgelehnt, sondern immer die gewünschte, höhere Einheit.
Ohne Angabe einer Wunsch-Severity wird nur die jeweils fehlerhafte Einheit abgelehnt; alle
anderen Einheiten würden – sofern vorhanden und fehlerfrei – normal verarbeitet werden
Wählt der Lieferant beispielsweise die Wunsch-Severity ”physische Datei”, würde bei einer
Einzelbelegablehnung oder bei Ablehnung einer Rechnungslisteneinheit nicht nur die fehlerhafte
Einheit, sondern die komplette Übertragungsdatei abgelehnt werden. Bei einer Wunsch-Severity
”Rechnungslisteneinheit” würde im Falle einer Einzelbelegablehnung die komplette
Rechnungslisteneinheit abgelehnt werden; andere Rechnungslisteneinheiten würden - sofern
vorhanden und fehlerfrei - in diesem Fall normal verarbeitet werden.
Eine vom Normalfall abweichende Wunsch-Severity muss vom Lieferanten bei MGP schriftlich
beantragt (und ggf. wieder widerrufen) werden.
Zur Vorgehensweise bei Belegablehnungen siehe unten.
Da im Produktionsbetrieb i. d. R. von einer fehlerfreien Verarbeitung ausgegangen werden
kann, erfolgt im ”Normalfall”, d. h. bei korrekter Einreichung und Verarbeitung keine
Benachrichtigung des Lieferanten.
Im Fehlerfalle erhält der Lieferant das Prüfprotokoll per Post; bei kompletten
Dateiablehnungen wird der Lieferant unverzüglich telefonisch oder per E-Mail informiert.
Das EDI-Prüfprotokoll ist gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu archivieren (mind. 10
Jahre).
Bitte nennen Sie uns einen festen Ansprechpartner (Name, Telefon, e-Mail), der die
Fehlerprotokolle erhalten und im Fehlerfall informiert werden soll.
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METRO Group
16 Vorgehensweise im Fehlerfall
16.1 Ablehnung einer Übertragungsdatei
16.1.1 Physische Dateieinheit
Für den Fall, dass eine physische Datei abgelehnt wurde, ist diese zu korrigieren und danach
neu einzureichen.
Dabei bitte beachten:
1. Die MGP-Lieferantenbetreuerin ist vorher unbedingt darüber zu informieren.
2. Die Datei (Rechnungen und Rechnungslisten) ist in Datenform mit neuer
Datenaustauschreferenz-Nr. einzureichen.
3. Die (ggf. ebenfalls korrigierte) Sammelabrechnungsliste in Papierform ist erneut zu faxen.
16.1.2 Logische Dateieinheit
Für den Fall, dass eine physische Datei mehrere logische Dateien enthält, ist im Falle der
Ablehnung einer logischen Datei, lediglich diese (bzw. die darin enthaltenen
Rechnungslisteneinheiten) zu korrigieren und danach neu einzureichen.
2. Die logische Datei ist in Datenform neu einzureichen (als separate, neue physische Datei
oder innerhalb einer anderen physischen Datei).
3. Alle zu dieser logischen Datei gehörenden (ggf. ebenfalls korrigierten) Sammelabrechnungslisten in Papierform sind erneut zu faxen.
16.2 Ablehnung einer Rechnungslisteneinheit
Neueinreichung der korrigierten Rechnungslisteneinheit in neuer Übertragungsdatei.
2. Die Rechnungslisteneinheit (Rechnungen und Rechnungsliste) ist in Datenform innerhalb
einer neuen Übertragungsdatei einzureichen.
3. Die (ggf. ebenfalls korrigierte) Sammelabrechnungsliste in Papierform ist erneut zu faxen.
16.3 Ablehnung einzelner Belege
Übertragung der korrigierten Belege mit einem der nächsten natürlichen Rechnungsläufe, d. h.
in einer neuen Rechnungslisteneinheit und Übertragungsdatei.
Achtung:
• Nachdem MGP den Lieferanten über Belegablehnungen informiert hat, liegt die
Korrektur und Neueinreichung abgelehnter Belege ausschließlich in der
Eigenverantwortung des Lieferanten!
• Abgelehnte Belege dürfen nicht unaufgefordert in Papierform nachgereicht werden.
• Es dürfen ausschließlich die zuvor abgelehnten Belege neu eingereicht werden; bitte
die Doppeleinreichung von korrekten, nicht als fehlerhaft reklamierten Belegen
unbedingt vermeiden!
In allen Zweifelsfragen setzen Sie sich bitte mit Ihrer zuständigen Lieferantenbetreuerin oder dem
zuständigen EDI-Projektleiter Verbindung, um die Vorgehensweise abzustimmen.
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METRO Group
17 Ihr nächster Schritt
Bitte senden Sie uns den beigefügten Fragebogen ausgefüllt (Terminplanung!) zurück!
Wenn Sie zum Thema „EDI mit MGP“ noch weitere oder ausführlichere Informationen und
individuelle Unterstützung wünschen, bieten wir Ihnen an, Sie in einem gemeinsamen Workshop
umfassend zum Thema EDI/INVOIC zu informieren und zu beraten; darüber hinaus betreuen wir
Sie während der Testphase intensiv und bereiten gemeinsam mit Ihnen die Umstellung auf EDIProduktionsbetrieb vor.
Generell gilt:
Sollte sich der Testbeginn oder die Testphase bei Ihnen um mehr als 2 Wochen verzögern, bitten
wir um kurze schriftliche Mitteilung der Gründe hierfür und um Angabe eines aktualisierten
Terminplanes.
Bevor Sie uns zum ersten Mal eine Testdatei senden, bitten wir um kurze telefonische
Benachrichtigung.
Besuchen Sie auch unsere Internetseite: www.metro-mgp.com.
Dort finden Sie immer die aktuellsten Informationen und Neuigkeiten der MGP, speziell zum
Thema INVOIC. Weitere Informationen zum Thema „EDI in der METRO Group“ finden Sie im
METRO Group Lieferantenportal: www.metro-link.com.
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
MGP
METRO Group Account Processing GmbH
– Abteilung EDI –
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METRO Group
18 Anhang
18.1 Ansprechpartner EDI
EDI Abteilung MGP
Telefon
Abteilungsleitung
Herr Wittmann
+49 (0) 7851 949-130
EDI-Projektmanagement
Herr Abeldt
-191
Herr Cammisar
-171
Herr Kaya
-193
Herr Laue
-196
Herr Neugebauer
-194
Herr Unger
-131
EDI-Test-Services
Frau Huber
-159
Abwicklung EDI-Produktionsbetrieb
Frau Schulze
Gruppenleiterin
-178
Frau Heinrich
-179
Frau Michaelis
-163
Frau Richter
-133
Frau Westermann
-146
Frau Witte
-140
EDI-Hotline MGP
GLN-Hotline MGP
Faxempfang für EDI-Sammelabrechnungslisten
Testbetrieb
Produktion
-159
-119
Fax
E-Mail
-129
[email protected]
-129
-129
-129
-129
-129
-129
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
-129
[email protected]
-129
-189
-189
-189
-189
-189
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
-129
-144
[email protected]
[email protected]
-129
-172
Weitere EDI-Ansprechpartner in der METRO Group:
Firma/Name
Durchwahl
E-mail
Zuständigkeit
MGS METRO Group Solutions GmbH, Düsseldorf
Fr. Lukas
EDI Solution Department
EDI Delivery Center
+49 (0)211 6886-2358
[email protected]
+49 (0)211 6886-1777
[email protected]
+49 (0)211 6886-1777
[email protected]
EDI-Koordination METRO Group,
EDI-Geschäftsprozesse, MEC.
Anbindung EDIINT/AS2
MEC, technische Anbindung
METRO International AG (MIAG C.V. Diemen NL), Baar/Schweiz
Customer Care Center
+41 (0)41 7687-444
[email protected]
Zahlungsavise, REMADV
Weitere Ansprechpartner finden Sie im EDI-Portal der METRO Group: www.metro-link.de.
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METRO Group
18.2 Ihr EDI-Fahrplan: Vom Papier zu EDI
Papier-Rechnungsverkehr
Papier-Einzelbelege
Manuelle Belegerfassung
Informationsbeschaffung zu EDI
EDI-Unterlagen der MGP (www.metro-mgp.com),
EDI-Datenlayouts/ -Dokumente der METRO Group (www.metro-link.de),
Broschüren und Dokumente der GS1 Germany (www.gs1-germany.de)
Informations- u. Beratungsgespräche mit EDI-Fachleuten
(EDI-Dienstleister, MGP, etc.)
Entscheidung für einen EDI-Weg
1. EDI „Classic“ (eigener EDI-Konverter oder Outsourcing-Partner für EDI)
2. Web-EDI (bspw. MEC – METRO Group EDI Center)
Terminplanung bis zur Einführung EDI-Produktionsbetrieb
Informationsbeschaffung, Konverterauswahl, Programmierung, Mapping
Stammdatenabgleich, Beginn/Dauer der Testphase,
Umstellungstermin auf Produktionsbetrieb
Verantwortliche Ansprechpartner definieren
Organisation, Stammdaten, Testbetrieb, ggf. externer EDI-Dienstleister
Überprüfen/Anpassen der Inhouse-Faktura-Schnittstelle
Normierte Datenfelder für Schlüsselinformationen (statt in Textfeldern)
Vollständigkeit der für EDI erforderlichen Muss-Datenfelder
Stammdatenabgleich
GLN der Rechnungs- und Lieferanschriften aller Vertrieblinien der METRO Group
GTIN-Artikelstammdaten
EDI-Testphase
Syntaktische, formale und inhaltliche Tests
EDI-Produktionsbetrieb (papierlos)
EDI-Rechnungsdaten
Elektronische Datenverarbeitung
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METRO Group
18.3 Die Testphase - Übersicht
1. MGP EDI-RICHTLINIEN INVOIC
Die MGP EDI-Richtlinien INVOIC sind Grundlage für die EDI-Test- und spätere EDI-Produktionsphase
mit METRO MGP.
2. ANKÜNDIGUNG DER 1. TESTDATEI
Bitte nehmen Sie vor dem ersten Dateiversand mit unserem EDI-Service Center in Kehl Kontakt auf
(Testeingang Fr. Huber) und teilen Sie uns den ersten Übertragungstermin und ihre zuständigen
Ansprechpartner mit. Es ist jeweils nur eine Testdatei zu senden. Bitte senden Sie zwischen dem
Versand der jeweiligen Testdatei und dem Empfang des schriftlichen Testergebnisses keine weiteren
Daten!
3. AKTUELLE RECHNUNGSDATEN – KEINE “SPIELDATEN”
Es sind von Beginn an ausschließlich aktuelle Rechnungsdaten als Testdaten zu verwenden. Die parallel
dazu weiterlaufende Rechnungseinreichung in Papierform bleibt hiervon unberührt.
4. ALLE GESELLSCHAFTEN DER METRO GROUP SIND GEGENSTAND DER TESTPHASE
Alle Gesellschaften der METRO Group, für die MGP derzeit die Erfassung von EDI-Kostenrechnungen
durchführt, sind, soweit Geschäftsbeziehungen bestehen, von Beginn an Gegenstand der Testphase.
Derzeit werden über MGP abgewickelt: Metro Cash & Carry (Großhandel, Frischelogistik, Frischfisch),
C & C Schaper , Real und zum Teil Kaufhof (Ersatzteile, Reparaturen).
5. SAMMELABRECHNUNGSLISTE
VON ANFANG AN
Die Sammelabrechnungsliste ist als datenbegleitendes Dokument für den elektronischen Datenaustausch
voraussichtlich bis spätestens 30.08.2009 erforderlich (siehe hierzu unsere Hinweise zum Wegfall der
Sammelabrechnungsliste).. Die Generierung dieses Papierdokumentes (sehen Sie bitte den
Layoutvorschlag der MGP im Anhang) und das begleitende Faxen sind bereits bei der ersten Testdatei
und dann für den gesamten Verlauf der Testphase zu berücksichtigen.
PRO MGB-LIEFERANTENNUMMER EINE SAMMELABRECHNUNGSLISTE
Die Generierung einer Sammelabrechnungsliste muss pro MGB-Lieferantennummer einmal erfolgen,
unabhängig von den METRO-Gesellschaften.
EDI-NACHRICHT “RECHNUNGSLISTE” (BGM+393...‘)
Die EDI-Nachricht “Rechnungsliste” (BGM+393...‘) ist derzeit noch zwingend erforderlich!
6. FEHLERBEHANDLUNG – ORGANISIERT VON ANFANG AN
Berücksichtigen Sie bereits in der Testphase die für die spätere Produktionsphase geltenden Fehler- und
Ablehnungsgrade gemäß der Erläuterung in den MGP EDI-Richtlinien und organisieren Sie rechtzeitig die
entsprechende Vorgehensweise bei der Fehlerbehandlung.
7. EDI-VEREINBARUNG INVOIC – NACH ERFOLGREICHEM ABSCHLUSSTEST
Die EDI-Vereinbarung INVOIC über die Aufnahme der “produktiven” EDI-Beziehung kann nur auf der
Grundlage vollständig fehlerfreier Testdaten erfolgen. Im Rahmen eines Abschlusstests, der unter
Produktionsbedingungen erfolgt, wird nach erfolgreichem Verlauf die Testphase durch den
betreuenden Projektleiter abgeschlossen.
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METRO Group
18.4 Struktur und Aufbau der EDI-Datei
18.4.1 Ohne elektronische Rechnungsliste
Dies ist frühestens ab voraussichtlich 31.08.2009 möglich, sofern alle Voraussetzungen für den
Wegfall der Sammelabrechnungsliste erfüllt sind.
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METRO Group
18.4.2 Mit elektronischer Rechnungsliste
Empfehlung MGP: UNG-UNE-Segmentgruppen nicht verwenden, stattdessen ggf. mehrere
separate Übertragungsdateien erzeugen!
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METRO Group
18.5 Datenübermittlung an MGP
18.5.1 X.400 Telebox
Übermittlung von EDI-Rechnungsdaten per X.400 an MGP
(1)
Die Übertragung der EDI-Dateien muss an folgende X.400-Adresse (Telebox-400) der MGP
erfolgen:
C
=
DE
(Land)
A
=
viaT
(Administration)
S
=
MGR
(Nachname)
O
=
Metro-MGR
(Organisation)
(2)
Die Übertragungsdatei muss als Anhang versendet werden.
(3)
Der Betreff muss ”EDI-xxx” lauten, wobei für ”xxx” der Lieferantenname (frei wählbare,
sprechende Kurzbezeichnung) einzusetzen ist.
(4)
Erfolgt die Übertragung der EDI-Datei vom IBM-Netz an die X-400-Adresse der MGP, sind
folgende Attribut-Angaben notwendig:
X.400 account ID = “X400”, X.400 user ID = “U9987357”
Content type (EDIFACT) = “P2”, Preferred body part type = “IA5”
Description (subject) = ”EDI-xxx” (für ”xxx” den Lieferantennamen einsetzen, s.o.)
(5)
Die Daten müssen im ASCII-Code angeliefert werden.
(6)
Die Daten können auch in komprimierter Form gesendet werden. Wir empfehlen dies
insbesondere für Lieferanten die selbst eine Telebox-400-IPM der Telekom nutzen. In diesem
Fall ist ausschließlich das Komprimierungsprogramm GZIP*) zu verwenden. Hierbei sollte die
Datei vor der Komprimierung einen eindeutigen, unverwechselbaren, möglichst
lieferantenbezogenen Dateinamen im Format ”12345678.123” besitzen (bspw. bestehend aus
Lieferanten-Kurzname als Prefix und laufender Nummer als Suffix). Bei der Komprimierung
selbst muss die Option ”-N” verwendet werden, andere Optionen dürfen nicht verwendet
werden.
(7)
Partner die die Telebox-400-Software der TELEKOM benutzen müssen in folgendem Befehl
einen Dateinamen statt eines Kommas vergeben:
<< ATTACH_FILE PFAD$, ”dateiname” >>
(8)
Testdaten müssen zusätzlich das Test-Kennzeichen “1” in UNB-DE 0035 beinhalten.
(9)
Es dürfen nur die EDI-Daten an MGP gesendet werden; Sammelabrechnungslisten sind per
Telefax an MGP zu übermitteln:
Fax-Nr. Produktionsbetrieb: +49 (0) 7851 949-172.
Fax-Nr. Testbetrieb: +49 (0) 7851 949-129.
(10) Nutzen Sie die Möglichkeit ihres X.400-Systems zur Anforderung einer automatischen
Empfangsbestätigung (X.400-Delivery-Report). MGP versendet generell keine
Empfangsbestätigungen!
*) Bezugsquelle GZIP:
www.gnu.org/software/gzip/gzip.html
www.gzip.org/
(Unix-Version)
(weitere Versionen)
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METRO Group
18.5.2 EDIINT/AS2
Übermittlung von EDI-Rechnungsdaten
per EDIINT/AS2
Die Übermittlung von EDI-Rechnungsdaten per EDIINT/AS2 erfolgt nicht direkt an Metro
MGP, sondern an unser EDI Solution Department in Düsseldorf; von dort werden die
Daten dann per Standleitung direkt an MGP nach Kehl weitergeleitet.
Die Datenübermittlung per EDIINT/AS2 ist an bestimmte Voraussetzungen gebunden.
Bitte füllen Sie bei Interesse hierzu den Fragebogen der Metro MGS zu EDIINT/AS2 aus
und senden Sie diesen bitte direkt an die eMail-Adresse [email protected].
Den Fragebogen können Sie unter derselben eMail-Adresse bei MGP anfordern.
Folgender Link des EDI-Anwenderkreis Handel soll den Lieferanten als Erstinfo zu diesem
Thema dienen: http://www.edi-ak-handel.de/news_f.htm. Der EDI Anwenderkreis Handel
hat die für diese Technik notwendigen Parameter untereinander abgestimmt, um den
Teilnehmern den Einsatz dieser Technik zu erleichtern.
Für die EDI-Daten selbst gelten ansonsten die gleichen Regeln wie bei X.400Übermittlung:
(1) Die Daten müssen im ASCII-Code angeliefert werden.
(2) Datenempfänger-GLN (UNB-DE 0010) für Rechnungsdaten der METRO Group ist
4007731000008
(3) Testdaten müssen zusätzlich das Test-Kennzeichen “1” in UNB-DE 0035 beinhalten.
(4) Es dürfen nur die EDI-Daten an das MGB Solution Department in Düsseldorf
gesendet werden; Sammelabrechnungslisten sind per Telefax an MGP in Kehl zu
senden:
Fax-Nr. Produktionsbetrieb: +49 (0) 7851 949-172.
Fax-Nr. Testbetrieb: +49 (0) 7851 949-129.
(5) Nutzen Sie die Möglichkeit ihres AS2-Systems zur Anforderung einer automatischen
Empfangsbestätigung (AS2-MDN). MGP versendet generell keine
Empfangsbestätigungen!
Anmerkung: Die Einrichtung von AS2-Verbindungen ist sehr aufwendig und zeitintensiv. U. U.
ist mit Bearbeitungszeiten von mehreren Monaten zu rechnen. MGP empfiehlt von daher die
Datenübermittlung per X.400-Anbindung zu nutzen!
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METRO Group
18.6 Muster: Rechnungsliste
Muster A:
RECHNUNGSLISTE
Seite: 1 / n
Postalischer Empfänger:
Bitte vollständig eintragen:
MGP
GLN Lieferant:
4012345000009
Ohmstraße 1
77694 Kehl
Postanschrift:
METRO- (MGB-) Lieferanten-Nr.:
77691 Kehl
USt-IdNr. Lieferant:
[Fax-Nr. +49 (0) 7851 949 172 (Produktion)
Fax-Nr. +49 (0) 7851 949 129 (Testbetrieb)]
654321
DE987654321
Firma und Anschrift Lieferant:
LIEFERANT GmbH
Industriestraße 45
77115 Musterhausen
Anzahl enthaltener Belege:
14
Währungseinheit:
€
lfd. Rechnungs
Nr.
-Nr.
Rechnungs-Datum
Rechnungsanschrift
(GLN)
Rechnungslisten-Nr.:
Rechnungslisten-Datum:
Abrechnungszeitraum:
Nettobetrag
7654321
28.02.2009
27.02.09 - 28.02.09
Endbetrag
1
2
3
8765432109
8765432110
8765432111
28.02.09
28.02.09
28.02.09
4306286000007
4306286000007
4306286000007
Σ
3500,00
3745,00
4
5
8765432015
8765432116
27.02.09
28.02.09
4304419000009
4304419000009
Σ
5000,00
5350,00
6
7
8
9
8765432124
8765432125
8765432026
8765432127
27.02.09
28.02.09
27.02.09
28.02.09
4333099000009
4333099000009
4333099000009
4333099000009
Σ
6000,00
6960,00
10
11
8765432128
8765432130
27.02.09
28.02.09
4330553000001
4330553000001
Σ
4000,00
4370,00
5000,00
12
8765432135
28.02.09
4304171000002
Σ
5000,00
13
14
8765432141
8765432142
28.02.09
28.02.09
4327713000001
4327713000001
Σ
6000,00
6420,00
Endsummen (nachrichtlich)
29500,00
31845,00
Seite 32 / 47
METRO Group
Muster B:
RECHNUNGSLISTE
Seite: 1 / n
Postalischer Empfänger:
Bitte vollständig eintragen:
MGP
GLN Lieferant:
4012345000009
Ohmstraße 1
77694 Kehl
Postanschrift:
METRO- (MGB-) Lieferanten-Nr.:
77691 Kehl
USt-IdNr. Lieferant:
[Fax-Nr. +49 (0) 7851 949 172 (Produktion)
Fax-Nr. +49 (0) 7851 949 129 (Testbetrieb)]
654321
DE987654321
Firma und Anschrift Lieferant:
LIEFERANT GmbH
Industriestraße 45
77115 Musterhausen
Anzahl enthaltener Belege:
14
Währungseinheit:
€
lfd. Rechnungs
Nr.
-Nr.
Rechnungs-Datum
Rechnungsanschrift
(GLN)
Rechnungslisten-Nr.:
Rechnungslisten-Datum:
Abrechnungszeitraum:
1
2
3
8765432109
8765432110
8765432111
28.02.09
28.02.09
28.02.09
4306286000007
4306286000007
4306286000007
4
5
8765432015
8765432116
27.02.09
28.02.09
4304419000009
4304419000009
6
7
8
9
8765432124
8765432125
8765432026
8765432127
27.02.09
28.02.09
27.02.09
28.02.09
Nettobetrag
7654321
28.02.2009
Februar 2009
Endbetrag
Σ
1000,00
2000,00
500,00
3500,00
1070,00
2140,00
535,00
3745,00
Σ
3000,00
2000,00
5000,00
3210,00
2140,00
5350,00
Σ
500,00
1000,00
500,00
4000,00
6000,00
580,00
1160,00
580,00
4640,00
6960,00
Σ
1500,00
2500,00
4000,00
1650,00
2720,00
4370,00
Σ
5000,00
5000,00
5000,00
5000,00
Σ
4000,00
2000,00
6000,00
4280,00
2140,00
6420,00
Endsummen (nachrichtlich)
29500,00
31845,00
4333099000009
4333099000009
4333099000009
4333099000009
10
11
8765432128
8765432130
27.02.09
28.02.09
4330553000001
4330553000001
12
8765432135
28.02.09
4304171000002
13
14
8765432141
8765432142
28.02.09
28.02.09
4327713000001
4327713000001
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METRO Group
18.7 Hinweise zur Rechnungsliste
Die Rechnungsliste muss inhaltlich den folgenden Anforderungen entsprechen:
1. Es sind nur Rechnungslisten mit Einzelbelegnachweis (Langform) zulässig.
2. Empfänger der Rechnungsliste: Die Rechnungsliste muss an MGP METRO Group Account Processing
GmbH adressiert sein.
3. Aussteller der Rechnungsliste: Der Lieferant muss mit Firmenbezeichnung, UmsatzsteuerIdentifikations-Nr. (alternativ Steuer-Nr.), Lieferanten-GLN und Lieferantennummer (Metro-Lief.-Nr. bzw.
Praktiker-Lief.-Nr.) deutlich und eindeutig zu erkennen sein.
4. Es müssen eine eindeutige und fortlaufende Rechnungslisten-Nr. und ein Rechnungslistendatum
(=Ausstelldatum) angegeben werden, die auch entsprechend so bezeichnet und erkennbar sind. Nach
Möglichkeit sollte für alle an MGP gerichteten Rechnungslisten ein eigener Nummernkreis gebildet
werden.
5. Zusätzlich zum Rechnungslistendatum muss der Abrechnungszeitraum angegeben werden, auf den sich
die Rechnungsliste bezieht (Tag, Zeitraum-von-bis oder Monat).
6. Die Anzahl der in der Rechnungsliste enthaltenen Einzelbelege ist explizit anzugeben oder muss durch
fortlaufende Nummerierung innerhalb der Rechnungsliste (beginnend bei 1,.Inkrement 1) deutlich zu
erkennen sein.
7. Die Währungseinheit der Rechnungsliste muss eindeutig angegeben werden (aktuell nur € zulässig).
8. Auf der Rechnungsliste ist jede Einzelrechnung/–gutschrift unter Angabe von Rechnungsnummer,
Rechnungsdatum und GLN der Rechnungsanschrift anzugeben. Optional können zusätzlich der
Nettobetrag, MwSt-Satz und Endbetrag der Rechnung angegeben werden.
9. Je Rechnungsempfänger-GLN ist eine Zwischensumme zu bilden mit Nettobetrag und Endbetrag. Diese
Zwischensummen können auch en bloc am Anfang oder Ende der Rechnungsliste dargestellt werden.
10. Pro Rechnungsliste sind die Endsummen (nachrichtlich) für Gesamt-Nettobetrag und Gesamt-Endbetrag
anzugeben.
11. Bei mehrseitigen Rechnungslisten ist pro Seite die Seitenzahl und die Gesamtseitenzahl angeben.
12. Die Rechnungsliste darf keine einschränkenden Zusatztexte, bspw. zum Vorsteuerabzug, enthalten.
Sonstige Textinformationen zu Konditionen, Zahlungsinformationen, etc., werden nicht anerkannt und
sind deshalb ganz wegzulassen oder deutlich vom Summenteil der Rechnungsliste abzugrenzen.
13. Die Rechnungsliste muss inhaltlich und betragsmäßig mit den zugehörigen EDI-Daten übereinstimmen.
14. Die Übermittlung der Rechnungsliste darf nur per Telefax oder auf dem Postweg erfolgen.
15. Bei gesetzlicher Änderung der MwSt-Sätze, bitte die Rechnungen nach „alte MWSt“ (vor dem Stichtag)
und nach „neue MwSt“ (nach dem Stichtag) trennen und in separaten Rechnungslisten einreichen.
Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Rechnungslisten mehr akzeptieren, die den oben
genannten Anforderungen nicht entsprechen.
Beachten Sie bitte auch, dass wir ihre EDI-Rechnungsdaten erst dann verarbeiten und freigeben
können, wenn uns eine korrekte Rechnungsliste dazu vorliegt.
Siehe hierzu auch unsere Hinweise zum Wegfall der Sammelabrechnungsliste.
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METRO Group
18.8 Querverweis Einzelbelege - Rechnungsliste
Rechnung Nr. 2005450
...
UNH+0001+INVOIC+...'
BGM+380+2005450'
DTM+137+20050811:102'
RFF+ABO:4711'
DTM+171+20050814:102'
...
MOA+77:348'
MOA+124:48'
MOA+125:300'
UNT+96+0001'
Gutschrift Nr. 2005451
BGM+381+2005451'
DTM+137+20050811:102'
RFF+ABO:4711'
DTM+171+20050814:102'
...
MOA+77:116'
MOA+124:16'
MOA+125:100'
UNT+101+0002'
Sammelabrechnungsliste
Nr. 4711
...
BGM+393+4711'
DTM+137+20050814:102'
...
MOA+86:812'
MOA+124:112'
MOA+125:700'
UNT+89+0009'
Rechnung Nr. 2005458
...
BGM+380+2005458'
DTM+137+20050813:102'
RFF+ABO:4711'
DTM+171+20050814:102'
...
MOA+77:580'
MOA+124:80'
MOA+125:500'
UNT+89+0009'
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METRO Group
18.9 Verwendete Datenfelder im EDI-Rechnungsverkehr
Achtung: die folgende Darstellung ist lediglich eine sequentielle Auflistung der Datenfelder und
entspricht nicht einer syntaktisch korrekten Abbildung der EANCOM-Nachricht!
Feldbezeichnung
Dateiebene
1
GLN Datenabsender
Format MGP
Beispiel-Darstellung EANCOM‘97
M n13
2
gLN Datenempfänger
M n13
3
Datei-Erstellungsdatum
M n6
4
Datenaustausch-Referenz-Nr.
M n..8
5
Lfd. Archiv-Nr.
K n..8
6
Testkennzeichen
D n1
7
GLN Logischer Dateilieferant
K/D n13
8
GLN Logischer Dateiempfänger
K/D n13
UNB+UNOC:3+4304984000008:14+
4007731000008:14+040712:1505+
04071201+04071201:AA++++EANCOM+1'
UNB+UNOC:3+4304984000008:14+
4007731000008:14+040712:1505+
04071201+04071201:AA++++EANCOM+1'
UNB+UNOC:3+4304984000008:14+
4007731000008:14+040712:1505+
04071201+04071201:AA++++EANCOM+1'
UNB+UNOC:3+4304984000008:14+
4007731000008:14+040712:1505+
04071201+04071201:AA++++EANCOM+1'
UNB+UNOC:3+4304984000008:14+
4007731000008:14+040712:1505+
04071201+04071201:AA++++EANCOM+1'
UNB+UNOC:3+4304984000008:14+
4007731000008:14+040712:1505+
04071201+04071201:AA++++EANCOM+1'
UNG+INVOIC+4304984000008:14+
4007731000008:14+040712:1505+
04071201+EN+D:96A'
UNG+INVOIC+4304984000008:14+
4007731000008:14+040712:1505+
04071201+EN+D:96A’
Kopfteil der Rechnung
9
Belegart
- Rechnung
- Gutschrift
- Wertbelastung
- Wertgutschrift
10
11
Beleg-Nr.
Rechnungstyp (nur wenn keine Warenrechnung!)
12
13
Belegdatum
Leistungs-/Lieferdatum oder alternativ
Abrechnungszeitraum von-bis
Freitext zum Belegkopf
Freitext zum Belegfuß
Hinweistext zu Entgeltminderungen
Rechnungslisten-Nr.
Rechnungslisten-Datum
Lieferschein-/Leistungsschein-Nr.
(wenn nicht vorhanden Wiederholung der
Rechnungs-Nr.)
Lieferschein-/Leistungsschein-Datum
Kunden-Bestell-Nr.
Kunden-Bestell-Datum
Lieferanten-Auftrags-Nr.
Lieferanten-Auftrags-Datum
Referenznummer des Lieferanten
(z. B. Vertragskontonummer)
Vertragsnummer Lieferant
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
M n3
D
D
D
D
M n..16
D an..35
M n8
M n8
n8-n8
K 5x a..70
K 5x a..70
D an3
M n..7
M n8
M n..17
BGM+380+777111+9'
BGM+381+777111+9'
BGM+84+777111+9'
BGM+83+777111+9'
BGM+380+666111+9'
BGM+380:::KOSTENRECHNUNG+666111+
9'
DTM+137:20040707:102'
DTM+35:20040707:102'
DTM+35:20040707-20040707:718'
FTX+ZZZ+++Freitext Belegkopf+DE'
FTX+SUR+++Freitext Belegfuß+DE'
FTX+AAK++ST3'
SG1-RFF+ABO:4561237'
SG1-DTM+171:20040712:102'
SG1-RFF+DQ:777999001'
K n8
D n..35
K n8
K n..16
K n8
K an..14
SG1-DTM+171:20040706:102'
SG1-RFF+ON:7779980001'
SG1-DTM+171:20040705:102'
SG1-RFF+VN:7779980001'
SG1-DTM+171:20060705:102'
SG1-RFF+ACE:54346789'
K an..16
SG1-RFF+AJS:7954346789'
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27
28
29
30
31
32
33
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35
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42
43
44
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46
47
48
49
50
51
52
Datum zu Vertragsnummer Lieferant
Ursprungsbeleg-Nr.
Reklamations-Nr.
Warenrücknahme-Nr. des Kunden (Leergut)
Warenrücknahme-Nr. Lieferant (Leergut)
Kaufvertrags-Nr. (Endkundenbestell-Nr.)
MGP-Abkommens-Nr.
Lieferant/Rechnungssteller
GLN
MGB-Lieferanten-Nr.
USt-IdNr. des Lieferanten
Steuernummer des Lieferanten
Käufer/Rechnungsempfänger
GLN
Lieferanteninterne Debitoren-Nr. für RE
USt-IdNr. Käufer/Rechnungsempfänger
Rechnungsempfänger
GLN
USt-IdNr. Rechnungsempfänger
Lieferanteninterne Debitoren-Nr. für
Rechnungsempfänger
Warenempfänger (Lieferanschrift)
GLN
Lieferanteninterne Kunden-Nr. für Warenempfänger
(z. B. Vertragsnummer je Verbrauchsstelle)
Kostenstelle Warenempfänger
Abteilung/Sachbearbeiter beim Warenempfänger
Waren-Endempfänger (Markt bei Direktbelieferung)
GLN
Warenlieferant/Hersteller
GLN
Endverbraucher
Name und Anschrift
Zahlungsempfänger
GLN, Name und Anschrift
Abholstelle
Kostenstelle zur Abholstelle
Ansprechpartner zur Abholstelle
METRO Group
K n8
K n..16 GS
K n..17
D n..17 GS
D n..17 GS
K an..12
K n1
M
Mn13
M n6
M an..14
D an..15
M
M n13
K n..8
D an..14
M
M n13
D an..14
K n..8
M
M n13
K n..8
K an..12
K an..10 /
K an..20
K
K n13
K
K n13
K
K
62
63
64
65
66
Besteller
Personalnummer Besteller
Kostenstelle Besteller
Kostenstellen-Inhaber
Personalnummer Kostenstellen-Inhaber
Kostenstelle Kostenstellen-Inhaber
Leistungsnehmer
Personalnummer Leistungsnehmer
Kostenstelle Leistungsnehmer
MWST-Satz gesamte Rechnung (Fehlwert)
Währungsangaben
Sonder-Valuta-Datum
K
K n13
K an..12
K an..10 /
K an..20
K
K n13
K n..8
K an..12
K
K n13
K n..8
K an..12
K
K n13
K n..8
K an..12
M n..4,2
M an3
K n8
67
Skontoangebot-Datum
K n8
68
69
Skontoangebot in Prozent
Fälligkeitsdatum ohne Skontoabzug
K n..4,2
K n8
53
54
55
56
57
58
59
60
61
SG1-DTM+171:20060705:102'
SG1-RFF+DM:7779991'
SG1-RFF+CDN:777999001'
SG1-RFF+PDR:777999001'
SG1-RFF+CR:777999001'
SG1-RFF+AGB:54346789'
SG1-RFF+CT:1'
SG2-NAD+SU+4304984000008::9'
SG3-RFF+API:654321'
SG3-RFF+VA:DE121285949'
SG3-RFF+FC:12345/321/45'
SG2-NAD+BY+4333099000009::9'
SG3-RFF+API:88888888'
SG3-RFF+VA:DE195285523'
SG2-NAD+IV+4306286000007::9'
SG3-RFF+VA:DE215285534'
SG3-RFF+API:88888888'
SG2-NAD+DP+4306286000717::9’
SG3-RFF+IT:88668866'
SG3-RFF+ADE:0717-3355'
SG5-CTA+PD+54321+Frau Wagner
SG2-NAD+UC+4306286000717::9'
SG2-NAD+DS+4304984000992::9'
SG2-NAD+PE+++Herr Mayer+Hauptstr.
3+Kehl++77694+DE'
SG2-NAD+UD+4306286000717::9++MAM
FINANZ AG+Hauptstr. 3+Kehl++77694+DE'
SG2-NAD+PW+4306286000717::9++Metro
Markt +Hauptstr. 3+Kehl++77694+DE'
SG3-RFF+ADE:0717-3355'
SG5-CTA+WH+54321+Frau Wagner
SG2-NAD+OB+4306286000717::9++Herr
Mayer'
SG3-RFF+API:88888888'
SG3-RFF+ADE:0717-3355'
SG2-NAD+DM+4306286000717::9++Herr
Mayer'
SG3-RFF+API:88888888'
SG3-RFF+ADE:0717-3355'
SG2-NAD+AP+4306286000717::9++Herr
Mayer'
SG3-RFF+API:88888888'
SG3-RFF+ADE:0717-3355'
SG6-TAX+7+VAT+++:::16+S'
SG7-CUX+2:EUR:4’
SG8-PAT+3'
SG8-DTM+209:20040721:102'
SG8-PAT+3'
SG8-DTM+12:20060728:102'
SG8-PCD+12:2'
SG8-PAT+3'
SG8-DTM+13:20060818:102'
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70
Zählpunktbezeichnung
71
Beleg-Zu-/Abschlag
Beleg-Zu-/Abschlag Kennzeichen
Beleg-Zu-/Abschlag Nr. (1-4)
Beleg-Zu-/Abschlag Berechnungsstufe
(1-4)
Beleg-Zu-/Abschlagsart-Erläuterung
- Belegrabatt
- Sonstiger Zuschlag
- Mindermengenzuschlag
- Einwegbehälter
- andere Dienste
72 Beleg-Zu-/Abschlag in Prozent
73 Beleg-Zu-/Abschlagsbasis pro MWST-Satz
74 Beleg-Zu-/Abschlag in € pro MWST-Satz
75 Beleg-Zu-/Abschlag MWST-Satz
76 F-V-V (Fracht Verpackung, Versicherung)
- Frachtkosten
- Verpackungskosten
- Versicherungskosten
77 F-V-V-Basisbetrag pro MWST-Satz
78 F-V-V-Betrag pro MWST-Satz
79 F-V-V MWST-Satz
80 Skonto sofort (Abschlag)
81 Skonto sofort in Prozent
82 Skonto sofort-Betrag pro MWST-Satz
83 Skonto sofort-MWST-Satz
Positionsteil der Rechnung
84 GTIN Artikel-Hauptposition
85 GTIN Display-Basisartikel (aus Artikel-UP)
86 GTIN der Verbrauchereinheit im Gebinde (aus
Artikel-UP)
87 Lieferanteninterne Artikel-Nr.
88 Kundeninterne Artikel-Nr.
89 Zolltarif-Nr.
90 Heft-/Serien-Nr.
91 Chargen-Nr.
92 Aktionsvarianten-Nr.
93 Abfallcode
94 Fraktion
95 Kennzeichen Fakturiereinheit: GTIN im LIN ist
Fakturiereinheit
96 Kennzeichen Verbrauchereinheit: GTIN im LIN ist
(ggf. zusätzlich) VE
97 Kennzeichen Display-/Sortimentseinheit (in der LINHP)
98 Leergut-Kennzeichen (Mehrweg)
99 Leergut-Kennzeichen (Einweg)
100 Kennzeichen Gebühr
101 Kennzeichen Provision
102 Artikel-Bezeichnung
103 Artikel-Farbe
104 Artikel-Größe
105 Artikel-Netto-/Bruttogewicht der VE in Gramm
METRO Group
K an..33
K
M a1
M a1
K n1
M an3
K n..8,4
K n..11,4
M n..8,2
D n..4,2
K an3
SG12-TOD+10E
SG12LOC+17E+:::DE1234321ABC123GHIJ15'
SG15-ALC+A+3++1+DI'
SG15-ALC+A+3++1+DI'
SG15-ALC+A+3++1+DI'
SG15-ALC+A+1++1+DI'
SG15-ALC+C+2++1+SH'
SG15-ALC+C+1++1+MAC'
SG15-ALC+C+2++1+NAA'
SG15-ALC+C+3++1+ADR'
SG18-PCD+3:1.00'
SG19-ALC-MOA+25:572.30'
SG19-MOA+8:5.72'
SG21-TAX+7+VAT+++:::7+S'
K n..11,4
M n..8,2
D n..4,2
K a1
K n..5,2
M n..8,2
D n..4,2
SG15-ALC+C++++FC'
SG15-ALC+C++++PC'
SG15-ALC+C++++IN'
SG19-MOA+25:100'
SG19-MOA+8:2.30'
SG21-TAX+7+VAT+++:::16+S'
SG15-ALC+A++++EAB'
SG18-PCD+3:2.00'
SG19-MOA+8:2.30'
SG21-TAX+7+VAT+++:::16+S'
M n..14
D n..14
D n..14
SG25-LIN+10++4304984471105:EN'
SG25-LIN+12++4008400408132:EN+1:10’
SG25-LIN+4++4008400408156:EN+1:3’
M an..21
D n..14
K an..18
K an..5
K an..8
K an..8
K an..8
K an..14
D
SG25-PIA+1+47110:SA’
SG25-PIA+1+876543210:BP'
SG25-PIA+1+78787878:HS'
SG25-PIA+1+04/07:SN'
SG25-PIA+1+5544:NB'
SG25-PIA+1+04/001:PV'
SG25-PIA+1+91201:EWC::246'
SG25-PIA+1+4304984471105:FRA::246'
SG25-IMD+C++IN::9'
D
SG25-IMD+C++CU::9'
D
SG25-IMD+C++SG::9'
D
D
D
D
M an..70
SG25-IMD+C++RC::9'
SG25-IMD+C++NRC::9'
SG25-IMD+C++GEB::246'
SG25-IMD+C++PRO::246'
SG25-IMD+A++:::Einzel-Artikel 3258 fuer
:MCC Sonderanfertigung'
SG25-IMD+B+35+:::dunkelblau'
SG25-IMD+B+98+:::75er'
SG25-MEA+PD+AAA+GRM:500'
K an..30
K an..7
K n..7
Seite 38 / 47
106 Menge/Mengenschlüssel/Mengeneinheit
- fakturierte Menge
- Menge ohne Berechnung
- Menge Display-/Sortimentseinheit
(bei Berechnung der Display/Sortiments-Einzelartikel)
- Menge Display-/SortimentsEinzelartikel (bei Berechnung der
Display-/Sortimentseinheit)
- Anzahl VE in Gebindeeinheit (Umkarton)
107 Zählerstand von
Zählerstand bis
108 Lieferdatum/-zeitraum zur Position
109 Abrechnungszeitraum von-bis zur Position
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
Freitext zur Artikelposition
Artikel-Nettobetrag
Artikel-Gesamtrabatt (Vorzeichen!)
Artikel-Gesamt-VK-Wert
Artikel-Grundpreis (immer Vorzeichen-neutral)
Preisbasis (1,100,1000)
Preiseinheit
Ladenverkaufspreis
Kunden-Bestell-Nr. Position
(ggf. für Kostenstelle oder
Bestellpositionsnummer bei Real)
Lieferschein-Nr. zur Position
EAR Registriernummer
Zählernummer
Verpackungsschlüssel
Anzahl Kolli
Stückgewicht in Gramm
Ortsangabe
5=Abfahrtsort, 7=Lieferort, 8=Bestimmungsort,
17E=Zählerstandort (internat. Zählpunktbez.)
MWSt.-Satz des Artikels
Artikel-Zu-/Abschlag
Artikel-Zu-/Abschlag Kennzeichen
Artikel-Zu-/Abschlag Nr. (1-4)
Artikel-Zu-/Abschlag Berechnungsstufe (1-4)
Artikel-Zu-/Abschlagsart-Erläuterung
- Artikelrabatt
- Sonstiger Artikelzuschlag
- Mindermengenzuschlag Artikel
- Einwegbehälter
126 Artikel-Zu-/Abschlag in Prozent
127 Artikel-Zu-/Abschlagsbasis
128 Artikel-Zu-/Abschlag in €
129 Artikel-Zu-/Abschlag in €/Menge
130 Containersystem
Summenteil der Rechnung
131 Warenbetrag über alle MWSt.-Sätze
132 Gesamtbetrag Zu-/Abschläge (inkl. Fracht,
Verpackung, Versicherung und Skonto)
(Vorzeichen!)
133 Steuerpflichtiger Betrag über alle MWSt.-Sätze
134 Mehrwertsteuerbetrag über alle MWSt.-Sätze
135 Endbetrag der Rechnung über alle MWSt.-Sätze
136 Gesamtverkaufswert über alle MWSt.-Sätze
137 Endsummen je MwSt.-Satz
MWSt.-Satz zu nachfolgenden Beträgen
138 Warenbetrag pro MWSt.-Satz
METRO Group
M
M n..9,4
D
D
SG25-QTY+47:20:PCE'
SG25-QTY+192:20:PCE'
SG25-QTY+46:20:PCE'
D
SG25-QTY+45E:20:PCE'
D n..4
K n..12,3
K n..12,3
K n8
n8-n8
K n8
n8-n8
..n12-n12
M n..3
K n..6,2
D an..16
SG25-QTY+59:25:PCE'
SG25-QTY+396:200000:KAH'
SG25-QTY+397:250000:KAH'
DTM+35:20060710:102'
DTM+35:20060701-20060710:718'
DTM+263:200607:610'
DTM+263:20060701-20060710:718'
DTM+263:200607011430200607011530:719'
SG25-FTX+ZZZ+++Textsatz'
SG26-MOA+203:97.00'
SG26-MOA+131:-3.00'
SG26-MOA+11E:97.00'
SG28-PRI+AAB:5.00:::1:PCE'
SG28-PRI+AAB:5.00:::100:PCE'
SG28-PRI+AAB:5.00:::1:PCE'
SG28-PRI+AAE:7.00::SRP'
SG29-RFF+ON:8010-98800'
D n..16
K an..16
K an..17
M an..3
K n..7
K n..7
K an..33
SG29-RFF+ON:578010988600010'
SG29-RFF+DQ:97980002'
SG29-RFF+XA:WEEE87654321'
SG29-RFF+MG:6987-654321'
SG30-PAC+++CA'
SG30-PAC+25'
SG30-MEA+PD+AAA+GRM:500'
SG32-LOC+5+:::Flughafen Duesseldorf'
K 5x a..70
M n..11,2
D n..8,2
K n..9,2
M n..6,4
M n..4,2
K
M a1
D a1
D n1
M an..3
SG33-TAX+7+VAT+++:::16+S'
SG38-ALC+A+1++1+DI'
SG38-ALC+A+1++1+DI'
SG38-ALC+A+1++1+DI'
D n..8,4
D n..11,4
D n..8,2
D n..8,4
K an..14
SG38-ALC+A+1++1+DI'
SG38-ALC+C+2++1+SH'
SG38-ALC+C+1++1+MAC'
SG38-ALC+C+3++2+NAA'
SG40-PCD+3:1.00'
SG41-MOA+25:572.30'
SG41-MOA+8:5.72'
SG42-RTE+1:1.5'
SG44-TDT+20+++++++:::4306102086789'
M n..11,2
D n..10,2
SG48-MOA+79:403.60'
SG48-MOA+131:-12.68'
M n..10,2
M n..10,2
M n..10,2
K n..8,2
D
M n..4,2
M n..11,2
SG48-MOA+125:426.3'
SG48-MOA+124:98.27'
SG48-MOA+77:494.51'
SG48-MOA+11E:536'
SG50-TAX+7+VAT+++:::16+S'
SG50-MOA+79:174.60'
Seite 39 / 47
139 Gesamtbetrag Zu-/Abschläge pro MWSt.-Satz
(Vorzeichen!)
140 Steuerpfl. Betrag pro MWSt.-Satz
141 Mehrwertsteuerbetrag pro MWSt.-Satz
Rechnungslisten-Summenbeleg
142 Rechnungslisten-Nr.
143 Rechnungslisten-Datum
144 MGP-Abkommensnummer
145 GLN Lieferant der Rechnungsliste
146 MGB-Lieferanten-Nr.
147 GLN Empfänger der Rechnungsliste = MGP
148 MWST-Satz gesamter Beleg (Fehlwert)
149 Währungsangaben
150 Steuerpflichtiger Betrag über alle MWSt.-Sätze
151 Mehrwertsteuerbetrag über alle MWSt.-Sätze
152 Rechnungslistenendbetrag über alle MWSt.-Sätze
153 Rechnungslistenendsummen je MwSt.-Satz
MWSt.-Satz zu nachfolgenden Beträgen
154 Steuerpflichtiger Betrag pro MWSt.-Satz
155 Mehrwertsteuerbetrag pro MWSt.-Satz
156 Rechnungslistenendbetrag pro MWSt.-Satz
METRO Group
D n..10,2
SG50-MOA+131:-8.60'
M n..10,2
M n..10,2
M
M n..7
M n8
K n1
M n13
M n6
M n13
M n..4,2
M an3
M n..12,2
M n..11,2
M n..13,2
D
M n..4,2
M n..12,2
M n..11,2
M n..13,2
SG50-MOA+125:185.08'
SG50-MOA+124:29.61'
BGM+393+4561237+9'
BGM+393+4561237+9'
DTM+137:20040712:102'
SG1-RFF+CT:1'
SG2-NAD+SU+4304984000008::9'
SG3-RFF+API:654321'
SG2-NAD+CPE+4007731000008::9'
SG6-TAX+7+VAT+++:::16+S'
SG7-CUX+2:EUR:4’
SG48-MOA+125:1149.06'
SG48-MOA+124:115.48'
SG48-MOA+86:1234.48'
SG50-TAX+7+VAT+++:::16+S'
SG50-MOA+125:282.08'
SG50-MOA+124:49.1'
SG50-MOA+86:1234.48'
Erläuterungen zu Spalte ”Format”:
M = Muss-Feld, K = Kann-Feld, D = Abhängig, d.h. unter bestimmten Voraussetzungen/Konstellationen ist
dies ggf. ein Muss-Feld. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, handelt es sich um ein Kann-Feld oder
ein Feld das komplett wegzulassen ist (kontextabhängig).
Beispiel: M n..10,2 = Muss-Feld, numerisch mit maximal 10 Stellen inkl. 2 Nachkommastellen
Hinweis:
Gemäß der Anwendungsempfehlung von GS1 Germany/EDI-AK-Handel können in einer
Rechnung noch weitere Informationen enthalten sein. Diese Daten werden bei MGP jedoch
überlesen und nicht verarbeitet, sofern sie in oben stehender Tabelle nicht aufgeführt sind.
Bitte beachten Sie hierzu unsere Hinweise zum Wegfall der Sammelabrechnungsliste. Die blau markierten
Segmente/Datenelemente können zukünftig entfallen (müssen aber nicht!).
18.10 EDI-Vereinbarung INVOIC
Ein Muster zur EDI-Vereinbarung INVOIC und entsprechende Erläuterungen dazu finden Sie
auf unserer Internetseite www.metro-mgp.com unter Aktuelle Themen.
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METRO Group
18.11 Beispiel EDI-Kostenrechnungsdatei
EDI-Datei
Bemerkungen
UNA:+.? '
Trennzeichenvorgabe
UNB+UNOC:3+4304984000008:14+4007731000008:14+
041108:1200+253++++++1'
Testdatei vom 08.11.2004 mit Datenaustauschreferenz.Nr. 253
UNH+1+INVOIC:D:96A:UN:EAN008'
Beginn neue Nachricht (Rechnung)
BGM+380:::KOSTENRECHNUNG+6900784009+9'
Rechnung
DTM+137:20041108:102'
Rechnungsdatum
DTM+35:20040501-20040531:718'
Abrechnungszeitraum
FTX+ZZZ+++Freitext:Freitext:Freitext+DE'
Freitext zum Kopfteil der Rechnung, bspw. für Erläuterungen,
Informationen die nicht in normierten Datenfeldern übermittelt werden
FTX+AAK++ST3'
Schlüssel für Hinweis auf nachträgliche Entgeltminderungen
RFF+ACE:80012133'
Ihre Referenznummer, z. B. Vertragskontonummer
RFF+ABO:1108254'
Rechnungslistennummer (Querverweis zur PapierSammelabrechnungsliste und EDI-Rechnungsliste-393)
DTM+171:20041108:102'
Rechnungslistendatum (Querverweis zur Papier-Sammelabrechnungsliste
und EDI-Rechnungsliste-393)
RFF+DQ:6900784009'
Falls keine Liefer-/Leistungsscheinnummer vorhanden, bitte die
Rechnungsnummer wiederholen
RFF+ON:5842098342'
Kunden-Bestellnummer
NAD+BY+4330553000001::9'
Käufer
NAD+IV+4330553000001::9'
Rechnungsempfänger
RFF+API:191713'
Kundennummer beim Lieferanten
NAD+SU+4304984000008::9'
GLN Lieferant
RFF+API:260169'
MGB-Lieferanten-Nr.
RFF+VA:DE223287643'
UstId-Nr. des Lieferanten
NAD+DP+4330553082328::9'
GLN Waren-/Leistungsempfänger
RFF+IT:60017489'
Vertragsnummer des Lieferanten je Lieferanschrift/Verbrauchsstelle
TAX+7+VAT+++:::16+S'
Vorwiegender MWST-Satz dieser Rechnung
CUX+2:EUR:4'
Währung der Rechnung
LIN+1++4041409501503:EN'
GTIN des Artikels/der Leistung
PIA+1+3150:SA'
Interne Artikel-Nr. des Lieferanten
IMD+A++:::Abrechnungsleistung'
Artikel-/Leistungsbezeichnung
IMD+C++IN::9'
Kennzeichen für Fakturiereinheit
QTY+47:31.6:KWT'
Berechnete Menge
FTX+ZZZ+++3000321;588251;589122’
Zählernummer; Zählerstand-von; Zählerstand-bis
MOA+203:168.4'
Artikelnettobetrag (=Menge x Preis + Gesamtbetrag der Zu-/Abschläge)
MOA+131:2.5'
Gesamtbetrag der Zu- und Abschläge zu dieser Position
PRI+AAB:5.25:::1:KWT'
Preis
RFF+ON:584209834200010'
Kunden-Bestellpositionsnummer oder ggf. auch Kostenstelle
ALC+C+1++1+DI'
Zuschlag zu dieser Position
MOA+8:2.5'
Zuschlagsbetrag 2,5€
LIN+2++4041409500032:EN'
PIA+1+4360:SA'
IMD+A++:::Wirkarbeit-Hochtarif'
IMD+C++IN::9'
QTY+47:9347:KWH'
MOA+203:281.65'
Artikelnettobetrag (=Menge x Preis + Gesamtbetrag der Zu-/Abschläge)
MOA+131:-2.5'
Gesamtbetrag der Zu- und Abschläge zu dieser Position (Vorzeichen!)
PRI+AAB:3.04:::100:KWH'
RFF+ON:584209834200020'
ALC+A+1++1+DI'
Abschlag zu dieser Position
MOA+8:2.5'
Abschlagsbetrag 2,5€
LIN+3++4041409500520:EN'
PIA+1+1520:SA'
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METRO Group
IMD+A++:::Wirkarbeit-Niedertarif'
IMD+C++IN::9'
QTY+47:78:KWH'
MOA+203:2.37'
PRI+AAB:3.04:::100:KWH'
Achtung: Hunderterpreis! Bspw. erforderlich, wenn der Preis pro KWH
intern mehr als 4 Nachkommastellen hat
RFF+ON:584209834200030'
LIN+4++4041409501985:EN'
IMD+A++:::Stromsteuer'
IMD+C++IN::9'
QTY+47:9425:KWH'
MOA+203:98.96'
PRI+AAB:1.05:::100:KWH'
Achtung: Hunderterpreis!
RFF+ON:584209834200040'
UNS+S'
Beginn Summenteil dieser Rechnung
MOA+79:551.38'
Warenbetrag dieser Rechnung
MOA+125:551.38'
Steuerpflichtiger Betrag dieser Rechnung
MOA+124:88.22'
MWST-Betrag dieser Rechnung
MOA+77:639.6'
Endbetrag dieser Rechnung
UNT+65+1'
Nachrichtenende (dieser Rechnung)
Beginn neue Nachricht (Gutschrift)
BGM+381:::KOSTENRECHNUNG+6960235055+9'
Gutschrift
DTM+137:20040909:102'
Belegdatum
DTM+35:20040601:102'
Liefer-/Leistungsdatum
FTX+ZZZ+++Zuviel berechnete Positionen aus Rechnung
6900731835 werden vereinbaru:ngsgemäss
gutgeschrieben+DE'
Freitext zum Kopfteil der Gutschrift, bspw. für Erläuterungen
FTX+AAK++ST3+ +DE'
Textschlüssel für Hinweis auf nachträgliche Entgeltminderungen
RFF+ACE:80012133'
Ihre Referenznummer, z. B. Vertragskontonummer
RFF+DM:6900731835'
Ursprungsbelegnummer, auf die sich die Gutschrift bezieht
RFF+ABO:1108254'
Rechnungslistennummer (Querverweis zur PapierSammelabrechnungsliste und EDI-Rechnungsliste-393)
DTM+171:20041108:102'
und EDI-Rechnungsliste-393)
RFF+DQ:6960235055'
Anstelle der Liefer-/Leistungsscheinnummer ggf. bitte die Belegnummer
wiederholen
NAD+BY+4330553000001::9'
Käufer
NAD+IV+4330553000001::9'
Rechnungsempfänger
RFF+API:191713'
Kundennummer beim Lieferanten
NAD+SU+4304984000008::9'
GLN Lieferant
RFF+API:260169'
MGB-Lieferanten-Nr.
RFF+VA:DE223287643'
NAD+DP+4325923081629::9'
GLN Waren-/Leistungsempfänger
RFF+IT:60017489'
Vertragsnummer des Lieferanten je Lieferanschrift/Verbrauchsstelle
TAX+7+VAT+++:::16+S'
Vorwiegender MWST-Satz dieser Gutschrift
CUX+2:EUR:4'
Währung derGutschrift
LIN+1++4041409501503:EN'
GTIN des Artikels/der Leistung
IMD+A++:::Abrechnungsleistung'
Artikel-/Leistungsbezeichnung
IMD+C++IN::9'
Kennzeichen für Fakturiereinheit
QTY+47:29.5:KWT'
Berechnete Menge
MOA+203:250.75'
Artikelnettobetrag
PRI+AAB:8.5:::1:KWT'
Preis
LIN+2++4041409500032:EN'
IMD+A++:::Wirkarbeit-Hochtarif'
IMD+C++IN::9'
QTY+47:5290:KWH'
MOA+203:264.5'
PRI+AAB:5:::100:KWH'
Seite 42 / 47
METRO Group
LIN+3++4041409500520:EN'
IMD+A++:::Wirkarbeit-Niedertarif'
IMD+C++IN::9'
QTY+47:2905:KWH'
MOA+203:129.56'
PRI+AAB:4.46:::100:KWH'
Achtung: Hunderterpreis! Bspw. erforderlich, wenn der Preis pro KWH
mehr als 4 Nachkommastellen hat
LIN+4++4041409501985:EN'
IMD+A++:::Stromsteuer'
IMD+C++IN::9'
QTY+47:8195:KWH'
MOA+203:208.97'
PRI+AAB:2.55:::100:KWH'
UNS+S'
Beginn Summenteil der Gutschrift
MOA+79:853.78'
Warenbetrag der Gutschrift
MOA+125:853.78'
Steuerpflichtiger Betrag
MOA+124:136.60'
MWST-Betrag
MOA+77:990.38'
Endbetrag der Gutschrift
UNT+51+2'
Nachrichtenende (Gutschrift)
Beginn neue Nachricht (Rechnungsliste)
BGM+393+1108254'
Rechnungsliste mit Rechnungslistennummer (Querverweis zur
Papier-Sammelabrechnungsliste und zu EDI-Einzelrechnungen)
DTM+137:20041108:102'
und zu EDI-Einzelrechnungen)
NAD+SU+4304984000008::9'
GLN Lieferant
RFF+API:260169'
MGB-Lieferanten-Nr.
RFF+VA:DE223287643'
NAD+CPE+4007731000008::9'
Empfänger der Rechnungsliste = GLN von Metro MGP
TAX+7+VAT+++:::16+S'
Vorwiegender MWST-Satz der Rechnungsliste
CUX+2:EUR:4'
Währungseinheit der Rechnungsliste
UNS+S'
Beginn Summenteil der Rechnungsliste
MOA+125:-302.4’
Steuerpflichtiger Betrag der Rechnungsliste
MOA+124:-48.38'
MWST-Betrag der Rechnungsliste
MOA+86:-350.78'
Rechnungslistenendbetrag
UNT+13+3'
Nachrichtenende (Rechnungsliste)
UNZ+3+253'
Dateiende
Seite 43 / 47
METRO Group
18.12 Informationen zu EDI
Metro MGP / Abteilung EDI, Kehl
•
•
Richtlinien für den EDI-Rechnungsverkehr INVOIC EANCOM‘97 (D.96A)
Warenrechnungen
EDI-Retouren
EDI-Konsignationsabrechnung (Kaufhof)
Kostenrechnungen
EDI-Beispiele für INVOIC - EANCOM’97: Umsetzung praxisrelevanter Geschäftsvorfälle
im Rechnungsverkehr in EANCOM“
Metro MGS / EDI Solution Department, Düsseldorf
•
Informationen und Datenlayouts zu weiteren, innerhalb der METRO Group realisierten
EDI-Nachrichtenarten (ORDERS, DESADV, PRICAT, REMADV, etc.).
Siehe auch www.metro-link.de
EDI Anwenderkreis Handel
•
Informationen und Datenlayouts zu allen wesentlichen EDI-Nachrichtenarten, zu
Lieferantenveranstaltungen und sonstigen EDI-relevanten Themen.
Siehe auch www.edi-ak-handel.de
GS1 Germany GmbH
Telefon: +49 (0) 221/94714-0
Fax: +49 (0) 221/94714-990
E-Mail: [email protected]
Internet: www.gs1-germany.de
Maarweg 133
50825 Köln
Internet-Adressen zu EDI
www.edi-ak-handel.de
EDI-Anwenderkreis Handel
www.awv-net.de
AWV - Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.
www.dedig.de
Dedig - Deutsche EC/EDI-Gesellschaft
www.gs1-germany.de
GS1 Germany
www.metro.de
www.metrogroup.de
METRO Group Internet
www.metro-link.de
METRO Group – EDI Lieferanten Portal (inkl. WebEDI MEC)
www.metro-mgp.com
MGP METRO Group Account Processing GmbH
Seite 44 / 47
METRO Group
18.14 Begriffserläuterungen
•
EAN (Internationale (ehemals europäische) Artikelnummer)
Die neue internationale Bezeichnung der EAN lautet GTIN (Global Trade Item
Number). Eindeutiges, normiertes Identifizierungskriterium für Artikelnummern.
GTIN/EAN können von den GLN-Teilnehmern eigenverantwortlich vergeben werden,
abgeleitet aus der Stammnummer der GLN/Typ-2.
•
EANCOM (Kunstbegriff aus EAN und COMmunication)
Untermenge (Subset) aus EDIFACT speziell für die Konsumgüterwirtschaft. Wird in
Deutschland von der GS1 Germany unterstützt und empfohlen.
•
EDI (Electronic Data Interchange)
Allgemeiner Begriff für elektronischen Datenaustausch im weitesten Sinne
•
EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)
Internationaler, branchenübergreifender Standard für den elektronischen
Geschäftsdatenaustausch
•
ILN (Internationale Lokationsnummer)
Die neue internationale Bezeichnung der ILN lautet GLN (Global Location Number).
Eindeutiges, normiertes Identifizierungskriterium für Betriebe oder Betriebsteile. Die
GLN wird von der GS1 Germany auf Antrag vergeben. Aus der Stammnummer der
eigenen GLN vom Typ-2 können von den GLN-Teilnehmern ”eigenverantwortlich
vergebene GLN” und GTIN gebildet werden.
•
Nachrichtenart/Nachrichtentyp
Regeln für die Darstellung (Syntax und Inhalte) bestimmter
Geschäftsvorfälle/Dokumente in EDIFACT. Beispiele:
INVOIC
Nachrichtenart zum Austausch von Rechnungsdaten im weitesten Sinne
PRICAT
Nachrichtenart zum Austausch von Artikelstammdaten
ORDERS Bestelldatenaustausch
DESADV Lieferavis
REMADV Zahlungsavis
•
Nachrichtenname/Dokument
Innerhalb einer Nachrichtenart können unterschiedliche Dokumente vorkommen. MGP
verarbeitet beispielsweise in der Nachrichtenart INVOICE die Dokumente:
380 = Rechnung, 381 = Gutschrift, 393 = elektr. Rechnungsliste
•
Qualifier (Schlüssel)
Eine Nachrichtenart besteht aus Segmenten bzw. Segmentgruppen; diese setzen sich
wiederum aus einem oder mehreren Datenelementen/Datenelementgruppen
zusammen. Bei den meisten Datenelementen muss der Inhalt in verschlüsselter Form,
d.h. durch einen Qualifier, angegeben werden. Beispielsweise sind die oben genannten
Schlüssel 380, 381, 393 zulässige Qualifier des Datenelements 1001 =
Dokumentenname.
•
Rechnungsliste
Allgemein verwendeter Begriff mit dem beides gemeint sein kann, die
Sammelabrechnungsliste in Papierform oder die EDI-Nachricht
“Rechnungslistensummen”; deshalb ggf. auch mit Präfix “Papier-” oder “elektronische”
oder “EDI-” versehen. Was jeweils gemeint ist, ergibt sich (für den Sachverständigen) i.
d. R. aus dem Kontext.
Seite 45 / 47
•
METRO Group
Rechnungslisteneinheit
Gesamtheit aus Rechnungsliste und zugehörigen Einzelbelegen
(Rechnungen/Gutschriften, ggf. auch Wertgutschriften/Wertrechnungen). Hiermit kann
sowohl Papier (Sammelabrechnungsliste mit zugehörigen Papier-Einzelbelegen) als
auch EDI (EDI-Nachrichten mit BGM_1001 = 380, 381, 83, 84 und zugehörige EDINachricht mit BGM_1001 = 393) gemeint sein!
•
Rechnungslistensummen
GS1 Germany-Begriff für die EDI-Nachricht mit BGM_1001 = 393; wird von GS1
Germany aber auch mit “Rechnungsliste” und mit “Inkasso-Rechnung” tituliert :=
elektronisches Pendant zur Sammelabrechnungsliste in Papierform (jedoch ohne
Einzelbelegnachweis).
•
Sammelabrechnungsliste
Steuerrechtlich verwendeter Begriff hierfür ist mittlerweile „zusammenfassende
Rechnung“. Zur Verdeutlichung und Abgrenzung gegenüber der elektronischen
Rechnungsliste oft auch mit dem Präfix “Papier-” versehen. Eine
Sammelabrechnungsliste (mit Einzelbelegnachweis) wird aus organisatorischen
Gründen und zu Abstimmzwecken auch bei der manuellen Belegeinreichung in
Papierform verwendet; dort spricht man auch von einer “Rechnungssammelliste”.
•
Sammelrechnung
Nicht zu verwechseln mit der Sammelabrechnungsliste! Eine Sammelrechnung ist die
Zusammenfassung mehrerer Lieferungen/Lieferscheine zu einem (Sammel-)
Rechnungsbeleg. Die Zusammenfassung kann bspw. artikelbezogen oder
kundenbezogen erfolgen. Im EDI-Rechnungsverkehr mit MGP ist nur das
Einzelrechnungsverfahren zulässig: pro Bestellung und pro Lieferung/Lieferschein ist
eine separate Rechnung zu erstellen!
•
WebEDI
Internetbasierte Anwendung zur EDI-Anbindung von kleinen und mittleren
Unternehmen (KMU) mittels einheitlicher WebEDI-Masken oder über normierte ASCIISchnittstelle. Für Rechnungen klassifiziert man in Abhängigkeit vom
Informationsumfang der Rechnung nach drei Rechnungstypen. Die so erfassten oder
eingespielten Rechnungsdaten werden dabei von der WebEDI-Applikation in EANCOM
konvertiert und an den Handelspartner übermittelt.
•
Zusammenfassende Rechnung
steuerrechtlich verwendeter Begriff für die Papier-Rechnungsliste. Eine
zusammenfassende Rechnung (mit Einzelbelegnachweis) wird aus organisatorischen
Gründen und zu Abstimmzwecken auch bei der manuellen Belegeinreichung in
Papierform verwendet; dort spricht man auch von einer “Rechnungssammelliste”.
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METRO Group
18.15 Fragebogen MGP zu EDI
Empfänger:
Rückantwort von:
Metro MGP
Abteilung EDI
77691 Kehl
MGB-Lief.-Nr.:
GLN:
Firma:
Straße:
PLZ / Ort:
Telefax: +49 (0) 7851 949-129
*)
F R A G E B O G E N
zum EDI -Rechnungsverkehr mit MGP für Gesellschaften der METRO Group
(Zutreffendes bitte ankreuzen bzw. ausfüllen)
1. Zu welchen Gesellschaften haben Sie aktive Geschäftsbeziehungen:
( ) Real
( ) MGL
( ) C & C Schaper
( ) Kaufhof
( ) Dinea
( ) Praktiker
( ) MEM
( ) MAM
( ) Metro Cash & Carry (Großhandel) ( ) MGE Warenhandelsgesellschaft
( ) ___________________________ ( ) __________________________
2. Welche Rechnungstypen haben Sie mit der METRO Group:
( ) Warenrechnungen
( ) Ersatzteilrechnungen
( ) Reparaturrechnungen
( ) Servicerechnungen
( ) Kostenrechnungen
3. Status Ihrer EDI-Aktivitäten:
a) EDI-Unterlagen EANCOM/INVOIC der METRO Group schon bekannt? .................... ( ) Ja
b) Anwenderrichtlinie EANCOM’97 (GS1 Germany) bereits vorhanden?........................ ( ) Ja
c) EDI-Konverter bereits im Einsatz? ............................................................................... ( ) Ja
Wenn Ja:
( ) Nein
( ) Nein
( ) Nein
EDI-Konverter von Firma:
Status Nachrichtenart
EANCOM
EANCOM‘02 (D.01B) / INVOIC
Produktiv im Einsatz
seit (TT.MM.JJJJ)
Test mit MGP ab
(TT.MM.JJJJ)
noch nichts
geplant
( )
EANCOM‘97 (D.96A) / INVOIC
( )
EANCOM‘94 (D.93A) / INVOIC
( )
Wenn Nein:
Welche Hindernisse bestehen aus Ihrer Sicht, EDI INVOIC jetzt einzuführen?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
4. Ihre Ansprechpartner für EDI
Name
Zuständigkeit
Telefon / Telefax / E-mail
*) EDI = Electronic Data Interchange
Seite 47 / 47

EDI-Richtlinien - MGP Metro Group Account Processing GmbH

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