Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement
dms21
Lösung für
Dokumentenmanagement
Die Zukunft der Verwaltung
Effiziente Unterstützung der Datenverwaltung
Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer
Dokumente. Man versteht darunter die
Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von Schriftgutverwaltung.
Alle Dokumente aus Software-Verfahren, die
für die interne Ablage bestimmt sind, werden
nicht mehr gedruckt, sondern direkt im
Rechenzentrum der ekom21 digital gespeichert.
Zusätzlich können Papierdokumente durch
lokales Scannen vor Ort im dms21-Archiv
gespeichert werden.
Sogar eingehende eMails sind mit Anlagen in
die elektronische Akte verschiebbar.
Das Dokumentenmanagementsystem der
ekom21 bietet somit folgende Vorteile:
Die manuelle lokale Ablage der Dokumente wird komplett eingespart und
automatisiert
Die Beauskunftung von Akten kann direkt
am Bildschirm, ohne Papier, erfolgen
Die Ablage ist revisionssicher
dms21 sorgt für erheblichen Zeitgewinn
und Optimierung der Arbeitsprozesse
Im ASP-Betrieb sind keine eigenen
Investitionen für Anschaffung und Betrieb
der Technik nötig
Weiterhin müssen im ASP-Betrieb keine
eigenen personellen Ressourcen für den
Betrieb des Dokumentenmanagementsystems vorgehalten werden
Leistungsmerkmale
Der Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems liegt auf der Hand – die Vorteile eines ASPBetriebs über ein Rechenzentrum mit höchster
Verfügbarkeit ebenso.
Die ekom21 hat nun die Vorzüge beider Lösungen
vereint.
Sie erhalten nur noch die Unterlagen in Papier, die
an Ihre Kunden ausgehändigt werden. Alle anderen
Belege und aufbewahrungswürdigen Dokumente,
die Sie mit den Verfahren erzeugen, werden im
Rechenzentrum der ekom21 nicht mehr gedruckt,
sondern automatisch in einem zentralen Archiv
sicher abgelegt. Die Ablage erfolgt strukturiert in
Akten- und Vorgangsordner. Das garantiert Ihnen
einen schnellen Zugriff auf alle Unterlagen – ohne
den Arbeitsplatz verlassen zu müssen. Bei einer
Rückfrage können Sie die Dokumente jederzeit
sofort online einsehen.
Die Zukunft der Verwaltung
Anwendungsbereiche
ASP-Anwendungen
Autonome Anwendungen
Alle produzierten Dokumente aus den Verfahren,
die für die amtsinterne Ablage bestimmt sind, werden nicht mehr gedruckt, sondern direkt im
Rechenzentrum der ekom21 digital gespeichert.
Hierzu zählen bereits folgende Verfahren:
Neben den bei der ekom21 gehosteten ASPAnwendungen werden auf der gleichen BasisSoftware dms21 auch weitere sehr innovative
Verfahren für den Einsatz in den Verwaltungen
angeboten.
Personalwesen LOGA®
Finanzwesen KomFin
Finanzwesen newsystem® kommunal
Einwohnerwesen PAMELA
Passwesen pass21
Personenstandswesen ePR21 (nach PStG)
Sammelakte (nach PStG)
Optional können zusätzlich Dokumente durch lokales Scannen vor Ort im dms21-Archiv gespeichert
werden.
Neu sind die Anwendungsbereiche „Sammelakte“
und „ePR21“ (elektronisches Personenstandsregister) im Sortiment der ekom21.
Die Standesämter führen ein elektronisches
Register, um mit anderen Standesämtern, Behörden und Bürgern zu kommunizieren. Hier spielt
dms21 eine tragende Rolle. Alle Vorgänge der
Kommunikation in ePR21 werden in der dms21Archivierung abgelegt und sind in gewohnter Weise
recherchierbar.
Zentraler Posteingang
• Akten sind sofort am Arbeitsplatz – keine Zeiten
für Transport, Ablage und Verwaltung von Akten
• Information im telefonischen und persönlichen
Gespräch sofort verfügbar
• Flexibilität durch jederzeitige gegenseitige
Vertretung
• Qualifiziertere Bearbeitung durch bessere
Information
• Zeitersparnis durch schnellere Bearbeitung
• Mehr Bürgernähe und besseres Image
eMail-Archivierung
• Automatische revisionssichere Archivierung
der Geschäftskorrespondenz
• Entscheidend schnellere und bessere Suche
für die User
• Kein Aufwand mehr für die Verwaltung von
eMails durch den User: diese können nach
Bearbeitung gelöscht werden
• eMail-Datenbank wird wesentlich kleiner
Allgemeine Schriftgutverwaltung mit open21
• Workflowmanagementsystem
Die Zukunft der Verwaltung
Systemmerkmale
ASP-Betrieb:
dms21-Server
Der Zugriff auf die Dokumentenarchivierung
erfolgt im ASP-Betrieb über eine Citrix-Verbindung.
Anwendungen: dms21-WEB-Server, dms21-Dokumentenserver, dms21-Volltext-DB, dms21-Import
und Überwachungsservices. Zur Leistungsverbesserung (bei steigendem Volumen) können die
Anwendungen auf mehrere Server verteilt werden.
Technische Empfehlung für neuen Server: Aktuelle
Serverprozessoren, 1 CPU mit 2GB RAM und ca.
30 GB lokale Platten, Rest auf SAN/NAS oder weiteren DAS-Platten. Betriebssystem: Windows
Server 2003.
Citrix-Client Systemanforderung
Citrix-Client ab Version 9.230
Internet Explorer ab Version 6
(ActiveX muss erlaubt sein)
Betriebssysteme: ab Windows 2000, XP oder
Vista mit jeweiligen aktuellen Service Packs;
generell auch Linux-Derivate
Magnetischer Speicher für Dokumente
Autonomer Betrieb:
Hier ein Überblick an die Anforderung im
autonomen Betrieb:
Für den schnellen Schreib-/Lesecache werden
NAS-, SAN-, DAS- oder RAID-Systeme empfohlen.
Jukebox-Server
Datenbank-Server
Ein vorhandenes Serversystem mit Oracle oder
Microsoft SQL-Server kann genutzt werden.
Technische Empfehlung für ggf. neuen Server:
Aktuelle Serverprozessoren, 1-2 CPU mit 4GB RAM
und ca. 30 GB lokale Platten, weitere Daten auf
SAN/NAS oder zusätzlichen DAS-Platten.
Betriebssystem: Windows Server 2003.
Anwendungen: Pegasus Jukeboxsteuerung.
Technische Empfehlung für neuen Server: ServerPC mit aktuellem Prozessor, 1 CPU mit 1GB RAM
und ca. 30 GB lokale Platten. Betriebssystem:
Windows XP oder Windows Server 2003.
Jukebox
Für die endgültige Ablage der Dokumente eignen
sich optische Medien in Verbindung mit einer
Jukebox mit UDO-Technik und zwei Laufwerken.
ekom21 – KGRZ Hessen
Körperschaft des öffentlichen Rechts
Sitz Gießen
Carlo-Mierendorff-Straße 11
35398 Gießen
Telefon: 06 41.98 30-0
Telefax: 06 41.98 30-20 20
Standort Darmstadt
Robert-Bosch-Str. 13
64293 Darmstadt
Telefon: 0 61 51.704-0
Telefax: 0 61 51.704-20 30
Standort Kassel
Knorrstraße 30
34134 Kassel
Telefon: 05 61.204-0
Telefax: 05 61.204-20 10
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