Schnelleinstieg – viflow in 10 Schritten

Schnelleinstieg
viflow in 10 Schritten
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Die in diesem Produkt beschriebenen Firmen, Geschäftsprozesse,
Produkte, Personen und Ereignisse sind frei erfundene Beispiele.
Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Geschäftsprozessen,
Produkten, Personen und Ereignissen ist rein zufällig.
viflow ist eingetragene Marke der ViCon GmbH in Deutschland.
Microsoft, Windows, Visio und das Visio-Logo sind entweder
Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in
den USA und/oder anderer Länder.
Stand: vf 6.0.0
DIE PROZESS-EXPERTEN
Inhalt
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Installation ............................................................................... 4
Schritt 1: Vor dem ersten Start .............................................. 5
Schritt 2: Neues Prozessmodell anlegen .............................. 9
Schritt 3: Prozesse anlegen und öffnen .............................. 10
Schritt 4: Die Programmoberfläche ..................................... 11
Schritt 5: Bereiche modellieren ........................................... 13
Schritt 6: Prozesse modellieren ........................................... 14
Schritt 7: Informationen modellieren ................................... 15
Schritt 8: Dateien verknüpfen und Hyperlinks einfügen ...... 17
Schritt 9: Unterprozesse erstellen ....................................... 19
Schritt 10: WebModel exportieren und anwenden ................ 20
Die wichtigsten Funktionen und Einstellungen ...................... 22
4|
Installation
Installation – viflow
Installations-DVD in das Laufwerk einlegen Im Fenster Automatische Wiedergabe auf Installation viflow 6 klicken im SetupFenster den Anweisungen des Installationsprogramms folgen
Wenn das Fenster Automatische Wiedergabe nicht erscheint, das
Laufwerk-Verzeichnis im Windows Explorer öffnen und im Ordner
viflow doppelt auf die Datei setup.exe klicken.
Installation – Visio
viflow benötigt für die Grafikdarstellung Microsoft Visio.
Wenn noch kein Visio installiert ist, erfolgt die Visio-Installation
automatisch mit der viflow-Installation.
Installations-DVD in das Laufwerk einlegen Im Fenster Automatische Wiedergabe auf Ordner öffnen, um Dateien anzuzeigen
klicken
Doppelklick auf Datei setup.exe im Ordner visio den
Anweisungen des Installationsprogramms folgen
• Wenn bereits Visio installiert ist, entfällt die Visio-Installation!
• Wenn das Fenster Automatische Wiedergabe nicht erscheint,
das Laufwerk-Verzeichnis im Windows Explorer öffnen und im
Ordner visio doppelt auf die Datei setup.exe klicken.
• Eine eventuell vorhandene Visio-Testversion muss vor der
Installation der Visio-Vollversion deinstalliert werden.
Schritt 1
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Vor dem ersten Start …
... möchten wir Sie mit einigen grundlegenden Begriffen
vertraut machen:
Alles, was Sie im Laufe der Modellierung mit viflow modellieren
und in viflow eingeben, wird in einem Prozessmodell (Dateiendung:
*.vfp – viflow-Prozessmodell) gespeichert.
Ein solches Prozessmodell kann nur in viflow bearbeitet werden und
enthält alle Prozesse mit Detaillierungen. Wie Sie zum Projektstart
ein neues Prozessmodell anlegen, erfahren Sie im nächsten Schritt.
Im letzten Schritt wird erklärt, wie Sie aus einem viflow-Prozessmodell ein WebModel (HTML-Ausgabe) erzeugen.
Ein viflow-Prozessmodell besteht aus drei Hauptelementen:
•
•
•
Prozesse
Informationen
Bereiche
Aus der Prozessmodell-Datei kann ein WebModel (HTML-Ausgabe)
erzeugt werden, das im Internet-Browser betrachtet werden kann.
viflow ist also nur für das Erstellen – nicht aber für das Betrachten
des Prozessmodells notwendig.
Schritt 1
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Prozesse und Verzweigungen
Ein Prozess bezeichnet eine Tätigkeit oder einen Arbeitsschritt.
Es bleibt dem Anwender selbst überlassen, wie detailliert er eine
Tätigkeit beschreibt. Beginnen Sie erst einmal damit, den Prozess
grob zu beschreiben. Sie haben in viflow die Möglichkeit, den Prozess jederzeit weiter zu detaillieren oder neu zu benennen.
Tätigkeiten innerhalb einer Prozessgrafik werden in Form einzelner
Prozess(schritt)e so dargestellt:
Als Verzweigungen werden Tätigkeiten bezeichnet, die eine Entscheidung beinhalten.
Verzweigungen werden von viflow wie Prozesse verwaltet und
können wie diese mit (Unter-)Prozessen beliebig detailliert werden.
Die Form der Prozess- und Verzweigungsshapes können über die
Info-Schaltfläche direkt am Shape geändert werden.
Schritt 1
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Informationen
Informationen werden in der Prozessgrafik als Pfeile zwischen
den einzelnen Prozessen und Verzweigungen dargestellt und
symbolisieren so den Informationsfluss innerhalb eines Prozessablaufs.
So sieht eine Information zwischen zwei Prozessen aus:
Jede Information kann mit einem Dokument verknüpft und einem
Prozess, einer Verzweigung oder einem Bereich zugeordnet werden.
Die verknüpften Dokumente lassen sich direkt aus viflow und dem
WebModel (HTML-Ausgabe) öffnen.
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Schritt 1
Bereiche
Als Bereiche werden in viflow hauptsächlich Abteilungen oder
Organisationseinheiten bezeichnet. Was Sie in viflow als Bereich
verwenden, bleibt dem Anwendungsfall überlassen – so können
Bereiche zum Beispiel auch für Personen, Rollen oder IT-Systeme
stehen. Bereiche werden in der Grafik als waagerechte Balken,
sogenannte Swimlanes (Schwimmbahnen), dargestellt:
Und so sieht eine vollständige viflow-Prozessgrafik mit Prozessen,
Informationen und Bereichen aus:
Schritt 2
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Neues Prozessmodell anlegen
viflow starten im Fenster Neu – Wählen Sie eine Vorlage auf
Schnellstart (oder auf andere Vorlage) doppelklicken Klick auf
Schaltfläche Speichern , alternativ: Tastenkombination STRG+S
im Feld Dateiname des Fensters Speichern unter Namen für das
neue Prozessmodell eingeben Klick auf Speichern
Diese Ansicht erscheint nach dem Erstellen eines neuen
Prozessmodells:
Schritt 3
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Prozesse anlegen und öffnen
Bevor Sie mit dem Modellieren beginnen können, muss zunächst
ein neuer Prozess angelegt und geöffnet werden.
Beim Erstellen eines Prozessmodells auf Basis von Vorlagen, die
mindestens einen Prozess enthalten (z.B. „Beispielprozessmodell“),
wird automatisch eine Prozessgrafik geöffnet.
Im Register Start auf die Schaltfläche Neu klicken
unter Kurzname die Prozessbezeichnung (und ggf. weitere Daten) eingeben
Klick auf OK
die (noch leere) Prozessgrafik wird geöffnet
Wenn das Prozessmodell noch keine Prozesse enthielt, wird der neu
angelegte (also der erste) Prozess automatisch geöffnet. Sind bereits
mehrere Prozesse vorhanden, erscheint der neue Prozess zunächst
links im Prozessmodell. Zum Modellieren klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf den Prozess und wählen Öffnen.
Schritt 4
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Die Programmoberfläche
Diese Ansicht erscheint nach dem Erstellen eines neuen Prozessmodells (*.vfp), das einen neu erstellten Prozess enthält. Dieser Prozess
erscheint links im Prozessmodell und als – noch leere – Prozessgrafik im rechten Bereich der Programmoberfläche.
3
2
1
1
Die Grafikansicht
Für das Modellieren und Betrachten der Prozessgrafiken
2
Das Prozessmodell
Für die Navigation in Prozessen, Informationen und Bereichen
Im Prozessmodell werden alle viflow-Objekte aufgelistet – Prozesse,
Informationen und Bereiche.
3
Das viflow-Menüband
Für alle wichtigen viflow- (und Visio-) Funktionen
Schritt 4
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4
Das Eigenschaftenfenster
Für Eingabe, Bearbeitung und Betrachtung der Eigenschaften
der einzelnen viflow-Objekte
4
Das Eigenschaftenfenster kann auf verschiedene Wege geöffnet
werden, z.B. beim Ziehen von Objekten aus der Schablone auf das
Zeichenblatt, beim Anlegen neuer Objekte über Start – Neu, durch
Doppelklick auf Informationen oder Bereiche in Prozessmodell oder
-grafik oder durch den Aufruf von Eigenschaften im Kontextmenü
durch Rechtsklick auf ein Objekt.
Wenn nacheinander mehrere Objekte geändert werden sollen,
kann das Eigenschaftenfenster geöffnet bleiben: Bestätigen Sie die
Änderung eines Objektes mit Übernehmen und markieren Sie das
nächste Objekt, das bearbeitet werden soll.
Schritt 5
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Bereiche modellieren
Klick auf das Symbol Bereich in der viflow-Schablone bei gedrückter Maustaste das Objekt auf das Blatt ziehen im Eigenschaftenfenster unter Kurzname den Namen des Bereichs eintragen
ggf. weitere Daten eintragen (z.B. Bereichsart festlegen) Klick
auf OK alle beteiligten Bereiche auf diese Weise modellieren
Klick auf Schaltfläche Speichern , alternativ: Tastenkombination
STRG+S
Bereich in viflow-Schablone
Prozessgrafik mit Bereichen (Swimlanes)
Ist die viflow-Schablone nicht zu sehen, klicken Sie in der Grafikansicht unter Shapes auf Schablonen – viflow.
Bereiche werden im Prozessmodell nach Bereichsarten (z.B. Organisationseinheiten) gruppiert. Bereiche mit nicht definierter Bereichsart erscheinen unter Sonstige.
Schritt 6
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Prozesse modellieren
Klick auf das Symbol Prozess in der viflow-Schablone bei gedrückter Maustaste das Objekt auf das Blatt ziehen im Eigenschaftenfenster unter Kurzname den Namen des Prozesses eintragen ggf. weitere Daten eintragen (z.B. Prozessart festlegen)
Klick auf OK alle weiteren Prozesse und Verzweigungen auf
diese Weise modellieren Klick auf Schaltfläche Speichern ,
alternativ: Tastenkombination STRG+S
Prozess in viflow-Schablone
Prozessgrafik mit Prozessen und Bereichen (Swimlanes)
Prozesse im Prozessmodell
Das Symbol Verzweigung besitzt die gleiche Funktionalität wie ein
Prozesssymbol und wird für Entscheidungen (z.B. Ja/Nein) verwendet.
In der Standardeinstellung ist in viflow die automatische Nummerierung der Prozesse eingestellt. Im Register Ansicht sind unter
Nummerieren alle Optionen zur Prozessnummerierung zusammengefasst.
Schritt 7
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Informationen modellieren
Klick auf das Symbol Verbinder im Register Start Cursor auf
Verbindungspunkt eines Prozesssymbols führen (bis dieser markiert
wird) Klicken und Pfeil zum nächsten Prozesssymbol ziehen
Eigenschaftenfenster durch Doppelklick auf den (Informations-)
Pfeil öffnen im Feld Kurzname die Informationsbezeichnung
eintragen Klick auf Übernehmen Markieren des nächsten
(Informations-)Pfeils alle weiteren (Informations-)Pfeile auf diese
Weise modellieren Klick auf Schaltfläche Speichern , alternativ:
Tastenkombination STRG+S
vollständig modellierte Prozessgrafik
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Schritt 7
Ja- oder Nein-Hinweise bei (Informations-)Pfeilen – z.B. nach
Verzweigungen – werden im Eigenschaftenfenster unter Zusatztext
eingetragen.
Das Eigenschaftenfenster kann auch durch Markieren des Objekts
und anschließendem Klick auf die Schaltfläche Eigenschaften
im Register Start geöffnet werden. Alternativ: Kontextmenü durch
Rechtsklick auf das Objekt öffnen und Eigenschaften wählen.
Informationen werden im Prozessmodell nach Informationsarten
(z.B. „Formulare“) gruppiert. Bei nicht definierter Informationsart,
erscheinen die Informationen unter Sonstige.
Schritt 8
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Dateien verknüpfen und
Hyperlinks einfügen
viflow-Informationen und -Prozesse können mit Dateien (z.B.
Arbeitsanweisungen im PDF- oder DOC-Format) verknüpft werden
– alternativ können auch Hyperlinks auf Internetseiten eingegeben
werden.
1. So verknüpfen Sie eine Information mit einer Datei
Rechtsklick auf (Informations-)Pfeil in der Grafik und Eigenschaften wählen Klick auf Schaltfläche Öffnen
hinter dem
Feld Hyperlink zu verknüpfende Datei auswählen und mit
Öffnen bestätigen Klick auf OK
Verknüpfung auswählen
Verknüpfung wird angezeigt
Informationen, die einen Hyperlink enthalten oder mit Dateien
verknüpft wurden, werden im Prozessmodell unter Informationen
mit einem Hyperlink-Symbol
gekennzeichnet.
Informationen mit Hyperlink sowie Prozesse und Bereiche, denen
solche Informationen zugeordnet wurden, erhalten in der Prozessgrafik (in viflow und im WebModel) „Dokument-Symbole“:
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Schritt 8
Die Informationen können aber auch den einzelnen
Prozess(schritt)en zugeordnet werden:
2. So ordnen Sie Informationen einem Prozess zu
Rechtsklick auf Prozess-/Verzweigungssymbol in der Grafik und
Eigenschaften wählen Klick im Eigenschaftenfenster auf Register
Informationen Ziehen der Information aus dem Prozessmodell in
das Fenster Klick auf Übernehmen Vorgang ggf. für weitere
Informationen wiederholen
Ziehen der Informationen
ins Prozess-Eigenschaftenfenster
Durch Ziehen von Informationen aus dem Prozessmodell in das
Register Verteilung im Bereichs-Eigenschaftenfenster können diese
einem Bereich zugeordnet werden.
Schritt 9
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Unterprozesse erstellen
Je nach gewünschtem Detaillierungsgrad unterstützt viflow das
Arbeiten in beliebig vielen Prozessebenen. So wird ein untergeordneter Prozess erstellt:
Rechtsklick auf Prozess in Grafik oder Prozessmodell und Öffnen
wählen die aktuelle Grafik wird geschlossen, die des untergeordneten Prozesses geöffnet Prozessgrafik wie gewohnt modellieren
Klick auf Schaltfläche Speichern , alternativ: Tastenkombination STRG+S
Rechtsklick auf den zu
detaillierenden Prozess
Der fertig modellierte Prozess
im Prozessmodell
Verfügt ein Prozess über untergeordnete Prozesse, wird dies im
Prozessmodell durch ein [+]-Symbol und in der Grafik durch eine
Schattierung gekennzeichnet.
Schritt 10
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WebModel exportieren und anwenden
Das vollständige Prozessmodell mit allen Detailinformationen kann
als WebModel (HTML-Ausgabe) exportiert werden.
Klick auf Datei – Exportieren – Als WebModel exportieren
Prozesse, die veröffentlicht werden sollen, und Startseite auswählen Klick auf Weiter Optionen für die Anpassung der Benutzeroberfläche festlegen Klick auf Weiter Hyperlinks eintragen und zu veröffentlichende Sprachen festlegen Klick auf Weiter Zielordner bestimmen Klick auf Fertigstellen WebModel
wird im Standard-Browser angezeigt
Einstellungen bei Export
als WebModel
Das WebModel im Internet-Browser
Beim nächsten Export des selben Prozessmodells genügt ein
Klick auf die Schaltfläche Als WebModel exportieren, um das
WebModel mit den bisherigen Einstellungen zu erstellen.
Schritt 10
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Navigation im WebModel
Klicken Sie in der Prozessgrafik oder im Navigationsfenster auf ein
Objekt, um dessen Eigenschaften zu öffnen. Das Navigationsfenster
wird durch Klick auf die Schaltflächen Prozesse, Informationen und
Bereiche in der Menüleiste ein-/ausgeblendet. Diese enthält außerdem die Suchfunktion, Hyperlinks, E-Mail-Adresse (für Feedback)
und Einstellungen.
Unterprozesse werden in der Grafik und im Navigationsfenster
durch eine Schattierung gekennzeichnet. Das Öffnen der Prozessgrafiken erfordert im Navigationsfenster einen einfachen Klick und
in der Prozessgrafik einen Doppelklick auf das schattierte Prozesssymbol.
In den Prozessgrafiken können die Dokumente durch Klick auf das
markierte Objekt geöffnet werden.
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Wichtige Funktionen
Die wichtigsten Funktionen
•
Drucken von Prozessgrafiken:
Datei – Drucken; Alternativ: Tastenkombination STRG+P
•
Neues Prozessmodell erstellen:
Datei – Neu, Vorlage wählen; Alternativ: Tastenkombination
STRG+N
•
Beispiel-Prozessmodell erstellen:
Datei – Neu, Vorlage Beispielprozessmodell wählen
•
Prozessmodell öffnen:
Datei – Öffnen; Datei – Zuletzt verwendet; Alternativ: Tastenkombination STRG+O
•
Prozessgrafik öffnen:
Rechtsklick auf Prozess > Öffnen
•
Eigenschaftenfenster öffnen:
Rechtsklick auf Objekt > Eigenschaften
•
Zeichenblatt vergrößern:
Taste STRG gedrückt halten > Mauszeiger rechts/unten über
Blattrand führen > Klicken, Blattrand verschieben
•
Oberflächensprache auswählen:
Datei – Optionen – Sprache – Oberflächensprache
•
Inhaltssprache auswählen (nur silver/gold):
Sprach-Schaltfläche unten links, Klick auf gewünschte Sprache
und Einstellungen
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•
Form der Prozess-Shapes in Grafik ändern:
Klick auf Info-Symbol an den Prozessen
•
WebModel erstellen:
Datei – Exportieren – Gesamtes Prozessmodell exportieren –
Als WebModel exportieren
Die Oberflächensprache kann auch in viflow blue geändert werden,
das mehrsprachige Modellieren ist jedoch nur in viflow silver und
gold möglich.
Die wichtigsten Einstellungen
•
Inhaltssprachen und Taste für Übersetzung festlegen:
Datei – Optionen – Sprache – Inhaltssprache
•
Eigene Schablone anbinden:
Datei – Optionen – Prozessgrafik – Zusätzliche Schablone
•
Logo und Zusatztext eingeben:
Datei – Optionen – Aktuelles Prozessmodell – Logo und
Zusatztext
•
Backup-Dateien erstellen/verwalten:
Datei – Optionen – Backup
•
Objektarten und Definitionen für viflow-Objekte festlegen:
Datei – Optionen – Aktuelles Prozessmodell –
Prozesse/Informationen/Bereiche – Definitionen
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