Handbuch für Clubausschüsse

Transcrição

Dies ist die Ausgabe 2003 des Handbuchs für Clubausschüsse (226-GE). Sie
dient als Anleitung für aktive Clubausschüsse der Jahre 2004/05, 2005/06
und 2006/07. Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen stützen
sich auf die Einheitliche Verfassung und die empfohlene Clubsatzung für
Rotary Clubs, die Verfassung und Satzung von Rotary International sowie
auf den Rotary Code of Policies (Rotary-Richtlinien). Änderungen im Zuge
des 2004 stattfindenden Gesetzgebenden Rates oder durch Beschlüsse des
Zentralvorstands ersetzen selbstverständlich jegliche Formulierungen in
dieser Publikation.
Inhalt
Einleitung
Diskussionsfragen der Distriktversammlung
1
3
1
Wahl der Ausschussmitglieder und Zielsetzung
Auswahl und Anleitung der Clubausschussmitglieder
Setzen und Erreichen von Zielen
Identifizierung und Nutzung von Ressourcen
11
11
13
15
2
Mitgliedschaft
Mitgliederbezogene Clubausschüsse
Richtlinien zur Mitgliedschaft
Ressourcen für die Mitgliedschaft
Rekrutierung und Einführung neuer Mitglieder
Orientierung neuer Mitglieder
Mitgliederbindung
17
17
21
22
24
26
28
Anhänge
1. Aufnahme und Einführung neuer Mitglieder
2. Orientierung neuer Mitglieder — Strategien für den Erfolg
3. Willkommen bei Rotary — Arbeitsblatt für Mentoren
4. Informationsprogramme
5. STAR (Spezialtraining für Aktionen in Rotary)
6. Umfrage zur Mitgliederzufriedenheit
7. Umfrage unter ehemaligen Mitgliedern
29
31
33
35
38
39
42
Dienstprojekte
Projektbezogene Clubausschüsse
Richtlinien für Dienstprojekte
Ressourcen für die Projektarbeit
Erfolgreiche Dienstprojekte
Bedarfsermittlung
Planung und Realisierung von Projekten
Auswertung
Internationale Dienstprojekte
45
45
48
50
52
54
56
58
59
Anhänge
8. Wahl eines Dienstprojektes
60
3
4
5
6
7
Fundraising für Dienstprojekte
Bildung eines Organisationskomitees für Fundraising
Richtlinien für das Spendenwesen des Clubs
Planung einer Spendenaktion
Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Helfern
Ordnungsgemäße Verwaltung der Gelder
Werbung für Spendenaktionen
Auswertung von Spendenaktionen
63
64
65
67
68
69
70
71
Anhänge
9. Maßnahmen für eine erfolgreiche Spendenaktion
10. Fundraising (Arbeitsblatt)
73
75
Die Rotary Foundation
Stiftungsbezogene Clubausschüsse
Teilnahme an Programmen:
Bildungsprogramme und humanitäre Zuwendungen
PolioPlus
Finanzielle Unterstützung der Rotary Foundation
Unterstützung der Rotary Foundation auf allen Ebenen
Distriktressourcen der Rotary Foundation
77
77
(Öffentlichkeitsarbeit) Public Relations
Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit.
Richtlinien für die Öffentlichkeitsarbeit des Clubs
Ressourcen für die PR-Arbeit
Erhöhung von Rotarys Ansehen in der Öffentlichkeit
Planung einer PR-Kampagne
89
89
91
93
94
96
81
83
84
86
87
Anhänge
11. Medienarbeit
12. Kernbotschaften von Rotary
98
100
Clubverwaltung
Verwaltungsbezogene Clubausschüsse
Ressourcen für die Clubverwaltung
Präsenz
Wöchentliche Clubprogramme
Fellowship-Aktivitäten
Informationsaustausch: Clubbulletin-Ausschuss
Informationsaustausch: Zeitschriften-Clubausschuss
101
101
104
106
109
111
112
114
Anhang
13. Richtlinien zur Planung der wöchentlichen Meetings
115
Einleitung
Rotary International ist die internationale Vereinigung aller Rotary Clubs
und kann als Dachorganisation nur so erfolgreich sein wie seine Clubs.
Das Handbuch für Clubausschüsse (226-GE) bietet Ausschussvorsitzenden
Anleitungen und Impulse zur Zielsetzung, Aufgabenverteilung und effektiven
Organisation der Clubarbeit.
Lesen Sie vor der Distriktversammlung die für Ihren Ausschuss relevanten
Abschnitte, damit Sie mit Ihren zukünftigen Aufgaben vertraut sind. Um
Ihnen die Vorbereitung auf die Distriktversammlung zu erleichtern, haben
wir am Ende des Handbuchs ausgewählte Diskussionsfragen eingefügt, die
auf der Distriktversammlung höchstwahrscheinlich zur Sprache kommen
werden. Eine vorherige Auseinandersetzung mit diesen Fragen verstärkt den
Lerneffekt der angeleiteten Diskussionen auf der Distriktversammlung.
Während der Distriktversammlung dient das Handbuch für Clubausschüsse
als Begleitmaterial für die Ausbildung. Da während der Schulung oft darauf
Bezug genommen wird, empfehlen wir Ihnen, die auf Ihren Ausschuss
zutreffenden Seiten aus dem Handbuch zur Distriktversammlung
mitzubringen.
Ebenso hoffen wir, dass das Handbuch für Clubausschüsse auch nach der
Distriktversammlung als Nachschlagewerk weiterhin gute Dienste leisten
wird.
Aufbau des Handbuchs
Das Handbuch für Clubausschüsse orientiert sich am empfohlenen Lehrinhalt
der Distriktversammlung. Die Einleitung und Kapitel 1 richten sich an die
Vorsitzenden aller Clubausschüsse. Hier werden der Aufbau des Handbuchs,
das Setzen von Zielen und die Auswahl der Ausschussmitglieder erläutert.
Diese Abschnitte können nach Bedarf vervielfältigt werden, damit jeder
Ausschussvorsitzende ein Exemplar zur Verfügung hat. Kapitel 2 bis 7
behandeln jeweils einen wichtigen Aspekt der Clubleitung und -verwaltung
und enthalten die folgenden Informationen:
• Eine Aufzählung der Clubausschüsse und ihrer Hauptaufgaben.
• Sonderseiten zu einem ganz bestimmten Thema. So wird zum Beispiel
in Kapitel 3, „Dienstprojekte“, die Durchführung einer Bedarfsanalyse
auf einer Seite im Detail beschrieben. Diese themenspezifischen Seiten
umfassen im Allgemeinen 1-3 Seiten und können schnell vervielfältigt
und auf Ausschusssitzungen verteilt werden. Die Themen sind im
Inhaltsverzeichnis angegeben.
• Anhänge mit Arbeitsblättern oder zusätzlichen Informationen zur
Unterstützung der Ausschussarbeit.
1
Ausschussvorsitzende, die an der Distriktversammlung teilnehmen, sollten
feststellen, welches Kapitel ihrem Aufgabenbereich im kommenden Jahr am
ehesten entspricht. Falls mehrere Clubmitglieder, die für einen bestimmten
Aspekt der Clubarbeit verantwortlich sind, die Distriktversammlung
besuchen, sollten zusätzliche Exemplare der betreffenden Materialien zur
Verfügung gestellt werden. Zusätzliche Exemplare des Handbuchs für
Clubausschüsse können kostenlos von der RI-Website heruntergeladen oder
über den RI-Katalog bestellt werden.
Fragen? Hinweise?
Das Handbuch für
Clubausschüsse (226-GE)
ist ungebunden, damit
sich die einzelnen Kapitel
leichter an die jeweiligen
Ausschussvorsitzenden
verteilen lassen. Außerdem
können so einzelne
Seiten schneller an
Ausschussmitglieder
weitergereicht werden.
2
Falls Sie Fragen oder Kommentare zu diesem Handbuch haben, können Sie
diese gern an folgende Adresse richten:
Leadership Education and Training Division
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
E-Mail: [email protected]
Telefon: (847) 866-3000
Fax: (847) 866-0974
Diskussionsfragen der Distriktversammlung
Beantworten Sie die folgenden Fragen mit Hilfe dieses Handbuchs, um sich
auf die angeleiteten Diskussionen der Distriktversammlung vorzubereiten.
Die Lektüre des Handbuchs für Clubausschüsse (226-GE) und das Nachdenken
über diese Fragen erhöhen den Lerneffekt der Schulung.
Rollen und Aufgaben (für alle Ausschüsse)
1.
Waren Sie schon einmal in einem Ausschuss tätig, der mit dem
Ausschuss, in den Sie jetzt berufen wurden, in Verbindung steht?
2.
Was waren die größten Herausforderungen?
3.
Was haben Sie dabei gelernt?
1.
Welche Aufgaben stehen im Zusammenhang mit der Clubverwaltung?
2.
Wie kann die Präsenz verbessert werden?
3.
Was bewirken gehaltvolle wöchentliche Meetings?
4.
Welche kreativen Strategien nutzt Ihr Club zur Entwicklung von
relevanten und informativen Programmen?
5.
Wie können freundschaftliche Beziehungen im Club gefördert und
verbessert werden?
3
6.
Wie kann das Clubbulletin eine effektive Clubverwaltung fördern?
7.
Wie kann THE ROTARIAN oder die offizielle Rotary-Regionalzeitschrift
für den Club genutzt werden?
Clubausschüsse für Fundraising
1.
Was garantiert den Erfolg einer Spendenaktion?
2.
Welche Schritte sind für die Planung einer Spendenaktion wichtig?
3.
Was sollte bei der Festlegung des Spendenziels berücksichtigt werden?
4.
Wie können Sie die ehrenamtlichen Helfer motivieren?
5.
Wie kann der Club für die Spendenaktion werben?
6.
Warum sollte die Spendenaktion des Clubs unbedingt ausgewertet
werden?
7.
Welche Spendenaktionen hat Ihr Club bereits organisiert oder für dieses
Jahr geplant?
PR-bezogene Clubausschüsse
1.
4
Welche Aufgaben stellen sich dem Club im Hinblick auf die
Öffentlichkeitsarbeit?
2.
Wie können Sie gute PR-Beziehungen im Gemeinwesen fördern?
3.
Wie können die Clubmitglieder die Bemühungen um eine gute
Öffentlichkeitsarbeit unterstützen?
4.
Wie können die Clubamtsträger mit den Medien in Kontakt kommen?
5.
Welche Aktivitäten sind für die Medien interessant?
6.
Welche grundlegenden Schritte sind bei der Kontaktaufnahme mit den
Medien zu beachten?
Ausschüsse für die Rekrutierung und Einführung von neuen Mitgliedern
1.
Welche Schritte helfen bei der Rekrutierung und Einführung neuer
Mitglieder?
2.
Wie kann die Klassifikation bei der Rekrutierung neuer Mitglieder
genutzt werden?
3.
Wie können die anderen Clubmitglieder Ihre Arbeit unterstützen?
4.
Welche Vorzüge und Verpflichtungen bringt die Mitgliedschaft in Ihrem
Club mit sich?
5.
Welche Dienstmöglichkeiten bietet Ihr Club seinen Mitgliedern?
5
6.
Wie beantworten Sie die Frage „Warum Rotarier werden“?
7.
Welche Informationen erhalten potenzielle Mitglieder von Ihrem Club?
8.
Wie erfolgt die Aufnahme neuer Mitglieder?
9.
Wie kann eine gebührende Aufnahmezeremonie gestaltet werden?
Ausschüsse für die Orientierung und Betreuung neuer Mitglieder
6
1.
Warum sind die Orientierung und Betreuung neuer Mitglieder so wichtig?
2.
Welche Themen sollte ein solches Programm behandeln?
3.
Welche Vorzüge und Verpflichtungen bringt die Mitgliedschaft in Ihrem
Club mit sich?
4.
Welche Dienstmöglichkeiten bietet Ihr Club seinen Mitgliedern?
5.
Welche Komponenten enthält das Orientierungsprogramm Ihres Clubs?
6.
Wie können Neumitglieder in die Clubarbeit einbezogen werden?
7.
Welche Orientierungsmaßnahmen zeigten in Ihrem Club Erfolg?
8.
Warum eignet sich der Einsatz von Betreuern für die Orientierung von
Neumitgliedern?
9.
Wie setzt Ihr Club Betreuer zur Integration neuer Mitglieder ein?
1.
Wie profitiert der Club von erfolgreichen Dienstprojekten?
2.
Welche Aufgaben sind mit der Projektarbeit verbunden?
3.
Wie stellen Sie fest, was das Gemeinwesen braucht?
4.
Welche Schritte sind für die Planung und Durchführung eines
erfolgreichen Projektes erforderlich?
5.
Welche strukturierten Programme von RI können Clubs für Projekte
innerhalb und außerhalb ihres Gemeinwesens nutzen?
6.
Wie werden Clubdienstprojekte von der Rotary Foundation unterstützt?
7.
Wie macht der Club mit seinen Projekten die Öffentlichkeit auf Rotary
aufmerksam?
8.
Welche Fragen sollten Sie stellen, um den Erfolg von Clubprojekten zu
beurteilen?
7
1.
Welche Aufgaben hat der Rotary-Foundation-Ausschuss des Clubs?
2.
Was bringt die Teilnahme an Rotary-Foundation-Projekten für Clubs?
3.
Welche Bildungsprogramme bietet die Rotary Foundation?
4.
Was haben alle Bildungsprogramme gemein?
5.
Was sind die humanitären Zuwendungen (Humanitarian Grants) der
Rotary Foundation?
6.
Welche Voraussetzungen müssen für humanitäre Zuwendungen erfüllt
sein?
7.
Wie können Rotarier das Ziel der globalen Polioausrottung
unterstützen?
8.
Wie wird das jährliche Spendenziel festgelegt?
Zusammenarbeit mit den Ausschussmitgliedern (für alle Ausschüsse)
8
1.
Über welche Kenntnisse und Fähigkeiten sollten die
Ausschussmitglieder verfügen?
2.
Wie können Sie die Ausschussmitglieder motivieren?
3.
Wie können Sie mit anderen Clubführungskräften zusammenarbeiten,
um die Ziele Ihres Ausschusses zu verwirklichen?
4.
Wodurch zeichnet sich ein effizientes Team aus?
5.
Welche Strategien helfen bei der Erarbeitung eines Aktionsplanes zum
Erreichen der Clubziele?
6.
Wie können Sie effizient mit den Teammitgliedern kommunizieren? Mit
anderen Clubmitgliedern? Mit dem Clubpräsidenten und Clubvorstand?
7.
Wen können Sie auf Clubebene zur Unterstützung heranziehen?
8.
Wen können Sie auf Distriktebene um Unterstützung bitten?
Ziele (für alle Ausschüsse)
1.
Welche Ziele verfolgt Ihr Ausschuss?
2.
Welche Strategien werden Sie zum Erreichen diese Ziele einsetzen?
9
Bitte Kapitel kopieren und an Ausschussvorsitzende verteilen.
1
Falls Ihre Clubsatzung
keine derartigen
Informationen enthält,
sollte sie entsprechend
geändert werden. Ein
Ausschuss, der keinen klar
definierten Auftrag erfüllt,
ist überflüssig und sollte
aufgelöst werden.
Zur Änderung der
Clubsatzung müssen
folgende Voraussetzungen
erfüllt sein:
• Der Club ist
beschlussfähig.
• Zwei Drittel der
Mitglieder stimmen den
Änderungen zu.
• Alle Mitglieder
werden 10 Tage vor
dem Meeting über
die vorgeschlagenen
Änderungen informiert.
• Alle Änderungen stehen
im Einklang mit der
Clubverfassung sowie
mit der Verfassung und
Satzung von RI.
Wahl der Ausschussmitglieder und
Zielsetzung
Auswahl und Anleitung der Clubausschussmitglieder
Die Zusammenstellung eines effektiven Teams ist eine der wichtigsten
Aufgaben der Vorsitzenden von Clubausschüssen. Als Leiter eines
Clubausschusses haben Sie dafür zu sorgen, dass der Ausschuss gut
funktioniert, damit die Ziele des Clubs und des Ausschusses erreicht werden.
Aufgaben des Ausschussvorsitzenden
• Auswahl von Mitgliedern mit den entsprechenden Fähigkeiten,
Kenntnissen, Erfahrungen und hoher Einsatzbereitschaft
• Anleitung und Einweisung der Ausschussmitglieder
• Planung und Durchführung von produktiven Sitzungen
• Kontrolle der Tätigkeit der Ausschussmitglieder
• Information des Clubpräsidenten und Clubvorstands über den
Fortschritt der Ausschussarbeit
• Anerkennung guter Leistungen.
Effektiv arbeitende Ausschüsse haben außerdem Folgendes gemeinsam:
• Klar definierter Zweck
• Gut formulierte Ziele
• Detaillierter Aktionsplan
• Gute Kommunikation zwischen den Ausschussmitgliedern und mit
anderen Clubführungskräften
• Gut informierte und motivierte Teammitglieder.
Ziel und Zweck des Ausschusses
Die Ausschussmitglieder müss über den Zweck des Ausschusses voll
informiert sein, um erfolgreich Ziele festlegen und verfolgen zu können.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Zweck des Ausschusses zu
bestimmen:
• Lesen Sie die Clubsatzung, die Sinn und Zweck jedes Ausschusses klar
beschreiben sollte.
• Prüfen Sie die Ziele des Clubs im kommenden Jahr, um zu gewährleisten,
dass der Ausschuss seine Ziele darauf abstimmt.
• Besprechen Sie mit dem Vorstand und Präsidenten des Clubs, wie der
Ausschuss die Ziele des Clubs unterstützen kann.
11
Vorbereitung und Motivierung der Ausschussmitglieder
Als Ausschussvorsitzender bereiten Sie die Mitglieder Ihres Ausschusses
folgendermaßen auf ihre Tätigkeit vor:
• Geben Sie den neuen Mitgliedern Hintergrundinformationen über den
Ausschuss und seine Aktivitäten.
• Geben Sie den Mitgliedern eine Liste der Distriktaktivitäten und –
zusammenkünfte.
• Fördern Sie die Zusammenarbeit mit den Amtskollegen in anderen Clubs
(siehe Distriktverzeichnis).
• Lassen Sie neue Mitglieder mit erfahrenen Mitgliedern
zusammenarbeiten.
• Stellen Sie fest, welche Ressourcen für Ihr Team zur Verfügung stehen.
Ausschussmitglieder müssen motiviert sein, um erfolgreich zu arbeiten.
Die folgenden Schritte sollen gewährleisten, dass Ausschussmitglieder mit
Engagement und Begeisterung im Ausschuss mitarbeiten:
• Fördern Sie Eigeninitiative, indem Sie die Teammitglieder in die Planung
einbeziehen.
• Zollen Sie den Bemühungen und Erfolgen des Teams regelmäßig
Anerkennung.
• Machen Sie deutlich, wie sehr Sie die Meinung der Teammitglieder
schätzen, indem Sie sie um Vorschläge bitten und diese auch nutzen.
• Stellen Sie anspruchsvolle Aufgaben.
• Erklären Sie, auf welche Weise das Team dazu beiträgt, dass die vom
Club, Distrikt und Rotary International gesetzten Ziele erreicht werden.
12
Setzen und Erreichen von Zielen
Ein effizient arbeitender Club setzt sich Ziele und erarbeitet Strategien, um
diese Ziele zu verwirklichen. Als Vorsitzender eines Clubausschusses tragen
Sie gemeinsam mit dem Clubpräsidenten und anderen Clubamtsträgern dafür
Sorge, dass die Ziele des Ausschusses die Clubziele unterstützen.
Merkmale eines effektiven Ziels
Achten Sie darauf, dass die Ziele Ihres Ausschusses mit den Clubzielen
übereinstimmen und für Ihren Ausschuss von Bedeutung sind. Der Ausschuss
sollte Ziele setzen, die folgende Ansprüche erfüllen:
• Das Ziel wird gemeinsam getragen. Mitglieder, die Ziele und Strategien
mittragen, werden alles tun, um diese Ziele zu erreichen.
• Das Ziel ist messbar. Ein messbares Ziel kann in Zahlen ausgedrückt und
dementsprechend objektiv bewertet werden.
• Das Ziel ist eine Herausforderung. Anspruchsvolle Ziele bedürfen der
fleißigen Teamarbeit, Vision, Planung und Kontrolle durch Sie und die
Ausschussmitglieder. Ziele, die zu niedrig angesetzt werden, stoßen auf
mangelndes Interesse und geringe Begeisterung der Mitglieder.
• Das Ziel ist erreichbar. Darunter versteht man realistische Ziele, die auf
die vorhandenen Ressourcen und Kapazität der ehrenamtlichen Helfer
abgestimmt sind und im gesetzten Zeitrahmen verwirklicht werden
können. Unrealistische Ziele können zu Frustration führen.
• Das Ziel ist zeitlich abgesteckt. Ein Zeitrahmen mit festen Terminen sorgt
dafür, dass der Fortschritt der Ausschussarbeit genau verfolgt werden
kann.
Formulieren von erreichbaren Zielen
Ihr Ausschuss wird je nach Zweck unterschiedliche Ziele setzen. Damit die
gesteckten Ziele der Kapazität und den Interessen des Clubs entsprechen,
müssen Sie Folgendes tun:
• Vergleichen Sie die Ziele mit denen vergangener Jahre, die vom
Ausschuss und Club erreicht wurden.
• Beraten Sie sich mit Clubamtsträgern und anderen erfahrenden
Clubmitgliedern.
• Bitten Sie die zuständigen Distriktamtsträger um Hilfe.
Verwendung der Richtlinien für erfolgreiche Rotary Clubs
Die Richtlinien für erfolgreiche Rotary Clubs dienen dem Clubpräsidenten und
anderen Clubamtsträgern als Hilfsmittel, um Ziele in den Schlüsselbereichen
der Clubarbeit zu setzen. Sie enthalten auch Tipps, wie Clubs diese Ziele
am besten verwirklichen können. Auf der Distriktversammlung werden Sie
gemeinsam mit dem Clubpräsidenten und anderen Clubamtsträgern an den
Richtlinien arbeiten.
Die Richtlinien für erfolgreiche Rotary Clubs sind auch nützlich, um im
Verlaufe des Jahres die erzielten Fortschritte zu messen. Die hier formulierten
Ziele werden in regelmäßigen Abständen vom Clubpräsidenten sowie vom
Assistant Governor oder Governor während des offiziellen Besuchs überprüft.
1 Wahl der Ausschussmitglieder und Zielsetzung
13
Erarbeitung eines Aktionsplans
Die erste Amtshandlung eines Ausschussvorsitzenden sollte sein, Ziele für
den Ausschuss zu formulieren. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass
der Ausschuss im kommenden Jahr effektiv und erfolgreich arbeitet. Ein
Aktionsplan stellt die Verbindung zwischen dem gesetzten Ziel und seiner
praktischen Verwirklichung dar. Aktionspläne fördern die Verwirklichung von
Clubzielen auf folgende Weise:
• Die Ausarbeitung eines Aktionsplans fördert die Bereitschaft der
Ausschussmitglieder zum Mitmachen und erhöht das Interesse der
Clubmitglieder an den Aktivitäten der Ausschüsse und des Clubs.
• Ausschussmitglieder sind eher bereit, sich an der Ausschussarbeit und
Diskussionen zu beteiligen, wenn ein gut organisierter Plan vorhanden ist.
• Anhand von Strategien zur Planumsetzung können die Ausschüsse den
bisher erreichten Fortschritt messen und wirksame Praktiken für den Club
entwickeln.
Planung von Aktionsschritten
Die Ausschussvorsitzenden müssen gemeinsam mit den anderen
Clubamtsträgern und Ausschussmitgliedern dafür sorgen, dass die gesetzten
Ziele nach und nach erfüllt werden. Mit den folgenden Maßnahmen können
Ausschussvorsitzende die Mitglieder ihres Ausschusses dazu motivieren, auf
ein bestimmtes Ziel hinzuarbeiten:
• Beschreiben Sie die einzelnen Aktionen, die durchzuführen sind.
• Legen Sie für jede Aktion einen Zeitrahmen fest.
• Bestimmen Sie, wer für jeden Schritt verantwortlich ist.
• Legen Sie die Kriterien zum Messen des bisher Erreichten fest.
• Überlegen Sie, welche Ressourcen und Hilfsmittel Sie einsetzen könnten.
• Beurteilen Sie die Wirksamkeit Ihrer Strategie, um daraus Konsequenzen
für zukünftige Ziele zu ziehen.
Bedeutung der Kommunikation
Ein Ausschuss, der sich isoliert fühlt, kann nicht effizient arbeiten. Um richtig
entscheiden und handeln zu können, muss er wissen, was der Club will und
braucht. Ebenso wichtig ist die Kommunikation zwischen den einzelnen
Ausschussmitgliedern. Nur so lassen sich Missverständnisse und unnötige
Dopplungen vermeiden. Die übrigen Clubmitglieder sollten regelmäßig über
den Stand der Ausschussarbeit informiert werden.
Vor allem müssen der Clubpräsident und der Clubvorstand über den Stand der
Ausschussarbeit auf dem aktuellen Stand gehalten werden.
• Teilen Sie Aktionspläne aus. Diese sollten genau angeben, welches
Mitglied für welche Aufgaben verantwortlich ist.
• Informieren Sie regelmäßig über die vom Ausschuss erzielten Fortschritte.
• Bitten Sie die anderen um Ratschläge und Meinungen, damit Probleme
und Schwierigkeiten besser bewältigt werden können.
14
Identifizierung und Nutzung von Ressourcen
Es ist wichtig zu wissen, welche Ressourcen bei der Umsetzung der
Ausschusspläne genutzt werden können. Die Ausschussmitglieder erwarten
von Ihnen Anleitung und Antworten. Auch wenn Sie nicht alle Antworten
kennen mögen, sollten Sie doch wissen, wo diese zu finden sind.
Clubressourcen
Nutzen Sie unbedingt den Erfahrungsschatz, der in Ihrem und anderen Clubs
vorhanden ist. Dazu gehören u. a.:
• Ehemalige Clubamtsträger
• Clubmitglieder
• Ehepartner und Familienangehörige der Clubmitglieder
• Amtsträger und Mitglieder anderer Clubs
• Websites oder Publikationen anderer Clubs.
Distriktressourcen
Der Distrikt ist zur Unterstützung der Clubs da und bietet verschiedene
Möglichkeiten und Ressourcen an, um dem Club bei seiner Arbeit zu helfen.
Dazu gehören:
• Governor
• Assistant Governor
• Vorsitzende und Mitglieder von Distriktausschüssen
• Schulungsleiter des Distrikts (Distrikttrainer)
• Ehemalige Distriktamtsträger
• Monatsbrief
• Distrikt-Website.
Am besten erkundigen Sie sich beim Clubpräsidenten, Assistant
Governor oder Governor danach, welcher Distriktamtsträger Ihnen
die größte Unterstützung geben könnte. Viele Distrikte geben auch ein
eigenes Verzeichnis oder eine eigene Website heraus, wo Namen und
Kontaktinformationen der Distriktamtsträger zu finden sind.
Ressourcen von Rotary International
Rotary International gibt verschiedene Publikationen heraus, mit denen Sie in
Ihrer Amtszeit arbeiten werden, darunter die Folgenden:
Official Directory (007-EN) : Enthält die Namen, Adressen und
Telefonnummern der Amtsträger, Ausschüsse und Verwaltungsmitarbeiter
von RI; weltweites Verzeichnis der Distrikte und Governors; alphabetisches
Verzeichnis der Clubs jedes Distrikt mit Angabe der Präsidenten, Sekretäre,
Treffzeiten und -orte.
Verfahrenshandbuch (035-GE): Vom Zentralvorstand und Kuratorium der
Rotary Foundation nach der Tagung des Gesetzgebenden Rates aller drei Jahre
herausgegebene Richtlinien und Verfahren.
Katalog (019-GE): Verzeichnis der erhältlichen RI-Publikationen, Ton- und
Videobänder, Formulare und anderer Artikel. Wird jährlich überarbeitet. Auch
online auf der RI-Website verfügbar.
1 Wahl der Ausschussmitglieder und Zielsetzung
15
RI-Website (www.rotary.org): Die RI-Website wird ständig aktualisiert und
bietet allgemeine Informationen, Nachrichten und Materialien über RI. Viele
Publikationen, die im RI-Katalog aufgeführt sind, können auch kostenlos von
der RI-Website heruntergeladen werden.
Im Official Directory (007-EN)
finden Sie Kontaktinformationen für RIVorstandsmitglieder,
Kuratoren der Rotary
Foundation, Arbeitsgruppen
und Ausschüsse von RI und
der Rotary Foundation sowie
für RI-Mitarbeiter.
THE ROTARIAN oder die Rotary-Regionalzeitschrift: Monatlich herausgegebene
offizielle Zeitschrift von Rotary International mit aktuellen Informationen
zu den Programmen von RI und der Rotary Foundation, mit offiziellen
Mitteilungen und Artikeln über das Geschehen in Clubs und Distrikten. Mehr
als 30 Regionalzeitschriften in insgesamt 22 Sprachen werden weltweit von
Rotariern gelesen.
Rotary News Basket (546-EN): Wöchentlicher vierseitiger Bericht mit aktuellen
Meldungen und Kurzartikeln über Rotary, erhältlich als Druck- und OnlineVersion.
Rotary World – Die Welt von Rotary (050-GE): Achtseitiges Journal im
Zeitungsformat für rotarische Führungskräfte mit aktuellen Informationen zu
den Programmen von RI und der Rotary Foundation und Artikeln über das
Geschehen in Clubs und Distrikten. Erscheint fünfmal jährlich.
Neben diesen Publikationen stehen die folgenden Personenkreise von RI als
Informationsquelle zur Verfügung:
• RI-Zentralvorstand (Board of Directors) und Kuratorium der Rotary
Foundation
• Arbeitsgruppen und Ausschüsse von RI und der Rotary Foundation
• RI-Mitarbeiter im RI-Zentralbüro in Evanston (Illinois/USA) und in den
internationalen Büros in aller Welt (das Büro Europa/Afrika in Zürich ist
u.a. für Deutschland, Österreich und die Schweiz zuständig).
16
2
Mitgliedschaft
Mitgliederbezogene Clubausschüsse
Die Entwicklung einer umfassenden Strategie zur Mitgliederentwicklung
bedarf der Mitarbeit aller. Clubausschüsse müssen eng mit Clubamtsträgern
zusammenarbeiten, damit Clubmitglieder erfolgreich gewonnen, orientiert
und an den Club gebunden werden.
Kriterien für Ausschussmitglieder
In den Ausschüssen, die sich mit Fragen der Mitgliederentwicklung
beschäftigen, sollten Rotarier mitwirken, deren Alter, Berufe und Erfahrungen
den Club und das Gemeinwesen am besten repräsentieren. Außerdem sollten
sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
• Einschlägige Berufserfahrung (z. B. Personalwesen, Handel)
• Gute Kontakte zu einem breiten Personenkreis im Gemeinwesen:
— Unternehmen
— Berufsverbände
— Bürgerinitiativen
— Medienvertreter
— Vertreter örtlicher Behörden
— Andere gemeinnützige Organisationen
• Berufserfahrung im Bereich Aus- und Weiterbildung
• Gründliche Kenntnis der Rechte und Pflichten eines Rotariers und der
Möglichkeiten zur Hilfe für andere
• Aufgeschlossener und umgänglicher Charakter.
Die nachfolgend behandelten Ausschüsse beschäftigen sich hauptsächlich mit
Fragen der Mitgliedschaft.
Klassifikation
• Erstellt zu Beginn des Jahres (bis spätestens 31. August) ein Gutachten zu
den im Gemeinwesen vertretenen Berufen und Unternehmen
• Legt auf Grundlage dieses Gutachtens ein Verzeichnis der im Club
besetzten und unbesetzten Berufsklassen an
• Prüft die bisher im Club vertretenen Berufsklassen
• Bespricht alle mit der Klassifikation zusammenhängenden Probleme mit
dem Clubvorstand.
17
Der Ausschuss sollte ein eigenes Gutachten zu den im Gemeinwesen
vertretenen Berufsklassen erstellen. Das örtliche Telefonverzeichnis,
die Handelskammer und andere Firmenverzeichnisse eignen sich als
Ausgangspunkt. Derartige Erhebungen können nie endgültig sein, da die
berufliche und wirtschaftliche Zusammensetzung des Gemeinwesens einem
ständigen Wandel unterliegt. Nehmen Sie das Gutachten als Grundlage, um
ein Verzeichnis der besetzten und unbesetzten Berufsklassen im Club zu
erstellen.
Der Ausschuss hat auch die Aufgabe, die Clubmitglieder über den Sinn und
Zweck des Berufsklassenprinzips aufzuklären. Dabei muss betont werden,
dass Rotarys Stärke auf folgenden Eigenschaften basiert:
• Vielfalt der im Club vertretenen Unternehmenszweige und Berufe
• Inklusive statt exklusive Mitgliedschaft
• Vertrautheit mit der Tätigkeit der anderen Mitglieder
• Freundschaftliche Beziehungen als Resultat unterschiedlicher (anstatt
gleicher) Interessen.
Mitgliedschaft
Der Ausschuss sollte sofort auf alle Vorschläge für neue Mitglieder reagieren.
In seinem Bericht an den Clubvorstand sollte der Ausschuss erklären, welche
Entscheidung bzgl. der Aufnahme des/der Kandidaten getroffen wurde und
was ihn zu dieser Entscheidung bewegt hat.
Der Ausschuss
• Hilft dem Clubvorstand, den Charakter, den Beruf oder das
Unternehmen, das Ansehen im Gemeinwesen und die allgemeine
Eignung von Kandidaten für die Aufnahme in Rotary zu überprüfen.
• Teilt dem Vorstand die Entscheidung des Ausschusses zu allen
Kandidaten mit.
Bei der Prüfung eines Aufnahmeantrages sollten folgende Punkte
berücksichtigt werden:
• Genießt die Person oder Firma ein makelloses Ansehen?
• Ist der Kandidat zur Hilfe für andere bereit?
• Kann der Kandidat die finanziellen Verpflichtungen der Mitgliedschaft
erfüllen und die wöchentlichen Meetings besuchen?
• Ist der Kandidat bereit, an den Projekten, Programmen und in den
Ausschüssen des Clubs mitzuwirken?
Mitgliederentwicklung
• Legt zusammen mit dem Clubpräsidenten das Ziel für das
Mitgliederwachstum fest.
• Hilft dem Präsidenten bei der Planung der Mitgliederentwicklung des
Clubs.
• Entwickelt Strategien zur Verwirklichung der Wachstumsziele und zur
Erhöhung der Mitgliederzufriedenheit.
• Sucht Mittel und Wege zur stärkeren Mitgliederbindung.
• Fordert alle Mitglieder auf, neue Mitglieder vorzuschlagen.
• Wirbt für die Teilnahme am Distriktseminar für Mitgliederentwicklung
bzw. an Mitgliedschaftsseminaren, die von den Mitgliederkoordinatoren
und Zonenkoordinatoren von Rotary International organisiert werden.
18
• Leitet eine Clubversammlung zum Thema Mitgliedschaft, nachdem die
Ziele, Pläne und Strategien zur Mitgliederentwicklung feststehen.
• Überprüft regelmäßig das Clubverzeichnis der besetzten und
unbesetzten Berufsklassen.
• Gestaltet ein Programm zur Mitgliederentwicklung und
Mitgliederbindung.
• Schlägt dem Clubvorstand geeignete Kandidaten für noch unbesetzte
Berufsklassen vor.
• Plant eine Aktivität im Monat August, der unter dem Motto
„Mitgliedschaft und Erweiterung“ steht.
• Erinnert die Clubmitglieder regelmäßig an die Wachstumsziele des
Clubs.
Der Ausschuss für Mitgliederentwicklung schlägt geeignete Kandidaten für
die Aufnahme in Rotary vor. Eine wachsende Mitgliederbasis ermöglicht den
Ausbau des kommunalen und internationalen Dienstes und sorgt dafür, dass
das Gemeinwesen in seiner gesamten Breite im Club vertreten ist.
Der geplante Mitgliederzuwachs muss realistisch sein. Dazu muss zunächst
ein Plan für Mitgliederentwicklung und -wachstum aufgestellt werden.
Zeichen Sie dazu den jährlichen Gesamtmitgliederbestand in den letzten fünf
bis zehn Jahren auf. Wenn Ihr Club in der Vergangenheit erfolgreich neue
Mitglieder rekrutiert hat, sind wahrscheinlich nur geringe Änderungen in
der Mitgliederpolitik erforderlich. Wenn sich jedoch herausstellt, dass der
Club immer mehr Mitglieder verloren hat, sollte die Mitgliederentwicklung
und -bindung aggressiver angegangen werden. Eine wachsende und stabile
Mitgliederbasis bedarf der Mitarbeit aller Clubmitglieder – die Anstrengungen
einiger weniger Rotarier reichen dazu nicht aus. Jeder im Club hat die
Aufgabe, neue Mitglieder vorzuschlagen. Wenn allerdings Mitglieder dem
Club treu bleiben, brauchen nicht ständig neue Mitglieder rekrutiert zu
werden und gewinnt der Club immer mehr an Erfahrung.
Rotary-Information
• Informiert potenzielle, neue und gestandene Mitglieder des Clubs über
die Rechte und Pflichten eines Rotariers.
• Leitet die Orientierung neuer Mitglieder im ersten Jahr ihrer
Clubzugehörigkeit.
• Informiert die Mitglieder über Rotary, seine Geschichte, Ziele, den
Umfang seines Wirkens und seine Aktivitäten.
• Informiert die Mitglieder über administrative Änderungen bei Rotary
International.
• Plant eine Aktivität im Monat Januar, der unter dem Motto „RotaryBewusstsein“ steht.
Dieser Ausschuss informiert potenzielle und neue sowie gestandene
Mitglieder über all das, was bei Rotary geschieht. Der Ausschuss sollte
informative Treffen für neue Mitglieder planen und außerdem erfahrene
Mitglieder mit der Betreuung neuer Mitglieder beauftragen, um ihre
Integration im Club zu erleichtern.
19
Dieser Ausschuss sollte die Clubmitglieder über alle neuen und geänderten
Richtlinien und Programme von Rotary informieren. Wenn Mitglieder
stets über die neuesten Entwicklungen Bescheid wissen, können sie im
Gemeinwesen und Club bessere Arbeit leisten.
Zusammenarbeit mit anderen Clubausschüssen
Obgleich die in diesem Abschnitt beschriebenen Ausschüsse in erster Linie
für Mitgliederfragen zuständig sind, können auch andere Clubausschüsse zur
Mitgliederentwicklung beitragen. Dazu gehören u.a.:
• Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit: Eine gute Öffentlichkeitsarbeit
begünstigt die Gewinnung neuer Mitglieder.
• Programm-Ausschuss: Interessante Clubprogramme wirken dem
Austritt von Mitgliedern entgegen.
• Alle Dienstausschüsse: Die Einbeziehung von Nicht-Rotariern in
Dienstprojekte zum Wohle des Gemeinwesens verdeutlicht potenziellen
Mitgliedern, welche Möglichkeiten Rotary für die gemeinnützige Arbeit
bietet.
20
Richtlinien zur Mitgliedschaft
Potenzielle Mitglieder sind:
• Charakterfeste Frauen und Männer, die ein hohes Ansehen in ihrem
Beruf genießen.
• Personen, deren Geschäfts- oder Wohnsitz sich in der Nähe zur Lokalität
des Clubs befindet.
Weitere Informationen zu den Voraussetzungen für die Mitgliedschaft in
Rotary finden Sie im Verfahrenshandbuch (035-GE).
Klassifikation
Mit dem Klassifikationssystem soll gewährleistet werden, dass die Mitglieder
eines Rotary Clubs die Berufs- und Geschäftswelt des Gemeinwesens
widerspiegeln.
Die Klassifikation eines Mitglieds beschreibt die anerkannte Haupttätigkeit der
Firma, des Unternehmens oder der Institution, in der bzw. dem das Mitglied
arbeitet, oder auch die anerkannte Hauptgeschäfts- oder Hauptberufstätigkeit
des Mitglieds.
Wenn bereits fünf oder mehr Mitglieder des Clubs einer bestimmten
Klassifikation angehören, sollten keine weiteren Personen aus dieser
Klassifikation für den Club gewonnen werden, es sei denn, der Club hat mehr
als 50 Mitglieder. Mitglieder im Ruhestand werden nicht zur Klassifikation
dazugezählt. Wenn ein Mitglied seine Tätigkeit und damit die Klassifikation
wechselt, kann der Club das Mitglied unter der neuen Klassifikation ohne
Rücksicht auf die o.g. Einschränkungen weiterführen.
Der Club sollte jedes Jahr ein Gutachten anfertigen, das die im Gemeinwesen
vertretenen Klassifikationen erfasst. Diese Liste sollte mit der bisherigen
Klassifikationsliste des Clubs verglichen werden, um zu sehen, auf welche
Unternehmen und Berufe sich der Club bei der Rekrutierung konzentrieren
sollte. Ziel ist es, die Geschäfts- und Berufswelt des Gemeinwesens im Club
adäquat zu vertreten.
Arten der Mitgliedschaft
Rotary erkennt zwei Arten der Mitgliedschaft an: Aktivmitglied und
Ehrenmitglied.
• Aktivmitglieder werden nach Geschäfts- oder Berufstätigkeit einer
Klassifikation des Clubs zugeordnet und können sich an allen Aspekten
des Clubs beteiligen.
• Ehrenmitglieder haben sich durch ihren Dienst im Sinne der rotarischen
Ideale ausgezeichnet. Sie sind im Club nicht stimmberechtigt und
können auch nicht in ein Clubamt gewählt werden. Sie werden keiner
Klassifikation zugeordnet und zahlen weder Mitgliedsbeiträge noch
Aufnahmegebühren.
2 Mitgliedschaft
21
Ressourcen für die Mitgliedschaft
Für neue und potenzielle Mitglieder sowie für Rotarier, die sich für
die Mitgliederentwicklung engagieren, hält Rotary International viele
Infomaterialien bereit.
Materialien für neue und potenzielle Mitglieder
Rotary ABC: In Deutschland erschienene Zusammenfassung der wichtigsten
Elemente und Aspekte rotarischen Clublebens.
The ABCs of Rotary (363-EN): Sammlung von Kurzartikeln über die Geschichte,
Traditionen, Struktur und Programme von Rotary.
Rotary Grundlagen (595-GE): Achtseitige Zusammenfassung der wichtigsten
Fakten über Rotary.
Take a Look at Rotary (867-EN): Sechsminütiges Video für potenzielle Rotarier.
Das ist Rotary (001-GE): Diese Broschüre gibt einen kurzen Überblick über
Rotary.
This Is Rotary (449-EN): Dieses Video liefert einen umfassenden Überblick über
Rotary, seine Mission und seine Dienstprogramme.
Was ist Rotary? (419-GE): Handliche Karte im Kreditkartenformat, die Antwort
auf häufig gestellte Fragen über Rotary gibt.
Materialien für die Mitgliederentwicklung
Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN): Tipps und
Vorschläge zur Werbung für Clubaktivitäten.
Wie schlage ich ein neues Mitglied vor (254-GE) — Broschüre über das
grundsätzliche Vorgehen für Vorschlag und Wahl eines Neumitglieds.
Membership Development Pack (916-GE): Ideen, Hilfsmittel und Vorschläge für
eine wirksame Mitgliederentwicklung.
Materialien zur Mitgliedschaftsentwicklung (417-GE): Broschüre über die
grundlegenden Verfahren für den Ausbau der Clubmitgliedschaft mit Tipps
für die stärkere Bindung von Mitgliedern.
RI-Website (www.rotary.org): Enthält viele unterschiedliche Informationen
zur Mitgliederentwicklung und Orientierung sowie Strategien für die
Mitgliederbindung, die sich in anderen Clubs bewährt haben.
Rotary News Basket (546-EN): Wöchentliches Mitteilungsblatt, das per E-Mail
verschickt und auf der RI-Website (www.rotary.org) veröffentlicht wird.
Weitere Publikationen und Materialien zum Thema Mitgliedschaft finden Sie
im Katalog von Rotary International (019-GE).
22
2 Mitgliedschaft
Personelle Ressourcen
Die folgenden Personenkreise und Gruppen stehen Clubs mit ihrem
Können und Erfahrungen hinsichtlich der Mitgliederentwicklung,
-orientierung und -bindung zur Verfügung:
• Distriktführungskräfte: Governor, Assistant Governor und Mitglieder
von Distriktausschüssen, insbesondere des Distriktausschusses für
Mitgliederentwicklung
• Mitgliederkoordinatoren von Rotary International (RIMCs) und
Zonenkoordinatoren von Rotary International (RIMZCs) stehen Clubs
und Distrikten bei Mitgliederfragen zur Verfügung.
• Ausschüsse oder Arbeitsgruppen (Task Forces) von Rotary International
• Gedanken- und Erfahrungsaustausch mit anderen Clubs, die vor
ähnlichen Mitgliederproblemen stehen.
23
Rekrutierung und Einführung neuer Mitglieder
Die Rekrutierung erstklassiger Mitglieder ist für einen gut funktionierenden
Rotary Club von größter Bedeutung. Da die Aufnahme in Rotary nur
auf Einladung erfolgt, müssen Rotarier Freunde, Familienangehörige,
Geschäftspartner und andere Mitglieder des Gemeinwesens ansprechen
und zum Eintritt auffordern. Die für die Mitgliederentwicklung des
Clubs verantwortlichen Rotarier müssen allen Mitgliedern immer wieder
klarmachen, wie wichtig es ist, potenzielle Mitglieder ausfindig zu machen
und einzuladen.
Aufgaben
• Sie sind gründlich mit den Richtlinien für die Rekrutierung neuer
Mitglieder vertraut.
• Sie erarbeiten gemeinsam mit dem Clubpräsidenten einen Plan zur
Mitgliederrekrutierung.
• Sie identifizieren potenzielle Kandidaten.
• Sie gehen mit gutem Beispiel voran: die für die Mitgliederentwicklung
des Clubs verantwortlichen Rotarier sollten im ersten Monat des neuen
Rotary-Jahres ein neues Mitglied gewinnen.
• Sie teilen potenziellen Mitgliedern relevante Informationen über den
Club und Rotary International mit.
Entwicklung einer effektiven Rekrutierungsstrategie
Eine wirksame Rekrutierungsstrategie enthält verschiedene Komponenten,
darunter auch die folgenden Schritte:
1. Identifizieren Sie potenzielle Kandidaten. Ziehen Sie alle Personen
in Betracht, die für eine Mitgliedschaft in Frage kommen. Führen Sie
evtl. neue Klassifikationen ein, wenn die Tätigkeit eines Kandidaten
nicht in der Klassifikationsliste des Clubs erfasst ist. Bei der Suche
nach neuen Mitgliedern sollten sich Clubs bei folgenden Gruppen und
Organisationen umschauen:
— Führende Unternehmen im Einzugsgebiet des Clubs
— Berufs- und Handelsverbände
— Handelskammer
— Örtliche und regionale Behörden
— Geschäftspartner
— Führende Vertreter anderer Gemeinnütziger Organisationen
— Alumni der Rotary Foundation
— Rotaracter und ehemalige Rotaracter.
2. Informieren Sie die potenziellen Mitglieder über Rotary, seine Geschichte,
Ideale sowie über den Club und seine Aktivitäten. Gehen Sie besonders
auf die Vorzüge und die Verpflichtungen ein, die sich aus der Mitgliedschaft
ergeben, sowie auf die Möglichkeiten, anderen zu helfen (siehe auch die
Informationen zur Orientierung neuer Mitglieder).
24
2 Mitgliedschaft
Weitere Informationen zur
Betreuung neuer Mitglieder
finden Sie in Anhang 2 und
3.Orientierung neuer
Mitglieder
3. Laden Sie die Kandidaten zum Eintritt in Rotary ein. Heben Sie dabei
ihre persönlichen Interessen und Motive für diese Entscheidung hervor,
und nicht die des Rotariers, der den Kandidaten vorgeschlagen hat. Die
Aufnahme in Rotary erfolgt nur auf Einladung. Rotarier müssen andere
zum Eintritt in die Organisation auffordern.
Die Einladung potenzieller Mitglieder zu einem Clubmeeting ist
eine ausgezeichnete Möglichkeit, um sie mit Rotariern in Kontakt zu
bringen. Dabei können sie sich ein eigenes Bild vom Clubleben und der
Mitgliedschaft machen.
4. Nehmen Sie die neuen Mitglieder mit einer würdevollen Zeremonie in
Ihre Reihen auf. Weisen Sie jedem Neumitglied einen Betreuer zu, der
ihm hilft, sich schnell im Club einzuleben.
5. Orientieren Sie das potenzielle Neumitglied mit relevanten
Informationen über den Club und RI. Die gründliche Einweisung
potenzieller Mitglieder ist wichtig für ihre Entwicklung als Rotarier und
ermöglicht ihnen den vollen Einstieg in die Clubarbeit.
25
Orientierung neuer Mitglieder
Das Orientierungsprogramm Ihres Clubs muss den neuen Mitgliedern die
Kenntnisse und das nötige Selbstvertrauen geben, um aktiv als Rotarier tätig
zu werden.
Weitere Informationen
zur Orientierung neuer
Mitglieder finden Sie in
Anhang 2.
Vorzüge einer wirksamen Orientierung und Anleitung:
• Neue Mitglieder, die gut über Rotary informiert sind, können sofort in
die Clubarbeit einsteigen.
• Gut informierte Mitglieder haben weniger Hemmungen gegenüber
erfahreneren Rotariern.
Am schnellsten leben sich neue Mitglieder im Club ein, wenn sie sofort an
Programmen und Aktivitäten beteiligt werden.
Aufgaben
• Entwickeln und realisieren Sie gemeinsam mit dem Clubpräsidenten ein
Programm für die Orientierung und Betreuung neuer Mitglieder
• Vermitteln Sie den Clubmitgliedern die notwendigen Kenntnisse und
Fähigkeiten, damit sie bei der Orientierung der Neumitglieder mithelfen
können..
• Stellen Sie jedem Neumitglied einen „Betreuer“ zur Seite.
• Beziehen Sie die Neumitglieder von Anfang an in Projekte und
Aktivitäten ein, die ihren Interessen entsprechen.
Die Orientierung von Neumitgliedern sollte auf die Informationen
aufbauen, die potenziellen Mitgliedern vermittelt werden. Entwickeln Sie in
Zusammenarbeit mit dem Clubpräsidenten und den relevanten Club- und
Distriktamtsträgern Ziele und Strategien, um die problemlose Integration der
Neumitglieder im Club zu gewährleisten.
Grundlegende Informationen für Neumitglieder
Gleich zu Beginn der Orientierung sollten die neuen Mitglieder über die
Rechte, Pflichten und Möglichkeiten zur Hilfe für andere informiert werden,
die sich aus der Mitgliedschaft in Rotary ergeben.
Jeder Rotarier genießt folgende Vorzüge:
• Teilnahme an Aktivitäten, die das Leben von Menschen im eigenen und
anderen Gemeinwesen positiv verändern
• Kennenlernen von Menschen aus unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern
• Zugehörigkeit zu einer Gruppe von Menschen mit hohen Ansprüchen an
Charakter und Integrität.
Die Mitgliedschaft bringt bestimmte finanzielle und zeitliche Verpflichtungen
mit sich. Von jedem Rotarier wird erwartet, dass er folgende Pflichten erfüllt:
• Einhaltung der Präsenzvorschriften des Clubs
• Zahlung der Beiträge an Rotary International und den Club
• Teilnahme an Projekten, Programmen und Aktivitäten des Clubs
• Vorschlag von geeigneten Kandidaten für die Aufnahme in den Club.
26
2 Mitgliedschaft
Aus den Verpflichtungen ergeben sich auch Möglichkeiten. Mit seiner
Präsenz in Tausenden von Gemeinwesen in aller Welt ist Rotary in der Lage,
Änderungen herbeizuführen, indem Rotarier durch ihren persönlichen Einsatz
das Leben von Menschen verbessern.
• Clubmitglieder können eigene Hilfsprojekte entwickeln und
durchführen.
• Rotary bietet die Möglichkeit, Menschen vor Ort und in anderen Ländern
der Welt zu helfen.
• Die Rotary Foundation bietet Möglichkeiten zur Teilnahme an Bildungsund humanitären Programmen.
• Mit ihren Spenden an die Rotary Foundation können Rotarier wichtige
Änderungen im Leben anderer bewirken.
Einbeziehung der neuen Mitglieder
Neue Mitglieder werden schneller integriert, wenn sie vom ersten Tag an in die
Aktivitäten des Clubs einbezogen werden. Aktive und engagierte Mitglieder
sind stolz auf ihren Beitrag und entwickeln eine starke Verbundenheit mit dem
Club. So tragen Sie dazu bei, die neuen Mitglieder im Club zu integrieren:
• Berufen Sie Neumitglieder sofort nach ihrer Aufnahme in einen aktiven
Ausschuss, der den Interessen des Mitglieds entspricht (gehen Sie sicher,
dass der Ausschussvorsitzende dem neuen Mitglied eine ganz bestimmte
Verantwortung überträgt und ihm erklärt, in welchem Zeitrahmen und
in welcher Größenordnung diese Aufgabe zu erledigen ist).
• Fordern Sie die Neumitglieder zur Mitarbeit an einem Dienstprojekt auf.
• Beauftragen Sie ein Neumitglied damit, einen Gastreferenten zu
begrüßen oder vorzustellen.
• Weisen Sie jedem neuen Mitglied einen Betreuer zu.
27
Mitgliederbindung
Es ist elementar wichtig, neue Mitglieder für den Club zu gewinnen. Genauso
wichtig ist es jedoch auch, dafür zu sorgen, dass die Mitglieder dem Club treu
bleiben und sich voll für ihn engagieren. Die hohe Mitgliederfluktuation vieler
Clubs ist eines der dringlichsten Mitgliederprobleme, vor denen Rotary heute
steht. Sie sollten das Präsenzverhalten und die Teilnahme an Clubaktivitäten
aufmerksam verfolgen, da diese oft latente Probleme erkennen lassen.
Halten Sie die Mitglieder stets über alle Änderungen und Angebote
auf dem Laufenden, damit sie sich weiter mit ganzem Herzen im Club
engagieren. Hochmotivierte und engagierte Mitglieder tragen zu einem
gut funktionierenden Club bei und sind eher in der Lage, andere für die
Mitgliedschaft zu begeistern.
Strategien für die Mitgliederbindung
• Fordern Sie jeden Rotarier dazu auf, sich persönlich an Clubprojekten
und -aktivitäten zu beteiligen.
• Sorgen Sie dafür, dass die Projekte und Programme des Clubs für alle
Mitglieder relevant und interessant sind.
• Fördern Sie die breite Teilnahme der Mitglieder an
Gemeindienstprojekten und Programmen der Rotary Foundation.
• Führen Sie Umfragen durch, um festzustellen, was für die Mitglieder
wichtig ist und ob ihre Interessen und Erwartungen erfüllt werden.
• Ermitteln Sie den Bedarf im Gemeinwesen, um wirksame Projekte zu
entwickeln.
• Kümmern Sie sich um Mitglieder, die nicht zu Meetings kommen.
• Widmen Sie ein Clubprogramm im Monat aktuellen Informationen über
Rotary International und die Rotary Foundation, um die Mitglieder auf
dem Laufenden zu halten.
• Führen Sie Meetings gemeinsam mit anderen Clubs durch, damit die
Mitglieder Ihres Clubs aus den Erfahrungen anderer Rotarier lernen
können.
• Gestalten Sie relevante und professionelle Clubmeetings.
• Nehmen Sie an vom Distrikt organisierten Meetings und Veranstaltungen
zur Weiterbildung der Rotarier teil, wie der Distriktversammlung, dem
District Leadership Seminar, dem Distriktseminar zur Mitgliedschaft und
dem Distriktseminar der Rotary Foundation.
• Empfehlen Sie den Mitgliedern die Lektüre der rotarischen
Informationen im Monatsbrief des Governors, Rotary News Basket, THE
ROTARIAN und Rotary World.
• Gestalten Sie interessante Clubmeetings, die Spaß machen, und suchen
Sie nach Möglichkeiten, um Familienangehörige einzubeziehen.
• Erörtern Sie Fragen der Mitgliederentwicklung im Clubbulletin.
Befragen Sie ausgetretene Clubmitglieder nach dem Grund ihrer
Entscheidung. Dies hilft der Clubleitung zu verstehen, in welchen Bereichen
der Club erfolgreich ist und wie Austritten von Mitgliedern in Zukunft
vorgebeugt werden kann.
28
2 Mitgliedschaft
Anhang 1: Aufnahme und Einführung neuer Mitglieder
Aufnahme eines neuen Mitglieds
Kandidaten werden nur in die Organisation aufgenommen, wenn sie alle
Voraussetzungen für die Mitgliedschaft erfüllen und ihre Aufnahme vom
Clubvorstand befürwortet wird. Die Aufnahme neuer Mitglieder sollte nach
dem folgenden Verfahren erfolgen:
1. Ein Sponsor (ein Aktivmitglied des Clubs) reicht den Namen des
potenziellen Mitglieds über den Clubsekretär beim Clubvorstand ein. Ein
umgezogenes oder ehemaliges Mitglied eines anderen Clubs kann von
seinem alten Club oder einem Mitglied dieses Clubs dem neuen Club für
die aktive Mitgliedschaft vorgeschlagen werden.
2. Der Clubvorstand prüft, ob der Kandidat alle Voraussetzungen für die
Mitgliedschaft und Klassifikation entsprechend der Clubverfassung
erfüllt.
3. Der Clubvorstand berät über die Befürwortung oder Ablehnung des
Kandidaten (nicht länger als 30 Tage) und teilt dem Sponsor über den
Clubsekretär seine Entscheidung mit.
4. Falls die Aufnahme befürwortet wird, wird der Kandidat über die Rechte
und Pflichten eines Rotariers informiert.
5. Der Kandidat muss den Antrag auf Mitgliedschaft unterschreiben und
sich damit einverstanden erklären, dass sein/ihr Name und seine/ihre
Klassifikation im Club bekannt gegeben wird.
6. Wenn kein aktives Clubmitglied innerhalb von sieben Tagen schriftlich
gegen die Aufnahme des Kandidaten Einspruch erhebt und die
Aufnahmegebühr bezahlt wurde, gilt der Kandidat als offiziell in den
Club aufgenommen.
7. Falls schriftlich gegen die Aufnahme des Kandidaten Einspruch erhoben
wird, stimmt der Vorstand auf seiner nächsten Sitzung darüber ab.
Prüfen Sie die Satzung Ihres Clubs, um festzustellen, wie viele Stimmen
für die Ablehnung des Einspruchs erforderlich sind.
8. Wenn der Clubvorstand die Aufnahme des Kandidaten trotz der
Einwände befürwortet und die Aufnahmegebühr bezahlt wurde, gilt der
Kandidat als offiziell in den Club aufgenommen.
Einführung neuer Mitglieder
Eine würdige und bedeutungsvolle Aufnahmezeremonie bildet oft den
Anfang einer langjährigen, dem Dienst und der Freundschaft verpflichteten
Mitgliedschaft. Damit die Aufnahmezeremonie einen bleibenden Eindruck
hinterlässt, sollte der Club folgendermaßen vorgehen:
• Heben Sie die Vorteile und Verpflichtungen eines Rotariers hervor.
• Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um das neue Mitglied angemessen
vorzustellen und willkommen zu heißen.
• Laden Sie die Angehörigen des neuen Mitglieds zur
Aufnahmezeremonie ein.
• Nehmen Sie mehrere Mitglieder in einer Gruppenzeremonie auf.
• Überreichen Sie dem neuen Rotarier eine Anstecknadel und andere
sorgfältig ausgesuchte Materialien, soweit angemessen.
2 Mitgliedschaft
29
Beispiel für eine Aufnahmezeremonie
Die nachfolgende Rede könnte auf einer rotarischen Aufnahmezeremonie
gehalten werden. Sie kann je nach Club geändert, gekürzt oder verlängert
werden.
Sie werden in den Rotary Club
aufgenommen, weil Ihre
Clubfreunde der Meinung sind, dass Sie in allen Aspekten Ihrer beruflichen
Tätigkeit ein Vorbild sind und menschlich und beruflich alle Anforderungen
erfüllen, die an einen Rotarier gestellt werden, um die Botschaft von Rotary
weiterzutragen.
Sie vertreten Ihren Beruf in diesem Club und machen andere im Club mit
diesem bekannt. Als Rotarier vertreten Sie jedoch auch unsere Organisation
und haben Sie die Pflicht, die Ideale und Prinzipien des Dienstes für andere an
Ihrem Arbeitsort zu verkörpern.
Das Ziel von Rotary besteht darin, das Ideal des Dienens als Grundlage des
Geschäfts- und Berufslebens zu fördern, indem seine Mitglieder:
1. freundschaftliche Beziehungen entwickeln, um sich anderen nützlich zu
erweisen,
2. hohe ethische Grundsätze im Geschäfts- und Berufsleben verwirklichen,
den Wert jeder nützlichen Tätigkeit anerkennen und die berufliche Tätigkeit
jedes Rotariers als Möglichkeit zum Dienst an der Gesellschaft würdigen,
3. das Ideal des Dienens in der privaten, beruflichen und öffentlichen Tätigkeit
jedes Rotariers verwirklichen,
4. Völkerverständigung und Frieden durch eine im Ideal des Dienens vereinte
Weltgemeinschaft aus Geschäfts- und Berufsleuten fördern.
Ich fordere Sie auf, alles, was Sie denken, sagen oder tun, an der Vier-FrageProbe zu messen:
1. Ist es wahr, bin ich aufrichtig?
2. Ist es fair für alle Beteiligten?
3. Wird es Freundschaft und guten Willen fördern?
4. Wird es dem Wohl aller Beteiligten dienen?
Das Gemeinwesen wird Rotary an Ihrem Auftreten messen. Wir nehmen Sie
als Mitglied auf, weil wir glauben, dass Sie die Prinzipien und den Charakter
unserer Organisation bestens vertreten.
Wir erhoffen uns auch von Ihnen neue Anregungen und Impulse, um
bessere Rotarier zu werden. In diesem Sinne reichen wir Ihnen die Hand der
rotarischen Freundschaft.
30
2 Mitgliedschaft
Anhang 2: Orientierung neuer Mitglieder:
Strategien für den Erfolg
Die sofortige Einbeziehung neuer Mitglieder in die Clubarbeit ist zweifellos
sehr wichtig. Genauso wichtig ist die Gestaltung von Programmen zur
Anleitung der neuen Mitglieder. Eine wirksame Orientierung beinhaltet
folgende Elemente:
• Betreuerprogramme (Mentoren)
• Informationsprogramme
• Programme für Neumitglieder, in deren Rahmen alle Clubmitglieder,
die im selben Zeitraum eingetreten sind, an einem Projekt arbeiten oder
gemeinsame Freizeitaktivitäten unternehmen
• Verteilung von rotarischen Publikation an die Neumitglieder.
Orientierungsprogramme können zwar unterschiedliche Formen annehmen,
erfüllen jedoch alle dieselbe Funktion: Sie geben den Neumitgliedern die
nötigen Kenntnisse und das Selbstvertrauen, um mit Herz und Hand Rotarier
zu werden. Es muss unbedingt darauf hingewiesen werden, dass der Club sich
nicht auf eine einzige Strategie versteifen braucht, sondern die o.g. Strategien
nach Bedarf kombinieren und anpassen kann.
Betreuerprogramme (Mentoren)
Betreuerprogramme sind sehr beliebt und äußerst effektiv. Die rotarischen
Betreuer können amtierende oder ehemalige Club- oder Distriktamtsträger
sein. Noch wichtiger ist jedoch, dass sie:
• gut über den Club und Rotary Bescheid wissen und motiviert sind
• bereit und in der Lage sind, die Zeit und Energie aufzubringen, um dem
betreuten Neumitglied die Integration im Club zu erleichtern.
Betreuer können dem Neumitglied vor oder unmittelbar nach der Aufnahme
zugewiesen werden und sollten im Allgemeinen folgende Aufgaben
wahrnehmen:
• Sie treffen sich regelmäßig mit dem Neumitglied, um festzustellen, ob
er/sie sich im Club wohl fühlt und einbezogen wird.
• Sie begleiten das Neumitglied zu Clubzusammenkünften und stellen es
den anderen Mitgliedern vor.
• Sie erläutern dem Neumitglied die verschiedenen Clubausschüsse und
schlagen ihm die Mitarbeit in einem Ausschuss vor, der seinen Interessen
entspricht.
• Sie informieren das Neumitglied über Sonderveranstaltungen, wie z. B.
Meetings für Neumitglieder und rotarische Veranstaltungen im Laufe
des Jahres. Der Betreuer sollte möglichst viele dieser Veranstaltungen
mit dem Neumitglied besuchen und das neue Mitglied und seine
Angehörigen den anderen Mitgliedern vorstellen und dafür sorgen, dass
sie sich wohl fühlen.
• Sie erklären dem Neumitglied alle Regeln des Clubs, einschließlich der
Präsenzvorschriften.
• Sie kontrollieren die Präsenz des Neumitglieds. Falls er oder sie ein
reguläres Meeting versäumt, sollten sie das Neumitglied zu einem
Meeting in einem anderen Club begleiten.
2 Mitgliedschaft
31
• Sie beobachten, wie das Neumitglied die Ausschussaufgaben erfüllt.
• Sie antworten auf alle Fragen und stehen mit Rat und Tat zur Seite.
Informationsprogramme
Viele Clubs bieten auch spezielle Programme für Neumitglieder an, in
denen sie über Rotary informiert werden. Dabei werden sie mit der Struktur,
Geschichte und den Idealen von Rotary sowie mit den Clubprogrammen
vertraut gemacht. Im Allgemeinen sollten Informationsprogramme für
Neumitglieder folgende Themen behandeln:
• Richtlinien und Verfahren von Rotary
• Dienstmöglichkeiten
• Geschichte und Traditionen von Rotary International und des Clubs.
Programme für Neumitglieder
Bei der Orientierung von Neumitgliedern hat sich auch ein Programm
bewährt, bei dem alle Neumitglieder als Gruppe den Club näher kennen
lernen und an Aktivitäten oder Projekten teilnehmen.
Dazu gehört u.a. das STAR-Programm (Spezialtraining für Aktionen in
Rotary). Es wurde vom Rotary Club El Paso (Texas/USA) entwickelt und hat
sich als äußerst wirksames Mittel für die Anleitung neuer Mitglieder und für
die Vorbereitung von Mitgliedern auf die Übernahme von Leitungsfunktionen
im Club erwiesen. Im Rahmen des STAR-Programms bilden alle
Neumitglieder, die im selben Jahr in den Club aufgenommen wurden,
den STAR-Ausschuss zusammen mit ehemaligen und/oder amtierenden
Clubamtsträgern, von denen einer die Rolle des Ausschussvorsitzenden
übernimmt. Dieser Ausschuss trifft sich einmal im Monat zum gemeinsamen
Frühstück, um sich gegenseitig und andere erfahrene Clubamtsträger
näher kennen zu lernen. Außerdem werden dabei die Aktivitäten des Clubs
besprochen sowie Probleme, vor denen der Club, der Distrikt und Rotary
International stehen. Weitere Informationen zum STAR-Programm finden Sie
in Anhang 5.
Materialien von Rotary International
Rotary International bietet eine Reihe von Publikationen und anderen
Informationsmaterialien über Rotary. Wir empfehlen nachdrücklich, eine
Auswahl dieser Publikationen den potenziellen Mitgliedern vor der Aufnahme
in Rotary zum Lesen zu geben. Dies erleichtert neu aufgenommenen
Mitgliedern das Einleben im Club.
32
Anhang 9:
Anhang 3:bei
Willkommen
Willkommen
Rotarybei– Rotary – Arbeitsblatt für
Mentoren
Arbeitsblatt für Mentoren
Name
Die Mitglieder des Rotary Clubs
vielen Fakten und Aspekte von Rotary näher zu bringen.
freuen sich, Ihnen die
wird als Mentor für Sie zur Verfügung stehen, Ihre Fragen über
Vorgehensweisen und Daten beantworten und Ihnen dabei helfen, erfolgreich für andere zu dienen.
Erfüllen Sie die in der nachfolgenden Liste aufgeführten Aufgaben innerhalb von sechs Monaten – so
erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten des rotarischen Dienstes!
Erfüllt
(Datum)
1.
Teilnahme am Orientierungstreffen oder an durch den
Club festgelegten Versammlungen
2.
Lektüre von zwei oder mehreren der folgenden Broschüren
(vorzugsweise alle lesen)
A. Rotary-Grundlagen
B. ABC von Rotary
C. Menü von Dienstmöglichkeiten
D. Rotary Foundation-Kurzübersicht
3.
Darstellung des Zieles von Rotary und der Vier-Fragen-Probe an
Ihrem Arbeitsplatz
4.
Teilnahme an einem oder mehreren der folgenden Club-Anlässe
A. Kameradschaftliche Aktivitäten
B. Vorstandssitzung (geplantes Datum ___________)
C. Ausschusssitzung
D. Projekt-Aktivität
E. Anderes
5.
Erledigung einer oder mehrerer der folgenden Aufgaben
A. Die offizielle Begrüßung bei einer Clubzusammenkunft übernehmen
B. Vortrag über Ihre Berufsklasse bei einer Clubzusammenkunft
C. Teilnahme an einem Dienstprojekt des Clubs
6.
Nachholen eines Meetings bei einem andern Club
36 Rotary International
2 Mitgliedschaft
(417-I)
33
7.
Andere Menschen über Rotary informieren (mindestens 1 Person)
A. Einen Gast zu Rotary einladen
B. Ein neues Mitglied vorschlagen
8.
Internationalität von Rotary erfahren (mindestens 1 Punkt)
A. Einen Studenten des Jugendaustauschs bei sich empfangen
B. Einen Stipendiaten der Stiftung bei sich sich empfangen
C. Ein Teammitglied eines Studiengruppenaustauschs bei sich empfangen
D. Einen Rotarier aus einem andern Land bei sich zu Hause empfangen
E. Eine nicht-rotarische Berufs- oder Geschäftsperson dazu einladen,
sich für einen Studiengruppenaustausch zu bewerben
F.
9.
Einen Nicht-Rotarier dazu einladen, sich um ein Stipendium der
Stiftung zu bewerben
Teilnahme an einem oder mehreren Distriktversammlungen
(aufgelistet nach Priorität)
A. Distriktkonferenz (geplantes Datum ___________)
B. Distriktversammlung (geplantes Datum ___________)
C. Stiftungsseminar (geplantes Datum ___________)
D. Andere Distriktversammlungen (geplantes Datum ___________)
10. Einen Ausschuss auswählen, in dem Sie tätig sein möchten
11. Eine Aufgabe innerhalb eines Ausschusses übernehmen
ZU BEACHTEN: Dieses Formular wird einmal pro Monat mit Ihrem Mentor überprüft und sollte sechs
Monate nach Ihrer Einführung in den Club an den Clubsekretär übergeben werden.
34
Materialien zur Mitgliedschaftsentwicklung 37
Anhang 4: Informationsprogramme
Informationsprogramme über Rotary geben neuen Mitgliedern einen Einblick
in den Club, Distrikt und Rotary insgesamt. Die Clubs sollten die Themen
der Informationsveranstaltungen selbst bestimmen. Dabei sollten auch
Informationsmaterialien an die Teilnehmer ausgeteilt werden, die diese nach
der Schulung weiter nutzen können. Nachfolgend sehen Sie den empfohlenen
Inhalt für drei Informationsveranstaltungen über Rotary mit den zugehörigen
Infomaterialien.
Clubs sollten versuchen, die Angehörigen der Neumitglieder in der
Orientierungsphase einzubeziehen. Eine weitere Möglichkeit wäre es, den
Assistant Governor, Governor oder Vorsitzende von Distriktausschüssen als
Gastreferenten für Informationsveranstaltungen über Rotary zu gewinnen.
Richtlinien und Verfahren von Rotary
1.
2.
3.
4.
Wie man ein neues Mitglied vorschlägt
Struktur des Clubs
Struktur des Distrikts
Club-Meetings
— Reguläre Meetings
— Ausschusssitzungen
— Clubversammlungen
— Vorstandssitzungen
— Gesellige Veranstaltungen
5. Präsenzvorschriften
6. Nachholen versäumter Meetings
7. Finanzen (Teilnahme, Spenden)
Dienstmöglichkeiten
(im Club, Distrikt und international)
1. Laufende Projekte des Clubs und Distrikts
2. Programme von RI
3. Programme der Rotary Foundation
4. Bestandsaufnahme der vorhandenen Interessen
Neumitglieder sollten sich von ihrem Betreuer beraten lassen und
angeben, in welchem Clubausschuss sie gern mitarbeiten würden.
Außerdem sollten die Neumitglieder Rotariern vorgestellt werden, die
aktiv in Programmen mitwirken, für die sich auch die Neumitglieder
interessieren.
Geschichte und Traditionen von Rotary International
1. Entstehung, Entwicklung und Erfolge von RI
2. Tradition hoher ethischer Normen
3. Geschichte und Erfolge des Clubs
4. Einbeziehung der (Ehe-) Partner und Familienangehörigen
2 Mitgliedschaft
35
Die Informationsmaterialien sollten interessant und interaktiv gestaltet
werden. Arbeitsblätter und Fragen-und-Antworten-Sitzungen halten das
Interesse der Teilnehmer aufrecht. Besonders innovative Clubs entwickeln
sogar CD-ROMs für die Orientierung von Neumitgliedern.
Weiterbildung von Mitgliedern
Untersuchungen haben gezeigt, dass die fortlaufende Aus- und Weiterbildung
von Mitgliedern dazu beitragen kann, die Mitgliederzahlen zu stabilisieren.
Die folgenden Komponenten sind Teil der Weiterbildungsmaßnahmen im
Club:
• Mitteilung von aktuellen rotarischen Nachrichten und Informationen
• Festgelegte Zahl an Clubprogrammen pro Jahr zur Weiterbildung
• Teilnahme an Multi-Distrikt-Meetings zur rotarischen Weiterbildung
• Mindestens zwei informative Clubversammlungen pro Jahr
• Persönliche Mitarbeit von Rotariern an Projekten und Aktivitäten des
Clubs und Distrikts, vor allem solchen, die ein praktisches Handanlegen
erfordern
• Distriktseminare zur Fortbildung
• Interessante und gut organisierte wöchentliche Meetings
• Ideen- und Informationsaustausch zu rotarischen Programmen,
Projekten und Aktivitäten im Rahmen von regulären Ausschusssitzungen
und informellen Meetings
• Besuch von Meetings anderer Clubs.
Mitglieder fühlen sich dem Club (und Rotary) stärker verbunden, wenn
sie über alle aktuellen Änderungen und Ereignisse informiert sind.
Veröffentlichen Sie Mitteilungen des Governors oder RI-Sekretariats auf
der Club- oder Distrikt-Website, den wöchentlichen Meetings, in E-MailRundschreiben und Clubbulletins. Informieren Sie alle Clubmitglieder über
den Jugendaustausch, Auslandsstipendien und den Weltgemeindienst. Die
Teilnahme an diesen Programmen kann die lebenslange Verbundenheit mit
Rotary fördern. Fordern Sie alle Mitglieder auf, an der Distriktkonferenz und
dem Jahreskongress teilzunehmen, um sich über das rotarische Geschehen
und Handeln in aller Welt zu informieren.
Die von RI herausgegebenen Publikationen eignen sich hervorragend
zur Mitgliederfortbildung. Durch die Lektüre von Zeitschriften wie THE
ROTARIAN, den Regionalzeitschriften und der Online-Publikation Rotary
News Basket erfahren Clubmitglieder, wie sich Rotarier in aller Welt
engagieren. Und natürlich finden sie aktuelle Informationen auf der RIWebsite (www.rotary.org), die sie regelmäßig besuchen sollten.
36
Den Clubs wird empfohlen, eine eigene Bibliothek mit den aktuellen
Publikationen von RI anzulegen. Diese könnte u.a. die folgenden Titel
enthalten:
• Official Directory (007-EN)
• Katalog (019-GE)
• Verfahrenshandbuch (035-GE)
• Rotary Fact Pack (267-GE) *
• Handbuch für den Stiftungsausschuss des Distriktes (300-GE)
• This Is Rotary (449-EN), Videokassette oder DVD
• Rotary in an Hour (512-EN), Hörkassette
• Rotary Grundlagen (595-GE)
• Take a Look at Rotary (867-EN), Videokassette
• My Road to Rotary (922-EN)
* Faktenblätter und andere Infomaterialien sind von der RI Public Relations Division im
Zentralbüro erhältlich oder über die RI-Website (www.rotary.org).
37
��
Anhang 5: STAR (Special Training for Action in Rotary)
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
�
�
�
�
�
�
�
�
�
�
��
38
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
2 Mitgliedschaft
Anhang
1:
Anhang 6: Umfrage zur Mitgliederzufriedenheit
Fragebogen zur Zufriedenheit der Mitglieder
Diese Umfrage ist für Clubzwecke bestimmt. Alle Clubmitglieder werden gebeten, diesen Fragebogen
auszufüllen. Damit soll abgeklärt werden, ob sie mit den Aktivitäten des Clubs und seinen Projekten zufrieden sind. Bitte übergeben Sie die ausgefüllten Fragebogen an Ihren Clubsekretär. Ihre Antworten
werden vertraulich behandelt.
Fühlen Sie sich in unserem Rotary Club willkommen?
Ja
Nein
Wenn nein: Weshalb nicht? (Bitte alle zutreffenden Antworten ankreuzen)
Ich fühle mich demographisch isoliert (bitte Zutreffendes einkreisen):
andere Mitglieder sind älter / jünger / vom andern Geschlecht / anderer demographischer Grund
(bitte angeben)
Ich habe mich nicht darum bemüht, andere Mitglieder zu treffen.
Andere Mitglieder haben sich nicht bemüht, mit mir Kontakt aufzunehmen.
Können Sie Ihre Anliegen gut mit der Club-Führung besprechen?
Ja
Nein
Wenn nein: Weshalb nicht? (Bitte alle zutreffenden Antworten ankreuzen)
Clubleitung haben so viele Aufgaben. Ich will Sie nicht noch mehr belasten.
Clubleitung haben Ihre eigenen Vorstellungen und sind nicht an anderen Ideen interessiert.
Ich bin noch nicht so lange Mitglied, um die Führung des Clubs problemlos ansprechen zu können.
Ich will nicht als jemand betrachtet werden, der sich ständig beklagt.
Andere
Wie sehen Sie das Engagement Ihres Clubs in bezug auf die folgenden Aktivitäten?
(Zutreffendes ankreuzen.)
Mitgliedschaftsentwicklung
zu groß
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Orientierung und Schulung
der Mitglieder
zu groß
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Lokale Dienstprojekte
zu groß
angemessen
ungenügend
weiß nicht
zu groß
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Club-PR
zu groß
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Fundraising
zu groß
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Rotary Foundation
zu groß
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Kameradschaft
zu groß
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Haben Sie sich an Club-Projekten und Aktivitäten beteiligt?
2(417-A)
Mitgliedschaft
Ja
Nein
Materialien
zur Mitgliedschaftsentwicklung
Handbuch
für Clubausschüsse 395
Wie sind Sie involviert worden?
Ich habe mich freiwillig gemeldet
Ich wurde gefragt
Bitte geben Sie Ihr Engagement bei den folgenden Aktivitäten an:
Ich bin momentan engagiert
Ich möchte mich gerne
engagieren
Orientierung und Schulung
der Mitglieder
engagieren
Örtliche Dienstprojekte
engagieren
engagieren
Club-PR
engagieren
Fundraising
engagieren
Rotary Foundation
engagieren
Kameradschaft
engagieren
Sonstige
Ich bin sehr zufrieden / zufrieden / unzufrieden mit meiner Beteiligung an Aktivitäten und Projekten
des Clubs. (Zutreffendes einkreisen.)
Falls Sie unzufrieden sind: Weshalb? (Bitte alle zutreffenden Antworten ankreuzen.)
ungenügendes Wissen
Persönlichkeitskonflikte
Kosten
persönliche zeitliche Konflikte
zu wenig Ressourcen
zu geringer Einbezug der Familie
zu wenig Unterstützung von andern Mitgliedern
Andere
Wie beurteilen Sie die folgenden Kosten, die mit einer Mitgliedschaft in unserem Club verbunden sind:
Club-Gebühren
zu hoch
angemessen
zu niedrig
Kosten der wöchentlichen
Zusammenkünfte
zu hoch
angemessen
zu niedrig
Höhe der Club-Bussen
zu hoch
angemessen
zu niedrig
Freiwillige Beiträge an Dienstprojekte
zu hoch
angemessen
zu niedrig
Freiwillige Beiträge an die
Rotary Foundation
zu hoch
angemessen
zu niedrig
40
Genießen Sie die wöchentlichen Zusammenkünfte?
Ja
Nein
Bitte kreisen Sie bei den folgenden Aussagen die zutreffende Antwort ein:
An unseren Zusammenkünften wird angemessen / zu viel / zu wenig über rotarische Themen
gesprochen.
Die Dauer der Zusammenkünfte ist angemessen / zu lang / zu kurz.
Unsere Club sollte mehr / gleich viele / weniger kameradschaftliche Aktivitäten durchführen.
Unser Club-Bulletin enthält genügend / zu viel / zu wenig Rotary-Informationen.
Unser Club-Bulletin ist (bitte alle zutreffenden Antworten einkreisen) interessant / nützlich / informativ /
langweilig / mässig / nicht informativ.
Unsere Zusammenkünfte sind gut organisiert / schlecht organisiert.
Die Zeit der Zusammenkünfte ist günstig / ungünstig. Falls ungünstig, bitte bessere Zeit angeben:
Der Ort der Zusammenkünfte ist günstig / ungünstig.
Falls ungünstig, bitte anderen Ort angeben
Welchen Aspekt in bezug auf unseren Treffpunkt finden Sie unbefriedigend (bitte alle zutreffenden
Antworten ankreuzen)
Bedienung
Qualität des Essens
Parkmöglichkeiten
Dekor / Atmosphäre
Menuauswahl
Sicherheit der Gegend, in der das Lokal liegt
Andere
Vorschläge für Änderungen
Die folgenden Änderungen wurden unsere Clubzusammenkünfte verbessern:
bessere Redner
eine grösse Vielfalt an Programmthemen
stärkerer Einbezug der Familie
mehr Dienstmöglichkeiten
mehr Schwergewicht auf
Kameradschaft
mehr Schwergewicht auf berufliche Informationen
besseres Zeit-Management
mehr Führungsmöglichkeiten
Möchten Sie sonst etwas ändern?
Wie sehen Ihre Gatten / Gattinnen / Partner / Partnerinnen / Familie Ihr Engagement bei Rotary?
stolz auf mein Engagement
möchte mehr darüber wissen / mehr einbezogen werden
findet, dass Rotary zu viel von meiner Zeit beansprucht
findet Engagement zu kostspielig
sucht Kontakt mit andern Gatten / Gattinnen / Familien von Rotariern
Anderes
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um auf diese Fragen zu antworten. Sie haben
damit einen wertvollen Beitrag zur Verbesserung unseres Clubs geleistet.
41
Anhang 7: Umfrage unter ehemaligen Mitgliedern
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
42
��
2 Mitgliedschaft
��
Haben Sie sich an Clubprojekten und -aktivitäten beteiligt?
Ja
Nein
Wie sind Sie einbezogen worden?
Ich habe mich freiwillig gemeldet
Ich wurde angesprochen.
Ich bin mit meiner Beteiligung an den Clubaktivitäten und -projekten sehr zufrieden/zufrieden/
unzufrieden. Falls Sie unzufrieden sind: Weshalb? (Bitte alle zutreffenden Antworten ankreuzen.)
ungenügendes Wissen
zu wenige Ressourcen
Persönlichkeitskonflikte
zu wenig Unterstützung von anderen Mitgliedern
Kosten
zu geringe Einbeziehung der Familie
persönliche Zeitkonflikte
Andere
Wie sehen Sie das Engagement Ihres Clubs in Bezug auf die folgenden Aktivitäten?
übermäßig
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Orientierung & Schulung
der Mitglieder
übermäßig
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Örtliche Serviceprojekte
übermäßig
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Internationale Serviceprojekte
übermäßig
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Öffentlichkeitsarbeit des Clubs
übermäßig
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Spendengewinnung (Fundraising)
übermäßig
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Rotary Foundation
übermäßig
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Geselligkeit (Fellowship)
übermäßig
angemessen
ungenügend
weiß nicht
Wie beurteilen Sie die folgenden Extrakosten, die mit einer Mitgliedschaft in unserem Club
verbunden sind:
Mitgliedsbeitrag
zu hoch
angemessen
zu niedrig
Kosten der wöchentlichen Zusammenkünfte
zu hoch
angemessen
zu niedrig
Höhe der Verwarnungsgelder und Umlagen
zu hoch
angemessen
zu niedrig
Freiwillige Beiträge für Serviceprojekte
zu hoch
angemessen
zu niedrig
Freiwillige Beiträge für die Rotary Foundation
zu hoch
angemessen
zu niedrig
Hatten Sie Freude an den wöchentlichen Zusammenkünften?
Ja
Nein
Bitte kreisen Sie bei den folgenden Aussagen die zutreffende Antwort ein:
An unseren Zusammenkünften wurde ausreichend / zu viel / zu wenig über rotarische Themen
gesprochen.
Die Dauer der Zusammenkünfte war angemessen / zu lang / zu kurz.
Unser Club sollte mehr / gleich viele /weniger gesellige Aktivitäten durchführen.
Unser Club-Bulletin enthielt genügend / zu viel / zu wenig Rotary-Informationen.
Unser Club-Bulletin war (bitte alle zutreffenden Antworten einkreisen) interessant / nützlich /
informativ / langweilig / mäßig / nicht informativ.
Unsere Zusammenkünfte waren gut organisiert / schlecht organisiert.
Die Zeit der Zusammenkünfte war günstig / ungünstig.
Vorschlag für eine bessere Zeit
43
Der Ort der Zusammenkünfte war günstig / ungünstig.
Falls ungünstig, bitte einen anderen Ort vorschlagen
Welche der folgenden Aspekte bzgl. unserer Tagungsstätte fanden Sie unbefriedigend (Bitte alle
zutreffenden Antworten ankreuzen)?
Bedienung
Ausgestaltung / Atmosphäre
Qualität des Essens
Menuauswahl
Parkmöglichkeiten
Sicherheit der Gegend, in der das Lokal liegt
Andere
Vorschläge für Änderungen
Die folgenden Veränderungen würden zu einer Verbesserung unserer Clubzusammenkünfte
beitragen:
bessere Redner
mehr Schwergewicht auf Geselligkeit
eine größere Vielfalt an
Programmthemen
stärkere Betonung der beruflichen Informationen
stärkerer Einbeziehung der Familie
besseres Zeitmanagement
mehr Dienstmöglichkeiten
mehr Führungsmöglichkeiten
Wie sah Ihr Ehe- bzw. Lebenspartner / Ihre Familie Ihr Engagement bei Rotary?
stolz auf mein Engagement
Rotary nimmt zu viel meiner Zeit in Anspruch
möchte mehr darüber wissen /
stärker einbezogen werden
findet Engagement zu kostspielig
sucht den Kontakt mit andern Ehe- bzw. Lebenspartner / Familien von Rotariern
Sonstiges
Was könnte der Club anders gemacht haben, um Ihre Erwartungen zu erfüllen?
Möchten Sie, dass wir uns mit dem Rotary Club an Ihrem neuen Wohnort in Verbindung setzen,
Ja
Nein
um zu signalisieren, dass Sie Interesse am Beitritt hätten?
Neue Adresse
44
3
Dienstprojekte
Die Entwicklung von Dienstprojekten bedarf der Mitarbeit vieler Rotarier.
Viele unterschiedliche Clubausschüsse arbeiten gemeinsam mit den
Clubamtsträgern daran, ein Dienstprojekt auszuwählen, zu planen, zu
realisieren und auszuwerten.
In den Ausschüssen, die sich mit der Projektarbeit beschäftigen, sollten
Rotarier mitwirken, die mit den sozioökonomischen Bedingungen des
Gemeinwesens bestens vertraut sind. Außerdem sollten Ausschussmitglieder
folgende Kriterien erfüllen:
• Ausübung von dienstorientierten Berufen, wie z. B.:
— Tätigkeit im medizinischen Bereich
— Lehrende und Ausbildende
— Polizeibeamte
— Kirchenvertreter
— Leiter von Gemeinnützigen Organisationen
— Mitarbeiter in örtlichen staatlichen Behörden
• Erfahrung in der Jugendarbeit und/oder Seniorenbetreuung
• Auslandserfahrung (falls erforderlich)
• Weitreichende ehrenamtliche Erfahrung
• Enthusiasmus
Dienstprojekte stehen im Mittelpunkt der Arbeit der folgenden Ausschüsse:
Entwicklung des Gemeinwesens
• Kümmert sich um Fragen, die mit dem physischen Zustand des
Gemeinwesens und seiner Einrichtungen zusammenhängen.
• Konzentriert sich auf Projekte, die mit Gemeindezentren, Gesundheits
einrichtungen, Verbesserung der Infrastruktur, Bibliotheken, Park- und
Freizeiteinrichtungen, öffentlichen Einrichtungen, Sicherheit, Hygiene,
Schulen und der städtischen und ländlichen Revitalisierung zu tun haben.
Gemeindienst
• Koordiniert die Arbeit der Ausschüsse, die sich mit Fragen des
Gemeindienstes befassen oder daran arbeiten, das örtliche Gemeinwesen
zu verbessern.
• Plant Gemeindienstprojekte, in die alle Mitglieder einbezogen werden.
45
Umweltschutz
• Prüft den Zustand der Umwelt im Gemeinwesen.
• Entwickelt Projekte, die dem Tierschutz dienen, Aktionen zur
Verschönerung des Stadtbildes, Aufräumaktionen, Aktionen zur
Verbesserung der Luftqualität und zum Schutz von Energiequellen,
Bepflanzungen, Aktionen zur Lärmverringerung, Bodenschutz,
Beseitigung giftiger Abfälle, Abfall- und Wasserwirtschaft.
Lebensqualität
• Fördert das Wohlergehen aller Bürger im Gemeinwesen.
• Entwickelt Projekte und Aktionen, die mit allen Aspekten der
Lebensqualität zusammenhängen und bedürftigen Menschen helfen.
• Plant eine Aktivität anlässlich des Familienmonats (Dezember).
Internationaler Dienst
• Berät und unterstützt die Mitglieder bei der Ausübung ihrer
internationalen Dienstpflichten.
• Plant internationale Dienstprojekte, in die alle Mitglieder einbezogen
werden.
• Unterstützt RI-Programme mit internationalem Rahmen, z. B. Jugendund Freundschaftsaustausch.
• Plant eine Aktivität anlässlich des Weltverständigungs-Monats (Februar)
und des Weltverständigungs- und Friedenstages (23. Februar)
Partner im Dienen
• Fördert alle Bemühungen zur Verbesserung der Beziehungen zwischen
Rotariern und von Rotary gesponserten Organisationen wie Rotaract
(Dienstclub für junge Erwachsene zwischen 18 und 30 Jahren), Interact
(Dienstclub für Jugendliche zwischen 14 und 18 Jahren) und den Rotary
Community Corps (Gruppen von Nicht-Rotariern, die gemeinnützige
Hilfe im Gemeinwesen leisten möchten).
• Führt Kurse zum Führungskräftetraining für von Rotary gesponserte
Gruppen durch, die diesen bei der Organisation und Durchführung von
kommunalen Entwicklungsprojekten helfen.
• Plant eine Aktivität anlässlich der Welt-Rotaract-Woche (um den
13. März).
• Plant eine Aktivität im Monat September, der unter dem Motto „Neue
Generationen“ steht.
• Plant eine Aktivität anlässlich der Welt-Interact-Woche (um den
5. November).
Rotary Volunteers
• Sucht geeignete örtliche Projekte, die ehrenamtliche Helfer brauchen.
• Fungiert als Unterausschuss des Berufsdienst-Ausschusses.
• Optimiert die Nutzung der Dienste von Rotary Volunteers.
• Entwickelt örtliche Gemeindienstprojekte, bei denen Rotary Volunteers
eingesetzt werden können.
46
Berufsdienst
• Fördert hohe ethische Normen in allen Berufen und Tätigkeiten.
• Plant Berufsdienstaktivitäten für alle Mitglieder und im Club vertretenen
Berufe.
• Plant eine Aktivität anlässlich des Berufdienst-Monats (Oktober).
Weltgemeindienst (WCS)
• Fungiert als Unterausschuss des Ausschusses für internationalen Dienst.
• Informiert die Rotarier über das WCS-Programm und die von Rotary
International und der Rotary Foundation erhältlichen Mittel und
Ressourcen.
• Sendet Projekte, die Unterstützung benötigen, an die WCS-Projektbörse
ein, bzw. sucht dort Projekte, die der Club unterstützen möchte.
Jugend
• Koordiniert Clubaktivitäten für Jugendliche.
• Fördert die Teilnahme an Veranstaltungen der Rotary Youth Leadership
Awards (RYLA).
• Fördert die Teilnahme am RI-Jugendaustauschprogramm.
Zusammenarbeit mit anderen Ausschüssen
Um Dienstprojekte erfolgreich leiten zu können, sollten sich die Ausschüsse
regelmäßig mit anderen Clubausschüssen und Führungskräften beraten,
insbesondere im Hinblick auf folgende Aspekte:
• Fundraising: Besprechen Sie die Projektziele und Möglichkeiten zur
Mittelbeschaffung mit den Clubverantwortlichen für Fundraising.
• Rotary Foundation: Erkundigen Sie sich bei den Verantwortlichen für die
Rotary Foundation, welche Ressourcen die Stiftung zur Unterstützung
der Clubprojekte bereitstellen kann.
• Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations): Organisieren Sie gemeinsam
mit den Verantwortlichen für Öffentlichkeitsarbeit PR-Maßnahmen zur
Durchführung und Teilnahme an Dienstprojekten, die Rotarys Ansehen
in der Öffentlichkeit erhöhen.
• Clubverwaltung: Informieren Sie die für Verwaltungsfragen zuständigen
Clubverantwortlichen über geplante und laufende Dienstprojekte, damit
entsprechende Meldungen im Clubbericht, im THE ROTARIAN oder der
Rotary-Regionalzeitschrift veröffentlicht werden.
• Mitgliedschaft: Arbeiten Sie mit den für die Mitgliederentwicklung
zuständigen Clubverantwortlichen zusammen, um das rotarische Ideal
des selbstlosen Dienens zur Orientierung und Gewinnung von neuen
Mitgliedern zu nutzen.
47
Richtlinien für Dienstprojekte
Dienstprojekte
• Clubs sollten sich in ihrer gemeinnützigen Arbeit auf die Deckung echter
Bedürfnisse des Gemeinwesens konzentrieren. Durch die regelmäßige
Prüfung ihrer Dienstaktivitäten können sie gewährleisten, dass ihre
Projekte dem jeweiligen Gemeinwesen wirklich helfen.
• Die gemeinnützige Arbeit der Clubs muss sich auf alle vier Zweige des
Dienstes – Clubdienst, Berufsdienst, Gemeindienst und internationaler
Dienst – gleichmäßig erstrecken.
• Clubs sollten Dienstprojekte planen und durchführen, an denen auch
Familienangehörige der Rotarier problemlos teilnehmen können.
• Jeder Club sollte eine Dienstaktivität durchführen, an der sich alle
Clubmitglieder beteiligen.
• Den Clubs wird empfohlen, die Präsidenten anderer Rotary Clubs zu
ihren regulären Meetings einzuladen. Dies gibt den Clubpräsidenten die
Möglichkeit,
— sich über die Projekte und Aktivitäten der Clubs auszutauschen
— gute Beziehungen zu anderen Clubs aufzubauen.
• Clubs werden aufgefordert, internationale Projekte und Austauschreisen
mit Clubs in neuen Rotary-Ländern zu organisieren, um diese neuen
Clubs über Rotary und die unterschiedlichen Dienstmöglichkeiten
aufzuklären.
• Clubs können zur Unterstützung von Projekten zusammenarbeiten. Die
Verfassungsdokumente von RI erlauben jedoch nicht die Vereinigung
von Clubs außerhalb von RI.
• Der Gemeindienst fördert die Verwirklichung des Dienstideals in der
privaten, beruflichen und öffentlichen Tätigkeit jedes Rotariers.
• Der internationale Dienst zielt darauf ab, die Völkerverständigung zu
fördern.
• Im Rahmen des Weltgemeindienstes (WCS) werden internationale
Dienstaktivitäten durchgeführt, die:
— Leben verbessern
— Humanitäre Bedürfnisse decken
— Völkerverständigung fördern
— Technische und berufliche Hilfe leisten.
48
3 Dienstprojekte
Öffentlichkeitsarbeit und Clubprojekte
Jeder Club sollte:
• jedes Jahr ein größeres Gemeindienstprojekt durchführen
• die Öffentlichkeit über die laufenden Projekte des Clubs aktiv
informieren
• negative Meinungen über Rotary durch positive Dienstprojekte abbauen
• jährliche oder langfristige Projekte durchführen (sofern machbar), durch
die der Club öffentlich bekannt wird und die eindeutig mit dem Club in
Verbindung gebracht werden.
Kommunale, nationale und internationale Angelegenheiten
Das allgemeine Wohlergehen des Gemeinwesens, des Landes und der
Welt ist ein wichtiges Anliegen für jeden einzelnen Rotarier. Fragen im
Zusammenhang mit dem öffentlichen Wohlergehen müssen gründlich und
objektiv diskutiert und untersucht werden. Clubs sollten jedoch nicht:
• Meinungen zu ungeklärten kontroversen öffentlichen Maßnahmen
kundtun
• Kandidaten für ein öffentliches Amt unterstützen oder vorschlagen bzw.
die Vorzüge oder Nachteile solcher Kandidaten diskutieren
• Resolutionen oder Ansichten zu internationalen Angelegenheiten oder
zur internationalen Politik annehmen oder verbreiten, noch konzertierte
Aktionen hinsichtlich solcher Angelegenheiten oder Politik durchführen
• weder Aufrufe an einen Club, an die Bevölkerung oder an eine
Regierung richten, noch Briefe, Reden oder Vorschläge zur Lösung
bestimmter internationaler politischer Probleme veröffentlichen.
49
Ressourcen für die Projektarbeit
Verschiedene Mittel und Ressourcen stehen dem Club für die
Bedarfsermittlung und zur Planung, Realisierung und Auswertung von
Dienstprojekten zur Verfügung:
• Dienstbezogene Clubausschüsse
• Ausschuss für Projektorganisation
• Andere Humanressourcen
• Informationsmaterialien
• Finanzierungshilfe.
Ausschuss für Projektorganisation
Der Erfolg eines Dienstprojektes wird von der Arbeit und dem Engagement
vieler Mitwirkender bestimmt. Die empfohlene Ausschussstruktur für
Clubs enthält verschiedene Ausschüsse, die sich mit Aspekten des Dienstes
beschäftigen. Allerdings könnte auch ein Ausschuss für Projektorganisation
für die Zusammenarbeit bei bestimmten Projekten gebildet werden. Der
Organisationsausschuss arbeitet eng mit anderen Clubmitgliedern zusammen
und hat folgende Aufgaben:
• Hilft bei der Festlegung der Projektziele.
• Hält den Kontakt mit wichtigen Vertretern und Organisationen des
Gemeinwesens aufrecht.
• Wirbt im Club und im Gemeinwesen für das Projekt.
• Fördert eine breite Beteiligung von Clubmitgliedern und Bürgern am
Projekt.
• Verwaltet Ressourcen wie Finanzmittel, Materialien und Zeit der
Clubmitglieder.
• Kontrolliert den Fortschritt auf dem Weg zum Projektziel.
• Führt eine Auswertung durch und fertigt einen schriftlichen
Auswertungsbericht an.
Im Projektorganisationsausschuss sollten Personen mitarbeiten, deren
Interessen und Fähigkeiten am besten den Projektanforderungen entsprechen.
Die folgenden Personenkreise eignen sich besonders für die Arbeit in diesem
Ausschuss:
50
3 Dienstprojekte
• Nicht-Rotarier aus dem Gemeinwesen
• Mitglieder anderer dienstbezogener Ausschüsse
• Örtliche Interacter, Rotaracter oder Mitglieder eines Rotary Community
Corps.
Die strukturierten
Programme von RI
und das Menü von
Dienstmöglichkeiten helfen
Clubs und Distrikten, ihre
Ziele in Bezug auf den Dienst
im eigenen und in anderen
Gemeinwesen zu erreichen.
Strukturierte Programme
•
•
•
•
•
Interact
Rotaract
Rotary Community Corps
Rotary Fellowships
RotaryFreundschaftsaustausch
• Rotary Volunteers
• Rotary Youth Leadership
Awards (RYLA)
• Weltgemeindienst (WCS)
• Jugendaustausch
Menü von
•
•
•
•
Gefährdete Kinder
Behinderte Personen
Gesundheitsfürsorge
Völkerverständigung und
guter Wille
• Lesen, Schreiben und
Rechnen
•
•
•
•
Bevölkerungsfragen
Armut und Hunger
Schutz des Planeten Erde
Probleme der städtischen
Entwicklung
Andere Humanressourcen
Die Menschen sind der Schlüssel zum Erfolg eines Dienstprojektes. Sie leisten
ehrenamtliche Arbeit, setzen die Projektziele fest, ermitteln die Bedürfnisse
des Gemeinwesens und helfen bei der Bewertung eines Projekts. Folgende
Personen könnten Projekte unterstützen:
• Rotarier und ihre Familien
• Distriktausschüsse (insbesondere der WCS-Ausschuss und der RotaryFoundation-Ausschuss)
• Kommunale Organisationen und andere interessierte Bürger
• Alumni der Rotary Foundation
• Jugendaustauschschüler
• Partner im Dienen (Rotaracter, Interacter, Rotary Community Corps)
• Andere Rotary Clubs (auf diese Weise lassen sich Ressourcen
zusammenlegen).
Informationsmaterialien
Eine breite Palette an Infomaterialien zum Thema Dienstprojekte ist von
Rotary International erhältlich, darunter die Folgenden:
• Richtlinien für erfolgreiche Projekte in Gemeinwesen (605A-GE)
• Interact Handbook (654-EN)
• International Service in Action: A WCS Video Workshop (753-EN)
• Menü von Dienstmöglichkeiten (605B-GE)
• RI-Website: www.rotary.org
• Rotaract Handbook (562-EN)
• Rotary Community Corps Handbook (770-EN)
• Rotary Volunteers: Hand in Hand (386-EN), Video
• Vocational Service in Your Community (509-EN)
• World Community Service Handbook: A Guide to Action (742-EN)
• WCS-Projektbörse auf der RI-Website.
Weitere Publikationen und Materialien zum Thema Dienstprojekte finden Sie
im Katalog von Rotary International (019-GE).
Finanzielle Ressourcen
Viele Clubs führen Spendenaktionen oder Benefizveranstaltungen
durch, um Dienstprojekte zu finanzieren. Daneben gibt es noch folgende
Finanzierungsquellen:
• Spenden von Personen oder örtlichen Unternehmen
• Zuwendungen von anderen Stiftungen
• Zuwendungen der Rotary Foundation.
51
Erfolgreiche Dienstprojekte
Ein wichtiges Ideal von Rotary wird durch das Motto der Organisation
– Selbstloses Dienen – verkörpert. Mit Dienstprojekten, die dem eigenen
Gemeinwesen und Gemeinwesen in anderen Ländern helfen, setzen Clubs
dieses Motto in die Tat um. Die beispiellosen Anstrengungen Tausender von
Rotariern und ihrer Clubs tragen entscheidend dazu bei, das Leben vieler
Menschen zu verbessern.
Das erste Dienstprojekt
von Rotary im Jahre 1907
bestand in der Errichtung
von öffentlichen Toiletten in
der Innenstadt von Chicago
(Illinois/USA). Dieses nicht
gerade glanzvolle Projekt
war nichtsdestotrotz
erfolgreich, weil es
einen echten Bedarf im
Gemeinwesen deckte.
Wenn Sie mehr über die
Zusammenarbeit zwischen
Club und Gemeinwesen
bei der Entwicklung von
Dienstprojekten erfahren
möchten, lesen Sie die
Broschüre Richtlinien für
erfolgreiche Projekte in
Gemeinwesen (605A-GE).
52
Ein erfolgreiches Dienstprojekt erfüllt folgende Kriterien:
• Es nimmt sich eines echten Bedürfnisses oder Problems an.
• Es verbessert das Leben der Menschen im Gemeinwesen.
• Es bezieht die Nutznießer des Projekts mit ein (Hilfe zur Selbsthilfe).
• Es macht deutlich, dass die Arbeit jedes Mitwirkenden zählt.
• Es basiert auf einer realistischen Einschätzung der vorhandenen
Ressourcen.
• Es verfolgt ganz bestimmte Ziele mit messbaren Ergebnissen.
• Es baut Projektnetzwerke auf.
Wie profitiert der Club von Dienstprojekten?
Von Dienstprojekten profitieren nicht nur die Gemeinwesen, denen sie helfen,
sondern auch der Club, der sie durchführt. Ein erfolgreiches Dienstprojekte
bringt folgende Vorteile:
• Es inspiriert und motiviert die Mitglieder, sich noch stärker am Clubund Gemeindienst zu beteiligen.
• Es zeigt, dass sich der Einsatz von Zeit und Ressourcen lohnt, und weckt
daher das Interesse potenzieller Mitglieder.
Allgemeine Kriterien
Um erfolgreich zu sein, sollten folgende Prinzipien bei der Projektarbeit
beachtet werden:
• Ausgeglichenheit: Der Club sollte Projekte in allen vier Dienstzweigen –
Clubdienst, Berufsdienst, Gemeindienst und internationaler Dienst –
durchführen.
• Relevanz: Kontrollieren Sie regelmäßig die Projektarbeit des Clubs, um
sicherzustellen, dass sie für das Gemeinwesen und die Nutznießer der
Projekte relevant bleibt.
• Zusammenarbeit: Führen Sie Dienstprojekte durch, an denen sich viele
Clubmitglieder und ihre Angehörigen beteiligen können.
• Kommunikation: Tauschen Sie sich über Dienstprojekte mit anderen
Clubpräsidenten aus (indem Sie diese z. B. zu Ihren Clubmeetings
einladen) und informieren Sie den Distrikt und Rotary International über
erfolgreiche Projekte, damit diese von anderen Rotary Clubs nachgeahmt
werden können.
3 Dienstprojekte
Aufgaben
Dienstprojekte erfordern ein systematischen Herangehen, um den
größtmöglichen Effekt zu erzielen. Die für Dienstprojekte verantwortlichen
Rotarier sollten daher folgende Maßnahmen treffen:
• Wählen Sie gemeinsam mit den Clubamtsträgern und den
Clubmitgliedern Projekte aus, die interessant sind und echte Hilfe
bringen.
• Erkundigen Sie sich nach den zahlreichen Ressourcen, die vom Distrikt,
Rotary International und der Rotary Foundation zur Verfügung gestellt
werden.
• Machen Sie sich mit den Hauptbestandteilen eines erfolgreichen Projekts
vertraut:
— Bedarfsermittlung
— Planung
— Implementierung
— Auswertung.
53
Bedarfsermittlung
Was kennzeichnet ein erfolgreiches Gemeindienstprojekt? Relevanz. Ein
erfolgreiches Gemeindienstprojekt deckt einen echten und dringenden Bedarf
im Gemeinwesen. Das Projekt muss weder teuer noch komplex sein – sondern
notwendig. Als Verantwortlicher für den Clubdienst haben Sie dafür zu
sorgen, dass Dienstprojekte sowohl auf die Bedürfnisse des Gemeinwesens
als auch auf die Kapazitäten und Interessen des Clubs abgestimmt
sind. Zu diesem Zweck ergreifen Sie zusammen mit den für Clubdienst
verantwortlichen Clubamtsträgern die folgenden Maßnahmen:
• Ermitteln Sie die Interessen und Kapazitäten der Clubmitglieder, um
festzustellen, welche Art von Dienstaktivitäten auf das größte Interesse
stößt.
• Stellen Sie fest, welche Ressourcen im Club und außerhalb des Clubs für
mögliche Projekte zur Verfügung stehen.
• Überlegen Sie, welche Anliegen im Gemeinwesen sich am besten mit
den Interessen der Clubmitglieder und verfügbaren finanziellen und
personellen Ressourcen vereinbaren lassen.
Die Bedarfsermittlung besteht aus zwei Teilen: einer internen Analyse der
Clubsituation und einer externen Analyse des Gemeinwesens, dem mit dem
Projekt geholfen werden soll.
Interne Analyse
Für den Erfolg eines Projekts ist ausschlaggebend, ob es den Interessen,
Fähigkeiten und Fertigkeiten der Clubmitglieder entspricht. Durch eine
interne Analyse können die Clubmitglieder folgende Faktoren untersuchen:
• Fähigkeiten und Talente der Mitglieder
• Erfahrungen aus früheren Projekten
• Zusammensetzung des Clubs:
— Anzahl der teilnahmewilligen Mitglieder
— Vorhandene Fähigkeiten und Fertigkeiten
— Mitgliederinteresse an potenziellen Projekten
— Bereitschaft der Mitglieder, sich im Gemeinwesen zu engagieren
— Zufriedenheit mit früheren Projekten.
Die Untersuchung dieser Faktoren zeigt Stärken und Schwächen auf und hilft
Ihnen festzustellen, welche Arten von Dienstprojekten sich am besten für
den Club eignen. Um die Chancen für den Erfolg weiter zu erhöhen, sollte
ein Projekt gewählt werden, dass sich des breitestmöglichen Spektrums an
Interessen und Kapazitäten bedient.
Externe Analyse
Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Bedarfsermittlung ist die Untersuchung
der Situation im Gemeinwesen. Sie trägt dazu bei, dass Rotarier ihrem
Gemeinwesen besser dienen können.
54
3 Dienstprojekte
Untersuchen Sie die folgenden Aspekte, um festzustellen, welche Probleme im
Gemeinwesen am dringendsten einer Lösung bedürfen:
• Wirtschaftliche Situation
• Geographische Lage
• Stärken und Schwächen der Bildungssituation
• Demographisches Profil
• Politische Situation.
Für eine gründliche externe Analyse sollten sich die Clubamtsträger mit
führenden Kommunalvertretern aus den unterschiedlichsten Bereichen
beraten:
• Örtliche staatliche Behörden und Sozialleistungsanbieter
• Kommunale Organisationen und Bürgerinitiativen, Polizei und
Feuerwehr
• Lehrende und Ausbildende
• Kirchenvertreter.
Auf diese Weise kann sich der Club ein genaues Bild vom Gemeinwesen
und seiner Probleme machen und enge Beziehungen mit führenden
Kommunalvertretern und Organisationen aufbauen. Diese Gruppen können
dem Club Zugang zu Personen verschaffen, die fachgerechte Auskünfte über
kommunale Fragen, Projektstrategien und zukünftige Dienstprojekte geben
können. Die Zusammenarbeit mit Kommunalvertretern zur Entwicklung und
Durchführung von Dienstprojekten gibt dem Club außerdem die Möglichkeit,
potenzielle neue Rotarier zu finden.
55
Planung und Realisierung von Projekten
Als Vorsitzender des Clubdienstausschusses leiten und kontrollieren Sie
den Planungsprozess und erarbeiten gemeinsam mit den Mitgliedern Ihres
Ausschusses und anderen Clubamtsträgern Projektpläne, die sich echter
Bedürfnisse des Gemeinwesens annehmen. Achten Sie bei der Planung von
Projekten auf Folgendes:
• Motivieren und involvieren Sie die Clubmitglieder während der
gesamten Planungs- und Realisierungsphase.
• Stellen Sie ein detailliertes Budget und einen Arbeitsplan auf, der die
Verantwortung jedes einzelnen im Detail festlegt.
• Beschaffen Sie zusätzliche Gelder durch gut organisiertes Fundraising.
• Erarbeiten Sie eine ausführliche PR-Strategie, um Unterstützung für das
Projekt zu bekommen, neue Mitglieder anzuwerben und das Ansehen
von Rotary in der Öffentlichkeit zu verbessern (siehe hierzu auch
Kapitel 6, „Öffentlichkeitsarbeit“).
Anfängliche Überlegungen
Vor Beginn eines Dienstprojekts sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
An welchen Projekten wirken Clubmitglieder derzeit mit?
Prüfen Sie sorgfältig, wie sich ein neues Projekt auf die Mitarbeit des Clubs an
laufenden Projekten auswirken könnte.
Welches Ziel verfolgt das Projekt?
Stellen Sie sicher, dass das Projekt ein gemeinsames, messbares,
anspruchsvolles, realistisches, zeitlich abgestecktes Ziel hat, das den
Bedürfnissen des Gemeinwesens entspricht.
Wer nimmt am Projekt teil?
Clubmitglieder? Kommunalgruppen? Interacter, Rotaracter, Mitglieder eines
Rotary Community Corps? Familien, Freunde und Kollegen? Wie soll die
Arbeit der ehrenamtlichen Helfer anerkannt werden?
Wann wird das Projekt durchgeführt?
Wie viel Vorbereitungszeit ist nötig? Sind bei der zeitlichen Planung Feiertage
oder Ferienzeiten zu beachten?
Wo wird das Projekt durchgeführt?
Sind besondere Punkte im Zusammenhang mit dem Projektstandort zu
berücksichtigen (Transportkosten, Sicherheits- und Haftungsfragen usw.)?
Warum führt der Club das Projekt durch?
Das Projekt muss die Erfüllung eines kommunalen Bedarfs mit den Interessen
und Kapazitäten des Clubs vereinen, damit die Mitglieder bereit sind, Zeit und
Geld für das Projekt aufzubringen.
Wie plant der Club, seine Projektziele zu erreichen?
Werden zusätzliche ehrenamtliche Helfer benötigt? Muss sich der Club
um zusätzliche Finanzierung bemühen? Wie wird der Club für das Projekt
werben?
Nachdem diese wichtigen Fragen beantwortet sind, kann der Club damit
beginnen, einen Plan für die Projektrealisierung zu erarbeiten.
56
3 Dienstprojekte
Das Arbeitsblatt zur Auswahl
eines Dienstprojektes und
zum Fundraising sollen
Ihnen die Planung von
Dienstprojekten erleichtern.
Für eine erfolgreiche Planung sind folgende Schritte notwendig:
• Setzen Sie klar formulierte und messbare Ziele.
• Stellen Sie fest, was realistisch erreicht werden kann und unterteilen Sie
das Projekt ggf. in kleinere Teilprojekte.
• Legen Sie fest, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.
• Setzen Sie alle verfügbaren Ressourcen ein.
• Arbeiten Sie mit den für Öffentlichkeitsarbeit zuständigen
Clubamtsträgern zusammen, um in der Öffentlichkeit für das Projekt zu
werben und auf die Rolle des Clubs hinzuweisen.
• Halten Sie die Rotarier, Bürger und Nutznießer des Projekts auf dem
Laufenden.
• Halten Sie den Kontakt zwischen Rotariern, Bürgern und Nutznießern
des Projekts aufrecht.
57
Auswertung
Die Auswertung ist für das laufende Projekt und für zukünftige Projekte des
Clubs von großer Bedeutung. Als Vorsitzender des Clubdienstausschusses
sollten Sie alle Projektaktivitäten, an denen Ihr Club beteiligt ist, auswerten.
Eine gründliche Auswertung ermöglicht es dem Club:
• Erfolge und Misserfolge zu bewerten und aus Fehlern zu lernen
• Festzustellen, ob Ziele und Anliegen des Projekts erreicht wurden
• die gesammelten Erfahrungen auf zukünftige Projekte anzuwenden.
Bitten Sie alle
Clubmitglieder, die am
Projekt teilgenommen
haben, um eine präzise,
leicht verständliche und
praktische schriftliche
Einschätzung. Eine Kopie
dieser Einschätzung kann
dann an die für Programme
zuständigen RI-Mitarbeiter
geschickt und später in RIPublikationen eingearbeitet
werden.
Die Broschüre Richtlinien
für erfolgreiche Projekte
in Gemeinwesen
(605A-GE) enthält
einen entsprechenden
Mustervordruck.
Bei der Auswertung eines Dienstprojektes ist es besonders wichtig, die
folgenden Fragen zu beantworten:
• Hat das Projekt die bei der Bedarfsermittlung erkannten Bedürfnisse des
Gemeinwesens gedeckt? Falls nicht, warum nicht?
• Wurden die Clubmitglieder und Bürger ausreichend in das Projekt
einbezogen?
• Wurden finanzielle Mittel und personelle Ressourcen in ausgeglichenem
Maße eingesetzt?
• Wurde in den Medien ausreichend über das Projekt berichtet?
• Waren ausreichend Club- und Projektmittel für das Projekt vorhanden?
Für die Auswertung könnten folgende Methoden eingesetzt werden:
• Datenanalyse: Vergleichen Sie die Daten vor und nach dem Projekt.
Teilnehmer an einem Schreib- und Lesekurs für Erwachsene könnten
beispielsweise zu Beginn und am Ende des Kurses getestet und die
Testergebnisse verglichen werden.
• Umfrage: Diese Methode eignet sich für Ergebnisse, die sich schwer
quantifizieren lassen. Die Umfragen sollten so gestaltet werden, dass sie
Änderungen im Verhalten oder Wissensstand messen. Bei einem Projekt,
das der AIDS-Aufklärung im Gemeinwesen dient, könnte der Club
beispielsweise Umfragen vor und nach dem Projekt durchführen, die den
Aufklärungsgrad der Bürger messen.
• Fallstudie: Eine Fallstudie zeichnet die Auswirkungen eines Projekts auf
eine begrenzte Anzahl von Personen auf und kann Details liefern, die mit
anderen Auswertungsformen eventuell nicht möglich sind. So könnten
nach einem Projekt zur Einrichtung eines Rotary Community Corps die
Teilnehmer befragt werden, wie das Projekt ihr Leben und Gemeinwesen
beeinflusst hat.
Wenn alle drei Auswertungsmethoden kombiniert werden, erhalten die
Clubmitglieder den größtmöglichen Einblick. Je mehr der Club über die
Auswirkungen seiner Dienstprojekte erfährt, desto bessere Hilfe kann er in der
Zukunft leisten.
58
3 Dienstprojekte
Bei Rotary beschränkt sich das Konzept des Gemeinwesens nicht auf den
Heimatort eines einzelnen Rotary Clubs, sondern erfasst alle Menschen der
Welt. In der heutigen Zeit ist das ganz besonders der Fall, denn superschnelle
Kommunikations- und Verkehrsformen bringen Menschen aus allen Teilen der
Welt zusammen.
Die grundlegenden Strategien für internationale Dienstprojekte sind dieselben
wie für lokale Projekte. Da bei internationalen Projekten aber mindestens
zwei Clubs aus unterschiedlichen Ländern zusammenarbeiten, spielt die
Kommunikation eine besonders wichtige Rolle.
Die Broschüre World
Community Service
Handbook: A Guide
to Action (742-EN)
enthält weiterführende
Informationen über den
Weltgemeindienst.
Schauen Sie sich auch
die WCS-Projektbörse
auf der RI-Website an.
Hier können Sie Projekte,
die Unterstützung
benötigen, nach Projektart
suchen. Wenn Sie einen
internationalen Partner für
Ihr Projekt suchen, schicken
Sie eine Beschreibung Ihres
Projekts an RI und bitten
Sie darum, diese in die
Projektbörse aufzunehmen.
Clubs, die ein internationales Projekt durchführen möchten, müssen zunächst
einen Partner im Ausland finden. Dies kann auf unterschiedliche Weise
geschehen:
• Schauen Sie sich die WCS-Projektbörse auf der RI-Website an.
• Sprechen Sie mit dem Vorsitzenden des WCS-Distriktausschusses.
• Kontaktieren Sie den Vorsitzenden des Rotary-FoundationDistriktausschusses und erkunden Sie die Programme für humanitäre
Zuwendungen der Stiftung.
• Suchen Sie die Kontaktinformationen der Mitglieder verschiedener RIAusschüsse und Arbeitsgruppen im Official Directory (007-EN) heraus,
die sie um Hilfe bei Projekten bitten könnten.
• Knüpfen Sie auf Rotary-Veranstaltungen Beziehungen mit Rotariern aus
anderen Distrikten und Ländern.
• Beobachten Sie die Tätigkeit und das Vorgehen anderer Organisationen
in der Welt.
• Nutzen Sie das Internet, um Kontakte mit anderen Rotariern zu knüpfen.
Weltgemeindienst (World Community Service WCS) und Programme der Rotary
Foundation
Der Weltgemeindienst (World Community Service WCS) ist eine
ausgezeichnete Möglichkeit für Clubs, die sich an internationalen Projekten
beteiligen möchten. Der WCS findet immer dann statt, wenn ein Rotary Club
eines Landes einen Club in einem anderen Land bei einem Dienstprojekt
unterstützt. Die WCS-Projektbörse steht allen Rotary Clubs offen, die
öffentliche Dienstprojekte durchführen und einen internationalen Partner
suchen, und auch allen Clubs, die ein Projekt in einem anderen Land
unterstützen möchten.
Denken Sie bei der Planung eines WCS-Projektes daran, dass für viele Projekte
Finanzmittel von der Rotary Foundation erhältlich sind. Überlegen Sie, ob
für ein geplantes Projekt folgende humanitäre Zuwendungen der Foundation
beantragt werden könnten, um dessen Wirkung zu erhöhen:
• District Simplified Grants
• Individual Grants
• Matching Grants.
Weitere Informationen zur Finanzierung von internationalen Dienstprojekten
mit humanitären Zuwendungen finden Sie in Kapitel 5, „Die Rotary Foundation“.
3 Dienstprojekte
59
Anhang 8: Wahl eines Dienstprojekts
1. Bedarfsermittlung im Gemeinwesen
Welche sozialen, kommunalen oder internationalen Entwicklungsprobleme
könnten die Mitglieder Ihres Clubs zu lösen versuchen?
Gibt es ein Projekt, das sich eines der im Menü der Dienstmöglichkeiten
beschriebenen Probleme annimmt? Welche dieser Aufgaben wäre für die
Mitglieder Ihres Clubs von größtem Interesse?
• Der Problemkreis Gefährdete Kinder beschäftigt sich mit
Nachhilfeunterricht, Betreuung von Straßenkindern, Kampf gegen
Misshandlung, Vernachlässigung, Mobbing, Kinderarbeit und Hilfe
für Waisenkinder.
• Der Problemkreis Behinderte Personen beschäftigt sich mit Fragen
der Zugänglichkeit, Prothesen, Rollstühlen und Berufsausbildung.
•
Der Problemkreis Gesundheitsfürsorge beschäftigt sich mit
Krankheitsverhütung, Immunisierung, vermeidbarer Blindheit,
Operationen im Ausland, kostenloser Bereitstellung/Lieferung
von Medizintechnik, Kliniken, Drogen- und Alkoholmissbrauch,
Altenpflege, Betreuung von geistig Behinderten.
• Der Problemkreis Völkerverständigung und guter Wille beschäftigt
sich mit Friedenserhaltung, Konfliktlösung, Flüchtlinge, Entminung.
• Der Problemkreis Lesen, Rechnen und Schreiben beschäftigt
sich mit der Erwachsenenalphabetisierung, Bildung von
Mädchen, Schenkung/Verteilung von Büchern, Computer- und
Technikkenntnissen.
• Der Problemkreis Bevölkerungsfragen beschäftigt sich mit
Reproduktionsgesundheit, Familienplanung, Aufklärung der
Bevölkerung, Schwangerenbetreuung.
• Der Problemkreis Armut und Hunger beschäftigt sich mit
Sozialunterkünften, Obdachlosigkeit, Sammlung und Verteilung
von Lebensmitteln, Nahrungsmittelproduktion, Tierhaltung,
Mikrokrediten, Berufsausbildung.
• Der Problemkreis Schutz des Planeten Erde beschäftigt
sich mit nachhaltiger Wassernutzung, Abwasser, Brunnen,
Bewässerungssysteme, Recycling, Bepflanzung und
Gartengestaltung, Kochen mit Sonnenenergie, Verschmutzung,
kommunalen Aufräumaktionen, Anlegen und Pflegen von Wegen.
• Der Problemkreis Probleme der städtischen Entwicklung beschäftigt
sich mit Verbrechensverhütung, Gewalteindämmung, Hilfe für
Einwanderer, Gefängnissen, Verkehrssicherheit, Bandenkriminalität.
2. Durchführung einer internen Analyse
Über welche Ressourcen verfügt der Club?
Welche besonderen Talente und Fähigkeiten haben die Clubmitglieder?
Welche Mittel sind zur Finanzierung des Projekts vorhanden?
Welche internationalen Kontakte haben Rotarier im Club oder Distrikt?
60
3 Dienstprojekte
3. Durchführung einer externen Analyse
Über welche Ressourcen verfügt das Gemeinwesen?
Mit welchen anderen kommunalen Organisationen könnte der Club
zusammenarbeiten?
4. Ermittlung der Ressourcen von Rotary International und der Rotary
Foundation
Welche RI-Programme könnten das geplante Projekt unterstützen? Die
Teilnehmer und Ressourcen dieser Programme könnten dem Club bei der
Erfüllung seiner Dienstziele helfen.
• Interact: Die Dienstclubs für Jugendliche zwischen 14 und 18 Jahren
bzw. Oberschüler bilden verantwortliche Bürger und Führungskräfte
heran.
• Rotaract: Die Dienstclubs für junge Leute zwischen 18 und 30 Jahren
fördern die berufliche Entwicklung und Führungsqualitäten.
• Rotary Community Corps (RCC): Die Gruppen aus NichtRotariern arbeiten mit Unterstützung von Rotary Clubs daran, die
Lebensbedingungen im Gemeinwesen zu verbessern.
• Rotary-Freundschaftsaustausch: Gegenseitige Besuche von Rotariern.
• Rotary Fellowships: Gruppen von Rotariern mit gemeinsamen
Interessen.
• Rotary Volunteers: Im Ausland tätige ehrenamtliche Helfer.
• Rotary Youth Leadership Awards (RYLA): Führungstraining für
junge Leute.
• Weltgemeindienst: Unterstützung eines Dienstprojektes in einem
anderen Land.
• Jugendaustausch: Kurz- und langfristige (Schuljahr) Auslandsreisen
von Oberschülern.
5. Prüfung der verfügbaren Finanzierungshilfen der Rotary Foundation für
den Club
Kann eine humanitäre Zuwendung für das Projekt beantragt werden?
• Matching Grants
6. Auswahl und Planung des Projekts
Setzen Sie einen Projektorganisationsausschuss ein, legen Sie die Projektziele
fest, stellen Sie ein Budget und einen Terminplan auf und beginnen Sie mit der
Realisierung.
61
4
Fundraising für Dienstprojekte
Die Beschaffung von Mitteln ist für viele Clubaktivitäten von großer
Bedeutung, ganz besonders jedoch zur Finanzierung von Dienstprojekten und
für die finanzielle Unterstützung der Rotary Foundation. Spendenaktionen
des Clubs sind eine kollektive Anstrengung und erfordern die Mitarbeit
von Clubamtsträgern, Clubsekretär und/oder Clubschatzmeister und
meistens auch mehrerer Clubausschüsse. Die Clubausschussvorsitzenden
müssen mit den Prinzipien des Fundraising vertraut sein, um erfolgreiche
Spendenaktionen zur Finanzierung ihrer Projekte durchführen zu können.
Kriterien für die Mittelbeschaffung
Die folgenden Voraussetzungen müssen erfüllt werden, damit die
Mittelbeschaffung zur Finanzierung laufender und künftiger Clubprojekte
erfolgreich ist:
• Fördern Sie die Beteiligung möglichst vieler Clubmitglieder an
Spendenaktionen.
• Gewährleisten Sie die sorgfältige Verwaltung der Spendengelder.
63
Bildung eines Organisationskomitees für Fundraising
Alle Clubmitglieder sollten in die Mittelbeschaffung einbezogen werden,
nicht nur die Ausschüsse, deren Projekte von der Spendenaktion profitieren.
Es empfiehlt sich, ein Ad-hoc-Organisationskomitee zu bilden, das für die
Planung, Durchführung und Auswertung jeder Spendenaktion des Clubs
verantwortlich ist.
Im Ad-hoc-Organisationskomitee sollten Rotarier mitarbeiten, die folgende
Kriterien erfüllen:
• Berufliche oder ehrenamtliche Fundraising-Erfahrungen
• Verkaufserfahrung
• Buchhaltungskenntnisse
• Juristische oder Versicherungskenntnisse
• Erfahrung mit logistischer Planung
• Gute Kontakte zu einem breiten Personenkreis im Gemeinwesen:
— Geschäftspartner
— Berufsverbände
— Bürgerinitiativen
— Medienvertreter
— Vertreter örtlicher Behörden
— Andere gemeinnützige Organisationen.
Zusammenarbeit mit anderen Clubamtsträgern
In die Vorbereitung und Durchführung von Spendenaktionen sollten auch die
folgenden Clubamtsträger einbezogen werden:
• Verantwortliche für Öffentlichkeitsarbeit, die dafür sorgen, dass die
Spendenaktion in der Öffentlichkeit bekannt ist
• Verantwortliche für Clubverwaltung, die im Clubbulletin auf die
Spendenaktion aufmerksam machen
• Verantwortliche für Dienstprojekte und Unterstützung der Rotary
Foundation, die:
— die Dienstziele des Clubs erläutern
— sicherstellen, dass die Spendenaktion zielorientiert ist
— dafür sorgen, dass Clubprojekte einander ergänzen und sich nicht
gegenseitig Mittel streitig machen.
Schlüssel für eine erfolgreiche Spendenaktion
Zweck und Methoden von Spendenaktionen können zwar unterschiedlich
sind, doch haben erfolgreiche Spendenaktionen Folgendes gemein:
• Gründliche Planung und Vorbereitung im Vorfeld
• Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Helfern
• Ordnungsgemäße Verwaltung der Gelder
• Werbung
• Auswertung.
64
4 Fundraising für Dienstprojekte
Richtlinien für das Spendenwesen des Clubs
Haftpflichtschutz – Versicherung und amtliche Eintragung
• Die Clubs sollten sich unbedingt bezüglich der Notwendigkeit eines
Schutzes vor einer aus Clubprojekten und -aktivitäten erwachsenden
Haftung mit einem Rechtsbeistand oder Haftpflichtversicherungsexperten
besprechen.
• Es kann ratsam sein, diesen Schutz durch amtliche Eintragung des Clubs
oder einer Aktivität dieses Clubs sicherzustellen.
• Ob sich ein Club amtlich eintragen lässt, sollte vom Club mit Rücksicht
auf die örtlichen Gegebenheiten selbst entschieden werden. Wenn
Sie weitere Informationen zur amtlichen Eintragung in Ihrem Gebiet
wünschen, wenden Sie sich bitte an den Vertreter der Club- und
Distriktadministration bei RI.
• Wenn der Club eine ungewöhnliche Aktivität durchführt, ist es
möglicherweise besser, die Aktivität statt den Club amtlich eintragen zu
lassen.
• Der Zentralvorstand hat gegen die amtliche Eintragung eines Rotary
Clubs nichts einzuwenden, sofern sich der Club im Rahmen der
Eintragungsbestimmungen ausdrücklich zur Verfassung und zur
Satzung von RI in deren heutigen und in jeder künftigen abgeänderten
Form bekennt. Die Statuten sollten dem Zentralvorstand durch
den zuständigen CDA-Vertreter vorgelegt werden. Ihr Club erhält
anschließend ein Schreiben vom Zentralvorstand, in dem dieser sich mit
der Eintragung des Clubs einverstanden erklärt.
• Clubs sollten außerdem eine für ihre Region angemessene
Haftpflichtversicherung abschließen.
Kommerzielle Nutzung und Rundschreiben
• Das Official Directory von Rotary International darf nicht als Versandliste
zu kommerziellen Zwecken verwendet werden.
• Rotarier dürfen das Official Directory keiner Person für kommerzielle
Zwecke zur Verfügung stellen.
• Keine Organisation darf Rundschreiben an Mitgliedsclubs von Rotary
International richten.
• Unter bestimmten Umständen ist es erlaubt, Rundschreiben an andere
Clubs zu richten, wenn diese Angelegenheiten betreffen, die keine
Geschäftsinteressen beeinflussen. Dabei gelten folgende Bestimmungen:
— Ein Mitgliedsclub, der einen anderen Club in irgendeiner
Angelegenheit um Zusammenarbeit ersuchen möchte, muss
zunächst den Zweck und die Pläne dieser Zusammenarbeit
einreichen und die Genehmigung des oder der betreffenden
Governor(s) einholen.
65
•
•
•
•
•
— Kein Mitgliedsclub darf einen anderen Rotary Club oder einzelne
Rotarier – von den eigenen Mitgliedern abgesehen – um finanzielle
Unterstützung bitten, bevor er die entsprechende Genehmigung des
Zentralvorstandes von RI erhalten hat.
Offizielle Verzeichnisse von RI, eines Landes, Distrikts oder Clubs dürfen
Distrikten, Clubs oder Rotariern nicht als Grundlage für Rundschreiben
zur Verfügung gestellt werden.
Der RI-Zentralvorstand lehnt den Einsatz von kommerziellem
Telemarketing durch Rotary Clubs und Distrikte, für welchen Zweck
auch immer, ab.
Normalerweise stellt RI keine Listen von Rotariern, zu welchem Zweck
auch immer, ohne ausdrückliche Genehmigung des RI-Zentralvorstandes
anderen zur Verfügung.
Wer eine Liste der Mitglieder eines Clubs wünscht, muss den jeweiligen
Club um Erlaubnis bitten.
Der Generalsekretär stellt dem Governor auf dessen Ersuchen
Mitgliederlisten zur Verfügung.
Aktivitäten zur Mittelbeschaffung
• Bei der Planung und Durchführung von Aktionen zur Mittelbeschaffung
oder anderen Aktivitäten müssen Club jegliche Praktiken vermeiden, die
das Ansehen des Clubs beeinträchtigen könnten.
• Das Versenden von Spendenaufforderungen per E-Mail ist zwar nicht
verboten, doch sollten die Clubs daran denken, dass diese Methode
in manchen Ländern abgelehnt wird. Aus diesem Grund wird den
Clubs davon abgeraten, unerwünschte E-Mail-Nachrichten mit
Spendenaufforderungen zu verschicken.
• Falls die örtliche Gesetzgebung die Aufnahme einer Klausel zur
Mittelbeschaffung in der Clubverfassung vorschreibt, muss der Club
dafür erst die Genehmigung des RI-Zentralvorstandes einholen.
Einhaltung nationaler Gesetze durch die Clubs
• Von jedem Rotary Club wird erwartet, dass er die Gesetze seines Landes
befolgt.
• Wenn örtlich geltende Gesetze eine mit den Verfassungsdokumenten von
RI unvereinbare Bedingung auferlegen, sollten die betroffenen Clubs das
Problem dem Zentralvorstand vorlegen und ihn um Rat bitten.
66
Planung einer Spendenaktion
Vor jeder Spendenaktion sind folgende Schritte durchzuführen:
• Stellen Sie fest, welche Finanzmittel der Club für seine laufenden und
geplanten Dienstprojekte benötigt.
• Bestimmen Sie den Zweck einer möglichen Spendenaktion.
• Setzen Sie ein Spendenziel.
• Stellen Sie fest, wie viele freiwillige Helfer zur Verfügung stehen und wie
viele Helfer zusätzlich benötigt werden.
• Ziehen Sie Konsequenzen aus früheren Aktionen.
Aufstellung eines Budgets
Die für Gemeindienstprojekte erforderlichen Mittel können als Richtlinien für
Umfang und Ausmaß der geplanten Spendenaktionen dienen. Die folgenden
Fragen können dem Organisationskomitee bei der Aufstellung des Budgets
und Festlegung des Spendenzieles helfen:
• Welchem Projekt oder welchen Projekten sollen die Spendengelder
zugute kommen?
• Wie viel Geld steht derzeit im Clubbudget für das (oder die) Projekt(e)
zur Verfügung?
• Hat der Club ausreichend Mittel zur Verfügung, um die
Organisationskosten der Spendenaktion zu decken?
• Wie viel wird für das/die Projekt(e) zusätzlich benötigt?
• Wie werden die Gelder für das/die Projekt(e) verwendet?
• Gibt es externe Quellen, aus denen das/die Projekt(e) finanziert werden
könnte(n)?
Das Budget sollte alle geschätzten Ausgaben für die Durchführung der
Spendenaktion sowie die antizipierten Einnahmen enthalten.
Logistische Überlegungen
Unter „Maßnahmen
für eine erfolgreiche
Spendenaktion“ finden Sie
eine detaillierte Checkliste,
die Ihr Club zur Planung von
Spendenaktionen verwenden
kann.
Das „Arbeitsblatt zum
Fundraising“ hilft Ihnen,
Spendenziele aufzustellen
und das erforderliche
Budget zu ermitteln.
Bei der Planung einer Spendenaktion sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:
• Veranstaltungsort
• Personelle und materielle Ressourcen
• Zeitpunkt der Veranstaltung.
Der Zeitpunkt für eine Spendenaktion sollte von folgenden Faktoren bestimmt
werden:
• Es muss ausreichend Zeit zur Planung und Werbung für die
Veranstaltung vorhanden sein.
• Die Wetterbedingungen sind zu berücksichtigen und Schlecht-WetterVarianten sollten eingeplant werden.
• Der Termin der Spendenaktion sollte so gelegt werden, dass sie sich nicht
mit anderen geplanten Veranstaltungen im Gemeinwesen überschneidet.
• Die Termine wichtiger Feiertage oder Sportveranstaltungen sind zu
vermeiden.
• Wenn der Governor oder andere Distriktamtsträger an der
Spendenaktion teilnehmen sollen, darf sie sich nicht mit Distrikt- oder
Zonenveranstaltungen überschneiden.
67
Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Helfern
Eine erfolgreiche Spendenaktion erfordert den koordinierten Einsatz vieler
motivierter Helfer.
Koordination des Einsatzes freiwilliger Helfer
Bei der Koordination des Helfereinsatzes ist Folgendes zu beachten:
• Bilden Sie Arbeitsausschüsse, die dem Organisationskomitee
unterstehen. Diese Ausschüsse zur Organisation, Planung und
Durchführung der Veranstaltung treffen sich in regelmäßigen Abständen
und um so häufiger, je näher der Termin rückt.
• Die Vorsitzenden jedes Arbeitsausschusses treffen sich regelmäßig
mit dem Organisationskomitee, um über ihre Arbeit zu berichten und
Aktivitäten zu koordinieren.
• Weisen Sie jedem Helfer einen klar umrissenen Aufgabenbereich zu.
• Sorgen Sie dafür, dass genügend Helfer für die endgültigen
Vorbereitungen unmittelbar vor der Veranstaltung zur Verfügung stehen.
• Bitten Sie die Helfer um Vorschläge, wie die Spendenaktion noch
verbessert werden könnte.
Motivation der ehrenamtlichen Helfer
Das Organisationskomitee sollte die ehrenamtlichen Helfer richtig motivieren:
• Beziehen Sie die Helfer (Clubmitglieder oder Bürger des Gemeinwesens)
von Anfang an in die Arbeit ein. Dadurch fühlen sie sich für den Erfolg
der Spendenaktion mitverantwortlich und sind eher bereit, Zeit und
Energie zu investieren.
• Bitten Sie die Helfer um Vorschläge, wie die Spendenaktion noch
verbessert werden könnte. Die Erfahrungen der Helfer können dem Club
wichtige Impulse verleihen.
• Bedanken Sie sich nach der Veranstaltung mit Dankschreiben, Fotos,
Plaketten oder kleinen Geschenken bei den Helfern für ihren Einsatz.
Wo findet man ehrenamtliche Helfer?
Clubmitglieder und Bürger des Gemeinwesens können bei Spendenaktionen
um Mithilfe gebeten werden. Durch die Zusammenarbeit mit Mitgliedern
des Gemeinwesens und anderer Organisationen kann Rotary stärker auf sich
aufmerksam machen und Kontakte mit potenziellen Mitgliedern knüpfen.
Folgende Personenkreise außerhalb des Clubs könnten angesprochen werden:
• Familienangehörige und Freunde
• Rotaracter und Interacter
• Alumni der Rotary Foundation
• Teilnehmer am Jugendaustausch und RYLA
• Mitglieder anderer gemeinnütziger Organisationen im Gemeinwesen
• Vertreter öffentlicher Behörden (z. B. ein Mitarbeiter der
Gesundheitsbehörde)
• Vertreter örtlicher kirchlicher (oder anderer religiöser) Einrichtungen
• Oberschüler und Studenten.
68
Ordnungsgemäße Verwaltung der Gelder
Mit Finanzmitteln sollte geschäftsmäßig umgegangen werden. Dazu gehört
eine Gegenzeichnung auf allen ausgestellten Schecks und eine jährliche
Buchprüfung. Der Schatzmeister, der für die Verwaltung der Gelder zuständig
ist, sollte eng mit den für Spendenaktionen zuständigen Clubausschüssen
zusammenarbeiten. Falls der Club keinen Schatzmeister hat, werden diese
Aufgaben zumeist vom Clubsekretär übernommen.
Ihr Ausschuss kann auf folgende Weise die finanzielle Integrität der
Spendenaktion sichern helfen:
• Stellen Sie ein Budget für die Spendenaktion auf, in dem die geplanten
Ausgaben und Einnahmen aufgeführt sind.
• Richten Sie ein separates Bankkonto für alle Gelder in Verbindung mit
der Spendenaktion ein. Dies erleichtert die Buchführung und bietet
Gewähr für eine getrennte Verwaltung von Spendeneinnahmen und
Clubvermögen.
• Alle Einnahmen und Ausgaben müssen verbucht werden.
• Schließen Sie eine Versicherung für den (unwahrscheinlichen) Fall
von Sachschäden, Unfällen oder Personenschäden ab (je nach Art der
geplanten Veranstaltung).
Es sollte außerdem überlegt werden, ob der Clubschatzmeister über die
Verwendung der für Projekte gesammelten Gelder Rechenschaft ablegt.
Es empfiehlt sich auch, im Zusammenhang mit steuerlichen oder anderen
Verpflichtungen einen Finanzberater zu konsultieren.
69
Werbung für Spendenaktionen
Wie viele Menschen an einer Spendenaktion teilnehmen, hängt zum großen
Teil davon ab, wie gut der Club dafür wirbt. Eine groß angekündigte
Veranstaltung zieht nicht nur ein großes Publikum und viele ehrenamtlichen
Helfer an, sondern erhöht auch den Bekanntheitsgrad von Rotary und das
Ansehen für seine kommunale Arbeit. Das Organisationskomitee sollte
deshalb alle Aktivitäten mit dem Clubausschuss für Öffentlichkeitsarbeit
koordinieren.
Das Rotary-Logo sollte gut
auf allen Werbemitteln zu
sehen sein, damit klar ist,
dass das Projekt von einem
Rotary Club organisiert wird.
Einzelheiten zum Gebrauch
des Rotary-Logos finden
Sie im Visual Identity Style
Manual (547-EN).
Tipps zur Werbung für Spendenaktionen des Clubs:
• Ankündigung der Veranstaltung im Clubbulletin und Monatsbrief des
Governors
• Verteilung von Flugblättern im Gemeinwesen
• Anbringen von Plakaten an gut sichtbarer Stelle
• Bedrucken von T-Shirts, die von den ehrenamtlichen Helfern getragen
werden
• Annoncen in den Medien zur großflächigen Werbung
• Berichte in den örtlichen Medien (Lokalzeitungen, Rundfunksender
und/oder Fernsehstationen), falls die Veranstaltung für die Medien von
Interesse ist.
Weitere Informationen zur effektiven Werbung für Clubprojekte und
Clubaktivitäten finden Sie in Kapitel 6, „Öffentlichkeitsarbeit“ oder in der
Broschüre Effective Public Relations:A Guide for Rotary Clubs (257-EN).
70
Auswertung von Spendenaktionen
Es ist wichtig, die Stärken und Schwächen der Spendenaktion möglichst bald
nach der Veranstaltung zu erörtern. Auf diese Weise kann der Club aus Fehlern
lernen und zukünftige Aktionen besser organisieren. Besonders erfolgreiche
Spendenaktionen könnten wiederholt oder ausgeweitet und anderen Rotary
Clubs, dem Distrikt und RI zur Nachahmung empfohlen werden.
Wenn das Spendenziel nicht erreicht wird
Falls die Spendenaktion nicht die benötigten Mittel einbringt, kann der Club
folgendermaßen vorgehen:
• Er kann andere Gruppen im Gemeinwesen, die das Projektziel der
Spendenaktion unterstützen, um finanzielle Hilfe bitten (dieses Problem
lässt sich wahrscheinlich vermeiden, wenn solche Gruppen von Anfang
an mit einbezogen werden).
• Er kann das ursprüngliche Spendenziel revidieren.
Die Auswertung ist besonders wichtig, wenn das geplante Spendenziel der
Aktion nicht erreicht wurde. Wenn klar ist, was zum Scheitern geführt hat,
lassen sich diese Fehler in der Zukunft vermeiden.
Wenn das Spendenziel übertroffen wird
Wenn die Spendenaktion besonders erfolgreich ist, werden möglicherweise
mehr Gelder als geplant eingenommen. Es ist wichtig, bereits in der
Vorbereitungsphase über die Verwendung eines eventuellen Überschusses zu
entscheiden. Folgendes Vorgehen ist möglich:
• Zahlen Sie die überschüssigen Gelder in einen Fonds zur Finanzierung
zukünftiger Gemeindienstprojekte ein
• Bauen Sie fortlaufende Projekte aus
• Finanzieren Sie neue Projekte
• Überweisen Sie den Überschuss an die Rotary Foundation.
Vorteile einer erfolgreichen Spendenaktion
Die Mittelbeschaffung bringt viele Vorteile mit sich. Erfolgreiche
Spendenaktionen, die von Rotariern und anderen Helfern organisiert werden,
können Projekte finanzieren, die das Leben anderer Menschen nachhaltig
verbessern. Sie haben aber auch viele weniger offensichtliche Vorteile:
• Sie zeigen, dass die von Rotariern und freiwilligen Helfern geleistete
Arbeit das Leben anderer Menschen entscheidend verändern kann.
• Sie stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl der Clubmitglieder.
• Sie bieten Nichtrotariern Gelegenheit, mehr über Rotary und seine
Tradition des selbstlosen Dienens zu erfahren.
• Sie bieten die Gelegenheit zur Zusammenarbeit mit anderen
Organisationen im Gemeinwesen, um so Ressourcen gemeinsam zu
nutzen und Kosten gemeinsam zu tragen, das gegenseitige Verständnis
zu fördern und den Zusammenhalt im Gemeinwesen zu stärken.
71
Wahrung der Kontinuität
Damit die bei Spendenaktionen gesammelten Erfahrungen der Clubmitglieder
auch in der Zukunft genutzt werden können, ist Folgendes zu beachten:
• Bewahren Sie alle Finanzunterlagen sorgsam auf und übergeben Sie diese
den bzw. dem nachfolgenden Ausschussmitgliedern oder Schatzmeister.
• Übergeben Sie alle Mittel, Kontobücher, Unterlagen zum Clubeigentum
oder elektronischen Dateien an die verantwortlichen Clubmitglieder.
• Besprechen Sie ungelöste Fragen, die vom neuen Schatzmeister und den
für Fundraising zuständigen Mitgliedern angesprochen werden müssen.
72
Anhang 9: Maßnahmen für eine erfolgreiche
Spendenaktion
Die folgende Liste beschreibt die wichtigsten Schritte, die für eine erfolgreiche
Spendenaktion notwendig sind. Eventuell müssen Sie die Reihenfolge der
einzelnen Schritte an die Gegebenheiten Ihres Clubs anpassen.
1. Bestimmen Sie das Spendenziel.
— Legen Sie das Spendenziel in enger Zusammenarbeit mit den
Vorsitzenden des Dienstprojekt- und des Rotary-FoundationAusschusses fest.
— Entscheiden Sie, welche Art von Veranstaltung am besten geeignet
ist, um das Spendenziel zu erreichen.
— Stellen Sie fest, ob die geplante Veranstaltung amtlich eingetragen
werden sollte.
2. Stellen Sie ein Budget auf.
— Erkundigen Sie sich beim Clubpräsidenten, Schatzmeister (oder
Clubsekretär) und anderen Clubamtsträgern, wie viel Mittel der
Clubhaushalt bereitstellen kann.
— Kalkulieren Sie die für die Durchführung der Spendenaktion
benötigten Ausgaben.
— Kalkulieren Sie die antizipierten Einnahmen.
— Setzen Sie das Spendenziel fest.
3. Stellen Sie fest, welche Ressourcen vorhanden sind und welche
Ressourcen zum Erreichen des Spendenziels noch benötigt werden.
— Stellen Sie fest, wie viele Einsatzkräfte für die Planung und
Durchführung der Spendenaktion benötigt werden.
— Fertigen Sie eine Liste der gespendeten Artikel und Dienstleistungen
für die Spendenaktion an.
4. Planen Sie die logistischen Aspekte.
— Wählen Sie einen geeigneten Termin und Ort für die Veranstaltung.
— Nehmen Sie die erforderlichen Reservierungen und Absprachen vor.
— Stellen Sie einen Zeitplan für jeden einzelnen Schritt auf.
— Vergewissern Sie sich, dass alle geltenden örtlichen und nationalen
Vorschriften eingehalten werden.
5. Organisieren Sie den Einsatz der ehrenamtlichen Helfer.
— Legen Sie die Rollen und Aufgaben der Helfer fest. Achten Sie
darauf, dass jeder Helfer eine Aufgabe hat.
— Beziehen Sie möglichst auch die Bürger des Gemeinwesens ein.
— Bitten Sie nach Möglichkeit Freunde, Angehörige und
Geschäftspartner um Mithilfe.
73
6. Werben Sie für die Veranstaltung.
— Erarbeiten Sie gemeinsam mit dem Ausschuss für
Öffentlichkeitsarbeit Werbestrategien.
— Überlegen Sie, wie die Veranstaltung am wirksamsten angekündigt
werden kann.
— Bestimmen Sie das Zielpublikum im Club und Gemeinwesen.
— Kündigen Sie die Veranstaltung evtl. über die örtlichen Medien an.
7. Führen Sie die Spendenaktion durch.
— Führen Sie die Veranstaltung nach Plan durch.
— Bitten Sie die Helfer darum, den planmäßigen Ablauf zu
kontrollieren und Erfolge und Misserfolge zur späteren Auswertung
zu notieren.
8. Stellen Sie fest, wie viel Geld gesammelt wurde.
— Legen Sie ein Verfahren zur Kontrolle der Einnahmen fest, bevor Sie
mit dem Sammeln beginnen.
— Zahlen Sie alle Spenden in ein Konto ein, das speziell für diesen
Zweck angelegt wurde.
— Verbuchen Sie alle Einnahmen und Ausgaben.
— Legen Sie über die Verwendung der gesammelten Gelder
Rechenschaft ab.
9. Bedanken Sie sich bei den Helfern und Spendern.
— Danken Sie den ehrenamtlichen Helfern vor, während und nach der
Veranstaltung.
— Loben Sie öffentlich die Arbeit der Helfer auf Clubmeetings und auf
der Veranstaltung selbst.
— Bedanken Sie sich nach der Veranstaltung mit Dankschreiben, Fotos,
Plaketten oder kleinen Geschenken bei den Helfern für ihren Einsatz.
Bedanken Sie sich evtl. bei den Spendern über die Medien.
10. Werten Sie die Aktion aus.
— Besprechen Sie den Ablauf und Erfolg der Spendenaktion mit
dem Organisationskomitee, Clubpräsidenten und anderen
Clubamtsträgern.
— Halten Sie schriftlich fest, welche Konsequenzen für zukünftige
Aktionen zu ziehen sind.
— Tauschen Sie Ihre Gedanken und Erfahrungen mit anderen Clubs
und Rotary International aus.
11. Sorgen Sie für die kontinuierliche Entwicklung der Mittelbeschaffung im
Club.
— Prüfen Sie alle Unterlagen zu Spendenaktionen mit den/dem
nachfolgenden Clubamtsträgern bzw. Schatzmeister.
— Übergeben Sie alle Mittel, Kontobücher, Unterlagen zum
Clubeigentum oder elektronischen Dateien an die verantwortlichen
Clubmitglieder.
— Besprechen Sie alle ungelösten Fragen mit dem
nachfolgenden Schatzmeister und den neuen Mitgliedern des
Organisationskomitees für Spendenaktionen.
74
Anhang 10: Fundraising (Arbeitsblatt)
Die Spendenaktion/Benefizveranstaltung
dient zur Unterstützung von (bitte nachfolgend angeben):
Benötigte Summe
1. Benötigte Gesamtspendensumme
Erforderliche Summe zur Durchführung der Spendenaktion
Werbung
(T-Shirts, öffentliche Werbung, Medien usw.)
Materialien
(Einladungen, Eintrittskarten, Dekorationen usw.)
Ausgaben der ehrenamtlichen Helfer
(Beförderung, Mahlzeiten usw.)
Sonstige
(bitte angeben)
2. Benötigte Gesamtsumme zur Durchführung der Spendenaktion
3. Posten 1 und 2 für erforderliche Gesamtsumme addieren
4. Rückstellung aus dem Clubbudget
5. Zur Ermittlung des Spendenziels Posten 4 von Posten 3
subtrahieren
75
5
Die Rotary Foundation
Die Mission der Rotary Foundation besteht darin, die Anstrengungen von
Rotary International zur Erfüllung des Zieles von Rotary, bei der rotarischen
Aufgabe und dem Beitrag zu Völkerverständigung und Frieden durch
humanitäre, kulturelle und Bildungsprogramme auf lokaler, nationaler und
internationaler Ebene zu unterstützen. Clubausschüsse und Unterausschüsse
sind ein wichtiger Bestandteil der Clubaktivitäten zur Unterstützung der
Rotary Foundation.
Die Ausschüsse und Unterausschüsse im Club richten sich nach der Struktur
der Rotary-Foundation-Ausschüsse und -Unterausschüsse des Distrikts.
Sie sollte jedoch an die jeweiligen Anforderungen Ihres Clubs angepasst
werden. Wenn ein Club zum Beispiel vorhat, eine humanitäre Zuwendung
zu beantragen, sollte er einen Unterausschuss für Zuwendungen bilden.
In einem kleineren Club kann der Vorsitzende des Rotary-FoundationAusschusses für alle Aspekte der Unterstützung der Stiftung (Spenden
und Programmteilnahme) verantwortlich sein. Oder die Aufgaben des
Rotary-Foundation-Ausschusses und des WCS-Ausschusses werden
zusammengelegt. Behalten Sie bei der Planung von Ausschüssen die Clubziele
im Auge und achten Sie darauf, dass Programmteilnahme und Spenden gleich
viel Gewicht beigemessen wird.
Orientieren Sie sich bei der Planung von Ausschüssen an den Zielen des Clubs.
Nehmen Sie hierzu den Abschnitt zur Rotary Foundation der Richtlinien für
erfolgreiche Rotary Clubs (222-GE) zu Hilfe.
77
Rotary-Foundation-Ausschuss
• Koordiniert die Aktivitäten der Rotary-Foundation-Unterausschüsse
(oder Beauftragten).
• Fördert die aktive Teilnahme an Programmen der Rotary Foundation.
• Wirbt für die finanzielle Unterstützung der Rotary Foundation.
• Macht das Werk der Rotary Foundation innerhalb und außerhalb des
Clubs bekannt.
• Plant eine Aktivität anlässlich des Rotary-Foundation-Monats
(November).
Der Rotary-Foundation-Ausschuss kann die nachfolgend behandelten
Unterausschüsse (bzw. Beauftragte) haben.
Alumni
• Stellt fest, welche Alumni potenzielle Rotarier sind.
• Unterhält eine vollständige Liste aller ehemaligen Teilnehmer an
Stiftungsprogrammen im Gemeinwesen.
• Meldet alle Änderungen der Kontaktinformationen der Alumni dem
Distrikt und RI.
• Lädt Alumni ein, an Clubaktivitäten teilzunehmen und vor dem Club
über ihre Erfahrungen zu berichten.
Jährliche Spenden
• Erläutert den Zusammenhang zwischen den Spenden für den Jährlichen
Programmsfonds und den Programmen der Rotary Foundation.
• Ruft alle Rotarier auf, jährlich 100 USD oder mehr für den Jährlichen
Programmfonds zu spenden.
• Konzipiert und realisiert ein Programm zur Erreichung des jährlichen
Spendenziels des Clubs.
Zuwendungen
• Ist mit jedem Zuwendungsprogramm vertraut und weiß, wo
Informationen über Teilnahmekriterien und Antragsverfahren zu finden
sind.
• Kennt sich mit dem District Designated Funds (DDF) aus und weiß,
wie DDF-Mittel für Zuwendungen verwendet werden können und
wie die Bewilligung des Rotary-Foundation-Distriktausschusses zur
Unterstützung von Clubprojekten eingeholt wird.
• Arbeitet eng mit internationalen Dienstausschüssen (z. B. WCSAusschuss und Berufsdienst-Ausschuss) zusammen.
• Arbeitet eng mit dem Vorsitzenden des Distriktunterausschusses
für Zuwendungen zusammen, um zu gewährleisten, dass alle
Zuwendungsanträge ordnungsgemäß ausgefüllt werden.
• Stellt sicher, dass Berichte für Zuwendungen, die der Club von der
Stiftung erhalten hat, fristgemäß eingereicht werden.
78
Studiengruppenaustausch (GSE)
• Ist mit den Zielen und Antragsverfahren des Programms vertraut.
• Teilt dem Distrikt die Kandidaten für den GSE-Austausch mit, die vom
Club unterstützt werden.
• Informiert öffentlich über die Erfahrungen früherer Teammitglieder
aus dem Gemeinwesen und lädt sie ein, auf Clubmeetings darüber zu
sprechen.
• Bittet Clubmitglieder um die Unterbringung der GSE-Gäste und fördert
die Gestaltung von Berufstagen.
• Informiert das Gemeinwesen über den Besuch und die Aktivitäten der
Gäste.
Permanenter Fonds
• Sichert Großspendenzusagen (Vermächtnisse und Schenkungen in Höhe
von 1.000 USD oder mehr für den Permanenten Fonds).
• Steht regelmäßig mit dem Vorsitzenden des Distriktausschusses für
Spenden an den Permanenten Fonds in Kontakt und teilt diesem mit,
welche Clubmitglieder als Großspender in Frage kommen, und hilft beim
Ansprechen dieser Kandidaten.
• Überzeugt Rotarier und Freunde, die zum Eintritt in die Bequest
Society in der Lage sind, der Rotary Foundation 10.000 USD oder mehr
testamentarisch zu hinterlassen und die Stiftung von dieser Absicht
schriftlich zu informieren.
PolioPlus
• Betreut eine örtliche Aktion, in deren Rahmen die Kinder im
Gemeinwesen gegen Polio schutzgeimpft werden.
• Unterstützt ein PolioPlus-Partner-Projekt.
• Wirbt um die Teilnahme an PolioPlus-Spendenaktionen.
• Gestaltet ein Clubprogramm zu PolioPlus.
• Informiert den Club regelmäßig über den Stand der globalen
Anstrengungen zur Ausrottung der Kinderlähmung.
Stipendien
• Ist mit den Programmzielen und Antragsverfahren für
Auslandsstipendien (Ambassadorial Scholarships), RotaryWeltfriedensstipendien und Zuwendungen für Dozenten vertraut.
• Erkundigt sich beim Rotary-Foundation-Distriktausschuss nach der Art
und Zahl der verfügbaren Stipendien und Zuwendungen sowie nach
dem Abgabetermin für vom Club befürwortete Anträge.
• Macht öffentlich bekannt, welche Auslandsstipendien, Zuwendungen für
Dozenten und Rotary-Weltfriedensstipendien erhältlich sind, und teilt
dem Distrikt mit, welche Kandidaten der Club unterstützt.
• Informiert die vom Club unterstützten Stipendien- und
Zuwendungsempfänger über Rotary.
• Bestimmt Gastbetreuer für die Auslandsstipendiaten,
Hochschuldozenten und Rotary-Weltfriedensstipendiaten, die in Ihrem
Distrikt studieren oder unterrichten, und hilft ihnen auf Bitte der
Distriktleitung bei ihrer Tätigkeit.
79
In den Ausschüssen zur Unterstützung der Rotary Foundation sollten Rotarier
mitwirken, die folgende Kriterien erfüllen:
Unterausschüsse mit dem Schwerpunkt auf Programmteilnahme
• Ehemaliger Teilnehmer an einem Stiftungsprogramm (z. B. Stipendiat,
GSE-Teammitglied, Rotary Volunteer)
• Interesse an der Unterstützung der Rotary Foundation
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten
• Ehrenamtliche Erfahrung im In- oder Ausland
Unterausschüsse mit dem Schwerpunkt auf Spenden
• Persönliche Spendenverpflichtung zugunsten der Rotary Foundation
• Fundraising- oder Verkaufserfahrung
• Gute rhetorische Fertigkeiten
• Erfahrung im Finanzbereich (z. B. Buchhaltung)
80
Teilnahme an Programmen:
Bildungsprogramme und humanitäre Zuwendungen
Die Rotary Foundation bietet Bildungsprogramme und humanitäre
Zuwendungen an.
Bildungsprogramme:
• Ambassadorial
Scholarships
(Auslandsstipendien)
• Studiengruppenaustausch (GSE)
• Rotary-Zuwendungen für
Dozenten
• Studium an den
Rotary-Zentren für
Internationale Studien
zur Friedensforschung
und Konfliktlösung
Humanitäre Zuwendungen:
• Matching Grants
Jede Art der
Bildungsprogramme und
humanitären Zuwendungen
hat eigene Kriterien und
Antragsformulare, die
über den RI-Katalog,
auf der RI-Website
(www.rotary.org) oder
beim Rotary-FoundationDistriktausschuss erhältlich
sind.
5 Die Rotary Foundation
Bildungsprogramme
Mit ihren Bildungsprogrammen leistet die Rotary Foundation einen
wichtigen Beitrag zur Völkerverständigung. Dabei erhalten Lernende,
Lehrende, Geschäftsleute und Berufstätige die Gelegenheit, eine andere
Kultur kennen zu lernen und lang andauernde Beziehungen aufzubauen. Die
Bildungsprogramme fördern die Mission der Rotary Foundation, indem die
Teilnehmer die Bedürfnisse der örtlichen und internationalen Gemeinwesen
kennen lernen und durch Rotary die Möglichkeit erhalten, bei der Deckung
dieser Bedürfnisse mitzuhelfen. Das neueste Bildungsprogramm der Stiftung –
die Rotary-Zentren für Internationale Studien – verfolgen dasselbe Ziel: Durch
ein Hochschulstudium und Praktika im Bereich Internationale Beziehungen,
Frieden und Konfliktlösung erwerben die Stipendiaten die erforderlichen
Kenntnisse und Mittel zur Lösung von friedensgefährdenden Problemen.
Rotarier wirken bei der Auswahl, Orientierung und Betreuung der
Teilnehmer an Bildungsprogrammen mit. Außerdem wird von den Rotariern
erwartet, dass sie einen lebenslangen Kontakt mit den Teilnehmern an
Stiftungsprogrammen pflegen.
Oft führt die Patenschaft oder Betreuung von Empfängern eines
Auslandsstipendiums, Weltfriedensstipendiums, GSE-Austauschmitgliedern
oder Hochschuldozenten zum Aufbau von Beziehungen mit Clubs in anderen
Ländern, was wiederum zu Partnerschaften bei humanitären Projekten führt.
Humanitäre Zuwendungen
Humanitäre Zuwendungen dienen zur Finanzierung von Rotary Club- und
Distriktprojekten zur Verbesserung der Lebensqualität, Bereitstellung von
Gesundheitsfürsorge, sauberem Wasser, Lebensmitteln, Bildung und anderen
wichtigen Aspekten in einem bedürftigen Gemeinwesen. Die Hauptkriterien
für die Bewilligung von humanitären Zuwendungen sind:
• Das Projekt deckt ein humanitäres Bedürfnis und verbessert die
Lebensbedingungen für die Bürger eines Gemeinwesens im Sinne der
Mission der Rotary Foundation.
• Das Projekt trägt zum Aufbau starker rotarischer Netzwerke bei, und zwar
durch die Zusammenarbeit mit einer anderen Gruppe, die zu weiteren
Dienstprojekten in der Zukunft führt.
• Das Projekt bezieht aktive Rotarier ein und:
— erweitert den Horizont der Clubmitglieder durch die Interaktion mit
anderen Projektteilnehmern
— fördert das Verantwortungsbewusstsein der Teilnehmer
— fordert die Mitglieder zu kreativen Problemlösungen heraus
— erhöht das Profil des Clubs
— erfüllt die Teilnehmer mit Stolz auf das Erreichte
— fördert die Mitgliederbindung durch die Teilnahme an nützlichen
Projekten.
81
• Das Projekt demonstriert den verantwortungsbewussten Umgang mit den von
der Rotary Foundation bereitgestellten Mitteln, die den Spenden Tausender
Rotarier zu verdanken sind.
Die Broschüre Rotary Foundation Kurzinformationen (219-GE) gibt einen
Überblick darüber, wie sich Clubs an den Programmen der Rotary Foundation
beteiligen können.
82
PolioPlus
Weitere Informationen über
die Geschichte, Erfolge
und letzten Hindernisse
des PolioPlus-Programms
finden Sie auf der RIWebsite (www.rotary.org)
oder erhalten Sie von den
zuständigen RI-Mitarbeitern
unter polioplus@rotaryintl
.org.
Die bestbekannte humanitäre Initiative von Rotary unterstützt die
Anstrengungen zur weltweiten Ausrottung der Kinderlähmung und
trägt den Namen PolioPlus. Bis zum Jahre 2005 wird Rotary mehr als
500 Millionen US-Dollar für den Kampf gegen Polio bereitgestellt haben.
Außerdem sind Rotarier in aller Welt als freiwillige Helfer in Kliniken im
Einsatz und mobilisieren die Bürger in den betroffenen Gebieten für die
Immunisierung und andere Maßnahmen zur Polioausrottung. Clubs können
diese Anstrengungen unterstützen, indem sie dafür sorgen, dass PolioPlusAktivitäten Bestandteil der Teilnahme des Clubs an Programmen der Rotary
Foundation sind.
Kurzer historischer Überblick
1985 begann Rotary International mit PolioPlus – einer 20-jährigen
Verpflichtung zur weltweiten Ausrottung der Kinderlähmung. Mit der
Ausweitung des Polioausrottungsprogramms stiegen auch das Engagement
und die Bemühungen von Rotary. Während bis 1990 Rotarys Beitrag
darin bestand, Kinder in Entwicklungsländern gegen Poliomyelitis zu
impfen, wurde nun damit begonnen, Gesundheitsarbeitern vor Ort zu
helfen, Labormitarbeiter in der Überwachung des Polio-Virus auszubilden
und Regierungen in aller Welt um die Unterstützung dieser historischen
Aufgabe zu bitten. 1995 wurde das PolioPlus-Partnerprogramm eingerichtet,
das Rotariern in polio-freien Ländern eine Möglichkeit bietet, die
Eradikationsmaßnahmen in polio-endemischen Ländern direkt durch die
Bereitstellung von Bedarfsmitteln zu unterstützen.
Erreichung des Zieles
Mit den folgenden Aktivitäten kann Ihr Club dabei helfen, das Ziel der
weltweiten Ausrottung der Kinderlähmung zu erreichen:
• Verringern Sie das Risiko von Polioerkrankungen in Ihrem
Gemeinwesen, indem Sie gemeinsam mit den öffentlichen
Gesundheitsbehörden daran arbeiten, dass der Immunisierungsgrad
hoch bleibt.
• Klären Sie gemeinsam mit den Gesundheitsvertretern die Bevölkerung
darüber auf, wie wichtig die Meldung von allen Fällen der akuten
schlaffen Lähmung ist.
• Unterstützen Sie das PolioPlus-Programm mit Spenden, damit wichtige
Eradikationsmaßnahmen in den am schlimmsten betroffenen Ländern
finanziert werden können.
• Nehmen Sie am PolioPlus-Partnerprogramm teil, um Rotarier, die aktiv
an der Polioausrottung beteiligt sind, mit Bedarfsmitteln auszustatten.
• Stellen Sie ein wöchentliches Clubmeeting unter das Thema „Ausrottung
der Kinderlähmung“.
• Sorgen Sie dafür, dass die Clubmitglieder informiert und motiviert
bleiben, bis die Welt offiziell als poliofrei erklärt ist.
83
Finanzielle Unterstützung der Rotary Foundation
Wenn Rotarier sehen, welche enormen Ergebnisse durch Bildung,
Austauschreisen und humanitäre Projekte erzielt werden, und wenn sie eine
aktive Rolle bei der Verbesserung der Welt spielen können, dann verstehen sie
auch, wie wichtig die finanzielle Unterstützung dieser Bemühungen ist. Eine
wichtige Aufgabe des Rotary-Foundation-Ausschusses (und insbesondere
der Spenden-Unterausschüsse) besteht darin, den Clubmitgliedern
den grundlegenden Zusammenhang zwischen der Teilnahme an
Stiftungsprogrammen und der finanziellen Unterstützung deutlich zu machen.
Im Allgemeinen sind drei Formen der finanziellen Unterstützung möglich:
• Spenden für den Jährlichen Programmfonds
• Zweckgebundene Spenden für ganz bestimmte Programme oder Projekte
• Spenden für den Permanenten Fonds.
Jährlicher Programmfonds: Hilfe in der Gegenwart
Mit den Spenden an den Jährlichen Programmfonds werden alle
Bildungsprogramme und humanitären Zuwendungen der Rotary Foundation
zum größten Teil finanziert. Fordern Sie jeden Rotarier zu einer Spende für den
Jährlichen Programmfonds auf, um das Fortbestehen der Stiftungsprogramme
zu gewährleisten. Denken Sie daran, dass man spendet, weil man darum
gebeten wird. Spenden in jeder Höhe werden dankbar entgegengenommen
und anerkannt. Alle Rotarier werden aufgerufen, jedes Jahr 100 USD oder
mehr zu spenden und damit den Status eines Sustaining Member der Rotary
Foundation zu erlangen.
Zweckungebundene Spenden. Schenkungen für den Jährlichen
Programmfonds werden oft als zweckungebundene Spenden bezeichnet, für
die Folgendes gilt:
• Sie werden auf drei Jahre angelegt.
• Mit den Zinseinnahmen werden die Verwaltungskosten bestritten.
Zweckgebundene Spenden. Spenden von Clubs für ganz bestimmte
Programme der Rotary Foundation, insbesondere für Matching Grants und
PolioPlus, gelten als zweckgebundene Spenden, weil ihr Verwendungszweck
von vornherein feststeht. Die Rotary Foundation darf zweckgebundene
Spenden nicht anlegen und dementsprechend auch keine Zinseinnahmen
verwenden, sondern die Spenden werden direkt an den vom Club
angegebenen Verwendungszweck überwiesen.
Wenn sich Ihr Club beispielsweise an einem Projekt beteiligt, das mit
Matching-Grant-Mitteln finanziert wird, würden Sie die Spende an die
Rotary Foundation überweisen, mit der Auflage, dass sie diesem spezifischen
Projekt zur Verfügung gestellt wird. Da die Schenkung einen feststehenden
Verwendungszweck hat, wird sie lediglich über die Rotary Foundation geleitet
und geht direkt an den Projektveranstalter.
Obwohl die Stiftung zu Spenden aller Art aufruft, sollten Clubs in erster Linie
die Spenden für den Jährlichen Programmfonds fördern.
84
Der Permanente Fonds: Für eine sichere Zukunft
Spenden für den Permanenten Fonds sind eine Investition in die Zukunft von
Rotary. Während Spenden für den Jährlichen Programmfonds die laufenden
Programme der Rotary Foundation sichern, kann die Stiftung mit Spenden an
den Permanenten Fonds die Deckung zukünftiger Bedürfnisse sicherstellen.
Die meisten Schenkungen für den Permanenten Fonds sind Großspenden oder
testamentarisch festgelegte Vermächtnisse in Höhe von 10.000 USD oder mehr.
• Spenden für den Permanenten Fonds werden nicht ausgezahlt, sondern
angelegt.
• Ein Teil der Zinseinnahmen wird für Stiftungsprogramme verwendet.
• Mit wachsendem Eigenkapital des Permanenten Fonds steigt auch die
Höhe der für Programme verfügbaren Mittel.
Was geschieht mit Spenden für die Rotary Foundation?
Zweckungebundene Spenden für den Jährlichen
Programmfonds
Zweckgebundene Spenden
1. Die Rotary Foundation erkennt die Spende auf
1. Die Rotary Foundation erkennt die Spende auf
folgende Weise an:
folgende Weise an:
— mit einer schriftlichen Bestätigung oder Quit— mit einer schriftlichen Bestätigung oder Quittung (der Mindestspendenbetrag ist je nach
tung (der Mindestspendenbetrag ist je nach
Land unterschiedlich)
Land unterschiedlich)
— mit der Registrierung für die Anerkennung
— mit der Registrierung für die Anerkennung
als Sustaining Member der Rotary Foundaals Sustaining Member der Rotary Foundation, Paul-Harris-Fellow, Mehrfacher Paultion, Paul-Harris-Fellow, Mehrfacher PaulHarris-Fellow und Großspender
Harris-Fellow und Großspender
— mit der Ausstellung einer Steuergutschrift
— mit der Ausstellung einer Steuergutschrift
(sofern möglich).
(sofern möglich).
2. Die Spende wird auf drei Jahre angelegt. Die
2. Die Spende wird an den angegebenen Nutznießer
daraus resultierenden Zinseinnahmen werden
weitergeleitet. Zweckgebundene Spenden umzur Deckung der Verwaltungskosten der Rotary
fassen beispielsweise die folgenden bewilligten
Foundation verwendet.
Vorhaben:
3. Nach drei Jahren:
— Matching-Grant-Projekt
— werden 50 Prozent des ursprünglichen Spen— PolioPlus-Partner-Projekt
denbetrags in den District Designated Funds
— Personengebundenes Stipendium.
(DDF, auch als SHARE-Fonds bezeichnet)
des Distrikts eingezahlt. Diese Mittel können
vom Distrikt und den Clubs für Bildungsprogramme und humanitäre Projekte verwendet
werden.
— werden 50 Prozent des ursprünglichen Spendenbetrags in den Weltfonds eingezahlt. Der
Weltfonds steht allen Distrikten offen und finanziert ganz bestimmte Programme, die von
der Rotary Foundation angeboten werden.
85
Unterstützung der Rotary Foundation auf allen Ebenen
Durch die direkte Teilnahme an den Stiftungsprogrammen können
Clubmitglieder aktiv das Ziel der Rotary Foundation verfolgen und die
Ergebnisse ihrer Arbeit hautnah miterleben. Dies wiederum inspiriert viele
Rotarier dazu, die Rotary Foundation mit Spenden zu unterstützen. Dank
ihrer Spenden kann die Stiftung mehr Programme im Sinne ihrer Mission
anbieten und damit die Programmteilnahme erhöhen. Dies wiederum trägt
dazu bei, die Zukunft der Rotary Foundation zu sichern. Die Mission der
Rotary Foundation besteht darin, die Anstrengungen von Rotary International
zur Erfüllung des Zieles von Rotary, bei der rotarischen Aufgabe und dem
Beitrag zu Völkerverständigung und Frieden durch humanitäre, kulturelle
und Bildungsprogramme auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene zu
unterstützen.
Die Rotary Foundation gibt Clubs die Möglichkeit zur Teilnahme an bzw.
zur finanziellen Unterstützung von Programmen, die das Leben von
Menschen in aller Welt verbessern. Daneben ermöglicht sie den Rotariern,
durch Zusammenarbeit mit anderen Clubs rund um die Welt einen Beitrag
zu Völkerverständigung und Frieden zu leisten. Und nicht zuletzt fördert
die Teilnahme an den Programmen der Rotary Foundation auch die
Mitgliedergewinnung und -bindung.
Erfolgreiche Clubs unterstützen die Rotary Foundation finanziell und durch
Beteiligung an Programmen. Der Rotary-Foundation-Ausschuss des Clubs
und seine Unterausschüsse sollten die Clubmitglieder zur Unterstützung
der Rotary Foundation in diesen wichtigen Bereichen anhalten. Sie sollten
die Clubmitglieder auch umfassend informieren, damit diese wissen, wie die
Rotary Foundation am wirksamsten unterstützt werden kann.
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
��
86
Distriktressourcen der Rotary Foundation
Distriktausschüsse
Ihr Distrikt sollte für jeden Rotary-Foundation-Clubunterausschuss einen
gleichwertigen Distriktunterausschuss haben. Die meisten Mitglieder in
Distriktausschüssen verfügen über die Erfahrungen und Fähigkeiten, um
problemspezifische Anleitungen und Ratschläge zu erteilen, die in Publikation
oft nicht zu finden sind. Die Mitglieder von Distriktausschüssen können
auch Kontakte zu anderen Clubs im Distrikt vermitteln, die Ihrem Club
möglicherweise helfen können. Wenden Sie sich an den Vorsitzenden des
Rotary-Foundation-Distriktausschusses, wenn Sie allgemeine Fragen haben
oder Anleitung benötigen.
District Designated Funds
Der District Designated Fund (DDF) besteht zu 50 Prozent aus den vor
drei Jahren an den Jährlichen Programmfonds überwiesenen Spenden von
Einzelpersonen und Clubs. Diese Mittel werden dem Distrikt zur Finanzierung
unterschiedlicher Stiftungsprogramme zur Verfügung gestellt. Dazu gehören
u.a. Auslandsstipendien, District Simplified Grants oder der Sponsorenanteil
für einen Matching Grant.
Der Rotary-Foundation-Distriktausschuss trifft meist nach Rücksprache
mit den Clubs im Distrikt die generelle Entscheidung darüber, wie der
Distrikt die DDF-Mittel in einem bestimmten Jahr einsetzen wird. Der
Vorsitzende des Rotary-Foundation-Distriktausschusses unterzeichnet
Anträge auf Fördermittel entsprechend dieser Entscheidungen. Ihr Distrikt hat
möglicherweise Mittel zur Finanzierung von stiftungsbezogenen Aktivitäten
Ihres Clubs zur Verfügung. Erkundigen Sie sich beim Vorsitzende des RotaryFoundation-Distriktausschusses, welche DDF-Mittel erhältlich sind. Der
Prozess zur Bewilligung von DDF-Mitteln ist je nach Distrikt unterschiedlich.
Allerdings muss die Verwendung von DDF-Mitteln in allen Distrikten
schriftlich vom Vorsitzende des Rotary-Foundation-Distriktausschusses
genehmigt werden.
87
6
Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations)
Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit
Das hohe öffentliche Ansehen von Rotary ist für den Erfolg eines Clubs
von entscheidender Bedeutung. Eine gute Öffentlichkeitsarbeit kann die
Wirkung von Clubaktivitäten, – von der Mitgliederrekrutierung bis hin zum
Gemeindienst – entscheidend verstärken. Obwohl sich mehrere Gruppen im
Club mit der Öffentlichkeitsarbeit beschäftigen können, ist der Ausschuss für
Öffentlichkeitsarbeit für die Koordination der PR-Arbeit verantwortlich.
Im Clubausschuss für Öffentlichkeitsarbeit sollten redegewandte Rotarier
mitwirken, die umfassend über Rotary International und den Club informiert
sind und den Medien gegenüber als kompetente Clubsprecher auftreten
können. Für diese Aufgabe kommen folgende Rotarier in Frage:
• Rotarier mit Berufserfahrung in der Medienarbeit
• Rotarier, die berufs- oder geschäftsmäßig mit den Medien zu tun haben
(z. B. in der Werbebranche arbeiten)
• Rotarier, die gut sprechen, schreiben und fotografieren können
• Führende kommunale, Hochschul- oder Kirchenvertreter des
Gemeinwesens
• Rotarier, die über fundierte Kenntnisse über Rotary International und
den Club verfügen
• Webdesigner.
Aufgaben des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit
• Informiert die Öffentlichkeit über den Club und Rotary – seine
Geschichte, Ziele und Erfolge – vor allem im Monat des RotaryBewusstseins (Januar).
• Bleibt mit den Medien in Kontakt, um eine angemessene
Berichterstattung in den Medien über die Clubaktivitäten abzusichern.
• Arbeitet mit Clubausschüssen zusammen, die Dienstaktivitäten
durchführen, um erfolgreiche Clubprojekte über die örtlichen Medien
bekannt zu machen.
• Stellt eine Liste der Medienkontakte auf und aktualisiert diese
regelmäßig.
• Antwortet schnell und präzise auf Fragen von Medienvertretern über
den Club.
• Berät den Clubpräsidenten in Fragen der Öffentlichkeitsarbeit.
89
• Steht mit wichtigen Organisationen und führenden Vertretern des
Gemeinwesens in Kontakt.
• Informiert den Vorsitzenden des Distriktausschusses für
Öffentlichkeitsarbeit über wichtige Ereignisse, die möglicherweise im
größeren Rahmen interessant sein könnten.
• Arbeitet mit dem Zeitschriftenausschuss zusammen, um RI über
veröffentlichungswürdige Clubprojekte zu informieren.
Anleitung der Ausschussmitglieder
Der Ausschussvorsitzende sollte die Ausschussmitglieder entsprechend
vorbereiten, damit diese wirksam die PR-Arbeit des Clubs leiten:
• Informieren Sie die Ausschussmitglieder über die Aufgaben im
Zusammenhang mit der PR-Arbeit des Clubs.
• Nennen Sie Beispiele für erfolgreiche und erfolglose PR-Kampagnen
in der Vergangenheit und erörtern Sie die Gründe für den Erfolg bzw.
Misserfolg, um daraus Konsequenzen für die aktuelle Arbeit zu ziehen.
• Stellen Sie den Ausschussmitgliedern einen Veranstaltungskalender mit
kommunalen und Clubterminen zwecks Planung zur Verfügung.
• Stellen Sie eine Liste mit Clubgästen zusammen, die für die Lokalmedien
interessant sein könnten, z. B.:
— Stipendiaten der Rotary Foundation
— Teilnehmer am Jugendaustausch
— GSE-Teilnehmer
— Governor
— interessante oder prominente Gastreferenten für die wöchentlichen
Programme.
Zusammenarbeit mit anderen Clubamtsträgern
Der Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit ist zwar der Hauptverantwortliche
für die Koordination von PR-Kampagnen des Clubs, doch können andere
Clubausschüsse und Clubamtsträger die Bemühungen um ein positives Image
von Rotary wirksam unterstützen. Folgende Clubausschüsse unterstützen die
PR-Arbeit des Clubs:
• Ausschuss für Mitgliederentwicklung: durch die Rekrutierung von
neuen Mitgliedern, die im Medienbereich arbeiten.
• Ausschuss für Rotary-Information: durch die Bereitstellung aktueller
Informationen über Rotary und den Club.
• Zeitschriften-Ausschuss: durch Verteilung der Zeitschrift The Rotarian
oder der Rotary-Regionalzeitschrift an örtliche Medien und kommunale
Einrichtungen.
• Alle dienstbezogenen Ausschüsse: die berichtenswerte Aktivitäten
durchführen.
90
Richtlinien für die Öffentlichkeitsarbeit des Clubs
Anliegen der Öffentlichkeitsarbeit von Rotary
• Ziel der Öffentlichkeitsarbeit von Rotary ist es, das Verständnis, die
Wertschätzung und die Unterstützung der Aufgaben und Programme
von Rotary zu fördern.
• Die PR-Arbeit sollte bei allen Rotariern die Überzeugung fördern, dass
gute Werbung und Öffentlichkeitsarbeit und ein positives Image für
Rotary erstrebenswerte und unerlässliche Ziele sind.
PR-Aufgaben des einzelnen Rotariers
• Rotarier sollten sich umfassend über Ziele, Programme und Aktivitäten
von Rotary informieren.
• Sie sollten persönliche und berufliche Kontakte nutzen, um die Ziele und
Erfolge von Rotary bekannt zu machen.
• Sie sollten dafür sorgen, dass ihr Club im Gemeinwesen gut bekannt ist,
indem sie andere persönlich darüber informieren, was Rotary ist und tut.
Umgang mit Vorurteilen und negativen Meinungen
• Ein Club sollte negativen Meinungen und Vorurteilen durch gezielte
Informationskampagnen entgegenwirken und sein Dienstprogramm
möglichst ausbauen.
• Falls ein Problem oder eine Situation entsteht, das oder die sich auch auf
andere Clubs oder RI auswirken könnte, sollte der Club den Governor so
schnell wie möglich darüber informieren, um ein gemeinsames Handeln
zu ermöglichen.
• Der Governor hat die Pflicht, die Clubs bei der Verhinderung oder
Lösung von lokalen Problemen auf dem Gebiet der Öffentlichkeitsarbeit
zu beraten und zu unterstützen. Der Generalsekretär unterstützt die
Governors und die Clubs und informiert regelmäßig den Präsidenten
und den Zentralvorstand und legt ihnen diejenigen Probleme vor, die
ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.
Öffentlichkeitsarbeit und Clubprojekte
• Führen Sie jedes Jahr ein größeres Gemeindienstprojekt durch.
• Informieren Sie die Öffentlichkeit aktiv über die erfolgreichen Projekte
des Clubs.
• Wirken Sie negativen Meinungen und Vorurteilen über Rotary durch
positive Dienstprojekte entgegen.
• Führen Sie jährliche oder langfristige Projekte durch (sofern machbar),
durch die der Club öffentlich bekannt wird und die eindeutig mit dem
Club in Verbindung gebracht werden.
6 Public Relations (Öffentlichkeitsarbeit)
91
Rotary und die Beziehung zu den Medien
• Treffen Sie geeignete Maßnahmen, um die Beziehungen zwischen Rotary
und den Nachrichtenmedien zu verbessern.
• Führen Sie unter Berücksichtigung der sozialen und kulturellen
Bedingungen und der Beziehungen zu den örtlichen Medien die
folgenden Club- und Distriktaktivitäten durch, um die Beziehungen
zwischen Rotary und den Nachrichtenmedien zu verbessern:
— Bitten Sie Medienvertreter darum, auf Clubmeetings über die Rolle
der Medien zu sprechen.
— Organisieren Sie Diskussionsrunden zwischen Rotariern und
Medienvertretern.
— Fordern Sie die Rotarier auf, an Schulungsseminaren zur Medienund PR-Arbeit teilzunehmen.
— Helfen Sie jungen Journalisten mit Zuwendungen zur beruflichen
Fortbildung mit der Verpflichtung, dem Club über ihre Erfahrungen
und Entwicklung zu berichten.
— Lassen Sie Medienvertreter am GSE-Austausch teilnehmen.
— Bemühen Sie sich um die Aufnahme von Mitgliedern, die im
Medienbereich tätig sind.
Clubsprecher
Zum Clubsprecher sollten Rotarier gewählt werden, die das Gemeinwesen
kompetent über Rotary informieren können.
RI-Auszeichnung für Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations Award)
Diese Auszeichnung wird an Clubs und Distrikte vergeben, die herausragende
Medienarbeit leisten und deren Programme das öffentliche Ansehen von
Rotary sichtbar erhöhen.
Gewinnung neuer Mitglieder durch die Öffentlichkeitsarbeit
Rotary Clubs sollten:
• Eine Öffentlichkeitsarbeit betreiben, die den Eintritt in Rotary für die
wachsende Anzahl junger Berufstätiger in verantwortlichen Positionen
attraktiv macht.
• Maßnahmen treffen, damit die wöchentlichen Programme besser in der
Öffentlichkeit bekannt gemacht werden und ihr Zusammenhang mit
dem Ziel von Rotary verdeutlicht wird.
• Gezielt relevante Gemeindienstprojekte durchführen, die eine große
Wirkung auf die Öffentlichkeit haben.
Die PR-Arbeit ist wichtig, um neue Mitglieder zu gewinnen und Austritten
vorzubeugen. Die Bedeutung der PR-Arbeit muss jedem Rotary Club und
insbesondere den Ausschüssen für Mitgliederentwicklung klar sein.
92
Ressourcen für die PR-Arbeit
RI-Ressourcen
Die folgenden Publikationen, Materialien und anderen Hilfsmitteln für
die Öffentlichkeitsarbeit sind von Rotary International erhältlich. Weitere
Informationen finden Sie im RI-Katalog (019-GE).
Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN)
Promoting Rotary on the Web (271-EN)
PR Tips: Regelmäßig herausgegebenes E-Mail-Mitteilungsblatt mit
erfolgreichen PR-Beispielen von Rotary Clubs, Pressemitteilungen,
aktualisierten Faktenblättern und wertvollen Tipps für die PR-Arbeit (kann im
Abschnitt „Effective Public Relations“ auf der RI-Website abonniert werden) .
RI-Website (www.rotary.org): Enthält viele Informationen zur
Öffentlichkeitsarbeit: Beispiele erfolgreicher PR-Kampagnen aus aller Welt,
Musterpressemitteilungen und zahlreiche Tipps und Vorschläge.
Rotary Public Relations for the 21st Century (269-EN): Videokassette
Rotary-PSAs: Zur Veröffentlichung in Presse, Rundfunk und Fernsehen,
produziert von Rotary International.
Personelle Ressourcen
• RI-Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations Division): Bietet
allgemeine Ratschläge zur Öffentlichkeitsarbeit, gibt Faktenblätter zur
Geschichte, wichtigen Programmen und Dienstaktivitäten von Rotary
heraus, stellt Grafiken zur Verfügung und veröffentlicht örtliche Storys
von nationalem oder internationalem Interesse.
Telefon: (847) 866-3000
Fax: (847) 866-8237
E-Mail: [email protected]
• Distriktausschüsse (v. a. der Distriktausschuss für Öffentlichkeitsarbeit)
• Rotary-Sprecher: Internationale, Distrikt- und Clubamtsträger; Alumni
und Stipendiaten der Rotary Foundation; Teilnehmer am Rotary-Jugendaustausch
93
Erhöhung von Rotarys Ansehen in der Öffentlichkeit
Die Methoden und Praktiken der Öffentlichkeitsarbeit sind von Land zu
Land unterschiedlich. Ungeachtet der kulturellen Unterschiede zwischen
einzelnen Ländern sollten alle Rotary Clubs mit dem Gemeinwesen in Kontakt
treten. Clubs müssen dafür Sorge tragen, dass Rotary und seine Aktivitäten
im Gemeinwesen bekannt sind und ein hohes Ansehen genießen. Alle
Clubmitglieder haben diese Aufgabe.
Eine wirksame Öffentlichkeitsarbeit kann die verschiedensten Formen
annehmen: von der Werbung für die Dienstaktivitäten des Clubs im
Clubbulletin bis hin zu Zeitungsartikeln über ein interessantes Referat, das im
Club gehalten wurde. Ein positives Echo in der Öffentlichkeit unterstützt die
Anstrengungen zur Rekrutierung neuer Mitglieder und erhöht die Bereitschaft
der Bevölkerung, Clubdienstaktivitäten finanziell oder durch ehrenamtliche
Arbeit zu unterstützen.
In Bezug auf die Öffentlichkeitsarbeit verlangt der Zentralvorstand von den
Clubs, dass sie:
• gute Kontakte mit den Nachrichtenmedien pflegen
• erfolgreiche kommunale Dienstprojekte und -aktivitäten publik machen
• die Ziele und Erfolge von Rotary in THE ROTARIAN bzw. der
Regionalzeitschrift, Rotary World und anhand anderer Hilfsmittel und
Techniken in der Öffentlichkeit bekannt machen
• Rotarier dazu auffordern, ihre Freunde und Mitarbeiter über Rotary zu
informieren
• führende Kommunalvertreter, junge Leute und andere Zielgruppen von
besonderem Interesse auf Rotary aufmerksam machen
• durch positives Herangehen negative Meinungen im Gemeinwesen
unterbinden oder korrigieren, die dem Ruf von Rotary schaden oder
Rotarys Wirksamkeit beeinträchtigen könnten
• die Mitgliederentwicklung durch gute Öffentlichkeitsarbeit fördern
• die Vertretung aller Medien in der Clubmitgliedschaft anstreben.
Das bewusste Zugehen von Rotariern auf Nicht-Rotarier ist eine Möglichkeit,
die Öffentlichkeit über Rotary zu informieren. Die Imagepflege muss im Club
und im Gemeinwesen stattfinden.
Im Club sollte dies folgendermaßen geschehen:
• Fordern Sie die Mitglieder dazu auf, sich gründlich mit dem Ziel von
Rotary, den rotarischen Programmen und den Clubaktivitäten vertraut
zu machen.
• Bitten Sie die Clubmitglieder darum, ihre persönlichen und beruflichen
Kontakte zu nutzen, um die Ziele und Erfolge von Rotary bekannt zu
machen.
94
Im Gemeinwesen können Sie das Ansehen des Clubs und von Rotary
International fördern, indem Sie:
• Clubprojekte und Clubaktivitäten bekannt machen, die für die örtlichen
Medien von Interesse sind.
• eine Clubbroschüre oder Club-Website gestalten, die über Rotary
International und Ihren Club informiert.
• Beziehungen mit den örtlichen Medien pflegen.
95
Planung einer PR-Kampagne
Eine wirksame PR-Kampagne braucht Zeit, Arbeit und eine gute Planung.
Dabei sollte in enger Zusammenarbeit mit dem Clubpräsidenten und
anderen Ausschussmitgliedern eine Strategie vor oder zu Beginn des neuen
Rotary-Jahres entwickelt werden. Ein praktischer Ausgangspunkt für eine
solche Strategie ist ein Kalender, in dem die wichtigsten Termine für das Jahr
eingetragen sind. Eine wirksame Methode zur Erarbeitung eines PR-Plans
besteht darin, sich einen leeren Kalender zur Hand zu nehmen und die Tage
zu markieren, an denen Ihr Club „berichtswürdige“ Aktivitäten durchführen
wird. Dies könnten z. B. Dienstprojekte sein, die dem Gemeinwesen direkt
zugute kommen.
Zielpublikum
Um ein positives Image von Rotary im Gemeinwesen zu schaffen, muss die
Öffentlichkeitsarbeit auf unterschiedliche Gruppen zugeschnitten sein, zum
Beispiel:
• örtliche Medien (Presse, Rundfunk, Fernsehen)
• Fachjournalisten, die sich bestimmten Themen (Bildung, Gesundheit
usw.) widmen
• Mitarbeiter von örtlichen staatlichen Behörden
• Geschäftsleute
• Lernende und Lehrende
• führende Kommunalvertreter
• kommunale Organisationen
• Menschen, denen mit Rotary-Projekten geholfen wird.
Was ist berichtenswert?
Welche Informationen und Meldungen Journalisten und andere
Medienvertreter interessiert, ist je nach Land unterschiedlich. Die folgenden
Themen gelten im Allgemeinen als berichtenswert:
• Projekte und Aktivitäten im Gemeinwesen
• Notfälle und Notsituationen im Gemeinwesen
• zeitgemäße Berichte über andere Menschen (Human-Interest-Storys)
• Berichte über örtliche Geschehen, die einen nationalen oder globalen
Trend deutlich machen
• Aktivitäten von prominenten Bürgern des Gemeinwesens
• Storys mit starker optischer Ausstrahlung.
Im Folgenden sehen Sie eine Auswahl an rotarischen Storys, die wirksam
veröffentlicht werden könnten:
• vorbildliche ehrenamtliche Arbeit
• Zusammenarbeit von Menschen aus unterschiedlichen Ländern und
Kulturen
• örtliche Projekte von Rotary bzw. der Rotary Foundation
• Teilnahme an rotarischen Austauschprogrammen (Jugendaustausch,
Stipendien, GSE usw.)
• Human-Interest-Storys über Menschen, denen Rotary geholfen hat
96
• PolioPlus-Aktivitäten, insbesondere in polio-endemischen Gebieten
• Projekte, bei denen ortsansässige Jugendliche oder ein prominenter
Vertreter des Gemeinwesens mitwirken
• Storys mit starker optischer Ausstrahlung.
Anhang 11 („Medienarbeit“)
und Anhang 12
(„Kernbotschaften von
Rotary“) enthalten weitere
Informationen über die
Zusammenarbeit mit den
Medien.
Zusammenarbeit mit den Medien
Wenn Sie eine Story in den Medien veröffentlichen möchten, sollten Sie sich
gut vorbereiten, um nicht unnötig Zeit Ihres Kontaktpartners in Anspruch zu
nehmen. Dabei bietet sich folgendes Vorgehen an:
• Informieren Sie sich über alle Fakten des Berichts, der veröffentlicht
werden soll.
• Setzen Sie einen redegewandten und gut informierten Sprecher ein.
• Bereiten Sie ein Faktenblatt vor.
• Schreiben Sie eine Pressemitteilung oder Medienmeldung.
Aufbau von Beziehungen mit den Medien
Journalisten stehen meist unter Zeitdruck. Nichtsdestotrotz ist die gute
Kontaktpflege mit den Medien für eine wirksame Öffentlichkeitsarbeit des
Clubs unabdingbar. Die folgenden Methoden haben sich dabei als nützlich
erwiesen:
• Nehmen Sie Medienvertreter als Mitglieder in den Club auf.
• Stiften Sie Preise für Journalisten.
• Laden Sie Medienvertreter als Gastreferenten in den Club ein.
• Organisieren Sie Diskussionsrunden oder Seminare und laden Sie
Rotarier und Medienvertreter dazu ein.
Medienarten
In den meisten Orten sind unterschiedliche Medienarten vertreten:
• Zeitungen (Papier- und Online-Version)
• örtliche Rundfunksender
• öffentliches Fernsehen und Kabelfernsehen.
Sie sollten sich überlegen, welche Medienart sich am besten für das Projekt
oder die Aktivität eignet, die publik gemacht werden soll. Wenn der Bericht
beispielsweise eine starke optische Komponente hat, könnte er besonders für
den örtlichen Fernsehsender von Interesse sein.
Angesichts des starken Andrangs auf Platz und Zeit in den Medien ist es
mitunter besser, die folgenden unkonventionelleren Medienformen für die
Berichterstattung über Projekte, Aktivitäten und die Arbeit Ihres Rotary Clubs
zu wählen:
• Online-Publikationen
• Fachzeitschriften
• öffentliche Kabelstationen
• öffentlich-rechtliche Radioprogramme und Talk-Radio
• Mitteilungsblätter von Unternehmen und Berufsverbände
• Hochschulpublikationen (z. B. Uni-Zeitung)
• Mitteilungsblätter anderer gemeinnütziger Organisationen
97
Anhang 11: Medienarbeit
Sie können eine Reihe von Medienformen dazu nutzen, das Ansehen des
Clubs in der Öffentlichkeit zu erhöhen.
Pressesprecher: Für diese Funktion eignen sich zugängliche, gut informierte
und redegewandte Rotarier, die mit allen Aspekten von Rotary und des Clubs
vertraut sind. Obwohl diese Aufgabe in erster Linie vom Clubpräsidenten
übernommen wird, kann der Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit andere
Clubmitglieder auf diese Rolle vorbereiten. Manchmal sind die besten
Clubsprecher Personen, denen Rotary geholfen hat.
Pressemitteilung: Ein kurzer Bericht, der die grundlegenden Fragen nach dem
Wer, Was, Wo, Wann, Wie und Warum beantwortet. Damit sollten den Medien
kurz und bündig Informationen mitgeteilt werden, die sich als Ausgangspunkt
für einen Artikel oder Bericht eignen.
Fotos: Fotos in hoher Qualität erhöhen die Chancen, dass Ihre Pressemitteilung
von den Medien verwendet wird. Am besten eignen sich kreative Fotos, die
eine Aktion darstellen oder eine Geschichte erzählen. Für Zeitungsberichte
werden in der Regel Schwarzweiß-Fotos benötigt. Legen Sie eine
Bildunterschrift bei, die das fotografierte Ereignis beschreibt oder abgebildete
Personen benennt. Beauftragen Sie möglichst immer professionelle Fotografen
mit den Aufnahmen.
Faktenblätter: Faktenblätter liefern wertvolle Hintergrundinformationen
zu einem bestimmten Thema, die den Zusammenhang zwischen einem
lokalen Beispiel und der ehrenamtlichen Arbeit von Rotariern in aller Welt
verdeutlichen. Rotary gibt zahlreiche Faktenblätter über Rotary-Programme
heraus. Legen Sie diese Ihrem Medienkit bei oder fertigen Sie eigene
Faktenblätter an.
Ideenvorschlag: Ein Ideenvorschlag ist persönlicher als eine Pressemitteilung.
Er stellt eine Idee für einen Beitrag vor und bietet Hilfe für die weitere
Verarbeitung an. Wichtig ist, den Vorschlag sorgfältig auf einen bestimmten
Journalisten und ein bestimmtes Medium auszurichten.
Pressekonferenz: Eine Konferenz mit örtlichen Journalisten sollte nur dann
einberufen werden, wenn der Club ein Ereignis ankündigen möchte, das für
das Gemeinwesen von sehr großem Interesse ist. Im Allgemeinen reichen
Pressemitteilungen und der persönliche Kontakt mit Journalisten aus.
Rotary-PSAs (Public Service Announcements): In einigen Ländern
müssen Rundfunk- und Fernsehstationen Sendezeit für öffentliche
Ankündigungen (PSAs) bereitstellen. Diese werden kostenlos und in erster
Linie von Gemeinnützigen Organisationen ausgestrahlt, um besondere
Ereignisse anzukündigen oder Mitteilungen von besonderem Interesse zu
veröffentlichen. In anderen Ländern besteht wiederum die Möglichkeit für
gemeinnützige Organisationen, Sendezeit zu diesem Zweck verbilligt zu
kaufen. Eine Reihe unterschiedlicher PSAs sind bei Rotary International
erhältlich (siehe RI-Katalog (019-GE).
98
Medienkit: Das Medienkit ist eine Sammlung von Hintergrundinformatio
nen, die insbesondere für Veranstaltungen und andere geplante Aktivitäten
nützlich sind. Im Idealfall ist das Medienkit ein Ordner mit Seitentaschen
und einem Rotary-Kennzeichen (z. B. Logo) und enthält allgemeine
Materialien über den Club und Rotary sowie Informationen über die jeweilige
Veranstaltung bzw. Aktivität.
Grundlegende Informationen über Rotary: Denken Sie daran, bei jeder
Kommunikation mit der Öffentlichkeit oder den Medien grundlegende
Informationen über Rotary einfließen zu lassen. Allzu oft wird nur über die
eigentliche Rotary-Aktivität berichtet, ohne über Rotary selbst zu informieren.
99
Anhang 12: Kernbotschaften von Rotary
Die folgenden Aussagen können in dieser oder in abgewandelter Form für
Interviews mit Medienvertretern verwendet werden:
• Rotary ist ein globales Netz aus ehrenamtlichen Helfern.
• Rotary möchte die Lebensqualität aller Menschen verbessern.
• Rotary ist eine internationale Dienstorganisation, deren 1,2 Millionen
Mitglieder geschäftlich und beruflich tätige Frauen und Männern sind,
die ehrenamtliche Arbeit leisten, um Bedürfnisse in ihren und anderen
Gemeinwesen zu decken.
• Rotary ist da, um Gutes in der Welt zu leisten. Rotary initiiert örtliche
und internationale Dienstprojekte, um Völkerverständigung und Frieden
zu fördern und die Lebensbedingung von Menschen jedes Alters und
aller Kulturen zu verbessern. Rotarys Stärke liegt in der ehrenamtlichen
Arbeit seiner Mitglieder, einem internationalen Netz aus Geschäftsleuten
und Berufstätigen in führenden Positionen, die vielfältigste Programme
zur Deckung menschlicher Bedürfnisse realisieren.
• Rotarier sind Frauen und Männer mit Integrität aus den
unterschiedlichsten Bereichen der Geschäfts- und Berufswelt. Sie sind
ehrenamtliche Helfer jedes Alters, die Probleme im eigenen und anderen
Gemeinwesen zu lösen versuchen.
• Rotarys Stärke liegt in seiner lokalen und internationalen Ausstrahlung.
Mit über 30.000 Dienstclubs in mehr als 160 Ländern ist Rotary bestens
in der Lage, die Lösung dringlicher Probleme wie schlechte Gesundheit
und Hygiene, Hunger und Umweltzerstörung in Angriff zu nehmen.
• Mit seinen ehrenamtlichen Helfern und durch die finanzielle
Unterstützung von Impfaktionen hilft Rotary, ein Land nach dem
anderen und eine Region nach der anderen von der Kinderlähmung zu
befreien. Die Kinderlähmung ist erst dann vollständig ausgerottet, wenn
alle Länder und Regionen poliofrei sind.
• Rotarys kommunal verankerte Führungsrolle in betroffenen Ländern
gab den Ausschlag bei der Entscheidung der World Health Assembly,
die Polioausrottung zum Ziel zu erklären. Rotary International
ist der wichtigste private Partner im weltweiten Kampf gegen die
Kinderlähmung.
100
7
Clubverwaltung
Die Clubverwaltung bildet den Rahmen für einen gut funktionierenden Club.
Für einen reibungslosen Clubbetrieb müssen folgende Verwaltungsaufgaben
erledigt werden:
• Förderung, Kontrolle und Meldung der Präsenz
• Organisation von Programmen für die wöchentlichen und spezielle
Meetings
• Förderung von freundschaftlichen Beziehungen unter den
Clubmitgliedern (Fellowship)
• Information der Mitglieder:
— über das Clubbulletin
— über die offizielle Zeitschrift von Rotary, The Rotarian, oder eine
anerkannte Rotary-Regionalzeitschrift.
Die für Verwaltungsaufgaben zuständigen Rotarier müssen
zusammenarbeiten und die Arbeit in allen der o.g. Bereichen koordinieren, um
einen reibungslosen Clubbetrieb zu gewährleisten.
In den für die Clubverwaltung zuständigen Ausschüssen sollten Rotarier
mitwirken, die folgende Kriterien erfüllen:
• Detailorientiertes Arbeiten
• Gründliche Kenntnisse der Richtlinien von Rotary in Bezug auf die
Clubverwaltung
• Organisationstalent
• Verständnis der Logistik
• Kommunikations- und Schreibtalent
• Design- oder Desktop-Publishing-Erfahrung
• Computerkenntnisse.
Die folgenden Ausschüsse beschäftigen sich hauptsächlich mit Fragen der
Clubverwaltung:
Präsenz
• Fördert die Teilnahme der Mitglieder an den regulären Meetings des
eigenen oder anderer Clubs, falls das Mitglied nicht in der Lage ist, die
Meetings des Clubs zu besuchen.
• Informiert alle Mitglieder über die Präsenzvorschriften.
101
• Unternimmt Anstrengungen, um bessere Bedingungen für eine gute
Präsenz zu schaffen.
• Fördert die Teilnahme aller Mitglieder auf allen Rotary-Veranstaltungen,
einschl. Distriktkonferenz, Schulungsveranstaltungen des Distrikts,
Intercity-Meetings und RI-Jahreskongress.
Clubbulletin
• Veröffentlicht Nachrichten über den Club, die Mitglieder und Rotary
weltweit im wöchentlichen Clubbulletin.
• Fördert das Interesse der Mitglieder an den Aktivitäten des Clubs und
wirbt für bessere Präsenz.
• Gibt das Programm des nächsten Clubmeetings bekannt.
• Berichtet über die Höhepunkte des letzten Meetings.
• Fördert den Zusammenhalt der Mitglieder.
• Vertieft die Kenntnisse der Mitglieder über Rotary.
Clubdienst
• Berät und unterstützt die Mitglieder bei der Ausübung ihrer
Clubdienstpflichten.
• Beaufsichtigt die Arbeit aller Ausschüsse, die mit dem Clubdienst im
Zusammenhang stehen.
• Fördert Bekanntschaft und Freundschaft unter den Clubmitgliedern.
• Fordert die Mitglieder zur Teilnahme an den Freizeit- und sozialen
Aktivitäten des Clubs auf.
• Begrüßt rotarische und nicht-rotarische Gäste.
Zeitschrift
• Fördert das Interesse an der Zeitschrift The Rotarian oder der offiziellen
Regionalzeitschrift von Rotary.
• Plant eine Aktivität anlässlich des Zeitschriften-Monats (April).
• Organisiert jeden Monat eine kurze Rezension über den Inhalt der
Zeitschrift während des regulären Clubmeetings.
• Fordert dazu auf, die Zeitschrift zur Einführung neuer Mitglieder zu
nutzen.
• Überreicht nicht-rotarischen Rednern auf wöchentlichen oder anderen
Meetings ein Exemplar der Zeitschrift.
• Besorgt ein Abonnement der Zeitschrift für Bibliotheken, Krankenhäuser,
Schulen und andere Leseräume.
• Schickt Artikel und Fotos über Clubprojekte an den Redakteur von The
Rotarian oder der offiziellen Regionalzeitschrift.
Programm
• Plant und organisiert die Programme für alle regulären Meetings und
Sonderveranstaltungen des Clubs.
• Gestaltet den Inhalt der Programme so, dass sie für alle Clubmitglieder
relevant und interessant sind.
102
Zusammenarbeit mit anderen Ausschüssen
Die o.g. Ausschüsse sind zwar direkt für die verschiedenen
Verwaltungsaufgaben zuständig, doch kann die Effizienz ihrer Arbeit
durch die Zusammenarbeit mit anderen wichtigen Clubausschüssen und
Clubamtsträgern noch gesteigert werden. Beispiel:
• Die für die Orientierung und Betreuung neuer Mitglieder
verantwortlichen Ausschüsse können Neumitglieder speziell auf
wichtige Richtlinien und Verfahren des Clubs und von Rotary allgemein
hinweisen.
• Mitglieder des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit könnten eine Liste
von Personen und Organisationen zusammenstellen, an die The Rotarian
oder die offizielle Rotary-Regionalzeitschrift verteilt werden sollte, um
das Gemeinwesen auf die Ziele und Aktivitäten von Rotary aufmerksam
zu machen.
• Die für Dienstprojekte zuständigen Ausschüsse könnten aktuelle
Informationen über Projekte und Aktivitäten im Clubbulletin
veröffentlichen.
103
Ressourcen für die Clubverwaltung
Online-Ressourcen
RI-Website (www.rotary.org): Bietet eine Fülle an Informationen über RI.
Rotary Business Portal: Online-Tool der RI-Website. Hier können
Clubpräsidenten und -sekretäre administrative Aufgaben erledigen: Club- und
Mitgliederdaten aktualisieren, Mitgliedsbeiträge zahlen, die Online-Version
des Official Directory (007-EN) durchsuchen und Statistiken über Spenden für
die Rotary Foundation einsehen.
Empfohlene Satzung für Rotary Clubs (Online-Version): Ist auch im
Verfahrenshandbuch enthalten.
Einheitliche Verfassung der Rotary Clubs (Online-Version): Ist auch im
Verfahrenshandbuch enthalten.
Nachschlagewerke und andere Publikationen
Katalog (019-GE): Verzeichnis der erhältlichen RI-Publikationen, Ton- und
Videobänder, Formulare und anderer Artikel. Wird jährlich aktualisiert.
Handbuch des Clubsekretärs (229-GE): Teil der Mappe für Clubausschüsse (225GE). Gibt einen Überblick über die Aufgaben des Clubsekretärs und enthält
Informationen zur Rolle des Clubschatzmeisters.
Verfahrenshandbuch (035-GE): Vom Zentralvorstand und Kuratorium der
Rotary Foundation nach der Tagung des Gesetzgebenden Rates aller drei Jahre
herausgegebene Richtlinien und Verfahren.
Official Directory (007-EN): Namen, Adressen und Telefonnummern der
Amtsträger, Ausschüsse und Verwaltungsmitarbeiter von RI; weltweites
Verzeichnis der Distrikte und Governors; alphabetisches Verzeichnis der Clubs
jedes Distrikt mit Angabe der Präsidenten, Sekretäre, Treffzeiten und -orte.
Visual Identity Style Manual (547-EN): Standardwerk für die Gestaltung von
rotarischen Publikationen und die richtige Verwendung des Rotary-Emblems
und anderer rotarischer Zeichen.
Nachrichtenpublikationen
Monatsbrief des Governors: Das Schreiben des Governors dient der
Information und Motivation der Clubamtsträger sowie der Anerkennung
hervorragender Clubarbeit.
THE ROTARIAN: Offizielle Monatszeitschrift von RI. Neben THE ROTARIAN
werden weltweit über 30 Regionalzeitschriften in mehr als 20 Sprachen für
Rotarier herausgegeben.
Rotary News Basket (546-EN) : Wöchentlicher Bericht mit aktuellen Meldungen
und Kurzartikeln über Rotary.
Rotary World – Die Welt von Rotary (050-GE): Achtseitiges Journal im
Zeitungsformat für rotarische Führungskräfte. Erscheint fünfmal jährlich.
104
7 Clubverwaltung
Mitarbeiterstab von RI
Vertreter für Club- und Distriktverwaltung (CDA): Die RI-Mitarbeiter in
Schlüsselpositionen im Zentralbüro und den internationalen Büros von RI sind
für administrative Fragen zuständig. Ein Verzeichnis der internationalen Büros
und RI-Mitarbeiter finden Sie im Official Directory (007-EN) und auf der RIWebsite.
105
Präsenz
Förderung der Präsenz
Die Präsenz (Teilnahme an Clubmeetings) ist ein wichtiger Indikator für
die Vitalität des Clubs. Sinkende Präsenzraten sind oft der Hinweis auf ein
größeres Problem. In diesem Fall sollten so schnell wie möglich die Ursachen
für die abnehmende Präsenz aufgedeckt und etwas dagegen unternommen
werden. Als Vorsitzender des Ausschusses für Clubverwaltung können Sie die
regelmäßige Präsenz der Mitglieder auf folgende Weise fördern:
• Verfolgen Sie Präsenztrends aufmerksam: Wenn die Präsenzraten fallen,
müssen Sie herausfinden, warum das so ist.
• Konzipieren Sie einen Fragebogen, um festzustellen, aus welchen
Gründen Mitglieder nicht regelmäßig an den wöchentlichen Meetings
teilnehmen. Die Antworten können den Clubamtsträgern wichtige
Hinweise geben, wie Meetings und andere Clubaktivitäten besser
gestaltet werden können, um die Präsenz zu erhöhen.
• Richten Sie ein System im Club ein, das die Präsenz fördert und kontrolliert.
• Arbeiten Sie mit den für Clubprogramme verantwortlichen Rotariern
daran, interessante und relevante Meetings zu gestalten, zu denen die
Mitglieder gern kommen.
• Machen Sie den neuen Mitgliedern und ihren Betreuern klar, wie wichtig
die Teilnahme an den Meetings ist.
• Fordern Sie die Mitglieder auf, versäumte Meetings nachzuholen.
• Veranstalten Sie eventuell „Präsenzwettbewerbe“ im eigenen Club oder
mit anderen Clubs.
• Zeichnen Sie Mitglieder aus, deren Präsenz mustergültig ist.
Wichtig ist, dass Sie Mitglieder, die drei Meetings hintereinander versäumt
haben, anrufen oder anderweitig kontaktieren und sie daran erinnern, dass sie
automatisch ausgeschlossen werden können, wenn sie ein viertes Mal fehlen.
Präsenzrichtlinien
Der Zentralvorstand hat folgende Richtlinien für die Präsenz festgelegt:
• Jedes Mitglied sollte an allen regulären Clubmeetings teilnehmen.
• Ein Mitglied gilt als anwesend, wenn es an mindestens 60 Prozent des
Meetings teilgenommen hat.
• Ein Mitglied kann ein versäumtes Meeting in den zwei Wochen vor oder
nach dem angesetzten Meeting auf folgende Weise nachholen:
— Das Mitglied nimmt an mindestens 60 Prozent eines regulären
Meetings in einem anderen Rotary Club teil.
— Das Mitglied nimmt nach Rücksprache mit dem Club an einem
regulären Meeting eines Rotaract Clubs, Interact Clubs oder Rotary
Community Corps teil.
— Das Mitglied besucht einen Jahreskongress von RI, eine Tagung des
Gesetzgebenden Rates, die Internationale Versammlung oder eine
andere rotarische Veranstaltung für ehemalige, amtierende oder
zukünftige Führungskräfte von RI.
106
7 Clubverwaltung
— Das Mitglied erscheint zur regulären Treffzeit am regulären
Treffpunkt eines anderen Clubs, obwohl der Club selbst nicht
erscheint.
— Das Mitglied nimmt mit Genehmigung des Clubvorstands an einem
Clubdienstprojekt oder einer vom Club gesponserten kommunalen
Veranstaltung teil.
— Das Mitglied besucht eine Sitzung des Clubvorstands, oder (nach
Genehmigung des Vorstands) eine Sitzung des Dienstausschusses, in
dem das Mitglied mitarbeitet.
• Ein versäumtes Meeting gilt unter folgenden Bedingungen als
„nachgeholt“:
— Das Mitglied war unterwegs zu oder von einer offiziellen RotaryVeranstaltung für ehemalige, amtierende oder zukünftige
Führungskräfte von RI.
— Das Mitglied war im dienstlichen Auftrag als Amtsträger oder
Mitglied eines RI-Ausschusses oder als Kurator der Rotary
Foundation unterwegs.
— Das Mitglied war persönlich bei einem vom Distrikt, von RI oder
von der Rotary Foundation unterstützten Dienstprojekt in einem
entlegenen Gebiet im Einsatz.
— Das Mitglied war im rotarischen Auftrag und mit Genehmigung des
Clubvorstands anderweitig beschäftigt und konnte deshalb nicht am
Clubmeeting teilnehmen.
• Die Abwesenheit eines Mitglieds kann aus folgenden Gründen
entschuldigt werden:
— Die Abwesenheit erfüllt Bedingungen und Umstände, die vom
Clubvorstand gebilligt wurden. Der Vorstand kann das Fehlen eines
Mitglieds entschuldigen, wenn er die Gründe für die Abwesenheit
als gut und ausreichend erachtet.
— Ein Mitglied, dessen Alter und Mitgliedsdauer zusammen
mindestens 85 Jahre ergeben, kann entschuldigt werden, wenn er
oder sie vorher den Clubsekretär schriftlich darum gebeten hat.
— Das Mitglied ist derzeit Amtsträger von RI.
Präsenzberichte
Der Zentralvorstand hat folgende Richtlinien für Präsenzberichte erteilt:
• Jeder Club muss seinen monatlichen Präsenzbericht innerhalb von 15
Tagen nach der letzten Zusammenkunft des jeweiligen Monats an den
Governor schicken.
• Clubs, die keinem Distrikt zugeordnet sind, senden ihre Präsenzberichte
direkt an den RI-Generalsekretär.
• Alle Mitglieder, deren Abwesenheit vom Clubvorstand entschuldigt
wurde, müssen in der Mitgliederstatistik für die Clubpräsenz mit erfasst
werden.
• Mitglieder, die deshalb entschuldigt sind, weil die Summe aus Alter und
Mitgliedsdauer mindestens 85 Jahre ergibt, sollten überhaupt nicht in der
Mitgliederstatistik erfasst werden (weder als anwesend noch als fehlend).
107
Sorgen Sie gemeinsam
mit dem Clubsekretär
dafür, dass der Club seinen
monatlichen Präsenzbericht
innerhalb von 15 Tagen nach
dem letzten Meeting des
Monats an den Governor
schickt.
108
Beendigung der Mitgliedschaft
Ein Mitglied kann aus einem oder mehreren der folgenden Gründe aus Rotary
ausgeschlossen werden:
• Das Mitglied war nicht mindestens zu 60 Prozent auf den regulären
Clubmeetings in jeder Hälfte des Rotary-Jahres anwesend.
• Das Mitglied hat nicht mindestens 30 Prozent der regulären
Clubmeetings in jeder Hälfte des Rotary-Jahres besucht.
• Das Mitglied hat an vier regulären Clubmeetings hintereinander
unentschuldigt gefehlt und diese auch nicht nachgeholt.
Wenn die Präsenzpflichten nicht erfüllt werden, kann dies zum Ausschluss
des Mitglieds führen, falls dessen Abwesenheit nicht vom Vorstand aus
zwingenden Gründen entschuldigt wird.
Wöchentliche Clubprogramme
Die wöchentlichen Meetings bilden den Kern der Clubaktivitäten. Sie bieten
eine ideale Gelegenheit, um:
• Wichtige Rotary-Informationen an die Mitglieder weiterzuleiten
• Die Teilnahme an Projekten, Aktivitäten, Meetings und Veranstaltungen
zu fördern
• Zusammenhalt und Freundschaft zu stärken.
Dabei darf nicht vergessen werden, dass die Clubmitglieder vielbeschäftigte
Menschen sind, deren Zeit kostbar ist. Gut organisierte Meetings zu
interessanten und relevanten Themen:
• Zeigen den Mitgliedern, dass es sich lohnt, Zeit und Ressourcen für die
Meetings aufzubringen
• Vertiefen das persönliche Wissen über Rotary
• Verdeutlichen den Wert einer kontinuierlichen Mitgliedschaft
• Stellen den Bezug zur lokalen und internationalen Gemeinschaft her.
Die wöchentlichen Meetings sollten gut geplant sein. Gehen Sie deshalb
folgendermaßen vor:
• Stellen Sie für jedes reguläre wöchentliche Meeting eine Tagesordnung
auf. Räumen Sie ausreichend Zeit für einen Vortrag oder ein Programm
sowie für geselliges Beisammensein (Fellowship) ein.
• Planen Sie Ersatzprogramme für den Fall, dass ein geplantes Programm
ausfällt oder ein Vortrag abgesagt wird.
• Beginnen und beenden Sie das Meeting pünktlich.
Das Programm sollte informativ und inspirierend sein, um die engagierte
Teilnahme der Clubmitglieder an Aktivitäten zum Wohle des Clubs, des
Gemeinwesens und anderer Länder zu stärken. Zu diesem Zweck können Sie
Folgendes tun:
• Achten Sie darauf, dass alle Programme im Zusammenhang mit Rotary
stehen.
• Legen Sie den Programminhalt so zeitig wie möglich fest (idealerweise
vor Beginn des neuen Jahres).
• Gestalten Sie die Programme möglichst so, dass sie sich auf aktuelle
Projekte, Aktivitäten oder auch Probleme des Clubs beziehen.
• Beauftragen Sie eventuell immer ein anderes Mitglied mit der
Programmgestaltung.
• Orientieren Sie sich bei der Planung von Sonderveranstaltungen am
rotarischen Kalender. (Zum Beispiel könnte ein Vortrag eines ehemaligen
Teilnehmers am Stipendienprogramm der Rotary Foundation für
November, dem Monat der Rotary Foundation, geplant werden.) Die
speziellen Rotary-Themen gewidmeten Tage, Wochen und Monate
sind auf der hinteren Umschlagseite des Official Directory (007-EN)
angegeben.
• Ein Meeting pro Monat sollte der Mitteilung von Rotary-Informationen,
der Weiterbildung zum Thema Rotary und dem Führungskräftetraining
vorbehalten bleiben.
7 Clubverwaltung
109
Die „Richtlinien zur
Planung der wöchentlichen
Meetings“ enthalten
Vorschläge zur
Programmgestaltung
und eine Liste der
Sonderveranstaltungen im
Rotary-Jahr.
110
Richtlinien für wöchentlichen Programme
• Jeder Club sollte in seiner Satzung eine feststehende Geschäftsordnung
für seine regulären wöchentlichen Meetings festlegen.
• Jedes reguläre wöchentliche Meeting sollte ein Referat oder anderes
Programm bieten und Zeit für geselliges Beisammensein lassen.
• Die Referate und Programme sollten in erster Linie rotarische Themen
zum Inhalt haben.
• Den Clubs wird empfohlen, Präsidenten anderer Rotary Clubs zu ihren
Meetings einzuladen, um die Zusammenarbeit, Kommunikation und
Freundschaft mit anderen Clubs zu fördern.
• Wenn Präsidenten anderer Clubs das Meeting besuchen, sollen sie
Gelegenheit erhalten, kurz über die Programme und Aktivitäten ihres
Clubs zu sprechen.
• In regelmäßigen Abständen sollten Clubs ein reguläres Meeting abhalten,
auf dem sie die Geschäfte, Aktivitäten und Angelegenheiten des Clubs
besprechen.
Der Ruf Rotarys als hervorragende Dienstorganisation oder Verband
Berufstätiger kann zwar helfen, neue Mitglieder zu gewinnen, was sie
aber bleiben lässt, ist die so genannte „Fellowship“: Freundschaft und gute
Beziehungen zwischen den Clubmitgliedern. Fellowship ist ein enormer
Motivationsfaktor. Sie gewährleistet, dass Mitglieder aktiv bleiben und
gemeinsam an den Aktivitäten und Projekten des Clubs teilnehmen. Ohne
Fellowship könnten Clubs wohl kaum irgend ein Ziel erreichen. Eine bis zwei
gesellige Veranstaltungen pro Jahr reichen für diesen wichtigen Aspekt nicht
aus. Die Förderung von Freundschaft und Gemeinschaftssinn sollte Teil jedes
Clubmeetings, jedes Projekts und jeder Aktivität sein.
Auch wenn sich Freundschaft und gute Beziehungen in vielen Clubs von
ganz allein entwickeln, können sie auf folgende Weise gefördert und gepflegt
werden:
• Geben Sie zu Beginn des Jahres ein Rundschreiben heraus, in dem der
Fellowship-Ausschuss über wichtige Anlässe (Geburtstage, Jubiläen
usw.) informiert wird.
• Bitten Sie die Mitglieder darum, auf Zusammenkünften Namensschilder
zu tragen, um das Kennenlernen zu erleichtern.
• Variieren Sie die Sitzanordnung, damit sich keine festen Gruppen bilden
und die Mitglieder miteinander ins Gespräch kommen. Bestimmen Sie
für jeden Tisch einen „Vorsitzenden“, der für eine kameradschaftliche
Atmosphäre sorgt.
• Veröffentlichen Sie Neuigkeiten über Mitglieder und gesellschaftliche
Anlässe im Clubbulletin.
• Beauftragen Sie jede Woche ein anderes Mitglied damit, neue Mitglieder
und Referenten zu begrüßen und vorzustellen.
• Sorgen Sie dafür, dass neue Mitglieder und Gäste begrüßt wurden und
sich zugehörig fühlen.
• Pflegen Sie Beziehungen mit anderen Rotary Clubs im Distrikt, der
Region und in anderen Ländern.
Richtlinien für Fellowship
• Die Anrede von Rotariern mit dem Vornamen ist ein Brauch, der jedem
Rotary Club selbst überlassen bleibt.
• Alle Rotary Clubs und Rotarier sollten die Ehepartner und
Familienangehörigen der Clubmitglieder in die Planung von
Aktivitäten mit einbeziehen, da sie die Ziele und die Freundschaft
fördern, die sich aus der Mitgliedschaft in einem Rotary Club ergeben.
Es wird beabsichtigt, dass Gruppen von Ehepartnern und anderen
Familienangehörigen nur informell mit dem örtlichen Club assoziiert
sind.
7 Clubverwaltung
111
Informationsaustausch: Clubbulletin-Ausschuss
Ein wichtiger Aspekt der Clubverwaltung besteht darin, die Mitglieder auf
dem Laufenden zu halten. Gut informierte Rotarier sind eher bereit, sich
aktiv an der Club- und Projektarbeit zu beteiligen. Wichtige Informationen
können einmal auf den wöchentlichen Clubmeetings angekündigt oder
auch im Clubbulletin und der Zeitschrift THE ROTARIAN (bzw. der offiziellen
Regionalzeitschrift) bekannt gegeben werden.
Clubbulletin
Das Clubbulletin ist eine wichtige Informationsquelle für die Clubmitglieder.
Nutzen Sie das Clubbulletin für folgende Zwecke:
• Geben Sie die Termine für geplante Clubaktivitäten bekannt.
• Diskutieren Sie die Ziele, Pläne und Projekte des Clubs.
• Berichten Sie über die Höhepunkte von Club-, Distrikt- und anderen
Meetings.
• Fördern Sie die Verbundenheit der Mitglieder, indem Sie über besondere
Ereignisse im Leben der Mitglieder berichten.
• Machen Sie auf wichtige Fragen und Probleme aufmerksam, mit denen
sich der Club und Rotary International auseinandersetzen muss.
Es ist wichtig, dass die für das Clubbulletin verantwortlichen Rotarier mit
anderen Clubausschüssen und Clubamtsträgern in Kontakt bleiben, damit alle
Clubfragen und -aktivitäten angemessen diskutiert und veröffentlicht werden.
• Das Clubbulletin sollte in jeder Ausgabe über das aktuelle
Clubgeschehen, die Arbeit der Ausschüsse, den Stand der
Mitgliederentwicklung, Jahrestage und Geburtstage berichten und
wichtige Distrikt- und Rotary-Informationen mitteilen.
• Als Blickfang dienen Fotos von Mitgliedern, Veranstaltungen usw.
• Achten Sie darauf, dass im Laufe des Jahres möglichst über alle
Mitglieder berichtet wird.
• Gestalten Sie Titel, Text und Bilder auf optisch ansprechende Weise.
Produzieren Sie das Bulletin möglichst mit einem Textverarbeitungs- oder
DTP-Programm. Schicken Sie das Bulletin eventuell per E-Mail an die
Mitglieder oder geben Sie eine Online-Version heraus, die auf der Website des
Clubs erscheint.
Folgende Informationsquellen können für das Bulletin genutzt werden:
• Clubvorstand und Ausschussvorsitzende
• Monatsbrief des Governors
• Rotary News Basket
• Club-, Distrikt- und RI-Meetings
• die Zeitschrift THE ROTARIAN oder die Regionalzeitschrift von Rotary
• Rotary World und andere Publikationen von Rotary International
• RI-Website: www.rotary.org.
112
7 Clubverwaltung
Richtlinien für das Clubbulletin
• Das Clubbulletin sollte wöchentlich erscheinen.
• Es dient dazu, die Mitglieder mit Informationen zu versorgen, die:
— Interesse hervorrufen
— die Präsenz verbessern
— das Programm geplanter Meetings ankündigen
— über Höhepunkte vergangener Meetings berichten
— Freundschaft und Verbundenheit der Mitglieder fördern
— die Kenntnisse der Mitglieder über Rotary vertiefen
— über das aktuelle Geschehen im Club, den Mitgliedern und Rotary
weltweit berichten.
• Es fördert die Teilnahme an Distriktaktivitäten.
• Der Zentralvorstand schlägt vor, dass ein Mitglied mit Erfahrung im
Zeitungswesen mit Beiträgen und Vorschlägen zu Inhalt und Gestaltung
des Bulletins behilflich ist, jedoch keine Redaktionsarbeit leisten sollte.
7 Clubverwaltung
113
Informationsaustausch: Zeitschriften-Ausschuss
Zeitschrift
Es wird vom Club erwartet, dass er das Gemeinwesen mit der Zeitschrift THE
ROTARIAN oder der offiziellen Rotary-Regionalzeitschrift über die Ziele und
Erfolge von Rotary aufklärt. Die Zeitschrift spielt eine wichtige Rolle, um die
Mitglieder über Rotary und sein internationales Wirkungsfeld zu informieren.
Der Zeitschriften-Ausschuss des Clubs kann die Wirksamkeit der Zeitschrift
noch erhöhen, indem er:
• den Inhalt der Zeitschrift regelmäßig auf Clubmeetings bespricht und
auf Artikel hinweist, die zu neuen Programm- und Projektideen führen
können.
• die Zeitschrift oder ein Geschenkabo potenziellen Mitgliedern, Gästen,
Referenten und Programmteilnehmern schenkt, damit sie mehr über
Rotary und seine Ideale erfahren.
• ältere Ausgaben der Zeitschrift archiviert, damit diese als
Nachschlagematerial und für Projektideen genutzt werden können.
Richtlinien für Zeitschriften
• Alle Mitglieder jedes Rotary Clubs sind verpflichtet, entweder die
Zeitschrift THE ROTARIAN oder die offizielle Rotary-Regionalzeitschrift
zu abonnieren.
• Es wird vom Club erwartet, dass er das Gemeinwesen in THE
ROTARIAN oder der Regionalzeitschrift über die Ziele und Erfolge von
Rotary aufklärt.
• Im Zeitschriftenmonat April müssen Clubs Programme in Verbindung
mit der Zeitschrift durchführen.
114
7 Clubverwaltung
Anhang 13: Richtlinien zur Planung der wöchentlichen
Meetings
Für die wöchentlichen Meetings wird der folgende Ablauf empfohlen. Er sollte
jedoch an die jeweiligen Anforderungen Ihres Clubs angepasst werden.
1. Eröffnung
— Nach örtlichem Brauch.
2. Essen und geselliges Beisammensein
3. Mitteilungen des Präsidenten
— Vorstellung der Rotarier aus anderen Clubs und der Gäste
— Mitteilung relevanter Rotary-Informationen und anderer wichtiger
Ankündigungen und Erinnerungen
— Möglichkeit für Ausschussvorsitzende, über ihre Aktivitäten zu
berichten
— Abstimmung über Clubangelegenheiten und Bericht über
den aktuellen Stand von Clubprojekten. Vermeiden Sie
dabei eine Diskussion von spezifischen Fragen, die eher auf
Ausschusssitzungen, Clubveranstaltungen oder Tagungen
des Clubvorstands besprochen werden sollten. Offene Fragen
zur Clubarbeit sollten zunächst geklärt werden, ehe neue
Angelegenheiten angesprochen werden.
4. Programm
— Vorstellung des Redners (durch den Vorsitzenden des für das
Programm verantwortlichen Ausschusses)
— Vortrag des Redners
— Abschließende Worte des Präsidenten
5. Beendigung des Meetings
Orientierung am rotarischen Kalender
Der rotarische Kalender bildet den natürlichen Rahmen für die Planung
der wöchentlichen Meetings. Zu Beginn des neuen Jahres bietet es sich an,
das neue RI-Motto vorzustellen. Auf anderen Meetings könnten wichtige
aktuelle Veranstaltungen, wie die Distriktversammlung, Distriktkonferenz
und der Jahreskongress, Vortragsthema sein. Außerdem könnten Programme
so geplant werden, dass sie das Thema zum Inhalt haben, das zu diesem
Zeitpunkt im Mittelpunkt steht:
• Alphabetisierung (Juli)
• Mitgliedschaft und Erweiterung (August)
• Neue Generation (September)
• Berufsdienst (Oktober)
• Rotary Foundation (November)
• Welt-Interact-Woche (um den 5. November)
• Familie (Dezember)
• Rotary-Bewusstsein (Januar)
• Weltverständigung (Februar)
7 Clubverwaltung
115
•
•
•
•
116
Rotary-Jahrestag und Weltverständigungs- und Friedenstag (23. Februar)
Welt-Rotaract-Woche (um den 13. März)
Zeitschriften (April)
Rotary Fellowships (Juni)
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
www.rotary.org
226-GE—(603)

Handbuch für Clubausschüsse

Transcrição

Documentos relacionados

Wei h naehtswü nsehe hängen an der Tanne

ROTARY CLUB HAMM ROTARY CLUB HAMM

Rotary International Hermann Schulze Wehninck

STEP - Rotary District 1850

Governorbrief Mai

flyer_deutsch_mit_anmeldung_kinder (5.0

Klassik + Gospel - The Blue Mountain Singers

60 Jahre Rotarier Club Hamm

Future Vision Plan Focus Bereiche

jugendaustausch programme