Records Management

Das Dossier als transparentes,
integrierendes und nachhaltiges Konzept
Records Management*
Gekonntes Surfen auf der Informationsflut im Betrieb
*Records Management: Eigenständige, betriebswirtschaftlich orientierte Managementdisziplin, welche sich der effektiven und aktiven Informationsbewirtschaftung von geschäftsrelevanten Informationen in elektronischer und physischer Form (Records) widmet, wie zum Beispiel Textdokumente, andere
Aufzeichnungen von Informationen, Objekte und Datenträger.
Wir haben die Logik und Logistik, um Ihre operationelle Effizienz, Auskunftsfähigkeit,
Rechtssicherheit, Revisionsfähigkeit und Businesskontinuität sicherzustellen.
Betriebe aller Art, unabhängig der Branche oder der geografi-
Programmen fehlt es an einem normativen, geschäftsbezo-
schen Lage, unterstützen wir dabei, geschäftsrelevante Infor-
genen Datendesign. Für uns liegt der Fokus auf dem Betriebs-
mationen zu strukturieren, verfügbar zu machen, zu sichern
zweck von Records und einem daraus folgenden systemati-
und zu gegebener Zeit kontrolliert zu vernichten.
schen Informationsmanagement mit klaren normativen und
rechtlichen Vorgaben.
Unabhängig davon, ob die Records in elektronischer oder
physischer Form vorliegen, sie müssen effizient, sicher und
Wir haben die Sachkenntnis und Erfahrung, um Sie bei der
leicht bewirtschaftet werden. Lokal wie global.
Entwicklung und Implementierung von Strategien und Umsetzungstools für ein einheitliches und praxisorientiertes Records
Um eine hohe Verfügbarkeit, Beständigkeit und Integrität zu
gewährleisten, bedarf es der ganzheitlichen Betrachtung der
Informationsbewirtschaftung. Vielen Records-Management-
Management zu unterstützen. Von der Logik bis zur Logistik.
Wir wissen, warum sich systematisches Records Management langfristig auszahlt.
Alle Unternehmen und Verwaltungen unterliegen regulato-
zu 90% der physisch und elektronisch erstellten und emp-
rischen, gesetzlichen und geschäftsspezifischen Aufbewah-
fangenen Daten und Dokumente nicht zu einem Masterdos-
rungs- oder Beweispflichten und müssen einzelne Informa-
sier gehören, obwohl sie Record-Status haben.
tionen, ganze Datenbestände oder sämtliche Bücher sofort
zur Hand haben.
Damit die Datenflut nicht ausufert, bedarf es einer Übersicht von konkreten Aufbewahrungsfristen und einer klaren
Unstrukturierte Ablagen vieler Laufmeter physischer Doku-
Bezeichnung der Ownership, sprich der Zugehörigkeit der
mente oder Terabyte elektronischer Records verschlingen
Records.
Unmengen an Ressourcen.
Wissen zu pflegen und zu bewahren, ist entscheidend. UmDie Suche nach Records beansprucht täglich bis zu 20% der
strukturierungen, Verantwortungsverlagerungen, Umzüge
Arbeitszeit. Das liegt oft an der fehlenden systematischen
oder Personalwechsel dürfen nicht zu Know-how-Verlust
Klassierung der Records, was wiederum dazu führt, dass bis
führen.
Wir liefern praxisbezogene und durchdachte Lösungen. Gewonnen aus Erfahrung,
Fachwissen und globalen Records-Management-Vorgaben.
Proaktives und konsequentes Records Management verlangt
Um die riesige Datenflut zu bewältigen, bedarf es der
ein verbindliches Vorgehen auf der Basis einer firmenüber-
durchdachten Dossierbildung. Das Dossier zeichnet sich
greifenden Weisung. Wir begleiten Sie bei der Entwicklung
durch die sauber strukturierte Klassifikation aus, welche die
von Standards, Instrumenten und Services zur Implementie-
Trennung von aktiven und inaktiven Records regelt und die
rung, damit Sie Ihr Records-Management-Programm praxis-
Verantwortlichkeiten, den Zugriff und den Lebenszyklus de-
bezogen realisieren.
finiert.
Das Records-Management-Programm berücksichtigt die vor-
Unsere Lösungen resultieren aus bestehenden Projekten,
handenen Strukturen und Mittel. Wir designen und reali-
sind ganzheitlich und nachhaltig. Somit sind sie national,
sieren «leane» Datenstrukturen im Betrieb und schulen Ihre
global und firmenübergreifend anwendbar.
Belegschaft. Dabei garantieren wir eine moderne Methodik
retrospektiv, synchron und prospektiv.
Wir bieten aufgeräumte Zukunftsaussichten.
Die Datenflut wird nicht kleiner. Mit einem ganzheitlich
Wir bauen Komplexität im Arbeitsalltag ab. Dank Integration
durchdachten Records-Management-Programm werden Sie
der Records-Management-Prozesse in Ihre Businessprozesse
auch in Zukunft immer exakt wissen, welche Records sich
und der konsequenten Einbeziehung Ihrer Belegschaft.
wo befinden. Unabhängig davon, ob sie von elektronischer
oder physischer Natur sind.
Sie werden die Altlasten los. Nicht aufgearbeitete Bestände
an Archiveinheiten werden effizient in die neue Records-
Die Regulierung der Geschäftsprozesse wird in Zukunft noch
Management-Landschaft transferiert.
stärker zunehmen. Unsere Logik sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen jederzeit konform ist mit den gesetzlichen und
Auch in Zukunft wird sich das Unternehmen aufgeräumt
regulatorischen Anforderungen der Aufbewahrung von Ge-
präsentieren, dank moderner hybrider Umgebung, welche
schäftsunterlagen.
elektronisch verwaltet wird.
Unabhängig von Fusionen, Verantwortungsverlagerung, Per-
Die Kosten für Implementierung zahlen sich durch Effizienz-
sonalwechsel, Rationalisierung oder Umzug, alle Geschäfts-
steigerung und Datensicherheit aus.
vorgänge sind jederzeit nachvollziehbar.
Records Management
Logik
Beratung, Workshops, Programme Methodisches Vorgehen, Schulung Training
Design einer modernen Datenstruktur
- Gliederung der Geschäftsprozesse und Rollen
- Klassifikation und Dossierdefinition
- Fileplan und Retention Schedule
Produkte- und Dienstleistungsangebot
- Taxonomie
(vom Individualprodukt bis hin zum Outsourcing)
- Metadatierung
- Ordnungssystem/Klassifikation
- Vital-Data-Management
- Business Continuity
Methodisches Vorgehen, Schulung & Training
Ablagestruktur:
Daten- und Unterlagen-Records
Ablaufstruktur
Records Management
Aufbaustruktur:
Ressourcen
q
q
Basiswissen
Daten
Unterlagen
Dossiers
q
- Standards
- Fachempfehlungen
- Gesetze
- Erfahrungen
- Praxis
Records Management
Logistik
Produkte und Dienstleistung
Produkte- und Dienstleistungsangebot
- Archive ( on- & offsite)
- Active File Management
(vom Individualprodukt bis hin zum Outsourcing)
- Archiv-Containment
- Scanning
- Mikroverfilmung
- Kopieraufträge
- Data Protection
- Transport
- Backup
- Aktenvernichtung
indexierte, hierarchische, anonymisierte und chaotische Ablage im semistatischen Archiv
– heute eine Best Practice Anforderung
q
eArchiv
Alle geschäftsrelevanten Daten
werden elektronisch verwaltet
e-Archiv ist konform mit:
- DOMEA
- 21 CRF Part 11
- Good automated
Manufacturing Practices (GAMP)
- den Vorgaben für
revisionsichere Archivierung
q
q
Sispace ist in allen Bereichen der
Wirtschaft erfolgreich: Finanz, Pharma,
Industrie, Dienstleistung und Öffentliche
Verwaltung.
«Wir haben uns für Sispace entschieden, weil wir einen pro-
«Als Biotech-Unternehmen im Pharmabereich fallen bei
fessionellen Anbieter wollten, mit dem wir unsere künftige
Cytos sowohl für die Produktentwicklung wie auch für die
Datenstruktur zukunftsgerichtet gestalten und die bestehen-
GMP-konforme Dokumentation der Herstellung von Prüf-
den Archiveinheiten effizient in diese Records-Landschaft
mittelchargen enorme Mengen ‹Papier› an, welche einen
einbauen können.»
beträchtlichen Anteil am Firmenvermögen darstellen. Auf
ABB Asea Brown Boveri Ltd – Fabrizio Lelli, Group Records and Data Privacy Officer
der Suche nach einer Lösung für eine sichere Archivierung
des papierbasierten Firmen-Know-hows einerseits als auch
der Möglichkeit eines effizienten und effektiven Zugriffs
auf die Informationen andererseits stiess Cytos schnell auf
«Die Atradius Credit Insurance NV arbeitet seit dem 01.07.2005
Sispace. Mithilfe der kompetenten Beratung durch Sispace
mit der Sispace zusammen. In dieser Zeit hat sich ein sehr gutes
wurde in kurzer Zeit eine auf Cytos zugeschnittene syste-
persönliches und arbeitstechnisches Verhältnis entwickelt. Die
matische Klassifikation kreiert, auf deren Basis unterdessen
kompetenten und höflichen Mitarbeiter der Sispace stehen uns
sämtliche Dokumente im besonders kritischen GMP-Bereich
immer mit gutem Rat und tatkräftiger Unterstützung zur Seite.
elektronisch erfasst, eingescannt und physisch abgelegt wer-
Im Rahmen unserer Zusammenarbeit wurden alle Problem-
den. Durch die Erfahrung von Sispace konnten diese Doku-
stellungen im Zusammenhang mit Archivierung und Aktenver-
mente rasch, unkompliziert und sicher in ihr Auftragsarchiv
nichtung zu unserer vollen Zufriedenheit gelöst. Innovationen
überführt werden. Mit diesen Massnahmen hat Cytos mit-
und Weiterentwicklungen haben das Arbeitsfeld erweitert und
hilfe von Sispace sowohl das Risiko des Informationsverlusts
interessanter gemacht, gleichzeitig auch unsere Arbeits- und
minimiert als auch gleichzeitig den firmeninternen Zugriff
Archivierungsprozesse vereinfacht und uns wertvolle Zeit- und
auf eben diese Informationen maximiert.»
Kostenersparnisse ermöglicht. Wir sehen einer weiteren lang-
Cytos AG – Dr. Thomas Hasler, Head Quality Assurance
fristigen Partnerschaft mit der Firma Sispace gerne entgegen.»
Atradius Credit Insurance N.V. – Marco Simeoli, Account Manager & Archivverantwortlicher, Zürich
«Die Deutsche Bank Gruppe in der Schweiz schätzt die Firma
Sispace AG, ihre sehr zuverlässigen Mitarbeiter, die Effizienz
und die Sicherheit in der Archivierung wertvoller Daten.»
«Bei Firmenliquidationen ist die Einhaltung der langfristigen
Deutsche Bank – Jean-Daniel Mathys, Vice President Corporate Real Estate &
gesetzlichen Archivierungspflicht von zentraler Bedeutung.
Services Zürich
Meine Entscheidung für Sispace traf ich nach einer Evaluation, weil Preis, Leistungsumfang und Qualität für meine
Bedürfnisse stimmen. Sispace organisiert Transporte, ist ausgerüstet für Audits in den operativen Records-ManagementCentren und fakturiert auf Wunsch auch 15 Jahre im Voraus.
Als Kunde schätze ich vor allem die flexible und persönliche
Betreuung.»
CMS von Erlach Henrici AG – Dr. Stefan Gerster, LL.M., Fachanwalt SAV Bau- und Immobilienrecht
«Die Sispace AG hat uns beim Aufbau eines Papierarchivs
«Wir suchten einen kompetenten und zuverlässigen Partner,
für Unterlagen aus dem Führungsprozess der verschiedenen
der unsere Probleme kennt und uns einfache, zweckmässige
juristischen Gesellschaften der Gruppe Mobiliar unterstützt.
Lösungen anbieten kann. Fachleute, die nicht nur unser ‹Pa-
Dabei haben wir die Sispace AG als zuverlässigen, flexiblen
pier› in Ordnung bringen, sondern es auch verstehen, unse-
und einsatzfreudigen Partner erlebt, der jederzeit auf unsere
re gesamte Datenstruktur an die neue moderne Verwaltung
Bedürfnisse eingegangen ist. Die mit ihrer Hilfe implemen-
anzupassen. Diesen Partner haben wir im Sispace-Team
tierte Archivierungslösung hat sich bewährt und als compli-
gefunden.»
ant erwiesen.»
RAIFFEISENBANK Oberfreiamt Genossenschaft - Marc Jordan, Vorsitzender der
Gruppe Mobilar – Beat Haudenschild, GL-Sekretär
Bankleitung
«Wir unterhalten eine enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Sispace, aus der in den letzten Jahren verschiedene gemeinsame Dienstleistungen im Bereich der physischen
Aktenverwaltung und Archivierung hervorgegangen sind.
Besonders schätzen wir ihre hohe Fachkompetenz und Erfahrung in allen Aspekten von Records Management (logisch
und logistisch), die in dieser Konzentration einzigartig sind.»
Novartis Pharma AG – Dr. Evi Honegger, HEAD GROUP RECORDS MANAGEMENT
«Sispace has proved to be a strong and reliable partner for
«Wir bauen auf eine langjährige Zusammenarbeit, in
der sich Sispace immer als zuverlässiger Partner bei der
Aufbereitung und Archivierung unserer regulatorischen
Dokumentation erwies. Wir schätzen die Flexibilität der
Sispace-Mitarbeiter, die es uns erlaubt, auch äusserst
kurzfristig Dienstleistungen in ausgezeichenter Qualität zu
erhalten.»
F. Hoffmann-La Roche AG Basel – Anita Paul, Site Head Records and
Information Management
all our Records Management requirements, providing expert
support in the compliant implementation of our business
processes for storage, classification, indexing or scanning of
documents. Sispace is our first choice for Records Management – we know our records and information are in competent hands.»
«Wir haben die Sispace als kompetenten und vertrauenswürdigen Geschäftspartner im Umfeld physische Archivierung kennengelernt. Sispace hat der Bank eine umfassende
Outsourcing-Lösung für die Archivierung von grossen Men-
Novartis Pharma AG – Dr. Jeremy Parker Global Head of Document Operations
gen palettiertem Material geboten und dabei die bankei-
in Clinical (DOC)
genen Sicherheitsvorgaben vollumfänglich umgesetzt. Wir
danken der Sispace für die pragmatische und lösungsorientierte Zusammenarbeit.»
UBS AG – Michel Porchet, Global WM&BB Credit & Document Services
Records Management – GDMP
Wir legen an Kompetenz zu: mit jeder
Aufgabe, die Sie uns stellen.
Beratung, Indexierung, Archivierung, Records-Management-Services oder Transport von Records – wir integrieren
bei jeder Ihrer Aufgabenstellung die entsprechenden, fachkompetenten Spezialisten: ob Archivspezialisten, IT-RecordsManagement-Spezialisten, Records Manager, Datenerfasser, Logistiker oder Supporter. Wir alle bringen unser Wissen
aus Berufserfahrung, Kundenprojekten, aber auch aus langjährigen Studien in den Bereichen Organisation, Records
Management, Logik und Logistik ein.
physisch
elektronisch
physisch
physisch
elektronisch
physisch
elektronisch
Physisch
elektronisch
elektronisch
elektronisch
physisch
physisch
elektronisch
physisch
elektronisch
physisch
Elektronisch
elektronisch
physisch
physisch
physisch
physisch
elektronisch
elektronisch
Standorte
Wir unterstützen Sie weltweit
Dulliken
Aesch BL
Basel
Zug
Hochsicherheits
Anlagen
Onsite-Archive
Sispace ist Iron Mountain Switzerland
«Wir freuen uns sehr auf die Zusammenarbeit mit Sispace. Ich kann mir keinen besseren Partner für den Einstieg in den
Schweizer Markt vorstellen.»
Iron Mountain Europe – Marc Duale, President
Konzept und Umsetzung: Hofgrafen, Text: Textfactory, Fotos: Iris Stutz
Sispace AG an Iron Mountain Company
Baarerstrasse 57
6300 Zug
Tel.: +41 58 810 22 88
[email protected]
www.ironmountain.ch ·
www.sispace.ch