Success Story

Success Story
IVY
Projekt BPM/IKS eCH
Drei Gemeinden, ein Ziel: Mit IKS und BPM zu E-Government
Die drei Aargauer Gemeinden Aarburg,
Rothrist und Strengelbach rüsten sich für
die E-Government-Zukunft. Sie dehnen das
von Bund und Kanton geforderte interne
Kontrollsystem über die Finanzprozesse hinaus
auf Basis eines IT-gestützten GeschäftsprozessManagements von Soreco auf alle Verwaltungsabläufe aus.
Die Anforderungen an Öffentliche Verwaltungen haben sich in den letzten Jahren stark
verändert: Einerseits sind die Gemeinden von
Gesetzes wegen verpflichtet, mit den Finanzen
sorgfältig umzugehen, andererseits stehen ihnen
grössere Herausforderungen der digitalisierten
Gesellschaft bevor, die sich in der E-GovernmentStrategie des Bundes und den eCH-Standards für
Geschäftsprozess-Management niederschlägt.
Das haben sich die drei Aargauer Gemeinden
Aarburg, Rothrist und Strengelbach zu Herzen
genommen: Sie dehnen das vom Kanton geforderte interne Kontrollsystem (IKS) auf sämtliche
Geschäftsprozesse der Verwaltung aus. „Die gel-
tenden Gesetze und Verordnungen, nach denen
sich unsere Verwaltungstätigkeit richtet, bergen
erhebliche Risiken, die nicht zu unterschätzen
sind“, sagt Stephan Niklaus, Gemeindeschreiber
von Aarburg. „Dies betrifft bei weitem nicht nur
die Finanzprozesse.“ Da sowieso vom Kanton die
Auflage besteht, ein IKS einzuführen, hat man
sich entschlossen, gleich Nägel mit Köpfen zu
machen: Die Einführung eines professionellen
Business Process Managements (BPM) für sämtliche Führungs-, Kern- und Supportprozesse, wie
es in der Privatwirtschaft gang und gäbe ist. Um
für eine vernetzte Verwaltung gerüstet zu sein,
sollen bei dem Vorhaben auch die gängigen
Standards und Vorgaben der Business Process
Model and Notation (BPMN) in der Version 2.0
berücksichtigt werden.
Gute Referenzen
Aarburg, Rothrist und Strengelbach entschieden
im Sommer 2012, sämtliche Verwaltungsprozesse
IT-gestützt und gemäss den E-Government-Stan-
dards abzubilden, zu optimieren und zu dokumentieren. „Die Wahl nach der Tool-Evaluation
fiel auf Soreco, da das Unternehmen bereits gute
Referenzen in Öffentlichen Verwaltungen vorweisen konnte und wir mit Soreco sowohl für die Beratung und Schulung als auch für die Software
einen einzigen Ansprechpartner haben“, sagt
Niklaus, der in dem Projekt die Leitung übernahm und seither auch als Ansprechpartner
gegenüber Soreco amtet. In einem ersten Realisierungsschritt werden die Leistungen inventiert
und die Prozesslandkarten definiert. Gemeinderäte und Verwaltungskader haben eine erste
grobe Risikobeurteilung vorgenommen. „Anhand
dieser Grundlagen werden wir die zu beschreibenden und zu optimierenden Prozesse priorisieren“, skizziert Niklaus den weiteren Projektverlauf.
Success Story
IVY
Umfassende Prozesstätigkeiten
Zur Prozessaufnahme und -optimierung müssen
Abteilungen der Verwaltungen stärker zusammenarbeiten. Im Falle Aarburg hat man von
jeder Abteilung die zehn wichtigsten Prozesse ins
Leistungsverzeichnis aufgenommen, die schliesslich intensiv auf Durchgängigkeit, Effizienz
und Qualität geprüft werden. Sind die Prozesse
einmal definiert und Verantwortlichkeiten zugeteilt, werden sie mit dem Modul „Publisher“ für
die Mitarbeitenden im Intranet veröffentlicht.
Die Abbildung eines Prozesses besteht schliesslich aus einem Ablaufdiagramm, zu welchem
auch Dokumente und Risiken hinterlegt werden
können. In dieser Form können sie zu einem
späteren Zeitpunkt mithilfe weiterer Module der
BPM-Suite Xpert.ivy digitalisiert und automatisiert werden.
Bei den drei Aargauer Gemeinden werden die
wichtigsten Prozesse im ersten Halbjahr 2013
aufgenommen, beurteilt und entsprechende
Verbesserungsmassnahmen ausgearbeitet. Ziel
SCHWEIZ
Soreco AG
Ringstrasse 7
CH-8603 Schwerzenbach
Telefon +41 58 666 36 36
www.soreco.ch
ist es, spätestens bis Ende Jahr die Minimalanforderungen des Kantons an das IKS gegenüber
der Finanz- und Geschäftsprüfungskommission
zu erfüllen. Danach wird das IKS weiter auf alle
relevanten Geschäftsprozesse ausgebaut.
Grundlage digitaler Abwicklung
„Mit den Mitteln des GeschäftsprozessManagements werden Abläufe nicht a priori
besser. Durch die Aufnahme mit der neuen
BPMN 2.0 müssen sie aber automatisch im
Detail geprüft werden, um eine Durchgängigkeit
und daraus schliesslich Effizienz und Qualität
zu gewährleisten“, sagt Niklaus. Und weiter:
„Mit unserem geschäftsprozessbasierten internen
Kontrollsystem verfügen wir über ein Mittel,
unsere bestehenden Dienstleistungen zu optimieren und haben gleichzeitig die Grundlage für
die digitale Abwicklung der Leistungserbringung
geschaffen“, ist das Fazit des Aarburger Gemeindeschreibers.
Soreco Publica AG
Sägestrasse 50
Postfach 613
CH-5600 Lenzburg 1
Telefon +41 58 666 35 35
www.sorecopublica.ch
Stephan Niklaus
Gemeindeschreiber Aarburg
TI - Informatique Codi SA
Techno-Pôle Sierre 1
CH-3960 Sierre
Telefon +41 58 666 20 20
www.ti-informatique.com
Prozesslandkarte eCH-0096
Führungsprozesse
F2 Finanzplanung/
budget
F3 Personal
F4 Kommunikation
F5 Managementsystem
F6 Kontinuierliche
Verbesserung
K1 Arbeit
K2 Bauen
K3 Bildung
K4 Beglaubigungen
K5 AHV/IV/EL
K6 Sozialhilfe
K7 Einwohner
K8 Abstimmung/
Wahlen
K9 Sicherheit
K10 Steuern
K11 Versorgung/
Entsorgung
K12 Gemeindebauten
S2 Informatik
S3 Immobilien
S4 Distribution/
Logistik
F1 Strategie
Kernprozesse
K13 Werke/
Abwartsdienste
Supportprozesse
S1 Finanzen
DEUTSCHLAND
AXON ACTIVE AG Schweiz
Zweigniederlassung München
Landsberger Strasse 394
D-81241 München
Telefon +49 89 58 999 86 0
www.axonactive.com
ÖSTERREICH
AXON ACTIVE AG
Zweigniederlassung Wien
Neubaugasse 43
A-1070 Wien
Telefon +43 1 522 25 76
www.axonactive.com
V2/04_13/CH